AB/EK møde 24. juni 2018, kl. 17:15-19:00 Mødelokalet, Femkanten J 1 Afbud til mødet sendes til ab@blaakildegaard.net og ek-blaakildegaard@kab-bolig.dk Deltagere: Fra AB - Søren Evers, Ole Søndergaard, Jonas Brandenburg, Peter Møller Nielsen, Pia Jensen, Erik Gøtze, Per Laukamp og Helle Nielsen. Fra EK - Lars Mann Pedersen (referent) Afbud fra: Sabrina Jørgensen Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden nr. 5/2019, 24. juni 2019... 2 2. Godkendelse af referat nr. 4/2019, 27. maj 2019... 2 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager... 2 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold... 4 5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret... 5 6. Budget 2020 samt vedligeholdelsesplan for årene 2020-2039... 5 7. Status over afdelingens driftsøkonomi... 5 8. Statusopfølgning på konto 119.200 119.420 (Afdelingsbestyrelsen)... 6 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret... 6 10. Næste møde... 7 11. Eventuelt... 7 1/7
1. Godkendelse af dagsorden nr. 5/2019, 24. juni 2019 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender dagsorden. Godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 4/2019, 27. maj 2019 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen godkender referatet, der er fremsendt på mail den 11. juni 2019. Der er ikke fremkommet rettelser til referatet. Godkendt. 3. Ejendomskontoret informerer om aktuelle og kommende driftssager 03.01 Montering af varmefordelingsmålere Montering af varmefordelingsmålere i boligerne afsluttes med udgangen af juni måned, hvorefter de gamle energimålere bliver aflæst med forbruget for 1. halvår 2019. Forbruget fra 1. juli og fremover vil derefter aflæses på de nye målere. Ejendomslederen giver en status på mødet. Ejendomslederen informerede om, at der fortsat resterer 17 boliger, hvor der ikke er monteret nye målere. Disse vil blive monteret i en opfølgningsrunde i august, hvilket medfører, at deres forbrug vil blive skønnet for perioden fra 1. juli og frem til at de bliver monteret. Såfremt der derefter er boliger, hvor lejeren ikke har givet adgang til montørerne, vil genbesøg blive pålignet de pågældende lejere. 2/7
03.02 Asfaltering og vedligeholdelse af hegn på parkeringspladserne Der er i afdelingens budget afsat midler til asfaltering af parkeringspladserne i årene 2019-2021. Samtidig er der afsat midler til en reparation og malerbehandling af hegnene på parkeringspladserne i de samme år. Ejendomskontoret har indhentet tilbud hos forskellige entreprenører på asfalterings-, tømrerog maleropgaverne, og 1. etape af arbejdet vil blive udført inden for det vedtagne budget for 2019. I år bliver det parkeringspladserne ved Cirklen, Trekanten samt 2 parkeringspladser i Femkanten, der bliver renoveret. Der er afsat tilsvarende beløb i afdelingens langtidsplan for årene 2020 og 2021, sådan at parkeringspladserne vil være færdigrenoveret i 2021, hvorefter renoveringen af vejene er planlagt. Asfaltarbejdet vil blive udført fra medio august 2019. 03.03 Gennemgang af vedligeholdelsestilstand på garagerne Ejendomskontoret har medio juni været på en varslet besigtigelse af garagerne i afdelingen. Der har i den forbindelse været fokus på, hvilke vedligeholdelsesopgaver, der må forventes i de kommende år, for at undgå at garagerne forfalder. Der var flere lejere, der ikke var fremmødt eller havde afleveret nøgle forud for besigtigelserne, og disse vil nu få endnu en chance for at give adgang til besigtigelsen, hvorefter ejendomskontoret vil overdrage det videre forløb til juridisk afdeling. Dette kan medføre en opsigelse af de pågældende garagelejemål. Der er meget forskel på, hvilke vedligeholdelsesopgaver, der vil være påkrævet i de forskellige garageanlæg, og ejendomskontoret vil bruge de indhentede informationer til at få de nødvendige vedligeholdelsesopgaver indarbejdet i afdelingens langtidsplan. 3/7
Når ejendomskontoret har en afklaring omkring vedligeholdelsesbehovet, tages det op til vurdering om niveauet for en eventuel vedligeholdelse. Orienteringen taget til efterretning. 03.04 Legepladsinspektion 2019 Der har været foretaget legepladsinspektion i maj 2019. Gennemgangen har medført nogle kommentarer i rapporten. Ejendomskontoret har udarbejdet et notat, hvori de punkter, der skal tages stilling til, er oplistet, idet enkelte punkter vil medføre en større udgift for afdelingen. Notatet er fremsendt til afdelingsbestyrelsen. Langt de fleste kommentarer i rapporten er dog afhjulpet eller på vej til at blive afhjulpet. Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter rapporten og tager stilling til, hvilke løsninger ejendomskontoret skal arbejde videre med. Legepladsen skal leve op til lovens krav, og de kritikpunkter, som er nævnt i rapporten, skal søges udbedret hurtigt muligt. Ejendomskontoret informerede derudover om hærværk på Spider-nettet, som ikke fremgår af rapporten, da dette først er ske efter rapportens udfærdigelse. Udbedringen af dette iværksættes hurtigst muligt. 4. Ejendomskontoret informerer om personaleforhold 04.01 - Personaleforhold generelt Lukket punkt Intet til orientering. 4/7
5. Øvrige meddelelser fra ejendomskontoret Mig og Min Bolig orientering om status. Beboerlokalerne vedligeholdelse af gulve. Beboerlokalet Trekanten G 20 køb af nye spiseborde m.m. Fællesmøde for beboervalgte om det kommende affaldsregulativ i HTK. Der er interesse for et møde med HTK omkring det nye affaldsregulativ. Ejendomslederen arbejder videre med HTK om et fællesmøde mellem HTK og KAB-administrerede afdelinger i Taastrup. Relevante medarbejdere, og genbrugspladsens ledere, vil også blive forsøgt inddraget. De øvrige punkter blev taget til efterretning. 6. Budget 2020 samt vedligeholdelsesplan for årene 2020-2039 Arbejdet med det administrative budgetforslag for 2020 er i gang, og det forventes, at der vil kunne udsendes et oplæg til afdelingsbestyrelsen inden udgangen af juli måned. Afdelingsbestyrelsen skal derefter behandle og godkende et budgetoplæg, der kan fremlægges til godkendelse på afdelingsmødet medio september 2019. 7. Status over afdelingens driftsøkonomi Saldo specifikation pr. 14. juni 2019 for konto 114000 119999 er fremsendt til bestyrelsen som bilag til dagsordenen. Budgetopfølgningen giver ikke ejendomskontoret anledning til bemærkninger. 5/7
Der blev forespurgt om enkelte konti, hvor det så ud til, at der var en overskridelse i forhold til budgettet. Ejendomslederen oplyste, at rekvirerede arbejdere medtages i budgetopfølgningen, men at der i det konkrete tilfælde var tale om en fejlkontering på baggrund af rekvireret arbejde og ikke den endelige faktura. 8. Statusopfølgning på konto 119.200 119.420 (Afdelingsbestyrelsen) Fremlæggelse af budgetopfølgning for de konti som afdelingsbestyrelsen har råderet over. Saldospecifikation pr. 14. juni 2019, samt udspecificerede kontokort fremsendes som bilag. : Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen drøfter og godkender budgetopfølgningen. 9. Sager fra afdelingsbestyrelsen til ejendomskontoret Afdelingsbestyrelsen informerer om eventuelle sager eller forhold til ejendomskontorets opfølgning. Ejendomskontoret tager informationerne til efterretning, samt igangsætter eventuelle initiativer på baggrund af afdelingsbestyrelsens beslutninger. Intet. 6/7
10. Næste møde Næste møde er aftalt til mandag den 2. september 2019 kl. 17.15 Det indstilles, at Afdelingsbestyrelsen noterer sig datoen. Pia Jensen melder afbud til mødet den 2. september. 11. Eventuelt Intet til drøftelse. Mødet blev afsluttet kl. 18.00 7/7