Virksomhedsplan for Ledelsessekretariatet i Teknik og Miljø, Aarhus Kommune 2015
Intro 2015 er helt generelt kendetegnet ved at være året, hvor vi skal konsolidere det nye Ledelsessekretariat som en del af det nye Teknik og Miljø. I virksomhedsplanen for 2015 klargør og synliggør vi, hvad Ledelsessekretariatet mere konkret har fokus på i 2015. Vi følger løbende op på indsatsområderne i virksomhedsplanen og gør ultimo 2015 samlet status i forbindelse med udarbejdelsen af virksomhedsplanen for 2016. Grundlag og strategi for Ledelsessekretariatet Vi arbejder i Ledelsessekretariatet med afsæt i Aarhus-fortællingen, med afsæt i kommunens overordnede vision, mål og politikker og med afsæt i kommunens værdier. På tilsvarende vis arbejder vi med afsæt i Teknik og Miljøs vision og ledelsesværdier og med afsæt i de fælles politisk-strategiske og organisatoriske indsatsområder, der er fastlagt i Teknik og Miljøs virksomhedsplan for 2015-2017. Ledelsessekretariatets mission og vision Mission: Ledelsessekretariatet understøtter rådmanden, direktøren og centrene i deres arbejde. Vi hjælper med at sætte retning, og vi bygger bro mellem de forskellige dele af Teknik og Miljø og til omverdenen. Vision: Vi vil være frontløbere i realiseringen af Teknik og Miljøs vision og fælles indsatsområder. I forlængelse heraf lægger vi vægt på følgende i vores opgavevaretagelse: Vi leverer løsninger af enkelthed og høj kvalitet Vi deler viden og tager ansvar på tværs Vi sikrer helhed og sammenhæng Vi tager strategiske initiativer og udvikler Vi kommunikerer åbent med borgere og presse Vi har en levende debatkultur Vi arbejder ud fra kommunens TRE værdier
Ledelsessekretariatets opgaver Ledelsessekretariatets har følgende faste opgaver: Sekretæropgaver for rådmand, direktør og Teknisk Udvalg Ledelsesstøtte til rådmand og direktør Kvalitetssikring og koordination af sager til rådmand og direktør Koordinering af interne mødefora Post og journalisering Juridisk rådgivning til andre dele af Teknik og Miljø Lede og deltage i udviklingsprojekter, arbejdsgrupper mv. Ekstern og intern kommunikation Planstrategi og kommuneplan Øvrige opgaver i tilknytning til kommuneplanlægningen (analyser, retningslinjer, statistik mv.) Ledelsessekretariatets organisering Ledelsessekretariatet er organisatorisk delt op i Kommuneplan, Kommunikation og Øvrige Ledelsessekretariat. Vi arbejder i det daglige sammen på kryds og tværs også med rådmanden, direktøren og stadsarkitekten, som vi sidder dør om dør med. Indtil udgangen af juni 2015 er erhvervsfremmeprojektet The Architecture Project (TAP) ligeledes en del af Ledelsessekretariatet, men projektet holder ikke til på Rådhuset og er derfor ikke en del af Ledelses- sekretariatets daglige liv.
Organisatoriske indsatsområder i 2015 Ledelsessekretariatet i samarbejde med centrene På samme måde som resten af Teknik og Miljø har vi i Ledelsessekretariatet fået nye særlige opgaver og samarbejdsflader i forbindelse med organisationsændringen i 2014. 2015 skal bruges på at få disse opgaver forankret og sat på skinner. På samme måde skal samarbejdsfladerne til centrene konsolideres. Højt prioriterede opgaver for Ledelsessekretariatet i 2015 i relation til arbejdsform i relation til resten af Teknik og Miljø er: Vi skal styrke Teknik og Miljøs strategiske kommunikation Vi skal styrke Teknik og Miljøs arbejde med interessevaretagelse og politikudvikling Vi skal styrke projektledelse og den fælles projektkultur i Teknik og Miljø Vi skal videreudvikle/optimere sagsgangene ifm. rådmandshenvendelser, oplæg, byrådsindstillinger mv. (f.eks. hurtigere sagsflow, kurser/videndeling mhp. højnelse af kvaliteten, digital post). Generelt vil vi være skarpe på metodeudvikling og gå nye veje i vores arbejdsform, der hvor der er potentiale for at styrke kvaliteten enten processuelt eller fagligt. Vi vil i 2015 endvidere forsøge at være mere fysisk til stede i centrene ved f. eks. at holde flere møder i centrene, flytte vores arbejdsplads ud en halv eller hel dag eller holde regelmæssige statusmøder med relevante kolleger i centrene. Ambitionen ved udgangen af 2015 er, at samarbejdsformen med centrene er forankret således, at både vi og centrene har opfattelsen af, at vi skaber løsninger sammen på en konstruktiv og effektiv måde. Samt at centrene oplever, at Ledelsessekretariatet som helhed og de enkelte medarbejdere hver især er synlige og servicemindede. Ledelsessekretariatets egen organisation Ledelsessekretariatet er blevet en større enhed med nye kolleger og kompetencer og ændrede arbejdsvilkår. Derfor skal 2015 være året, hvor Ledelsessekretariatet som samlet enhed finder sine fødder. Højt prioriterede opgaver/fokusområder i 2015 er: Vi vil udvikle MED-udvalget som forum for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i Ledelsessekretariatet. Vi vil sikre, at de forskellige kompetencer i Ledelsessekretariatet forbindes rigtigt, så vi er fagligt stærkere og arbejder mere effektivt. Vi vil udnytte de lokalemæssige rammer, som vi har til rådighed f.eks. via blandede faglige miljøer, flydende arbejdspladser mv. Vi vil rydde op i gamle sager, som er forældede eller hængere fra før organisationsændringen. Vi vil udvikle vores servicering af direktør og rådmand. Også på den sociale dimension vil vi markere det nye Ledelsessekretariat. Bl.a. ryster vi os sammen ved at tage på studietur til Bourdeaux, hvor vi skal se på fransk byudvikling.
Politisk-strategiske strategiske indsatsområder i 2015 I 2015 skal vi i Ledelsessekretariatet sammen med centrene sikre, at de planer og politikker, Teknik og Miljø har i støbeskeen for 2015, kommer godt i mål. Det handler om: Liveability En fælles udviklingsramme 360 o -perspektivet på byudvikling Liveability som del af Planstrategien Bæredygtig vækst Affaldsplan Vandforsyningsplan Klimaplan 2016 Strategisk energiplanlægning Bæredygtig vækst som del af Planstrategien Boligudbygning og social sammenhængskraft Boligpolitik Boligudbygning og social sammenhængskraft som del af Planstrategien Mobilitet og forbundethed MOVE og anlægsprogram Letbanens næste etaper Kollektiv trafikplan ifm. letbanens start Trafik- og Mobilitetsplan for Midtbyen Udviklingsplan for ITS Cykelhandlingsplan og samlet stisystem Mobilitet og forbundethed som del af Planstrategien I overensstemmelse med de organisatoriske indsatsområder vil Ledelsessekretariatet i forbindelse med disse planer og politikker have særlig fokus på følgende: Vi vil arbejde for at sikre rettidig politisk inddragelse og klare vedtagelser i byrådet. Vi vil medvirke til, at planerne og politikkerne bliver til i samarbejde mellem centrene og med Leerhvervsliv og andre in- delsessekretariatet. Vi vil bistå centrene med at sikre, at de andre magistratsafdelinger, borgere, teressenter inddrages på den mest hensigtsmæssige og konstruktive måde i udviklingsprocesserne. Vi vil bidrage til effektiv strategisk kommunikation.