Redegørelse Forvaltning: Sekretariatet, Miljø og teknik Møde vedr.: Redegørelse fra styringsdialogmøde Mødested: Laksetorvet, lokale D 3.32 Mødedato: 26-11-2015 Sendes til: Typografernes Stiftelse og RandersBolig Deltagere: Boligorganisationen: Poul Erik Nielsen, bestyrelsesmedlem Administrationen: Mai Ligaard, forvaltningskonsulent, Jette Halkjær, leder af team økonomi, Jørgen Henriksen, chefkonsulent i DAB, Ulla Gregor, sekretariatschef i DAB, Trine Christensen, forvaltningskonsulent Randers Kommune: Tine Braüner Jung, den boligsociale enhed, jurist Lene Holdtdal Pedersen og jurist Inge Qvortrup, tilsynet med almene boliger Randers Kommune har indkaldt til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst og præsentation 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014 i. Dispositionsfonden b. Forvaltningsrevision c. Renoveringsprojekter i. Brug af sociale og arbejdsklausuler 3. Afdelingens økonomi a. Henlæggelser b. Lejeledighed c. Bemærkninger i revisionsprotokollat 4. Boligsocial styringsdialog a. Orientering om etablering af Den boligsociale enhed, Randers Kommune b. Nybyggeri behov for små boliger 5. Eventuelt 1. Kort velkomst og præsentation Forløbet er, at der efter dette årlige dialogmøde sendes redegørelse ud til kommentering hos boligorganisationen. Redegørelsen offentliggøres efterfølgende på kommunens hjemmeside og almenstyringsdialog.dk, som loven tilsiger. Kommunens forventninger til dagens møde er, at det kan medvirke til at skabe en god og konstruktiv dialog, indblik og fundament for et godt samarbejde mellem tilsyn og Typografernes Stiftelse.
2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2014 Årets resultat viser et overskud på 2.561 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Der er en revisorpåtegning uden forbehold. Der er opkrævet kostægte administrationsbidrag på 4.020 kr., hvilket er en smule lavere end budgetteret. Boligorganisationen har likviditet på 2.471.463 kr., og det udgøres af værdipapirer og likvide beholdninger. Afdelingens indestående udgør 2.199.429 kr., og den samlede egenkapital udgør 153.721 kr. Dette giver en overskydende likviditet på 118.313 kr. Der er således uomtvistelig god sikkerhed for afdelingens midler, og disse vil kunne frigøres med kort varsel, hvilket tilsynet finder positivt. Arbejdskapitalen er på 224.347 kr., hvilket svarer til 5472 kr. pr. lejemålsenhed. På grund af størrelsen af arbejdskapitalen, henlægges der ikke til denne. Årets tilgang til arbejdskapitalen svarer til årets resultat. Dispositionsfonden udgør ultimo 2014 927.109 kr., hvilket er et væsentligt fald siden sidste år. Det skyldes primært, at der er ydet tilskud til afdelingen i forbindelse med renovering af vinduer og døre. Den disponible del af dispositionsfonden er negativ og udgør -70.626 kr., svarende til -1723 pr. lejemålsenhed. Dispositionsfonden har i året haft tilgang på 22.509 kr. i bidrag fra afdelingen, svarende til 945 kr. pr. lejemålsenhed, samt indbetaling fra ydelser på oprindelige, indfriede lån på 14.311 kr. Afgang fra dispositionsfonden er et dækket lejetab på 138.321 kr., hvoraf tab ved fraflytning udgør 42.611 kr. og tab ved lejeledighed 95.170 kr. Der forventes et tilsvarende tab ved lejeledighed og fraflytning i 2015, hvilket er problematisk, idet tabet overstiger indbetalingen til dispositionsfonden, hvorfor dispositionsfonden ikke vil kunne dække tabet. Der er endvidere udbetalt tilskud fra egen trækningsret på 669.000 kr. til udskiftning af vinduer og døre. Revisor anbefaler, at der udarbejdes en plan for genetablering af dispositionsfondens disponible del. Administrationen oplyser, at der i forbindelse med regnskabsafslutning 2015 overføres fra arbejdskapitalen til dispositionsfonden, så denne ikke længere er negativ. Der er fortsat ingen planer om at sammenlægge boligorganisationen med andre boligorganisationer. Bestyrelsen er bevidst om, at boligorganisationen er sårbar over for tab på grund af dens størrelse, men der er taget hånd om det. Boligorganisationen er historisk set knyttet op på fagforeningen for typografer, og det vil man gerne bibeholde. Der er opstartet en drøftelse om nye vedtægter og herunder sammensætning af bestyrelsen, og det arbejdes der videre med.
b. Forvaltningsrevision Administrationen oplyste, at der pågår et arbejde med udvikling af forretningsgange over de næste 3-5 år. Der er fokus på området. Der er dog allerede nu foretaget test på de områder, hvor der er forretningsgange i dag, hvilket viste et positivt resultat, stort set uden bemærkninger. Især viser testen af forretningsgang for fraflytning en stor positiv fremgang, der tydeligt kan mærkes i de enkelte boligorganisationer. Tilsynet finder dette meget positivt. RandersBoligs bestyrelse har endvidere vedtaget hvilke 5 punkter, der skal indgå i forvaltningsrevisionen for 2014/2015. Det bliver inkassoprocedure, forbrugsregnskaber, renoveringsoversigt, prognose for dispositionsfonden, samt plan for anvendelse af trækningsretten, hvilket også er punkter, som der er fokus på fra kommunens side. c. Renoveringsprojekter Der har været et større renoveringsprojekt i afdelingen, som nu er afsluttet og færdigt. Brug af sociale og arbejdsklausuler i forbindelse med byggeprojekter Der er i Randers Byråd et politisk ønske om større fokus på brug af sociale- og arbejdsklausuler i forbindelse med udbud. Randers Kommune har til inspiration selv indgået aftale med Tradium om kontakt med uddannelsesinstitutionen ved nye byggeprojekter. RandersBolig forventer at fremlægge forslag om anvendelse af sociale og arbejdsklausuler på et kommende bestyrelsesmøde til vedtagelse. 3. Afdelingens økonomi Årets resultat viser et overskud på 131.800 kr., der overføres til resultatkontoen. Overskud skyldes besparelse på konto 115, vedligeholdelse samt forbrugsafgifter. Dette er tilrettet i budgettet fremover. Afdelingen har et akkumuleret overskud på 387.898 kr., som afvikles planmæssigt over 3 år. a. Henlæggelser Forbruget i 2014 var væsentligt større end budgetteret pga. udskiftning af vinduer og døre. Der var sparet op til dette forbrug, og afdelingen har fortsat et fint henlæggelsesniveau. Der henlægges i overensstemmelse med drifts- og vedligeholdelsesplan. Vedrørende istandsættelse ved fraflytning er henlæggelser hertil delvist anvendt til dækning af tab ved fraflytninger. Det skyldes, at der er en meget stor opsparet saldo til tab på istandsættelse ved fraflytning, hvorfor der kunne flyttes midler herfra til tab ved fraflytning. Der er fortsat et højt niveau for henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning, og der henlægges derfor ikke hertil.
b. Lejeledighed Tabet ved lejeledighed udgør 95.170 kr., svarende til 6,3 % af de samlede boligudgifter. Tabet bliver i 2014 dækket af dispositionsfonden, men et tilsvarende tab vil ikke kunne dækkes i 2015, da dispositionsfonden ikke indeholder nok midler til dette. Boligorganisationen forventer at søge om fritagelse for dækning af lejetab i afdelingen som følge af den manglende udlejning af erhvervslejemål. Administrationen oplyser i den forbindelse, at budgettet for afdelingen er udarbejdet med den forudsætning, at der ikke er indtægter fra udlejning af erhvervslejemålet og at afdelingen skal dække dette tab. Budgettet viser, at tabet kan indeholdes i dette. Boligorganisationen vurderer, at det vil være bedre at rumme tabet i afdelingen end i boligorganisationen. Boligorganisationen kunne dog samtidig oplyse, at den ene halvdel af erhvervslejemål er udlejet pr. 1. jan. 2016 til en lille, nystartet erhvervsvirksomhed. Der er betalt indskud på 6 måneders leje. Den anden halvdel er lejet ud til Randers Boligforening af 1940 til brug for deres viceværter. Administrationen vender tilbage med oplysning om, hvornår dette lejemål starter. Tilsynet finder det meget positivt, at erhvervslejemålet er fuldt udlejet i 2016. Der er ikke lejeledighed i afdelingen ud over erhvervslejemålet, kun eventuelt i korte perioder mellem to udlejninger. c. Bemærkninger i revisionsprotokollatet Revisor har bemærket, at antenneregnskaber bør udarbejdes. RandersBolig oplyser, at der er fokus på det, og at der bliver udarbejdet særskilte antenneregnskaber fremover, samt at der nu foreligger antenneregnskaber frem til 31. december 2014. Revisor har endvidere bemærket, at der er konstateret afvigelser mellem bogholderi og lister med opgørelse over de enkelte lejemåls indskud. Administrationen oplyser, at der er lavet plan sammen med revisor, som er påbegyndt i 2014, men den primære udførelse bliver i regnskabsåret 2015. 4. Boligsocial styringsdialog a. Orientering om etablering af Den boligsociale enhed, Randers Kommune Randers Kommune har valgt at etablere en boligsocial enhed særligt på baggrund af et stort antal sager vedr. udsættelser af lejere. Enheden arbejder aktivt og udfarende på baggrund af konkrete bekymringer og restancer. Der arbejdes med kontaktflader med bl.a. boligorganisationerne. Organisationerne kan rette henvendelse, hvis der er problemer i forhold til beboere i organisationen. b. Nybyggeri behov for små boliger
Et af fokusområderne er, at der er et større behov for små boliger med billigere husleje, end hvad der bliver etableret ved nybyggeri i dag. Boligforeningen har ikke de billige boliger, som kommunen efterspørger til henvisning til bl.a. unge hjemløse. Boligforeningerne er forpligtet til at vedligeholde og istandsætte boligmassen, hvormed lejeniveauet som en naturlig følge deraf stiger. 6. Eventuelt Administrationen oplyser, at bestyrelsen overvejer muligheden for at indgå en fleksibel udlejningsaftale med kommunen omkring udlejning til særlige grupper. Oprindeligt blev der alene udlejet til typografer og deres familier samt efterkommere af typografer. Der er endnu ikke nogen konkrete forslag omkring hvilke grupper, der eventuelt ville komme på tale. Sagen er på dagsordenen til det næstkommende bestyrelsesmøde i april 2016. Mai Ligaard, forvaltningskonsulent for Typografernes Stiftelse, stopper pr. 1. december 2015. Referat skal derfor sendes til Ulla Gregor, der herefter sørger for videreformidling. Der er ansat en ny forvaltningskonsulent Trine Christensen, der deltog på mødet.