UDKAST 22. maj 2008 - dog m/tilføjelser til afsnit 17 og 24 jf. beslutning i Koordinerende Udvalg Arbejdsmiljø og Samarbejde 27. maj 2008 Personaleguide for Frederikshavn Forsyning A/S
Indholdsfortegnelse Personaleguidens målsætning...4 Organisation og formål...5 1. Frederikshavn Forsyning A/S...5 2. Organisationen...5 Bestyrelse...5 Direktion...5 Organisationsdiagram...6 3. Ledelsesgrundlag...7 Formål...7 Politikker...8 4. Personalepolitik...8 Rekruttering...8 Forventninger...8 Introduktion...8 Fastholdelse...8 Graviditet...8 Opsigelse og fratrædelse...8 Tavshedspligt...8 Loyalitet...9 Medarbejdersamtale...9 5. Socialt ansvar og velfærd...9 Alvorlig sygdom...9 Hospitalsforsikring...9 Alkohol/misbrug...9 Arbejdsmiljø...9 Rygning... 10 Ligestilling... 10 Konflikter, mobning og krænkende opførsel... 10 6. Møder/mødekultur... 10 7. Datasikkerhed... 10 Generelt... 11 8. Elektronisk post... 11 9. Tjenestebiler... 12 10. Sikkerheds- og samarbejdsorganisationerne... 12 Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde... 12 Sikkerhedsorganisationen... 12 Samarbejdsorganisation... 13 11. Kundebetjening og telefonkultur... 14 12. Miljøpolitik... 14 Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 2 af 17
Administration... 14 13. Adresse- og navneændringer... 14 14. Arbejdstid... 14 15. Frokost... 15 16. Kørselsgodtgørelse... 15 17. Rejser... 15 18. Nøgler... 15 19. Personalegoder... 15 20. Mærkedage... 15 21. Pressekontakt... 15 22. Sygemelding... 16 23. Arbejdsskade/arbejdsulykke og arbejdsbetinget ledelser... 16 24. Frihed og fravær... 16 Barns første og anden sygedag... 16 Barsel... 16 Dødsfald og begravelse... 16 Eksamen... 16 Læge-/tandlægebesøg... 16 Flytning... 16 Jubilæum... 17 Øvrige fridage... 17 Ferie efter ferieloven... 17 Feriegodtgørelse... 17 Feriefridage... 17 Ferielukning... 17 Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 3 af 17
Personaleguidens målsætning Velkommen til Personaleguiden for Frederikshavn Forsyning A/S. Til dig som ny medarbejder er Personaleguiden et supplement til din introduktion, så du på den bedst mulige måde bliver indført i vores kultur og arbejdsplads. For dig som allerede er ansat, har du her mulighed for løbende at blive opdateret. Vi har valgt at fokusere på, hvad der er praksis i hverdagen og fælles spilleregler. Vi mener at høj grad af sund fornuft og indbyrdes dialog er bedre end et detaljeret regelsæt. De regler og vilkår, der gælder for din ansættelse, fremgår såvel af ansættelsesaftalen, funktionærloven og øvrige arbejdsmarkedslove samt af Personaleguiden. Du kan altid finde den komplette og aktuelle udgave af Personaleguiden på vores intranet. Du er selv ansvarlig for at gøre dig bekendt med indholdet af Personaleguiden i takt med, at den bliver opdateret. Nyansatte får et personligt eksemplar som en del af introduktionen. Husk, at en personaleguide ikke kan give en fuldstændig beskrivelse af alle gældende regler og normer, men det er hensigten, at den vil lette hverdagen for såvel medarbejdere som ledere. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 4 af 17
Organisation og formål 1. Frederikshavn Forsyning A/S Frederikshavn Forsyning A/S er et moderselskab med 5 selskaber under sig. Alle ansatte i selskaberne er ansat i Frederikshavn Forsyning A/S og udlånt til et eller flere af selskaberne. 2. Organisationen Frederikshavn Forsyning A/S består af seks aktieselskaber: Frederikshavn Forsyning A/S (moderselskab) Frederikshavn Forsyning Erhverv A/S Frederikshavn Elnet A/S Frederikshavn Forsyningspligt A/S Frederikshavn Vand A/S Frederikshavn Varme A/S De seks aktieselskaber er ejet af Frederikshavn Kommune. Udover aktieselskaberne er Park & Vejforsyningen, der er en afdeling under Teknisk Forvaltning i Frederikshavn Kommune, tilknyttet Frederikshavn Forsyning A/S. Bestyrelse Formand Jens Hedegaard Kristensen Næstformand øvrige udvalg Hans Rex Christensen Bestyrelsesmedlem Peter E. Nielsen Bestyrelsesmedlem Lars M. Møller Bestyrelsesmedlem Bruno Müller Næstformand Frederikshavn Forsyning A/S Anders Gram Mikkelsen Bestyrelsesmedlem Hanne Welander Medarbejderrepræsentant Frederikshavn Forsyning A/S Per Olesen Medarbejderrepræsentant Frederikshavn Forsyning A/S Hans Jørgen Klitgaard Pedersen Medarbejderrepræsentant Frederikshavn Forsyning A/S Helle Bøgh Pedersen Medarbejderrepræsentant Frederikshavn Forsyning A/S Helge Lundgaard Du kan henvende dig til de fire medarbejderrepræsentanter i bestyrelsen for information om bestyrelsens arbejde eller hvis du har spørgsmål. Husk, at medarbejderrepræsentanterne har tavshedspligt som de øvrige bestyrelsesmedlemmer i konkrete sager. Det betyder, at der er spørgsmål, som de ikke må informere om. Bestyrelsen holder møde én gang om måneden. Referater offentliggøres på www.forsyningen.dk. Direktion Administrerende direktør Claus Reimann Petersen Frederikshavn Forsyning A/S Direktør Leo Villumsen Frederikshavn Forsyning Erhverv A/S Frederikshavn Elnet A/S Frederikshavn Forsyningspligt A/S Direktør Gert Andersen Frederikshavn Vand A/S Frederikshavn Varme A/S Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 5 af 17
Afdelingschef Erik Pedersen Park & Vejforsyning Park & Vejforsyningen er organisatorisk placeret i Frederikshavn Kommune, Teknisk Forvaltning og indgår i koordinerende i Frederikshavn Forsyning A/S Direktion. Direktionen holder møde én gang om ugen. Referaterne kan du finde på intranettet. Organisationsdiagram Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 6 af 17
3. Ledelsesgrundlag Formål (Her indsættes side 3 fra Direktionens ledelsesgrundlag) Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 7 af 17
Politikker 4. Personalepolitik Rekruttering Dygtige medarbejdere er vores vigtigste ressource. Medarbejdernes indsats er afgørende for, at vi kan opfylde vores mål om fortsat udvikling som en effektiv virksomhed. Derfor ønsker vi at fastholde og tiltrække medarbejdere, der kan og vil arbejde i en målrettet og forretningsorienteret virksomhed. I ansættelsesproceduren er det vigtigt, at både ansøgere og vi selv får så godt og realistisk vurderingsgrundlag af det fremtidige samarbejde som muligt. Der skal tages klart stilling til, hvilke faglige kvalifikationer og personlige egenskaber, der er nødvendige for den enkelte stilling. Forventninger Som ansat ved Frederikshavn Forsyning A/S er der en række forventninger til dig. Vi forventer naturligvis, at du i dit virke for forsyningen efterlever de overordnede målsætninger som beskrevet i ledelsesgrundlaget og retningslinerne i denne personaleguide. Derudover skal du være opmærksom på, at vi udfører en vigtig samfundsmæssig opgave og vores ydelser er vitale for borgerne og lokalsamfundet. Det giver os et særligt ansvar for at sikre forsyningen af vores ydelser til borgerne og forebygge nedbrud og udefrakommende forstyrrelser i form af hærværk, terror m.v. Vi forventer derfor, at du er årvågen overfor eventuelle misforhold og at du straks melder om sådanne observationer til den relevante leder. Introduktion Vi lægger stor vægt på, at du føler dig godt modtaget og hurtigt lærer vores virksomhed at kende. Den medarbejder, der er udpeget som kontaktperson for dig, vil give dig en orientering om regler, rutiner og traditioner. Din nærmeste leder vil orientere dig om vores overordnede mål og strategier. Introduktionen vil også sikre en indføring i dine egne arbejdsopgaver samt en generel præsentation i virksomheden. Fastholdelse Der stilles hele tiden nye krav til de enkelte arbejdsfunktioner og det er derfor vigtigt, at der sker en udvikling af job og medarbejder. Vi forventer, at du er uddannelses- og udviklingsindstillet for at sikre de nødvendige faglige kvalifikationer og din personlige udvikling. Graviditet Det er vigtigt, at vores kvindelige medarbejdere i forbindelse med graviditet om nødvendigt får tilrettelagt arbejdet på en måde, der sikrer at den gravide kan udføre sit arbejde på betryggende vis frem til barselsperioden starter. I forbindelse med graviditet skal du især være opmærksom på arbejdsopgaver, der indebærer arbejde med farlige kemikalier og belastende arbejdsstillinger. Tal med din leder så I sammen kan tilrettelægge dit arbejde sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt under din graviditet. Opsigelse og fratrædelse Alle opsigelser og fratrædelser skal ske på en værdig, ordentlig og smidig måde både for medarbejderen og for Frederikshavn Forsyning A/S. Tavshedspligt Som en del af vores ansættelsesaftale er du underlagt en loyalitets- og tavshedspligt, der bl.a. indebærer, at du ikke må give fortrolige oplysninger til tredjemand. Hvis du er i tvivl om, at du har med fortrolige informationer at gøre, så gå da ud fra, at de er fortrolige. Du må ikke videregive disse informationer uden at have afstemt dem med din nærmeste leder. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 8 af 17
En overtrædelse af tavshedspligten kan anses som en væsentlig misligholdelse af dit ansættelsesforhold og kan i yderste konsekvens medføre en afskedigelse. Derfor bedes du vise omtanke og diskretion, når du taler med andre om forhold hos Frederikshavn Forsyning A/S. Loyalitet Vi tror på, at en virksomheds succes bl.a. er afhængig af det omdømme, som virksomheden har. Derfor regner vi med, at du bidrager til vores positive omdømme ved at følge den gamle regel om at udtrykke tilfredshed ude og eventuel utilfredshed hjemme. Medarbejdersamtale Du vil mindst én gang hvert år blive inviteret til en medarbejdersamtale med din leder. Derudover har du jo altid ret til at få en samtale med din leder om akutte problemer. 5. Socialt ansvar og velfærd Alvorlig sygdom Hvis du får konstateret en alvorlig sygdom, er det vores indstilling, at du kan fortsætte i dit job, så længe helbredet tillader det og du kan yde en acceptabel arbejdsindsats. Vi vil bidrage til så vidt det er muligt i en periode at tilrettelægge arbejde og arbejdstid efter din formåen. Alternativt kan vi i samråd med dig, som konsekvens af sygdommen, søge at overflytte dig til andre opgaver. I øvrigt henvises til Sundheds- og sygdomspolitik for Frederikshavn Forsyning A/S. Hospitalsforsikring Du er som ansat ved Frederikshavn Forsyning A/S dækket af en hospitalsforsikring. Læs mere i folderen Hospitalsforsikring for medarbejdere i Forsyningen Frederikshavn. Folderen kan du få udleveret af din leder. Alkohol/misbrug Alkohol er ikke foreneligt med den kvalitet og seriøsitet, vi ønsker at stå for. Det betragtes derfor som en selvfølge, at ingen medarbejdere er alkoholpåvirkede i arbejdstiden. Misbrug af narkotika, nervemedicin, sovemidler og andre stærkt opkvikkende eller beroligende midler sidestilles med misbrug af alkohol. Det accepteres dog, at medarbejdere drikker en enkelt genstand ved særlige lejligheder. Overholdelse af ovennævnte regler forhindrer naturligvis ikke, at en medarbejder kan udvikle et misbrugsproblem. Skulle en medarbejder udvikle et alkoholproblem, er det vores indstilling, at vi vil forsøge at hjælpe. Vi er alle, som kolleger forpligtet til at reagere, hvis vi fornemmer at en kollega har et misbrugsproblem. Enten ved at du selv taler med kollegaen eller ved at gå til din tillidsmand, sikkerhedsrepræsentant eller leder. Enhver henvendelse behandles naturligvis fortrolig. Frederikshavn Forsyning A/S hospitalsforsikring dækker også behandling af alkohol- og medicinmisbrug. Læs mere i folderen Hospitalsforsikring for medarbejdere i Forsyningen Frederikshavn. Folderen kan du få udleveret af din leder. Arbejdsmiljø Det fysiske og psykiske arbejdsmiljø skal være i orden. Den enkelte medarbejder har ansvar for at værne om egen og andres sikkerhed og sundhed. Alle skal medvirke aktivt til at skabe sunde og sikre arbejdspladser. Vi gennemfører løbende arbejdspladsvurdering, der sikrer at vi opfylder gældende regler og krav og du kan udføre arbejdet sikkerhedsog sundhedsmæssigt forsvarligt. I øvrigt henvises til Arbejdsmiljøpolitik for Frederikshavn Forsyning A/S. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 9 af 17
Rygning Rygning er ikke tilladt indendørs og i køretøjer. Du må ryge udenfor bygningerne. Udover at tilvejebringe et røgfrit arbejdsmiljø vil vi gerne hjælpe dig, hvis du ønsker at stoppe med at ryge. Kontakt din leder og hør om de aktuelle tiltag i form at rygestopkursus og lignende. I øvrigt henvises til Rygepolitik for Frederikshavn Forsyning A/S. Ligestilling Kvinder og mænd har samme forudsætninger for at varetage de forskellige eksisterende arbejdsopgaver. Som følge af dette skal personer af begge køn behandles lige ved både interne og eksterne rekrutteringer. Der er ligestilling ved fx personaleudvikling og lønfastsættelse. Al bedømmelse sker i den sammenhæng ud fra saglige og kønsneutrale vurderinger baseret på kompetencer, indsatsen og resultater. Vi tilstræber en så jævn kønsfordeling som mulig på forskellige typer af arbejdsopgaver. Alle ansatte har ret til at blive behandlet med respekt under hensyntagen til den enkeltes krav på integritet, køn eller andre forskelligheder. Alle ansatte har et ansvar for at ligestillingspolitikken følges og alle med personaleansvar har yderligere pligt til at sørge for, at den efterleves. Konflikter, mobning og krænkende opførsel Alle medarbejdere, uanset position, har ret til at blive behandlet med respekt. Et dårligt psykisk arbejdsmiljø er ikke alene i sig selv uacceptabelt og skadeligt. Det betyder også, at hele arbejdspladsen fungerer dårligt. Det er vores mål at have et godt psykisk arbejdsmiljø i form af glade og tilfredse medarbejdere. Det er alle medarbejderes ansvar, at almindelig takt og tone overholdes samt at mobning og chikane ikke forekommer. Det er den enkelte leders ansvar, at dette overholdes internt i afdelingen og i forhold til andre afdelinger. Du opfordres til at være åben og hvis du oplever en uacceptabel adfærd fra en kollega, at tage spørgsmålet op med den pågældende kollega og/eller din tillidsmand, sikkerhedsrepræsentant leder eller direktør. 6. Møder/mødekultur Ved indkaldelse til møder er mødelederen ansvarlig for, at der bliver udsendt en dagsorden til deltagerne. Efter mødet er mødelederen ansvarlig for, at der normalt bliver udarbejdet mødereferat til alle deltagere. Eventuelt afbud til et møde meddeles til mødelederen, gerne allerede ved modtagelse af mødeindkaldelsen, eller senest dagen før mødet. Ved møder med eksterne gæster bør mødelederen give receptionen besked om deltagernavne, mødested, mødetidspunkt og forventet varighed. På den måde er receptionen forberedt og kan professionelt guide gæsterne hen til mødelokalet. Mødelederen skal selv foranstalte eventuel kaffe eller anden fortæring til mødet. Mødelederen er også ansvarlig for at efterlade mødelokalet pænt og opryddet, herunder med en ren tavle og flipover. Det er god mødekultur at du slukker din mobiltelefonen eller sætter den på lydløs under møderne. 7. Datasikkerhed Vi stiller internetadgang og brug af e-mail til rådighed for dig med henblik på at lette informationssøgningen og øge kommunikationsmulighederne i det daglige arbejde for Fre- Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 10 af 17
derikshavn Forsyning A/S. I arbejdstiden er det kun tilladt at bruge Internettet privat til hurtige opslag og korte beskeder. Internettet og brug af e-mails i ikke arbejdsmæssig sammenhæng må alene ske i det omfang, det er foreneligt med din varetagelse af dit daglige arbejde for Frederikshavn Forsyning A/S og under iagttagelse af retningslinjerne beskrevet nedenfor. Du må ikke besøge hjemmesider, hvis indhold er af børnepornografisk, politisk ekstremistisk eller diskriminerende karakter for så vidt angår race, køn, etnisk eller social oprindelse eller religion. Ved brug af e-mail må du ikke sende dokumenter af nævnte karakter. Det er heller ikke tilladt at installere programmer eller andet på computerne, som ikke er nødvendige for arbejdet. Virus på én computer vil i værste fald kunne sprede sig til netværket. Vi beskytter os så vidt det er muligt via anti-virusprogrammer, der jævnligt opdateres. Virusbeskyttelsesprogrammet må under ingen omstændigheder hindres i at fungere eller omgås. Hvis du opdager, at en computer opfører sig mærkeligt eller mener, at den måske er blevet inficeret med virus, skal den IT ansvarlige omgående informeres, og computeren må ikke benyttes, før den bliver godkendt til det igen. Passwords er fortrolige og skal opbevares og benyttes i henhold til dette. Har du mistanke om, at dine passwords er kommet til andres kendskab så skift password. Hvis du har problemer med dette, så skal du kontakte den IT ansvarlige. Generelt Overhold reglerne omkring datasikkerhed Brug Internettet og e-mailsystemet hensigtsmæssigt og i arbejdes medfør Brug af uautoriseret software er ikke tilladt Gem dine dokumenter på det dertil beregnede esdh/netværksdrev Prøv at navngive dine filer og kataloger på en fornuftig og struktureret måde, som gør det nemt for andre at forstå og overtage Ryd op i dine e-mails og på dine netværksdrev med jævne mellemrum 8. Elektronisk post Du vil modtage meget løbende information via e-mail. Når du sender information ud til flere modtagere skal du være opmærksom på, hvem der er de rette modtagere. Undgå overdreven brug af e-mailgruppen Alle. Vi kontrollerer normalt ikke medarbejderes brug af Internet og e-mail, men af hensyn til vores drift, er det nødvendigt, at der er mulighed for os at have adgang til den enkelte medarbejderes e-mails, herunder især ved medarbejderens længerevarende fravær. Vi forbeholder os derfor ret til i ganske særlige tilfælde at åbne/læse dine e-mails, hvor vi skønner det absolut nødvendigt. Gennemsyn af dine private e-mails, som er mærket privat forudsætter, at vi har indhentet dit samtykke til, at dette kan finde sted. Hvor der ikke måtte være meddelt samtykke, skal gennemsynet være påkrævet af dokumenterbare, saglige og driftsmæssige formål. Hvis vi skønner, at det er nødvendigt at åbne/læse dine e-mails uden dit samtykke, vil det kun ske med forudgående godkendelse af direktøren for Frederikshavn Forsyning A/S og vi vil altid informere din tillidsrepræsentant forinden. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 11 af 17
9. Tjenestebiler I forbindelse med udførelse af arbejdet stiller Frederikshavn Forsyning A/S relevante biler og andre køretøjer til rådighed. Du har som fører ansvaret for, at køretøjet er i driftmæssig forsvarlig stand inden du kører ud, jf. færdselsloven. Brændstof tankes normalt op på Frederikshavn Forsyning A/S tankanlæg. Frederikshavn Forsyning A/S køretøjer må kun anvendes i forbindelse med udførelse af de pålagte arbejdsopgaver. Køretøjerne må derfor ikke anvendes til private formål, jf. skattereglerne. Alle køretøjer er forsikret af Frederikshavn Forsyning A/S og alle skader og ulykker skal anmeldes til forsikringen. Kontakt derfor din leder/administrationen i tilfælde af, at du er udsat for skade eller ulykke. En uudfyldt skadesrapport skal opbevares i bilen. I tilfælde af skader skal skadesrapport altid udfyldes. Det er vigtigt at få oplyst en eventuel modparts navn, kørekortnummer, policenummer samt bilens registreringsnummer. Ved forsikringsskader henholdes til forsikringsreglerne. 10. Sikkerheds- og samarbejdsorganisationerne Sikkerheds- og samarbejdsorganisationerne afspejler i videst mulig omfang den faglige ledelsesstruktur. Organisationerne er selvstændigt fungerende med egen slutkompetence. Organisationsplaner fremgår af bilag 1 4. Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde varetager overordnede tiltag på tværs af de enkelte selskaber og sikkerheds- og samarbejdsorganisationerne. Ledelse, tillids- og sikkerhedsrepræsentanter for Park- og Vejforsyningen er ligeledes repræsenteret her. På den måde sikrer vi kommunikation samt en hensigtsmæssig, effektiv og faglig koordination på tværs af sikkerheds- og samarbejdsorganisationerne samt mellem Frederikshavn Forsyning A/S og Park & Vejforsyningen. Sikkerhedsorganisationen Sikkerhedsudvalgene under Frederikshavn Forsyning A/S Vi har 3 sikkerhedsudvalg - et for henholdsvis Frederikshavn Vand A/S og Frederikshavn Varme A/S Frederikshavn Elnet A/S Frederikshavn Forsyning A/S, Administrationen Hvert sikkerhedsudvalg er ansvarlig for medarbejdernes sikkerhed og sundhed i eget selskab. Sikkerhedsudvalget registrerer arbejdsmiljøet, kontrollerer arbejdsforholdene og orienterer medarbejderne om de bestemmelser, der findes om sikkerhed og sundhed og arbejder for, at alle overholder disse bestemmelser. Sikkerhedsudvalget mødes 4 gange årligt og efter behov Skriftlige referater fra møderne kan du læse på intranettet Sikkerhedsudvalget er ansvarlig for, at APV bliver foretaget Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 12 af 17
Du kan finde opdaterede handlingsplaner på vores intranet. Sikkerhedsgrupper Hvert sikkerhedsudvalg har et antal sikkerhedsgrupper. Hver sikkerhedsgruppe består af en arbejdsleder (AL) og en sikkerhedsrepræsentant (SR). Sikkerhedsgrupperne refererer til det respektive sikkerhedsudvalg. Det er én af sikkerhedsgruppens repræsentanter eller begge som du skal henvende dig til, hvis du har spørgsmål eller problemer vedrørende arbejdsmiljøet. Gode forslag og idéer til et bedre arbejdsmiljø er altid meget velkomne. Husk, at du har pligt til at rette henvendelse til sikkerhedsgruppen, hvis du bliver opmærksom på forhold, der sikkerheds- og sundhedsmæssigt uforsvarligt. Sikkerhedsleder Frederikshavn Forsyning A/S har ansat en sikkerhedsleder. Sikkerhedslederen varetager de daglige arbejdsmiljøopgaver i samarbejde med ledelse, tillids- og sikkerhedsrepræsentanterne. Sikkerhedslederen deltager i møder i Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde og i de respektive sikkerhedsudvalg som faglig konsulent vedrørende arbejdsmiljøspørgsmål. Valg Formanden for et sikkerhedsudvalg er den pågældende ansvarlige direktør for det selskab som udvalget repræsenterer. Formanden for en sikkerhedsgruppe er den pågældende ansvarlige daglige leder for det område som sikkerhedsgruppen varetager. Sikkerhedsrepræsentanten vælges for en 2-årig periode blandt medarbejderne for det arbejdsområde sikkerhedsgruppen varetager. Ledelses- og sikkerhedsrepræsentanter til Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde og sikkerhedsudvalg vælges blandt repræsentanterne fra de underliggende udvalg i sikkerhedsorganisationerne. Samarbejdsorganisation Samarbejdsudvalgene under Frederikshavn Forsyning A/S Vi har 3 samarbejdsudvalg - et for henholdsvis Frederikshavn Vand A/S og Frederikshavn Varme A/S Frederikshavn Elnet A/S Frederikshavn Forsyning A/S, Administrationen Hvert samarbejdsudvalg varetager personalepolitiske spørgsmål inden for eget selskab. Valg Formanden for et samarbejdsudvalg er den pågældende ansvarlige direktør for det selskab som udvalget repræsenterer. Øvrige ledelsesrepræsentanter vælges blandt de pågældende ledere på området. Tillids- og medarbejderrepræsentanter vælges blandt medarbejderne inden for egen fagorganisation. Ledelses-, tillids- og medarbejderrepræsentanter til Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde vælges blandt repræsentanterne fra de respektive selskabers samarbejdsudvalg. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 13 af 17
11. Kundebetjening og telefonkultur Vores opgave er at sikre vores kunder en god service. Derfor forventer vi, at du som medarbejder i en hvilken som helst situation med en kunde optræder venligt og imødekommende og viser interesse for kundens forventninger og ønsker. Møder en kunde personligt op eller ringer en kunde med et spørgsmål, er det vigtigt, at du giver dem det korrekte svar inden for et acceptabelt tidsrum. Kan du ikke selv besvare et spørgsmål fra en kunde, og du ved, hvem der kan svare, så henvis eller stil om til den relevante kollega. Ellers må du tilbyde at finde ud af det og ringe tilbage. Sørg altid for, at din telefon bliver besvaret af en kollega, hvis du ikke er at træffe. Med hensyn til private telefonsamtaler er det tilladt at benytte firmaets telefon i arbejdstiden til at give og modtage korte nødvendige beskeder. Din private mobiltelefon må du gerne have tændt og på samme måde som firmatelefonen bruge til at give og modtage korte beskeder. 12. Miljøpolitik Vi ønsker, at Frederikshavn Forsyning skal fremstå som en miljøbevidst arbejdsplads og samarbejdspartner og dermed bidrage til en bæredygtig udvikling. Vores holdning er, at alle til stadighed skal være aktive og bevidste overfor mulige miljøforbedringer. I forbindelse med udvikling af nye og eksisterende aktiviteter tænker vi altid energirigtige løsninger ind i planlægningen. Reglerne om sortering af produktaffald skal altid overholdes i henhold til gældende lovgivning. Vejledningerne finder du på vores intranet. Administration 13. Adresse- og navneændringer Frederikshavn Kommunes Løn- og Personaleafdeling varetager personaleadministrationen for Frederikshavn Forsyning A/S. I din personalemappe er de nødvendige informationer vedrørende dit ansættelsesforhold m.v. registreret. Vi registrerer data til brug for lønudbetaling, lovbestemte indberetninger og lignende, men vi registrerer også nødvendige data for din ansættelse. Hvis du skifter adresse, navn, telefonnumre eller andet, beder vi dig meddele dette til den lønansvarlige. 14. Arbejdstid Den normale arbejdstid er 37 timer pr. uge. Det daglige arbejde fastlægges - afhængigt af jobbet - i samråd med nærmeste leder. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 14 af 17
15. Frokost Vi har en fælles kantine på Knivholtvej 15, hvor du har mulighed for, at købe frokost eller spise din medbragte mad. På de øvrige arbejdssteder er der ligeledes indrettet lokaliteter til brug for kaffe- og frokostpauser. 16. Kørselsgodtgørelse Har du en aftale om at bruge din egen bil i forbindelse med en arbejdsopgave, vil du få godtgørelse efter statens regler og takster. Du får udbetalt din godtgørelse ved den førstkommende lønudbetaling, mod at du afleverer et kørselsregnskab. 17. Rejser Skal du i medfør af dit arbejde benytte offentlige transportmidler (tog/færge/fly), skal rejsen planlægges, så den sker på den mest økonomiske måde. Eventuelle udlæg afregnes umiddelbart efter rejsen. Du kan desuden få dækket nødvendige udgifter til evt. overnatning og forplejning. 18. Nøgler Udleverede nøgler/adgangskort, kvitterer du for med din underskrift ved modtagelsen, og når du afleverer tilbage igen, kvitterer Frederikshavn Forsyning A/S for tilbageleveringen. Husk, at nøgler/adgangskort er strengt personligt som du skal passe godt på det er dyrt for os at skifte låse og nøgler/kort ud, hvis du taber din/dit. 19. Personalegoder Vi tilbyder frisk frugt og kaffe/the til dig i arbejdstiden. Desuden holder vi en årlig julefrokost for alle ansatte. 20. Mærkedage Frederikshavn Forsyning A/S markerer runde fødselsdage startende ved 40 år med en mindre erkendtlighed. Der er lokale gavekasser i de enkelte afdelinger/arbejdssteder. Få yderligere oplysninger på dit arbejdssted. 21. Pressekontakt Frederikshavn Forsyning A/S skal fremtræde koordineret og velovervejet i pressen. Det er væsentligt at orientere om aktuelle forhold og nye tiltag, som er med til at sikre synligheden overfor vores kunder, samarbejdspartnere og lokalsamfundet. Kontakten til medier vedrørende markedsføring af Frederikshavn Forsyning A/S og de enkelte selskaber varetages af de ansvarlige medarbejdere på området efter forudgående drøftelse med det pågældende selskabs direktør. I øvrigt er det direktøren for det pågældende selskab, der udtaler sig til pressen på vegne af selskabet og i dennes fravær den administrerende direktør. Konkrete fagspecifikke henvendelser fra/til pressen håndteres af den/de i organisationen, der har ansvar for det pågældende fagområde. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 15 af 17
22. Sygemelding Sygdom er lovligt forfald. Er du på grund af sygdom, uheld eller andre årsager forhindret i at møde på arbejdet, skal fraværet meddeles hurtigst muligt og senest 2 timer efter arbejdstids start. Meddelelsen skal gives til din leder eller receptionen på Knivholtvej 15, tlf. 98 45 60 00. Når du ved, hvornår du kan begynde at arbejde igen, skal du meddele det. Strækker fraværet sig over 4 dage eller mere, kan vi bede om at få udstedt en lægeerklæring. Vi betaler gebyret for lægeerklæringen. De mere konkrete tiltag i forbindelse med sygefravær er beskrevet i Sundheds- og sygdomspolitik for Frederikshavn Forsyning. 23. Arbejdsskade/arbejdsulykke og arbejdsbetinget ledelser Kommer du ud for en arbejdsskade og er nødsaget til at søge læge-, tandlæge- eller skadestuebehandling, skal dette altid anmeldes til arbejdsskadeforsikringen. Anmeldelse skal ske via din sikkerhedsgruppe til den daglige sikkerhedsleder, der forestår anmeldelse til arbejdsskadeforsikringen. Den daglige leder skal altid orienteres om arbejdsulykker. En arbejdsskade skal altid anmeldes. Selv om skaden måske her og nu virker ubetydelig, kan der komme følgevirkninger senere. Derfor er det vigtigt, at den oprindelige skade er blevet dokumenteret. Ellers risikerer du ikke at kunne få nogen erstatning. Anerkendes skaden som en arbejdsulykke kan du fra forsikringen få dækket udgifter til helbredende behandler, beskadiget briller og læge-/tandlægebehandling samt erstatning ved invaliditet mv. efter gældende lovgivning. Arbejdsbetinget lidelser skal du anmelde via din læge eller tandlæge. 24. Frihed og fravær Barns første og anden sygedag Vi følger de til enhver tid gældende overenskomster og love. Frihed i forbindelse med dit barns første og anden sygedag skal du aftale med din nærmeste leder hurtigst muligt. Barsel Vi følger de til enhver tid gældende overenskomster og love. Dødsfald og begravelse I situationer med dødsfald i din nærmeste familie bedsteforældre, forældre, søskende, ægtefælle/partner, børn eller børnebørn kan der gives betalt frihed til at deltage i begravelsen og eventuelle nødvendige forberedelser. Eksamen Du kan få betalt frihed til relevante eksaminer efter aftale. Læge-/tandlægebesøg Skal du til læge, tandlæge eller lignende, aftaler du dette med din nærmeste leder. Hvis det ikke kan lade sig gøre at placere fraværet udenfor arbejdstiden, vil vi sætte pris på, at besøgene så vidt muligt placeres i yderpunkterne af arbejdsdagen. Flytning Du har lov til at holde fri med løn en dag i forbindelse med flytning. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 16 af 17
Jubilæum Vi ønsker at tilkendegive vores glæde over, at du har været en trofast medarbejder i mange år. Vi markere derfor jubilæer på følgende måde: I forbindelse med din 25, 40 eller 50 års ansættelse udbetaler vi jubilæumsgratiale efter nærmere fastsatte regler. Du har mulighed for en reception efter nærmere aftale. Til receptionen, der normalt vil finde sted om eftermiddagen, indbydes eventuelle eksterne relationer, familie og kollegaer. Øvrige fridage Du har lov til at holde fri med løn, når du fylder 50 og 60 år og ved dit eget bryllup og sølvbryllup (bryllupsdagen). Ferie efter ferieloven Alle medarbejdere er omfattet af Ferieloven. Optjening af ferie sker i overensstemmelse med Ferieloven. Afholdelse af ferie planlægges og aftales med nærmeste leder. Feriegodtgørelse For funktionærer ydes feriegodtgørelse i henhold til ferieloven. Udbetaling af særlig feriegodtgørelse finder sted sammen med aprillønnen. Feriefridage Som ansat optjener du 5 feriefridage ud over de 5 uger efter Ferieloven. Feriefridagene optjenes efter samme reger som i Ferieloven. Ferielukning Ud over generelle helligdage kan vi holde lukket på andre dage, som pålægges i forbindelse med udarbejdelse af ferieplanen. Ferieplanen fastlægges af Koordinerende Udvalg for Arbejdsmiljø og Samarbejde. Personaleguide Frederikshavn Forsyning Side 17 af 17