Rapport vedrørende Kostkonceptudredning, Kapacitetsvurdering Synliggørelse af produktionsomkostninger Scenarier for optimering af drift Februar 2010
Indholdsfortegnelse Indledning og baggrund 2 1 Konklusioner vedrørende optimeringsmuligheder på madområdet 3 2 Formål 5 3 Opgavens udførelse 5 4 Styring og organisering af arbejdet 8 5 Udvalgte resultater af afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomkostninger 10 5.1 Produktion 10 5.2 Tidsregistrering 12 5.3 Råvarer og kolonialvarer 13 5.4 Omkostningsopgørelsesmetode 14 5.5 Omkostningsopgørelser 16 5.6 Servicepakkepriser 18 6 Modeller for optimering af madområdet 19 6.1 Model 1 22 6.2 Model 2 24 6.3 Model 3 27 6.4 Model 4 28 7 Det fremtidige kostkoncept for plejecentrene 30 8 Udvalgte resultater af afdækningsarbejdet i forbindelse med udarbejdelse af forslag til kostkoncept 32 9 Centralkøkkenets bestillingssystem 38 10 Perspektiver 38 11 Afslutning 40 12 Bilag 1 Beskrivelse af konsekvenser ved lukning af caféen på KLC 41 13 Bilag 2 Forslag til fremtidig kostkoncept 43 14 Bilag 3 Bestillingssystem 44 Udredning af forplejningsområdet 1
Indledning og baggrund I april 2009 blev der nedsat en arbejdsgruppe, hvis overordnede opgaver har været, at fremkomme med forslag til optimering af madområdet i. Optimeringsscenarierne tager udgangspunkt i forudgående afdækning af Centralkøkkenets produktionsomkostninger samt oplæg til det fremtidige kostkoncept. Resultater af dette arbejde præsenteres i denne rapport fra arbejdsgruppen. BDO Kommunernes Revision (BDO) har i henhold til den indgåede kontrakt haft procesansvaret for arbejdet i arbejdsgruppen, som har haft deltagelse af lederen af lederen af Centralkøkkenfunktionen, sekretariatslederen, lederne af kommunens tre plejecentre, medarbejderrepræsentanter fra pl e- jen og fra Centralkøkkenet. Desuden har der ad hoc været tilknyttet en økonomimedarbejder fra. Arbejdsgruppen har løbende orienteret styregruppen om arbejdsgruppens arbejde. Styregruppen har haft deltagelse af social- og sundhedsdirektøren, Voksen- og seniorchefen, lederen af Centralkøkkenfunktionen og sekretariatslederen. I denne rapport er vist de overordnede resultater af arbejdsgruppens arbejde samt dens anbefalinger til det videre arbejde. De detaljerede beregninger og dokumentation forefindes i Centralkøkkenet. Rapporten er opbygget således: Kapitel 1 beskriver arbejdsgruppens konklusioner vedrørende optimeringsmuligheder på madområdet Kapitel 2, 3 og 4 beskriver formålet, udførelse samt organiseringen af analysearbejdet Kapitel 5 beskriver resultaterne af afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomkostninger Kapitel 6 beskriver arbejdsgruppens forslag til optimering af madområdet i Kapitel 7 beskriver fremtidig kostkoncept for plejecentrene Kapitel 8 beskriver udvalgte resultater af afdækningsarbejdet i forbindelse med udarbejdelse af kostkoncept Kapitel 9 beskriver bestillingsprocedure for plejecentrene Kapitel 10 beskriver arbejdsgruppens forslag til det videre arbejde (perspektivering). Udredning af forplejningsområdet 2
1 Konklusioner vedrørende optim e- ringsmuligheder på madområdet På baggrund af den gennemførte proces og analyse er arbejdsgruppen fremkommet med fire forslag til optimering af madområdet. Det samlede optimeringspotentiale ved de fire modeller udgør cirka 1.170.000 kr. årligt. Heri er der indregnet årlig afskrivning og forrentning af investeringer som følge af modellerne. Det samlede investeringsbehov udgør cirka 830.000 kr. De fire forslag til optimering af madområdet er: Model 1: Reduktion i fødevarebudgettet Arbejdsgruppen er blevet enige om, at der kan fastsættes et budgetbeløb på 40,00 kr. pr. beboer pr. dag (2010-priser). Ved afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomkostninger, var råvareudgiften (til produktion og til kolonialvarer) 48,92 kr. pr. beboer pr. dag ved 183 beboere. De økonomiske konsekvenser for Centralkøkkenet ved model 1 udgør en årlig besparelse på cirka 500.000 kr. i forhold til nuværende fødevareudgift. Model 2: Lukning af café og cafékøkken på Knud Lavard Centret Arbejdsgruppen er fremkommet med forslag om lukning af café og cafékøkken på Knud Lavard Centret grunden manglende aktivitet i caféen. Lukning af caféen bør vurderes i forhold til det samlede aktivitetsniveau på de tre plejecentre. Plejecenterlederen på Knud Lavard Centret samt lederen af Centralkøkkenfunktionen har beskrevet, hvilke konsekvenser de mener, en lukning af caféen vil få for brugerne, dette er vedlagt som bilag 1. De økonomiske konsekvenser for Centralkøkkenet ved model 2 udgør en årlig besparelse på cirka 335.000 kr. Model 3: Ændring i transporten af mad til plejecentrene Arbejdsgruppen foreslår at transporten af mad til plejecentrene bliver ændret, således at transportvogne ikke køres retur til Centralkøkkenet samme dag. Dette kræver investering i flere vogne samt stålkantiner til transport af maden. Udredning af forplejningsområdet 3
De økonomiske konsekvenser for Centralkøkkenet ved model 3 udgør en årlig nettobesparelse på cirka 68.000 kr. Heri er der indregnet den årlige afskrivning og forrentning på indkøb af transportudstyr. Det samlede investeringsbehov til indkøb af transportudstyr udgør cirka 630.000 kr. Model 4: Kun mulighed for beboerne at tilmelde sig den fulde servicepakke Arbejdsgruppen foreslår, at beboerne på plejecentrene fremover kun kan tilmelde sig den fulde servicepakke, det vil sige alle døgnets 6 måltider. De skal således ikke have mulighed for kun at tilmelde sig dele af døgnkosten. Det skal fortsat være muligt, at beboerne kan midlertidig afmelde sig servicepakken ved f.eks. indlæggelse på sygehus. Der er ingen besparelsespotentiale ved dette forslag, idet de fleste nuværende beboere har tilvalgt alle døgnets måltider og dermed den fulde servicepakke. Men det vil blandt andet betyde en optimering af ernæringen af den enkelte beboer og ikke mindst i forhold til kommunens ansvar herfor. Der er opstillet omkostningsopgørelse for modellerne 1-3. Beregningerne er baseret på afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomkostninger. I modellerne er der indregnet: Årlig besparelse på transport af mad på 350.000 kr. grundet ny prisaftale Årlig forrentning og afskrivning på 26.000 kr. på investering i ny opvaskemaskine. Investeringsbehov udgør 200.000 kr. Indkøb, serviceaftale og undervisning i forbindelse med implementering af diætistmodul samt bestillingsmodul på plejecentrene med i alt 57.000 kr. En nærmere beskrivelse af modellerne samt de enkelte modellers betydning for det kommunale tilskud til servicepakken fremgår af kapitel 6. Udredning af forplejningsområdet 4
2 Formål Det overordnet formålet med analysen har været at fremkomme med modeller for optimering af madområdet. Antallet og indholdet i modellerne er løbende blevet afstemt med styregruppen. Optimeringsmodellerne tager udgangspunkt i afdækning af Centralkøkkenets produktionsomkostninger samt af det fremtidige kostkoncept. Desuden har BDO bistået Centralkøkkenet med rådgivning om, hvordan de fremtidige bestillinger i Centralkøkkenet skal foregå. Det nærmere indhold af analysens formål er beskrevet i BDO s tilbud af den 28. november 2008, der har fungeret som kommissorium for arbejdsgruppens arbejde. 3 Opgavens udførelse Arbejdet er udført i perioden fra april 2009 til januar 2010. Opgaven har haft 3 hovedfaser: Fase 1: Afdækning af Centralkøkkenets produktionsomkostninger For at få en god basis for beregningerne af optimeringsmodellerne er der først foretaget en afdækning af nuværende aktiviteter og økonomi i Centralkøkkenet, herunder cafékøkkenet på Knud Lavard Centret der organisatorisk hører under Centralkøkkenet. Afdækningen er dannet på baggrund af følgende hovedelementer: Produktionsopgørelse Daglig registrering af al produktion i Centralkøkkenet og i cafékøkkenet i uge 35-39 i 2009, hvor den første uge fungerede som prøveuge. Produktionen blev opgjort i kostenheder efter Kost- og Ernæringsforbundets metode herfor. Tidsregistrering I de samme 5 uger blev der foretaget registrering af hele køkkenpersonalets tidsanvendelse fordelt på opgaver, også her var den første uge prøveuge. Kolonialvarer I samme periode registreredes alle udleveringer af varer, der var indkøbt via Centralkøkkenets fødevarekonti, men som Centralkøkkenet ikke viderebearbejdede. Det drejer sig f.eks. om juice, mælkeprodukter mv. Formålet har været at adskille de omkostninger til fødevarer, der indgår i Centralkøkkenets produktion med de fødevareomkostninger, hvor Central- Udredning af forplejningsområdet 5
Aktiviteter Fordelinger Omkostninger køkkenet alene fungerer som købmand. I forbindelse hermed registreres desuden modtageren af varerne, således omkostningen kunne behandles korrekt i prisberegningen. Omkostninger Der er indsamlet oplysninger om de omkostninger, der kan henføres til køkkendriften, herunder også andele af centralt afholdte omkostninger som f.eks. andele af lønadministrationen mv. Desuden indgår forrentning og afskrivning af inventar samt beregnede omkostninger til lokaler. Da der er sket store omlægninger i løbet af 2008 er der taget udgangspunkt i de bogførte udgifter i perioden 01.01.09 30.06.09, der så er omregnet til helår. Omkostningerne er opgjort i 4 hovedgrupper: Variable omkostninger afholdt på Centralkøkkenets egne konti. Faste omkostninger afholdt på Centralkøkkenets egne konti. Indirekte omkostninger, der er omkostninger afholdt på andre konti end Centralkøkkenets. Forrentning og afskrivning af inventar. På baggrund af de indsamlede data er der opstillet omkostningsomgørelser, der fordeler økonomien på Centralkøkkenets aktiviteter. Nedenstående figur illustrerer, hvordan de opgjorte omkostninger fordeles på de enkelte aktiviteter ud fra forskellige fordelingsnøgler. Varer Løn Inventar og lokaler Leveringer Personale forbrug Andre fordelings nøgler Aktivitet 1 Aktivitet 2 Aktivitet x Udredning af forplejningsområdet 6
Med udgangspunkt i omkostningsopgørelserne er der beregnet den samlede kommunale omkostning ved madproduktion i Centralkøkkenet. På baggrund af disse er der desuden beregnet samlede kommunale omkostninger til servicepakke pr. beboer på plejecentrene, samt den maksimale egenbetaling. Beregningerne er sammenholdt med beboernes egenbetaling for at synliggøre det kommunale tilskud. Beregningerne er foretaget i regneark udviklet af BDO i Microsoft Excel. Alle regnearkene overdrages til kommunen. Fase 2: Udarbejdelse af forslag til fremtidig kostkoncept for forplejning på plejecentrene Sideløbende med afdækning af Centralkøkkenets aktiviteter og økonomi, har arbejdsgruppen udarbejdet et forslag til det fremtidige kostkoncept for forplejning til plejecentrene. Forslag til kostkoncept beskriver blandt andet produktionsform i Centralkøkkenet, serviceniveau, hvordan forplejningen bliver leveret, leveringsfrekvens, hvem der har ansvaret for maden efter leveringen osv. Forslag til kostkoncept er dannet på baggrund af en afdækning af modtagerforholdene på plejecentrene og snitflade mellem centralkøkkenet og plejen. Desuden er der sket en udredning af, hvilke kunder Centralkøkkenet fremover skal producere til. Fase 3: Optimeringsmodeller for madområdet På baggrund af de to øvrige hovedfaser, har arbejdsgruppen arbejdet med at finde modeller for optimering af madområdet. Der har været arbejdet med følgende modeller: Model 1: Reduktion i fødevarebudget Model 2: Lukning af Café og cafékøkken på Knud Lavard Centret Model 3: Ændring af transport af mad til plejecentrene Model 4: Kun mulighed for beboerne at tilmelde sig den fulde servicepakke Der er opstillet omkostningsopgørelser for modellerne 1-3. Beregningerne er baseret på afdækningsarbejdet fra fase 1. Udredning af forplejningsområdet 7
4 Styring og organisering af arbejdet Analysearbejdet har været organiseret omkring en arbejdsgruppe og en styregruppe. Arbejdsgruppe Arbejdsgruppen har bestået af: Anne Dorte Greve Madsen, Voksen- og Seniorchef Birgit Vallebo, Centralkøkkenfunktionsleder og projektansvarlig Birgit Kuback, tillidsrepræsentant, Kost og Ernæringsforbundet Merethe Skov, sikkerhedsrepræsentant, Centralkøkkenet Gitte Hansen, medarbejderrepræsentant, Centralkøkkenet Marianne Lehnshøj, leder af Plejecentret Ortved Henrik Mortensen, leder af Knud Lavard Centret Gunnar Guldberg, leder af Plejecentret Solbakken Hanne Madsen, medarbejderrepræsentant, Ortved Susanne Dahl, medarbejderrepræsentant, Ortved Jill Larsen, medarbejderrepræsentant, Knud Lavard Centret Pia Jensen, tillidsrepræsentant, FOA Lars Bøjesen, sekretariatsleder Mette Larsen, økonomisk konsulent (ad hoc) Bo Bloch, manager, BDO Mette Aaltonen, chefkonsulent, BDO Pia Lindblad Banemann, konsulent, BDO Arbejdsgruppen har mødtes jævnligt i analyseforløbet: Indledende møde, hvor kommissoriet er blevet gennemgået og drøftet. Forventningerne til arbejdsgruppens involvering blev fastlagt og registreringsarbejdet blev planlagt. Møder, hvor arbejdet blev nærmere tilrettelagt samt resultater af registrerings- og beregningsarbejdet blev behandlet og der blev hvor arbejdet med modellerne. Afsluttende rapportudkastmøde, hvor udkast til rapport blev behandlet. Udredning af forplejningsområdet 8
Formålet med arbejdsgruppens involvering har været at virke som katalysator og sparringspartner til BDO s analysemetoder og indholdet i de oplæg, som er blevet produceret i løbet af processen, med henblik på at udarbejde et fælles grundlag til brug i den endelige rapport og det videre arbejde på området. Arbejdsgruppen har varetaget det konkrete afdækningsog beregningsarbejde. Styregruppe Der har været nedsat en styregruppe bestående af: Lisbeth Overvad, Social- og Sundhedsdirektør Anne Dorte Greve Madsen, Voksen- og Seniorchef Birgit Vallebo, Centralkøkkenfunktionsleder og projektansvarlig Lars Bøjesen, sekretariatsleder Bo Bloch, manager, BDO Mette Aaltonen, chefkonsulent, BDO Pia Lindblad Banemann, konsulent, BDO Formålet med styregruppens arbejde har været at sikre åbenhed gennem hele analyseperioden, samt mulighed for afprøvning af arbejdsgruppens forslag. Styregruppen har i perioden afholdt 4 møder, mens arbejdsgruppen har afholdt møder fordelt gennem hele perioden. Udredning af forplejningsområdet 9
5 Udvalgte resultater af afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomko stninger For at få en god basis for beregningerne af de økonomiske konsekvenser ved optimeringsmodellerne, er der foretaget en afdækning af den nuværende aktivitet og økonomi i Centralkøkkenet. Afdækningen omfatter også cafékøkkenet på Knud Lavard Centret, idet dette hører under Centralkøkkenet. Dette kapitel beskriver resultaterne af afdækningen. Kapitlet er opdelt i følgende afsnit: 5.1 Produktion 5.2 Tidsregistrering 5.3 Råvarer og kolonialvarer 5.4 Normering 5.5 Økonomi 5.6 Omkostningsopgørelser 5.1 Produktion Opgørelsen af produktionen er foretaget i kostenheder efter Kost- og Ernæringsforbundets vejledning for produktionsopgørelse. Registreringerne er foretaget dagligt i en periode på 5 uger (uge 35-39 i 2009), hvoraf den første uge fungerede som prøveuge. Registreringerne er foretaget på baggrund af skemaskabelon udarbejdet af BDO, som i samarbejde med arbejdsgruppen blev tilrettet til Ringsted Centralkøkkens forhold. De fem ugers produktionsregistrering er blevet gennemgået af a r- bejdsgruppen med henblik på at lokalisere eventuelle fejl og lignende. Registreringerne er foretaget i antal portioner. Disse er efter følgende omregnet til kostenheder jf. Kost- og Ernæringsforbundets vejledende vægte for de forskellige produkter. Udredning af forplejningsområdet 10
Servicepakken (leveringer til centre/døgnforplejning) Efter denne metode fastsættes en døgnkost til 1,6 kostenheder (servicepakken), der fordeler sig således over dagens madtilbud: Morgen 0,3 Formiddag 0,1 Middag (2 retter) 0,4 Eftermiddag 0,2 Aften 0,4 Sen aften 0,2 Pakken i alt: 1,6 kostenheder Centralkøkkenet leverer ikke den samlede servicepakket som producerede varer. De resterende dele af servicepakken op til de 1,6 kostenheder leveres til plejecentrene som kolonialvarer. Det er således plejen, der anretter de resterende dele af servicepakken. Lønomkostningerne forbundet hermed har ikke været omfattet af denne analyse, men kan medtages for at få det fulde billede af kommunens samlede omkostninger til hver servicepa k- ke. Beregningsreglerne tillader, at omkostningerne forbundet med plejepersonalets tilberedning og anretning af maden tillægges pakkeprisen. Samlet produktion Centralkøkkenets årlige produktion (opgjort i antal kostenheder) er på baggrund af registreringerne i de 4 uger (uge 36-39 2009) opgjort til: Samlet årlig produktion opgjort i kostenheder Centralkøkkenet Cafékøkkenet I alt Servicepakker 67.571 2.930 70.502 Møder/arrangementer 1.594 1.334 2.929 Café 1.836 816 2.651 Dagcenter 1.091 0 1.091 I alt 72.092 5.081 77.172 De specificerede registreringer forefindes hos den projektansvarlig. Udredning af forplejningsområdet 11
5.2 Tidsregistrering En væsentlig omkostning i forbindelse med køkkenområdet er lønomkostningerne. For at kunne foretage en fornuftig fordeling af disse omkostninger på kunder er der foretaget registreringer af, hvordan køkkenpersonalets tidsforbrug fordeler sig på opgaver. Denne tidsregistrering er foretaget over en fem ugers periode (uge 35-39 i 2009), hvor første uge fungerede som prøveuge. De fire ugers tidsregistrering er blevet gennemgået af arbejdsgruppen med henblik på at lokalisere eventuelle fejl og lignende. Der er foretaget en forholdsmæssig fordeling af ikke direkte henførbar tid til f.eks. pauser, ledelse, generel administration m.v. på kundegrupperne. Mens produktionstid i Centralkøkkenet er blevet fordelt forholdsmæssigt i forhold til produktionen til de enkelte kunder. Procentfordelingen benyttes i prisberegningen til at fordele lønomkostni n- gerne på kunder og aktiviteter. Procentfordelingen af tidsforbruget i den givne periode (uge 36-39 2009) fremgår af nedenstående tabel. Sammendrag af tidsregistrering Centralkøkkenet Cafékøkkenet Produktion, Servicepakker 75% 36% Udportionering, Servicepakker 17% 8% Møder/arrangementer 3% 23% Café 2% 33% Dagcenter 1% 0% Ej køkkenopgaver* 2% 0% I alt 100% 100% *Herunder opvask for personalet på Zahlesvej og administration vedr. madservice til hjemmeboende De specificerede registreringer forefindes hos den projektansvarlig. Udredning af forplejningsområdet 12
5.3 Råvarer og kolonialvarer En anden væsentlig omkostning på køkkenområdet er indkøb af fødevarer. Vi sondrer mellem omkostninger forbundet med køb af fødevarer, der benyttes i produktionen i Centralkøkkenet og cafékøkkenet, og dem køkkenerne videreleverer uforarbejdet (kolonialvarer) til afdelingerne. Det drejer sig blandt andet om de varer, som afdelingerne skal bruge til at anrette de dele af servicepakken, som Centralkøkkenet ikke producerer. Cafékøkkenet køber i dag kolonialvarer til Knud Lavard Centret, mens Plejecentrene Solbakken og Ortved selv har fødevarebudget til dette. Cafékøkkenet har i registreringsperioden (uge 35-39 i 2009), registreret alle udleveringer af kolonialvarer. På Solbakken er der foretaget en registrering af indkøb af kolonialvarer i juni måned 2009. På Ortved har der i analyseperioden været langtidssygdom, hvorfor indkøb af kolonialvarer er fastsat ud fra det bogførte fødevareindkøb i perioden 01.01.09 30.06.09. Registreringerne er omregnet til årsbasis. Resultatet er benyttet til at opdele de samlede omkostninger til varekøb for herved at kunne beregne såvel råvareomkostning i forbindelse med produktion og kolonialvarer til den del af servicepakken, som Centralkøkkenet ikke producerer. Det overordnede resultat af registreringerne er vist i nedenstående tabel. Sammendrag vedr. kolonialvarer Centralkøkkenet Cafékøkkenet* Ortved Solbakken I alt Servicepakker kr. 3.065 kr. 405.317 kr. 195.670 kr. 387.000 kr. 991.052 Møder/arrangementer kr. 4.889 kr. 12.953 kr. - kr. - kr. 17.843 Dagcenter kr. 10.344 kr. - kr. - kr. - kr. 10.344 I alt kr. 18.298 kr. 418.270 kr. 195.670 kr. 387.000 kr. 1.019.238 * Leverer kolonialvarer til Knud Lavard Centret De specificerede registreringer forefindes hos den projektansvarlig. Udredning af forplejningsområdet 13
5.4 Omkostningsopgørelsesmetode Omkostningsopgørelserne er foretaget i beregningsark, der er udarbejdet af BDO i Microsoft Excel. Beregningsarkene er overdraget til kommunen til brug ved fremtidige prisberegninger eller simuleringer. I forbindelse med omkostningsopgørelserne er der jf. beregningsreglerne medtaget omkostninger, der ikke bogføres på Centralkøkkenets konti, såsom andele af centrale fællesomkostninger, forrentning og afskrivning. Centralkøkkenet og cafékøkkenet løser opgaver, der ikke skal indgå i opgørelse af omkostningerne ved selve madproduktionen, såsom cafédrift, opvask af service for personale på Zahlesvej og administration vedr. borgere der modtager madservice. Omkostningerne hertil er bogført på Centralkøkkenets konti. Det har derfor været nødvendigt at foretage fordelinger af flere af disse omkostninger, herunder bl.a. lønomkostningerne, der er blevet fordelt i henhold til resultaterne fra tidsregistreringer foretaget af køkkenerne i forbindelse med analysearbejdet. Regnskabstal for perioden 01.01.09 30.06.09 Basisgrundlaget har været regnskabstallene for perioden 01.01.09 30.06.09. Årsagen til at vi ikke har benyttet regnskab 2008 er, at der i løbet af 2008 er sket store ændringer. Valget er foretaget for at få det bedste beregningsgrundlag for beregningen af de økonomiske konsekvenser vedrørende modellerne for optimering af madområdet. Produktionsopgørelse Prisberegningen hviler på den produktionsopgørelse, der er foretaget i forbindelse med denne analyse (nærmere beskrevet i afsnit 5.1 Produktion). Eventuelle ændringer i produktionen vil derfor have betydning for den omkostningsægte pris. Det anbefales derfor løbende at foretage registreringer af produktionen for at sikre, at grundlaget for prisberegningen ikke afviger væsentligt på dette område. Tidsregistrering Den foretagne tidsregistrering (nærmere beskrevet i afsnit 5.2 Tidsregistrering) er benyttet som grundlag for fordelingen af flere omkostninger mellem servicepakke, dagcenter, møder/arrangementer og cafe, herunder først og fremmest den store omkostningspost lønomkostninger. Det er derfor centralt, at man fremover er opmærksom på, at eventuelle forandringer i fordelingen af tidsforbruget bør medføre budgetjusteringer - specielt med hensyn til fordelingen af lønbudgettet mellem de forskellige funktioner. Udredning af forplejningsområdet 14
Det anbefales derfor fremover løbende at vurdere fordelingen, f.eks. ved periodevis tidsregistrering. Registreringen kunne foretages med en mindre detaljeringsgrad end den, der er foretaget i forbindelse med denne analyse af hensyn til at mindske ressourceforbruget i relation hertil. Kolonialvarer Den foretagne registrering af udleverede uproducerede varer ( kolonialvarer) er benyttet som grundlag for fordelingen af udgifter til varekøb mellem produktion og servicepakke. Forholdet er nærmere beskrevet i afsnit 5.3 Råvarer og kolonialvarer. Andele af centrale omkostninger og forrentning og afskrivning af aktiver For at overholde beregningsreglerne skal der medtages Centralkøkkenets andel af de centrale omkostninger. samt forrentning og afskrivning af aktiver i Centralkøkkenet. Økonomifunktionen i Social- og Sundhedssekretariatet i har foretaget opgørelserne. Husleje Begge køkkenerne ligger i kommunale lokaler. I overensstemmelse med beregningsreglerne er der medtaget en beregnet huslejeomkostning svarende til kvadratmeterlejeomkostningen for lignende lokaler i området. Huslejen er fastsat på et niveau der omfatter udvendig vedligeholdelse. Økonomifunktionen i Social- og Sundhedssekretariatet i har oplyst den beregnede huslejeomkostning. Moms Alle beregninger er foretaget både inklusive og eksklusive moms. Talsættene eksklusive moms er benyttet som grundlag for udarbejdelsen af omkostningsopgørelserne, mens talsættene inklusive moms er benyttet i forbindelse med opgørelsen af de omkostningsægte priser i relation til servicepakken. Udredning af forplejningsområdet 15
5.5 Omkostningsopgørelser På baggrund af de indsamlede data er der opstillet omkostningsopgørelser for Centralkøkkenet og cafékøkkenet fordelt på køkkenernes aktiviteter. Centralkøkkenet: Resultatet af beregningsarbejdet for Centralkøkkenet i hovedtal kan ses i den efterfølgende tabel. De viste tal er vist i 1.000 kr. eksklusive moms og i 2010-prisniveau. Omkostningsopgørelse for Centralkøkkenet ekskl. moms (2010-priser) I 1.000 kr. Basis Servicepakke Udport/ pakning Møder/ arr. Øvrige kunder Café Transport Dagcenter Ej Køkken opgaver Fordelt i alt Direkte variable omkostninger Løn 3.246 722 4 128 97 61 79 4.337 Råvarer, produktion 2.179 0 0 51 59 35 0 2.324 Kolonialvarer 3 0 0 5 0 10 0 18 Emballage 123 0 0 3 3 2 0 131 Transport 0 0 1.030 0 0 0 0 1.030 Direkte faste omkostninger 1.001 15 0 25 27 16 2 1.086 Forrentning og afskrivning 223 0 0 5 6 4 0 238 Faste omkostninger udenfor Centralkøkkenets budget 907 0 0 21 25 15 0 968 Omkostninger i alt 7.681 737 1.034 239 218 143 81 10.132 Omkostninger i alt pr. tilbud 9.452 239 218 143 81 Udredning af forplejningsområdet 16
Cafékøkkenet Resultatet af beregningsarbejdet for Cafékøkkenet i hovedtal kan ses i den efterfølgende tabel. De viste tal er vist i 1.000 kr. eksklusive moms og i 2010-prisniveau. Omkostningsopgørelse for Cafékøkkenet ekskl. moms (2010-priser) I 1.000 kr. Basis Servicepakke Udport/ pakning Møder/ arr. Øvrige kunder Café Transport Dagcenter Ej køkkenopgaver Fordelt i alt Direkte variable omkostninger Løn 159 33 0 102 146 0 0 440 Råvarer, produktion 94 0 0 43 26 0 0 163 Kolonialvarer 407 0 0 13 0 0 0 420 Emballage 0 0 0 0 0 0 0 0 Transport 0 0 0 0 0 0 0 0 Direkte faste omkostninger 63 1 0 29 20 0 0 113 Forrentning og afskrivning 10 0 0 4 3 0 0 17 Faste omkostninger udenfor Centralkøkkenets budget 36 0 0 16 10 0 0 62 Omkostninger i alt 767 34 0 208 205 0 0 1.214 Omkostninger i alt pr. tilbud 801 208 205 0 0 De specificerede beregninger forefindes hos den projektansvarlige, hvor også omkostningsopgørelser inklusive moms forefindes. Udredning af forplejningsområdet 17
5.6 Servicepakkepriser Nedenfor er den maksimale egenbetaling for servicepakken samt det kommunale tilskud hertil beregnet. Disse er beregnet ud fra 183 beboere, hvilket er det antal beboere, der fik forplejning i registreringsperioden (uge 35-39 2009). Som tidligere nævnt kan der til beregningen tillægges opgjorte omkostninger vedrørende modtagefunktionerne i det omfang, disse ikke kan tilskrives plejeopgaver. Det kommunale tilskud er dermed reelt større end tabellen viser, da omkostningerne ved modtagefunktionen kan tillægges. Jo mindre del Centralkøkkenet producerer af servicepakken jo højere må plejens lønudgifter i forbindelse med anretning af maden formodes at være. Fastlæggelse af kommunernes priser for servicepakker for borgere, som ikke er omfattet af det frie valg med hensyn til leverandør af ydelser efter Serviceloven, er bl.a. reguleret af bekendtgørelse af nr. 616 af 5. juni 2006 om betaling for generelle tilbud og for tilbud om personlig og praktisk hjælp m.v. samt tilhørende vejledning nr. 94 af 5. december 2006. Som led i finanslovaftalen for 2009 blev der indgået aftale om, at indføre et prisloft på plejecenterbeboernes egenbetaling. Den maksimale egenbetaling for 2010 udgør således 3.111 kr. pr. måned. Fælles servicepakkepris (egenbetaling) og kommunalt tilskud (2010-priser) Inkl. moms KLC Solbakken Ortved Samlet Servicepakken Antal beboere der forplejes 95 56 32 183 Produceret/leveret fra køkkenet/cafeen* pr. beboer pr. måned kr 4.540 kr 4.190 kr 4.190 kr 4.372 Leverede kolonialvarer pr. beboer pr. måned kr 446 kr 723 kr 639 kr 564 Omkostning pr. beboer pr. måned kr 4.986 kr 4.913 kr 4.830 kr 4.936 Beboernes egenbetaling kr 3.111 kr 3.111 kr 3.111 kr 3.111 Kommunalt tilskud kr 1.875 kr 1.802 kr 1.719 kr 1.825 *Beregningsreglerne tillader, at omkostningerne forbundet med plejepersonalets tilberedning og anretning af maden kan tillægges Det kommunale tilskud ved 183 beboere udgør således i alt 4 mio. kr. årligt. Udredning af forplejningsområdet 18
6 Modeller for optimering af madområdet I dette kapitel præsenteres arbejdsgruppens arbejde og resultater vedrørende de 3 modeller, der er fastlagt i samarbejde med styregruppen. Der ud over er arbejdsgruppen fremkommet med yderligere en model. Kapitlet er inddelt i afsnit for hver af modellerne. Arbejdsgruppen har udarbejdet følgende 4 modeller: Model 1: Reduktion i fødevarebudgettet Arbejdsgruppen er blevet enige om, at der kan fastsættes et budgetbeløb på 40,00 kr. pr. beboer pr. dag (2010-priser). De økonomiske konsekvenser for Centralkøkkenet ved model 1 udgør en årlig besparelse på cirka 500.000 kr. i forhold til nuværende fødevareu d- gift. Model 2: Lukning af café og cafékøkken på Knud Lavard Centret Arbejdsgruppen er fremkommet med forslag om lukning af café og cafékøkken på Knud Lavard Centret grunden manglende aktivitet i caféen. Lukning af caféen bør vurderes i forhold til det samlede aktivitetsniveau på de tre plejecentre. Plejecenterlederen på Knud Lavard Centret samt lederen af Centralkøkkenfunktionen har beskrevet, hvilke konsekvenser de mener, en lukning af caféen vil få for brugerne, dette er vedlagt som bilag 1. De økonomiske konsekvenser for Centralkøkkenet ved model 2 udgør en årlig besparelse på cirka 335.000 kr. Model 3: Ændring i transporten af mad til plejecentrene Arbejdsgruppen foreslår at transporten af mad til plejecentrene bliver ændret, således at transportvogne ikke køres retur til Centralkøkkenet samme dag. Dette kræver investering i flere vogne samt stålkantiner til transport af maden. De økonomiske konsekvenser for Centralkøkkenet ved model 3 udgør en årlig nettobesparelse på cirka 68.000 kr. Heri er der indregnet årlig afskrivning og forrentning på indkøb af transportudstyr. Det samlede investeringsbehov til indkøb af transportudstyr udgør cirka 630.000 kr. Udredning af forplejningsområdet 19
Model 4: Kun mulighed for beboerne at tilmelde sig den fulde servicepakke Arbejdsgruppen foreslår, at beboerne på plejecentrene fremover kun kan tilmelde sig den fulde servicepakke, det vil sige alle døgnets 6 måltider. De skal således ikke have mulighed for kun at tilmelde sig dele af døgnkosten. Der er ingen besparelsespotentiale ved dette forslag, idet de fleste nuv æ- rende beboere har tilvalgt alle døgnets måltider og dermed den fulde servicepakke. Men det vil blandt andet betyde en optimering af ernæringen af den enkelte beboer og ikke mindst i forhold til kommunens ansvar herfor. Omkostningsopgørelser Der er opstillet omkostningsopgørelser og foretaget prisberegninger for modellerne 1-3. Beregningerne er baseret på afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomkostninger. I alle modellerne er der indregnet: En årlig besparelse på transporten af mad til plejecentrene Arbejdsgruppen har i forbindelse med afdækning af Centralkøkkenets økonomi, diskuteret det nuværende omkostningsniveau for transport af mad til plejecentrene. Arbejdsgruppen vurderede, at omkostningsniveauet var højt, hvorefter Indkøbsfunktionen i Ringsted Kommune kontaktede til det firma der varetager transporten. Dette har resulteret i en nedsættelse af transportprisen, således er den årlige omkostning til transport blevet reduceret med cirka 350.000 kr. Arbejdsgruppen har vurderet, at der ikke kan opnås yderligere økonomisk besparelse ved selv at varetage transporten. Investering i ny opvaskemaskine Det forventes at opvaskemaskine i Centralkøkkenet skal udskiftes inden for overskuelig fremtid, hvorfor der i modellerne 1-3 er indarbejdet forrentning og afskrivning af investering i opvaskemaskine. Investeringen udgør cirka 200.000 kr. Den årlige forrentning og afskrivning udgør 26.000 kr. Indkøb af diætistmodul For at optimere forplejningen til beboerne på plejecentrene, indkøbes der et diætistmodul til Centralkøkkenets kostsystem. Dette skal blandt andet bruges til ernæringsberegning af forplejningstilbuddet. Indkøbsprisen udgør cirka 10.000 kr. Udredning af forplejningsområdet 20
Serviceafgift på cafémodul og diætistmodul De fremtidige bestillinger af mad i Centralkøkkenet skal ske via cafémodul i Centralkøkkenets kostsystem. Der er i modellerne indregnet den årlige udgift på 17.000 kr. til service af cafémodul samt diætistmodul. Undervisning i forbindelse med implementering af cafémodul Der er indregnet udgift til uddannelse af plejepersonalet i brugen af cafémodulet. Denne engangsudgift udgør cirka 30.000 kr. Det samlede optimeringspotentiale ved modellerne udgør: Optimeringspotentiale (2010-priser) Årlig besparelse/ omkostning Reduktion af transportpris kr. -350.000 Forrentning og afskrivning af inv. i opv.maskine kr. 26.000 Indkøb af diætiskmodul (engangsudgift) kr. 10.000 Service af cafémodul samt diætistmodul kr. 17.000 Undervisning i brug af cafémodul (engangsudgift) kr. 30.000 Model 1: Reduktion af fødevarebudget kr. -500.000 Model 2: Lukning af café og cafékøkken kr. -335.000 Model 3: Reduktion af transportudgift ved omlægning kr. -150.000 Model 3: Forrentning og afskr. af inv. i transportudstyr kr. 82.000 I alt kr. -1.170.000 Udredning af forplejningsområdet 21
Det samlede investeringsbehov udgør: Investeringsbehov (2010-priser) Opvaskemaskine kr. 200.000 Transportudstyr - model 3 kr. 630.000 I alt kr. 830.000 Investeringerne i omvaskemaskine og transportudstyr skal ikke medtages i Centralkøkkenets omkostningsopgørelse. Efter gældende regler beregnes i stedet for den årlige forrentning og afskrivning af investeringerne. I Ringsted Kommune er afskrivningsperioden på køkkeninventar 10 år. 6.1 Model 1 Fødevarebudgettet til plejecentrene fastsættes til 40,00 kr. (2010-priser) pr. beboer pr. dag. Centralkøkkenet har i tilknytning til analysen foretaget beregninger af forbruget af råvarer til tre forskellige døgnkostforslag. Centralkøkkenet har desuden beregnet råvareudgifter til hovedret og biret ud fra en menuplan over 14 dage. Beregningerne har vist, at råvareforbruget i gennemsnit ligger under det nye råvarebudget på 40,00 kr. pr. døgnkost. Der er således efter arbejdsgruppens vurdering stadig rum i forhold til festmåltider ved højtider o. lign. Ved afdækningen af Centralkøkkenets produktionsomkostninger, var råvareudgiften (til produktion og til kolonialvarer) 48,92 kr. pr. beboer pr. dag ved 183 beboere. Denne nye budgetramme for råvarer får følgende betydning: Årlige råvareudgifter til Servicepakken (2010-priser) I alt Antal døgnkost/beboere* 183 Budget v/harmonisering på 40 kr. kr. 2.722.900 Nuværende råvareudgift fremskrevet til 2010-priser kr. 3.267.372 Forskel kr. -544.472 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Udredning af forplejningsområdet 22
Arbejdsgruppen foreslår, at der tildeles råvarebudget til de tre plejecentre ud fra antallet af beboere på servicepakken. Således vil der skulle ske en intern afregning til Centralkøkkenet for den forplejning der bestilles. Nedenstående viser den maksimale egenbetaling inkl. moms pr. plejecenterbeboer som følge af model 1. I den maksimale egenbetaling er indregnet fødevareudgift til den fulde døgnkost, i alt 40,00 kr. pr. beboer. Den maksimale egenbetaling ved model 1 er sammenholdt med den maksimale egenbetaling beregnet i forbindelse med afdækning af Centralkøkkenets produktionsomkostninger. Maksimal egenbetaling, inkl. moms (2010-priser) Opgjort pr. beboer* Kr. pr. måned Kr. pr. år Maksimal egenbetaling ved model 1 kr. 4.612 kr. 55.339 Nuværende maksimale egenbetaling kr. 4.936 kr. 59.237 Forskel kr. -325 kr. -3.897 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Idet der er indført prisloft på den maksimale egenbetaling med 3.111 kr. pr. måned, kan således ikke opkræve den fulde maksimale egenbetaling. Det kommunale tilskud ved model 1 vil derfor udgøre: Kommunal tilskud Opgjort pr. beboer* Kr. pr. måned Maksimal egenbetaling ved model 1 kr. 4.612 Det kommunale tilskud ved 183 beboere vil således udgør 3,3 mio. kr. årligt. Prisloft på maksimal egenbetaling kr. 3.111 Kommunal tilskud kr. 1.501 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Udredning af forplejningsområdet 23
6.2 Model 2 Centralkøkkenet har i 2009 oplevet et fald i aktiviteterne i caféen på Knud Lavard Centret. Dette har betydet, at der har været et meget begrænset salg i caféen i analyseperioden, hvorfor arbejdsgruppen foreslår at denne lukkes. Den økonomiske konsekvens af model 2 vil være en årlig besparelse på 335.000 kr. Centralkøkkenets årlige omkostninger til driften af caféen og cafékøkkenet udgør 405.000 kr., men arbejdsgruppen vurderer, at der skal afsættes 70.000 kr. årligt til opvask og afrydning efter di verse arrangementer i caféområdet. Centralkøkkenets omkostninger til drift af caféen og cafékøkkenet udgør: Omkostninger forbundet med drift af cafékøkkenet på KLC (2010-tal, ekskl. moms)* Løn kr. 398.511 Råvarer kr. 85.389 Kioskvarer kr. 74.188 Øvrige driftsomkostninger kr. 116.212 Omkostninger i alt kr. 674.299 Indtægt ved salg i caféen kr. -268.845 Nettoomkostning kr. 405.455 *Der er ikke indregnet lokaleomkostninger (husleje, el, vand, vedligeholdelse af lokale osv.), idet disse fortsat vil være afholdt af KLC, uanset om der er produktion i cafékøkkenet Den samlede besparelse vil udgør: Årlig besparelse ved model 2 (2010-tal, ekskl. moms) Centralkøkkenets driftsomkostninger kr. 405.455 Løn til opvask og afrydning på caféområdet kr. -70.000 Besparelse i alt kr. 335.455 Udredning af forplejningsområdet 24
Nedenstående viser den maksimale egenbetaling inkl. moms pr. plejecenterbeboer som følge af model 2. Den maksimale egenbetaling ved model 2 er sammenholdt med den maksimale egenbetaling beregnet i forbindelse med afdækning af Centralkøkkenets produktionsomkostninger. Maksimal egenbetaling, inkl. moms (2010-priser) Opgjort pr. beboer* Kr. pr. måned Kr. pr. år Maksimal egenbetaling ved model 2 kr. 4.733 kr. 56.792 Nuværende maksimal egenbetaling kr. 4.936 kr. 59.237 Forskel kr. -204 kr. -2.445 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Idet der er indført prisloft på den maksimale egenbetaling med 3.111 kr. pr. måned, kan således ikke opkræve den fulde maksimale egenbetaling. Det kommunale tilskud ved model 2 vil derfor udgør: Kommunal tilskud Opgjort pr. beboer* Kr. pr. måned Maksimal egenbetaling ved model 2 kr. 4.733 Prisloft på maksimal egenbetaling kr. 3.111 Kommunal tilskud kr. 1.622 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Det kommunale tilskud ved 183 beboere vil således udgør 3,6 mio. kr. årligt. Lukning af caféen og cafékøkkenet vil dog få konsekvenser dels for plejecentret og dets personale, dels for brugerne af caféen. En eventuel lukning af caféen bør vurderes i forhold til det samlede aktivitetsniveau på de tre plejecentre i. Udredning af forplejningsområdet 25
Plejecenterlederen samt lederen af Centralkøkkenfunktionen har beskrevet, hvilke konsekvenser de mener, en lukning af caféen vil få for brugerne. Nogle af konsekvenserne vil være: For beboerne på Knud Lavard Centret vil det betyde, at det ikke vil være muligt at afholde fællesarrangementer for hele centret. Dette sket pt. i caféen, hvor cafépersonalet er behjælpelige med at stille kaffe, the og kage frem. Fællesarrangementer vil fortsat kunne finde sted i caféområdet, men centret har ikke ressourcer til at afvikle disse arrangementer uden støtten fra cafékøkkenet. Caféen bliver brugt som spisested for en gruppe af beboere fra de nærliggende ældreboliger. Disse vil miste den sociale kontakt som dette giver. Desuden bliver caféen brugt af en del foreninger. Ved lukning af cafékøkkenet vil det betyde, at de således ikke har mulighed for at tilkøbe et traktement til deres møder eller aktiviteter. Det samme vil gøre sig gældende for de borgere, der ikke længere bliver kørt hjem lige efter træning, disse vil ligeledes ikke kunne købe kaffe o. lign. For personalet på Knud Lavard Centret vil en lukning betyde, at de ikke længere har mulighed for at købe en sund og ernæringsrigtig frokost. Beskrivelsen vedlægges som bilag 1. Centralkøkkenet bemander i dag caféen og cafékøkkenet. Men idet der er begrænset aktivitet i caféen, benyttes cafékøkkenet også til at producere kage til plejecentret. Desuden sørger cafékøkkenet for at bestille og fordele kolonialvarer til afdelingerne. Dette sker for at optimere udnyttelsen af medarbejderen i cafékøkkenet. På de to øvrige plejecentre varetager de selv bestillingen af kolonialvarer samt bagning af kage. Bagning af kage vil som følge af det nye kostkoncept blive flyttet til Centralkøkkenet. I forhold til afdelingernes bestilling af kolonialvarer, der i dag sker via cafékøkkenet, fortsætter dette indtil de nye indkøbsaftaler på fødevarer træder i kræft. Dette sker formentlig den 1. maj 2010. Indtil da vil der således være en medarbejder fra Centralkøkkenet, der varetager opgaven med at pakke kolonialvarer til afdelingerne, cirka 6 timer ugentlig. Ved de nye indkøbsaftaler forventes det, at der kan leveres varer direkte fra leverandøren og ud til de små steder/afdelingerne 1-2 gange ugentlig uden gebyr for fragt. Udredning af forplejningsområdet 26
6.3 Model 3 Arbejdsgruppen foreslår, at transportvognene først køres retur fra plejecentrene til Centralkøkkenet næste dag. Dette vil betyde en yderligere reduktion af transportomkostningerne. Det kræver dog en investering på cirka 630.000 kr. i flere madvogne og stålkantiner til transport af maden. Investeringerne i transportudstyr skal ikke medtages i Centralkøkkenets omkostningsopgørelse. Efter gældende regler beregnes i stedet for den årlige forrentning og afskrivning af investeringerne. Økonomiske konsekvenser ved model 3 Årlig besparelse/ omkostning Reduktion i transportudgiften kr. -150.000 Forrentning og afskrivning af investering i transportudstyr kr. 82.000 I alt kr. -68.000 Der er foretager beregninger af, hvad dette vil betyde for Centralkøkkenets produktionsomkostninger og dermed for omkostningerne til servicepakken. Nedenstående viser den maksimale egenbetaling inkl. moms pr. plejecenterbeboer som følge af model 3. Den maksimale egenbetaling ved model 3 er sammenholdt med den maksimale egenbetaling beregnet i forbindelse med afdækning af Centralkøkkenets produktionsomkostninger. Maksimal egenbetaling, inkl. moms (2010-priser) Opgjort pr. beboer* Kr. pr. måned Kr. pr. år Maksimal egenbetaling ved model 3 kr. 4.726 kr. 56.718 Nuværende maksimal egenbetaling kr. 4.936 kr. 59.237 Forskel kr. -210 kr. -2.519 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Udredning af forplejningsområdet 27
Idet der er indført prisloft på den maksimale egenbetaling med 3.111 kr. pr. måned, kan således ikke opkræve den fulde maksimale egenbetaling. Det kommunale tilskud ved model 3 vil derfor udgøre: Kommunal tilskud Opgjort pr. beboer* Kr. pr. måned Maksimal egenbetaling ved model 3 kr. 4.726 Prisloft på maksimal egenbetaling kr. 3.111 Kommunal tilskud kr. 1.615 * er fastsat ud fra det sammen antal beboere som i registreringsperioden (uge 35-39 2009) Det kommunale tilskud ved 183 beboere vil således udgør 3,6 mio. kr. årligt. Såfremt Centralkøkkenet skal påbegynde produktion af mad til daginstitutionerne i Ringsted kommune, bør Centralkøkkenet vurdere overgang til delvis engangsemballage. Dette vil kræve investering i en pakkemaskine. Delvis brug af engangsemballage vil forbedre arbejdsmiljøet i Centralkøkkenet samt ude på afdelingerne på plejecentrene. Det vil spare personalet for tunge løft og larm i forhold til håndtering af stålkantiner. Desuden vil det betyde brug af færre ressourcer i Centralkøkkenet til opvask af stålkantinerne. 6.4 Model 4 Arbejdsgruppen foreslår, at beboerne på plejecentrene fremover kun kan tilmelde sig den fulde servicepakke, det vil sige alle døgnets 6 måltider. De skal således ikke have mulighed for kun at tilmelde sig dele af døgnkosten. Ved at beboerne ikke kan fravælge dele af servicepakken, vil det betyde en optimering af ernæringen af den enkelte beboer og ikke mindst i forhold til kommunens ansvar herfor. Det vil desuden lette driftsplanlægningen i Centralkøkkenet, samt administration i forhold til opkrævning af servicepakken. For plejepersonalet vil det betyde, at de ikke længere skal håndhæve, at det kun er de beboere der er tilmeldt det enkelte måltid, der må spise af den serverede mad og drikke. Udredning af forplejningsområdet 28
Der er ingen besparelsespotentiale ved dette forslag, idet de fleste nuv æ- rende beboere har tilvalgt alle døgnets måltider og dermed den fulde servicepakke. Det skal fortsat være muligt, at beboerne kan midlertidig afmelde sig servicepakken ved f.eks. indlæggelse på sygehus. Forslaget er indskrevet til forslag til fremtidig kostkoncept. Forslag til fre m- tidig kostkoncept er nærmere beskrevet i kapitel 7. Udredning af forplejningsområdet 29
7 Det fremtidige kostkoncept for plej e- centrene Forud for udarbejdelse af forslag til optimering af madområdet, har arbejdsgruppen udarbejdet forslag til det fremtidige kostkoncept for forplejning på plejecentrene. I kostkonceptet beskrives rammerne for forplejni n- gen på plejecentrene. Kostkonceptet er blandt andet udarbejdet på baggrund af en afdækning af modtagerforholdene hos modtagerne af mad fra Centralkøkkenet samt af snitfladen mellem plejen og Centralkøkkenet. Afdækningsarbejdet er sket via interview af lederen og/eller medarbejdere på de enkelte modtagersteder. Kostkonceptet er blevet opbygget ud fra ønske om, at borgerne på plejecentrene skal modtage sund og nærende mad af høj kvalitet tilpasset den enkeltes ønsker og behov. Med kostkonceptet ønsker man at sikre en høj grad af fleksibilitet til gavn for borgerne. Borgeren skal opleve: Harmonisering af forplejningstilbuddet i med det formål, at alle borgere skal opleve samme service niveau i hele, således at borgere på plejecenter får det samme forplejningstilbud Løbende afstemning med borgeren (behov), således at den enkeltes forplejningsbehov tilgodeses Brugerindflydelse via Kostråd, brugerundersøgelser samt Bruger- og pårørendeudvalg Individuel kost- og ernæringsvejledning via kontaktperson i Centralkøkkenet Maden som veltillavet Maden varm ved servering Hygge og ro ved spisesituationerne i fælles spisestue Sanseoplevelse i forbindelse med måltiderne o o o Smag Syn/farve Duft Udredning af forplejningsområdet 30
Menu o o o o Årstidsbestemt menuplan Mulighed for diæter Mulighed for afvigende menu Traditionel menu i forbindelse med danske højtider Optimal ernærings tilbud o o Der tilbydes en døgnkost bestående af 4-6 daglige måltider, der tilsammen dækker de ernæringsmæssige behov Ernæringsberegning af måltiderne der sikrer, at døgnkosten opfylder de nationale anbefalinger om 9 MJ dagligt I kostkonceptet fremgår blandt andet: serviceniveau modtagerforhold produktions- og leveringsform leveringsfrekvens snitfladen mellem plejen og Centralkøkkenet i forhold til de enkelte måltider Kostkonceptet er vedlagt som bilag 2. Udredning af forplejningsområdet 31
8 Udvalgte resultater af afdæ kningsarbejdet i forbindelse med udarbejdelse af forslag til kostkoncept I det efterfølgende er beskrevet udvalgte resultater fra afdækningsarbejdet i forbindelse med udarbejdelse af forslag til kostkonceptet. Interviewskema for de tre plejecentre forefindes hos den projektansvarlige. Plejepersonalets tidsforbrug på forplejningsopgaver I forbindelse med interviewene er plejepersonalets tidsforbrug på forplejningsopgaver blevet afdækket. Ved forplejningsopgaver forstås de opgaver der er i forbindelse med forplejning af beboerne. Nogle af opgaverne, som f.eks. assistance ved spisning og nødning, er en del af plejeopgaverne. Opgørelse af plejepersonalets tidsforbrug på alle plejecentrene forefindes hos den projektansvarlige. Opgaverne i forbindelse med forplejning er følgende: Før måltidet Bestilling ved Centralkøkken Indkøb af fødevarer/kolonialvarer Modtagelse af færdigproducerede mad fra Centralkøkkenet Modtagelse af kolonialvarer og sætte på lager Egenproduktion af mad, herunder opvarmning Udportionering og anretning Servering Under måltidet Medspisning (sidde sammen med beboerne under måltidet) og assistance ved spisning/nødning Efter måltidet Oprydning efter måltid Returtransport til modtagerkøkken Rengøring/returnering af emballage/stativ Opvask af service Øvrige kostrelaterede opgaver, så som rengøring af skabe/køleskabe/fryser, dokumentation mv. Udredning af forplejningsområdet 32
Nedenstående tabel viser hvor mange timer plejepersonalet bruger på forplejningsopgaverne i forbindelse med alle døgnets måltider. Tidsforbruget er opgjort i timer pr. beboer pr. uge. Tidsforbrug på forplejningsopgaver i timer pr. beboer pr. uge Før måltidet Under måltidet Efter måltidet I alt Ortved - i alt (somatiske pl.)* 5,54 2,92 3,86 12,31 Solbakken - i alt 5,59 5,40 6,69 17,68 Somatiske pladser 5,24 3,75 6,97 15,96 Skærmet afsnit 6,16 8,14 6,24 20,54 KLC - i alt 5,04 4,28 3,28 12,61 Somatiske pladser 5,84 3,78 4,67 14,29 Skærmet afsnit 4,39 6,03 2,10 12,52 Akutafsnit 2,70 1,11 1,45 5,25 Cafekøkkenet 0,10 0 0 0,10 Solbakken, Dagcentret 2,83 3,79 2,60 9,22 * Ekskl. de centernære boliger Opgørelserne er et øjebliksbillede, der kan ændre sig ved indflytning af nye beboere. Opgørelserne af tidsforbruget viser, at der er stor forskel på, hvor meget tid plejen bruger på forplejningsopgaver pr. beboer, og dermed hvor stor en andel af personalenormeringen på plejecentrene der bruges på disse opgaver. Fordeling af plejens tidsforbrug (timer pr. uge) Ortved* Solbakken KLC Normering (dag, aften, nat og husass.) 904 1772 2853 Timer anvendt på forplejningsopgaver 335 1078 971 Procentvis andel på forplejningsopgaver 37% 61% 34% * inkl. modtagerkøkken Udredning af forplejningsområdet 33
Opgørelserne viser, at Solbakken bruger mere tid end de to andre plejecentre. En mulig årsag til dette, kan være at deres demente beboere har en meget udadreagerende adfærd. Årsagerne kan desuden være: Prioritering af plejens tid i forhold til forplejningsopgaverne Den enkelte afdelings muligheder i forhold til normering og plejetyngde på afdelingen Antallet af beboere i afdelingerne Plejepersonalets lyst til at lave mad og bage kage, herunder til at gøre lidt ekstra ud af det enkelte måltid antallet af ildsjæle Behovet for hjælp i spisesituationerne Antallet af måltider i løbet af døgnet Fysiske rammer Serveringsform Ildsjæle Der er på plejecentrene fokus på madens rolle i forhold til beboerne, herunder hvorledes tilbuddet kan opbygges. Interviewene ude på plejecentrene viste, at der er mange ildsjæle omkring forplejning af beboerne. Der er rigtig mange, både blandt lederne og blandt plejepersonalet, der interesserer sig for ernæring i forhold til deres beboere. Plejepersonalet gav udtryk for, at de gerne vil have mere information/viden om korrekt ernæring af ældre og i forhold til opvarmning/håndtering af den leverede mad fra Centralkøkkenet. Kvalitetskrav for forplejning på ældrecentre Der er i behov for en harmonisering på forplejningsområdet. BDO anbefaler derfor, at der udarbejdes en Kost- og måltidspolitik for mad til ældre i. Desuden bør der udarbejdes fælles kvalitetskrav for forplejning på plejecenter. Ved udarbejdelse af kvalitetskrav bør der tages udgangspunkt i kostkonceptet. Spisesituation I arbejdsgruppen er der enighed om, at beboerne skal opleve maden som en del af det sociale samvær og at rammerne omkring selve spisesituationen er vigtige for beboernes oplevelser af måltidet. Interviewrunden viste, at størstedelen af beboerne vælger at spise i afdelingens fællesstue. Udredning af forplejningsområdet 34
I bolig Fælles I bolig Fælles I bolig Fælles Nedenstående tabel viser hvor mange af beboerne, der vælger at spise de tre hovedmåltider henholdsvis i egen bolig og i fællesstue: Spisesituationen Morgen Middag Aften Ortved, Marguriten Ortved, Liljen Ortved, centernære ældreboliger Solbakken, Hus 8 Solbakken, Hus 12 Solbakken, Hus 14 Solbakken, Hus 16 Solbakken, Hus 18 Solbakken, Hus 20 Solbakken, Hus 22 Solbakken, Hus 24 KLC, Akutten KLC, afd. C, st.th. KLC, afd. C, st.tv. KLC, afd. C, 1.th. KLC, afd. C, 1.tv. KLC, afd. A, 1.th. KLC, afd. A, st. th+tv. KLC, afd. B, st. th.+tv. KLC, afd. B, 1. th.+tv. 2 17 1 18 1 18 1 6 1 6 1 6 0 3 2 4 0 3 0 8 0 8 0 8 0 8 0 8 0 8 0 7 0 7 0 7 2 6 2 6 2 6 1 7 1 7 1 7 1 6 1 6 1 6 3 5 1 7 2 6 2 5 2 5 2 5 1 9 1 9 1 9 1 9 1 9 1 9 1 8 1 8 1 8 1 9 1 9 1 9 3 6 3 6 2 7 3 7 3 7 3 7 1 18 1 18 1 18 6 13 4 15 5 14?????? I alt 29 157 26 163 25 161 Udredning af forplejningsområdet 35
Tabellen viser, at 84 % af beboerne spiser morgenmad i fællesstuen, 86 % spiser middag i fællesstuen og 87 % spiser aftensmad i fællesstuen. Trods den høje andel af beboere der spise i fællesstuen, kan det overvejes, om spisemiljøerne omkring måltiderne kan forbedres yderligere. Ifølge rapporten Du er dem du spiser sammen med af Jens Kofod, spiser den ældre mere, når spisesituationen foregår som fællesspisning. Spisemiljøet kan derved være medvirkende årsag til, at den ældres ernæringstilstand forbedres eller stabiliseres. Det anbefales derfor, at der udarbejdes retningslinjer for hvordan måltiderne skal afholdes. Diæter/kostform Som man kan se af tabel på næste side, er der stor forskel på hvor mange beboere på det enkelte plejecenter, der får diætkost. Interviewene afdækker ikke, hvorfor der er disse forskelle, men erfaringen er, at de steder, hvor der er stor fokus på forplejningen, er der som udgangspunkt færre diæter. Dog er det af stor betydning, at beboerne tilbydes den rigtige kostform, som er tilpasset til den enkelte beboers sundhedstilstand, da hver enkel kostform er tilrettelagt således, at der er sammenhæng mellem portion s- størrelse og kj indhold. Det anbefales derfor, at beboerne ved indflytning på plejecenter tilbydes en ernæringsscreening med henblik på en vurdering af ernæringsbehovet. Udredning af forplejningsområdet 36
Energitæt/ småtspisende Diabetes Sonde Hakket Purekost Gluten Kolesterolfatti g Fedtfattig Findus/gratink ost Mos Individuel tilrettet P-drik I alt Diæter Ortved, Marguriten 4 5 6 1 1 5 4 8 3 16 Ortved, Liljen 2 1 1 3 1 5 Ortved, centernære ældreboliger 1 1 Solbakken, Hus 8 2 1 1 1 1 1 4 1 5 Solbakken, Hus 12 2 2 2 1 2 5 6 Solbakken, Hus 14 2 1 1 1 2 4 4 Solbakken, Hus 16 3 2 3 2 1 3 7 Solbakken, Hus 18 3 2 2 3 4 1 6 Solbakken, Hus 20 2 3 2 4 1 4 Solbakken, Hus 22 2 1 1 1 1 2 7 7 Solbakken, Hus 24 2 3 1 1 1 6 6 KLC, Akutten 2 3 3 2 4 KLC, afd. C, st.th. 2 4 2 1 4 6 9 KLC, afd. C, st.tv. 2 1 2 3 2 5 KLC, afd. C, 1.th. 2 6 2 7 7 3 8 KLC, afd. C, 1.tv. 2 1 2 2 7 3 8 KLC, afd. A, 1.th. 2 2 1 1 1 2 2 8 KLC, afd. A, st. th+tv. 5 2 2 1 3 9 2 12 KLC, afd. B, st. th.+tv. 4 2 1 4 1 4 10 1 14 KLC, afd. B, 1. th.+tv. 5 4 6 1 1 4 7 2 13 Udredning af forplejningsområdet 37
9 Centralkøkkenets bestillingssystem Sideløbende med at arbejdsgruppen har udarbejdet kostkoncept, har BDO bistået Centralkøkkenet med rådgivning for bestillingssystemet. I denne fase er der i samarbejde med Centralkøkkenet i blevet udarbejdet et oplæg til forretningsgang for plejecentrenes bestillinger via Cafémodul i kostsystemet PCD-FOOD. har allerede indkøbt cafémodulet til de tre plejecentre, således kræver beslutningen om, at bestillingerne fremover skal ske via dette modul ingen investeringer. Der kommer dog en årlig udgift på cirka 13.000 kr. til serviceaftale. Desuden vil det koste cirka 30.000 kr. til undervisning af de kommende brugere af cafémodulet. Procedure for bestilling og afbestilling af mad i Centralkøkkenet vedlægges som bilag 3. 10 Perspektiver På baggrund af den gennemførte proces og analyse vil arbejdsgruppen anbefale, at der arbejdes videre med følgende forhold: Økonomi Der bør tages stilling til, om Centralkøkkenets budget skal hvile i sig selv, hvilket betyder, at Centralkøkkenet ikke kan give underskud og ej heller overskud. Det vil sige, at alle omkostninger skal dækkes af de "kunder", som har lavet en aftale med Centralkøkkenet om leverance (intern takst). Budgettets udgifter og indtægter skal derfor som udgangspunkt balancere således, at omkostningerne betales af de enkelte kunders/bestillerens eget budget uanset den politisk fastsatte pris. Dette sikrer, at omkostningerne bliver bogført på det enkelte omkostningssted, og dermed bliver de efterfølgende beregninger for, hvad omkostningerne er på disse steder mere korrekte. Der skal således foretages budgetomplaceringer, der afspejler ovenstående. Dette sker i dag i forhold til budget til råvarer. Dette vil medføre større gennemsigtighed og overblik over kommunale tilskud til de forskellige madordninger. Det kan overvejes, om dette kun skal omfatte de variable omkostninger. Udredning af forplejningsområdet 38
Om der skal indføres en skarp BUM, der vil indebære at levering kun sker som følge af en egentlig bestilling. Centralkøkkenets nuværende registreringer er ikke optimale til at skabe et løbende overblik over produktionsmængder, tidsforbrug og omkostningsniveau. Der bør derfor arbejdes hen imod mere hensigtsmæssige registreringer. At der til stadighed arbejdes med nedbringelse af Centralkøkkenets omkostningsniveau via optimering af driften. Produktion Om der løbende skal foretages registrering af produktionen med henblik på at fastholde synligheden i forhold til afregning med kunder samt prisfastsættelse. Om der med mellemrum skal foretages tidsregistrering med hensyn til at validere procentfordelingen ved fremtidige prisberegninger. Hvilke målgrupper køkkenorganisationen kan levere til, her tænkes bl.a. på skoler, daginstitutioner og andre kommunale institutioner/enheder blandt andet med det formål at sætte fokus på folkesundheden. Ernæring/kvalitet At der udarbejdes retningslinjer for afholdelse af måltiderne på plejecentrene, herunder procedure for, hvordan beboerne på plejecentrene inddrages i forhold til forplejningen samt måltidets afvikling. At der udarbejdes vejledning til de forskellige forplejningstilbud. At synliggøre kostkonceptet for at opnå en større gennemskuelighed således, at det er lettere for beboerne, plejepersonale samt pårørende at gennemskue de forplejningsmuligheder, som Centralkøkkenet tilbyder. Om det er muligt at fravælge dele af servicepakken. Det er problematisk i forhold til ernæring og kommunens ansvar herfor. Det bør afklares, hvem der skal bære omkostningen i forbindelse det beredskab, som Centralkøkkenet bliver nødt til at have. At der i Voksen- og Seniororganisationen dannes en synlighed, således at placeringen af ansvaret for det sundhedsfremmende og forbyggende arbejde bliver tydeligere. Samling af ansvaret for de samlede forplejningstilbud i kommunen hos en central funktion eller person, der har ansvaret for at løfte Udredning af forplejningsområdet 39
kommunens ansvar for korrekt ernæring samt forestå sundhedsfremmende tiltag. Afklaring af hvem der har det formelle ansvar for den enkelte beboers næringstilstand specielt set i lyset af de kommende akkredit e- ringsregler, herunder egenkontrol. Skal ansvaret placeres hos plejen eller køkkenorganisationen? Om kommunen ønsker at styrke/synliggøre områder, der er relateret til sundhedsfremmende/forebyggende opgaver f.eks. i form af pjecer, undervisning m.m. At der udarbejdes en kost- og ernæringspolitik for forplejningsområdet (måltidspolitik). At der udarbejdes en kvalitetsstandard for forplejningsområdet. At der udarbejdes en plan for, hvordan det fremtidige samspil mellem Centralkøkkenet og de enkelte afdelinger etableres, med henblik på at optimerer den enkeltes borgeres ernæring/trivsel. At der sættes fokus på, hvordan ressourcerne udnyttes på de enkelte institutioner/ afdelinger i forhold til forplejningstilbuddet. Dette bør ske med henblik på en evt. vidensdeling på ressource anvendelse på opgaver der er forbundet med forplejningen. At alle kosttilbud skal næringsberegnes. At der udarbejdes døgnkostanbefalinger til de mest anvendte kostformer til brug for plejecentrene. At beboerne ved indflytning på plejecenter tilbydes en ernæringsscreening med henblik på en vurdering af ernæringsbehovet. 11 Afslutning Med aflæggelsen af denne rapport anser vi opgaven for afsluttet. BDO KOMMUNERNES REVISION A/S RÅDGiVNING, KOSTØKONOMISK TEAM København den 11. februar 2010 Bo Bloch Seniorkonsulent Udredning af forplejningsområdet 40