Websuite bookingsystem version 2.0 december 2009 Manual til daglig betjening af Websuite bookingsystem
Side 2 1. INDLEDNING 4 1.1 OPRETTELSE AF GENVEJ TIL WEBSUITE 7 1.2 START BOOKINGSYSTEMET 7 2. KUNDEBEHANDLING 8 2.1 OPRETTE KUNDER VIA PHONETRACKER 8 2.2 OPRETTE KUNDER MANUELT 9 2.3 SØGNING 11 2.3.1 Søge efter kunde direkte fra indtastningsfelt 11 2.3.2 Søge efter kunde via systemets søgeværktøj 12 2.4 BOOKING 14 2.4.1 Booking forespørgsel 14 2.4.2 Ændre booking 18 2.4.3 Tilknyt note til enkelt booking 19 2.4.4 Udløbsdato og rater 20 2.4.5 Melde kunde ankommet 21 2.4.6 Ændre bookingstatus 22 2.4.7 Flytte booking til anden kunde 23 3. REGNSKAB 24 3.1 TILFØJ POSTER MANUELT 24 3.2 SLET POSTERING FRA KUNDENS REGNSKAB 26 3.3 REGISTRÉR INDBETALING PÅ KUNDENS REGNSKAB 27 3.4 SALDOOVERSIGT 30 3.5 MODPOSTERING AF INDBETALINGER 30 3.6 BEKRÆFTELSER 31 3.7 MANUEL SLUTAFREGNING/FAKTURERING 32 3.8 DEBITOR FAKTURA 35 3.8.1 Indbetaling på Debitor faktura 36 3.9 TILBAGEBETALING AF INDBETALT BELØB TIL KUNDEN 36 3.10 KUNDEKORT 39 4. UDSKRIFTER 40 4.1 AFREJSELISTE 41 4.2 ANKOMSTLISTE 41 4.3 KASSEOPGØRELSE 41 4.4 RESERVATIONSOVERSIGT 42 4.5 VARESTATISTIK 42 4.6 NATIONALITETSSTATISTIK 43 4.7 MORGENMADSLISTE 45 4.8 AUTOMATISK SLUTAFREGNING 45 4.9 DEBITORLISTE 45 5. KALENDER 46 5.1 DEFINITION AF PERIODEVISNING 46 5.2 DEFINITION AF INDHOLDSVISNING 47 5.3 FORLÆNGE ELLER FORKORTE EN BOOKING 47 5.4 FLYTTE EN BOOKING TIL ET ANDET VÆRELSE ELLER EN ANDEN PERIODE 47 5.5 KUNDE- OG BOOKINGOPLYSNINGER 48 5.6 SLETTE BOOKING, FLYTTE BOOKING TIL ANDEN KUNDE ELLER ÆNDRE STATUS 48 5.7 PRINT ELLER GEM KALENDEREN 49 5.8 DEFINITION AF VÆRELSESRÆKKEFØLGE 50
Side 3 6. ØKONOMI 52 6.1 OMSÆTNINGSSTATISTIK 52 6.2 TRANSAKTIONSOVERSIGT 54 6.3 ANNULLERING AF EN ONLINE BOOKING 54 6.3.1 Tilbageførsel af penge 54 6.3.2 Annullering af kundens værelsesreservation 55 7. HELP DESK 55
Side 4 1. Indledning Den samlede løsning består af følgende: InHouse Reservations System = vandrerhjemmets interne system, hvor al vedligeholdelse af værelser, priser og kundebehandling foregår. Det er også her du vedligeholder de værelser og priser, der udbydes til salg på OnlineBooking. OnlineBooking System = Kundedelen, hvor vandrerhjemmets kunder kan forespørge, booke og betale direkte med kreditkort i døgnets 24 timer. Hele løsningen er hostet hos CompuSoft. Således ligger alle data beskyttet på CompuSoft s servere, der opfylder alle krav til sikkerhed og databeskyttelse. CompuSoft tager hånd om sikkerhedskopiering og opdatering af systemerne. Både InHouse Systemet og OnlineBooking Systemet er web-applikationer. D.v.s. at systemerne via en browser gør det muligt at forespørge på og behandle data, som ligger på en server andetsteds. Hvis der f.eks. forespørges på frie værelser, sendes denne forespørgelse til serveren. Når serveren har behandlet forespørgelsen, sendes resultatet (svaret) tilbage. Al vedligeholdelse foregår i InHouse Reservations Systemet. Alle ændringer træder i kraft øjeblikkeligt.
Side 5 Når en kunde reserverer via OnlineBooking overføres kundeoplysninger og booking øjeblikkeligt til InHouse Systemet, som straks afsender en bekræftelse til kunden.
Side 6
Side 7 1.1 Oprettelse af genvej til WebSuite 1. Højre klik på Windows skrivebordet. 2. Vælg Ny og Genvej. 3. Skriv http://www.websuite.dk?site=danhrosk (udelad ). 4. Klik Næste og indtast WebSuite (udelad ) og klik Udfør. 1.2 Start Bookingsystemet 1. Dobbelt klik på den nye genvej Websuite. 2. Brug evt. <F11> til at sætte programmet i fuldskærm. 3. Indtast brugernavn og password (Første gang du logger på, skal du under brugernavn skrive: Admin, password: 1864) Dette system er en web-baseret applikation. I tilfælde hvor systemet ikke har været i brug i længere tid, går systemet automatisk i pause, og det vil være nødvendigt, at logge på igen. Start skærmen ser nu lidt anderledes ud:
Side 8 2. Kundebehandling Denne menu anvendes til daglig registrering af kunder, reservationer og regnskaber. Klik på ikonet Kundebehandling og nedenstående billede vises. 2.1 Oprette kunder via PhoneTracker PhoneTracker funktionen søger via kundens telefonnummer efter kundens oplysninger fra internettet og overfører kundens stamoplysningerne til systemet. PhoneTracker kan p.t. søge på kunder fra Danmark, Sverige, Norge, Tyskland og Holland. 1. Klik på feltet Telefon. 2. Tast kundens telefonnummer og tryk på tasten <Ctrl>. 3. Når systemet finder kundens oplysninger, vises oplysningerne på skærmen. Udfyld feltet Kundetyper og evt. mailadresse og gem den nyoprettede kunde ved at klikke på Opret ny I tilfælde hvor kunden har hemmeligt nummer, eller hvis søgningen mislykkedes, lukkes vinduet ved at trykke på krydset i øverste højre hjørne.
Side 9 2.2 Oprette kunder manuelt 1. Tryk på ikonet Ny. 2. Udfyld stamoplysningerne og tryk Opret ny.
Side 10 3. Bemærk! Nogle indtastningsfelter er udstyret med en pil. Klik eventuelt på pilen for at benytte systemets hjælpelister, for således at anvende de korrekte betegnelser. Se f.eks. Nation og Kundetype.
Side 11 4. Der kan registreres yderligere oplysninger på en kunden. F.eks. EAN lokations nummer til brug for e-fakturering, m.m. Klik eventuelt på knappen Yderligere oplysninger for at aktivere indtastningsfelterne. Indtast oplysningerne og klik på Gem. Bemærk at tekst noteret i feltet Bemærkninger kommer med på kundens bekræftelse. 2.3 Søgning 2.3.1 Søge efter kunde direkte fra indtastningsfelt I tilfælde hvor du på forhånd kender kundenummer, bookingnummer, fakturanummer eller telefonnummer, kan du lave opslag direkte fra disse indtastningsfelter og således hurtigt finde kunden. Opslag på kundenummer: 1. Markér evt. eksisterende tekst i navnefeltet. 2. Indtast kundenummer og tryk <Ctrl> for at søge. 3. Hvis systemet genkender kundenummeret, vises kunden på skærmen. Opslag på bookingnummer: 1. Markér evt. eksisterende tekst i navnefeltet. 2. Indtast b efterfulgt af bookingnummer (fx b3426) og tryk <Ctrl> for at søge. 3. Hvis systemet genkender bookingnummeret, vises kunden på skærmen. Opslag på fakturanummer: 1. Markér evt. eksisterende tekst i navnefeltet. 2. Indtast f efterfulgt af fakturanummer (fx f427) og tryk <Ctrl> for at søge. 3. Hvis systemet genkender fakturanummeret, vises kunden på skærmen.
Side 12 Opslag på telefonnummer: 1. Markér evt. eksisterende tekst i tlf. nr. feltet. 2. Indtast telefonnummer og tryk <Ctrl> for at søge. 3. Hvis systemet genkender telefonnummeret, vises kunden på skærmen. 2.3.2 Søge efter kunde via systemets søgeværktøj 1. Klik på søge-ikonet til højre for navnefeltet. 2. Der kan foretages søgning på alle stamoplysninger. Du kan vælge at taste den fulde betegnelse eller kun taste noget af betegnelsen og dermed benytte systemets intelligente fritekst søgning. Angiv søgekriterium og klik på Søg. Hvis systemet kun finder én forekomst, vises kunden straks på skærmen.
Side 13 3. Hvis systemet finder flere forekomster, vises en liste over alle forekomster. 4. Klik på en kunde for at vælge. Indtast eventuelt yderligere søgekriterier og klik på Søg eller klik på Ryd for at fjerne indtastninger og foretage ny søgning.
Side 14 2.4 Booking 2.4.1 Booking forespørgsel 1. Klik på ikonet Booking Forespørgsel. 2. Angiv fra og til datoer. Benyt eventuelt systemets kalender til at vælge datoer. Beskrivelse af datokalender
Side 15 << Et år tilbage. >> Et år frem. < En måned tilbage. < En måned frem. Ugedag Vælg kalenderens start-dag f.eks. lørdag. I dag Vælger dags dato. X Luk kalenderen. 3. I feltet Type vælges hvilke udlejningsenheder du ønsker at forespørge på. Klik på pilen til højre i feltet for at se en liste over de kategorier og profiler, der er oprettet i systemet. Dine profiler er markeret med (P) efter navnet og dine kategorier med eks. (20). Da alle profiler er sat op med Autoposter, som automatisk udfylder dit regnskab, anbefales det altid at du booker ud fra dine profiler. 4. Klik på den ønskede udlejningstype, f.eks. 6 pers u bad og wc (P) hvis du ønsker at forespørge på værelser til en familie på 6 personer eller f.eks. 4-sengsværelser m bad og wc (P) hvis du ønsker at forespørge på værelser til familier på 4 personer. Klik på Søg.
Side 16 5. Der vises en oversigt over ledige værelser. Beskrivelse af bookingforespørgslen Kolonnen enheds nr. viser frie enheder i den forespurgte periode. Kolonnen beskrivelse viser information om den enkelte enhed. Kolonnen dage før oplyser hvor mange dage værelset er fri før den indtastede fra-dato. Kolonnen dage fri oplyser hvor mange dage værelset er fri fra ankomstdatoen og frem efter. Kolonnen spilddage oplyser hvor mange spilddage der bliver, hvis der bookes som angivet under fra og til dato. 6. Markér hvilket værelse du vil booke ved klikke på værelsets tjek-boks. Det er muligt, at vælge flere værelser på én gang, hvis kunden ønsker at booke flere værelser. Markér den øverste tjek-boks til venstre for enheds nr. for at vælge alle viste værelser. Klik endnu en gang på tjek-boksen for eventuelt at fjerne markeringen igen. 7. Når du har valgt værelse(r) klikkes på Book valgte for at oprette en eller flere bookinger. Bemærk, alle bookinger tildeles et individuelt bookingnummer.
Side 17 8. For at oprette yderligere bookinger til samme kunde klikkes på ikonet Bookingforespørgsel. Bemærk: På bookingforespørgslen kan også foretages en forespørgsel på et bestemt værelse. Hertil benyttes feltet enhed : I feltet angives værelsesnummer. Benyt eventuelt pilen til højre i feltet for at se en oversigt eller indtast værelsesnummer manuelt. Det kan være en fordel at afgrænse listen ved først at angive type i feltet ovenover. Klik på Søg.
Side 18 2.4.2 Ændre booking 1. Klik på booking linien. 2. Klik på ikonet med den blå bog ved siden af ankomstdato. 3. Bemærk at bookings indtastnings felter aktiveres, og således kan bookingen nu ændres. Du har nu mulighed for at ændre ankomst- og afrejse dag. Du kan også flytte bookingen til en anden enhed (værelsesnummer) husk så at ændre kategori og antallet af dele, så de stemmer med enheden. 4. Klik på blyanten for at gemme ændringerne.
Side 19 2.4.3 Tilknyt note til enkelt booking Ønsker du at tilknytte en note til en enkelt booking hos en kunde, kan dette gøres ved at stå på bookingen, og herefter klikke på ikonet Notat Du får herefter et notatfelt op på skærmen, som kan udfyldes efter ønske. Klik på disketten for at gemme notatet. Oplysningerne fra notatet vil blive synlige, når man holder musen hen over info feltet.
Side 20 2.4.4 Udløbsdato og rater Der kan tilknyttes rater og udløbsdatoer til den enkelte booking. Se afsnittet ændre booking oplysninger for at se fremgangsmåde. Ønsker du at holde øje med om gæsten forud betaler inden en given dato, kan du benytte Udløb 1 og evt. Udløb 2. Ved at angive en dato i Udløbs felterne, samt et beløb i Rate 1 (og evt. Rate 2), kan du trække en Reservationsoversigt fra Udskriftsmenuen, og herved få et overblik over evt. udestående reservationer.
Side 21 2.4.5 Melde kunde ankommet Når en kunden ankommer, er det nødvendigt at ændre bookingens status til ankommet : Dette gøres ved at klikke på ikonet Meld ankommet. Du kan melde flere bookinger ankommet på samme kunde ved at sætte flueben i de bookinger, du ønsker at melde ankommet under kunden, og herefter klikke på ikonet Meld ankommet.
Side 22 2.4.6 Ændre bookingstatus Der kan være forskellige grunde til at man ønsker at ændre en bookings status. De forskellige bookingstatuser har forskellige farvekoder, der gør dem lette at genkende på kalenderen. Du kan selv oprette og ændre dine farvekoder. Se Vedligeholdelsesmanualen. Den primære grund er, at kunden er ankommet, men det kan også være nyttigt at se i kalenderen om en booking er Flytbar, Ikke flytbar eller Allotment når man forsøger at få et overblik i en bestemt periode. 1. Aktivér booking felterne som nævnt under afsnittet Ændre Bookingoplysninger (ikonet med den lille bog) 2. Gå til feltet Status. 3. Klik på pilen til højre i feltet og vælg den ønskede status.
Side 23 4. Klik på ikonet Opdater yderst til venstre (ikonet med den lille blyant) 2.4.7 Flytte booking til anden kunde 1. Opret først den kunde, som bookingen skal flyttes til. 2. Gå til den booking, som skal flyttes, og klik for at aktivere den. 3. Klik på ikonet Flyt booking. 4. Søg den kunde frem, som booking skal flyttes til, og klik på knappen >> i midten af skærmbilledet, for at flytte bookingen til kunden.
Side 24 3. Regnskab Som udgangspunkt vil en hver booking der er booket ud fra en profil have et regnskab bestående af de poster, som er forvalgt under Autoposter (se Vedligeholdelsesmanualen) og som passer til netop denne profil. Autoposterne består typisk af værelsesprisen og antal personer. Ønsker man at tilføj yderligere posteringer, gøres dette nemmest vha. Quick poster (se opsætning i Vedligeholdelses- manualen). Ønsker du ikke at benytte Quick poster, eller skal du bruge et varenummer der ikke er tilknyttet Quick posterne, kan dette tilføjes manuelt. 3.1 Tilføj poster manuelt 1. Hvis kunden har flere bookinger, er det vigtigt, at du tilknytter regnskabet til den korrekte booking. Klik på en booking for at aktivere den. 2. Klik på ikonet. Via systemets autopostering oprettes automatisk et regnskab med relevante posteringer baseret på kundens booking. De automatiske dannede autoposter defineres og vedligeholdes under systemets vedligeholdelses procedurer.
Side 25 3. Ønsker du at tilføje flere posteringer til kundens regnskab, indtastes varenummeret i det aktive varenummer felt. Tryk <enter> eller klik tilføj postering. 4. Hvis du ikke kender varenummeret, benyttes hjælpelisten ved at klikke på pilen til højre for feltet. Der vises nu din prisliste. Klik på det ønskede varenummer og afslut ved at klikke på Tilføj postering.
Side 26 3.2 Slet postering fra kundens regnskab 1. Klik på den posteringslinie du ønsker at slette og klik på ikonet Slet postering. BEMÆRK at Ikonet kommer først til syne når du har markeret en postering ved at klikke på den.
Side 27 3.3 Registrér indbetaling på kundens regnskab 1. Søg det aktuelle regnskab frem. Dette kan gøres på to måder: a. Klik på regnskabs-fanen. Bemærk, at kunden kan have flere regnskaber, og det kan være nødvendigt, at benytte pilen til højre i indholdslisten, for at se en oversigt over samtlige regnskaber og dermed kunne vælge det korrekte. Klik på ikonet Indbetaling. b. Klik på booking-fanen, vælg aktuelle booking, klik på ikonet regnskab og derefter på ikonet Indbetaling.
Side 28 2. Det er vigtigt, at indbetalingen registreres ud for det korrekte betalingsmiddel. I det viste eksempel ønsker vi at registrere en kontant indbetaling i DKK, og derfor registreres beløbet i øverste linie. Hvis det er en anden type indbetaling, f.eks. kontant EUR, bank indbetaling, Dankort, andre kreditkort eller en internet betaling, vælges en af disse linier. Systemet foreslår automatisk det beløb, som kunden skylder. Kunden ønsker at betale
Side 29 DKK 110,- kontant og DKK 80,- med Dankort. Derfor ændrer vi indbetalingen således: 3. Når der trykkes på ikonet OK, registreres indbetalingerne med det samme på systemets kasseopgørelse og på kundens regnskab. Bemærk, at regnskabs info opdateres konstant og til hver en tid viser kundens nuværende saldo, hvor meget kunden har indbetalt, hvor meget der skyldes samt den totale omsætning.
Side 30 3.4 Saldooversigt Ønsker du at give kunden en saldooversigt, har du to muligheder. Du kan enten klikke på ikonet KVITTERING og udskrive en saldooversigt til kunden nu eller du kan vælge Email og maile en saldooversigt til kundens mailadresse. 3.5 Modpostering af indbetalinger Registrering af indbetalinger føres med det samme på kasseopgørelsen. Derfor kan indbetalinger ikke slettes fra kundens regnskab; men skal modposteres. Dette foregår på samme måde, som når der registreres indbetalinger: 1. Klik på ikonet Indbetaling. 2. Indtast det beløb der skal modposteres med minus (-) foran. F.eks. -100. 3. Tryk på ikonet OK.
Side 31 3.6 Bekræftelser 1. Klik på en booking for at vælge den. 2. Klik på ikonet Rapporter. 3. Følgende liste vises på skærmen.
Side 32 Bekræftelser med titlen Online er dem der automatisk sendes til kunder der booker via jeres hjemmeside. Brug derfor de andre bekræftelser, som indeholder betalingslink. 4. Hvis der er registreret en e-mail adresse på kundens stamoplysninger, vises der et e-mail ikon på listen. Klik på ikonet for at sende en bekræftelse til kundens e-mail adresse uden yderligere. 5. Klik på linien eller på printer ikonet for at udskrive bekræftelsen. Bekræftelsen vises på skærmen før endelig udskrift. 3.7 Manuel slutafregning/fakturering 1. Tjek at den booking du vil afregne er meldt ankommet. (Se evt. afsnittet Melde kunde ankommet / ændre booking status ). 2. Tjek at regnskabet er korrekt. Efter fakturering er det ikke længere muligt at foretage ændringer i regnskabet. 3. Der kan kun afregnes såfremt saldoen er udlignet. Tjek at ind- og udbetalinger er korrekt angivet. 4. Klik på ikonet Faktura.
Side 33 5. I tilfælde hvor kunden har en skyldig saldo, overfører systemet automatisk beløbet til feltet for kontant indbetaling. Flyt eventuelt beløbet til korrekte betalingsmiddel og tryk på ikonet OK.
Side 34 6. Der er nu dannet en faktura. Fakturaen har fået et fakturanummer, og der kan ikke længere foretages ændringer. For at udskrive en faktura til kunden, klikkes på ikonet Faktura, hvorefter fakturaen kan udskrives. 7. Hvis der er registreret en e-mail adresse på kundens stamoplysninger, kan ikonet Email benyttes. Klik på ikonet for at sende en faktura til kundens e-mail adresse uden yderligere.
Side 35 3.8 Debitor faktura Såfremt regnskabet ikke er udlignet, og der er truffet aftale med kunden om senere betaling, kan funktionen Debitor faktura benyttes. Ved at benytte denne funktion, kan et regnskab, der ikke er udlignet blive gjort til en endelig faktura med faktura nummer. Det er stadig muligt at indbetale restbeløbet på fakturaen efterfølgende. Overblikket over udestående beløb fås ved at trække en Debitorliste fra udskriftsmenuen. Klik på ikonet Debitorfaktura og vælg herefter ok. Faktureringen er nu gennemført.
Side 36 3.8.1 Indbetaling på Debitor faktura Når du har modtaget betaling og skal have den registreret på fakturaen, skal du have søgt kunden frem og stå under fanen Regnskab. For at søge kunden frem kan du stå i navnelinien og taste enten fakturanummer (fx f558) eller kundenummer (k578) efterfulgt af <Ctrl>. Klik herefter på Regnskabsfanen, og vælg ikonet for indbetaling. Udfyld som du kender fra de almindelige indbetalinger og gem. Regnskabet er nu udlignet, og vil ikke længere fremgå af din debitorliste. 3.9 Tilbagebetaling af indbetalt beløb til kunden I tilfælde hvor kunden annullere sin booking betalt enten via online booking eller via betalingslink, tilbageføres beløbet til kunden via systemet. Søg kunden frem i systemet og meld bookingen Ankommet.
Side 37 Gå til kundens regnskab og slet alle posteringer, undtagen betalingen. Du sletter en postering ved at klikke på den, hvorefter ikonet Slet postering fremkommer ovenfor. Poster til sidst dit varenummer for Afbestillingsgebyr (kr. 100,-) på kundens regnskab.
Side 38 Klik på dit økonomi-ikon ovenfor kundens oplysninger for at finde kundens online indbetaling. Hvis kunden har flere bookinger med indbetalinger, er det vigtigt at du vælger den rigtige booking. Klik på pengestakken på den pågældende transaktion, og udfyld beløbet, der skal tilbagebetales. Husk at fratrække afbestillingsgebyret.
Side 39 Klik på Udfør. Beløbet vil nu blive returneret til kundens kort, ved næste overførsel. 3.10 Kundekort Når der er foretaget en slutafregning på en kunde, opdateres kundekortet. 1. Klik på kundekort-fanen for at se kundens kundekort med oplysninger om kundens ophold og omsætning. 2. Der kan eventuelt udskrives en rapport over kundens aktiviteter klik på Rapporter.
Side 40 4. Udskrifter Systemet har en række indbyggede udskrifter, som du finder under menuen Udskrifter. Afrejseliste (oplyser hvilke kunder, der afrejser i en given periode). Ankomstliste (oplyser hvilke kunder, der ankommer i en given periode). Kasseopgørelse (bruges hver gang man afstemmer sin kasse). Reservationsoversigt (viser hvilke reservationer man har i en given periode). Varestatistik (oplyser hvilke varer og hvilket antal der er solgt i en given periode). Nationalitetsstatistik Morgenmadsliste Automatisk slutafregning Debitorliste
Side 41 4.1 Afrejseliste Bruges til at få overblik over afrejsende gæster, enten for en periode, eller blot dagen i morgen. Kan også bruges til rengøringsseddel. Er god at udskrive fra morgenstunden i tilfælde af strømsvigt mm. 4.2 Ankomstliste Bruges til at få overblik over ankommende gæster, enten for en periode eller blot for denne eftermiddag. Er god at udskrive fra morgenstunden i tilfælde af strømsvigt m.m. 4.3 Kasseopgørelse Der kan til hver en tid udskrives en kasseopgørelse. Hver gang der afregnes eller registreres ind- og udbetalinger, påvirker det kasseopgørelsen. Det anbefales at udskrive en kasseopgørelse hver dag, for at kunne følge bevægelserne. Kasseopgørelsen kan udskrives detaljeret og vil således udspecificere bevægelserne. Beskrivelse af kasseopgørelse:
Side 42 KASSEN - Antal afregninger: Hvor mange afregninger der har været i en given periode. KASSEN - Ind & udbetalinger (kontante): Her vises kontante ind- og udbetalinger. F.eks. forudbetalinger, ratebetalinger, refunderinger, m.m. KASSEN I alt i kassen: Dette beløb viser den totale kontante kassebevægelse i den angivne periode. DIVERSE TRANSAKTIONER: Herunder vises alle ikke kontante ind- og udbetalinger. D.v.s. ind- og udbetalinger via bank, Dankort, andre kredit kort, internet betalinger, m.m. I det viste eksempel er der kun foretaget en indbetaling via Dankort. I ALT INDGÅET: Sammentælling af samtlige bevægelser kontante og diverse. TIDLIGERE INDBETALT ACONTO Kun til orientering. Tidligere indbetalinger som vedrører periodens afregninger tidligere fået. altså indbetalinger man 4.4 Reservationsoversigt Giver til enhver tid overblik over indeværende bookinger for en ønsket periode. Har du på bookinger indtastet datoer for Udløb 1, samt rate beløb, giver det endvidere overblik over udløbne reservationer. 4.5 Varestatistik Der kan til hver en tid udskrives en varestatistik. Hver gang der afregnes et salg, påvirker det varestatistikken. Varestatistikken belyser omsætningen fordelt på varer/ydelser i en given periode.
Side 43 4.6 Nationalitetsstatistik Nationalitetsstatistikken giver oplysning om antal overnatninger fordelt på nationer og kundetyper i en given periode. Funktionen bruges til at trække din månedlige statistik, som skal leveres til Danhostel (og dermed Danmarks Statistik). 1. Check at oplysningerne under Enhedskapacitet (= totalt antal værelser) og Delekapacitet (= totalt antal senge) stemmer med det totale antal af hhv. senge og værelser på dit vandrerhjem. Stemmer tallene ikke, retter du oplysningerne ved at indtaste de korrekte tal i felterne. 2. Klik herefter på vis og vent et øjeblik mens rapporten genereres (rapporten åbner i et nyt vindue).
Side 44 Rapporten viser antal overnatninger for de forskellige nationaliteter fordelt på hhv. enkeltvandrere, familier, grupper (inkl. sportsgrupper), kurser (med overnatning) og lejrskoler. Desuden vises belægningsprocenten på både senge og værelser i den valgte periode. For at din statistik bliver korrekt, er det nødvendigt at: alle dine værelser ligger i bookingsystemet (kører du eks. 10 værelser manuelt uden om systemet, vil statistikken trukket fra bookingsystemet af gode grunde ikke være korrekt) alle dine bookinger køres via systemet (kører du eks. grupper eller lejrskoler manuelt uden om systemet, vil disse mangle på statistikken trukket fra systemet) du husker at tilføje korrekt kundetype (hhv. E, S, L, G, F, K, U) på alle dine gæster se beskrivelse og instruktion i 'mail nr. 1' du husker at tilføje varenummer 8000 (= antal personer) på alle regnskaber enten internt via autoposter eller online via webshoppen se beskrivelse og instruktion i 'mail nr. 1' du har indtastet korrekt kapacitet for hhv. senge og værelser under menuerne 'Enheder' og 'Kategorier'
Side 45 4.7 Morgenmadsliste Giver overblik over solgt morgenmad og madpakker i en given periode. 4.8 Automatisk slutafregning Slutafregner alle regnskaber på reservationer som er skrevet ankommet, hvor regnskabet er udlignet og som har afrejsedato dd eller tidligere. Såfremt der er regnskaber, som ikke kan afregnes, enten pga. manglende indbetaling eller manglende varenummer 8000 (antal personer, som tæller statistik) kommer de op ved Automatisk slutafregning på en fejlliste. Bookinger der fremkommer med teksten Overnatninger=0 mangler antal personer i regnskabet. BEMÆRK at automatisk slutafregning bør køres dagligt! 4.9 Debitorliste Viser alle aktuelle åbne fakturaer, hvor der er benyttet funktionen Debitor faktura. Udlignede fakturaer forsvinder automatisk fra denne liste. Vælger man kun at se debitorer med forfaldne poster (= Ja) får man en liste over betalinger, der skulle have været foretaget. Vælger man Nej, får man en liste over det fulde udestående.
Side 46 5. Kalender Kalenderen bruges for at danne et overblik over en given periode. BEMÆRK!!! Kalenderen åbner i et nyt vindue, så man hurtigere kan manøvrere mellem kundebehandling og kalenderen. Det er derfor vigtigt at der ikke er pop up blokering slået til! 5.1 Definition af periodevisning Her kan du vælge mellem at få vist kalenderen oversigten pr. dag, uge, måned eller år.
Side 47 5.2 Definition af indholdsvisning Her har du mulighed for selv at definere, hvilke oplysninger der bliver vist på kalenderen: Der kan vælges mellem: a) Navn (upload tid rimelig lang pga. mange informationer, der skal hentes) b) Kundenummer c) Ankomst/afrejsedato d) Bookingnummer 5.3 Forlænge eller forkorte en booking Sæt flueben i feltet og placer curseren yderst i den ende af bookingen, du ønsker at ændre. Når symbolet fremkommer, kan bookingen forlænges eller forkortes ved at trække med musen. 5.4 Flytte en booking til et andet værelse eller en anden periode Sæt flueben i feltet, klik herefter på den booking, du ønsker at flytte, og flyt den til det ønskede værelse/den ønskede dato.
Side 48 5.5 Kunde- og bookingoplysninger Oplysningsfeltet på hver enkelt kunde/booking kan du få frem ved at holde musen henover bookingen. Boksen indeholder forskellige tillægsoplysninger afhængig af ding egen kalenderopsætning 5.6 Slette booking, flytte booking til anden kunde eller ændre status Det er muligt at slette bookinger, flytte til anden kunde eller ændre status til fx Ankommet : Klik på bookingen i kalenderen og vælg ønskede mulighed.
Side 49 Du kan også springe direkte til kunden i kundebehandling. Klik på den ønskede booking i kalenderen, og klik herefter enten på bookingnummeret eller kundenavnet, for at gå enten direkte til bookingen, eller til kundens stamoplysninger. 5.7 Print eller gem kalenderen Her kan du gemme eller udskrive den del af kalenderen du pt. har vist på skærmen, eller gemme den på din computer til videre forarbejdning.
Side 50 5.8 Definition af værelsesrækkefølge For at få dine værelser vist i en bestemt rækkefølge på kalenderen, kan du oprette en ny profil under Vedligeholdelse i dit system, som du kalder Kalender. Her kan du tilføje dine enheder (værelser) i den rækkefølge du ønsker de skal vises i kalenderen Sørg for, at Brugeren Onlinebooking ikke har adgang til denne profil.
Side 51 Til sidst vælger du profilen kalender på din kalender Dine seneste indstillinger vedr. Visning og Profiler gemmes automatisk, når du lukker kalenderen, og benyttes næste gang du åbner den.
Side 52 6. Økonomi Under din økonomi ikon gemmer sig alle transaktioner som er kommet ind i dit system online. Det gælder både online bookinger og betalinger foretaget via betalingslink sendt til kunden i bekræftelsen. Du kan her følge med i din aktuelle sitesaldo som overføres til din bankkonto hver torsdag. 6.1 Omsætningsstatistik Ved at klikke på ikonet Statistik kan du kan fx vælge at se statistik for en given periode, fordelt på online bookinger/betalingsadviseringer.
Side 53
Side 54 6.2 Transaktionsoversigt Du kan også vælge at se transaktioner fordelt på onlinebookinger/betalingsadviseringer i et bestemt tidsrum. 6.3 Annullering af en online booking Ønsker en kunde at annullere en booking, han har foretaget online skal du i Websuite gøre to ting: 6.3.1: Tilbageføre det betalte beløb minus 100 kr. i afbestillingsgebyr til kundens kort 6.3.2: Annullere selve reservationen af værelset i bookingsystemet 6.3.1 Tilbageførsel af penge Klik på Økonomi-ikonet i venstremenuen Find den aktuelle booking i oversigten (brug evt. sideskift nederst på siden) Klik på møntstakken ud for kundens booking for at starte en anmodning om tilbageførsel Indtast det pågældende beløb fratrukket 100 kr. i afbestillingsgebyr i boksen, der kommer op på skærmen, og klik herefter på Udfør. På oversigten over online-betalinger fremgår nu en postering med kundens navn, kundenummer og bookingnummer med teksten Anmodning om tilbagebetaling og pengene bliver af Compusoft tilbageført til kundens betalingskort
Side 55 6.3.2 Annullering af kundens værelsesreservation Start med at oprette et varenummer med betegnelsen Afbestillingsgebyr (dette gøres kun første gang du laver en tilbagebetaling) Klik på Økonomi-ikonet i venstremenuen Find den aktuelle booking i oversigten og gå til kundens booking ved at klikke på enten bookingnummeret eller hovedet ud for kundens booking (kundens booking kan også søges frem via Kundevedligeholdelse på almindelig vis) Klik dig over på det tilhørende regnskab for kundens booking enten via fanebladet Regnskab eller ikonet Regnskab (har kunden flere bookinger, skal du være opmærksom på at stille dig på det rigtige regnskab) Slet alle poster på kundens regnskab undtaget posterne Internetbetaling og Tilbagebetaling ved at klikke på de pågældende poster én for én og derefter klikke på ikonet Slet postering. Posten administrationsgebyr skal også slettes. Postér nu manuelt på kundens regnskab det oprettede varenummer 230 Afbestillingsgebyr ved at indtaste nummeret i feltet Varenr. og så klikke på ikonet Tilføj postering Når alle poster er slettet fra regnskabet, således at kun posterne Internetbetaling, Tilbagebetaling og så Afbestillingsgebyr står tilbage, vil saldo på kundens regnskab være 0. Gå nu tilbage på kundens booking ved at klikke på fanebladet Booking. Kundens kundetype står som IN (Internet) vælg korrekt kundetype (E eller F) og klik på Gem. Meld herefter kunden ankommet ved at klikke på Meld ankommet Gå tilbage på kundens regnskab ved enten at klikke på ikonet Regnskab eller fanebladet Regnskab Meld kunden afrejst ved at klikke på Meld afrejst Kundens booking er nu slettet fra systemet, og da posterne på regnskabet er blevet slettet, er der ikke blevet registreret antal personer til overnatningsstatistikken og diverse varer som værelset, morgenmad osv. er heller ikke blevet registreret på varestatistikken. Eneste registrering på varestatistikken er på varenummer 230 Afbestillingsgebyr, og du vil ved at trækken en varestatistik for en given periode kunne se, hvor meget du har omsat for på afbestillingsgebyrer. 7. Help Desk For at kunne benytte CompuSofts Help Desk, er det vigtigt at dine browserindstillinger er sat korrekt op. Åben ikonet Funktioner i din browser, og klik herefter på Internetindstillinger
Side 56 Vælg fanen Sikkerhed og klik på Websteder du har tillid til, og herefter på Websteder Indsæt teksten http://helpdesk.compusoft.dk/, fjern fluebenet i den nederste boks, før du klikker på Tilføj. Du har nu adgang til CompuSofts Help Desk, hvis du mangler password kan dette fås ved henvendelse på sekretariatet.
Side 57
This document was created with Win2PDF available at http://www.win2pdf.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only. This page will not be added after purchasing Win2PDF.