Dato: 26/02-2005 Klokken: 14.00-18.00 Sted: KVL, København Referent: Merete Hansen Dirigent: Allan Høiberg Bestyrelsen bestod før generalforsamlingen af: Niki Gade, formand André Stæhr, næstformand Dyveke Korn, kasserer Dorthe Hansen, (assisterende kasserer) Merete Hansen, sekretær Jesper Nielsen, Bestyrelsesmedlem Michael S. Müller, suppleant Sandie Sandholm, suppleant Johan Albrechtsen, redaktør Allan Høiberg, MAU-koordinator Lars Hansen, tilknyttet fra trekkies-nordic --------------------- Bestyrelsen bestod efter generalforsamlingen af: André Stæhr, Formand Dyveke Korn, kasserer Christine Stæhr Dorthe Hansen Michael S. Müller Lars Hansen Dennis Hording Bjarne Jensen Johan Albrechtsen, redaktør Allan Høiberg, MAU-koordinator Dagsorden: 1 Valg af dirigent og referent 2 Formandens beretning 3 Kassererens beretning 4 Godkendelse af regnskab 5 Forslag fra bestyrelsen 6 Indkomne forslag 7 Valg af bestyrelse 8 Valg af bilagskontrollant 9 Eventuelt -------------------------------------------------------- 1 Valg af dirigent og referent MAU-koordinator Allan Høiberg blev valgt til dirigent. Sekretær Merete Hansen blev valgt til referent. 1
Herudover blev der valgt 3 stemmetællere. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt, og Gennemgik dagsordenen. 2 Formandens beretning Kære Medlem For 3 år siden stillede jeg op til bestyrelsen for første gang, og har siden da fungeret som foreningens formand. Det har været 3 meget lærerige, givtige og spændende år, men det har også været 3 år, hvor min primære fokus og alt min energi har været lagt i trekkies.dk. Som I sandsynligvis allerede har læst i Subspace, træder jeg ud af bestyrelsen i forbindelse med denne generalforsamling. Jeg forsvinder dog ikke helt ud af trekkies.dk, idet jeg fortsat vil hjælpe til blandt andet i trekkies-nordic, hvor vi desværre ikke har haft de fornødne resourser til rigtig at få gang i et nordisk samarbejde. Det er selvfølgeligt lidt vemodigt, at stå her for - i hvert fald i denne omgang - sidste gang, men jeg har af hensyn til det personlige og professionelle liv brug for at geare ned på det aktive foreningsliv. Bestyrelsen består af en række rigtig dygtige og utrolig kompetente personer, og det har været en fornøjelse at arbejde sammen med jer. Jeg er ikke et øjeblik i tvivl om, at I, der er tilbage og de nye bestyrelsesmedlemmer, vil kunne videreføre trekkies.dk og videreudvikle foreningen. Året 2004 har ikke været præget af de store aktiviteter. Det skyldes, at vi efter det dårlige regnskab i 2003 har valgt at spare væsentligt på markedsføringen af foreningen. Det har vi gjort for at genopbygge foreningens kapitalbeholdning så der også i fremtiden er penge til et dårligt år. Kontingentstigningen har sat sine tydelige spor på medlemstallet, og vi kan desværre konstatere, at ca. 100 medlemmer har valgt foreningen fra med henvisning til kontingentstigningen som årsag. Vi var dog klar over, at det var umuligt at undgå, at en række medlemmer ville melde sig ud af foreningen på grund af dette, og det er også årsagen til et lavt aktivitetsniveau i 2004. Vi skulle være sikre på, at der var penge nok til de forskellige projekter, men det var svært at kalkulere med, når vi stod foran et drastisk fald i medlemstallet. 2
scifan.dk Samarbejdet i den danske samarbejdsforening scifan.dk har desværre fra trekkies.dks side været nedprioriteret på grund af tidsmangel. Men det er noget vi vil rette op på i 2005. Det sker blandt andet ved, at jeg og ligeledes afgående bestyrelsesmedlem Sandie Sandholm bliver trekkies.dks repræsentanter i scifan.dk. Da vi ikke længere har arbejdsbyrden som medlem af trekkies.dks bestyrelse, vil vi i langt højere grad kunne fokusere på at etablere et egentligt dansk samarbejde mellem science fiction og fantasy foreninger. trekkies-nordic trekkies-nordic har siden stiftelsen været lidt af et problembarn. Ideen med foreningen har været rigtig god, nemlig at etablere et nordisk samarbejde mellem Star Trek-foreninger. Desværre har tidsmangel gjort, at heller ikke trekkies-nordic har fået den arbejdskraft, der skulle til for at etablere et sådant samarbejde. Det roder vi nu bod på idet Sandie Sandholm og jeg selv fortsætter i trekkies-nordics bestyrelse. Sammen med vores arbejde i scifan.dk vil trekkies-nordic være vores største prioritet. Det giver stor arbejdskraft til trekkies-nordic, og derved skal det nok lykkedes os at etablere et samarbejde i norden. Medlemsarrangementer Foreningens to store medlemsarrangementer danmarksmesterskaberne i Star Trek og En Dag på Holodækket blev igen afholdt med stor succes. I en tid, hvor medlemstallet ellers er faldende deltog flere end normalt i årets DM. På et tidspunkt var der samlet 120 mennesker til arrangementet. Henriette Fox Maule vandt for tredje og i denne omgang sidste gang. Efter at have vundet 3. gange i træk er hun nemlig udelukket fra finalen. Det er dog ikke helt usandsynligt, at Henriette stadigvæk vil have en finger med i DM et. Det bliver dog som hjælper ved arrangementet i stedet for som deltager. Også En dag på Holodækket var godt besøgt, og folkene fra medlemsarrangementudvalget i Odense havde igen arrangeret underholdning og konkurrencer. Som det er tradition blev der også serveret spændende Star Trek mad. Enterprise stoppet I starten af februar offentliggjorde Paramount og UPN en beslutning om, at Star Trek Enterprise er blevet stoppet og, at den nuværende 4. sæson således bliver seriens sidste. Vi valgte promte at støtte en international kampagne for at bevare Enterprise. Det har vi gjort ved at sende breve til Paramount og UPN samtidig med at vi opfordrede alle foreningens medlemmer til at deltage i kampagnen via hjemmesiden saveenterprise.com. 3
Fremtiden Eftersom der ved denne generalforsamling sker en forholdsvis stor udskiftning i bestyrelsen, er det svært at sige en helt masse om bestyrelsens planer for fremtiden. Det er dog sikkert, at bestyrelsen vil sætte stor fokus på det dalende medlemstal og gøre en stor indsats for at ændre den nedgang. Meget af 2004 er gået med at forberede og planlægge aktiviteter, der ligger et stykke ude i fremtiden. De endelige detaljer omkring disse er endnu ikke på plads, men bestyrelsen vil, når de endelige detaljer falder på plads, løbende løfte sløret for aktiviteterne. 3 Kassererens beretning trekkies.dk årsregnskab 2004 Resultatopgørelse Forbrudsområde: Administration Indtægtskonti Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 Diverse indtægter 9,00 0,00 0,00 Medlemskontigent 144.735,00 170.000,00 160.000,00 Renteindtægter 47,44 0,00 0,00 Sponsorat med modydelse 1.250,00 0,00 0,00 Sponsorat uden modydelse 687,25 0,00 0,00 Indtægtskonti, total 146.728,69 170.000,00 160.000,00 Udgiftskonti Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 Afskrivninger/Hensættelser -2.013,00-2.500,00-1.500,00 Bestyrelse, omkostninger -7.130,75-12.000,00-7.000,00 Diverse administration og kontorartikler -2.005,79-2.500,00-2.500,00 Forbrug af hensættelser 0,00 0,00 0,00 Gebyrer til PBS -6.602,84-6.000,00-7.500,00 Gebyrer, diverse -461,00-800,00-800,00 Girokort, omkostninger -372,50-400,00-400,00 Hejmmeside omkostninger -4.123,43-5.000,00-5.000,00 Investeringer 0,00-500,00 0,00 Kasse over-/underskud 91,00 0,00 0,00 4
Lager omkostninger -899,85-1.500,00-500,00 trekkies-nordic, omkostninger 0,00 0,00-1.000,00 scifan.dk, omkostninger -37,50 0,00-1.000,00 Tab/Spild på lagervarer -369,00-500,00-500,00 Udvalg, omkostninger 0,00-2.000,00-500,00 Udgiftskonti, total -23.924,66-33.700,00-28.200,00 Administration, total 122.804,03 136.300,00 131.800,00 Forbrudsområde: Blade og kommunikation Indtægtskonti Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 Salg af Subspace tidligere numre 1.453,00 500,00 500,00 Indtægtskonti, total 1.453,00 500,00 500,00 Udgiftskonti Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 Kuverter, labels og brevpapir -3.951,00-6.000,00-8.000,00 Markedsføring af foreningen -2.181,00-15.000,00-12.000,00 Porto Subspace -30.880,25-40.000,00-40.000,00 Porto til medlemsforsendelse -4.554,25-7.000,00-5.000,00 Subspace, andre omkostninger -517,02 0,00-600,00 Trykning af Subspace -47.500,00-55.000,00-49.000,00 Udgiftskonti, total -89.583,52-123.000,00-114.600,00 Blade og kommunikation, total -88.130,52-122.500,00-114.100,00 Forbrudsområde: Medlemsaktiviteter Indtægtskonti Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 En dag på holodækket, indtægter 3.360,00 3.000,00 3.000,00 Filmweekend, indbetalinger 420,00 2.000,00 0,00 Konkurrencer og lignende, indtæger 3.320,00 0,00 1.000,00 MAU-København, indtægter 0,00 0,00 500,00 MAU-København, salg af slik o.l., indtægter 1.844,25 200,00 1.000,00 MAU-Odense, indtægter 0,00 0,00 500,00 Salgsprodukter, indtægter 6.937,00 4.000,00 4.000,00 Års produkter, indtægter 13.395,00 10.000,00 12.000,00 Indtægtskonti, total 29.276,25 19.200,00 22.000,00 Udgiftskonti Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 DM i Star Trek, omkostninger -4.449,50-3.000,00-6.000,00 En dag på holodækket, udgifter -2.355,75-2.000,00-2.300,00 Generalforsamling, omkostninger -635,50-500,00-800,00 Konkurrencer og ligenden, udgifter -3.123,75 0,00-2.000,00 5
MAU-København, salg af slik o.l., udgifter -1.181,50-100,00-700,00 MAU-København, udgifter -3.375,00-3.000,00-3.500,00 MAU-Odense, udgifter -2.250,00-3.000,00-2.500,00 MAU-Aalborg, udgifter -1.417,75-2.000,00 0,00 Medlemskort -475,00-1.500,00-1.000,00 Rejsemøder, udgifter -1.141,00-2.000,00-1.300,00 Salgsprodukter, forsendelser m.v. -1.613,75-2.500,00-2.000,00 Salgsprodukter, nedskrivning af lager 0,00 0,00 0,00 Salgsprodukter, udgifter -3.596,00-2.000,00-3.000,00 Års produkter, omkostninger -9.434,50-8.000,00-10.000,00 Udgiftskonti, total -35.049,00-29.600,00-35.100,00 Medlemsaktiviteter, total -5.772,75-10.400,00-13.100,00 Forbrugsområder total Forbrugsområder total Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 Administration 122.804,03 136.300,00 131.800,00 Blade og kommunikation -88.130,52-122.500,00-114.100,00 Medlemsaktiviteter -5.772,75-10.400,00-13.100,00 Resultatopgørelse Resultatopgørelse Faktisk 2004 Budget 2004 Budget 2005 Resultatopgørelse 28.900,76 3.400,00 4.600,00 Balance mellemregningskonti Balance mellemregningskonti Beløb Mellemregning års-skift -29.236,76 Balance mellemregningskonti, total -29.236,76 Balance Balance konti Beløb Girokonto 79.028,35 Hensættelser girokonto 29.778,00 Kontantbeholdning 5.365,00 MAU-København, lokalkonto, bank 500,00 6
MAU-København, lokalkonto, kontant 859,00 MAU-København, bankkonto 1.999,00 MAU-København, kontaktbeholdning 149,00 MAU-Odense, lokalkonto, bank 1.504,25 MAU-Odense, lokalkonto, kontant 0,00 MAU-Odense, bankkonto 1.352,00 MAU-Odense, kontaktbeholdning 0,00 Balance konti, total 120.534,60 Balance lager Beløb Varebeholdning 9.121,00 Balance lager, total 9.121,00 Balance øvrige konti Beløb Skylder medlemmer -475,00 Udlæg til bestyrelsesmedlem 2.000,00 Balance øvrige konti, total 1.525,00 Balance total 131.180,60 Kære Medlem. Jeg har nu siddet på posten siden marts 2003. Jeg er efterhånden ved at være fortrolig med postens opgaver og det tidsforbrug den medfører. Det er også årsagen til, at jeg har valgt at fortsætte på posten; da jeg befinder mig godt på denne post, og kan lide de opgaver den medfører det passer godt ind min natur, og den måde jeg arbejder på i det daglige. Opgaverne til posten fordeler sig nogenlunde jævnt over hele året, men der er begivenheder som afstedkommer store, og tidskrævende posteringer: - En dag på Holodækket i marts måned, i form af køb af produkter, samt konkurrencer mv. - DM i Star Trek i oktober måned, i form af køb af produkter, samt konkurrencer mv. - Bestilling af års T-shirts i efteråret, i form af indsendte bestillinger. En stor begivenhed i 2004, var at adskille den konto der hed Udvalg, omkostninger ud på de udvalg der er dette for at få et billede af hvad der er af indtægter og udgifter på disse udvalg. Som lovet sidste år, kan man nu se de forskellige medlemsarrangementsudvalg s indtægter, udgifter, samt kontantbeholdning og hvad der bliver posteret på disse konti. Udskillelsen medførte styring af MAU enes økonomi via en elektronisk kasserapportering. Denne rapportering havde sine startvanskeligheder for alle indvoldverede parter; al begyndelse er som sagt svær men mon ikke 7
det går bedre i 2005. En kommende stor opgave for 2005, er i gangsættelse af en ny medlemsdatabase, samt regnskabssystem, da dem vi kører med nu, efterhånden ikke er tidssvarende med hensyn til de ting vi ønsker systemerne skal kunne. Vi kan på nuværende tidspunkt ikke sige noget om hvornår det samlede system, er klar til brug. Det var lidt om året der er gået, nu synes jeg vi skal kigge lidt på foreningens årsregnskab for 2004, samt budgettet for 2005.Jeg vil gennemgå nogle udvalgte konti i trekkies.dk s årsregnskab 2004 og håber at dette er med til at gøre regnskabet og dermed foreningens økonomi mere overskuelig. Eventuelle spørgsmål besvares efter beretningen. Konto: Medlemskontingent. Kontoen viser den indtægt der er i form af nye medlemskaber, samt genindmeldelser fra almindelig og familiemedlemskab. Der er indbetalt i alt 144.735 kr. i 2004, og budgettet lagde op til en indtægt på 170.000 kr. Differencen skyldes, at medlemstallet i foreningen er faldet; og dermed ikke har givet den indtægt vi har lagt op til i budgettet. Konto: Sponsorat med modydelse. På denne konto er posteret 1250 kr. Beløbet er doneret af Sony Music til reklame for William Shatners nye musik CD. Der blev vedlagt en reklame flyer i forbindelse med Subspace udsendelse. Konto: Bestyrelse, omkostninger. Kontoen viser de transportudgifter bestyrelsen har haft i 2004. Det er udgifter i forbindelse med kørsel til og fra indkaldte bestyrelsesmøder. Der er i 2004 brugt 7.130,75 kr. mod budgetteret 12.000 kr. Differencen skyldes billigere brotakster, de såkaldte dagsbilletter. Da vi ikke forventer at dette billede vil ændre sig for 2005, har vi valgt at sætte budgettet for 2005 til 7.000 kr. Konto: trekkies-nordic, omkostninger. Vi har ikke budgettet med et beløb i 2004, og heller ikke brugt penge på denne konto. I budgettet for 2005 er der afsat 1.000 kr. Det skyldes, at 8
bestyrelsen regner med et øget fokus på dette område; der skal dermed være penge i budgettet til kommende aktiviteter. Konto: scifan.dk, omkostninger. Det samme er gældende for denne konto, som for ovennævnte konto. De 37,50 kr. der er brugt, men ikke budgettet med er, er det vi betaler for rettigheden til domæne navnet. Konto: Salg af Subspace, tidligere numre. Der er en indtægt på 1.453 kr. mod budgettet 500 kr. Difference skyldes, at vi reelt set ikke ved hvilken indtægt vi kan forvente. God regnskabsetik henstiller til at, man ikke sætter sine indtægter højere end nødvendigt og vi vil helst sætte dem lavt. Alt andet lige, er et højere beløb på alle vore indtægtskonti kun et plus; hvis vi holder igen med hvad vi regner med i budgettet. Konto: Kuverter, labels og brevpapir. Vi har budgettet med at skulle bruge 6.000 kr. i 2004, og har brugt 3.951 kr. Vi regner med at skulle bruge 8.000 kr. i 2005. Dette skyldes, at beholdningen af disse ting er lav på nuværende tidspunkt, og bestyrelsen derfor regner med, at igangsætte en trykning af disse ting derfor er der sat flere penge af til dette i 2005, mod 2004. Konto: Markedsføring af foreningen. Der er budgetteret med et forbrug på 15.000 kr. for 2004, og der er brugt 2.181 kr. Differencen skyldes, at vi har holdt igen med at bruge penge, da foreningens økonomi ikke har været stærk nok til, at i gang sætte en masse tiltag. Foreningens økonomi ser til gengæld fin ud nu, og dette, sammen med ønsket om at få det faldende medlemstal stoppet, og sat i vejret, gør at bestyrelser sætter 12.000 kr. af i budgettet for 2005; vi er dog realister, og ønsker ikke at bruge for meget af opsparingen. Konto: Porto Subspace. Fortæller hvor meget der er brugt på at sende foreningens medlemsblad Subspace ud til medlemmerne. Der var for 2004 budgetteret med 40.000 kr. Der blev brugt 30.880,25 kr. Det høje budgettal for 2004 skyldtes jo at Post Danmark fjernede portostøtten, så vi skulle til at betale det fulde beløb for at sende Subspace; 9
dette beløber sig nu til ca. 12,50 kr. pr blad! Desuden er medlemstallet faldet, og dermed har vi heller ikke brugt så mange penge som vi reelt ville, hvis ikke det var sket. Vi har valgt at lade de 40.000 går uændret over i budgettet for 2005; da vi mener at det er inden for rammerne af hvad vi forventer at bruge set i lyset af hvad vi reelt har brugt i 2004. Konto: Subspace, andre omkostninger. Denne konto fortæller hvilke diverse udgifter vi har i forbindelse med bladet; det være sig kørsel til og fra trykkeren: aflevering af lay-out diskette til trykning af bladet, afhentning af blad mv. Vi havde ikke afsat penge til dette i 2004, og endte med at bruge 517,02 kr. Det skyldes en ren og skær forglemmelse: at vi ikke sat penge af til dette i budgettet; nu er det ikke de store beløb vi bruger på dette, så skaden er nok ikke så stor igen men ret skal være ret, og derfor har vi sat 600 kr. af i budgettet for 2005. Konto: Filmweekend, indbetalinger. Denne konto vil ikke længere blive brugt i 2005. Vi har valgt at oprette nogle nye konti: MAU Kbh., indtægter, MAU Odense, indtægter, og disse vil fremover blive brugt til at registrere hvad der er af indtægt for arrangementer afholdt af de respektive udvalg. Dette underbygger det jeg omtalte i indledningen af beretningen. Konto: Konkurrencer, og lignende, indtægter. Dette er en ny konto, som er taget i brug i 2004 dette samme gør sig gældende for den konto der hedder Konkurrencer og lignende, udgifter. Disse konti har vi valgt at lave, for at danne os et billede af hvad vi bruger hhv. tjener på disse områder. Denne konto er for 2004 budgettet med 0 kr.,da den er oprettet midt i 2004. Der blev tjent 3.320 kr. Igen vælger ikke at sætte dette for højt i 2005, da vi reelt ikke ved hvad vi kan forvente i indtægt men det har jo vist populært med konkurrencer af forskellig art; så vi vælger at budgettere med dette i 2005. For udgiftskontoen, blev der af samme årsag ikke budgettet med noget i 2004, og der blev brugt 3.123,75 kr. Budgettet for 2005 er sat til 2.000 kr. Det var i hovedtræk trekkies.dks regnskab for 2004. Tak for jeres opmærksomhed. 10
4 Godkendelse af regnskab Regnskabet er godkendt. Spørgsmål til kassererens beretning: Spørgsmål: Er det ikke i overkanten, at der er solgt for 1800 kager i Københavns MAU? Svar: Det er tallet. Spørgsmål: Hvad er sponsorat uden modydelse? Svar: Det er indbetalt kontingent uden navn og adresse. 5 Forslag fra bestyrelsen: Der er ikke stillet forslag fra bestyrelsen. 6 Indkomne forslag: Der er ikke kommet forslag ind. 7 Valg af bestyrelse Da to bestyrelsesmedlemmer forlader bestyrelsen et år før tiden, skal der i år vælges syv nye bestyrelsesmedlemmer. Kandidater til bestyrelsen: Dorthe Hansen Lars Hansen Dennis Hording Bjarne Jensen Michael S. Muller André Stæhr Christine Stæhr 11
Kandidaterne holdt deres valgtaler. Derefter var der mulighed for at tilhørerne kunne stille spørgsmål til de enkelte kandidater. Spørgsmål til Bjarne Jensen: Du vil have medlemmerne tilbage til foreningen. Hvordan? Svar: Via Markedsføring. Spørgsmål til Michael S. Muller: Bjarne lovede en satellit og nye medlemmer. Hvad lover du? Svar: Mit absolut bedste! Spørgsmål: Hvad mener du om samarbejde med andre foreninger? Svar: Det vil ikke være en dum ide at samarbejde med andre foreninger som sparring, men det lidt afhængig af, hvad de har at byde på. Spørgsmål til André Stæhr: Du har brugt tid på at finde ind til foreningens kerne. Hvad har du fundet ud af? Svar: Det er vigtigt at finde den positive ånd. Og lad os give en skærv til 2006, så der kan ske nogle spændende ting. Derefter var der valg Valgresultat: Navn Stemmer Valg André stæhr 42 valgt som bestyrelsesmedlem for to år Christine Stæhr 35 valgt som bestyrelsesmedlem for to år Dorthe Hansen 35 valgt som bestyrelsesmedlem for to år Michael S. Muller 34 valgt som bestyrelsesmedlem for et år Lars Hansen 20 valgt som bestyrelsesmedlem for et år Bjarne Jensen 12 1. suppleant Dennis Hording 11 2. suppleant 12
8 Valg af bilagskontrollant Flemming Espersen og Kim Andersen foreslås som bilagskontrollanter. Flemming og Kim vælges. 9 Eventuelt 13