Informationsmøde 1
Program Velkomst og introduktion Formelle rammer Opbygning af udbudsmaterialet Besigtigelser Spørgeperioder Gennemgang af evalueringsmodel og principper Tak for i dag 2
Formelle rammer Opbygning af materialet samt evalueringsmodel og principper herfor gennemgås Spørgsmål Stilles skriftligt via ETHICS jf. senere om spørgeperioder Spørgsmål der stilles i dag vil blive taget til referat og spørgsmål og svar offentliggøres i ETHICS 3
Prækvalificerede Serviceaftale A 6 virksomheder Serviceaftale B 7 virksomheder Serviceaftale C 7 virksomheder Integreret løsning 3 virksomheder Oversigt findes på Internettet
Opbygning af materialet 5
Opbygning af udbudsmaterialet Hovedkontrakt med underbilag Én hovedkontrakt for hver serviceaftale Paraplykontrakt for FM Offentliggøres senest uge 27 Bilag med underbilag indeholdende blandt andet lokale afvigelser 6
Frister Tilbudsfrist 1. september 2011 kl. 12.00 Ethics tidsstempler elektronisk Alle dokumenter skal være uploadet inden kl. 12.00 Vedståelse i 3 måneder Tilmelding til besigtigelser Spørgeperioder 7
Besigtigelser 8
Besigtigelser Afholdes i perioden 16. maj 2011 til 17. juni 2011 Plan for afholdelse af besigtigelser Tilmelding er foretaget. Ca. 2 dage pr. Lokalstøtteelement. Bornholm gennemført d. 16. maj Jægerspris gennemføres 18. maj som nummer to i rækken. Der besigtiges i hold på de tre delaftaler. 9
Besigtigelser Opdeling Serviceområde A Rengøring Vinduespolering Serviceområde B Serviceområde C Områderne besigtiges uafhængigt af hinanden Alle områder starter på det anførte tidspunkt
Besigtigelser Spørgsmål Spørgsmål til besigtigelserne skal stilles via ETHICS senest 28. april 2011 kl. 12.00 Svar offentliggøres senest 4. maj 2011 Spørgsmål efter denne frist besvares løbende Der besvares ikke spørgsmål under besigtigelserne Spørgsmål stilles efterfølgende skriftligt via ETHICS
Spørgeperioder 12
Spørgeperioder 3 perioder 9. maj 2011 18. maj 2011 Svar forventes 26. maj 2011 6. juni 2011 15. juni 2011 Svar forventes 23. juni 2011 18. juli 2011 27. juli 2011 Svar forventes 4. august 2011 Hvorfor disse perioder Overskuelighed i antal af rettelsesblade Bedre mulighed for at planlægge tilbudsprocessen Minimere mængden af spørgsmål umiddelbart inden tilbudsfristen 13
Spørgeperioder Indtil 6 dage før (26. august 2011) Ingen garanti for svar Ved fremsendelse af spørgsmål, skal der vælges en spørgsmålsgruppe i Ethics Spørgsmål og svar offentliggøres i Ethics under Spørgsmål og svar Spørgsmål besvares ikke løbende men samles i grupper (jf. også spørgeperioder) Suppleringer og rettelser offentliggøres løbende under punktet Rettelsesblade 14
Efterfølgende materiale Følgende forventes udsendt medio maj (dog senest i uge 27): Udkast til paraplykontrakt for de tre serviceaftaler Bilag C.2.3.7.1-5 Plejeplaner for kunstværker Bilag C.2.5.7.1-4 Plejeplaner for kunstværker Bilag C.2.7.7.1-7 Plejeplaner for kunstværker Bilag C.2.8.7.1-14 Plejeplaner for kunstværker Affaldskortlægning eftersendes på CD- ROM forventeligt ultimo april
Kendte opdateringer KPI er i bilag A.2, B.2 og C.2 Forventeligt medio juni Tegningsmaterialet i bilag A.2, B.2 og C.2 Forventeligt medio juni Oversigt over medarbejdere Forventeligt primo juli
Evaluering 17
Tildeling af point Pris Virksomhedsoverdragelsesomko stninger lægges til de faste priser og vægtes (60, 20, 20) Tillæg af 2,3 mio. kr. årligt fordelt således Serviceaftale A: 805.000,- (35 %) Serviceaftale B: 920.000,- (40 %) Serviceaftale C: 575.000,- (25 %)
Prismatrice og tilbudsliste Tilbudslister: Serviceaftale A Serviceaftale B Serviceaftale C Integreret løsning evt. rabat. Bilag 4 i de tre delaftaler: Serviceaftale A - driftsdokument Serviceaftale B- driftsdokument Serviceaftale C- driftsdokument
Tildeling af point Pris Eksempel, serviceaftale A Fast pris matrice 1: 21200 Fast pris matrice 2: 18360 Fast pris matrice 3: 19175 Virksomhedsoverdragelsesomkostninger: 8500 Fast inkl. VOL omk. Matrice 1: 29700 Fast inkl. VOL omk. Matrice 2: 26860 Fast inkl. VOL omk. Matrice 3: 27675
Tildeling af point Pris Eksempel, serviceaftale A Såfremt det er en single service leverandør tillægges 805 jf. ovenfor Matrice 1: 30505 Matrice 2: 27665 Matrice 3: 28480 Vægtet pris matrice 1 (60 %): 18303 Vægtet pris matrice 2 (20 %): 5533 Vægtet pris matrice 3 (20 %): 5696 Pris i alt: 29532 For integreret løsning trækkes en evt. rabat tilsvarende fra
Tildeling af point Pris Laveste pris får 10 point 1 point gives til en fiktiv pris, som ligger 100 % over laveste pris Øvrige tilbud gives point ved interpolation Negative point kan ikke forekomme Hvis prisen er over 100 % mere end laveste pris gives karakteren 1
Tildeling af point Pris Formlen for tildelingen af point ser således ud Y=(-9/Z)X+19 Y = Point Z = Laveste pris X = Tilbudte pris
Tildeling af point Pris Point fra 1 til 10 Laveste pris til laveste pris + 100 % 24
Tildeling af point Kvalitet og Implementering Point fra 1 til 10 Der kan gives halve point 10 gives for udmærket opfyldelse 1 gives for opfyldelse alene af ufravigelige krav
Evalueringsmodel Gennemgang af faserne i modellen 5 faser Evalueringsmodel 26
Evalueringsmodel Fase 1 Vurdering opdelt på serviceaftaler med tildeling af point Alle tilbud indenfor den pågældende serviceaftale vurderes, dvs. også tilbuddene på den integrerede løsning som evalueringsteknisk splittes op på de tre serviceaftaler. 27
Evalueringsmodel Fase 2 Valg af evalueringsteknisk vinder for Serviceaftale A, B og C Den integrerede løsning splittes kun op i runde 1 og er ikke med i runde 2 Der findes en foreløbig vinder af hver serviceaftale blandt single service leverandørerne 28
Evalueringsmodel Fase 3 Samlet antal point for det evalueringstekniske konsortium Vinderne af de tre serviceaftaler opstilles i et evalueringsteknisk konsortium Hver vinder medtager det opnåede antal point fra runde 1 Pointene vægtes og lægges sammen 29
Evalueringsmodel Fase 4 Valg af evalueringsteknisk vinder for integreret løsning De integrerede løsninger vurderes på baggrund af de tildelte point i runde 1. Pointene vægtes og lægges sammen. Der findes en evalueringsteknisk vinder på den integrerede løsning. 30
Evalueringsmodel Fase 5 Sammenligning mellem vinder af evalueringsteknisk konsortium og integreret løsning Den endelige vinder findes ud fra højest opnåede antal point Single service leverandører er principielt afhængige af, at de øvrige single service leverandører har afgivet et fordelagtigt tilbud 31
Spørgsmål Til ETHICS Inno:vasion 70 22 70 08 hver dag fra 09.00-17.00 Til udbudsmaterialet Skriftlige spørgsmål stilles via ETHICS Husk at vælge spørgsmålsgruppe 32
Tak for i dag 33