Jægerspris Boligselskab 139 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 21. september 2010 i Fælleshuset, Mølleparken 18 i Jægerspris 1. Godkendelse af referat fra mødet den 24. marts 2010 2. Fremtidig mailpolitik mellem Domea og Jægerspris Boligselskab 3. Midler fra dispositionsfonden vedrørende opsætning af nyt centralfyr i afdeling 29-27 Smedeparken 4. Sager fra formanden og afdelingerne. 5. Midler fra dispositionsfonden vedrørende vedligeholdelsesting afdeling 29-26 Esromarken 6. Orientering om ny bekendtgørelse, som medfører ændringer i selskabets vedtægter 7. Midler fra dispositionsfonden vedrørende varmepumpeanlæg i afdeling 29-08 Egeparken 8. Orientering fra administrationen a. BL: Henlæggelse til dispositionsfond b. Dagsordener og referater fra afdelingsbestyrelsesmøder skal gøres tilgængelige for alle beboerne c. Mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder vedr. lovændringer - Udlejningsregler d. Mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder vedr. lovændringer - Økonomi, drift, beboerdemokrati e. Regnskabet for studieturen den 20. august 2010 f. Fælles dispositionsfond 9. Eventuelt Deltagere fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Cramer, formand Bente Christoffersen, næstformand Bent Puggaard Jannie Yvonne Mejer John Würfel Jørgen Christensen Erik Sejersten Jesper Henriksen (forlod mødet kl. 18.30) Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Anders C. Hornehøj, Domea Afbud: Ingen Det blev besluttet inden mødet, at der skulle indføjes et nyt pkt. 4, sager fra formand og afdelinger. Dette er indføjet oven- og nedenfor og resten af punkterne er så rykket for dette.
Jægerspris Boligselskab 140 Pkt. 1: Godkendelse af referat fra mødet den 24. marts 2010 Referatet blev udsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 6. maj 2010. Referatet blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger. Pkt. 2: Fremtidig mailpolitik mellem Domea og Jægerspris Boligselskab Det blev besluttet, at der fremover indkaldes til organisationsbestyrelsesmøder via mail, med vedhæftede filer. Pkt. 3: Midler fra dispositionsfonden vedrørende opsætning af nyt centralfyr i afdeling 29-27 Smedeparken Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 1 sides bilag pr. mail. Bent Gordon orienterede om lovgivningen omkring brug af midler fra dispositionsfonden. Lovgivningen giver ikke mulighed for, at yde støtte af denne art, da der er tale om en direkte driftsstøtte, som kunstigt holder huslejen nede. Penge som er bevilliget til fjernvarmeprojekterne i Møllehegnet og Mølleparken, er bevilliget På baggrund af udarmortiserede ydelser, til afdelinger som indbetaler sådanne. Bente Christoffersen spurgte om man så kunne tage en ansøgning fra Smedeparken om tilskud til sikringsarbejder, som er foreslået af Willis. Bent Gordon oplyste, at det er fuldstændig samme svar som ovenfor. Herudover oplyste han, at de fremtidssikringsanalyser der er ved at blive udarbejdet, sammenholdt med sikringsrapporterne fra Willis, kunne danne grundlag for en samlet indstilling til org. bestyrelsen om, brug af dispositionsfondsmidler til sikringsarbejder på de enkelte afdelinger. Bent Gordon oplyste at hvis der skal bevilliges penge til sådanne arbejder, skal det gøres, således at alle lejere i alle afdelinger får bevilliget det samme beløb pr. lejemål, til sådanne arbejder. Bestyrelsen tog dette til efterretning.
Jægerspris Boligselskab 141 Pkt. 4: Sager fra formanden og afdelingerne. Formand Jørgen Cramer oplyste, at der havde været afholdt fællesmøde, for samtlige afdelinger i den forgangne uge. Følgende punkter havde været med på mødet. Det lovgivningsmæssige omkring midlerne i dispositionsfonden Efter at Krabbelodden er blevet solgt, har afdelingsbestyrelserne i afdeling 29-01 og 29-08 besluttet, hver især at ansætte ejendomsmester Johnny Bekhorst ekstra 5 timer i hver afdeling. Udgifterne hertil skal primært dækkes ind af arbejder, som ejendomsmesteren kan udføre og man derfor kan spare i henlæggelserne ved budgetlægningen. Der har været problemer med, at en ny lejer ikke havde været opmærksom på, at der i afdelingens husorden var forbud mod en række kamphunde i afdelingen. Han nåede derfor at flytte ind, inden han skulle udfylde en ansøgning om at holde hund og dermed fandt ud af at det ikke var tilladt at holde kamphund i afdelingen, hvorfor han måtte flytte ud igen. Bent Gordon lovede, at se på hvad man kan gøre for, at gøre nye lejere opmærksom på dette inden, de skriver under på kontrakten. Egeparken er plaget af voldsom uro omkring et par ungdomsboliger. Anders Hornehøj oplyste, at man fra administrationens side gør hvad man kan inden for lovens rammer og lidt til, for at genskabe roen. Egeparken har, efter salget af Kabbelodden, ikke noget ejendomskontor, hvorfor det er besluttet, at opstille en pavillon på P- pladsen og indrette den til ejendomskontor. Arbejdet påbegyndes meget snart. Egeparken, har fået installeret varmepumper i lejemålene og der har været megen positiv respons på dette. Resultatet har været en bedre varme og et lavere strømforbrug. Birkehaven, som er den del af afdeling 29-08 Egeparken, skal have nye tagrygninger, hvilket er et arbejde som er nødvendigt at fremskynde. Jørgen Cramer oplyste, at der er tilfredshed med samarbejdet med Domea. Der var også tilfredshed med ejendomsmestre/funktionærer, på nær fra afdeling 29-05 Regnbuen, som var utilfredse med at ejendomsmesteren ikke udfører de opgaver som han lover udført. Der var lidt utilfredshed med, at Domea havde afholdt et kursus for beboerdemokrater i Skuldelev, som er meget vanskelig tilgængelig med offentlige transportmidler. Bent Gordon lovede, at bringe kritikken videre til de rette personer.
Jægerspris Boligselskab 142 Pkt. 5: Midler fra dispositionsfonden vedrørende vedligeholdelsesting afdeling 29-26 Esromarken Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 1 sides bilag pr. mail. Afslag blev givet, med samme begrundelse om under punkt 3. Pkt. 6: Orientering om ny bekendtgørelse, som medfører ændringer i selskabets vedtægter Socialministeriet har i juni måned i år udstedt en ny bekendtgørelse, som foreskriver, at møderne i organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet fremover skal afholdes 5 måneder efter regnskabsårets afslutning i stedet for 6 måneder. Bent Gordon fik opbakning til, at indarbejde de vedtægtsændringer, som er nødvendige, for at kunne leve op til loven på området, i selskabets vedtægter. Pkt. 7: Midler fra dispositionsfonden vedrørende varmepumpeanlæg i afdeling 29-08 Egeparken Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 1 sides bilag pr. mail. Samme beslutning og begrundelse som under punkt 3. Pkt. 8: Sager fra administrationen a) BL: Henlæggelse til dispositionsfond Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 1 sides bilag pr. mail. Bent Gordon henledte opmærksomheden på, at dispositionsfonden ikke længere bliver tilgodeskrevet renter, som er optjent af de enkelte afdelingers egenkapital. Disse renter tilfalder fremover afdelingen. Derfor er det godt, at man allerede i selskabet har vedtaget at afdelingerne skal indbetale til dispositionsfonden, som det nu er lovpligtigt. b) Dagsordener og referater fra afdelingsbestyrelsesmøder skal gøres tilgængelige for alle beboerne Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 1 sides bilag pr. mail. Bent Gordon spurgte til hvad de enkelte afdelinger gør for at dagsordener og referater fra afdelingsbestyrelsesmøder er tilgængelige for alle beboere. Hver enkelt afdeling redegjorde for deres måde at gøre tingene på. Med få justeringer følger de lovens anvisninger. Bent Gordon oplyste, at der meget
Jægerspris Boligselskab 143 snart vil være nye hjemmesider til selskaber og afdelinger, hvor det vil være muligt at lægge tingene ud på. c) Mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder vedr. lovændringer Udlejningsregler Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 9 siders bilag pr. mail. Bestyrelsen tog de nye regler til efterretning d) Mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder vedr. lovændringer - Økonomi, drift, beboerdemokrati Der blev ved indkaldelsen den 6. september vedlagt denne indkaldelse 7 siders bilag pr. mail. Bestyrelsen traf beslutning om, at lejere fortsat kan stå på den almindelige (eksterne) venteliste og bevare ancienniteten herpå, efter indgåelse af lejeaftale i et af selskabets lejemål, jfr. bekendtgørelsen. Bestyrelsen traf beslutning om, ikke at tillade, at lejere der står på den almindelige (eksterne) venteliste, kan få anciennitet på oprykningslisten (den interne venteliste) fra det tidspunkt, hvor de er opnoteret på den almindelige venteliste. Bestyrelsen tog til efterretning, at der med den boligsøgende kan aftales et flerårigt ajourføringsgebyr for at stå på ventelisterne dog højst 5 års forudbetaling. Bestyrelsen traf beslutning om, ikke at give fortrinsret (oprykningsret) for lejere i ungdoms- og ældreboliger. Bestyrelsen traf beslutning om, at fortrinsretten i forbindelse med brudt parforhold fortsat skal være gældende, hvilket også indgår i den fleksible udlejning som er vedtaget i selskabet. Bestyrelsen traf beslutning om, at der fortsat skal være en karensperiode på 2 år på fortrinsretten på oprykningslisten (den interne venteliste). Bestyrelsen tog reglerne om ændring af vedligeholdelsesreglementet til efterretning. Bestyrelsen tog de nye regler om adgang og stemmeret på afdelingsmøder til efterretning. Bestyrelsen to de nye regler om forlængelse af løbetiden for lån til kollektive forbedringsarbejder til efterretning. Bent Gordon frarådede dog på det kraftigste, at lave forbedringsarbejder med løbetider på over 20 år. Bestyrelsen blev af Bent Gordon oplyst om, at man i Domea arbejder med en analyse af sammenlægningsmuligheder for boligafdelinger. Resultatet af
Jægerspris Boligselskab 144 analysen vil blive fremlagt på et senere tidspunkt. e) Regnskabet for studieturen den 20. august 2010 Regnskabet vil blive udfærdiget hurtigst muligt til fremlæggelse på mødet Bestyrelsen tog regnskabet, en udgift på kr. ca. 34.770,-, til efterretning. f) Fælles dispositionsfond I forlængelse af de seneste regionsmøder og Domeas repræsentantskabsmøde fredag den 11. juni 2010 arbejdes der i øjeblikket med etablering af en fælles dispositionsfond i Domea administrerede selskaber. Udgangspunktet er en opsparing på kr. 100 pr. bolig om året. Der ønskes en principiel drøftelse af emnet. Bestyrelsen vedtog, at selskabet skal tilmeldes den fælles dispositionsfond. Pkt. 9. Eventuelt Der blev spurgt om, man ikke kunne rette henvendelse til Stiftelsen vedrørende lyset på vejen bag Møllehegnet og Mølleparken. Bent Gordon lovede at tage kontakt stiftelsen. Bent Puggaard spurgte, hvordan det kunne lade sig gøre, at en ældre dame fra Mølleparken, som har stået på den interne venteliste, kunne blive overhalet af en ung kvinde, som kom udefra, i tildelingen af et mindre lejemål. Bent Gordon lovede at se på sagen og vende tilbage med et svar. Jørgen Cramer spurgt om, det kunne være rigtigt at en lejer som havde fået 1. påtale om af fjerne en parabol fra altanen, ikke kunne yderligere forfølges. Anders Hornehøj, sørger for at der bliver lavet en 2. påtale, som udleveres til ejendomsmester Henrik i Møllehegnet, som så afleverer den til lejeren. Denne lidt snørklede fremgangsmåde tages i anvendelse, da lejeren ikke har for vane at tømme sin postkasse. Lejeren bliver i brevet også oplyst om muligheden for at ansøge om opsætning på husgavlen. Dirigenten sluttede mødet og takkede for god ro og orden. Frederikssund, den 22. september 2010 Anders Chr. Hornehøj Referent