Vejledning for firmabrugeren: LESSOR-Portalen MICROSOFT DYNAMICS NAV. LESSOR-Portalen

MICROSOFT DYNAMICS NAV LESSOR-Portalen Indholdsfortegnelse Indledning... 3 1.0 Oversigt Profiler/Roller... 4 2.0 Firmabrugeren... 5 3.0 Opsætning... 6 3.1 Forbered Registreringsgrupper... 6 3.1.1 Farvekategorier... 7 3.1.2 Fravær... 7 3.1.3 Kørsel... 9 3.1.4 Steder... 10 3.1.5 Løndele... 10 3.1.6 Færdiggør registreringsgrupper... 12 3.2 Saldi... 15 3.2.1 Saldoperioder... 16 3.2.2 Sammensatte saldi... 18 3.2.3 Saldooversigt... 18 3.3 Godkendere... 21 3.3.1 Godkendere... 21 3.4 Firma... 22 3.4.1 Arbejdskalendere... 22 3.4.2 Generelt... 25 3.4.3 Stamdataopsætning... 28 3.4.4 Finansdimensioner... 30 3.5 Forside... 31 3.6 Intranet... 32 4.0 Systemaktivitet... 34 4.1 E-mails... 35 4.2 Søg brugere... 35 5.0 Medarbejdere... 36 5.1 Alle medarbejdere... 36 5.2 Saldooversigt... 43 5.3 Indtast saldi... 43 5.4 Intern kommunikation... 44 6.0 Registreringer... 46 6.1 Registreringsperioder... 46 6.2 Overførsler... 47 6.3 Manglende godkendelser... 49 6.4 Kørsel... 50 6.5 Løndele... 51 6.6 Fravær... 51 6.7 Komme/gå... 52 6.8 Annullering af registreringer... 52 6.9 Indlæs fil... 53 7.0 Godkendelse... 59 8.0 Lønkørsler... 59 Vejledning for firmabrugeren: LESSOR-Portalen Formålet med denne vejledning er, at firmabrugerne af LESSOR-Portalen får en specifik vejledning i anvendelsen af systemet, således at de er i stand til at foretage den fornødne opsætning og efterfølgende vedligeholdelse. 9. december 2014 V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 1

BEMÆRK Dette dokument tjener kun informationsformål. Ved anvendelse af dokumentet til andre formål fralægger LESSOR A/S sig enhver garantiforpligtelse som følge af faktiske mangler og rets mangler. LESSOR A/S fralægger sig ethvert ansvar for direkte og indirekte skader hvad enten det udspringer af aftalen eller af loven som kan opstå i forbindelse med anvendelsen af eller anden brug af dokumentet. Dette dokument kan ændres af LESSOR A/S efter behov uden forudgående meddelelse. Indholdet af dette dokument er ophavsretligt beskyttet. Uden skriftlig tilladelse fra LESSOR A/S må dokumentet hverken helt eller delvist mangfoldiggøres på nogen som helst måde. De beskrevne programmer må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med licensvilkårene. COPYRIGHTPÅTEGNING Copyright 2014 LESSOR A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, Danmark. Med forbehold af alle rettigheder. VAREMÆRKE De varemærker, som der henvises til i dette dokument og som er mærket med enten TM eller, er enten Microsoft Business Solutions varemærker eller indregistrerede varemærker. Varemærkerne Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server og BackOffice er derimod indregistrerede varemærker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Der tages forbehold for alle ikke udtrykkeligt tildelte rettigheder. Udgivet af LESSOR A/S. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 2

Indledning LESSOR-Portalen er en internetbaseret medarbejderportal for virksomheder, som vil optimere processer vedrørende stamdataopdatering, registrering af kilometerregnskab, løndele, registrering af fravær samt komme- og gå registreringer. Samtidig med at processerne optimeres, lettes og forbedres dialogen med den enkelte medarbejder. Denne vejledning beskriver firmabrugerrollen. Det er muligt, at en bruger har flere roller. Således kan en leder for eksempel være både Firmabruger og Godkender. I de tilfælde vil brugeren på én gang have den funktionalitet til rådighed, som er beskrevet under de pågældende roller i de pågældende vejledninger. Vejledningen gennemgår de enkelte felter og den funktionalitet, som en bruger med den valgte rolle har til sin rådighed. Flere steder i denne vejledning anvendes begrebet Hovedsystemet. Hovedsystemet er i denne sammenhæng det løn-, tid- eller HR-system fra LESSOR A/S, som din virksomhed anvender og som leverer og modtager data fra LESSOR-Portalen. Hovedsystem Løn Tid HR LESSOR-PM X X LESSOR-5 X LESSOR-4 X X Dynamics AX X Dynamics NAV X X X LESSOR-SP X danløn X Denne vejledning er underlagt regler om copyright og må kun udleveres til de medarbejdere i virksomheden, der arbejder med LESSOR-Portalen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 3

1.0 Oversigt Profiler/Roller Herunder kan du se hvilken brugerprofil i LESSOR-Portalen, der har hvilke roller. Brugerprofil Beskrivelse Eksempel Opgaver Tip Kontobruger Kontobrugeren kan oprette og nedlægge Kontobrugere, Firmabrugere, Supergodkende re, Godkendere og derudover købe nye klippekort. Hvis firmaet opererer i flere lande, kan det være nødvendigt at oprette en godkender, der ikke samtidig er medarbejder i virksomhedens lønafregning. Typisk vil det være kontobrugeren, der er ansvarlig for opstart af systemet og fornyelse af klippekort. Gem brugernavn og adgangskode et sikkert sted. Firmabruger Firmabrugeren kan foretage opsætning for et eller flere firmaer og tilog afmelde medarbejdere i LESSOR- Portalen. Firmabrugeren kan se alle registreringer for alle medarbejdere. Der skal være tilknyttet en firmabruger til et firma. I modsat fald kan der ikke laves den nødvendige opsætning. Ud over opsætning vil det være den løbende administration i LESSOR- Portalen, der varetages af firmabrugeren. Begræns antallet af firmabrugere. Supergodkender Godkender Medarbejder Supergodkenderen kan lave nye registreringer for alle medarbejdere i et eller flere firmaer samt godkende registreringer for alle medarbejdere i et eller flere firmaer. Godkenderen kan være Medarbejder eller en Firmabruger. Medarbejderen kan se egne lønsedler, foretage registreringer og se egne saldi. Hvis en Godkender er ude af huset og ikke har mulighed for at godkende det, der skal med i lønnen, kan Supergodkenderen godkende/afvise de ikke allerede godkendte registreringer. En Godkender har ansvaret for at godkende registreringer for den eller de medarbejdere, denne er Godkender for. Supergodkenderen har ingen faste opgaver, men vil kunne bruges i de tilfælde, hvor den nærmeste foresatte ikke får foretaget registreringerne eller godkendelserne. Godkenderen foretager egne og medarbejdernes registreringer. Godkenderen godkender medarbejderes registreringer. Godkenderen udpeger en stedfortræder blandt andre godkendere. Afdelingsledelse n er typisk Godkendere. Læg flere egne brugere sammen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 4

2.0 Firmabrugeren Denne rolle giver mulighed for at foretage opsætning af et eller flere firmaer, ligesom det er muligt at tilmelde og afmelde medarbejdere i LESSOR-Portalen. Når du er logget ind, ser du nedenstående skærmbillede: I venstre side af skærmbilledet har du en række valgmuligheder: Firmaer Hvis du har rettigheder til at arbejde i flere firmaer kan du vælge hvilket firma du ønsker at arbejde med ved at aktivere Vælg firma. Status Under status kan du se aktuel status på forskellige funktioner og processer, som du evt. kan tage aktion på. For eksempel ny-tilmeldte medarbejdere, overblik over medarbejdere der mangler tilmelding m.m. Vejledninger Her vil du altid kunne finde den seneste version af vejledningerne der er skrevet specifikt til den enkelte rolle i LESSOR-Portalen. Vejledningerne findes i pdf-format, bortset fra vejledningen til medarbejderne der findes i Word-format. Årsagen til dette er at dette giver din virksomhed mulighed for at tilføje virksomhedsspecifikke vejledninger og kommentarer til medarbejderne. I den midterste del af skærmbilledet kan du læse nyheder og information, som er rettet mod dig som firmabruger og medarbejder. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 5

Under menupunktet Profil i øverste højre hjørne kan du se og ændre rollens oplysninger omkring sikkerhedsspørgsmål. 3.0 Opsætning Når du skal bruge systemet første gang, vil menupunktet Opsætning være det første, du skal vælge. 3.1 Forbered Registreringsgrupper Registreringsgrupper kan beskrives gennem følgende eksempler: Medarbejdere ansat på timebasis, der skal kunne registrere deres præsterede timer, samt sygdom og ferie med klokkeslæt, hvor registreringerne skal overføres til hovedsystemet, der er et LESSOR tidsregistreringssystem. Øvrige medarbejdere, der skal kunne registrere fravær, kørsel og diæter. Det vil i dette tilfælde give god mening at oprette to registreringsgrupper. En registreringsgruppe til fx Timeløn, hvor feltet Komme/gå er valgt, og en anden registreringsgruppe fx Funktionær til de øvrige medarbejdere. For at effektivisere arbejdsgangene mest muligt er udgangspunktet, at der skal oprettes så få registreringsgrupper som muligt, da disse skal tilknyttes den enkelte medarbejder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Registreringsgrupper på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet. Feltnavn: Navn Komme-/gå Feltet skal udfyldes med det ønskede navn for registreringsgruppen. Feltet kan markeres, hvis medarbejdere der er tilknyttet registreringsgruppen, skal have adgang til at registrere komme-/gå i LESSOR-Portalen. Dette kræver, at hovedsystemet er et tidsregistreringssystem. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og registreringsgruppen er oprettet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 6

3.1.1 Farvekategorier Her kan du oprette farvekoder til eksempelvis ferie, sygdom, feriefridage mv. Formålet med farverne er at give den enkelte godkender et hurtigt visuelt overblik over fraværet i en given periode. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Farvekategorier på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Navn Farve Feltet skal udfyldes med det ønskede navn, fx sygdom, ferie, afspadsering. Feltet skal aktiveres og den ønskede farve fra farvepaletten skal vælges. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og farvekategorien er oprettet. 3.1.2 Fravær Her kan du oprette de fraværskoder, som det skal være muligt at registrere fravær på i din virksomhed. Bemærk, at fraværsopsætningen skal foretages for hvert enkelt firma. Endvidere er det vigtigt, at der er overensstemmelse mellem kodeværdien i LESSOR-Portalen og den fraværskode, du anvender i hovedsystemet. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunkter Fravær på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 7

Feltnavn: Kode Feltet skal udfyldes med en fraværskode. Det er vigtigt, at du anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem LESSOR-Portalen og hovedsystemet. Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Syg. Det er vigtigt, at du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis feltet Saldoperioder udfyldes. I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Fraværstype. Type Farvekategori I feltet skal det vælges, om fraværskoden skal registreres i timer, dage eller både i timer og dage. I feltet kan vælges en af de farvekategorier, du allerede har oprettet. Saldoperioder I feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at fraværet skal indgå i en eller flere saldi. Vis i fraværsplan Feltet kan markeres for at vise fraværet i systemets fraværsplan. Når fravær vises i fraværsplanen, kan alle medarbejdere se hinandens fravær af denne type, fx planlagt ferie, men ikke eksempelvis sygdom og barn syg. Vær opmærksom på, at man kun kan vise fraværsplanen, hvis feltet Benyt Fraværsplan er markeret under Opsætning, Firma, Generelt. Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at fraværskoden er aktiv. Fjernes markeringen, vil fraværskoden ikke kunne anvendes. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 8

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og fraværskoden er oprettet. 3.1.3 Kørsel Her opretter du den eller de koder, som medarbejderen skal bruge til at registrere kørsel med. Systemet er sat op således, at det lever op til de krav, SKAT stiller til udarbejdelse af kørselsregnskab med henblik på opnåelse af skattefri godtgørelse herfor. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Kørsel på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Kode Feltet skal udfyldes med en kode (beskrivelse), der giver mening for medarbejderne, der skal indtaste kørte kilometer. Det er vigtigt, at du anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem LESSOR-Portalen og hovedsystemet. Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Kilometer i år. Det er vigtigt, at du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis feltet Saldoperioder udfyldes. I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Kørselstype. Saldoperioder I feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at kørslen skal indgå i en eller flere saldi. Aktiv Feltet er automatisk markeret, således at kørselsopsætningen er aktiv. Fjernes markeringen, vil kørselskoden ikke kunne anvendes. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 9

Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kørselsopsætningen er oprettet. 3.1.4 Steder Her kan du oprette faste destinationer, hvis der er behov for det. Stederne kan efterfølgende vælges af medarbejderen. Medarbejderen skal selv oprette de steder, der ikke er oprettet som generelle steder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Steder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Betegnelse Adresse Postnummer Land Vis i liste Feltet skal udfyldes med en betegnelse (beskrivelse), der giver mening for medarbejderne. Feltet skal udfyldes med vejnavn og vejnummer på adressen. Feltet skal udfyldes med postnummer på adressen, hvorefter feltet til højre automatisk udfyldes med byen. Feltet skal udfyldes med landet, hvor adressen findes. Feltet kan markeres for få stedet til at fremgå af den liste, der stilles til rådighed for medarbejderne. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedet er oprettet. 3.1.5 Løndele Her opretter du de løndele, som medarbejderne skal have mulighed for at benytte i LESSOR-Portalen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 10

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Løndele på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Kode Feltet skal udfyldes med en lønartskode. Det er vigtigt, at du anvender den samme kode som i hovedsystemet, for at data kan udveksles korrekt mellem LESSOR-Portalen og lønsystemet. Navn Feltet skal udfyldes med et sigende navn, fx Timeløn. Det er vigtigt, at du indsætter et navn, der giver mening for medarbejderen, idet feltet vises for medarbejderen og kan anvendes som betegnelse for en eventuel saldo, hvis feltet Saldoperioder udfyldes. I medarbejderens registreringsskærmbilleder vises feltet som Lønregistreringstype. Type Vend fortegn ved overførsel Saldoperioder I feltet skal vælges typen i form af enten beløb, enheder, timer eller dage. Feltet kan markeres for at styre, om timer og beløb skal lægges til eller trækkes fra, når data sendes til hovedsystemet. Feltet kan vælges en saldoperiode, hvis du ønsker, at løndelen skal indgå i en eller flere saldi. Optjening/Afholdelse Feltet vises hvis værdien i feltet Saldoperioder er forskelligt fra (Anvender ikke saldoperioder). I feltet skal man vælge, hvorledes løndelen skal påvirke en eventuel saldo. Du kan vælge mellem værdierne Optjening og Afholdelse. Værdien vil typisk være Optjening, men anvender man fx V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 11

Aktiv løndele til håndtering af flextid og afspadsering, vil værdien være Afholdelse, hvis koden er til udbetaling af afspadsering. Feltet markeres automatisk. Feltet markeres for at stille løndelen til rådighed for medarbejderne. Fjernes markeringen, vil kørselskoden ikke kunne anvendes. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de løndele er oprettet. 3.1.6 Færdiggør registreringsgrupper Du skal nu tilknytte de forskellige registreringsmuligheder til de registreringsgrupper, du har oprettet, og tage stilling til, hvad den enkelte registreringsgruppe skal gøre det muligt at registrere. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Registreringer på 2. niveau og menupunktet Registreringsgrupper på 3. niveau. Vælg en registreringsgruppe ved at aktivere skruenøglen til højre i billedet. Kørsel Aktiver knappen Kørsel, derefter knappen Ny og udfyld feltet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 12

Feltnavn: Kørselstype I feltet skal der vælges en af de kørselstyper, som du tidligere har oprettet. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kørsel for registreringsgruppen er nu tilknyttet. Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe. Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet. Løndele Aktiver knappen Løndele, derefter knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Lønregistreringstype Saldovalidering I feltet skal vælges en af de lønregistreringstyper, som du tidligere har oprettet. Feltet vises kun, hvis man har valgt en saldoperiode på koden. I feltet kan du vælge hvilken besked medarbejderen skal have, hvis en saldo bliver mindre end 0. Du kan vælge mellem værdierne Ingen validering, Advarsel ved overskridelse og Fejl ved overskridelse Saldovalideringen anvendes i forbindelse med sammensatte saldi. Der kontrolleres, om saldoen er større end 0. Når du vælger en saldovalidering, vil feltet Validering imod fremkomme, og der vælges, hvilke saldoperioder, som der skal valideres i mod. Når felterne er udfyldt, aktiverer du knappen Gem, og de løndele der kan vælges for registreringsgruppen er nu tilknyttet. Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe. Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 13

Fravær Aktiver knappen Fravær, derefter knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Fraværstype Timer En dag Flere dage Uafsluttet Komme/gå Kalender I feltet skal vælges en af de fraværsregistreringstyper, som du tidligere har oprettet. Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere i timer. Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere i enkelte dage. Feltet skal markeres, hvis medarbejderne skal registrere periodevis. Feltet skal markeres, hvis fraværet kan registreres uden slutdato. Feltet skal markeres, hvis fraværet skal kunne registreres med klokkeslæt. Feltet er kun tilgængeligt, hvis registreringsgruppen er oprettet med markering i feltet Komme/gå. I feltet skal vælges den arbejdskalender, du anvender til dit fravær. Feltet vises kun, hvis du under Opsætning, Firma, Generelt har markeret feltet Anvend sekundær kalender. Timer/Dage Saldovalidering I feltet skal det vælges, om saldoen skal vises i timer, dage eller både i timer og dage. I feltet kan der vælges, hvilken besked medarbejderen evt. skal have, hvis en saldo overskrides. Du kan vælge mellem værdierne Ingen validering, Advarsel ved overskridelse og Fejl ved overskridelse Saldovalideringen anvendes i forbindelse med sammensatte saldi. Der kontrolleres, om saldoen er større end 0. Vælges der en saldovalidering vil feltet Validering imod fremkomme, og der vælges, hvilken saldoperioder, som der skal valideres i mod. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 14

Bemærk, at minimum et af felterne Timer, En dag, Flere dage og Uafsluttet skal udfyldes. Hvis Komme/gå er valgt kan der ikke vælges Timer og omvendt. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og fravær for registreringsgruppen er nu oprettet. Du kan kun tilføje en kode en gang til en registreringsgruppe. Du skal gentage denne proces for alle de registreringsgrupper, du har oprettet. Vis på forside Du kan for hver enkelt registreringsgruppe opsætte de saldi, som medarbejderen skal se på forsiden, når de logger på LESSOR-Portalen. Aktiver knappen Vis på forside. Feltnavn: Vis på forside Feltet skal markeres for at vise saldoen på forsiden, når medarbejderen logger ind i systemet. For overskuelighedens skyld er det vigtigt, at der vises så få saldi på forsiden som muligt, og der er maksimalt mulighed for at vise fem saldi pr. registreringsgruppe. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoen bliver nu vist på forsiden. 3.2 Saldi Under opsætning finder du menupunktet Saldi. Menupunktet anvendes til oprettelse af sammensatte saldi, således at man har mulighed for at sammensætte en saldo bestående af forskellige saldi, der tilmed kan være afgrænset af forskellige saldoperioder. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 15

Kørsel Under kørsel kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne automatisk bliver optalt i en saldo. Fravær Under fravær kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne automatisk bliver optalt i en saldo. Løndele Under løndele kan man udfylde feltet Saldoperioder med en saldoperiode, hvorefter registreringerne automatisk bliver optalt i en saldo. Hvorledes man opretter saldoperioderne, som fremgår af feltet Saldoperiode, kan du læse om i nedenstående afsnit om saldoperioder. 3.2.1 Saldoperioder Saldoperioder anvendes som en datoafgrænsning af saldi. Saldoperioder kan anvendes både i forbindelse med kørsel, løndele og fravær. I forbindelse med fravær og for eksempel flextid eller afspadsering anvendes saldoperioder til at styre, hvornår retten til fraværet er optjent, og hvornår fraværet kan afvikles. Ved oprettelse af et nyt firma bliver saldoperioderne Dansk ferie, Norsk ferie, Saldo uden datoafgrænsning og Kalenderår oprettet automatisk, og vil blive vedligeholdt af LESSOR. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og menupunktet Saldoperioder på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld feltet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 16

Feltnavn: Navn Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver, hvad Saldoperioden dækker over, fx Ferie optjent 2013 eller Timer i 2014. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet, eller knappen Perioder aktiveres med henblik på at tilknytte datointervaller for optjening og afholdelse. Ved aktivering af skruenøglen er det muligt at ændre sine egne allerede oprettede saldoperioder. Oprettelse af Perioder Aktiver knappen Perioder og derefter knappen Ny, hvorefter datoafgrænsningerne for saldoperioden kan oprettes. Feltnavn: Navn Optjening startdato Optjening slutdato Afholdelse startdato Afholdelse slutdato Aktiv Feltet skal udfyldes med navnet på saldoperioden. I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien opspares. I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien opspares. I feltet kan vælges den første dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles. Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi, skal feltet ikke udfyldes. I feltet kan vælges den sidste dato i den periode, hvor fx ferien kan afvikles. Giver en afholdelsesperiode ikke mening i forbindelse med dannelse af saldi, skal feltet ikke udfyldes. Feltet markeres for at kunne anvende perioden. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldoperioden er oprettet. Hvis saldoen skal bestå af yderligere en periode, oprettes den på samme måde som beskrevet ovenfor. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 17

3.2.2 Sammensatte saldi Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og menupunktet Sammensatte saldi på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Navn Saldoperioder Saldi-dele Feltet skal udfyldes med et navn, der beskriver den sammensatte saldo. Det er vigtigt, at navnet beskriver saldoen, idet feltet kan anvendes i forbindelse med visning af sammensatte saldi på medarbejderens forside. I feltet skal vælges den ønskede saldoperiode. I feltet kan du vælge de ønskede saldi-dele, der skal indgå i saldoen. Bemærk, at saldoen skal bestå af mindst to saldi-dele. Saldi-dele kan bestå af løndele, fraværsdele eller kørsel. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den sammensatte saldo er oprettet. 3.2.3 Saldooversigt Når der er defineret saldoperioder, kan du oprette en saldooversigt. Saldooversigten vil give godkenderne et hurtigt og effektivt overblik over restdage/timer på ferie, feriefridage, kilometer, løntimer mv. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Saldi på 2. niveau og menupunktet Saldooversigt på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 18

Feltnavn: Navn Aktiv Feltet skal udfyldes med et sigende navn, der beskriver, hvad saldooversigten dækker over, fx Ferie 2014. Feltet er automatisk markeret, således at saldooversigten er aktiv. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldooversigten er oprettet. Rediger Kolonner Når saldooversigten er oprettet, skal saldoen have en kolonne tilknyttet på oversigten. Vælg den ønskede saldo i oversigten og aktiver derefter skruenøglen for at redigere. Aktiver derefter knappen Rediger kolonner. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 19

Du kan nu oprette det antal kolonner, du ønsker, til visning af saldi. Aktiver knappen Ny, og du får adgang til at opsætte, hvilke saldi der skal vises i hvilke kolonner. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Titel Feltet skal udfyldes med en sigende titel, der beskriver indholdet i kolonnen, fx Ferie 2012/2013. Kolonne I feltet skal vælges, hvilken kolonne saldoen skal figurere i. Type Saldoperioder I feltet skal vælges, om saldoen skal vises i timer, dage, enheder, beløb eller km. I feltet kan vælges en af de allerede definerede perioder. Når feltet er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og kolonneopsætningen er nu oprettet. Bemærk, at du selv vælger, hvor mange forskellige saldi du vil have med i den samme saldooversigt. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 20

3.3 Godkendere Under Godkendere kan man definere, hvem af de tilmeldte medarbejdere de forskellige godkendere og stedfortrædere skal godkende for. 3.3.1 Godkendere I forbindelse med opsætningen af systemet er det vigtigt at være opmærksom på følgende: 1. Medarbejdere der skal være godkendere, skal først være tilmeldt LESSOR-Portalen (figurere med status Tilmeldt i LESSOR-Portalen) og have markering i feltet Godkender under medarbejderens oplysninger. Er der oprettet godkendere, der ikke er medarbejdere (eksempelvis en leder i en svensk afdeling, der afdeling, der skal godkende fravær for medarbejdere i den danske afdeling), kan du først tildele tildele medarbejderne godkenderen, når de er tilmeldt LESSOR-Portalen. Denne type medarbejdere skal medarbejdere skal være oprettet som firmabrugere, men kun med markering i feltet Godkender. Godkender. Tilmelding af medarbejdere til LESSOR-Portalen beskrives i afsnittet Tilmeld Hvis der er markeret i feltet Benyt godkendelse pr. finansdimension under Opsætning, Firma, Generelt vil dimensionsværdierne være tilgængelige under Opsætning, Godkendere, Godkendere og kan tilføjes under den enkelte godkender på samme måde som medarbejdere. Godkendere Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og menupunktet Godkendere på 3. niveau. Vælg Godkender og derefter tilgængelig medarbejder og flyt denne til boksen med udvalgte medarbejdere ved hjælp af knapperne mellem de to bokse. Feltnavn: Tilgængelige I boksen vises alle tilgængelige medarbejdere eller dimensioner, der kan tilknyttes godkenderen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 21

Udvalgte I boksen vises alle de medarbejdere og dimensioner, som godkenderen skal godkende for. Når boksen Udvalgte er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og godkenderen er nu oprettet. Stedfortrædere Under Stedfortrædere er det muligt at udpege en midlertidig stedfortræder, der kan overtage godkenderrollen som godkender i forbindelse med ferie, sygdom osv. Det er også muligt for godkenderne selv at oprette en stedfortræder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Godkendere på 2. niveau og menupunktet Stedfortrædere på 3. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Stedfortræder Fra dato Til dato For godkender Rykker modtager I feltet skal vælges den medarbejder, der skal være den midlertidige godkender. I feltet skal vælges den første dato, hvor stedfortræderen skal være godkender. I feltet skal vælges den sidste dato, hvor stedfortræderen skal være godkender. I feltet skal vælges den godkender, der skal afløses af stedfortræderen. I feltet skal vælges, hvem der skal modtage emails, hvis der er registreringer til godkendelse. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og stedfortræderen er nu oprettet. 3.4 Firma Under Firma under Generelt er det muligt at foretage generelle opsætninger, som er gældende for alle medarbejdere i hele firmaet. Der er mulighed for stamdataopsætning, opsætning af finansdimensioner og arbejdskalendere. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 22

3.4.1 Arbejdskalendere Hvis ikke løn-eller tidsregistreringssystemet har arbejdskalendere tilknyttet medarbejderne, kan du oprette nye kalendere her. En arbejdskalender er den eneste mulighed for at få beregnet korrekt antal dage eller timer ved fravær. I flere af LESSORs hovedsystemer er arbejdskalendere allerede oprettet og tilknyttet medarbejderne. Disse skal derfor vedligeholdes og synkroniseres fra lønsystemet. Følgende hovedsystemer behøver ikke opsætning af arbejdskalendere i LESSOR-Portalen: LESSOR-4, LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics NAV. Tilføj ugeplan Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i billedet, aktiver knappen Tilføj ugeplan og udfyld felterne. Feltnavn: Vælg periode Fra/Til Vælg Timer Dage Overskriv eksisterende data I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at oprette ugeplan for. I felterne skal vælges den eller de berørte ugedage i den valgte periode. Ved markering af felterne bliver det muligt at taste værdier i felterne Timer og Dage. Feltet skal udfyldes med det antal arbejdstimer, dagen udgør. Feltet skal udfyldes med det antal dage, dagen skal tælle for (værdien er typisk 1). Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data som eventuelt allerede findes i den valgte periode. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og ugeplan er oprettet. Tilføj helligdage V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 23

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Vælg en arbejdsplan ved at aktivere skruenøglen til højre i billedet, aktiver knappen Tilføj helligdage og udfyld felterne. Feltnavn: Vælg periode Fra/Til Helligdagskalender Overskriv eksisterende data I felterne skal vælges startdato og slutdato på den periode, du ønsker at oprette helligdage for. I feltet skal du vælge den ønskede helligdagskalender. Feltet skal markeres for at overskrive eksisterende data i perioden. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Udfør, og helligdagene er oprettet. Skulle du have behov for at fjerne eller tilføje arbejdsdage på grund af fx firmaspecifikke helligdage, kan du altid slette eller rette enkelte dage. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Arbejdskalendere på 3. niveau. Aktiver skruenøglen ved den ønskede kalender og herefter knappen Kalender. Alle de oprettede dage fremkommer og kan herefter redigeres. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 24

Redigeringen foregår således, at den ønskede dato udvælges, hvorefter skruenøglen aktiveres. Data vedrørende den valgte dato fremkommer øverst i skærmbilledet og kan nu rettes: Feltnavn: Dato Timer Feltet skal udfyldes med helligdagens dato. Feltet skal udfyldes med antallet af arbejdstimer, som datoen tæller for (evt. 0). Dage Feltet skal udfyldes med antallet af dage, som datoen tæller for (evt. 0). Beskrivelse Feltet kan udfyldes med en beskrivelse af datoen. 3.4.2 Generelt Under Generelt er der en række parametre, som du skal tage stilling til, da de har stor betydning for, hvorledes systemet arbejder. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Generelt på 3. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 25

Feltnavn: Autogodkend kørselsregistreringer Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende alle kørselsregistreringer. Autogodkend lønregistreringer Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende alle lønregistreringer. Autogodkend komme/gå registreringer Vis medarbejdernavn som: Efternavn, Fornavn Vis medarbejdernavn som: Medarbejdernr. (medarbejdernavn) Standardarbejdskalender Anvend sekundær kalender Feltet skal markeres hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende alle komme-/gå-registreringer. Feltet skal markeres hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte medarbejder således: Jensen, Jens (1000) Værdien i parentes er medarbejdernummeret. Feltet skal markeres hvis du ønsker at vise navnet på den enkelte medarbejder således: 1000 (Jens Jensen) I feltet kan vælges den kalender, som de fleste af medarbejderne anvender. I forbindelse med tilmeldingen af medarbejderen i LESSOR-Portalen vil alle medarbejdere som udgangspunkt blive tilknyttet denne kalender. Valget af kalender kan dog altid ændres i forbindelse med tilmelding af medarbejderen. Feltet skal markeres for at anvende en sekundær kalender. Muligheden herfor afhænger af hovedsystemet. I LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics AX og LESSOR Payroll til Microsoft Dynamics NAV findes der en sekundærkalender, som anvendes ved afholdelse af ferie. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 26

Standardregistreringsgruppe Kontaktperson, anvendes i e- mails til medarbejdere Kontaktpersons e-mail, anvendes i e-mails til medarbejdere Kontakttelefon, anvendes i e- mails til medarbejdere Bilag i e-mail ved tilmelding af medarbejder Gyldighed for engangsadgangskode ved tilmelding (timer) Autogodkend fraværsregistreringer Autogodkend ændringer i medarbejderstamdata Anvend fraværsplan Anvend ugeplan Anvend mobil-app Anvend komme/gå Send e-mails ved manglende komme/gå I feltet kan vælges den gruppe, som oftest vil blive anvendt. De medarbejdere, der ikke skal tilknytte den valgte gruppe, kan håndteres individuelt. Feltet skal udfyldes med navnet på den person, der vil blive anvendt til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. Kontaktpersonen vil typisk være firmabrugeren. Feltet skal udfyldes med den e-mailadresse, der vil blive anvendt til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. E-mailadressen vil typisk være firmabrugerens e-mailadresse. Feltet skal udfyldes med det telefonnummer, der vil blive anvendt til afsendelse af e-mails fra systemet til medarbejderen. Telefonnummeret vil typisk være firmabrugerens telefonnummer. I feltet kan vælges eventuelt bilag, som medarbejderen vil modtage i forbindelse med tilmeldingsmail. Feltet skal udfyldes med det antal timer, som engangsadgangskoden ved tilmelding er gyldig i. Medarbejderen skal aktivere sin konto inden for det angivne antal klokketimer. Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende fraværsregistreringer. Feltet skal være markeret, hvis LESSOR-Portalen automatisk skal godkende ændringer i stamdata, som medarbejderen selv har foretaget. Feltet skal markeres, hvis alle medarbejderne i virksomheden skal kunne se hinandens fravær. Feltet skal markeres for at give medarbejdere adgang til et registreringsbillede med mulighed for at redegøre for en hel uges forløb. Funktionen anvendes typisk ved projektarbejde. Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan tilgå LESSOR-Portalen via LESSORs APP-løsning. LESSOR-APP er gratis og downloades i App Store eller Google Play. Feltet skal markeres for at give tilladelse til, at medarbejdere kan registrere komme- og gåtider. Feltet skal markeres for at få LESSOR-Portalen til automatisk at sende meddelelse til medarbejderne, når der ikke er stemplet komme eller gå på en dag. Valget er generelt, men kan undertrykkes individuelt V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 27

registreringer for alle medarbejdere ved at markere feltet Send e-mails ved manglende komme-/gå registreringer på medarbejderens stamkort. Anvend godkendelse per finansdimension Feltet skal markeres for at give en bruger mulighed for at godkende registreringer vedr. den dimension, som er angivet under Vælg dimension som benyttes til godkendelse Vælg dimension som anvendes til godkendelse Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for e-mail for alle medarbejdere Anvend dagpengerefusion Anvend HR Feltet angiver den dimension, der kan anvendes til godkendelse af en udvalgt medarbejder. Værdierne under den valgte finansdimension vil nu bliver synlig under Opsætning, Godkendere. Når man tilmelder en medarbejder til LESSOR-Portalen sendes der automatisk en e-mail til medarbejderen med Brugernavn og Adgangskode. Af sikkerhedsmæssige årsager, ønsker nogle virksomheder ikke at denne type oplysninger bliver sendt elektronisk. Feltet kan markeres og oplysningerne vil i stedet blive sendt til udskrift i printer, hvorefter virksomheden har mulighed for at sende oplysningerne med posten eller udlevere dem personligt til den ansatte. Hvis kundens LESSOR-Portal konto hos LESSOR A/S er tilmeldt NemRefusion, vil det være muligt i det enkelte firma, at afgøre om dagpengerefusioner skal ske via LESSOR-Portalen. Funktionaliteten aktiveres ved at markere feltet. Feltet kan markeres og hvis der anvendes et LESSOR HR system, vil det være muligt at se og vedligeholde udvalgte HR-data i LESSOR- Portalen. Følgende LESSOR moduler understøtter pt. denne funktionalitet: LESSOR-PM HR Basis og LESSOR Human Resources til Microsoft Dynamics NAV. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og den generelle opsætning er oprettet. 3.4.3 Stamdataopsætning Under Stamdataopsætning kan du ved hjælp af en række parametre bestemme, hvilke muligheder medarbejderne har for at ændre deres stamdata. Vær opmærksom på, at ikke alle LESSORs hovedsystemer pt. understøtter IBAN og BIC/SWIFT. Det kan således være fornuftigt at skjule disse felter. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Stamdataopsætning på 3. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 28

Feltnavn: CPR-nummer Stillingsbetegnelse Fornavn Mellemnavn Efternavn Initialer Adresse Adresse 2 Postnr. og by Land Reg.nr. Kontonr. IBAN BIC/SWIFT I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 29

Telefon (privat) Telefon (arbejde) Telefon direkte (arbejde) Mobil (privat) Mobil (arbejde) E-mail (privat) E-mail (arbejde) Ansættelsesdato Fratrædelsesdato Fødselsdato Person SE-nummer Ekstra trækprocent Medarbejdernr. I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Kan ændres, Skjules, Påkrævet I feltet skal der vælges mellem følgende muligheder: Kan ses, Skjules Kan ses betyder, at medarbejderen kan se oplysningen Kan ændres betyder, at medarbejderen kan ændre oplysningen Skjules betyder, at medarbejderen ikke kan se oplysningen Påkrævet betyder, at feltet skal udfyldes Når felterne er udfyldt aktiveres knappen Gem, og stamdataopsætningen er oprettet. 3.4.4 Finansdimensioner Under Finansdimensioner kan du oprette de dimensioner, medarbejderen skal oplyse ved registrering af henholdsvis kørsel, løndele, fravær eller ved stamdataændringer. Sætter du ikke noget op her, vil hovedsystemet anvende de stamdimensioner, som medarbejderen er oprettet med i hovedsystemet. Det er muligt, at anvende op til 12 forskellige dimensioner i LESSOR-Portalen. Dette er dog i praksis begrænset af antallet af mulige dimensioner i hovedsystemet. Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Firma på 2. niveau og menupunktet Finansdimensioner på 3. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 30

Feltnavn: Anvendelse ved kørsel Anvendelse ved fravær Anvendelse ved løndele Anvendelse tidregistrering Anvendelse for medarbejder I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes ikke, Valgfri, Påkrævet I felterne kan der vælges mellem følgende muligheder: Anvendes, Anvendes ikke Anvendes betyder, at dimensionen anvendes til den pågældende registreringstype Anvendes ikke betyder, at dimensionen ikke anvendes til den pågældende registreringstype Valgfri betyder, at der kan angives dimensioner for den pågældende registreringstype Påkrævet betyder, at der skal angives dimensioner for den pågældende registreringstype Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og reglerne for finansdimensioner er oprettet. Når reglerne for finansdimensioner er oprettet er det muligt, at aktivere en af de dimensioner, der anvendes til registrering, hvorefter værdierne vises. Hvis der sammenhæng mellem den valgte dimension og de tilknyttede dimensioner vises dette også. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 31

3.5 Forside Udseende Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og menupunktet Udseende på 3. niveau. Her kan du uploade firmaets logo. Bemærk, at størrelsen ikke må overskride 56 Kb. Ved at aktivere knappen Gennemse kan du pege på din logo-fil og derefter uploade den i systemet. Alle almindeligt forekommende formater understøttes, såsom: GIF, TIFF, BMP, JPEG, PNG. Det uploadede Logo vises efterfølgende øverst på alle skærmbilleder. Feltnavn: Logo Vis firmanavn sammen med logo Logo kan uploades ved at aktivere knappen Gennemse og vælge filen, der indeholder logo. Feltet skal markeres for at vise firmanavn sammen med logo. Hvis markeringen fjernes, vises kun logo. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og logoet er uploadet i systemet. Genveje V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 32

Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Forside på 2. niveau og menupunktet Genveje på 3. niveau. Her kan du oprette forskellige generelle menu-genveje. De oprettede genveje vil blive vist for alle medarbejdere i firmaet på deres forside. Feltnavn: Genvej 1 Genvej 2 Genvej 3 Genvej 4 Genvej 5 I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. I feltet kan vælges en af de foruddefinerede genveje, som skal stilles til rådighed for medarbejderen. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og de valgte genveje er nu oprettet. 3.6 Intranet Vælg menupunktet Opsætning i menuen på øverste niveau, menupunktet Intranet på 2. niveau og menupunktet Grupper på 3. niveau. LESSOR-Portalen giver mulighed for at uploade både firmadokumenter, medarbejderdokumenter og dokumenter specifikt målrettet til udvalgte grupper i virksomheden. Disse grupper kaldes Intranetgrupper. Inden du kan anvende disse grupper skal de oprettes under dette menupunkt. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 33

Grupper Når du anvender LESSOR-Portalen første gang er den født med 2 grupper: Firmabruger-gruppe Alle i virksomheden Firmabruger-gruppe Alle medarbejdere der er oprettet som firmabrugere i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt gruppen, når de bliver tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen, når de ikke længere er tilmeldt LESSOR-Portalen. Firmabrugergruppen fungerer således, at alle der er medlem af denne automatisk kan se de dokumenter, som uploades til gruppen. Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Firmabruger-gruppen. Alle i virksomheden-gruppe Alle medarbejdere der er oprettet i LESSOR-Portalen vil automatisk være tilmeldt gruppen, når de bliver tilmeldt LESSOR-Portalen, ligesom de automatisk vil blive fjernet fra gruppen, når de ikke længere er tilmeldt LESSOR-Portalen. Denne gruppe fungerer i princippet som Firmabruger-gruppen, men er tænkt som firmaets mulighed for at stille dokumenter til rådighed for alle virksomhedens medarbejdere. For eksempel generelle arbejdsgangsbeskrivelser, personalehåndbog mv. Alle firmabrugere kan uploade dokumenter i Alle i virksomheden-gruppen. Der er ofte også behov for en gruppe til for eksempel topledelsen, mellemlederne, forskellige faggrupper (fx henholdsvis konsulenterne og programmørerne osv.) Du kan oprette et ubegrænset antal Intranetgrupper. I det kommende afsnit kan du læse hvordan. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 34

Feltnavn: Navn Medlem Administrator I feltet skal angives gruppens navn Ønskes det at medarbejderen er medlem af gruppen skal feltet markeres udfor den valgte medarbejder. Ønskes alle medarbejdere markeret markeres kolonnens første felt. Er medarbejderen administrator af gruppen skal feltet udfor den valgte medarbejder markeres. Ønskes alle medarbejdere markeret, markeres kolonnens første felt. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og gruppen er oprettet. 4.0 Systemaktivitet Under menupunktet Systemaktivitet findes en række værktøjer, der kan give dig information om mailaktiviteten, hvornår en bruger sidst har været logget ind osv. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 35

4.1 E-mails Under E-mails kan du se den mailaktivitet, der har fundet sted mellem LESSOR-Portalen og medarbejderne. Det er et godt værktøj til at tjekke, om medarbejderne har fået tilsendt mails. 4.2 Søg brugere Under Søg brugere kan du finde alle de personer, der er tilmeldt LESSOR-Portalen. Under Vis detaljer kan du blandt andet se, hvornår de sidst har været logget ind. Værktøjet kan bruges til at følge op på, om alle har tilmeldt sig. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 36

5.0 Medarbejdere Under menupunktet Medarbejdere kan du administrere alle de medarbejdere, som er oprettet i det valgte firma. Eksempelvis kan du markere de medarbejdere, som skal være godkendere, og styre de oplysninger, som skal sendes til medarbejderne mv. 5.1 Alle medarbejdere Under Alle medarbejdere kan du administrere til- og afmelding af dine medarbejdere i LESSOR- Portalen. Medarbejderen skal være tilmeldt, før de kan anvende systemet. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Alle medarbejdere på 2. niveau. Du kan afgrænse visningen i skærmbilledet ved at anvende medarbejderfilteret eller statusfilteret i titellinjen øverst i skærmbilledet. Du kan udvide afgrænsning yderligere ved at aktivere knappen Udvidet søgning. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 37

I kolonnen Status vises medarbejderens aktuelle status. Feltet kan antage følgende værdier: Ikke registreret: Afventer data: Tilmeldt: Afmeldt: Dette betyder, at medarbejderens data er blevet synkroniseret med hovedsystemet, men at medarbejderen endnu ikke er tilmeldt LESSOR-Portalen. Dette betyder, at medarbejderen er tilmeldt, men der afventes data fra hovedsystemet. Dette betyder, at medarbejderens data er blevet synkroniseret med hovedsystemet, og at medarbejderen er tilmeldt LESSOR-Portalen. Dette betyder, at medarbejderen er blevet afmeldt LESSOR-Portalen og således ikke længere kan anvende systemet. Tilmeld medarbejdere Du kan tilmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Tilmeld nederst i skærmbilledet. Medarbejderen vil blive tilmeldt og samtidig få tilsendt en e-mail med en velkomstbesked og en engangsadgangskode. Afmeld medarbejdere Du kan afmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Afmeld nederst i skærmbilledet. Dette betyder, at medarbejderen ikke længere kan se firmaets forside, nyheder, registrere data eller lignende. Medarbejderen vil dog forsat kunne se sine gamle lønsedler, uden at dette koster virksomheden klip på klippekortet. Endvidere kan det være en god ide, at medarbejderen ændrer mailadressen, som er registreret på medarbejderen, således at eventuelle beskeder fra LESSOR-Portalen sendes direkte til medarbejderen og ikke til medarbejderens mailadresse i virksomheden, som formodentlig ofte bliver nedlagt ved fratrædelse. Bemærk, at medarbejderen ikke kan afmeldes i tilfælde af ikke-godkendte registreringer vedr. medarbejderen. Send registreringspåmindelse Du kan sende en registreringspåmindelse til en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og aktivere knappen Send registreringspåmindelse. Registreringspåmindelsen, der skal minde medarbejderen om at tilmelde sig LESSOR-Portalen, bliver sendt til medarbejderen på en e-mail. Opdater medarbejdere Du kan opdatere registreringsgruppe og arbejdskalender på en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og aktivere knappen Opdater medarbejdere. Når du aktiverer knappen, fremkommer der et skærmbillede, hvor du har mulighed for at indsætte de ønskede værdier for de udvalgte medarbejdere. Rediger medarbejder V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 38

Ved at aktivere skruenøglen ud for den enkelte medarbejder får du mulighed for at redigere data, sende nyt engangsadgangskode, indsætte saldi, uploade dokumenter osv. Der fremkommer en række delvist redigerbare data. Feltnavn: Medarbejdernr. CPR-nummer Afregningsgruppe Navn E-mail (arbejde) Registreringsgruppe Godkender Arbejdskalender Sekundær kalender Ingen kørselreg. påmindelser Ingen lønreg. påmindelser Ingen fraværsreg. påmindelser Send e-mails ved manglende komme/gå registreringer Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. Feltet kan ikke redigeres. I feltet vælges en af de oprettede registreringsgrupper. Feltet markeres for at give medarbejderen rollen som godkender. En godkender, kan godkende andre medarbejderes registreringer. Godkenderen vil typisk være en afdelingsleder, værkfører, afdelingssekretær eller lign. I feltet vælges en af de oprettede arbejdskalendere. I feltet vælges en eventuel sekundær arbejdskalender. Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen, når der ikke er registreret kørsel i en periode. Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen, når der ikke er foretaget lønregistreringer i en periode. Feltet markeres, hvis der ikke skal sendes en påmindelse til medarbejderen, når der ikke er registreret fravær i en periode. Feltet vises kun, hvis feltet Send e-mails ved manglende komme/gå registreringer for alle medarbejdere er markeret under firmaopsætningen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 39

Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for e-mail Status Feltet kan markeres, hvorefter der automatisk vil blive udsendt reminder e- mails fra LESSOR-Portalen, hvis der mangler Komme/gå registreringer i en periode. Feltet markeres automatisk, hvis feltet Udskriv tilmeldingsbrev i stedet for e-mail for alle medarbejdere er markeret under firmaopsætningen. Feltet kan markeres, hvorefter der automatisk vil blive udskrevet et tilmeldingsbrev med adgangskode på den tilsluttede printer. Er feltet ikke markeret sendes tilmeldingsbrevet som e-mail. Feltet kan ikke redigeres. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og data er oprettet. Ny adgangskode Ved at aktivere knappen Ny adgangskode vil medarbejderen få tilsendt en ny engangsadgangskode på e-mail. En ny engangsadgangskode fungerer kun i den periode, som er angivet under Opsætning, Firma, Generelt hvorefter den vil være ugyldig. Det vil sige, at det er vigtigt at modtageren hurtigst anvender den nye adgangskode og i den forbindelse opretter en ny permanent adgangskode. Der gælder særlige regler for Kontobrugeren og Firmabrugeren. Deres engangsadgangskode er kun gyldig i 48 timer og påvirkes ikke af opsætningen. Det er således ikke muligt, at ændre denne frist. Dokumenter Ved at aktivere knappen Dokumenter får du mulighed for at uploade dokumenter i medarbejderens dokumentmapper. Tilmeld Det er muligt at tilmelde en enkelt medarbejder til LESSOR-Portalen. Hvis medarbejderen ikke tidligere har været tilmeldt LESSOR-Portalen, vil knappen Tilmeld være synlig. Ved at aktivere knappen vises følgende muligheder: 1. Opret ny bruger 2. Anvend eksisterende bruger Opret ny bruger: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 40

Feltnavn: Opret ny bruger Navn Brugernavn E-mailadresse Sprog Feltet skal markeres for at oprette en ny bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet skal udfyldes med et brugernavn. Feltet skal udfyldes med den ønskede e-mailadresse. I feltet vælges det ønskede sprog. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Tilmeld, og medarbejderen vil være tilmeldt og modtage en e- mail med brugernavn og engangsadgangskode. Anvend eksisterende bruger: Feltnavn: Anvend eksisterende bruger Navn Brugernavn Portal-ID Feltet markeres for at anvende en eksisterende bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn (skal oplyses af medarbejderen). Feltet skal udfyldes med medarbejderens Portal-ID (skal oplyses af medarbejderen). Medarbejderen finder denne oplysning under menupunktet Profil i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Tilmeld, og medarbejderen vil være tilmeldt. Gentilmeld Hvis medarbejderen er eller tidligere har været tilmeldt LESSOR-Portalen, vil knappen Gentilmeld være synlig. Ved at aktivere knappen Gentilmeld kan du tilmelde en medarbejder, som allerede har login-oplysninger til LESSOR-Portalen. Ved at aktivere knappen vises følgende muligheder: 1. Opret brugeren som en ny bruger i systemet 2. Genanvende eksisterende brugernavn Opret brugeren som ny bruger i systemet: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 41

Feltnavn: Opret ny bruger Navn Tidligere brugernavn Tidligere e- mailadresse Nyt brugernavn Ny e-mailadresse Sprog Feltet markeres for at oprette en ny bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet er udfyldt med medarbejderen tidligere brugernavn. Feltet er udfyldt med medarbejderens tidligere e-mailadresse. Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn. Feltet skal udfyldes med den ønskede e-mailadresse. I feltet vælges det ønskede sprog. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gentilmeld, og medarbejderen vil være gentilmeldt og modtage en e-mail med brugernavn og engangsadgangskode. Den eksisterende bruger vil ikke længere have adgang til systemet. Anvend eksisterende bruger: Feltnavn: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 42

Anvend eksisterende bruger Navn Brugernavn Portal-ID Feltet markeres for at anvende en eksisterende bruger. Feltet er udfyldt med medarbejderens navn. Feltet skal udfyldes med et nyt brugernavn (skal oplyses af medarbejderen). Feltet skal udfyldes med medarbejderens Portal-ID (skal oplyses af medarbejderen). Medarbejderen finder denne oplysning under menupunktet Profil i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gentilmeld, og medarbejderen vil være gentilmeldt. Ret brugernavn/e-mailadresse Har du fået oprettet en medarbejder med forkert brugernavn eller e-mailadresse, kan du rette fejlen ved hjælp af funktionen Gentilmeld. Brugeren oprettes som ny bruger i systemet med nyt brugernavn og ny e-mailadresse. Afmeld brugere Du kan afmelde en medarbejder ved at markere denne (sæt markering i tjekboks til venstre for medarbejderens navn) og derefter aktivere knappen Afmeld nederst i skærmbilledet. Dette betyder, at medarbejderen ikke længere kan se firmaets forside, nyheder, registrere oplysninger eller lignende. Medarbejderen vil dog forsat kunne se sine gamle lønsedler, uden at dette koster virksomheden klip på klippekortet. Bemærk, at medarbejderen ikke kan afmeldes i tilfælde af egne ikke-godkendte registreringer. Saldi Ved at aktivere knappen Saldi kan du se medarbejderens saldi pr. saldotype. Aktiver evt. ikonet Vis til højre for registreringen. Du vil herefter få vist de enkelte registreringer, som ligger bag saldoen. Du kan endvidere aktivere knappen Ny øverst i skærmbilledet og dermed få mulighed for at oprette en registrering, der kan fungere som korrektion til saldoen. Bliver der vist saldi i skærmbilledet, som ikke længere er aktuelle, vil de også blive vist for medarbejderen, hvorfor det kan være en god ide at fjerne saldovisningen. Fjern saldi fra oversigt En saldo fjernes fra skærmbilledet ved at vælge menupunktet Opsætning, Saldi, Saldoperioder. Vælg en saldoperiode, fx Kalenderår, aktiver ikonet Rediger (skruenøglen) og derefter knappen Perioder. Vælg en af de perioder, som du ønsker at deaktivere, fx 2012, aktiver derefter ikonet Rediger (skruenøglen), fjern markeringen i feltet Aktiv og aktiver knappen Gem. Herefter vil saldi, som er oprettet med saldoperioden Kalenderår og saldokoden 2012, ikke længere fremgå af oversigten. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 43

5.2 Saldooversigt Under Saldooversigt kan du se aktuelle fraværssaldi pr. fraværstype pr. medarbejder. Ved at aktivere pileknapperne kan du bladre mellem de oprettede fraværstyper, og i oversigten nederst i skærmbilledet kan du se den enkelte medarbejders saldi. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Saldooversigt på 2. niveau. 5.3 Indtast saldi Under Indtast saldi kan du indtaste saldi vedr. fravær, kørsel eller løndele pr. medarbejder. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau og menupunktet Indtast saldi på 2. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. Feltnavn: Medarbejder Dato Type I feltet vælges den medarbejder, der skal indsættes saldi på. I feltet vælges datoen for posteringen i LESSOR-Portalen. I feltet vælges mellem typerne: Fravær, Kørsel og Løndel V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 44

Fraværstype Kørselstype Lønregistreringstype Ny saldo Beskrivelse Hvis Type sættes til Fravær vises feltet og fraværstype kan vælges Hvis Type sættes til Kørsel vises feltet og kørselstype kan vælges Hvis Type sættes til Løndel vises feltet og lønregistreringstype kan vælges Feltet udfyldes med den nye saldo Feltet udfyldes med en eventuel beskrivelse. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og saldi er oprettet. Når saldi for alle ønskede medarbejdere er tastet, kan du ved at aktivere knappen Excel afstemme i forhold til dine grundbilag. Ved at aktivere knappen Bogfør saldi, bliver saldiene synlige i LESSOR- Portalen. 5.4 Intern kommunikation Systemet giver mulighed for at uploade interne dokumenter, ligesom det er muligt at skrive målrettede meddelelser til udvalgte medarbejdergrupper (Intranetgrupper) Interne dokumenter Under dette menupunkt har du mulighed for at uploade dokumenter, som kan anvendes af de grupper af medarbejdere, som dokumenterne er stillet til rådighed for. Opret mappe: Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på 2. niveau og menupunktet Interne dokumenter på 3. niveau. Vælg den mappe, hvori du ønsker at oprette endnu en mappe, aktiver knappen Opret mappe og udfyld feltet med det ønskede navn på mappen i feltet Mappenavn. Opret dokument i mappe: Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på 2. niveau og menupunktet Interne dokumenter på 3. niveau. Vælg den mappe, hvori du ønsker at oprette et dokument, aktiver knappen Gem dokument i mappe og udfyld feltet Titel med det ønskede navn på dokumentet og vælg det ønskede dokument ved at aktivere knappen Gennemse... V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 45

Du opretter de mapper og dokumenter, du ønsker, og sletter dem igen ved at aktivere det røde ikon med et hvidt kryds (som bliver synlig, når du vælger mappen eller filen). Meddelelser Under Intern kommunikation har du mulighed for at oprette meddelelser, som vises for den Intranetgruppe der vælges i feltet Intranetgruppe. Vælg menupunktet Medarbejdere i menuen på øverste niveau, menupunktet Intern kommunikation på 2. niveau og menupunktet Meddelelser på 3. niveau. Aktiver knappen ny og udfyld feltet Intranetgruppe (modtagere) og Titel på meddelelsen. Skriv meddelelsen og afslut med at aktivere knappen Gem og derefter Luk. Meddelelsen er nu gemt og vises for den udvalgte Intranetgruppe. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 46

6.0 Registreringer Under Registreringer har du fx mulighed for at overføre registreringer til hovedsystemet og se alle medarbejdernes registreringer. 6.1 Registreringsperioder Registreringsperioder anvendes til at åbne tidsrum, som medarbejderen må registrere for. Registreringsperioderne er med andre ord tilladte perioder for registrering. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Registreringsperioder på 2. niveau. Aktiver knappen Rediger (skruenøglen) for at ændre eller udfylde perioderne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 47

Feltnavn: Fravær start I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere fravær. Fravær slut I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere fravær. Kørsel start Kørsel slut Løndele start Løndele slut Komme/gå start Komme/gå slut I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere kørsel. I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere kørsel. I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere løndele. I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må registrere løndele. I feltet kan vælges datoen for den første dag i perioden, hvor medarbejderne må foretage komme/gå-registreringer. I feltet kan vælges datoen for den sidste dag i perioden, hvor medarbejderne må foretage komme/gå-registreringer. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og datoerne er oprettet. Tip: Når du ønsker at rette en periode, fx en måned frem, kan du nøjes med at aktivere knappen +1 md. en enkelt gang. Ønsker du at sætte en dato et år frem, aktiverer du blot knappen + 1 år en enkelt gang, hvorefter datoen er rykket et år frem. Husk at aktivere knappen Gem, inden du forlader skærmbilledet. 6.2 Overførsler Under Overførsler kan du oprette overførsler, som skal foretages til hovedsystemet. En overførsel er altid knyttet til en afregningsgruppe. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Overførsler på 2. niveau. Aktiver knappen Ny og udfyld felterne. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 48

Feltnavn: Afregningsgruppe I feltet skal vælges den ønskede afregningsgruppe. Navn Feltet skal udfyldes med overførslens navn. Kørsel indtil I feltet kan vælges slutdatoen for kørsel (kørsel medtages til og med den angivne dato). Fravær indtil I feltet kan vælges slutdatoen for fravær (fravær medtages til og med den angivne dato). Løndele indtil I feltet kan vælges slutdatoen for løndele (løndele medtages til og med den angivne dato). Rykkerdatoregistreringer* I feltet kan vælges rykkerdato og klokkeslæt for registreringer. Der sendes automatisk en mail til medarbejderen på det angivne tidspunkt og klokkeslæt, hvis der ingen registreringer er for perioden. Mailen udsendes til de omfattede medarbejdere med angivelse af den automatiske lukkedato for registreringer (Aut. lukkedatoregistreringer) Aut. lukkedatoregistreringer* I feltet kan vælges lukkedatoen for registreringer. Det vil sige, at registreringer foretaget efter den angivne dato ikke medtages i overførslen. Udfyldes feltet vil det endvidere bevirke, at de omfattede registreringer bliver sat til godkendelse, når lukkedatoen oprinder. Rykkerdato godkendelse* I feltet kan vælges rykkerdato og klokkeslæt for godkendelse af registreringer. Der sendes automatisk en mail til godkendere på det V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 49

angivne tidspunkt og klokkeslæt, hvis der er registreringer, der ikke er godkendt. *De tre datoer skal figurere i kronologisk rækkefølge (Rykkerdatoregistreringer -> Aut. lukkedatoregistreringer -> Rykkerdato godkendelse). Man kan undlade en eller flere datoer, men det giver fx ikke mening at rykke for registreringer, efter at overførslen er sat til godkendelse. Endvidere vil det typisk heller ikke give mening at sende rykker for godkendelse, så længe der fortsat kommer nye registreringer, som senere skal godkendes. Når felterne er udfyldt, aktiveres knappen Gem, og overførslen er oprettet. En overførsel kan have status af Åben, Til godkendelse, Klar til overførsel og Overført. Firmabrugerens opgave er at skifte status på overførsel således: Status Status ændres af Medarbejdere kan registrere til overførselsperioden Åben Firmabruger Ja Ja Til godkendelse Firmabruger (2) Nej (1) Ja Klar til overførsel Firmabruger Nej (1) Nej Overført LESSOR-Portalen Nej Nej Klar til genoverførsel Firmabruger Nej Nej Genoverført LESSOR-Portalen Nej Nej Godkendere kan godkende/afvise til overførselsperioden (1) Medarbejderen kan godt registrere (såfremt registreringsperioden tillader dette), men registreringerne kommer ikke med i den overførsel, men må vente til en senere overførsel. (2) Status ændres af LESSOR-Portalen hvis feltet Aut. Lukkedato registreringer er udfyldt på overførslen. Når registreringerne er overført til hovedsystemet, skifter overførslens status automatisk til Overført. Før du lukker en overførsel, kan du få et overblik over manglende godkendelser ved at vælge Registreringer. 6.3 Manglende godkendelser Under Manglende godkendelser får du et samlet overblik over udestående godkendelser pr. godkender. Her kan du markere godkenderen og sende en påmindelsesmail. Dette er naturligvis ikke nødvendigt, hvis du under Registreringer, Overførsler har valgt dato og klokkeslæt for, hvornår dette skal ske automatisk. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Manglende godkendelser på 2. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 50

6.4 Kørsel Under Kørsel kan du se de detaljerede registreringer vedr. kørsel foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Kørsel på 2. niveau. Bemærk, at registreringer, som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen gøres Klar til overførsel, ikke vil blive overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR- Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt. Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en eller anden grund er slettet i hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Afvist er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Annulleret er blevet afvist efter at de er blevet godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 51

6.5 Løndele Under Løndele kan du se de detaljerede registreringer vedr. løndele foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Løndele på 2. niveau. Bemærk, at registreringer som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen gøres Klar til overførsel, ikke bliver overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR- Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt. Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en eller anden grund er slettet i hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Afvist er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Annulleret er blevet afvist efter at de er blevet godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet. 6.6 Fravær Under Fravær kan du se de detaljerede registreringer vedr. fravær foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Fravær på 2. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 52

Bemærk, at registreringer som skal godkendes, men som ikke er blevet godkendt, inden overførslen gøres Klar til overførsel, ikke bliver overført til hovedsystemet, men bliver liggende i LESSOR- Portalen og medtages i førstkommende overførsel, efter de er godkendt. Du kan senere ændre overførsler med status Overført til Klar til genoverførsel, hvorefter overførslens data ved næste synkronisering igen overføres til hovedsystemet. Dette kan være nyttigt, hvis data af en eller anden grund er slettet i hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Afvist er blevet afvist af godkender og vil ikke blive overført til hovedsystemet. Registreringer der er markeret med Annulleret er blevet afvist efter at de er blevet godkendt af godkender og der vil blive afsendt en besked om annulleringen til hovedsystemet. 6.7 Komme/gå Under Kom/gå kan du se de detaljerede registreringer vedr. komme-/gå-tider foretaget af medarbejderne. Endvidere vises, om registreringen er godkendt, afventer godkendelse eller afvist/annulleret. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Kom/gå på 2. niveau. 6.8 Annullering af registreringer Har du fået overført en registrering ved en fejl, fx hvis en medarbejder har tastet en feriedag, der ikke er blevet afholdt, har du mulighed for at annullere registreringen. Vælg menupunktet Registreringer på øverste niveau og menupunktet Kørsel, Løndele eller Fravær på 2. niveau, alt efter hvilken type registrering det drejer sig om. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 53

Find den pågældende medarbejder ved at sætte filter på godkendte registreringer og aktiver skruenøglen. Du har nu mulighed for at annullere den pågældende registrering samt påføre en eventuel kommentar til annulleringen. Annulleringen vil blive medtaget i næste overførsel til hovedsystemet. Annulleringen gennemføres ved at aktivere knappen Annuller. Bemærk: Annullering af Komme/gå registreringer er ikke muligt, og skal annulleres i tidsregistreringssystemet. Alle andre registreringer inklusiv fravær med komme/gå kan annulleres. 6.9 Indlæs fil Under Indlæs fil har du mulighed for at indlæse en kommasepareret fil (CSV format dannes typisk fra Microsoft Excel) direkte i registreringskladderne vedr. kørsel, fravær, løndele og komme/gå. CSV-filen skal igennem en valideringsproces, således at dataintegriteten opretholdes i portalen. Valideringsprocessen gennemlæser den valgte CSV-fil og hvis der findes fejl afbrydes processen, og du får en tilbagemelding og intet bliver indlæst. Tilbagemeldingen forekommer som en fejlbesked, hvori du gøres opmærksom på hvilken linje som fejler, og hvilket element som er årsagen til at linjen fejler. Hvis CSV-filen gennemgår valideringsprocessen, uden fejl, oprettes registreringerne i portalen. Vælg menupunktet Registreringer i menuen på øverste niveau og menupunktet Indlæs fil på 2. niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 54

Formatet af CSV-Filen CSV-filens første linje bruges til at beskrive firmaet, således at registreringerne oprettes under det rigtige firma på de dertilhørende medarbejdere. Hvis denne linje ikke optræder som første linje, afbrydes indlæsnings- og valideringsprocessen. Denne første linie kaldes startrecorden og består af følgende felter. [Company_identification;Kunde A/S] Feltnavn Type Company_identification (Kunde A/S) Beskrivelse Fastværdi Company_identification, som skal indsættes på første position i startrecorden Firmanavnet på firmaet, som skal modtage de efterfølgende registreringer Startrecorden er det eneste element, i CSV-Filen, som er påkrævet. Der er intet krav om rækkefølge af elementerne. Det er således muligt at indlæse i elementerne i vilkårlig rækkefølge - eksempelvis: fravær, kørsel, fravær, løndel, kørsel, løndel osv. Nedenfor ses et billede af strukturen. Company_identification type (absence) type (varpay) type (mileage) type (timeregistration) V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 55

Typerne: Fravær, løndele, kørsel og komme/gå har varierende længde, det vil sige afhængigt af registreringstypen skal der benyttes et forskelligt antal attributter (feltnavne) for at oprette de forskellige typer. Herunder vil der være en kort gennemgang af fravær, kørsel, løndele og komme/gå. Gennemgående for de 4 typer er at alle attributterne [Type], [Employee_identification], [Registration_code] og [Date]. Disse fire attributter er påkrævet for at oprette registreringerne. [Type] identificere hvilken type registrering som skal oprettes, [Employee_identificaiton] identificere medarbejderen som registreringen skal oprettes for, [Registration_code] identificere hvilken kode registreringen skal oprettes med, og [Date] er datoen for registreringen. Fravær: En fraværsregistrering består af elementerne [absence], [Employee_identificaiton], [Registration_code], [Date], [Hours] og [Days]. Et eksempel på et fraværsobjekt vil se således ud: [absence;lpe0001;2300;01-05-2014;7,4;1] Beskrivelse af de enkelte fraværs elementer i filen: Feltnavn Type (absence) Employee_indentification (LPE0001) Registration_code (2300) Date (01-05-2014) Hours (7,4) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en fraværsregistrering Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Fraværskoden som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende fraværsopsætning Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal Antallet af timer, som fraværet er på, denne attribut er påkrævet hvis man i fraværsopsætningen i Portalen har specificeret timer, eller timer/dage Days (1) Antallet af dage som fraværet er på. Denne værdi kan ikke overstige 1, hvis man ønsker at fravær strækker sig over flere dage skal man tilføje et fraværselement for hver dag i fraværet. Værdien kan være eksempelvis være 0,5, som svarer til en halv dag. Kørsel: En kørselsregistrering består af [Type], [Employee_identifikation], [Registrerings_code] og [Date], yderligere har den elementerne [From_street], [From_zip], [From_country_code], [To_street], [To_zip], [To_country_code], [KM], [Registration_number], [Purpose]. Et eksempel på et kørselsobjekt vil se således ud: V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 56

[mileage;lpe0001;7100;01-05-2014;gydevang 46;3450;DK;Gothersgade 100;1123;DK;32,0;EX13254;konsulentassistance] Beskrivelse af de enkelte kørsels elementer i filen: Feltnavn Type (mileage) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en Kørselsregistrering Employee_indentification (LPE0001) Registration_code (7100) Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Lønarten som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende kørselsopsætning Date (01-05-2014) Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal From_street (Gydevang 46) Anvendes til at finde en fra destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. From_zip (3450) Postnummer, der anvendes til at finde en fra destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. From_country (DK) Landekode, der anvendes til at finde en fra destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [from_street], [from_zip], [from_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. To_street (Gothersgade 100) Anvendes til at finde en til destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. To_zip (1123) Postnummer, der anvendes til at finde en til destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 57

To_country (DK) Landekode, der anvendes til at finde en til destination, som er oprettet i portalen. Det er vigtigt at medarbejderen har oprettet destinationen, i portalen, hvis den ikke eksisterer vil kørselsregistreringen blive afvist. Felterne [to_street], [to_zip], [to_country_code] skal alle udfyldes ellers afvises kørselsindlæsningen. KM (32) Registration_number (EX 12354) Antallet af kilometer som er foretaget på kørselsregistreringen. Denne værdi er påkrævet, hvis denne ikke er udfyldt afvises kørselsindlæsningen Registreringsnummeret på køretøjet, som medarbejderen har foretaget kørslen i. Dette element er påkrævet, hvis feltet ikke er udfyldt afvises kørselsindlæsningen Purpose (konsulentassistance) Formålet for kørselsregistreringen, eksempelvis kunne formålet være kundemøde i Vejle. Dette element er påkrævet, hvis denne ikke er udfyldt afvises kørselsindlæsningen. Feltet kan maksimalt indeholde 255 tegn. Løndele: En løndelsregistrering består af [Type], [Employee_identifikation], [Registrerings_code] og [Date], yderligere har registreringen elementerne [Unit], [Amount], [Hours] og [Days]. Herunder 4 eksempler på hvorledes en løndelsregistrering ser ud, således at den kan indlæses: [varpay;lpe0001;1010;01-05-2014;5;;;] [varpay;lpe0001;7450;01-05-2014;;250;;] [varpay;lpe0001;3300;01-05-2014;;;14;] [varpay;lpe0001;3000;01-05-2014;;;;1] Beskrivelse af de enkelte løndelselementer i filen: Feltnavn Type (varpay) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en løndelsregistrering Employee_indentification (LPE0001) Registration_code (1010) Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Løndelskoden som er opsat i den registreringsgruppe, som medarbejderen tilhører, under dennes tilhørende løndelsopsætning Date (01-05-2014) Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformat det vil sige dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 58

Units (5) Værdien indikerer antallet af enheder, der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til enheder Amount (250) Værdien indikerer beløbet der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til beløb Hours (14) Værdien indikerer antallet af timer, der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til timer Days (1) Værdien indikerer antallet af dage, der skal sættes på løndelsregistreringen. Dette element er påkrævet i det tilfælde hvor løndelsopsætningen er sat til dage Komme/gå registrering Bemærk, at denne del kun er tilgængelig hvis hovedsystemet indeholder en tidsregistreringsfunktion. For yderligere information om hvilke af LESSORs tidsregistreringsmoduler der understøtter LESSOR- Portalen henvises til denne vejlednings indledning. En komme-/gå registrering består af type, medarbejderidentifikation og dato, yderligere har registreringen elementerne [timestamp] og [in/out]. Herunder 2 eksempler på hvorledes en løndelsregistrering ser ud, således at den kan indlæses: [timeregistration,lpe0001;01-05-2014;08:30;begin] [timeregistration,lpe0001;01-05-2014;16:30;end] Beskrivelse af de enkelte komme-/gå elementer i filen: Feltnavn Type (timeregistration) Beskrivelse Indikerer at funktionaliteten skal håndtere linjen som en komme-/gå registrering Employee indentification (LPE0001) Date (01-05-2014) Indikerer medarbejderen, som registreringen oprettes på Datoen for registreringen, datoformatet skal overholde dansk datoformatet dd-mm-yyyy eller dage, måned og årstal Timestamp (08:30) Feltet skal indeholde klokkeslettet for komme-/gå registreringen Begin/End (XX) Hvis der er tale om en komme stempling udfyldes feltet med BEGIN. Er der tale om en gik stempling udfyldes feltet med END V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 59

Herunder kan du se et eksempel på en CSV-fil (vist i Microsoft Excel) med registreringer vedr. fravær, kørsel og løndele. 7.0 Godkendelse Under godkendelse kan du få et overblik over registreringer, som afventer godkendelse, er godkendt, er afvist eller evt. er annulleret. Du kan vælge mellem registreringstyperne: Komme-/gå og Stamdata. Ved at anvende den udvidede søgning kan du filtrere de data som du får vist i din forespørgsel fx således at kun data for en bestemt periode vises. 8.0 Lønkørsler Under Lønkørsler afspejles de lønkørsler, der er blevet synkroniseret mellem hovedsystemet og LESSOR-Portalen. I forbindelse med synkroniseringen tildeles lønkørslerne et Lønkørsels-ID af LESSOR- Portalen. Beskrivelse, Fra-dato og Til-dato vil være data, som du finder i hovedsystemet. Vælg menupunktet Lønkørsler i menuen på øverste niveau. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 60

Ved at aktivere knappen Rediger (skruenøglen) ud for den enkelte lønkørsel kan du se flere deltaljer. Blandt andet kan du få en oversigt over alle de medarbejdere (ved at aktivere knappen Vis medarbejdere), som har været omfattet af den pågældende lønkørsel. Du har endvidere mulighed for at slette de lønsedler, som er blevet dannet i forbindelse med lønkørslen (ved at aktivere knappen Slet alle lønsedler), hvis du ikke ønsker dem vist. Ved at aktivere knappen Vis medarbejdere får du vist en oversigt over de medarbejdere, som er omfattet af lønkørslen. Det er endvidere muligt at få vist medarbejderens lønseddel ved at aktivere ikonet for pdf-format. V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 61

V e j l e d n i n g f o r f i r m a b r u g e r e n ( L E S S O R - P o r t a l e n ) S I D E 62