Strategi for borgerinddragelse i Ringsted Kommune De senere år har kommunerne fået større fokus på borgerinddragelse. Tidligere var mange borgere medlem af et politisk parti og deltog via partimedlemskabet i den politiske debat. I 1960 var knap 600.000 danskere medlem at et politisk parti, mens tallet i 2004 var langt under 200.000 1. Samtidig er valgdeltagelsen ved kommunalvalgene faldet. Borgerne engagerer sig i stedet i stigende grad i konkrete interessefælleskaber eller områder tæt på deres hverdag. Øget borgerinddragelse giver derved kommunerne mulighed for at engagere borgerne på en måde, der ligger tættere op ad den måde borgerne engagerer sig i deres omverden på. På den baggrund er det vigtigt for Ringsted Kommune at stimulere den lokale demokratiske deltagelse, og Byrådet har derfor udarbejdet denne strategi for inddragelse i kommunen. Ringsted Kommunes vision og politik for borgerinddragelse I Byrådets vision for Ringsted er inddragelse af borgerne et prioriteret indsatsområde. Med udgangspunkt i visionen vedtog Ringsted Byråd i december 2014 en ny kommunikations- og borgerinddragelsespolitik for Ringsted Kommune. Politikken bygger på principperne: rettidig, dialogbaseret og gennemsigtig. Det betyder, at borgerinddragelse i Ringsted Kommune karakteriseres ved: Rettidig At vi i Ringsted Kommune giver borgerne mulighed for meningsfuld inddragelse på rette tid og sted. At vi i Ringsted Kommune afsætter tid til inddragelse. At vi i Ringsted Kommune kommunikerer om borgernes mulighed for inddragelse i god tid og gennem kanaler tæt på borgerne, så vi sikrer de bedste betingelser for borgernes inddragelse. Dialogbaseret At vi i Ringsted Kommune udviser tillid og har en anerkendende, ligeværdig og imødekommende tilgang til borgerne. At vi i Ringsted Kommune er opsøgende og tilgængelige ift. borgerne. At vi i Ringsted Kommune lytter til ideer og input fra borgerne. Gennemsigtig At vi i Ringsted Kommune har klare mål for inddragelse og at kommunikationen er klar, tydelig og enkel. At vi i Ringsted Kommune sikrer, at det er nemt at orientere sig om muligheder for indflydelse. At vi i Ringsted Kommune sørger for reel inddragelse af borgerne. Strategien for borgerinddragelse har til formål at omsætte principperne i kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken til konkrete værktøjer. Borgerinddragelsesstrategien revideres i forbindelse med revidering eller fornyelse af kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken. 1 Kilde: Folketinget (maj 2015): http://www.ft.dk/folketinget/oplysningen/partier/~/media/pdf/om_folketinget/folketingets_oplysning/partiernes% 20medlemstal%20fra%201960.pdf.ashx 1
Hvem er borgerne? Borgerinddragelse i Ringsted Kommunen handler kort sagt om at inddrage borgerne i de kommunale beslutningsprocesser og projekter. I Ringsted Kommune har vi en bred definition af, hvem borgerne er. Borgerne er både brugere af kommunens ydelser og deres pårørende, borgere i al almindelighed, foreninger, erhvervsliv, interesseorganisationer og andre i Ringsted Kommunes omverden, som kan være relevante at inddrage i et givent projekt eller beslutningsproces. Selvom vi benytter en bred definition af termen borgere, betyder det ikke, at vi skal inddrage samtlige borgere, foreninger eller virksomheder, hver gang vi arbejder med borgerinddragelse. Vi skal inddrage de interessenter, der er relevante for det konkrete projekt eller den konkrete beslutningsproces. Mål og effekter af strategi og handleplaner I Ringsted Kommune anvender vi et elektronisk borgerpanel til en lang række analyse- og dialogformål, der har til formål at styrke kontakten med borgerne. Borgerpanelet bruges til at indhente viden i forhold til beslutninger, planlægning og udvikling samt til at få en fornemmelse af borgernes holdninger til generelle eller specifikke områder af kommunens service og tiltag. I 2011 og i 2015 har Ringsted Kommune gennemført en 350 graders borgermonitorering i borgerpanelet. Her er borgerne blevet spurgt overordnet til deres tilfredshed med Ringsted Kommune og kommunens servicetilbud. Borgermonitoreringen følger en fast spørgeramme, og det er derfor muligt at se en udvikling fra undersøgelsen i 2011 til undersøgelsen i 2015. I 2014 gennemførte Ringsted Kommune en borgerpanelsundersøgelse omkring Kommunens kommunikationsområde. Undersøgelsen blev gennemført som en del af grundlaget for udviklingen af Kommunikations- og borgerinddragelsesstrategien. Ambitionen med denne strategi og handleplan er, at kommende borgerpanelsundersøgelser vil vise en stigende tilfredshed med Ringsted Kommunes kommunikation og borgerinddragelse. Strategi: Borgerinddragelse hvornår og hvordan? I Ringsted Kommune insisterer vi på åbenhed, dialog og inddragelse, og vi tror på, at medbestemmelse giver medansvar og styrker både borgere, foreninger, virksomheder og kommune. Dialog og involvering er med til at skabe forståelse for og medejerskab af Ringsted Kommunes beslutninger og prioriteter. Samtidig giver en tidlig involvering af borgerne i processen gode muligheder for at få inspiration til opgaveløsningen og kendskab til borgernes ønsker og behov. I en borgerpanelsundersøgelse fra 2014 er borgerne blevet spurgt til tilfredsheden med borgerinddragelsen i Ringsted Kommune samt deres interesse for at påvirke beslutninger. Undersøgelsen viser, at 64 % af borgerne er interesserede eller meget interesserede i at påvirke den kommunale beslutningsproces. Undersøgelsen viser samtidig, at der er plads til forbedring, når det til kommer til kommunikationen forud for inddragelsen, mulighederne for at deltage i debatten og de reelle muligheder for at påvirke de politiske beslutninger. Eksempelvis viser undersøgelsen at kun 5 % af borgerne mener, at det er kendetegnende for kommunens borgerinddragelse, at det er nemt for borgerne at påvirke beslutninger, mens 31 % mener, at 2
borgerinddragelsen er kendetegnet ved, at det er nemt for borgerne at holde sig orienteret om kommende beslutninger. Med udgangspunkt i de tre principper i Kommunikations- og borgerinddragelsespolitikken rettidig, dialogbaseret, gennemsigtig skal vi i Ringsted Kommune derfor nøje planlægge kommunikationen og inddragelsen med udgangspunkt i modtageren (borgeren). Ligeledes skal vi fra starten af de udvalgte projekter definere, i hvilken udstrækning borgerne skal involveres, samt hvad formålet med involveringen skal være. Medbestemmelsestrappen I Ringsted Kommune er vi bevidste om, at inddrage borgerne, hvor det giver mening og på rette tid og sted. Ligeledes er vi bevidste om, at inddragelsen skal være reel. Der er nogle projekter og områder, der egner sig bedre til borgerinddragelse end andre. Der kan ikke opstilles klare rammer for, hvornår et projekt eller område egner sig til borgerinddragelse. Det afhænger både af projektets/områdets karakter, hvilke politiske prioriteter, der ligger til grund for projektet/området samt hvad man ønsker at få ud af inddragelsen. Denne strategi lægger derfor op til, at vi lokalt i Ringsted Kommune forholder os til, hvordan vi vil arbejde med borgerinddragelse på de enkelte områder og ved planlægningen af projekter. Strategien for borgerinddragelse giver nogle redskaber til, hvornår det er fordelagtigt at arbejde med borgerinddragelse og på hvilken måde, man kan gøre det. I Ringsted Kommune anbefaler vi, at graden af borgerinddragelse overvejes på disse to niveauer: 1. Vi inddrager borgerne i politiske beslutninger, der har indflydelse på borgernes hverdag. Jo tættere et område eller projekt ligger på borgernes hverdag, jo mere relevant er det at inddrage borgerne, og jo større sandsynlighed er der for, at borgerne deltager aktivt. Skal der f.eks. laves et byudviklingsprojekt i et område, vil borgerne i området formentlig gerne involveres i, hvordan projektet skal udformes, ligesom borgerne sikkert gerne vil komme med gode ideer til det nye rekreative område. Omvendt kan teknisk komplicerede områder eller områder, der bevæger sig på et højt fagligt niveau være vanskelige at inddrage borgerne i. Det kan f.eks. være tungt lovstof, komplekse budgetter eller overordnet rammesætning. 2. Vi inviterer borgerne til medbestemmelse og medproduktion af konkrete projekter og aktiviteter. I Ringsted Kommune vil vi gerne invitere til medbestemmelse og medproduktion (se figur 1 og den efterfølgende forklaring på termer) ved konkrete projekter, hvor der er et politisk ønske om en særlig inddragelse. For at sikre en reel og vedkommende borgerinddragelse, tænkes kommunikationen omkring borgerinddragelsen altid ind i planlægningsfasen fra starten af et projekt. I Ringsted Kommune arbejder vi med medbestemmelsestrappen (figur 1), for at gøre det klart på hvilket niveau borgerne inddrages, samt hvilken rolle borgerne får i processen. Det er vigtigt for en succesfuld inddragelse, at kommunen og borgerne befinder sig på samme trappetrin i modellen. Derfor sørger vi altid for at kommunikere klart og tydeligt omkring mulighederne for og omfanget af inddragelse i starten af en inddragelsesproces. Formålet med inddragelsestrappen er først og fremmest at sikre en klar forventningsafstemning i starten af processen, så både kommunen og borgerne er bevidste om graden af inddragelse. Trappen kan ligeledes give en pejling af, hvordan de konkrete 3
inddragelsestiltag skal tilrettelægges, så man sikrer den optimale inddragelse i forhold til det trappetrin, man befinder sig på. Indflydelse Medbestemmelse Dialog Høring Information Figur 1: Medbestemmelsestrappen Information er den mest grundlæggende form af inddragelse og skaber forudsætningerne for de andre former for inddragelse. Her lægges der ikke op til den store grad af inddragelse, men snarere til envejskommunikation fra kommunen til borgerne. Informationen kan ske visuelt, skriftligt eller mundtligt. I Ringsted Kommune anvender vi information ved f.eks. orientering om lovmæssige forhold og ved tiltag, der skal vedtages politisk, og hvor borgerne ikke har mulighed for at blive inddraget i beslutning eller udformning. Høring giver borgerne mulighed for at komme med deres holdninger, synspunkter og ideer til et givent projekt eller proces forud for den endelige politiske beslutning. Høringer er ofte velafgrænsede og har til formål at indsamle holdninger og ideer, der skal medvirke til at nuancere det politiske beslutningsgrundlag. I Ringsted Kommune benytter vi høringer forud for vedtagelse af politikker, ved større anlægsprojekter samt ved lokalplaner og landzonetilladelser mv. Dialog bygger på tovejskommunikation og forudsætter, at konklusionen ikke er givet forud for dialogen. Dialogen handler om gensidig læring og forståelse, der sikrer, at man sammen kommer frem til alternative løsninger, som ingen af parterne ville komme frem til uden dialogen. Dialog er mere åben end de to forrige tilgange, og det er derfor vigtigt at være forberedt på, at der i løbet af dialogen kan opstå nye spørgsmål eller nye retninger, der skal arbejdes videre med. I Ringsted Kommune benytter vi dialog ved f.eks. borgermøder, temamøder og projekter tæt på borgernes hverdag. Indflydelse betyder at borgerne får en aktiv rolle, hvor de både inddrages i den konkrete planlægning og i gennemførelsen af konkrete initiativer. Borgerne har dog hverken en besluttende rolle eller ansvar for eks. økonomi det ansvar ligger fortsat hos kommunen. I Ringsted Kommune arbejder vi med borgerindflydelse ved større projekter, hvor borgergrupper eller foreninger med specialviden eller særlig interesse for området inddrages i den konkrete udvikling og gennemførelse af projekter. Medbestemmelse lægger op til den største grad af inddragelse. Her bidrager borgerne i en vis udstrækning til den endelige beslutning. Dette kan ske i form af en borgerafstemning om et givent projekt eller tiltag, der kommer til at være udslagsgivende for den efterfølgende politiske beslutning. Men det kan også ske 4
ved, at en gruppe borgere med tilknytning til et særligt område, institution eller fokusområde får mandat til at bestemme over hele eller dele af budgettet. Inddragelse af interessenter Det er vigtigt at være opmærksom på både at overveje kommunikationen i forhold til at informere om mulighederne for inddragelse, samt at overveje kommunikationen og formen i forhold til den konkrete inddragelse. For at sikre en repræsentativ borgerinvolvering er det vigtigt at være bevidst om, at dette ind imellem kræver en differentieret indsats for at nå målgrupperne. Der kan eksempelvis være grupper, der er relevante at involvere, men som det kræver en større indsats eller et alternativt fokus at få til at deltage i inddragelsen end andre grupper. Det er værd at huske på, at større projekter godt kan spænde over flere trappetrin på inddragelsestrappen. Det stiller krav til en skarp og planlagt kommunikation til de relevante interessentgrupper. Følgende model kan være en hjælp til opdeling og prioritering af målgrupper: Høj Berøring 1 4 2 3 Lav Aktivitet Høj Figur 2: Prioritering af interessentgrupper Figur 2 viser opdeling af interessentgrupper ud fra, hvor berørte de er af det konkrete projekt/tiltag, og hvor aktive de er i debatten i forhold til emnet. De grupper, der er mest berørte men mindst aktive (prioritet 1), er de grupper, det kan være sværest at få inddraget, men som ofte er relevante at inddrage. Det kræver derfor, at vi i kommunen er opmærksomme på, hvordan vi aktiverer disse grupper i forhold til de konkrete inddragelsestiltag. Grupper, der er meget berørte men samtidig aktive (prioritet 2), skal vi også være opmærksom på i kommunikationen omkring inddragelse. Men vi kan have en forventning om, at disse grupper aktivt opsøger information om inddragelsen og aktivt deltager. Grupper, der ikke er særlig berørte af emnet, men med høj aktivitet (prioritet 3), skal vi være opmærksomme på ikke kommer til at fylde 5
unødigt meget i inddragelsesprocessen, mens de sidste grupper, der ikke er hverken berørte eller specielt aktive (prioritet 4) bør have lavest prioritet i forhold til planlægningen af borgerinddragelsen. Kort set handler det om, at vi i kommunen skal være bevidste om, hvilke målgrupper, der er relevante i forhold til det konkrete projekt eller beslutningsproces, og hvordan vi bedst muligt tilrettelægger kommunikationen i forhold til målgrupperne. Tilrettelæggelse af borgerinddragelse Planlægningen af de konkrete borgerinddragelsesaktiviteter bør ske med udgangspunkt i medbestemmelsestrappen og det trin aktiviteten befinder sig på. I Ringsted Kommune tager vi udgangspunkt i modtageren af vores kommunikation. Det sker også i forhold til borgerinddragelsesaktiviteter, der planlægges i tid, rum og form med udgangspunkt i at imødekomme borgerne. Det betyder eksempelvis, at en borgerinddragelsesaktivitet planlægges et sted, hvor borgerne i forvejen befinder sig, og på et tidspunkt, hvor målgruppen har bedst mulighed for at deltage. Ligeledes planlægges indhold og mulighed for inddragelse i en form, der imødeser målgruppen. Figur 3 kan anvendes i planlægningen af de konkrete inddragelsestiltag. Deltagere Roller Formål Miljø Form Figur 3. Formål Under formål defineres målet med den konkrete inddragelsesaktivitet. Hvor befinder aktiviteten sig på medbestemmelsestrappen? Har aktiviteten til formål at informere om en beslutning eller nye tiltag? Er formålet at få ideer til et projekt, eller er målet med inddragelsen at få de inddragede til at tage aktiv del i gennemførelsen af et projekt? 6
Deltagere For at sikre den optimale inddragelse er det vigtigt at kende målgruppen for inddragelsen Jo mere man ved om målgruppen, jo nemmere er det at skabe de rette omgivelser for inddragelsen, og dermed sikre den optimale inddragelse. Kendskab til målgruppen gør det også nemmere at målrette kommunikationen omkring inddragelsen til de relevante. Miljø Hvad er rammerne omkring aktiviteten? Hvor og hvornår skal aktiviteten finde sted? Hvilken stemning ønsker man at skabe? Skal der være forplejning? Form Hvordan skal inddragelsesaktiviteten tilrettelægges? Hvilke metoder vil man anvende for at skabe deltagelse og involvering? Det kan være en god idé at have forskellige metoder, der kan anvendes undervejs i processen. Det er vigtigt, at skabe tilpas variation så deltagerne holdes engageret hele vejen igennem. Her bør også overvejes, hvilket materiale, der evt. skal produceres på forhånd, og hvordan det skal udformes. Roller Her forventningsafstemmer man og definerer, hvem der har hvilke roller i forhold til afviklingen af inddragelsesaktiviteten. Hvis der f.eks. er tale om et borgermøde aftales forud for mødet, hvem der er mødeleder, hvem der tager referat, hvem der sørger for at det tekniske fungerer, hvem der styrer debatten, hvem der sørger for forplejning, hvem der medbringer evt. materiale, der skal bruges på dagen mv. Evaluering og tilbagemeldinger I Ringsted Kommune er vi meget opmærksomme på, at tilbagemeldinger til borgerne er et vigtigt indsatsområde, når vi arbejder med borgerinddragelse. Derfor planlægger vi fra starten af projektet/tiltaget, hvordan og hvornår vi melder tilbage til borgerne, efter de har været inddraget. Vi er ligeledes opmærksomme på, at borgerne hurtigst muligt vil se resultaterne af deres inddragelse, og vi er bevidste om, at kommunikere omkring de konkrete resultater. Vedtaget af Økonomiudvalget 2. november 2015. 7