KaBoo brugermanual Version 1.2 - Udgivet 22/5 2012

KaBoo brugermanual Version 1.2 - Udgivet 22/5 2012

KaBoo brugermanual Kom igang med KaBoo Med denne manual kan du hurtigt komme i gang med at bruge KaBoo - DKMs kalender- og bookingsystem. Manualen indeholder vejledninger til hvordan du opretter dig som bruger, hvordan du opretter aftaler i kalenderen, sender SMS beskeder og meget mere - alle de ting du har brug for i det daglige i organisationen. Hold dig opdateret Der vil løbende komme opdateringer til KaBoo og til manualen. På www.dkm.dk kan du holde dig opdateret med nye funktioner. Støder du på udfordringer du ikke kan finde svar på, kan du altid få support - se www.dkm.dk. Bemærk, at der kan være forskel på, hvordan Jeres organisation bruger kalenderen, og hvordan manualen beskriver de forskellige daglige opgaver. Der skal du naturligvis altid lytte til din daglige administrator af systemet. Det er vigtigt, at I bruger kalenderen på samme måde. Side 2

Indhold KaBoo... 1 brugermanual... 1 Version 1.2 - Udgivet 22/5 2012... 1 KaBoo brugermanual... 2 Kom igang med KaBoo... 2 Hold dig opdateret... 2 Indhold... 3 Sådan opretter du din KaBoo bruger... 5 Du har modtaget en invitation fra din administrator... 5 Opret ny KaBoo bruger 1-2-3... 5 Sådan installerer du KaBoo på din computer... 7 Software installation... 7 Installer KaBoo 1-2-3... 7 Sådan logger du på... 9 Sådan logger du på KaBoo 1-2-3... 9 Oversigt over kalenderen... 12 Oversigt over kalenderens skærmbillede...12 Redigering af skærmbilledet...13 Visning af flere kalendere samtidig...14 Visning af forskellige perioder...15 Dag, uge, måned...15 Sådan bruger du kalenderen... 16 Sådan opretter du aftaler i kalenderen...16 Opret ny aftale 1-2-3 A metode 1...16 Opret ny aftale 1-2-3 A metode 2...17 Opret ny aftale 1-2-3 A metode 3...18 Sådan opretter du en aftale med mere end en ressource...19 Vælg flere ressourcer...19 Beskrivelse af felterne i en aftale...20 Send Email om ny aftale...21 Send SMS om ny aftale...22 Sådan ser du oplysningerne om en aftale...23 Sådan gentager du en aftale...24 Rediger en aftale 1-2-3 - på tre måder...25 Tilføj ressource til en aftale...26 Slet en aftale...27 Rediger tilbagevendende aftale...28 Kopier aftale 1-2-3...29 Avancerede rettigheder...30 Publicer til nettet 1-2-3...31 Genvejstaster...32 Specielle valg på værktøjslinjen...33 Hjem...33 Opdater...33 I dag...33

Egenskaber...33 Ude...33 Arbejd med tidsforskudte aftaler 1-2-3...34 Oversigt over Kontaktpersoner... 35 Oversigt over kontaktpersons skærmbilledet...35 Søg efter kontaktperson...36 Visning af felter...37 Sortering af felter...37 Grupperingsfunktionen...38 Ændre kolonnebredde...38 Sådan buger du Kontaktpersoner... 39 Hvad er KaBoo kontaktpersoner...39 Genvejstaster når du arbejder med kontaktpersoner...39 Tilføj kontaktperson 1-2-3...40 Uoverenstemmelse med for-, mellem- og efternavn...41 Medlem af flere organisationer...41 Slet kontaktperson 1-2-3...42 Send email til kontaktpersoner 1-2-3...43 Grupper... 44 Hvad er grupper...44 Genvejstaster når du arbejder med Grupper...44 Sådan bruger du Grupper... 45 Opret ny gruppe 1-2-3...45 Tilføj personer til en gruppe 1-2-3...46 Vis personer i en gruppe...47 Slet et medlem fra gruppen...47 Rapporter / Udskrifter... 48 Hvad er rapporter?...48 Lav en kalenderudskrift 1-2-3...48 Rapportopsætning...50 Rapporter over kontaktpersoner...51 Rapporter...51 Etiketter/Labels...51 Tidsforskudt afsendelse af SMS... 52 Send SMS senere 1-2-3...52 Redigere planlagt afsendelse af beskeder...53 Annullere planlagt afsendelse af beskeder...53 Favoritter... 54 Opret favoritkalender 1-2-3...54 Synkronisering med Outlook... 56 Regler for synkronisering...56 Hent kalenderen ned på din telefon... 57 Hent kalenderen til din telefon eller eksterne kalender...57 Hent kalenderen til din iphone (ipad) 1-2-3...58 Yderligere funktioner... 60 Find status...60 Skift kodeord i KaBoo 1-2-3...60 Søg efter ressource...61

Sådan opretter du din KaBoo bruger Du har modtaget en invitation fra din administrator Du kan først oprette dig som KaBoo bruger, når du har modtaget en invitation fra din administrator. Invitationen kommer direkte til dig som email. Se et eksempel på en invitation her til højre. Følg 1-2-3 vejledningen her for at oprette din personlige KaBoo bruger. Opret ny KaBoo bruger 1-2-3 1. Klik på linket i din invitation. 2. Indtast den email-adresse du har fået invitationen på. Du kan ikke indtaste en anden emailadresse, end den du har fået invitaitonen på. Ønsker du derfor at bruge en anden adresse, skal din administrator sende invitationen igen. Side 5

3. Klik på næste Ved du ikke hvad du skal gøre her, klikker du blot på næste. Kun hvis du i forvejen har en KaBoo bruger vælger du jeg ved, at jeg allerede har en konto. 4. Udfyld formularen Navn: Dette er dit eget navn E-mail: Din email adresse Brugernavn: Du har selv mulighed for at vælge, hvad dit brugernavn skal være. Brug eksempelvis initialer eller dit fulde navn. Bemærk, at der er forskel på store og små bogstaver. Brugernavnet skal du fremover bruge, når du logger på KaBoo. Adgangskode: Skriv en ny adgangskode til KaBoo og bekræft den i feltet under.. Marker at du har noteret dit brugernavn. Skriv dit brugernavn et sted, vi oplever meget ofte, at folk ikke kan huske hvad de har valgt som brugernavn.v 5. Klik på OK Tillykke - Du har nu oprettet en KaBoo bruger og kan gå videre. Side 6

Sådan installerer du KaBoo på din computer Software installation For at bruge KaBoo skal du have installeret et program på computeren. Programmet skal hentes fra DKMs hjemmeside, og kan kun køre på en pc med Windows. Installer KaBoo 1-2-3 1. Find DKMs hjemmeside www.dkm.dk. 2. Klik på Support 3. Klik på KaBoo i menuen til venstre 4. Klik på Hent programmet KaBoo Side 7

5. Klik på Kør 6. Tryk på Install now Når programmet er hentet til computeren trykker du på install knappen for at installere programmet på computeren. Alt efter hvor hurtig internetforbindelsen og computeren er, tager installationen nogle minutter. Når installationen er afsluttet vil der på dit skrivebord være et nyt ikon med navnet Labora framework. Dette er kaboo, og du starter KaBoo ved at dobbelt klikke på ikonet. Du kan ændre navnet på ikonet ved at klikke en gang på ikonet og herfter trykke på F2 på tastaturet Side 8

Sådan logger du på Sådan logger du på KaBoo 1-2-3 1. Dobbeltklik på programikonet for at starte programmet Ikonet forestiller en stjerne, og hedder fra start Labora Framework, hvis du ikke selv har omdøbt det til KaBoo Kan du ikke finde ikonet på dit skrivebord, skal du først installere programmet. Se i tidligere afsnit hvordan du gør. 2. Skriv nu det brugernavn og password du noterede, da du oprette din KaBoo bruger. Inden du klikker OK kan du ændre sprogvalget. Det valgte sprog huskes på computren næste gang du logger på. 3. Klik på OK. Når du logger ind, kan du vælge forskellige sprog. Valget gemmes automatisk på computeren til næste gang, så du ikke skal vælge dansk hver gang. Side 9

4. Vælg lokale - BEMÆRK kan være forskellig i din organisation Her vises en oversigt over de steder, der er registreret som kontor eller arbejdssted i din organisation. Hvis der er registreret mange arbejdssteder, vil de blive vist som en liste. Programmet husker sidste valgte arbejdsplads Vælg det rigtige arbejdssted, klik på OK for at logge ind i KaBoo Hvis du arbejder hjemmefra, kan du sætte flueben ved hjemmekontor Dette giver information til at andre brugere, om hvor du er tilgængelig (se Find status) Side 10

5. Programmet indlæses og starter op Ressourcerne bliver læst ind samtidig med at åbningsbilledet til KaBoo vises. Eventuelle opdateringer af programmet foregår automatisk. Derefter vil du komme til dagens kalender. KaBoo åbner nu siden Min kalender, og viser dagens aftaler. Side 11

Oversigt over kalenderen Oversigt over kalenderens skærmbillede Kontrolpanel - her vælger du imellem de hovedfunktioner der er i KaBoo Ressourcer - dette er oversigten over de personer, lokaler og udstyr der er oprettet i jeres organisation. Din personlige kalender ligger som det første i resourceoversigten. Kalenderoversigten viser kalendere for de ressourcer du har valgt i ressourcelisten. Periodevælger - her vælger du den dag eller periode du ønsker at se. Dage der inderholder aftaler, er markeret med fed. Dags dato er markeret med rød ramme. Side 12

Redigering af skærmbilledet > > Du kan minimere venstre del af skærmen ved at klikke på Kontrolpanelet forsvinder, og kommer frem igen, når du holder musen over naviger. > > Ved at klikke på helt til venstre vises navigationsdelen af skærmbilledet igen og navigationen bliver stående fast. > > Du kan variere størrelsen af navigationen i midterste del ved at klikke på tegnet der står imellem anden og tredje del af skærmen. Dette gøres ved at klikke og trække baren til højre og venstre. Side 13

Visning af flere kalendere samtidig Du kan vælge at se på flere kalendere samtidig. Dette er en meget nyttig funktion, hvis du planlægger et møde, der vedrører flere ressourcer. Du vælger flere kalendere ved at trykke på Crtl på tastaturet, samtidig med at du kliker med venstre musetast på de ressourcer du ønsker at se. Her kan du se flere kalendere samtidig - oversigten er god, når du skal finde et ledigt tidspunkt til en aftale. Side 14

Visning af forskellige perioder Med periodevælgeren yderst til højre, kan du vælge hvor mange dage du ønsker at se i kalenderoversigten. > > Tryk på en dato hvis du ønsker at se en bestemt dag > > Tryk og hold musetasten nede imens du trækker musen hen over de dage, du ønsker at se, hvis du ønsker at se en længere periode. Dag, uge, måned Du kan også vælge mellem foruddefinerede periodevisninger af kalenderen i menuen. > > Klik på Vis i menuen. > > Vælg Dag, Uge, Måned, År eller Tidslinje Side 15

Sådan bruger du kalenderen Sådan opretter du aftaler i kalenderen Der er flere metoder til at oprette aftaler i kalenderen, vi gennemgår de mest anvendte her i 1-2-3 step. Opret ny aftale 1-2-3 A metode 1 1. Klik på Kalender i navigationsvinduet 2. Klik på den ressource du ønsker at oprette en aftale for - her vist som din personlige kalender 3. Klik på ikonet Ny aftale - alternativt brug genvejstasten Ctrl+N 4. Udfyld nu de informationer der er for aftalen (se beskrivelse af de forskellige felter senere i manualen) 5. Tryk Gem og luk når du er færdig Side 16

Opret ny aftale 1-2-3 A metode 2 1. Klik på Kalender i navigationsvinduet 2. Klik på den ressource du ønsker at oprette en aftale for - her vist som din personlige kalender 3. Dobbeltklik i kalenderoversigte på det tidspunkt du ønsker begivenheden skal starte 4. Udfyld nu de informationer der er for aftalen (se beskrivelse af de forskellige felter senere i manualen) 5. Tryk Gem og luk når du er færdig Side 17

Opret ny aftale 1-2-3 A metode 3 1. Klik på Kalender i navigationsvinduet 2. Klik på den ressource du ønsker at oprette en aftale for - her vist som din personlige kalender 3. Højreklik i kalenderoversigte på det tidspunkt du ønsker begivenheden skal starte og klik på Ny aftale 4. Udfyld nu de informationer der er for aftalen (se beskrivelse af de forskellige felter senere i manualen) 5. Tryk Gem og luk når du er færdig Side 18

Sådan opretter du en aftale med mere end en ressource Uanset hvilken af de tre metoder du bruger, når du opretter en aftale, kan du oprette aftalen med flere ressourcer. Ressourcerne skal blot være valgte, inden du vælger at oprette aftalen. Vælg flere ressourcer 1. Klik på den første ressource du ønsker at booke 2. Tryk på Ctrl på tastaturet, imens du holder Ctrl tasten nede, klikker du med musen på de øvrige ressourcer du ønsker (personer, lokaler og udstyr) Du vil samtidig kunne se kalenderne for de ressourcer du vælger i kaleneroversigten, efterhånden som de vælges til 3. Når ressourcerne er markeret opretter du en ny aftale med en af de tre metoder beskrevet tidligere: > > Højreklik > > Dobbeltklik > > Tryk på knappen Ny aftale Før du registrer en ny aftale er det praktisk at markere de brugere, udstyr og lokaler som berøres af aftalen. Alternativt kan disse vælges under Planlægning -> tilføj ressourcer. Når du vælger Lokale vil du også se detaljer om lokalet, såsom antal siddepladser mm. Side 19

Beskrivelse af felterne i en aftale Emne Hvad gælder aftalen. Giv aftalen en sigende overskrift. Ansvarlig Her vil du selv stå, hvis du opretter aftalen. Men du kan ændre den til en anden person, f.eks. hvis det er en anden der er hovedansvarlig for arrangementet. Label/kategorisering farvekode, der gør det lettere at se i kalenderen, hvilken aftaletype det er, og giver mulighed for filtrering i aftale type. Privat aftale hvis indholdet ikke skal være synligt for andre end dig selv, skal du sætte flueben ved dette. Titlen vil være synlig, men andre vil ikke kunne se indholdet registreret under Beskrivelse. Tidspunkt dato og klokkeslæt for start/slut eller sæt flueben ved Hele dagen eksempelvis ved ferie eller sygdom. Påmindelse du kan vælge at få en advarsel inden aftalen starter. Beskrivelse bruges til nærmere specifikation af aftalen. Kan bruges til interne noter - eksempelvis hvem der skal stå for hvad, eller andre ting der skal deles om aftalen (salmenumre, navne, dagsorden m.m.). Side 20

Send Email om ny aftale Hvis du ønsker at sende en e-mail til deltagerne af et møde, kan du gøre det, når du opretter en aftale. Det gør du sådan: > > Klik på knappen Send Email når du har indtastet oplysningerne om aftalen. > > Et nyt vindue til afsendelse af emailen dukker op. > > Kontaktpersoner du har valgt skal deltage, bliver automatisk inkluderet som modtagere af din mail. Forudsat, at der er angivet en mail i deres oplysninger. Andre oplysninger som tid, sted, beskrivelse m.m. vil også fremgå i emailen. > > Feltet Beskedtekst er frit at redigere i, så ønsker du at skrive en anden tekst i emailen, retter du blot teksten til. > > Du har mulighed for vedlægge en ical-fil. Denne fil kan bruges af de kontaktpersoner der ikke bruger KaBoo, men har en elektronisk kalender som Outlook eller ical. > > Når du er færdig trykker du på Send og luk. Side 21

Send SMS om ny aftale Hvis du ønsker at sende en SMS til deltagerne af en aftale, kan du gøre det når du opretter en aftale. Det gør du sådan: > > Klik på knappen Send SMS når du har indtastet oplysningerne om aftalen. > > Et nyt vindue til afsendelse af SMS dukker op. > > Kontaktpersoner du har tilføjet aftalen, bliver automatisk inkluderet som modtagere af din mail. Forudsat, at der er angivet et mobilnummer i deres oplysninger. > > Feltet Beskedtekst er frit at redigere i, så ønsker du at skrive en anden tekst i emailen, retter du blot teksten til. > > Fakturer angiver den organisation der skal betale for SMS beskederne. > > Fra angiver afsender. Det kan både være telefonnumre eller en tekstlinie. Det er din administrator der opretter de Fra-numre der kan anvendes. > > Det er muligt at afsende beskeden med det samme, eller sende beskeden på et senere tidspunkt. Se afsnittet Tidsforskudt udsendelse af SMS i denne manual. > > Når du er færdig trykker du på Send. > > Beskeden er nu sendt. Side 22

Sådan ser du oplysningerne om en aftale Når du har oprettet en aftale, vil den stå som en boks i din kalender. Boksen vil have samme farve som den label du har givet den. Har den ingen label, vil boksen være hvid som her. Når du klikker på aftalen, vil de oplysninger alle i kalendere har adgang til, stå i ruden til højre under periodevælgeren. Hvis du ønsker at se beskrivelsesfeltet for aftalen, kan du dobbeltklikke på aftalen. Bemærk, at du kun kan se beskrivelsesfeltet hvis du har adgang til aftalen. Du vælger kalendere for flere ressourcer ved at trykke på Crtl på tastaturet, samtidig med at du kliker med venstre musetast på de ressourcer du ønsker at se. Side 23

Sådan gentager du en aftale Det er muligt at lave aftaler der gentages med bestemte intervaller. Bemærk, at gentagelsen skal laves når du opretter aftaler første gang. Du kan ikke sætte en aftale der allerede er oprettet til at gentages. Sådan gør du: > > Klik på Gentagelse > > Vælg frekvens for gentagelse - ugentligt, månedlig eller årlig Ved ugentligt Vælg ugedagene Ved månedlig Vælg hvilke datoer og måneder, det skal være (2 måneder betyder hver den anden hver måned, 17 betyder den 17. hver måned og fremdeles) Ved årlig Vælg dato og måned > > Vælg periode for gentagelse > > Vælg startdato > > Vælg slut efter X antal måneder eller slut en bestemt dato. > > Klik på OK > > I aftalen vil du herefter kunne se, hvornår gentagelsen slutter Side 24

Rediger en aftale 1-2-3 - på tre måder Her er tre måder du kan redigere de aftaler på, der allerede er i din kalender. 1. Marker aftalen Dette gøres ved at lave et enkelt klik på aftaleboksen 2a. Klik på knappen Rediger aftale 2b. Lav et højreklik på aftalen og vælg Rediger aftale 2c. Dobbeltklik på aftalen 3. Klik OK når du har indtastet dine ændringer TIP - du kan bruge Genvejstast Crtl+E til at redigere en aftale Side 25

Tilføj ressource til en aftale Du kan også tilføje ressourcer til en eksisterende aftale. Det gøres sådan: > > Rediger aftalen (se tidligere afsnit) > > I aftalen klikker du på fanen planlægning > > Nu vil du se en oversigt over de ressourcer der er på aftalen > > For at tilføje en ressource, klikker du på den type ressorce du ønsker at tilføje i listen til højre > > Klik nu på søg, og du vil se samtlige ressourcer > > Vælg ressourcen du ønsker at tilføje og klik på OK. Nu kommer du tilbage til oversigten over aftalen og kan klikke OK for at gemme ændringerne Side 26

Slet en aftale Hvis dette er en enkeltstående aftale og der ikke er knyttet nogle ressourcer til aftalen, kan du slette aftalen ved at: > > Markere aftalen > > Klik på Slet eller tryk på Delete knappen på tastaturet > > Bekræft at du ønsker at slette aftalen Hvis der er knyttet ressourcer til en aftale, kan man fjerne enkelte af ressourcerne eller hele aftalen. Det gøres sådan. > > Marker aftalen > > Klik på Slet eller klik på Delete knappen > > Sæt flueben ved den eller de ressourcer, du vil fjerne fra aftalen. > > Hvis du har valgt en tilbagevendende begivenhed, skal du vælge om ressourcen/ressoucerne kun skal fjernes fra den aktuelle begivenhed eller hele serien. > > Sæt hak i Vælg alle hvis du vil fjerne alle ressourcer Hele aftalen med alle ressourcer vil så blive slettet. > > Klik OK for at gemme og lukke. Den ressource, der er valgt når Fjern ressourcer åbner, er der sat flueben ved. Derudover vises de øvrige ressourcer tilknyttet aftalen. Side 27

Rediger tilbagevendende aftale Når du skal redigere en tilbagevendende begivenhed, er det nødvendigt at vælge om du vil redigere den aktuelle begivenhed eller hele serien. > > Klik på begivenheden > > Klik på Rediger aftale eller højreklik og vælg Rediger afrtale - du kan også bruge Genvejsstasten Crtl+E > > Vælg om du vil redigere denne forekomst eller hele serien Hvis du kun ændrer denne forekomst betyder det, at denne løsrives fra serien tilbagevendende begivenheder, og er at betragte som en enkeltstående begivenhed. Hvis du senere skal redigere de øvrige aftaler i serien, så vil ændringerne kun gælde for de begivenheder, det stadig er i serien. Når du gemmer aftalen, vil der blive sendt en mail til de kontaktpersoner, som du har tilføjet som ressourcer til aftalen/ mødet. Den mail-adresse du har angivet i feltet Mail (standard) på kontaktpersonen benyttes til at sende mailen til. Side 28

Kopier aftale 1-2-3 Det er muligt at kopiere en aftale. Aftalen vil blive kopieret med præcis de ressourcer, notater og tidspunkter der er for aftalen. Det eneste der ændres er datoen. 1. Højreklik på aftalen 2. Vælg Kopier aftale eller brug genvejsstasten Crtl+C Nu dukker et nyt vindue op. Her kan du vælge den dato og det tidspunkt, som aftalen skal kopieres til. 3. Klik på OK Side 29

Avancerede rettigheder Som udgangspunkt kan alle læse alt i KaBoo, men det er muligt at styre, hvem der kan se beskrivelsen af en aftale. Det kan være nyttigt ved eksempelvis begravlerser, så kun de implicerede personer har adgang til oplysningerne i beskrivelsesfeltet. > > Rediger aftalen > > Klik på fanen Adgangsrettigheder > > Klik på knappen Hent > > Nu henter KaBoo de personer der er valgt som ressourcer på aftalen. Det vil nu kun være personer i denne oversigt, der har adgang til aftalens beskrivelsesfelt, og som kan ændre i aftalen > > Du kan tilføje og fjerne personer ved at bruge Tilføj og Fjern knapperne > > Når du er færdig klikker du på Gem og luk Side 30

Publicer til nettet 1-2-3 Når du opretter aftaler i KaBoo, har du mulighed for samtidig at opdatere kalenderen på din hjemmeside. 1. Klik på feltet Publicer til nettet når du redigerer aftalen En ny fane bliver aktiv i aftalen med navnet Publicer. 2. Klik på fanen Publicer 3. Udfyld oplysningerne om arrangementet i feltet publicer Hjemmesiden vil bruge emnefeltet som overskrift og Publicer-feltet som beskrivelsen af arrangementet. 4. Når du er færdig med at redigere aftalen klikke du på Gem og luk Bemærk!!! Virker kun hvis du har en 3S hjemmeside fra DKM, og har integreret KaBoo som kalender. Side 31

Genvejstaster Det er en god ide at lære genvejstasterne for at kunne navigere hurtigere i systemet og oven i købet reducere din brug af mus. Side 32

Specielle valg på værktøjslinjen Hjem Går til dags dato for din kalender. Kan benyttes hvis du har set i andre kalendere og på andre datoer. Opdater Opdatering af skærmbillede du kan også benytte genvejstasten F5. I dag Viser kalender for dags dato. Egenskaber Viser personoplysninger for den valgte bruger i kalenderen. Ude Klik på Ude for at markere, at du er væk fra kontoret/dit arbejdssted (bruges muligvis ikke i din organisation). Skriv hvad fraværet skyldes i feltet Nærmere information, hvis det er relevant for dine kollegaer, og angiv varigheden af dit fravær Klik på OK. KaBoo bliver låst, mens du er ude Når du er tilbage, klikker du på knappen Lås opp. Markeringen forsvinder og programmet er klar til brug igen. Side 33

Arbejd med tidsforskudte aftaler 1-2-3 Det er muligt at booke ressourcer i den samme aftale med forskellige tidspunkter. Det kan eks. være lokalet skal bookes fra kl. 8-16, men kirketjeneren skal kun gøre klar i lokalet fra kl. 8-9. 1. I aftalen du har oprettet, klikker du på fanen Planlægning 2. Træk nu i enden af baren for de enkelte ressourcer, for at tidsforskyde aftalen for den enkelte ressource I eksemplet har jeg lavet en aftale hvor Birgitte skal møde fra 8-9, og menighedsrådet har møde fra 9-16. Lokalet er booket i hele perioden fra 8-16. 3. Klik på Gem og luk Side 34

Oversigt over Kontaktpersoner Oversigt over kontaktpersons skærmbilledet Kontrolpanel - her vælger du imellem de hovedfunktioner der er i KaBoo Kontaktpersoner - her er den samlede oversigt over kontaktpersoner i organisationen. Du kan ændre sorteringen ved at klikke på overskrifterne Knapmenu - Her finder du de mest gængse funktioner når du arbejder med kontaktpersoner Side 35

Søg efter kontaktperson Efter ikonet Filtrer kan du skrive efternavnet på kontaktpersonen (bemærk: der søges kun på efternavnet). Efter hvert søgeord du skriver, vil markøren med den sorte pil helt til venstre vise hvilken post svar til dine søgekriterier. Husk at du må skrive navnet præcis som det vises i listen, dvs. f.eks. Holst med stort H. Kontaktkortvisning Med kontaktkorvisning er der mulighed for at få en visning af sine kontakter på en anden måde. > > I menuen finder du Vis > > Tryk på -> Vis kontaktpersoner Side 36

Visning af felter Du kan selv vælge hvilke felter, der skal vises i oversigten over kontaktpersoner > > Klik på feltet til venstre for første kolonne. > > Marker de felter du ønsker vist i oversigten - Bemærk, at de felter der vises, også er de felter der vil være at finde i udskrifter fra Rapport værktøjet Sortering af felter Sortering gælder for alle kolonner. Den kan både være alfabetisk og i modsat rækkefølge. > > Klik på en kolonne overskrift med venstre musetast > > Gentager du dette, får du den modsatte sorteringsrækkefølge Sortering gælder kun for en kolonne. Hvis du vil sortere på flere felter på én gang, kan du bruge Grupperingsfunktionen. Side 37

Grupperingsfunktionen Du kan gruppere på et eller flere felter, når du sorterer kontaktpersoner. Det gør du sådan: > > Placér musen over den overskrift, du vil gruppere indholdet efter > > Hold venstre musetast nede og træk overskriften til området over kolonneoverskrifterne > > Nu sorteres der efter den valgte kolonneoverskrift > > Gentag øvelsen og du vil kunne kombinere flere kolonneoverskrifter > > Her er to kolonne overskrifter valgt - der sorteres først efter efternavn, og derefter fornavn Ændre kolonnebredde Du kan ændre kolonnebredden som i eksempelvis excel. > > Placér musen mellem to kolonneoverskrifter > > Hold venstre musetast nede > > Flyt musen mod højre eller venstre for at gøre kolonnen henholdsvis smallere eller breddere Side 38

Sådan buger du Kontaktpersoner Hvad er KaBoo kontaktpersoner Kotaktpersoner er et fælles adressekartotek for hele organisationen. Alle personer hvad enten de er ansatte, frivillige eller konfirmander - kan registreres som kontaktpersoner i systemet. Kontaktpersonen kan kobles til en eller flere grupper. Hvis du ændrer informationen på kontaktpersonen i en gruppe, ændres den overalt. Du kan sende email og SMS beskeder til både enkelte kontaktpersoner eller grupper - send eksempelvis SMS beskeder til en nyhedsgruppe, der ønsker besked når der er koncerter. Genvejstaster når du arbejder med kontaktpersoner De mest anvendte funktioner findes under højre musetast, og kan også findes som genvejstaster: > > Ny Crtl+N > > Rediger Crtl+R > > Marker alle Crtl+A > > Send Email Crtl+S > > Opdater F5 Side 39

Tilføj kontaktperson 1-2-3 1. Klik på Kontaktpersoner i navigationsvinduet 2. Klik på Ny 3. Udfyld nu de kontaktoplysninger du har på personen Når du bruger funktionen til at sende email, er det den første email adresse der vil blive brugt. Når du sender SMS beskeder vil systemet bruge telefonnummeret ved Mobil 4. Klik Gem og luk når du er færdig Side 40

Uoverenstemmelse med for-, mellem- og efternavn kaboo vil selv forsøge at gætte sig til opbygningen af navnet. Passer det ikke, kan du ændre opbygningen således: > > Klik på knappen Navn > > Nu kan du ændre opbygningen af navnet > > Når du er færdig klikker du på OK Medlem af flere organisationer Hvis du har adgang til flere organisationer, kan du administrere kontaktpersoner så de står i flere organisationer. Her vist som DKM og Sogn1. Kontaktpersonen vil være aktiv i de organisationer, der er sat vifte ved. Hvis kontaktpersonen har stabsfunktion og/eller skal have brugeradgang til flere organisationer SKAL aktuelle organisationer vælges. Side 41

Slet kontaktperson 1-2-3 1. Klik på Kontaktpersoner i navigationsvinduet 2. Marker den eller de kontaktperson du ønsker at slette 3. Klik på knappen Slet 4. Bekræft at du ønsker at slette personen Side 42

Send email til kontaktpersoner 1-2-3 Det er muligt at sende email beskeder til grupper eller enkelte kontaktpersoner fra KaBoo. Når du bruger funktionen, åbner KaBoo det email program du som standard bruger på computeren. KaBoo er altså ikke et email program. 1a. Klik på de kontaktpersoner du ønsker at sende mail til (du kan også vælge en gruppe i gruppe funktionen) 1b. Klik på den gruppe du ønsker at sende emails til (se mere om grupper på de følgende sider) 2. Klik på knappen Send Email Vil du sende til email adressen der er angivet som nummer to ved kontaktpersonen, kan du klikke på den lille pil-ned ved siden af knappen. Du kan også sende til begge email adresser. 3. Nu åbner det emailprogram du har valgt som Standard emailprogram på computeren Skriv emailen som du sædvanligvis vil gøre. 4. Klik Send i dit mailprogram når du har skrevet mailen færdig Side 43

Grupper Hvad er grupper Grupper tilknyttes dine kontaktpersoner, så du let kan finde bestemte personer, og komme i kontakt med en hel gruppe af gangen - enten via SMS eller email. Som bruger kan du oprette og slette grupper, og tilføje kontaktpersoner til de enkelte grupper. Det er kun administratoren der kan oprette Arbejdsgrupper. Genvejstaster når du arbejder med Grupper De mest anvendte funktioner findes under højre musetast, men kan også findes som genvejstater: > > Fjern medlem > > Marker alle Crtl+A > > Send email Crtl+S > > Rediger Kontaktperson Crtl+R > > Opdater F5 Side 44

Sådan bruger du Grupper Opret ny gruppe 1-2-3 1. Klik på Grupper i navigationsvinduet 2. Du kan have grupper i flere niveauer - marker det niveau du ønsker at lave en undergruppe til 3. Klik på Ny, eller brug genvejstasten Ctrl+N 4. Udfyld nu de informationer der er relevante for gruppen > > Gruppenavn - Navnet på gruppen > > Kontaktperson(er) - hvem styrer gruppen (gruppeleder) > > Bekskrivelse - Det er en god idé at beskrive, hvad gruppen skal bruges til, så det også er logisk for andre brugere > > Alm. felter - mulighed for at lave specielle felter > > Adgangsrettigheder - Hvem har adgang til at rette i gruppen 5. Tryk Gem og luk når du er færdig Side 45

Tilføj personer til en gruppe 1-2-3 1. Klik på Kontaktpersoner i navigationsvinduet 2. Marker de personer du ønsker at tilføje til en gruppe Du kan markere flere brugere af gangen vad at holde Ctrl tasten nede, imens du med musen klikker på kontaktpersonerne. 3. Klik på knappen Tilføj til gruppe eller lav et højre klik og vælge Tilføj til gruppe 4. Vælg den gruppe du ønsker kontaktpersonerne skal tilhøre 5. Afslut ved at klikke på Vælg Nu er kontaktpersonerne tilføet til gruppen. Du bliver ikke bedt om at acceptere. Side 46

Vis personer i en gruppe Når du senere vælger Grupper og klikker på en af grupperne, vil du på højre side af få en oversigt over alle kontaktpersonerne i denne gruppe. Når du vælger en kontaktperson i gruppen, kan du ved at højreklikke se og evt. redigere personoplysningerne. Slet et medlem fra gruppen > > Marker navnet i personoversigten > > Klik på Fjern medlem, eller højreklik og vælg Fjern medlem > > Bekræft at du ønsker at fjerne medlemmet fra gruppen Bemærk, at du ikke fjerner kontaktepersonen, men kun kontaktpersonens relation til gruppen. Side 47

Rapporter / Udskrifter Hvad er rapporter? Med rapporter har du mulighed for at lave udskrifter af Kalenderen, indholdet i kalenderen som en liste eller kotaktpersoner - alt efter hvilket modul du arbejder med. Lav en kalenderudskrift 1-2-3 Med rapporter har du mulighed for at lave udskrifter af Kalenderen, indholdet i kalenderen som en liste eller kotaktpersoner - alt efter hvilket modul du arbejder med. 1. Klik på Kalender i navigationsvinduet 2. Tryk på Ctrl på tastaturet, imens du holder Ctrl tasten nede, klikker du med musen på de øvrige ressourcer du ønsker (personer, lokaler og udstyr) at udskrive en kalender for 3. Tryk og hold musetasten nede mens du trækker musen hen over det antal dage, du ønsker at se i udskriften Side 48

4. Klik på den lille pil ved knappen Rapporter Her kan du vælge imellem forskellige kalenderudskrifter. 5a. Klik på Kalender Nu åbner rapportværktjøet i et nyt vindue, men den kalendervisning du har valgt. 5b. Vælg Liste Nu åbner rapportværktjøet i et nyt vindue, men en listevisning over samtlige aftaler i perioden. Det, du udskriver, er afhængig af følgende valg: Tidsperiode, kalender(e) og etiketter. Ved at vælge etiketter kan du udskrive et overblik over aftaler af en bestemt type. Side 49

Rapportopsætning Under forhåndsvisning af rapport har du muligheder til at omdefinere rapportens indhold før udskrift. Her vises information om mulighederne og beskrivelse af de enkelte ikoner i skærmbilledet. Side 50

Rapporter over kontaktpersoner Her kan du vælge mellem to funktioner Liste og etiketter > > Vælg organisation og/eller marker de kontakter du ønsker en udskrift af > > Klik på den lille pil ved Rapporter > > Vælg Rapporter eller Labels Rapporter Vælger du Rapport, åbner rapportværktøjet i et nyt vindue, men en liste over de valgte kontaktpersoner. Etiketter/Labels Vælger du Labels, får du mulighed for at udskrive etiketter til de valgte kontaktpersoner. Hvis du har markeret flere kontaktpersoner, kan du vælge mellem at udskrive Valgte eller Alle (alle=alle i valgt gruppe). Side 51

Tidsforskudt afsendelse af SMS Send SMS senere 1-2-3 Hvis du ønsker at sende SMS-beskeder på et senere tidspunkt, gør du sådan: 1. Klik på Send SMS 2. Klik på markeringen Afsending Udsat Nu får du mulighed for at vælge afsendelsestidspunktet. 3. Vælg dato og tidspunkt for udsendelse og skriv din besked 4. Klik på Send Beskeden vil nu blive udsendt på det valgte tidspunkt. Tidspunktet skal være mindst 5 minutter senere ellers modtager du denne besked: Side 52

Redigere planlagt afsendelse af beskeder Det er muligt at ændre tidspunkt for udsendelse af en besked. Det er ikke muligt at ændre teksten, da må du slette beskeden, og oprette en ny besked. > > Marker beskeden > > Klik på Rediger > > Angiv et nyt tidspunkt for afsendelse > > Klik på OK Annullere planlagt afsendelse af beskeder > > Maker den SMS du ønsker at slette > > Klik på Slet SMS > > Klik på Ja for at slette Side 53

Favoritter Kalendervisninger du bruger tit, kan du gemme som favoritter. Dine favoritter kan du selv definere på tværs af grupper, lokaler, udstyr og personer. Eksempelvis kan en favoritkalender indeholde alle oplysninger om begivenheder i kirkerummet og i sognegårdens lokaler. Dine favoritter i KaBoo kan du vise på din hjemmeside, hvis din hjemmeside er forberedt til det. På den måde kan du lave gudstjenestelister, koncertkalendere, strikkeklubkalender m.m. i KaBoo, som automatisk opdateres på hjemmesiden. For at undgå at personfølsomme begivenheder bliver offentliggjort på nettet, skal du for hver begivenhed i kalendren afgøre, om den pågældende begivenhed skal publiceres til nettet. Når du opretter favoritter, skal du også markere, om favoritten skal være tilgængelig på hjemmesiden eller om det blot er en privat favorit. Opret favoritkalender 1-2-3 Inden du laver en favorit, skal du vælge den eller de kalendere du har brug for, ved at holde Crtl nede og klikke med musen. Se evt. afsnittet om brugen af KaBoo kalenderen. 1. Vælg den kombination af kalendere du ønsker som favorit Du kan også kombinere valget af kalendere med kategorier. Til højre er der valgt en kombination af Ferie og tre personers kalendere. Side 54

2. Højreklik med musen over et af de markerede kalendere og du får en menu frem 3. Klikk på Tilføj til favoritter 4. Navngiv favorit kalenderen Du kan med fordel beskrive hvad favoritkalederen viser, så du også kan huske det til senere. Hvis du skal kunne se kalenderen på en hjemmeside, skal du klikke i feltet Tilgængelig på Internet. 5. Klik på OK Side 55

Synkronisering med Outlook Kalenderbegivenheder kan synkroniseres med Microsoft Outlook. Synkronisering er kun mulig, når du har valgt Min kalender. > > Vælg Min kalender > > Vælg Filer Synkroniser med MS- Outlook Synkroniseringer sker mellem Min kalender i KaBoo og Default kalenderen i Microsoft Outlook Regler for synkronisering KaBoo opdaterer kalenderen efter følgende regelsæt. Systemet tjekker om ID på aftalen i Outlook findes i KaBoo. > > Hvis ikke: Aftalen lægges ind i KaBoo > > Hvis den gør: Er aftalen ændret/opdateret på et senere tidspunkt i Outlook end i KaBoo? > > Hvis ikke: Aftalen hoppes over. Ingen ændring i KaBoo. > > Hvis den er: Aftalen opdateres i KaBoo Afhængigt af sikkerhedsindstillingerne for din Outlook, kan du opleve følgende advarsel: Klik i så fald på Tillad og sæt tidsfristen til 1 minut. OBS: Du må ikke synkronisere med flere Outlook-kalendere. Det giver dublet-aftaler, da hver Outlook-aftale har sin egen ID. Side 56

Hent kalenderen ned på din telefon Kalenderbegivenheder kan hentes ned på telefonen, så du altid har din kalender på dig. Du kan selv vælge hvilke kalendre du vil vise eks. din egen kalener, hele kirken eller et udvalg af kalendre vha favoritter. Det man opretter en en ical kalender adresse, der kan bruges på tværs af forskellige kalenderplatforme - både på telefonen og computeren. Hent kalenderen til din telefon eller eksterne kalender Følger du denne guide, vil din personlige kalender fra KaBoo kunne hentes ind i forskellige kalendre - iphone, Android, Outlook, ical, Google Calendar osv. > > Højreklik på Min kalender > > Vælg punket Opret som ical kalender Nu får du en internetadresse frem på kalenderen, som du skal taste ind i telefonen, eller sende som e- mail og herfra kopiere linket (ofte lidt lettere). Nu åbner din standard e-mail klient på maskinen. Har du ikke et mailprogram på computeren, eller arbejder du på en Apple computer, skal du kopiere linket manuelt. Fortsæt nu til det afsnit der passer til din telefon eller kalender... Side 57

Hent kalenderen til din iphone (ipad) 1-2-3 På telefonen skal vi nu oprette det Apple kalder en abonnementskalender. Find nu din iphone frem. 1. Find den mail du har sendt med ical adressen på din telefon. 4. Klik på Indstillinger/Settings 2. Klik på adressen og hold fingeren nede på linket. Vælg nu funktionen kopier. 4. I menuen indstillinger/seetings klikker du på punktet E-post, kontakter, kalendere Nu har vi linket der skal bruges til abonnementskalenderen. 3. Klik på hjem knappen for at vende tilbage til din hjemmeskærm 5. Klik på Tilføj konto... Side 58

6. Klik på Anden 8. Tryk på feltet Server og hold fingeren nede - nu kommer der en mulighed for at vælge Sæt ind. Når serveradressen er sat ind klikker du på næste. 7. Klik på Tilføj abonnementskalender 9. Nu kan du vælge at ændre navnet på kalenderen ved at ændre feltet beskivelse. 9. Når du er færdig klikker du på Arkiver og aftaler vil automatisk vises på din iphone. Side 59

Yderligere funktioner Find status Denne funktion giver mulighed for at søge efter status på en person (bruges muligvis ikke i din organisatione). Du kan angive navnet (fornavn og efternavn eller bare en af delene) i feltet foran ikonet. Alternativt kan du klikke på Find status for at få en oversigt i alle i alfabetisk rækkefølge. Når du har oversigt over en valgt person, kan du se når denne person er pålogget, om vedkommende Er tilstede eller ude. Skift kodeord i KaBoo 1-2-3 1. Klik på Hjælp i menuen og vælg punktet Skift kodeord 2. Skriv dit KaBoo brugernavn og nuværende kodeord og klik på Login Du skal logge ind igen af sikkerhedsmæssige årsager 3. Skriv dit nuværende KaBoo kodeord og herefter det nye kodeord to gange, afslut med at klikke på Endre passord Side 60

Søg efter ressource Når du tilføjer ressourcer, får du flere steder mulighed for at søge. Det fungerer på følgende møde. > > Vælg hvilken type ressource du ønsker at tilføje (Person, Sted, Udstyr osv.) > > Skriv navn (eller dele af navnet) på ressourcen i søgefeltet - hvis du ikke skriver noget, fremsøger den alle ressourcer > > Klik på Søg Skriv søgekriteriet. Du kan skrive hele eller dele af navnet. Der søges på både for- og efternavne. Som udgangspunkt får du maksimalt 15 personer, men dette tal kan ændres. Jo flere søgeresultater du vil have, jo længere tid tager søgningen. Du tilføjer herefter ressourcen ved at: > > Markere posten > > Du kan markere flere poster ved at holde Crtl-tasten nede, mens du klikker på posten med venstre musetast > > Klik OK Side 61