Kvalitetsprocedure Risikobaseret tilsyn - generelt Kvalitetsprocedure RT-1 Anvendelsesområde: Risikobaseret tilsyn Ansvarlig enhed: AFC, Metoder og virkemidler Ikrafttræden: 1. januar 2012 Senest revideret: 13. december 2018 Udtagelse til det risikobaserede tilsyn Arbejdstilsynet udvælger virksomheder til risikobaseret tilsyn på baggrund af en indeksmodel. Modellen indeholder en række parametre, der tilsammen identificerer de virksomheder, hvor det forventes, at der er størst risiko for problemer med arbejdsmiljøet. Arbejdstilsynet udtager også virksomheder på baggrund af en stikprøve. Desuden kan virksomheder blive udtaget manuelt fx på baggrund af en konkret begrundet mistanke. Virksomheder, der udtages til risikobaseret tilsyn via indekset eller via stikprøven, bliver udtaget løbende henover året og digitalt varslet, hvorefter de risikobaserede besøg bliver planlagt. Virksomheder der udtages manuelt, kan ligeledes udtages løbende hen over året. (Læs mere her: Det risikobaserede tilsynsbesøg hos jer) For det risikobaserede tilsyn gælder: A Alle j-enheder kontaktes som hovedregel minimum 1 måned før tilsynet. P-enhedens arbejdsmiljø skal gennemgås med fokus på de væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der er relevante for branchen, herunder de prioriterede områder. Risikobaseret tilsyn gennemføres som et uanmeldt tilsyn. P-enheder, der ikke skal have risikobaseret tilsyn, er bl.a.: Hvis p-enheden har et anerkendt arbejdsmiljøcertifikat Hvis der på p-enheden udføres arbejde for en arbejdsgiver, men arbejdet alene udføres 1) i arbejdsgiverens private husholdning (fx au pair), eller arbejde, 2) der udelukkende udføres af medlemmer af arbejdsgiverens familie, som hører til dennes husstand samt 3) egentlig militærtjeneste. P-enheder med under 1 årsværk ansat på udtagelsestidspunktet Partsaftaler Du skal ikke føre tilsyn med områder, hvor der er indgået en anerkendt aftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager - en såkaldt partsaftale. Dette følger af 72b i arbejdsmiljøloven. For uddybning om partsaftaler, kan du læse supplerende retningslinjer RT-13 om aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn. 1
Automatisk digital varsling til den juridiske enhed minimum 1 måned før tilsyn Forud for tilsyn vil ATIS som hovedregel automatisk sørge for, at der sendes et varslingsbrev til den juridiske enhed minimum 1 måned før det risikobaserede tilsyn. Der vil dog være situationer, hvor den tilsynsførende gennemfører et risikobaseret tilsyn, uden at den juridiske enhed er blevet kontaktet inden. Se afsnit om gennemførelse af risikobaseret tilsyn uden forudgående kontakt. Varslingsbrevet sendes til den juridiske enheds e-boks. Når varslingsbrevet er sendt, opretter ATIS automatisk en tilsynssag for hver produktionsenhed, som skal have risikobaseret tilsyn. Det er via ruteplanlægningen, at tidspunktet for besøget fastsættes, og den tilsynsførende bliver tilknyttet besøget og tilsynssagen. Virksomheden har via et link i varslingsbrevet mulighed for at sende besked til Arbejdstilsynet, hvis de ikke har ansatte, eller hvis de har særlige åbningstider eller lukkeperioder. Beskeden registreres automatisk i ATIS. Planlægningen af besøget vil automatisk tage højde for den information, som virksomheden har sendt til Arbejdstilsynet, fx vil ruteplanlægningen automatisk sørge for, at besøget fastsættes i virksomhedens arbejdstid. Hvis virksomheden foretager en registrering efter, at besøget er planlagt og eksporteret til den tilsynsførende, får virksomheden besked om at ringe til Arbejdstilsynet. I de tilfælde hvor virksomheden oplyser om, at den ikke har ansatte sender ATIS automatisk en besked til virksomheden om, at det risikobaserede tilsyn vil blive aflyst. Callcentrets opgave før det risikobaserede tilsyn Virksomheden har også mulighed for at ringe til Arbejdstilsynet og give besked om, hvorvidt de har ansatte, særlige arbejdstider eller lukkeperioder. Callcentret skal i den forbindelse registrere disse oplysninger i Tilbagemelding Varsling. Planlægningen af besøget vil derefter automatisk tage højde for den information, som virksomheden har sendt til Arbejdstilsynet, fx vil ruteplanlægningen automatisk sørge for, at besøget fastsættes i virksomhedens arbejdstid. Hvis virksomheden ringer til Arbejdstilsynet efter, at besøget er planlagt og eksporteret til den tilsynsførende skal opdateringen af besøget ske manuelt af ruteplanlæggerne. Hvis der er fejl i virksomhedens navn og adresse, skal callcentrets medarbejder henvise virksomheden til at ændre disse oplysninger i CVR via virk.dk, hvor virksomheden også kan ændre eventuelt forkerte brancheoplysninger. Hvis virksomheden har et anerkendt arbejdsmiljøcertifikat, skal callcentrets medarbejder henvise virksomheden til deres certificeringsorgan og bede dem sende en kopi af certifikatet til Arbejdstilsynet. 2
Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af risikobaseret tilsyn Proces for at kontakte bygge- og anlægsvirksomheder og rengøringsvirksomheder med 10 eller flere ansatte forud RT Tilsynssupporteren har en særlig opgave med at kontakte større bygge- og anlægsvirksomheder og rengøringsvirksomheder. Tilsynssupporten skal afdække adresser på deres byggepladser/midlertidige arbejdssteder. Se kvalitetsprocedure for RT-2 om risikobaseret tilsyn på større bygge- og anlægsvirksomheder og rengøringsvirksomheder. Tilsynssupporterens opgaver i forbindelse med risikobaseret tilsyn uden forudgående kontakt/manuelt udtag af virksomheder Hvis den tilsynsførende ringer hjem for at få at vide, om det er muligt at udtage en p-enhed manuelt, skal du gå ind i virksomhedsskærmbilledet og oprette besøget der. Når du opretter besøget, vil ATIS undersøge, om virksomheden må udtages til et risikobaseret tilsyn. P-enheder, der udtages manuelt, er p-enheder, der ikke i forvejen er udtaget til risikobaseret tilsyn. Såfremt den pågældende p-enhed er udtaget til risikobaseret tilsyn, er der mulighed for at fremrykke gennemførelsen af risikobaseret tilsyn. Ved klage over arbejdsmiljø vil du, hvis forudsætningerne for at udføre et risikobaseret tilsyn er til stede, blive spurgt, om besøget skal udføres som et risikobaseret tilsyn i stedet for et detailtilsyn. Det samme vil gøre sig gældende, når en ulykke kvoteres til besøg. Tilsynssupporterens opgaver i forbindelse med risikobaseret tilsyn med forudgående kontakt/manuelt udtag af virksomheder Hvis en virksomhed udtages manuelt på baggrund af en erhvervssygdom skal du følge retningslinjerne i kvalitetsproceduren G-102 om udvælgelse af virksomheder ud fra anmeldte erhvervssygdomme. Den tilsynsførendes forberedelse af risikobaseret tilsyn ViVi Inden tilsynet skal du orientere dig i ViVi om den p-enhed, du skal føre tilsyn med, herunder om den er under skærpet tilsyn som følge af et forbud afgivet på detailtilsyn. Af ViVi fremgår alle sager, ulykker og der vises de sidste 10 besøg pr. side på p-enheden. Det vil fremgå af ViVi, hvis det risikobaserede tilsyn er trådt i stedet for et skærpet tilsyn (se nærmere under afsnit om Gennemførelse af tilsyn med p-enheder under skærpet tilsyn ). I disse tilfælde vil virksomheden have fået et forbud umiddelbart forud for det risikobaserede tilsyn. Det betyder, at du skal orientere dig om forbuddet og det evt. midlertidigt og skiftende arbejdssted, hvor forbuddet blev afgivet, fx på en byggeplads. Det vil også fremgå af ViVi om virksomheden er udtaget til risikobaseret tilsyn på baggrund af en erhvervssygdom. Inden tilsynet skal du orientere dig i den mail, du har modtaget om besøget, hvor det fremgår, hvilke anmeldelser af erhvervssygdomme, der har ført til, at virksomheden er udvalgt til tilsyn. Faglig forberedelse Du skal orientere dig i følgende: 3
Den/de relevante arbejdsmiljøvejvisere, der dækker den p-enhed, hvor du skal på tilsyn Kvalitetsproceduren om dialog Kvalitetsproceduren om mere vejledning til små virksomheder Kvalitetsproceduren om tilsyn med rygeregler efter lov om røgfri miljøer Retningslinjer for bagatelgrænser Instruks om tilsyn med nyansatte Instruks om sundhedsfremme Relevante spørgeguider til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø og At-intern instruks nr. IN-4-1 om Arbejdstilsynets tilsyn om psykisk arbejdsmiljø. Afklaringsværktøjet indenfor ulykker og afklaringsværktøjet inden for ergonomi. Du skal orientere dig i følgende, hvis det er relevant: Kvalitetsproceduren om skærpet tilsyn Kvalitetsproceduren om udvælgelse af virksomheder til tilsyn ud fra anmeldte erhvervssygdomme. Alle P-enhedens anmeldte erhvervssygdomme kan slås op i ATIS i virksomhedspanelet. Vil fremgå af et link OBS Erhvervssygdomme. Du skal sørge for at have følgende materialer med på tilsyn: Underretningsblanket Relevante tjekskemaer fx tjekskema ved strakspåbud og forbud pga. grove overtrædelser. Telefonisk kontakt til p-enheder inden risikobaseret tilsyn Du må tage telefonisk kontakt inden tilsynet påbegyndes i følgende situationer: Bygge- og anlægsbranchen og rengøringsbranchen. P-enheder med 1-9 ansatte Bygge- og anlægsbranchen og rengøringsbranchen. P-enheder med 10 eller flere ansatte, hvis besøget er markeret som spjældarbejde, eller at tilsynssupporten har skrevet at virksomheden skal kontaktes inden besøget. Transport af gods og transport af passagerer, UNDTAGEN følgende underbrancher, Søog kysttransport af gods, Lufttransport af gods, Oplagrings- og pakhusvirksomhed, Stationer, godsterminaler mv., Drift af betalingsveje, -broer og -tunneler, Erhvervshavne, Bugserings-, bjærgnings- og redningsvæsen mv., Serviceydelser i forbindelse med luftfart, Godshåndtering, Ruteflyvning, Charter- og taxiflyvning. 4
Dagplejere, hvor arbejdet foregår i private hjem. P-enheder, der er registreret med et ukendt antal ansatte Sæsonbetonede virksomheder indenfor branchegrupperne: Hotel, restauration, kultur og underholdning samt P-enheder beliggende på mindre øer uden broforbindelse, fx Læsø, Anholt og Fanø Formålet med den telefoniske kontakt er bl.a. at finde ud af, hvor de ansatte udfører arbejde eller hvad deres arbejdsskema er. Ved den telefoniske kontakt skal du bede om at få oplyst 3-4 arbejdssteder, hvor der arbejdes de næste uger. Du må ikke oplyse, hvornår det risikobaserede tilsyn gennemføres på p-enheden, da besøget fortsat skal være uanmeldt. Der henvises i øvrigt til RT-7 brancher med midlertidige og skiftende arbejdssteder. Situationer hvor risikobaseret tilsyn gennemføres på baggrund af manuelt udtag af virksomheder I særlige tilfælde kan der gennemføres risikobaserede tilsyn på virksomheder, der udtages manuelt. 1. I følgende situationer kan en virksomhed udtages manuelt uden forudgående kontakt: Hvis den tilsynsførende før et tilsyn eller i forbindelse med tilsyn på en virksomhed får en konkret begrundet mistanke om, at der kan være tale om en overtrædelse af arbejdsmiljøloven på en anden virksomhed. Dette kan fx forekomme ved tilsynsbesøg på en transportcentral, hvor der arbejder forskellige vognmænd. Når den tilsynsførende undersøger en anmeldt arbejdsulykke, kan et risikobaseret tilsynsbesøg gennemføres i forlængelse af ulykkesundersøgelsen uden forudgående kontakt. I praksis vil det afhænge af din konkrete vurdering, om dette er hensigtsmæssigt. Når den tilsynsførende undersøger en klage over arbejdsmiljøet, kan tilsynsbesøget gennemføres som et risikobaseret tilsynsbesøg uden forudgående kontakt. Hvis den tilsynsførende på tilsynet opdager, at virksomheden har skiftet CVR-nr. Tilsynet skal kun udføres, hvis virksomheder har givet accept til det. Hvis flere af virksomhedens produktionsenheder ligger på flere nærtliggende adresser men reelt udgør én virksomhed. Tilsynet kan kun udføres, hvis virksomheden har givet accept til det. P-enhederne skal ligge inden for ca. 10 min. kørsel i bil fra hinanden. Hvis mere end én produktionsenhed deler fysisk adresse, og der er åbenbare arbejdsmiljøog ledelsesmæssige ligheder mellem de forskellige produktionsenheder. Tilsynet skal kun udføres, hvis virksomhederne har givet accept til det. Hvis du vælger at udføre det risikobaserede tilsyn, skal du forinden ringe til tilsynssupporteren for at finde ud af, om det er muligt at udtage virksomheden manuelt eller gennemføre risikobaseret tilsyn tidligere end det oprindeligt var planlagt (indenfor det pågældende kvartal), dvs. fremrykke det pågældende risikobaserede tilsyn. Hvis du ønsker at udføre risikobaseret tilsyn med så mange p-enheder, at besøgene vil strække sig over flere dage, skal der også rettes kontakt til tilsynschefen, der vurderer fx kørsels- og andre planlægningsmæssige konsekvenser af dette. 5
Endelig kan virksomheder efter en konkret vurdering udtages administrativt til risikobaseret tilsyn. 2. I den følgende situation kan en virksomhed udtages manuelt med forudgående kontakt Når virksomheden er udtaget på baggrund af en erhvervssygdom, skal den varsles digitalt. Virksomhederne udtages på baggrund af en oversigt over erhvervssygdomme, der sendes to gange årligt til tilsynscentrene fra Analyse og data. Gennemførelse af risikobaseret tilsyn Legitimation Du skal uopfordret vise legitimation for, at du kommer fra Arbejdstilsynet ved uanmeldte besøg. Legitimationen kan bestå i, at du bærer Arbejdstilsynets logo synligt på fx tøj eller hjelm, eller du kan have dit legimitationskort hængende synligt fra dit tøj. Besøgets indledning Du skal i videst muligt omfang i kontakt med både ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Kan du ikke få kontakt med en af parterne, bør du gennemføre tilsynet alligevel. Det gælder også ved del af risikobaseret tilsyn på skiftende arbejdssteder, og herunder i forbindelse med besøg på sådanne arbejdssteder som følge af skærpet tilsyn. Du skal udlevere en underretningsblanket til p-enheden jf. retssikkerhedsloven og orientere om blankettens indhold. På offentlige p-enheder har du ikke pligt til at udlevere underretningsblanketten. Er du i tvivl om, hvorvidt p-enheden er offentlig eller ej, skal du udlevere blanketten. Gennemføres der del af RT i forbindelse med en privatbolig har du kun ret til adgang, hvor arbejdet udføres og du skal her informere borgeren om tilsynet og vedkommende skal have lejlighed til at komme med indsigelser. Husk altid at aflevere den grønne underretningsblanket til borgeren. Er borgeren ikke tilstede afleveres den fx i postkassen. Se yderligere i kvalitetsprocedure G-001 om tilsyn med arbejde i arbejdsgivers, ansattes eller andres private bolig. Du skal ved tilsynets start overveje, om der skal holdes et indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter med henblik på at planlægge, hvorledes tilsynet skal gennemføres samt evt. afdække elementer af egenindsatsen (AMO, APV mv.). Det vil også være en god idé at påbegynde afdækningen af det psykiske arbejdsmiljø på mødet (se nedenfor om afdækning af det psykiske arbejdsmiljø). I de tilfælde, hvor p-enheden er sammenfaldene med j-enheden kontrolleres den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Hvis virksomheden spørger til, hvorfor den er udtaget? Hvis virksomheden spørger, hvorfor den er udtaget til tilsyn, skal du forklare, at Arbejdstilsynet gennemfører et såkaldt risikobaseret tilsyn på en stor del af de virksomheder, der har mindst 1 årsværk ansat, inden udgangen af 2019. Arbejdstilsynet prioriterer tilsynsindsatsen således, at vi kommer oftere på de virksomheder, som forventes at have problemer med arbejdsmiljøet. Det betyder, at Arbejdstilsynet kommer på besøg igen, hvis der på besøget bliver truffet afgørelser om materielle forhold og/eller givet vejledning om psykisk arbejdsmiljø. Der vil som hovedregel gå 1 til 2 år før Arbejdstilsynet kommer igen, men der kan også gå kortere tid. Hvis virksomheden har fået 5 eller flere påbud om arbejde med kemiske belastninger, vil arbejdstilsynet komme igen efter 6-12 måneder. 6
Afdækning af egenindsatsen Du skal altid afdække egenindsatsen på risikobaseret tilsyn. Kontrolniveauet for egenindsatsen fremgår af de supplerende RT-8 Kontrol af egenindsats. Afdækning af det psykiske arbejdsmiljø Du skal altid afdække det psykiske arbejdsmiljø på risikobaseret tilsyn. Almindeligvis vil du i første omgang indhente data om virksomhedens psykiske arbejdsmiljø fra følgende kilder: Indledende møder med ledelse og arbejdsmiljøorganisation. Virksomhedens egne skriftlige materialer, fx arbejdspladsvurdering. Du har som tilsynsførende ret til at få udleveret tilgængelig dokumentation, jf. 76, stk. 5, i arbejdsmiljøloven. Det betyder, at du har ret til at få udleveret virksomhedens egne skriftlige materialer. Det du ser på en rundgang. Samtaler, du fører med ansatte og ledelse i forbindelse med rundgangen. Du har ret til at tale med ansatte, uden at andre er til stede, jf. 76, stk. 6, i arbejdsmiljøloven. Bestemmelsen omfatter alle former for samtaler med ansatte undtagen planlagte og aftalte gruppesamtaler med ansatte. Forhåndsviden fra fx klager over arbejdsmiljøet og anmeldte arbejdsulykker og erhvervssygdomme. Det er typisk fra disse kilder til data, at der kan vise sig tegn på problemer i det psykiske arbejdsmiljø. På denne baggrund kan du vurdere, at der skal gennemføres udvidet dataindsamling. Udvidet dataindsamling Når du vurderer, at der er behov for at gennemføre en udvidet dataindsamling for at afdække en virksomheds psykiske arbejdsmiljø, kan du bruge en eller flere af følgende dataindsamlingsmetoder: Planlagte og aftalte samtaler med enkeltpersoner. Når det gælder planlagte og aftalte samtaler med enkelte ansatte, har du har ret til at gennemføre disse samtaler, uden at andre er til stede, jf. 76, stk. 6, i arbejdsmiljøloven. Arbejdstilsynet har dog altid ret til at tale med ansatte uden at andre er til stede, også uden at det er planlagt eller aftalt. Planlagte og aftalte gruppesamtaler. Når det gælder planlagte og aftalte gruppesamtaler med ansatte kan du gennemføre disse samtaler, når det er konkret arbejdsmiljøfagligt begrundet. Det vil sige, når du har en indikation af, at der er problemer i det psykiske arbejdsmiljø, og du samtidigt vurderer, at gruppesamtaler med ansatte vil være bedst egnede til at afdække problemerne. En repræsentant for ledelsen har ret til at være til stede under samtalerne, medmindre du vurderer, at der er risiko for, at formålet med gruppesamtalen derved forspildes. Dette følger af 76, stk. 7, i arbejdsmiljøloven. Du skal oplyse ledelsen om, at en repræsentant for ledelsen som udgangspunkt har ret til at være til stede under samtalerne. Observationer. Spørgeskemaer. Ledelsens og de ansattes accept er nødvendig, hvis du bruger spørgeskemaer, som de ansatte skal udfylde. Ledelsen skal således give sit samtykke til, at du bruger metoden. Spørgeskemaer benyttes kun i sjældne tilfælde. 7
De fire dataindsamlingsmetoder er nærmere beskrevet i Instruks IN-4-1 om Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø, bilag 1 om udvidet dataindsamling. Data fra gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt øvrige data fra Arbejdstilsynets afdækning, herunder fra observationer, skal du altid præsentere for ledelsen før det afsluttende møde. Data skal præsenteres i anonymiseret form, som følge af den særlige tavshedspligt, jf. 79, stk. 2 i arbejdsmiljøloven. Du skal desuden tale med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i dine samtaler med ansatte for at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv indgår i den samlede vurdering af arbejdsmiljøet i virksomheden. Gennemgang af p-enhedens arbejdsmiljø Du skal gennemgå hele p-enhedens arbejdsmiljø med fokus på de væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der er relevante for branchen, herunder de prioriterede områder. Du kan ved gennemgangen med fordel anvende den eller de brancheundervisningsnotater (BUNnotater), der dækker p-enhedens arbejdsområde, afklaringsværktøjer samt spørgeguider til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Ved p-enheder med forskellige funktioner fx administration, kantine og produktion, vedligeholdelse, rengøring, aften- og natarbejde, udekørende, unge om eftermiddagen mv. kan de største arbejdsmiljøproblemer ofte findes hos et mindretal af de ansatte. Du skal sikre dig, at disse funktioner indgår i tilsynet. Gennemførelse af tilsyn med p-enheder under skærpet tilsyn Hvis en virksomhed får et forbud og dermed skal have et skærpet tilsyn, vil ATIS automatisk konvertere det skærpede tilsyn til et risikobaseret tilsyn, i de tilfælde hvor p-enheden allerede er digitalt varslet til risikobaseret tilsyn. Det risikobaserede tilsyn vil automatisk blive planlagt til gennemførelse inden der er gået 4 uger efter tilsynsdatoen, hvor forbuddet blev afgivet. Ved kortvarigt arbejde autogenereres tilsynet, så det skal gennemføres indenfor nogle dage. Hvis forbuddet er afgivet på et midlertidigt eller skiftende arbejdssted (fx en byggeplads), vil der automatisk blive oprettet et del af RT på dette arbejdssted. Den tilsynsførende skal som led i det risikobaserede tilsyn føre tilsyn med dette arbejdssted. Formålet hermed kan ses af kvalitets-procedure DT-14 om skærpet tilsyn. Den tilsynsførende kan påbegynde tilsynet ved først at gennemføre det autogenerede del af RT, som oprettes på arbejdsstedet, hvor forbuddet blev afgivet. Gennemførelse af tilsyn med p-enheder med erhvervssygdomme Hvis virksomheden er udtaget på baggrund af erhvervssygdomme skal du også have fokus på de arbejdsmiljøproblemer, der fremgår af anmeldelserne. Gennemførelse af tilsyn på p-enheder omfattet af koordineret indsats mellem AT og BFA Det vil fremgå af brancheundervisningsnotaterne, om virksomheden er omfattet af koordineret indsats, og hvad fokusområderne er. Hvis virksomhederne er omfattet af den koordinerede indsats skal du føre tilsyn med de udvalgte fokusområder i den pågældende branche. De udvalgte fokusområder er det, du først og fremmest går efter, men du skal som vanligt føre tilsyn med de væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der er relevante for branchen, herunder de prioriterede områder. Du skal oplyse p-enheden om de aktiviteter, der iværksættes af BFA. 8
Gennemførelse af tilsyn med p-enheder med over 500 ansatte Ved gennemførelse af tilsyn med p-enheder med over 500 ansatte skal det sikres, at p- enhedens arbejdsmiljø afdækkes i et repræsentativt omfang. Den ansvarlige tilsynschef inddrages i planlægningen af tilsynet med mindre andet fremgår af et brancheundervisningsnotat. Det vil være relevant inden tilsynet (eller i løbet af tilsynsforløbet) at afklare, hvilke afdelinger den enkelte tilsynsførende skal gennemgå. Det kan også være nødvendigt at aftale, hvilke arbejdsmiljøområder den enkelte tilsynsførende skal se på. Ved eventuelle senere risikobaserede tilsyn tilstræbes at også andre dele af virksomheden end de tidligere besøgte, bliver besøgt. Ved tilsynet med den store p-enhed skal det tilstræbes, at den/de tilsynsførende afholder et indledende møde med ledelse og arbejdsmiljørepræsentanter. På mødet skal det aftales, hvordan tilsynet skal gennemføres. Hvis det skønnes nødvendigt, kan der afholdes et afsluttende møde, hvor den øverste ledelse præsenteres for Arbejdstilsynets reaktioner. Vedrørende bindende forhåndsbesked Hvor det er relevant skal du oplyse virksomhederne om muligheden for at få bindende forhåndsbesked fra Arbejdstilsynet forud for en arbejdsmiljøinvestering, så virksomheden kan spare ressourcer. Det kan fx indebære, at en virksomhed kontakter Arbejdstilsynet forud for nedrivning af en bygning, for at få afklaret, hvordan arbejdet skal udføres for at leve op til arbejdsmiljøreglerne. En bindende forhåndsbesked betyder, at Arbejdstilsynet ikke kan stille flere krav, hvis arbejdet udføres i overensstemmelse med forhåndsbeskeden. Se endvidere her Udfaldet af tilsynet Konstaterer du arbejdsmiljøproblemer på p-enheden, har du følgende reaktionsmuligheder: Forbud Strakspåbud (Du skal være opmærksom på instruks IN-18-10 om anvendelse af strakspåbud og kvalitetsproceduren 'G-207 om anvendelse af forbud og strakspåbud ) Påbud med frist Undersøgelsespåbud ( 21 påbud) Rådgivningspåbud Vejledning Afgørelse uden handlepligt For tidsfrister for efterkommelsen af evt. påbud se kvalitetsprocedure G-202 om afgørelser. For uddybning af Arbejdstilsynets reaktionsformer se de supplerende retningslinjer for reaktioner G-201 om reaktioner til virksomheden. Du skal være opmærksom på hhv. høring på stedet og skriftlig høring. Se kvalitetsproceduren G- 203 om høring og besøgsrapport. For indberetning af CE-mærket produkter se kvalitetsprocedure RT-14 om indberetning. Afslutning af det risikobaserede tilsyn Afslutningsvis skal du orientere repræsentanten(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(r) / repræsentanten(r) for de ansatte om udfaldet af tilsynet, herunder hvorvidt Arbejdstilsynet påtænker at afgive reaktioner. 9
Hvis du er i tvivl om en afgørelse og ønsker at vende problematikken med en kollega eller en chef, skal du efterfølgende ringe besked til p-enheden, hvor du oplyser, om du fremsender en afgørelse på området eller ej. Træffer du en afgørelse, skal du gøre p-enheden opmærksom på, at der skal meldes tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan problemet er løst, inden fristen for tilbagemelding er udløbet. Du skal oplyse p-enheden om, hvilken smiley den får på Arbejdstilsynets hjemmeside. Du skal være opmærksom på, at p-enheden kan have en negativ smiley fra et andet tilsyn, der stadig gælder. Du skal oplyse p-enheden om, at j-enheden inden 14 dage vil modtage et brev via Digital Post med resultatet af tilsynet og eventuelle reaktioner.. Det er tilsynssupporten, der sender brevet via ATIS til virksomheden via Digital Post. Du skal udfylde besøgsrapporten, aflevere den til p-enheden og orientere om indholdet. Se de supplerende retningslinjer for G-203 Høring og besøgsrapport. Er besøgsrapporten ikke blevet afleveret ved tilsynet, skal den sendes efterfølgende. Hvor mange tilsynsforsøg skal du bruge? Efter at tilsynssupporten har ringet, kan der stadig være situationer, hvor du ikke kan komme i kontakt med p-enheden. I disse situationer skal du gøre følgende: Hvis du som tilsynsførende ikke er kommet i kontakt med p-enheden, efter du har forsøgt at træffe den på hjemadressen og har ringet til p-enheden, kan du betragte tilsynet som opgivet. Hvis du er overbevist om, at p-enheden eksisterer, kan du forsøge at kontakte p-enheden to gange. Hvis du overbevidst om, at der foregår arbejde/p-enheden eksisterer, skal du udtage virksomheden til del af RT. I disse tilfælde, skal du oprette et nyt besøg med besøgstypen: Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn. Der skal ikke sendes besked til en j-enhed, hvis p-enheden/enhederne ikke har fået tilsyn. Udtagelse til supplerende tilsyn med besøgstypen "Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn" Hvis det efter en konkret vurdering ikke kan lade sig gøre at afdække arbejdsmiljøet i løbet af ét besøg, vil det risikobaserede tilsyn kunne fortsættes en anden dag, evt. over flere dage. I disse situationer vil virksomheden få et Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn. P-enheden kan udtages til endnu et besøg, når: Der er tale om et fagligt kompliceret arbejdsmiljøproblem, som det ikke er muligt for den tilsynsførende at afdække. Det kan være inden for alle områder. Det ikke er praktisk muligt at få afdækket arbejdsmiljøproblemet på grund af forhold i virksomheden. Nedenstående er eksempler på sådanne forhold: o Virksomhedens størrelse. Virksomheden kan være så stor, at det ikke er muligt at afdække hele virksomhedens arbejdsmiljø på ét besøg. o De relevante personer er ikke til stede. o Den arbejdsproces, der skal vurderes, foregår ikke på tidspunktet for tilsynsbesøget, og du vurderer som tilsynsførende, at der kan være arbejdsmiljøproblemer i forbindelse med arbejdsprocessens udførelse, som ikke kan vurderes alene ved at tale med ansatte og ledelse. 10
o Nogle arbejdsmiljøproblemer kan være tidsmæssigt krævende at afdække, fx EGA, uhensigtsmæssige arbejdsstillinger, indsamling af data om løftefrekvens og byrder fordelt hen over dagen, komplekse kemiske problemstillinger og psykisk arbejdsmiljø. o Ved skiftende arbejdssteder, hvor arbejdsstederne ligger et andet sted end j-enheden. P-enheden udtages altid til et del af RT, når der er tale om et risikobaseret tilsyn, som træder i stedet for et skærpet tilsyn og hvor forbuddet er afgivet på et midlertidigt og skiftende arbejdssted (fx en byggeplads). I disse tilfælde skal der også føres tilsyn på det arbejdssted, hvor forbuddet er afgivet. Det risikobaserede tilsynsforløb kan som hovedregel maksimalt strække sig over 8 uger. I helt særlige tilfælde er det dog muligt at afslutte det risikobaserede tilsyn efter 8 uger. Det kan være i situationer, hvor det ikke er muligt indenfor 8 uger at få lavet en aftale med virksomheden, hvor den tilsynsførende kan gennemføre de relevante observationer og/eller indsamle relevante data. Det kan være ved: Afdækning af psykisk arbejdsmiljø eller andre komplicerede arbejdsmiljøproblemstillinger Ved afdækning af store og komplekse virksomheders arbejdsmiljø Hvis der afholdes længerevarende ferie på virksomheden fx skolernes sommerferie eller ved sæsonbetonede virksomheder Hvis ledelsen/medarbejder repræsentanten ikke er til stede i virksomheden i en længere periode, eller hvis andre organisatoriske rammer spiller ind Hvis det på baggrund af ovenstående ikke har været muligt at afslutte det risikobaserede tilsyn indenfor 8 uger, må tilsynsforløbet maksimalt strække sig til 4 måneder. Bl.a. fordi mangepåbud, skal basere sig på et sammenhængende tilsynsforløb. Er det risikobaserede tilsyn ikke afsluttet efter 4 måneder, må det resterende arbejdsmiljø afdækkes på et efterfølgende detailtilsyn. Du skal på tilsynet aftale dato og klokkeslæt for det efterfølgende risikobaserede tilsyn, hvis det er dig selv, som skal gennemføre tilsynet og registrere det i ViVi. Hvis virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg sender tilsynssupporteren et brev eller mail med de efterspurgte oplysninger til virksomheden. Såfremt det er en anden tilsynsførende, der skal gennemføre et evt. supplerende besøg, overgives oplysninger internt i tilsynscentret fra tilsynsførende fx via mail, samtale mv. Den nye tilsynsførende skal kontakte virksomheden mhp. at aftale dato og tidspunkt for det supplerende besøg. Virksomheden ønsker at klage over en afgørelse eller AT Du skal nævne det i afgørelsen i vejledningsafsnittet, hvis p-enheden under besøget giver udtryk for at ville klage over en afgørelse eller AT, og hvad virksomheden skal gøre i den anledning. Se i øvrigt navigationsseddel 9.13 til 9.17. Videregivelse af oplysninger til anden myndighed Hvis du som tilsynsførende bliver opmærksom på forhold, der giver anledning til mistanke om overtrædelse af andre regler, end de Arbejdstilsynet fører tilsyn med, skal du tage kontakt til en tilsynschef i dit tilsynscenter og forklare, hvad der er konstateret. Det er tilsynschefens ansvar at sikre, at oplysningerne videregives til den relevante myndighed, herunder ansvar for, at der sker en registrering i ViVi. 11
Proceduren for videregivelse af oplysninger er beskrevet i Kvalitetsprocedure G-302 Indberetning til andre myndigheder, herunder indikatorer på menneskehandel til tvangsarbejde. Opgaver for den tilsynsførende efter tilsynet Afrapportering af tilsynet i ViVi og ATIS Du skal registrere resultatet af tilsynet i ViVi på besøgsdagen og i ATIS inden for 14 dage efter tilsynet af hensyn til bl.a. smileyvisningen. Hvis virksomheden er under skærpet tilsyn skal besøget afrapporteres hurtigst muligt af hensyn til visningen på hjemmesiden af, at virksomheden er under skærpet tilsyn. Når det risikobaserede tilsyn er helt afsluttet, skal j-enheden senest 14 dage efter tilsynet have modtaget et brev via Digital Post om resultatet af tilsynsforløbet. Registreringer efter telefonisk kontakt til p-enheder inden for udvalgte brancher Hvis du har ringet til virksomheden (kun udvalgte brancher) inden tilsynet skal feltet Ringet til virksomhed sættes til ja, når det risikobaserede tilsyn afrapporteres i ATIS. Har du ikke ringet eller først ringet, da du stod på virksomheden, skal feltet Ringet til virksomhed sættes til nej. Hvis du ved opringningen hjemmefra, til en virksomhed i én af de udvalgte brancher, får at vide, at der ikke er ansatte på virksomheden, skal du afvise besøget og give besked til tilsynssupporten, som aflyser besøget med årsagen Ingen ansatte (Besøget tæller ikke for et tilsyn). Der skal ikke registreres tid, og der skal ikke foretages en tilsynsafrapportering i besøgsrapporteringen. Hvis du er på virksomhedsadressen (og evt. ringer) og får at vide, at der ikke er ansatte på virksomheden, skal du sætte besøget til forsøgt besøgt med årsagen Ingen ansatte. Der skal registreres tid på besøget. Der blev ikke afgivet reaktioner Hvis besøget ikke gav anledning til reaktioner, skal du registrere tilsynet som udført, herunder hvem du har talt med og dit eget tidsforbrug. Hvis der har været flere tilsynsførende med på tilsynet, skal også deres tidsforbrug registreres. Afslutning og afrapportering Når du har færdiggjort de enkelte reaktioner fra besøget, skal du færdigmelde dem. Din supporter overtager dokumenterne, og gør dem klar til afsendelse. Evt. tjekskema ved strakspåbud og forbud for grove overtrædelser skal du registrere i ATIS. P-enheden havde et arbejdsmiljøcertifikat Hvis p-enheden havde et gyldigt anerkendt arbejdsmiljøcertifikat, afrapporteres tilsynet ved at sætte besøget til forsøgt besøgt med årsagen Certificeret. Hvis tilsynet blev opgivet ved besøget I de tilfælde hvor du er kørt ud til virksomheden, men hvor tilsynet ikke kan gennemføres, skal besøget sættes til forsøgt besøgt med en af følgende årsager: 12
Ingen ansatte. Husk at registrere den brugte tid. Ophørt/nedlagt. Husk at registrere den brugte tid. Lovens udvidede område. Virksomheden beskæftiger alene ansatte, der hører under lovens udvidede område. Husk at registrere den brugte tid. Certificeret. Virksomheden har erhvervet et arbejdsmiljøcertifikat. Husk at registrere den brugte tid. Produktionsenheden har skiftet ejer. Husk at registrere den brugte tid. Umulig at træffe - sagen afsluttes. Bruges, hvor der ikke er opnået kontakt med virksomheden, og hvor der ikke skal udtages til nyt besøg. Husk at registrere den brugte tid. Udtages til nyt. Bruges, hvor der ikke er opnået kontakt med virksomheden, og hvor der skal udtages til nyt besøg. Husk at registrere den brugte tid. Fejloprettet. Bruges i de tilfælde, hvor det konstateres at besøget er fejloprettet, og hvor ingen af de øvrige årsager passer til situationen Årsagen. Ingen overtrædelser konstateret skal ikke anvendes ifbm. risikobaseret tilsyn. I de tilfælde, hvor du ikke er kørt ud til virksomheden, men hvor du på forhånd har viden om, at besøget ikke kan gennemføres, sættes besøget til Aflyst. Registrering af flere besøg Besøges p-enheden flere gange, skal du oprette et nyt / flere nye besøg i besøgsrapporteringen, der registreres som Risikobaseret tilsyn, del af risikobaseret tilsyn. Det kan eksempelvis være aktuelt ved tilsyn med psykisk arbejdsmiljø, som ikke kan afsluttes ved et besøg. På hvilke besøg registreres reaktioner Arbejdsmiljøproblemer og reaktioner skal registreres på de besøg, hvor de er konstateret. Hvis der er tale om forbud og strakspåbud, så skal disse afsendes umiddelbart efter besøget indenfor fristen for afsendelse af forbud og strakspåbud. Øvrige reaktioner afsendes samlet, når det risikobaserede tilsynsforløb er afsluttet. Det betyder at afrapportering og beregning af mangepåbud m.m. skal ske fælles for samtlige RT-besøg i et forløb (risikobaseret tilsyn + en eller flere risikobaserede tilsyn del af risikobaseret tilsyn). Når du har færdiggjort de enkelte reaktioner fra besøget, skal du færdigmelde dem. Din supporter overtager dokumenterne, og gør dem klar til afsendelse. Tilsynssupporternes opgaver efter tilsyn Når den tilsynsførende har afrapporteret og gemt sagen, kan du se de afgørelser, der skal sendes under "TG Opgaveoverblik" i ATIS. Breve sendes normalt til virksomhederne via Digital Post. Alle breve sendt via "TG Opgaveoverblik" bliver automatisk journaliseret. Hvis tilsynsbesøget ikke giver anledning til reaktioner, vil resultatet af tilsynet for p-enheden fremgå af besøgsrapporten, der sendes via digital post til j-enheden. Der skal ske høring ved afgivelse af påbud med frist, undersøgelsespåbud m.v., samt når der træffes afgørelse uden handlepligt. Forbud og strakspåbud er undtaget høringspligten. Høring kan ske på stedet i forbindelse med tilsynet eller gennemføres skriftligt efter tilsynsbesøget. Proceduren for partshøring ved tilsyn er beskrevet i Kvalitetsprocedure G-203 Høring Ved udtagelse til endnu et risikobaseret tilsyn 13
Hvis virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg oplyses dette af den tilsynsførende, hvorefter du sender besked med de efterspurgte oplysninger til virksomheden. Øvrige opgaver for tilsynssupporteren Håndtering af bestilte risikobaserede tilsyn En virksomhed kan anmode om et risikobaseret tilsyn, hvis den enten ikke har en smiley eller har en grøn smiley, der er ved at udløbe. Virksomheden kan anmode om et risikobaseret tilsyn enten via call-centeret, et brev eller en mail. Anmodningen videreformidles til det tilsynscenter produktionsenheden er beliggende i. Du skal oprette det risikobaserede tilsynsbesøg i virksomhedsgruppen Risikobaseret tilsyn, bestilt. Det bestilte risikobaserede tilsyn planlægges og udføres herefter på samme måde som de øvrige risikobaserede tilsyn. Det bestilte risikobaserede tilsyn skal være udført senest seks måneder efter, at virksomheden har anmodet om det. Besøget bør oprettes, inden der er gået 2 måneder fra anmodningen. Da besøget udføres på anmodning fra virksomheden, skal der ikke ske varsling af det risikobaserede tilsyn. 14