NOTAT Dato: 28. maj 2015 Byråds- og Direktionssekretariatet Adelgade 44 8660 Skanderborg Navn: Birgit Møller Direkte. tlf.: 24 64 92 22 E-mail: Birgit.moller@skanderborg.dk Sagsnr.: 14/81345 Forslag til ændringer i kontrakt- og aftalestyringen Baggrund På koncernledelsesmødet den 10. december 2014 aftalte koncernledelsen, at der skal nedsættes en arbejdsgruppe, som har til formål at udarbejde forslag til ændringer i kontrakt- og aftalestyringen. Arbejdsgruppen består af Helle Lund-Pedersen, Skovby/Stjær dagtilbud Kim Egeskov, Låsby skole Lone Bahnsen Rodt, Landsbyen Sølund Niels Jørn Danielsen, Fagsekretariatet Ældre og Handicap Søren Aalund, Fagsekretariatet Børn og Unge Anette Madsen, HR-afdelingen Grethe Sjørslev Laursen, Budget- og Analyseteamet Birgit Møller, Byråds- og Direktionssekretariatet Henrik Rosenlund Knudsen, Byråds- og Direktionssekretariatet. Arbejdsgruppen har mødtes fire gange. Kontrakt- og aftalestyring har også været et tema på kontraktholdermødet den 3. marts 2015, hvor kontrakt- og aftaleholderne kom med forslag til ændringer i kontrakt- og aftalestyringen. Drøftelsen på kontraktholdermødet tog udgangspunkt i følgende emner: Formålet med kontrakten/aftalen Roller i forhold til kontrakten/aftalen Målfastsættelse Fra virkelighed til politik opfølgning på målene Kontraktprocessen og årshjul. Inputtet fra kontraktholdermødet er følgende: Hvad skal være fokus i kontrakterne og aftalerne. Det ene yderpunkt er, at kontrakterne kun skal have fokus på tværgående udvikling på et fagområde, mens det andet yderpunkt er, at kontrakterne skal være kontraktholdernes redskab til at styre udviklingen på eget kontraktsted. Der var også flere, som talte for, at kontrakterne kan rumme både fælles, tværgående mål og egne mål for et kontraktsted. Fælles for alle input var, at kontrakterne fortsat skal være udviklingskontrakter. Antallet af obligatoriske mål, hvor der var en opfattelse af, at de obligatoriske mål er kommet til at fylde for meget i kontrak-
terne og aftalerne. Det blev også fremhævet, at de obligatoriske mål med fordel kunne laves i dialog med kontraktholderne, og at der vil være obligatoriske mål, som ikke er relevante for alle kontrakt- og aftaleholdere. Fælles mål inden for fagområder var der også et ønske om, at der skal være plads til. Bedre tid til implementering og opfølgning på målene og dialog med MED-udvalg og bestyrelser. Toårig kontraktproces og flerårlige mål blev foreslået som metoder til at give mere tid til implementering af målene og opfølgning på disse. Forslag til ændringer i kontrakt- og aftalestyringen Forslaget til ændringer i kontrakt- og aftalestyringen omfatter følgende: Præcisering af formålet med udviklingskontrakterne og -aftalerne til at være kontrakter, hvoraf de væsentligste elementer i et kontraktsteds eller aftalesteds samlede udvikling for det kommende år fremgår. I stedet for obligatoriske mål udpeger direktionen indsatsområder inden for innovationssporene, som aftale- og kontraktholdere omsætter til fælles mål. Herved sker der en sammenkædning af direktionens idé- og arbejdsgrundlag og aftaler og kontrakter. Der bliver mulighed for flerårige mål, således at udviklingskontrakterne også kan rumme større udviklingstiltag, som løber over flere år. Ved flerårige mål skal der være milepæle opdelt på år. Opdeling af kontraktprocessen, således at der udarbejdes mål om efteråret og opfølgning om foråret. Der vil herved ske en forskydning i opfølgning, så det er opfølgningen på forrige års mål, som kan indgå i formuleringen af forandringer og næste års mål. Det skulle give bedre tid til at gennemføre aktiviteter og følge op på virkningen af dem. Formålet med udviklingskontrakterne og -aftalerne Som det fremgår af navnet er formålet med kontrakter og aftaler udvikling af kontrakt- og aftalestedet. Kontrakterne og aftalerne skal sætte retning, skabe mening og placere ansvar for udviklingen på et kontrakt- eller aftalested. Udvikling initieres fra flere steder: Byrådet, direktionen, det faglige fællesskab på et område, kontrakt- og aftalestedet selv og udefra kommende tiltag, fx lovændringer. Kontrakten og aftalen har følgende formål at sætte retningen for udviklingen, herunder illustrere hvorledes kontrakt- og aftaleholdere vil arbejde med realiseringen af politisk vedtagne forandringer at binde de forskellige udviklingstiltag sammen, så de skaber mening for kontrakt- og aftalestedet at placere ansvaret for udviklingen hos kontrakt- og aftaleholderen, som er i dialog med bestyrelse og MED-udvalg. 2
Kontrakten og aftalen viser således, i hvilken retning et kontrakt- eller aftalested vil udvikle sig i det kommende år i sammenhæng med de fællesskaber, som kontrakt- og aftalestedet indgår i Skanderborg Kommune. Udviklingskontrakten/aftalen Fælles udviklingsmål i Skanderborg MKommune e n Udviklingsmål inden for faglige fællesskaber i n g Lokale udviklingsmål Målformulering i kontrakter og aftaler Kontrakter og aftaler består i dag af obligatoriske mål, som formuleres af direktionen mål som er formuleret inden for et fokusområde, som er aftalt inden for et fagligt fællesskab med fagsekretariatet mål som er individuelle for det enkelte kontrakt- eller aftalested. Det foreslås, at kontrakterne fremadrettet kommer til at bestå af to typer af mål: Fælles mål for faglige fællesskaber, som udspringer af indsatsområder. Indsatsområderne fastlægges af direktionen i samarbejde med koncernledelsen. Indsatsområderne kan være funderet i de politisk vedtagne forandringer, der forudsætter en udviklingsproces. De fælles mål formuleres af kontraktholdere og fagsekretariater og stabe i fællesskab. Individuelle mål for det enkelte kontrakt- eller aftalested Alle mål kan være flerårige, således at udviklingskontrakterne også kan rumme større udviklingstiltag, som løber over flere år. Ved flerårige mål skal der være milepæle opdelt på år. 3
Ved formulering af målene skal kontrakt- og aftaleholdere være opmærksomme på, om der er forandringer fra budgettet, der forudsætter en udviklingsproces, som skal omsættes til mål. Kontrakter og aftaler udarbejdes i en fælles skabelon. For de individuelle mål skal det fremgå, hvad målet er, handle/aktivitetsplan for, hvordan der arbejdes med målet samt opfølgnings/evalueringsmetode for at følge udviklingen i forhold til, om man nærmer sig målet, og om det er opfyldt. Handle/aktivitetsplan og opfølgnings/evalueringsmetode for de fælles mål udarbejdes i forbindelse med projektindstillingen for de fælles mål. Sammenkædning af DIA og kontrakter og aftaler Forslaget om, at de obligatoriske mål erstattes af fælles mål, som udspringer af indsatsområder fastlagt af direktionen, betyder, at kontrakterne og aftalerne og DIA kædes sammen. Se figur nedenfor. Det betyder følgende for DIA. DIA består fortsat af et idégrundlag og et arbejdsgrundlag, hvor udarbejdelsen af DIA bliver opdelt i forhold til, hvordan det er i dag. Det foreslås, at idegrundlaget udarbejdes af direktionen med input fra koncernledelsen. Idegrundlaget består af innovationssporene, som sætter den langsigtede retning for udvikling af Skanderborg Kommune. Direktionen sætter i samarbejde med koncernledelsen rammerne for arbejdsgrundlaget i form af indsatsområder. Indsatsområderne peger på afgrænsede områder inden for innovationssporene, hvor der ønskes fokus på udviklingen det kommende år. Indsatsområderne skal sætte retning for udviklingen og ikke være konkrete mål, som de obligatoriske mål har været. Indsatsområderne vil oftest være koblet på et innovationsspor, men de behøver ikke at være det. Der kan være indsatsområder, som kan være for alle kontraktholdere, eller der kan være indsatsområder, som er rettet mod konkrete fagområder eller enkelte aftaleholdere. Der kan være indsatsområder, som udspringer af forandringer, der forudsætter en udviklingsproces. 4
DIA Innovationsspor Indsatsområder (fælles for hele kommunen eller for et fagligt område) Fælles mål Projektindstillinger Evt. individuelle handleplaner Individuelle mål, handleplaner og opfølgningsmetoder KONTRAKTER AFTALER Med udgangspunkt i indsatsområderne udarbejdes der fælles mål. Disse mål udarbejdes i fællesskab af kontraktholdere og fagsekretariatet/staben for det pågældende område. Forinden har der været en dialog mellem direktionen og aftaleholderne om, hvilke mål der skal være. Afhængig af formuleringen af et indsatsområde kan målene være relevante for alle kontraktholdere eller kun nogle inden for et specifikt fagområde, fx skolerne eller plejedistrikterne. Målene skal være formuleret, således det tydeligt, hvad der skal opnås. Målene kan både være aktivitetsmål og effektmål. Aktivitets- og handleplan til at sikre, at målet bliver opnået, formuleres efterfølgende i en projektindstilling eventuelt suppleret med individuelle handleplaner. De fælles mål indgår i kontrakterne og aftalerne, hvis aftalestedet selv skal bidrage til at opfylde målet eller understøtte kontraktstedernes målopfyldelse. De fælles mål udgør arbejdsgrundlaget i DIA. På baggrund af de fælles mål udarbejder aftaleholderne projektindstillinger, som skal godkendes af direktionen som i dag. Antallet af DIA-projekter vil afhænge af antallet af indsatsområder. For hvert indsatsområde vil direktionen udpeget en eller flere aftaleholdere, som har til opgave at sikre, at der bliver formuleret fælles mål, og at der bliver udarbejdet en projektindstilling. Direktionen vil løbende være i dialog med aftaleholderne om formuleringen af mål og projektindstilling. 5
To eksempler ud fra nuværende obligatoriske mål og DIA-projekter Eksempel hvor indsatsområdet gælder for alle Eksempel hvor indsatsområde gælder for et fagligt område Innovationsspor Fra politik til virkelighed Indsatsområde Implementering af Ledelse i folkeskolen Fælles mål sundhedspolitikken Stabe og fagsekretariater faciliterer en proces, hvor der bliver formuleret fælles mål for implementering af sundhedspolitikken på eget område. Aftaleholdere kan evt. formulere et fælles mål. Der vil blive formuleret flere fælles mål for dette indsatsområde. Børn og Unge faciliterer en proces, hvor skolerne formulerer et fælles mål, som indgår i alle skolers kontrakter. Det fælles mål indgår også i DIA s arbejdsgrundlag. Projektindstilling De fælles mål indgår både i kontrakter og aftaler samt DIA s arbejdsgrundlag Stabe og fagsekretariater udarbejder projektindstillinger for, hvordan målene skal opfyldes. Projektindstillingerne godkendes af direktionen. Børn og Unge udarbejder en projektindstilling, som godkendes af direktionen. Hvis de enkelte skoler skal have individuelle handleplaner i forhold til målet udarbejdes de samtidig med projektindstillingen i samarbejde med fagsekretariatet. Kontraktprocessen Det foreslå, at kontraktprocessen opdeles, således at der udarbejdes mål om efteråret og opfølgning om foråret. Der vil herved ske en forskydning i opfølgning, så det er opfølgningen på forrige års mål, som kan indgå i formuleringen af forandringer og næste års mål. Det skulle give bedre tid til at gennemføre aktiviteter og følge op på virkningen af dem. Opfølgningen på målene varetages af kontrakt- og aftaleholdere med udgangspunkt i den evalueringsmetode, som er fastlagt i kontrakten eller aftalen. Dette vil blive fulgt op med en læringsdialog, som facili- 6
teres af fagsekretariatet/staben, hvor der vil finde videndeling sted på tværs af kontraktsteder i forhold til arbejdet med målene. Det kan også være en del af opfølgningsprocessen, at der afholdes lederudviklingssamtaler med kontraktholderne. Opfølgningen på målene kan også være et tema på et kontraktholdermøde, hvor direktion, aftale- og kontraktholdere deler viden og erfaringer om, hvordan udviklingen har været inden for fx et eller flere udvalgte indsatsområder. Forslag til ændret kontrakt-og aftaleproces JANUAR Udarbejdelse af DIAprojektindstillinger Opstart af aktiviteter knyttet til målene i kontrakter og aftaler 1 års forskydning DECEMBER DIA s arbejdsgrundlag er færdigt Kontrakter og aftaler er færdige og godkendes JANUAR-FEBRUAR Kontrakt-og aftaleholdere følger op og evaluere på forrige års mål. Læringsdialog med fælles videndeling faciliteretaf fagsekretariat/stab OKTOBER-NOVEMBER Kontraktdialog, hvor der aftales fælles mål ud fra DIA s indsatsområder på tværs af kontraktsteder og mål for det enkelte kontraktsted MARTS-JUNI Politisk udviklingsdialog og udarbejdelse af forandringer AUGUST-SEPTEMBER DIA s idegrundlag udarbejdes. Der aftales indsatsområder for det kommende år Kontraktprocessen foreslås at have følgende forløb: August-oktober: Direktionen beslutter innovationsspor og indsatsområder i dialog med koncernledelsen. Arbejdet påbegyndes efter sommerferien og meldes ud, når budgettet for det kommende år er kendt. For hvert indsatsområde er der udpeget en eller flere ansvarlige aftaleholdere. Der er dialog mellem direktionen og aftaleholdere om målformuleringer. Oktober-november: Kontraktdialog, hvor fagsekretariater/stabe faciliterer, at kontraktholdere udarbejder fælles mål ud fra indsatsområderne. Kontrakt- og aftaleholdere udarbej- 7
der individuelle mål, handleplaner og opfølgningsmetode i dialog med henholdsvis fagsekretariat og direktør. Under udarbejdelsen af målene inddrages bestyrelse, medarbejdere og MED-udvalg. December: De fælles mål samles og udgør arbejdsgrundlaget i DIA. December: Kontrakter og aftaler godkendes. Januar: Fagsekretariater og stabe udarbejder projektindstillinger for alle fælles mål, som godkendes i direktionen. Hvis målopfyldelsen af fælles mål forudsætter individuelle handleplaner for kontraktholdere udarbejdes de samtidig med projektindstillingen. Januar: Aktivitets/handleplan igangsættes for det kommende års mål Januar-februar: Kontrakt- og aftaleholdere følger op på målene med udgangspunkt i den evalueringsmetode, som er fastlagt i kontrakten eller aftalen. Bestyrelser og MED-udvalg inddrages i opfølgningen. Dette vil blive fulgt op med en læringsdialog, som faciliteres af fagsekretariatet/staben, hvor der vil finde videndeling sted i forhold til arbejdet med målene. Opfølgningen og læringsdialogen flyttes herved fra efteråret til vinteren, så der er mindst et år til at opfylde et mål (to år for toårige mål osv.). Opfølgningen på målene skal for de mål som er knyttet til forandringer være klar til første budgetopfølgning. Opfølgningen på målene kan endvidere drøftes på et kontraktholdermøde i marts, ligesom opfølgningen vil indgå i forårets dialogmøder med de politiske udvalg. Opfølgningen vil også indgå i direktionen og koncernledelsens drøftelse af indsatsområder for det kommende år Foråret: Dialogmøder med de politiske udvalg som led i budgetprocessen. 8