Vejledning til fravær i Tabulex TEA

Vejledning til fravær i Tabulex TEA

Indholdsfortegnelse Hvad er TEA Fravær... 3 Hvad siger bekendtgørelsen om fravær?... 3 Indstilling af TEA... 4 Skolen... 4 Fraværsårsager... 4 Fraværstyperne... 5 Dagsfravær... 5 Lektionsfravær... 5 Månedsfravær... 5 Grundkalenderen... 5 Forvaltninger... 6 Indberetning af fravær... 7 Udskriv mødeliste til afkrydsning... 7 Registrer fravær... 7 Dagsfravær... 7 Lektionsfravær... 8 Månedsfravær... 8 Overblik over indtastningen... 9 Udskrifter... 9 Udskriv side... 9 Udskriv fraværsstamkort... 9 Fraværsrapporter... 10 Skolen... 10 Forvaltningen... 11 Fravær via web... 12 Brugernavn og adgangskode... 12 Tildel skole... 13 Udskriv vejledning til lærerne... 13 19-10-2012 side 2 af 13

Hvad er TEA Fravær Tabulex TEAs fraværsmodul gør det muligt at håndtere elevernes fravær i TEA. Din skole kan vælge, at kontoret indberetter fraværet i TEA, eller skolens lærere kan indtaste fraværsoplysningerne direkte i TEA databasen fra lærerværelset eller hjemmefra blot de har en computer med internetadgang. Uanset om fravær indtastes fra kontoret eller af lærerne, kan oplysningerne bruges til statistikker på både skolen og forvaltningen umiddelbart efter indtastningen. Hvad siger bekendtgørelsen om fravær? Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen 1 I bekendtgørelse nr. 822 af 26. juli 2004 om elevers fravær fra undervisningen i folkeskolen, som ændret ved bekendtgørelse nr. 768 af 5. juli 2006, foretages følgende ændringer: 1. 1, stk. 2, affattes således:»stk. 2. Skolens leder og elevernes lærere fører dagligt kontrol med, at eleverne er til stede under undervisningen og registrerer fraværet elektronisk i de elevadministrative systemer. Der skal angives følgende om grunden til fraværet: 1) Fravær på grund af elevens sygdom eller lignende. 2) Fravær med skolelederens tilladelse (ekstraordinær frihed). 3) Ulovligt fravær.«2. 1, stk. 3, affattes således:»stk. 3. Fraværsoplysningerne skal være elektronisk tilgængelige for kommunalbestyrelsen. For elever i de regionale undervisningstilbud skal fraværsoplysningerne være elektronisk tilgængelige for regionsrådet.«bekendtgørelsen træder i kraft den 1. august 2010. 2 Undervisningsministeriet, den 25. juni 2010 Det er altså skolens leder og lærere der fører den daglige kontrol med fraværet som skal registreres elektronisk. Modulet tilbyder tre typer registrering (dagsfravær, lektionsfravær og månedsfravær). Vi anbefaler klart dags- og lektionsfravær frem for månedsfravær, da sidstnævnte registreringsform Ikke giver præcise oplysninger om på hvilke dage elevernes fravær er og om det er sammenhængende dage. Indberetning af fravær kan ske enten direkte i TEA og/eller via web (se separat vejledning til indberetning via web). TEA forbinder skoler og skoleforvaltning i en fælles database. Derfor er der ingen indberetning fra skole til forvaltningen. Så snart oplysningerne er indtastede, er de til rådighed for kommunens skoleforvaltning uanset om registreringen foregår i TEA eller via web. 19-10-2012 side 3 af 13

Indstilling af TEA Skolen bør kontakte skoleforvaltningen inden fraværstype vælges i TEA. Det kan nemlig være en fordel, at alle TEA-skoler i kommunen bruger samme fraværstype. Hvis skolen/kommunen vælger at skifte fraværstype, så bør det ske mellem skoleår, fordi data fra forskellige registreringstyper ikke kan behandles sammen. Registrering af fravær kan foretages i TEA af skolens administrative medarbejdere eller via TEA s webtjeneste af lærerne selv. Skolen Før du begynder at indberette fravær, er det vigtigt, at skolens fraværstype er sat korrekt. Du vælger fraværstype under menuen System Indstillinger i fanebladet Diverse vinduer og underfanebladet Fraværsregistrering. Som standard vil TEA have sat typen til dagsfravær. Du har mulighed for på de enkelte klasser at vælge enten dagsfravær eller lektionsfravær, således at du f.eks. kan have lektionsfravær på dine overbygningsklasser og dagsfravær på alle andre klasser. Er I en af de få skoler der fortsat vil benytte månedsfravær kan dette vælges ved at sætte flueben ud for Brug månedsfravær. Her er ingen mulighed for typedifferentiering på trin. Fraværsårsager TEA fraværsmodul arbejder med bekendtgørelsens tre fraværsårsager: L: Lovligt fravær S: Sygefravær U: Ulovligt fravær Herudover er der mulighed for at slå tre ekstra fraværsårsager til ( Anvend udvidet fraværsregistrering ): (Y: Sygdom, bekymrende) (B: Ulovlig fravær, bekymrende) (F: For sent fremmøde) 19-10-2012 side 4 af 13

Fraværstyperne TEA Fravær giver mulighed for at registrere fravær på tre forskellige niveauer. Forskellen på de tre niveauer er graden af detaljer der registreres. Vi anbefaler, at hele kommunen vælger samme fraværstype, da det giver forvaltningen mulighed for at trække bedre statistik på tværs af skoler. Dagsfravær I denne registreringstype fører klassens lærere en daglig registrering af fravær som enten kan foretages elektronisk for hver dag eller samles sammen og tastes for hver måned. Der kan på webindberetningen skrives et notat til den enkelte fraværsregistrering. Lektionsfravær I denne registreringstype fører klassens lærere kontrol med hver enkelt lektion og indberetter for hver dag, hvilke lektioner elever har haft L/S/U-fravær. Den type registrering er mest almindelig for 10. klassescentre, hvor eleverne går til undervisning på hold, der går på tværs af klasser. Med lektionsfravær er det også muligt at registrere, hvilket fag eleven var fraværende fra. Månedsfravær I denne registreringstype fører klassens lærere en daglig fremmødeprotokol og indberetter for hver måned, hvor mange L/S/U-fraværsdage eleverne har haft. Det vil sige, at I fortæller TEA, hvor mange dage eleven er fraværende den pågældende måned og hvilken type fravær der er tale om, men ikke præcis hvilke dage, der er tale om. Da der for månedsfravær ikke registreres de præcise dage for fraværet, anbefaler vi, at skolen gemmer papirprotokollerne. I kan så bruge TEA til at se om eleven har et generelt problem mht. fravær, og papirprotokollen kan bruges til en evt. forældresamtale. Grundkalenderen For dagsfravær er det muligt at trække fraværsprocent, hvis grundkalenderen i TEA er udfyldt. At TEA kun kan beregne fraværsprocent hvis grundkalenderen er udfyldt, skyldes at skoler i en given periode ikke nødvendigvis har samme antal skoledage. Nogle skoler vælger f.eks. at have lidt længere sommerferie og lidt kortere juleferie. TEA skal vide præcis hvor mange skoledage der er i en given periode for at beregne procenten. Grundkalenderen finder du under menuen Skole I Grundkalender. I grundkalenderen taster du ferie på alle de dage, hvor eleverne ikke er i skole. Antal skoledage skal ned på 200 på et skoleår. Har jeres skole Trio2, vil grundkalenderen automatisk blive udfyldt i TEA via Trio. Du bevæger dig gennem månederne vha. pilene i hvert tophjørne. Weekender og faste helligdage er på forhånd indsat. Udover, at en udfyldt grundkalender giver mulighed for visning af fraværsprocenter, vil indtastet ferie også betyde, at ferier vises i fraværsregistreringen (både i TEA og på webindberetningen), således, at det ikke er muligt at taste fravær på feriedage. 19-10-2012 side 5 af 13

Forvaltninger Forvaltninger skal ikke indstille fraværstype, da kommunen arbejder med alle tre fraværstyper i forvaltningsdelens rapporteringsværktøjer. De har i stedet mulighed for at trække udskrifter, der viser fraværet på de enkelte skoler eller for kommunen generelt. 19-10-2012 side 6 af 13

Indberetning af fravær Det er kun muligt at indberette fravær på skoler. Det er altså ikke muligt for forvaltning at taste fravær direkte i forvaltningmodulet. Udskriv mødeliste til afkrydsning TEA kan udskrive en mødeliste, som lærerne kan bruge til afkrydsning i klasserne. Det kan også lade sig gøre for læreren selv at udskrive mødeprotokoller fra webindberetningsbilledet. Hvis du vil udskrive mødeprotokoller fra TEA, kan du gøre det således: Gå til klasseregisteret. Markér den eller de klasser, der skal have en mødeliste. Højre-klik og vælg Udskrifter Klasseliste Vælg en af de udskrifter der hedder mødeliste, eks. 40 Mødeliste Vælg elevernes sortering i bunden af vinduet. Vælg om udskriften skal direkte til printeren eller vises på skærmen eller f.eks. laves som pdf-fil, så den kan e-mailes til læreren. Vælg derefter hvilken måned mødelisten skal dække. TEA gætter på, at du vil udskrive for næstkommende måned. Registrer fravær Når du skal i gang med at indtaste fravær direkte i TEA, skal du åbne elevregisteret. Højre-klik på den relevante klasse i kolonnen til venstre og vælg Registrer fravær. Dagsfravær Når du vælger dagsfravær, registrerer du fraværet pr. dag. Tea viser som udgangspunkt aktuel måned, som du kan se øverst i vinduet. Du kan sortere eleverne ved at klikke på en af kolonneoverskrifterne. Brug pilene i feltet Visningsdato til at gå en måned frem eller tilbage i tiden. For hver dag er der et felt, hvor fravær kan markeres med L/S/U. Husk at slutte indtastningen af med et klik på Gem ændringer nederst til højre! 19-10-2012 side 7 af 13

Ude til højre kan du se eleverne samlede antal fraværsdage frem til dags dato. Har du udfyldt grundkalenderen, kan du ligeledes se elevernes samlede fraværsprocent. Lektionsfravær Når du vælger lektionsfravær, registreres fraværet for den enkelte lektion på en given dato, som i udgangspunkt vil være dags dato. Ønsker du at få en fagkode på den enkelte lektion, vælger du fagkoden nederst i vinduet inden du taster fraværsårsagen. Brug pilene i feltet Visningsdato til gå en dag frem eller tilbage i tiden. For hver lektion er der et felt, hvor fravær kan markeres med L/S/U. Husk at slutte indtastningen af med et klik på Gem nederst til højre! Månedsfravær Hvis du vælger at registrere månedsfravær, viser TEA seks måneder af gangen. Der tastes det antal dage en elev har været fraværende i den pågældende måned, men ikke på hvilke dage eleven har været fraværende. Der summeres, neders i vinduet, for hver måned hvor mange fraværsdage der er for klassen. På månedsfravær er det ikke muligt at få angivet fraværsprocent. For hver måned er der S/L/Uspalter, hvor antallet af fraværsdage for hver type skrives ind. Husk at slutte indtastningen af med et klik på Gem nederst til højre! Brug pilene i feltet Visningsdato til gå en måned frem eller tilbage i tiden. 19-10-2012 side 8 af 13

Overblik over indtastningen I menuen Skole finder du et punkt ved navn Oversigt over fraværsregistreringer. Den giver dig et overblik over, hvilke klasser, der har fraværsindtastninger og hvilke der ikke har. I oversigten er der to kolonner for hver måned. Så snart der er registreret fravær i en klasse vil der komme et flueben i reg -kolonnen for den pågældende måned uanset om fraværet er tastet direkte i TEA eller via web. Fluebenet i god - kolonnen kommer når fraværet registreres af læreren via web og der sættes flueben i Det betyder, at du hurtigt kan se om lærerne har indberettet - lige meget om der har været fravær i klassen eller ej. Udskrifter TEA fraværsmodul har to forskellige udskrifter fra selve registreringsvinduet. Begge udskrifter bliver tilbudt ved højre-klik i vinduet. Udskriv side Denne udskrift giver en papirversion af registreringsvinduet. Dvs. en liste over alle klassens elever og deres fravær i den periode vinduet viser. Udskriv fraværsstamkort Denne udskrift giver en opsumering af fraværet for den valgte elev. Du bliver bedt om at vælge den periode der skal opsummeres for. Som standard vi TEA foreslå fra skoleårets begyndelse til dags dato. Du kan vælge en udskrift med eller uden fraværsprocenter (forudsat 19-10-2012 side 9 af 13

at du har udfyldt grundkalenderen). Fraværsstamkortet kan du også udskrive ved et højre-klik direkte på den relevante elev i elevvinduet (Udskriv I Fraværsstamkort). Fraværsrapporter TEA tilbyder forskellige rapporter over elevernes fravær. Mulighederne afhænger af om du arbejder i TEA Skole eller TEA Forvaltning. Skolen I menuen Udskriv Udskriv udskrifter finder du punktet Fraværsrapporter. Her har du mulighed for at få en rapport over fraværet i én eller flere klasser, eller en statistik for klasserne eller skolen. På de statistiske udskrifter vil elevernes navne ikke fremgå. Bemærk hvis du højre-klikker, kan du vælge at markere alle klasser på en gang. Rapporten udskriver en oversigt over elevernes fravær i den angivne periode og du får mulighed for at angive om du kun ønsker at se fravær for elever der har over et bestemt antal fraværsdage, eks. 5. Statistikkerne viser det samlede fravær på klasserne/skolen uden at den enkelte elev vises. 19-10-2012 side 10 af 13

Forvaltningen I menuen Udskriv Udskriv udskrifter finder du punktet Fraværsrapporter. Udskrift 1 og Udskrift 2 er to forskellige måder at udvælge klasser på til den samme udskrift. Udskrifterne er de samme som skolerne kan foretage, men forvaltningen kan udskrive for samtlige skoler. Den giver mulighed for at få en rapport over fraværet i én eller flere klasser på én eller flere skoler. Fanebladet Statistik (klasser) giver dig en statistikrapport, der viser en sammentælling af fraværet pr. klasse for en eller flere skoler. Den viser også fravær i forhold til antallet af elever i klassen. Fanen Statistik (skoler) giver en udskrift, der viser det samlede fravær på den eller de skoler som vælges. 19-10-2012 side 11 af 13

Fravær via web Hvis lærerne selv skal indtaste elevernes fravær via web, skal du i TEA oprette lærerne som webbrugere. I Personaleregistret markerer du den lærer, du vil oprette som webbruger og klikker på Opret/rediger webadgang. Brugernavn og adgangskode TEA vil guide dig igennem oprettelsen af læreren som webbruger. Lærerens brugernavn bliver automatisk de initialer læreren er oprettet med i personalevinduet, mens adgangskoden skal oprettes enten ved at du skriver en kode (8 tegn, kombineret af store og små bogstaver, samt tal) eller lader systemet foreslå en adgangskode. Adgangskoden er den samme, som læreren evt. bruger til at indberette tekstopgivelser og karakterer. Brugerniveauet skal være webbruger, men dette vil TEA selv som standard angive. Klik derpå Næste. Du vil nu blive forespurgt om du ønsker at udskrive kodebrev. Skal lærerne gå direkte via tabulex.net er det en god ide at udskrive kodebrevet, men benytter lærerne SkoleIntra til at tilgå webtjenesten, skal de blot benytte deres unilogin og koden i TEA behøver dermed ikke at blive skrevet ud, men blot gemmes internt i systemet. 19-10-2012 side 12 af 13

Tildel skole På næste trin får læreren tildelt rettigheder til skolen. TEA tildeler som standard skolen til læreren. Kun hvis du som administrativ medarbejder har adgang til flere skoler skal du manuelt trække den korrekte skole fra Tilgængelige skoler til Brugers skoler. Udskriv vejledning til lærerne Vil du udskrive en vejledning til lærerne i, hvordan de registrerer fravær via web, kan du gå i menuen Hjælp I Vejledninger, opdateringer m.v... I listen over vejledninger finder du Fravær via internettet for lærere. 19-10-2012 side 13 af 13