UDBUDSBETINGELSER Udbudsbekendtgørelsesnummer: 2018/S XXX-XXXXXX Offentligt udbud Levering af daglige bankforretninger til Horsens Kommune
Indhold 1 UDBUDSMATERIALE... 4 NÆRVÆRENDE UDBUDSBETINGELSER... 4 UDBUDSBEKENDTGØRELSE... 4 BILAG 1 TILBUDSLISTE... 4 BILAG 2 KONTRAKTUDKAST... 4 BILAG 3 KONSORTIEERKLÆRING... 4 BILAG 4 STØTTEERKLÆRING... 4 BILAG 5 HORSENS KOMMUNES SALDO PÅ INDESTÅENDER VEDR. DAGLIGE BANKFORRETNINGER... 4 BILAG 6 HORSENS KOMMUNES OVERSIGT BANKKONTI... 4 2 UDBUDDET OG UDBUDDETS OMFANG... 4 2.1 GENERELT... 4 2.2 UDBYDER... 5 2.3 DEN UDBUDTE GENSTAND OG OMFANG... 5 2.4 FINANSIELLE OPLYSNINGER OM UDBYDER... 6 2.4.1 Finansielle oplysninger om Udbyder... 6 2.4.2 Udbyders indbetalinger... 6 2.4.3 Udbyders udbetalinger... 6 2.5 UDBYDERS FORBEHOLD... 6 3 TIDSPLAN... 7 4 YDERLIGERE INFORMATIONER OG SPØRGSMÅL... 7 4.1 SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL... 7 5 VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD... 8 5.1 SPROG... 8 5.2 ALTERNATIVE TILBUD... 8 5.3 FORMKRAV... 8 5.4 AFLEVERING AF TILBUD... 8 5.5 VEDSTÅELSESFRIST... 9 5.6 OMKOSTNINGER I FORBINDELSE MED UDBUDSFORRETNINGEN... 9 6 BETINGELSER FOR DELTAGELSE (UDELUKKELSE OG EGNETHED)... 9 6.1 UDELUKKELSE... 9 6.1.1 Udelukkelsesgrunde... 9 6.2 EGNETHEDSKRITERIER... 9 6.2.1 Retten til udøvelse af det pågældende erhverv... 10 6.2.2 Teknisk og faglig formåen... 10 7 KONSORTIER...10 8 TILBUDSGIVER BASERER SIG PÅ ANDRE ENHEDERS FORMÅEN...10 9 BRUG AF UNDERLEVERANDØRER...11 10 DOKUMENTATION FOR ESPD...11 11 TILDELINGSKRITERIUM...11 12 KRAVSPECIFIKATION...13 12.1 SAMLET ØKONOMI... 13 12.1.1 Dispositions- og Trækningsret... 13 12.1.2 Rentevilkår... 13 12.1.3 Gebyrer/kurtage- og provisionsvilkår... 13 Side 2 af 21
12.1.4 Valideringsregler (Valør mv.)... 14 12.2 IT-UNDERSTØTTELSE, KOMMUNIKATIONSMULIGHEDER... 14 12.2.1 Krav til online-banking system... 15 12.3 BETALINGSTRANSAKTIONER... 15 12.3.1 Indbetalinger... 15 12.3.2 Udbetalinger... 16 12.3.3 Betalinger til og fra udlandet... 16 12.3.4 Nationalbankoverførsler... 17 12.3.5 NemKonto systemet... 17 12.3.6 Kommunens kontosystem - for daglige pengeforretninger... 17 12.3.7 Kommunens kontosystem administrations konti for borgere under administration... 17 12.3.8 Kommunens kontosystem administrations konti for borgere indskrevet på kommunens institutioner 18 12.3.9 Kommune garanteret indskudslån... 19 12.4 SERVICERING VEDR. BETALINGSTRANSAKTIONER... 19 12.4.1 Servicering og rådgivning... 19 12.4.2 Årlig engagementsopgørelse... 20 12.4.3 Fuldmagtsoversigt... 20 12.5 KRAV TIL BANKEN... 20 13 TILBUDSGIVERS FORBEHOLD...20 14 FORTROLIGHED...20 15 PRIVATLIVSPOLITIK...20 16 ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN...20 17 TJEKLISTE FOR TILBUDSGIVER...21 Side 3 af 21
1 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Udbudsbekendtgørelse Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Kontraktudkast Bilag 3 Konsortieerklæring Bilag 4 Støtteerklæring Bilag 5 Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige bankforretninger Bilag 6 Horsens Kommunes oversigt bankkonti Udbuddet gennemføres i den elektroniske udbudsløsning, TenderKONNECT, hvor udbudsmaterialet er frit tilgængeligt for alle interesserede virksomheder (herefter benævnt Tilbudsgiver ). Det er gratis for tilbudsgivere at anvende TenderKONNECT. Alle henvendelser, herunder spørgsmål til udbuddet, skal sendes via beskedmodulet i TenderKONNECT. I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar. Disse vil løbende blive offentliggjort i TenderKONNECT. Senest offentliggjorte materiale har forrang for tidligere versioner. 2 Udbuddet og udbuddets omfang 2.1 Generelt Nærværende udbudsbetingelser gælder for udbuddet af en offentlig kontrakt vedrørende daglige bankforretninger (herefter benævnt det udbudte ) til Horsens Kommune. Udbuddet gennemføres efter Udbudsloven 1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud. Udbuddet gennemføres for Horsens Kommune i regi af (herefter benævnt FIKM ). FIKM er tovholder for udbudsprocessen og indgår ikke kontrakt på den pågældende kommunes vegne. Horsens kommune indgår på egen hånd kontrakten for at kunne aftage det udbudte. FIKM kan med bindende virkning agere på kommunens vegne vedrørende drift og kontraktretlige emner. FIKM er alene at betragte som en samarbejdsmodel for organisering af fælles tværkommunale udbud. Yderligere information om FIKM kan findes på hjemmesiden www.fikm.dk. 1 Jf. Lov nr. 1564 af 15.12.2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26.02.2014 om offentlige udbud Side 4 af 21
2.2 Udbyder Udbyder i forbindelse med nærværende udbud er: Horsens Kommune Rådhustorvet 4 8700 Horsens Ovenstående kommune vil efterfølgende i nærværende dokument blive benævnt Udbyder. 2.3 Den udbudte genstand og omfang Udbuddet omfatter alene finansielle tjenesteydelser i forbindelse med daglige bankforretninger til Horsens Kommune. Samtlige bankkonti, som Udbyder har brug for til den daglige drift, er omfattet af aftalen. Udbuddet omfatter bl.a.: Alle betalingstransaktioner Adgang til online-banking system Øvrige forretninger såsom konto til kontooverførelser, valutaveksling o. lign. Udbuddet omfatter ikke: Transaktioner, der jævnfør lovgivningen, skal foregå vis OBS-kontoen Tidsindskud og låneoptagelse Repo-forretninger Rådgivning om formue-/gældspleje Administration af legater Kontrakten vil blive indgået på baggrund af udbyders vedlagte kontraktudkast, derfor ønsker udbyder IKKE, at tilbudsgiver medsender eget kontraktudkast. Vælger tilbudsgiver at vedlægge egne standard betingelser skal tilbudsgiver være meget opmærksom på, at betingelserne ikke indeholder forhold, der er i uoverensstemmelse med elementer, som direkte eller indirekte er beskrevet som ufravigelige i udbudsmaterialet, herunder også kontrakten. Hvis tilbudsgiver ser forhold i udbyders udbudsmateriale herunder kontraktudkastet, som udfordrer tilbudsgiver opfordrer udbyder til at tilbudsgiver stiller spørgsmål i spørgefasen. Der udbydes én kontrakt. Udbyder vurderer, at kontrakten af økonomiske hensyn ikke skal opdeles i delaftaler, idet en opdeling vil hindre stordriftsfordele. Side 5 af 21
2.4 Finansielle oplysninger om Udbyder 2.4.1 Finansielle oplysninger om Udbyder De daglige beholdninger for indeståender vedrørende de daglige pengeforretninger, som er omfattet af dette udbud, er grafisk gengivet i Bilag 5 - Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige bankforretninger, for perioden 01.01.2018 31.12.2018 Udbyders elektroniske betalinger i online-banking var på ca. 3.260 poster i 2018. 2.4.2 Udbyders indbetalinger De fleste kommunale regningskrav udskrives maskinelt og kommunens betalingssystem er tilpasset således, at debitor kan tilsluttes PBS. Øvrige indbetalinger foretages primært via det fælles indbetalingskort (FI kort), samt elektroniske betalinger fra offentlige myndigheder, og konto til konto overførsler. Udbyder benytter, som hovedregel, FI kort med kortart 71, samt 01, 04 og 73 som betalingsmedie. Kommunens afdelinger, skoler, institutioner kan have behov for at foretage kontante indbetalinger eller døgnboksindbetalinger. 2.4.3 Udbyders udbetalinger Udbyder anvender økonomisystemet KMD Opus. KMD Udbetaling anvendes til at foretage alle udbetalinger, og disse sendes via NemKonto til pengeinstituttets bogføringscentral. Derudover foretages der i mindre omfang udbetalinger, herunder overførsler til udlandet via online banking systemet. I 2018 har der været ca. 154 overførsler. Udbyder anvender ikke checks i forbindelse med udbetalinger. I mindre omfang foretages nationalbankoverførsler, samt køb af fremmed valuta. 2.5 Udbyders forbehold De statistiske oplysninger er fra tidligere regnskabsperioder og tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder kan som udgangspunkt variere og være forskellige fra år til år i kontraktperioden. Horsens Kommunens likviditet påvirkes løbende af f.eks. økonomiaftaler mellem KL og regeringen, køb/salg af fast ejendom, køb/salg af værdipapirer m.m. Samtlige bankkonti, som udbyder har brug for til den daglige drift vil være omfattet af aftalen dog forbeholder Udbyder sig ret til at oprette et mindre antal konti i andre pengeinstitutter, såfremt udbyders afdelinger/institutioner ikke ligger i umiddelbar nærhed af en af tilbudsgivers filialer. Side 6 af 21
3 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: 27.03.2019 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 12.04.2019, kl. 12.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. afsnit 4.1 24.04.2019 Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger og supplerende dokumenter, herunder spørgsmål og svar mm., via TenderKONNECT, jf. afsnit 4.1 01.05.2019, kl. 12.00 Uge 18-19 2019 Uge 19-22 2019 Uge 23-24 2019 Uge 26 Frist for modtagelse af tilbud Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud afleveres rettidigt Gennemgang af tilbud Indhentning af dokumentation for de oplysninger, som fremgår af afsnit 6 fra den tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten. Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til Tilbudsgivere (start på standstill-perioden) Forventet kontraktindgåelse 01.11.2019 Forventet kontraktstart 4 Yderligere informationer og spørgsmål 4.1 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder også hvis Tilbudsgiver finder, at der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål sendes via beskedmodulet i TenderKONNECT og Udbyders svar offentliggøres i anonymiseret form i TenderKONNECT. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret indtil tilbudsfristens udløb. Udbyder ser gerne, at spørgsmål sendes enkeltvis hvor emnefeltet angiver det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Side 7 af 21
Spørgsmål, der er modtaget inden spørgefristen, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter spørgefristen, besvares kun såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at ville blive besvaret. 5 Vilkår for afgivelse af tilbud 5.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. Dokumentation som kun den tilbudsgiver, Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, skal fremsende i henhold til afsnit 6.1, kan imidlertid accepteres på andre sprog såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed er Udbyder uvedkommende. Eventuelle bilag omfattende brochuremateriale eller lignende må gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed er Udbyder uvedkommende. 5.2 Alternative tilbud Alternative tilbud accepteres ikke. 5.3 Formkrav Al kommunikation med Udbyder skal foregå via TenderKONNECT, herunder også aflevering af tilbud. Spørgsmål omkring brug af systemet kan stilles til TenderKONNECT Support på tlf. + 45 79307833. Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i afsnit 17. Bilag 1 Tilbudsliste skal fremsendes i Microsoft Excel kompatibelt format. Øvrige tilbudsdokumenter accepteres i et format der er kompatibelt med Microsoft Office pakken - eller PDF-format. 5.4 Aflevering af tilbud Ved afgivelse af tilbud binder Tilbudsgiver sig til samtlige dokumenter, bilag og oplysninger der afgives i forbindelse med tilbuddet samt betingelser og oplysninger i udbudsmaterialet. Samtidig garanterer Tilbudsgiver, at samtlige mindstekrav opfyldes. Følgende trin udføres for at aflevere tilbud i TenderKONNECT: 1. Klik på + ikonet ved Mine dokumenter, og vælg Ny mappe eller Nyt dokument. Vælges Ny mappe navngives denne. 2. Find de ønskede filer ved at klikke på Gennemse eller træk filer til den markerede mappe. Når upload er færdig, kan der klikkes på luk. Side 8 af 21
3. I oversigten Mine dokumenter vil Tilbudsgivers dokumenter herefter fremgå. 4. Afslutningsvis afleveres tilbuddet ved at vælge knappen Aflever tilbud (i øverste højre hjørne af skærmbilledet). Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til FIKM. Tilbudsgiver kan tilbagekalde et tilbud frem til tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver vedstår sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 5.6 Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Udbyder. 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) 6.1 Udelukkelse Udbyder kan ikke indgå aftale med tilbudsgivere, der er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene oplistet i afsnit 6.1.1. Oplysninger vedrørende dette udfyldes step-by-step i Det Fælles Europæiske Udbudsdokument (herefter kaldet ESPD) i TenderKONNECT. 6.1.1 Udelukkelsesgrunde Tilbudsgiver skal i ESPD et erklære ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens 135, 136 og 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 5. På anmodning fra Udbyder, skal Tilbudsgiver, fremsende en gyldig serviceattest eller anden tilstrækkelig dokumentation, der ikke er ældre end seks måneder regnet fra tilbudsfristen, for at dokumentere at Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens 135 og 137, stk. 1, nr. 2. Dokumentationen skal ikke vedlægges tilbuddet. 6.2 Egnethedskriterier Udbyder kan kun indgå aftale med en tilbudsgiver, der vurderes egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til egnethedskriterierne angivet i afsnittene 6.2.1 og 6.2.2. Tilbudsgiver skal i ESPD Del IV, α, erklære, at Tilbudsgiver opfylder alle egnethedskriterierne, og dermed alle stillede mindstekrav til retten til udøvelse af det pågældende erhverv og teknisk og faglig formåen Side 9 af 21
6.2.1 Retten til udøvelse af det pågældende erhverv Tilbudsgiver skal jf. Lov om finansiel virksomhed LBK. nr. 1140, være godkendt af Finanstilsynet til at drive pengeinstitut i Danmark. Det er kun den Tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, der skal fremsende dokumentation for ovenstående. Dokumentationen skal ikke vedhæftes tilbuddet. Tilbudsgiver kan dokumentere det med et print fra Finanstilsynet, der viser at Tilbudsgiver er godkendt af Finanstilsynet jf. Lov om finansiel virksomhed til at drive pengeinstitut i Danmark. 6.2.2 Teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst to sammenlignelige referencer inden for de seneste 3 år regnet fra tidspunktet for tilbudsfristen. Ved sammenlignelige referencer forstås levering af daglige bankforretninger til kommuner, regioner og staten. Det er kun den tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, der skal fremsende nedenstående dokumentation. Dokumentationen skal hermed ikke vedhæftes tilbuddet. Som dokumentation for Tilbudsgivers referencer skal Tilbudsgiver på anmodning fremsende en referenceliste. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af de betydeligste referencer inklusive datoer (opstartsdato og, hvis aftalen ved fristen for afgivelse af tilbud er udløbet, slutdato) og kundens navn (samt kontaktperson hos kunden). Udbyder forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed. 7 Konsortier Afgives tilbud af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), må ingen af konsortiedeltagerne være omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit 6.1.1. Alle konsortiedeltagerne skal derfor særskilt step-by-step udfylde et ESPD i TenderKONNECT, hvor man kan tilføje flere (+). I forbindelse med indhentning af dokumentation for ESPD skal konsortiet, foruden dokumentationen i afsnit 10, fremsende udfyldt Bilag 3 Konsortieerklæring. Erklæringen skal angive hvilken konsortiedeltager som af konsortiet er udpeget til med bindende virkning, at kunne føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Udbyder. For så vidt angår konsortiets egnethed, skal det fremgå af konsortieerklæringen, hvilken deltager i konsortiet, der opfylder et givet mindstekrav, eller om mindstekravet opfyldes i forening. Derudover skal der fremsendes dokumentation for den økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen som hver enkelt konsortiedeltager måtte stille til rådighed, jf. den krævede dokumentation i afsnit 6.2.1 og/eller 6.2.2. Konsortieerklæringen og dokumentation for hver konsortiedeltagers formåen skal således først medsendes konsortiets øvrige dokumentation for ESPD. 8 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af et tilbud basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. Side 10 af 21
De(n) støttende enhed(er)/virksomhed(er) må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. afsnit 6.1.1. Derfor skal støttende enhed(er)/virksomhed(er) særskilt step-by-step udfylde et ESPD i TenderKONNECT, hvor man kan tilføje flere (+). I forbindelse med indhentning af dokumentation for ESPD skal Tilbudsgiver, foruden dokumentationen i afsnit 10, få de(n) virksomhed(er), som stiller den pågældende økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen til rådighed, til at udfylde og underskrive et Bilag 4 Støtteerklæring. Derudover skal der fremsende dokumentation for den økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen som virksomheden stiller til rådighed for Tilbudsgiver, jf. den krævede dokumentation i afsnit 6.2.1 og/eller 6.2.2. Støtteerklæringen og dokumentation for virksomhedens formåen skal således først medsendes Tilbudsgivers øvrige dokumentation for ESPD. 9 Brug af underleverandører Der skal IKKE fremsendes ESPD for underleverandører. 10 Dokumentation for ESPD Udbyder er forud for tildeling af kontrakt forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD et. Det samme gælder for konsortiedeltagere og de enheder, som tilbudsgiveren måtte basere sit tilbud på. Dokumentationen skal være Udbyder i hænde senest 20 dage efter, at den pågældende tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Udbyder kan dog undtagelsesvist forlænge fristen. 11 Tildelingskriterium Identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet Pris. Kontrakten tildeles til den tilbudsgiver, der afgiver tilbuddet med den laveste pris. Tilbud skal afgives ved udfyldning af Bilag 1 - Tilbudsliste. Alle forhold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers tilbud skal være indregnet i tilbuddet. Den laveste pris er lig den laveste beregnede årlige rente. Beregning af den årlige rente Den årlige rente beregnes med udgangspunkt i likviditetsbeholdningen, der fremgår af Bilag 1 - Tilbudsliste. Likviditetsbeholdningen i Bilag 1 - Tilbudsliste er estimeret ud fra Bilag 5 Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige pengeforretninger. Rentesatsen, som tilbudsgiver tilbyder, skal angives som et tillæg/fradrag til enhver tid gældende indskuds bevisrente (Nationalbanken). Tilbudsgiver skal i bilag 1 Tilbudsliste angive indskudsbevis renten for d. xx.xx.2019 kl. 12.00. Herudover skal tillæg og fradrag for indestående samt for træk på kredit angives i Bilag 2 Tilbudsliste. Tilbudsgiver skal også i bilag 1 Tilbudsliste angive den reelle rentesats. Side 11 af 21
Hvis indskudsbevis renten er negativ sættes den til 0 både ved træk og indeståender, således den reelle rentesats vil være lig det tilbudte tillæg/fradrag. Hvis indskudsbevis renten er positiv vil den reelle rentesats være lig indskudsbevisrenten og det tilbudte tillæg/fradrag. Se nedenstående udsnit af Bilag 1, der viser, hvor det skal angives. Bemærk, at man som tilbudsgiver har mulighed for at tilbyde i alt 2 forskellige tillæg/fradrag. Intervaller (Mio. kr.) for indestående Rentesats Tillæg/fradrag i procent til referencerente indskudsbevisrenten Angiv i procent den reelle rentesats (Tillæg/fradrag + indskudsbevis rente) Indestående fra Til og med % % 0 500.000.000 I Horsens Kommunes favør 0-500.000.000 I bankens favør Tilbudsgiver skal anvende samme referencerente; Indskudsbevisrenten, for indestående såvel som træk på kredit. Udbyder beregner på baggrund af de oplyste tillæg/fradrag udbyders forventede årlige renteudgifter/indtægter. Nedenstående er et udsnit af Bilag 1 - Tilbudsliste, som viser de forventninger til indeståender/udeståender, som udbyder baserer sin renteberegning på: Indestående/ Træk Gennemsnitlig saldo Dage Kr. Dage Indestående 25.000.000 37 Træk -25.000.000 44 Træk -50.000.000 16 Træk -100.000.000 138 Træk -200.000.000 72 Træk -300.000.000 12 Træk -400.000.001 46 Den første række i skemaet viser, at udbyder forventer at have en gennemsnitlig saldo på +25.000.000 kr. i 37 dage ud fra 365 dage. Side 12 af 21
12 Kravspecifikation Samtlige ydelser beskrevet i det samlede udbudsmateriale skal foretages gebyr- og provisionsfrit af tilbudsgiver. Ydelserne skal derfor indregnes i de tilbudte rentesatser. Horsens Kommune skal således ikke betale gebyrer for de dagligt og naturligt forekommende ydelser/delydelser, som indgår i udbuddet. Bl.a. kan der ikke opkræves nogen former for gebyrer og provisioner i forbindelse med årlig engagementsforespørgsel til kommunens revision, rådgivning ved daglige bankforretninger, tilslutning til betalings- og informationssystem, transaktioner samt oprettelse/nedlæggelse af brugere mv. 12.1 Samlet økonomi 12.1.1 Dispositions- og Trækningsret Der skal etableres en samlet trækningsret på 500 mio. kr. for Horsens Kommune. Der er en betingelse, at kommunen har fuld dispositionsret på de konti, der er omfattet af udbuddet. 12.1.2 Rentevilkår Der skal være en hovedkonto med netting-aftale og rentenetting efter koncernrenteprincippet. Rentetilskrivning skal finde sted kvartalsvis og skal ske ved daglig forrentning af nettosaldoen for samtlige konti, henhørende under hovedkontoen. Ved renteberegning skal anvendes faktisk antal dage i året (365/366). Rentetilskrivningen skal ske kvartalsvis. Rentetilskrivning for alle konti foretages på kommunens hovedkonto. Rentesatsen, som tilbudsgiver tilbyder i Bilag 1 Tilbudsliste, skal enten angives som et tillæg/fradrag til Nationalbankens til enhver tid gældende indskudsbevisrente. Tilbudsgiver kan IKKE ændre de tilbudte rentesatser i kontraktperioden. Såvel tillæg/fradrag for indestående samt for træk på kredit skal angives Renteberegning og tilskrivning skal dog også kunne ske på den enkelte konto. Ændringer i kommunens rentesatser som følge af reguleringen af NIB skal adviseres elektronisk straks efter ændringen. Adviseringen skal ske pr. mail til regnskabschefen hos Horsens Kommune. 12.1.3 Gebyrer/kurtage- og provisionsvilkår Der må ikke opkræves/tages gebyrer/kurtage eller andet for de efterfølgende punkter: Kontooverførsler mellem egne konti og konti i andre banker Betaling af FI-kort via online bankning Indbetalinger fra udlandet og udbetalinger til udlandet forudsat at IBAN og SWIFT er korrekt anført Nationalbankoverførsler Oprettelse og nedlæggelse af konti for kommunens institutioner Udstedelse af MasterCard, dankort og Visa kort Side 13 af 21
Veksling af kontanter Adgang til online bank Ved kontante indbetalinger og checks, herunder tekst på posteringen i banken Årlig engagementsopgørelse Servicering og rådgivning af daglige transaktioner Horsens Kommune forventer at der årligt er behov på op til 50 dankort og Visa kort. Herudover forventer Horsens Kommune at der årligt er behov for op til 50 MasterCard. pr. MasterCard. Horsens Kommune anvender ikke MasterCard med tillægsydelser. En tillægsydelse kunne f.eks. være forsikringer. Horsens Kommune forventer årligt et begrænset antal døgnboksindbetalinger. 12.1.4 Valideringsregler (Valør mv.) Valideringsforholdene skal vedrøre samtlige ind- og udbetalinger til/fra kommunen, og enhver flytning internt i Kommunen skal ske uden valørtab, det vil sige med samme dags valør. Samtlige valideringsforhold skal følge reglerne i Lov om betalingstjenester. 12.2 IT-understøttelse, Kommunikationsmuligheder Horsens Kommune anvender produkter fra Microsoft. Operativsystem er pt. Windows 7 og 10. Horsens Kommune anvender pt. Internet Explorer version 11 eller nyere og Google Crome nyeste version samt de seneste 3 versioner. Horsens Kommune anvender KMD-udbetalingssystem i tilknytning til KMD OPUS. Banksystemet skal være baseret på anvendelse af Internetbrowser fra Microsoft og Google Crome. Horsens kommune sender alle betalingsfiler via NemKonto systemet. Der er således ikke en direkte forbindelse mellem Horsens kommunes økonomisystem og bankernes bogføringssystem. Det sker alt sammen via NemKonto snitfladen, som bankerne har forpligtet sig til at overholde og anvende. Hvilke filtyper der anvendes til dette er uden for Horsens kommunes regi og der henvises til NemKonto snitfladen, som allerede anvendes. Tilbudsgiver skal i forbindelse med implementering af aftalen dvs. inden kontraktopstart beskrive, om der skal foretages særlig opsætning af browser, eller der skal installeres supplerende programmer på den/de computere, der skal anvendes til banksystemet. Tilbudsgiver skal kunne sende filer fra banken til Horsens Kommune f.eks. til Horsens Kommunes økonomisystem. Det kunne f.eks. være filer til brug for afstemning og bogføring af indbetalinger. Kræver modtagelsen af disse filer ændringer i Horsens Kommunes systemer er omkostninger hertil tilbudsgiver uvedkommende. Tilbudsgivers udgifter forbundet med IT-understøttelse herunder online-banking er udbyder uvedkommende. Side 14 af 21
12.2.1 Krav til online-banking system Tilbuddet skal indeholde adgang til et online-banking system. Det forudsættes at banken stiller en Internet portal eller et internetbaseret bankprogram vederlagsfrit til rådighed for udbyder. Det er et krav til online-banking systemet, at det fungerer i ovennævnte IT-miljø (afsnit 12.2), samt løbende udvikles til at følge med udviklingen af ovennævnte produkter. Det er desuden et krav, at fuldmagtsforholdene kan adskilles i en bestiller/indlægger og en godkend funktion, således at en betaling kun kan gennemføres med 2 uafhængige fuldmagtsindehavere dog skal der være mulighed for at der kan laves overførsler mellem kommunens konti, der er omfattet koncernrenteprincippet med ene prokura. Der vil være brugere, der vil benytte systemet dagligt, og brugere, der anvender systemet i mindre omfang. Cirka 100 personer bruger systemet i dag. Både centrale, som decentrale brugere, skal kunne få adgang til systemet. Det skal være muligt at oprette brugere med differentierede rettigheder, herunder nogle med fuld adgang og nogle med kigge adgang. Kontoudtog/daglige posteringer skal kunne hentes via det tilbudte online-banking system, og informationerne skal umiddelbart kunne overføres til Excel-regneark/Excel-format. Oprettelse af konti og tildeling af kontofuldmagter mv. skal i størst muligt omfang kunne ske elektronisk via en administrator adgang hos Ordregiver. På samtlige konti skal Ordregiver have mulighed for at trække kontoudtog, posteringer eller daglige saldi i forskellige intervaller, når det ønskes. Det skal som minimum være muligt at søge 24 måneder tilbage og det skal være muligt at søge på beløb og beløbsintervaller. Det skal være muligt at få leveret lister over samtlige betalingskort og hævekort med angivelse af hvem de er udstedt til og hvilken konto, de er tilknyttet. Bestilling af nye bankkonti, betalingskort og hævekort skal kunne ske elektronisk via en sikkermail. 12.3 Betalingstransaktioner 12.3.1 Indbetalinger Indbetalinger skal kunne ske via følgende indbetalingsformer: Overførsel fra OBS-konto Konto til konto overførsler Via Nets og dibs NemKonto Kontantindbetalinger, herunder døgnboks (i sjældne tilfælde) Fælles indbetalingskort (FI) MobilePay Overførsel fra OBS-konto Netto-indestående på Horsens Kommunes OBS-konto overføres den 2. bankdag i måneden. Side 15 af 21
Via Nets og Dibs m.m. Debitorindbetalinger til Horsens Kommune. NemKonto Indbetalinger fra andre offentlige myndigheder. Kontante indbetalinger, herunder døgnboks Horsens Kommunes afdelinger/institutioner skal have mulighed for at kunne indsætte kontanter direkte i pengeinstitut. Bogføringstekst skal angive, hvem der har foretaget indbetalingen. Horsens Kommune skal have mulighed for at aflevere mønter i banken. Ligeledes skal der være mulighed for aflevering af kontanter i døgnboks. Begge dele vil kun forekomme i sjældne tilfælde. Fælles indbetalingskort Udbyder benytter, som hovedregel, FI kort med kortart 71, samt 01, 04 og 73 som betalingsmedie. 12.3.2 Udbetalinger Udbetalinger skal kunne ske via følgende udbetalingsformer. Via overførselsservice (Nets) Via NemKonto/KMD-udbetaling Konto-til-konto overførsler Kontanthævninger Korthævninger Udbetalinger foretages via Kommunedata s udbetalingssystem (KMD udbetaling), der via NemKonto fremsender til pengeinstituttets bogføringscentral Ordregivers økonomisystem, der fremsender udbetalingsfil til pengeinstituts bogføringscentral via NemKonto systemet. Horsens Kommune skal derudover kunne foretage udbetalinger via pengeinstitutternes online system. 12.3.3 Betalinger til og fra udlandet Følgende services skal uden gebyrer leveres: Muligheder for indbetaling af modtaget udenlandsk valuta Muligheder for effektuering af betalinger i udenlandsk valuta til leverandører. I 2018 har Horsens Kommune gennemført ca. 150 overførsler. Side 16 af 21
12.3.4 Nationalbankoverførsler Horsens Kommune skal have mulighed for at benytte Nationalbankoverførsel. Adviseringsfrist skal oplyses til Horsens Kommune i forbindelse med implementeringen af aftalen. Det kan oplyses, at Nationalbankoverførsler forventes at blive benyttet i meget begrænset omfang. 12.3.5 NemKonto systemet Det er et krav, at tilbudsgiver til enhver tid kan honorere lovgivningen vedrørende NemKonto. Intentionerne med indførsel af NemKonto ordningen i Danmark er, at begrænse kontant- og checkudbetalingerne til borgere mest muligt. Dette bevirker, at alle borgere skal have en konto i en bank til rådighed. Tilbudsgiver skal som følge heraf forpligtige sig til at oprette en bankkonto til samtlige borgere, der får udbetalt ydelse fra ordregiver, men som ikke endnu har en bankkonto. Kontanthjælpsmodtagere, herunder flygtninge, samt førtidspensionister og borgere under lignende forhold med et tilgodehavende hos kommunen skal have mulighed for at få oprettet en konto hos tilbudsgiver. Kontanthjælpsmodtagere, herunder flygtninge, samt førtidspensionister og borgere under lignede forhold skal have mulighed for, at der kan foretages minimum én udbetaling pr. indsættelses af beløb fra kommunens side enten kontant eller via hævekort. Det skal oplyses i tilbuddet, såfremt pengeinstituttet opstiller særlige betingelser i relation til tildeling af bankkonto til de berørte borgere. 12.3.6 Kommunens kontosystem - for daglige pengeforretninger Samtlige bankkonti, som kommunen har brug for til den daglige drift, skal være omfattet af aftalen. Dette forventes at blive omkring 110 konti. Hovedparten af disse konti tilhører decentrale institutioner, der anvender disse til indbetalinger. Der skal etableres en hovedkonto med netting-aftale og rentenetting efter koncernrenteprincippet og hvor trækningsretten er tilknyttet. Denne konto anvendes til de fleste udbetalinger. Der skal kunne etableres en særskilt konto for indbetalinger med betalingskort (FI) samt en konto for øvrige indbetalinger. Derudover vil der være behov for yderligere op til 10 konti for lignende transaktioner. Det skal i aftale perioden være muligt at reducere eller øge antallet af daglige konti efter behov. Det forventes at alle konti kan etableres i en struktur så de kan struktureres og udsøges i overensstemmelse med Horsens Kommunens koncernstruktur. Kommunen kan vælge at oprette et mindre antal konti i andre pengeinstitutter, såfremt en eller flere af kommunens afdelinger/institutioner ikke ligger i umiddelbar nærhed af en af tilbudsgivers filialer. 12.3.7 Kommunens kontosystem administrations konti for borgere under administration Udbyder forvalter en række udsatte borgeres økonomi efter pensionslovens 39, der betegnes som administrationssager. Side 17 af 21
Udbyder for pt. ca. xx sager på pensionsområdet, hvor der administreres husleje, forbrug og ugentlige udbetalinger. Disse kaldes fuld administration. Dertil kommer pt. xx sager, hvor der kun administreres husleje og forbrug, resten af pensionen udbetales til borgerens NemKonto. Disse sager kaldes boligadministration. Det forventes, at er maksimalt bliver op til xxx af disse sager pr. år. Det er et krav, at tilbudsgiver på foranledning af Udbyder kan oprette separate konti til brug for administrationen af privatøkonomien hos borgere, der er tilknyttet Sociale Ydelser og Integration hos Udbyder. Der skal oprettes webbankadgang på disse konti, som kommunens medarbejdere skal have adgang til. Kontiene oprettes under Udbyder. Kontiene skal ikke oprettes på Udbyders sædvanlige CVR nr., idet de skal kunne adskilles fra Udbyders øvrige konti i afsnit 12.3.6 Kommunens kontosystem for daglige pengeforretninger. De oprettede konti skal anvendes til betaling af borgerens månedlige udgifter, som via webbank betales/overføres af medarbejdere hos Udbyder, tilknyttet Sociale Ydelser og Integration. Medarbejderne sørger ligeledes for, at den resterende pension overføres til borgeren. Borgeren skal altså ikke kunne disponere på kontoen. Bankens medarbejdere har ingen opgaver i forhold til betaling af regninger og overførsel til borgerens egen NemKonto. Som følge af, at betalinger fra Udbetaling Danmark, først indgår på kontoen den sidste dag i måneden, men at en del heraf skal være til disposition på borgerens egen NemKonto samme dag, vil der skulle foretages overførsler til nævnte konti én bankdag før modtagelsen af beløb fra Udbetaling Danmark. Der vil derfor opstå kortvarigt træk/overtræk på kontiene. Der skal således til hver enkelt konto kunne oprettes en trækningsret/maksimum på op til kr. 20.000. Som standard kan trækningsretten sætter til 10.000 kr. Der forventes maksimalt, at skulle oprettes op til xxx konti, og med et samlet kreditmaksimum på op til kr. 3.000.000. Horsens Kommune indestår for et hvert tab. 12.3.8 Kommunens kontosystem administrations konti for borgere indskrevet på kommunens institutioner Udbyder forvalter lommepenge for en række borgere som er indskrevet på Horsens Kommunens institutioner. Udbyder har pt. ca. xx, hvor der administreres lommepenge. Det forventes, at der maksimalt bliver op til xxx af disse sager. Udbyder stiller krav om, at tilbudsgiver på foranledning af Udbyder kan oprette separate konti til brug for administrationen af lommepenge hos borgere der er indskrevet på Udbyders institutioner. Der skal oprettes webadgang på disse konti, som kommunens medarbejdere skal have adgang til. Kontiene oprettes under Horsens Kommune. Kontiene skal ikke oprettes på Horsens Kommunens sædvanlige CVR-nr., idet de skal kunne adskilles fra Horsens Kommunes øvrige konti, beskrevet i afsnit 12.3.6 Kommunens kontosystem for daglige pengeforretninger. Side 18 af 21
De oprettede konti skal anvendes til administration af borgerens lommepenge og der skal kunne tilknyttes hævekort eller betalingskort, til ansatte hos Udbyder. Evt. overskud på kontoen skal via webbank betales/overføres, af medarbejdere hos Udbyder, til borgerens NemKonto. Borgeren skal altså ikke kunne disponere på kontoen. Bankens medarbejdere har ingen opgaver i forhold til hævninger og betaling fra kontoen til overførsel til borgerens egen NemKonto. 12.3.9 Kommune garanteret indskudslån Tilbudsgiver er forpligtet til at bevillige et lån til borgere, hvor Horsens Kommune har bevilliget et kommunegaranteret indskudslån. Det drejer sig om ganske få borgere. 12.4 Servicering vedr. betalingstransaktioner 12.4.1 Servicering og rådgivning Tilbudsgiver bedes i tilbuddet oplyse, hvorfra kommunen bliver serviceret. Det er et krav, at tilbudsgiver skal have en lokalafdeling i Horsens midtby ved kontraktstart, som kan servicere kommunen i relation til kontante indbetalinger og udbetalinger, herunder rejsevaluta. Kommunen skal have en eller flere faste medarbejdere stillet til rådighed i relation til afvikling af de daglige bankforretninger. Bliver en af disse faste medarbejdere opsagt eller opsiger sin stilling, skal Horsens Kommune have en lige så kvalificeret medarbejder stillet til rådighed i stedet for. Der skal være daglig adgang til minimum en medarbejder, der kan give uddybende oplysninger til indbetalinger som Horsens Kommune ikke umiddelbart kan placere. Forudbestilte kontanter skal kunne afhentes på fast aftalt tidspunkt i banken. Kontanter skal som minimum bestilles arbejdsdagen inden afhentningstidspunktet. Horsens Kommune kan et par gange årligt få et akut behov for et beløb på maksimalt 100.000 kr. Tilbudsgiver skal inden for udbudsområdet vederlagsfrit rådgive og informere i forbindelse med nye tiltag og ændringer som f.eks. informationsteknologi, betalingsservice m.v. samt andre områder, der måtte være af interesse for Horsens Kommune. Pengeinstituttet forventes til enhver tid at kunne honorere ny lovgivning vederlagsfrit. I forbindelse med et eventuelt skift i pengeinstitut skal tilbudsgiver stille den fornødne ekspertise til rådighed, således at skiftet bliver omkostningsfrit for kommunen. Tilbudsgiver skal vederlagsfrit beskrive en plan for overgang til tilbudsgivers pengeinstitut. Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om: Hvornår og hvordan kommunen skal medvirke Hvem der sørger for hvad hos tilbudsgiver Hvem der er kontaktperson hos tilbudsgiver i forbindelse med overgangen. Beskrivelsen skal ikke indgå i tilbuddet, men først udarbejdes i tilfælde af leverandørskift. Side 19 af 21
12.4.2 Årlig engagementsopgørelse I overensstemmelse med de mellem Finansrådet og foreningen af Statsautoriserede Revisorer udarbejdede retningslinjer skal der rekvireres en årlig engagementsopgørelse til brug for ordregivers revision. 12.4.3 Fuldmagtsoversigt Tilbudsgiver skal efter behov og mindst én gang årligt gebyrfrit udarbejde en samlet liste over eksisterende fuldmagtsforhold på kommunens konti. 12.5 Krav til banken Tilbudsgiver skal på tidspunktet for afgivelse af tilbud jf. EU-direktiv 2013/36/EU artikel 131 være identificeret som globale systemisk vigtige institutioner (G-SII er) og/eller som systemiske vigtige instituioner (O- SII er). Tilbudsgiver bedes i forbindelse med afgivelse af tilbud at indsende dokumentation herfor. 13 Tilbudsgivers forbehold Udbyder fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold. 14 Fortrolighed Tredjemand kan begære og få medhold i begæring om aktindsigt i dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud og hele/dele af kontrakten i henhold til Forvaltningslovens eller Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Anmodes Udbyder om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Udbyder træffer beslutning om hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Det bemærkes dog, at den endelige bedømmelse af, hvorvidt der er dokumenter og/eller oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, foretages af Udbyder. Udbyder vil i øvrigt under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 15 Privatlivspolitik Der vil i forbindelse med udbudsprocessen i nødvendigt omfang blive behandlet personoplysninger fra Tilbudsgiver og dennes medarbejdere. Behandling af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag fremgår af FIKMs privatlivspolitik, som kan ses her: www.fikm.dk/privatlivspolitik. 16 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvem Udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med. Side 20 af 21
Denne meddelelse sendes via TenderKONNECT. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden. 17 Tjekliste for Tilbudsgiver Følgende tjekliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiver for at gøre det mere overskueligt at afgive tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal fremsendes via udbudsportalen TenderKONNECT. Bilag der skal indgå i tilbuddet Dokumentation / Titel Bemærkninger ESPD Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 2 Kontraktudkast Bilag 3 Konsortieerklæring Bilag 4 Støtteerklæring Bilag 5 Horsens Kommunes saldo på indeståender vedr. daglige bankforretninger Bilag 6 Horsens Kommunes oversigt bankkonti Afsnit 12.4.1 og Afsnit 12.3.5 Udfyldes som Step-by-step i TenderKONNECT. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Skal fremsendes i forbindelse med evt. dokumentation for ESPD, såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium. Skal fremsendes i forbindelse med evt. dokumentation for ESPD, såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Tilbudsgiver bedes i tilbuddet oplyse, hvorfra kommunen bliver serviceret (afsnit 12.4.1). Ligeledes bedes tilbudsgiver i tilbuddet oplyse, såfremt tilbudsgiver opstiller særlige betingelser i relation til tildeling af bankkonto til berørte borgere (afsnit 12.3.5). Side 21 af 21