Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Tirsdag den 1. maj 2018 kl. 1730 Sted : Hotel Harmonien Udsendt : 26. april 2018 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Punkter/emner til drøftelse/beslutning på kommende bestyrelsesmøder 7. Eventuelt Med venlig hilsen Niels Vincent Andersen Kl. 1800 mødte KUBEN v/ Kurt Bech og Martin Holst or præsenterede pkt. erne 03-005-18 og 03-006-18.
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-006-18 Protokol fra mødet den 11. april 2018 Underskrevet elektronisk.
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-007-18 Forretningsudvalgsmøderne punkt Intet Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Bent Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32, 44 og 51 - Mikael Afd. møde i 56. 22 unge menneske mødte op. Fra lederen af akademiet lyder, at der er en udfordring med huslejens størrelse. Ekstraordinært møde i afd. 6. 2 haveprojekter blev designet til det kommende afdelingsmøde. Byggemøde i afd 16 omkring altaner og badeværelser. Den beslutning, der oprindelig er truffet, holder ikke vand m.h.t. økonomien. Projektet er sat på pause. Bestyrelsen fortsætter i afd. 51. Godt afdelingsmøde. Jens fra KUBEN vil gerne følge projektet omkring afd. 5, 16 og 44 til dørs. Afdelingerne 30, 38, 61, 62, 63, 64 og Afd. 64 stille og roligt afdelingsmøde. Formanden genvalgt. 66 - Leif Afdelingerne 24, 26, 27, 29 35, 37 og Afd. 27 har afviklet afdelingsmøde. 40 Michael Genvalg til bestyrelsen. Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, Ingen mødte op til afdelingsmødet i 42 og 45 Poul afd. 42. PPV skal følges op af adm. Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22, 23, 39 og 48 - Per Stille og roligt afdelingsmøde i afd. 19. Bestyrelsen genvalgt. 02-008-18 Info fra formanden God artikel i JV omkring det positive i at bo i Varberg. Niels har været til direktionsmøde. Lokaleudvalget mødes til første møde i indeværende uge. 02-009-18 Nyt fra kredsen Første møde internt i kreds 8 den 30. maj. 02-010-18 Nyt fra samarbejdsforum Bent oplyste, at der snarest indkaldes til et møde omkring planlægningen af det næste møde. 02-011-18 Administrativ orientering Ad. pkt. 02-011-18 Der er udfærdiget et første udkast og skabelon til en driftsmanual til serviceniveau. Det vil være ét af fundamenterne for det videre arbejde med at fastlægge og ramme arbejdet i det grønne ind i de enkelte afdelinger. Tages med til afdelingsmøderne af administrationen, så den kan præsenteres, hvis der kommer spørgsmål til arbejdet med serviceniveau i forbindelse med de kommende års markvandringer. Udkastet er udsendt til bestyrelsen til orientering. Ros fra bestyrelsen. Servicemedarbejder Bjarne B. Petersen er tilgået grønt team. Servicemedarbejder Kurt Maarup har gennemgået uddannelse og er nu uddannet og certificeret Legepladsinspektør. Det betyder, at vi nu indenfor egen rækker kan gennemføre de lovpligtige eftersyn af vore legepladser.
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-005-18 Muligt nybyggeri-projekt i Haderslev by KUBEN præsenterer. Taget til efterretning der arbejdes videre med relevante interessenter. 03-006-18 Henvendelse fra Vejen kommune KUBEN præsenterer. Enighed om at en besigtigelse lokaliteterne i Vejen er nødvendig for at forstå projektet i sin fulde form. Martin 03-007-18 Afd. 25 Viekær. Der er i afdelingen nogle bygningstekniske uhensigtsmæssigheder, som gør en renovering nødvendig. Der er lavet indledende undersøgelser efter aftale med afdelingen, og Rambøll har vurderet, at det vil være en renovering, som Landsbyggefonden vil støtte. Holst fra KUBEN tager dette initiativ. Rambøll gør dokumenter klar til ansøgningen til LBF. Herefter fremlægges sagen for organisationsbestyrelsen.
Dagsordenens punkt 4 Økonomi 04-007-18 Opfølgning afd. 0 Oversigt udsendt til bestyrelsen. 04-008-18 Økonomisk gevinst ved indførelsen af elektronisk syn. Taget til efterretning. Internt notat udsendt til bestyrelsen Taget til efterretning.
Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-020-18 Drøftelse af evt. regelsæt for videoovervågning i HAB 05-021-18 Brug af egen trækningsret og dispositionsfond. Materiale udsendt til bestyrelsen Enighed om et rigtig godt forslag fra Poul Erik. Adm. sikrer at alle regler overholdes også de aktuelle videoovervågninger. Det juridiske skal overholdes til enhver tid. Kan reglerne ikke overholdes, skal videoovervågning stoppes, til alle forhold overholder loven. Poul Erik laver et konkret forslag til kommende bestyrelsesmøde. Udvalget har været samlet og har udfærdiget et notat til drøftelse og vedtagelse. Notatet er udsendt til bestyrelsen. Michael Mouritzen orienterede om tilblivelsen af forslaget samt om formål og idé. Forslaget drøftet. Enighed om et godt arbejde. Flere forslag til rettelser. Enighed om at rettelserne skal tilgå udvalget m.h.p. et tilrettet forslag til kommende bestyrelsesmøde. På næste møde behandles de kendte konkrete ansøgninger om tilskud fra dispositionsfond og trækningsret. 05-022-18 Afdelingsmøder sidste nyt Et ønske om tydeliggørelse af PPV erne i budgetterne omkring de store ting, der venter i afdelingen, så det er tydeligt, at der skal være fokus på henlæggelserne, 05-023-18 Intromødet den 14. juni 2018 Indkaldelse, plan for afvikling m.m. Mikael står for orienteringen på mødet. Adm. udsender indkaldelse. 05-024-18 Åbent hus i afd 26 Lørdag den 30. juni 2018 1000-1300. Kommende møder Se årshjul.
Dagsordenens punkt 6 Punkter/emner til behandling/drøftelse på kommende bestyrelsesmøder 06-010-18 Præsentation af Better Board Bestyrelsesmødet den 7. juni 06-011-18 Forslag til regelsæt omkring videoovervågning Poul Erik udfærdiger. 06-012-18 Orientering omkring persondataloven v/adm. 06-013-18 Tilrettet forslag om brug af trækningsret og midler fra dispositionsfond Udvalget udfærdiger 06-014.18 Behandling af indkomne ansøgninger om midler fra trækningsret og dispositionsfond.
Dagsordenens punkt 7 Eventuelt 07-