Evaluering IT-Universitetets deltagelse i Roskilde Festival 2006

Evaluering IT-Universitetets deltagelse i Roskilde Festival 2006 Flemming Lindblad Søren Mørk Petersen 1. september 2006 1 Indledning På årets Roskilde Festival 25. juni 2. juli 2006 deltog IT-Universitetet med en internetcafe og fire projekter. Formålet var at gøre ITU synligt for offentligheden i almindelighed og for festivalens gæster, der har en aldersprofil der matcher potentielle ansøgere til ITU s studier, i særdeleshed. 2 Delprojekter, omgivelser, udstyr, materialer og bemanding De fem delprojekter fra ITU bestod af følgende: En internetcafe New Neighbours et interaktivt verdenskort og kunstværk der både er en slags computerspil, computerprogram og installation på samme tid. Hvert land kan flyttes rundt med computerens mus efter dit eget ønske. (i)scream et skrige-projekt som videofilmede festivaldeltagernes skrig og efterfølgende udgiver et skrig om dagen som videopodcasts indtil næste års festival. M-point har lavet feltarbejde og indsamlet data på årets Roskilde Festival til et projekt om offline-fællesskaber på Roskilde Festival. Visionen er at designe et koncept, som kan samle mennesker lige efter en koncertoplevelse og danne ramme for et rum, hvor spontane fællesskaber kan opstå. Mobil Marathon et projekt hvor festivaldeltagerne kunne uploade deres digitale billeder fra festivalen og fortælle en historie herudfra. ITU s stand var, i lighed med arrangementet i 2005, etableret som et 8 10m stort område i et større telt under temaet "Den åbne medieby". I teltet fandtes der desuden en cafe, nogle pladeselskaber, DR, en foto/plakatbutik m.m. 1

I internetcafedelen var der opstillet 20 pc er med webbrowser, FTP/SSH-klient og adgang til internettet via en ADSL-forbindelse købt til lejligheden hos TDC. Der blev opsat eget lokalnetværk med router/brandmur og printer/printserver. Pc erne var opstillet på medbragte borde udlånt af Facilities Management der også stillede stole, koste, klude, køleskab og andet til rådighed. I projektdelen blev der opstillet en skranke hvor festivaldeltagerne kunne tilmelde sig Mobil Marathon, og der blev opstillet et arrangement med New Neighbours-projektet. ITU s del af teltet blev indrettet med en præsentation af ITU på storskærm, og uden på teltet var der et stort banner med IT-Universitetets navn. Bemanding på de forskellige delprojekter fordelte sig som følger: Projektledelse: 3, alle lønnede af ITU Internetcafe: 17, heraf fem lønnede it-medarbejdere New Neighbours: 2 (i)scream: 4 Mpoint: 4 Mobil marathon: 20 Desuden deltog 2 V.I.P. i Roskilde Festival. Alle medhjælpere arbjedede mindst 24 timer under festivalen. Netcafeen var i åbningstiden bemandet med en it-medarbejder der kunne gribe ind over for it-relaterede problemer samt en ekstra vagt Ekstravagterne var rekrutteret blandt frivillige studerende på ITU. Uden for åbningstiden var cafeen bemandet med to nattevagter. Der indgik fem it-medarbejdere og 12 frivillige medhjælpere som bemanding. Vagterne gik fra 8-16, fra 16-24 og fra 00-08. (i)scream-tipien blev bemandet af de fire involverede i projektet. Tipien blev opstillet på forskellige steder ude på campingarealet ved agoraerne. Mpoint-gruppen var ude ved forskellige koncerter for at observere hvordan koncertgængerne bevægede sig rundt efter koncerten. Herudover lavede de workshops og fik nogle af de besøgende i internetcafeen til at besvare spørgeskemaer. Mobilmarathon var bemandet med to vagter i boden og to som gik rundt på pladsen og informerede om projektet. Vagterne var fordelt med 12 inden og 12 timer under festivalen. 3 Opsætning og nedtagning Til transport af udstyr og materialer blev der lejet en kassevogn hos Avis. Udstyr blev transporteret til festivalpladsen fredag 23. juli, og borde, stole, strøm og netværk blev opsat og etableret. Lørdag 24. juni blev computerne sat op, og der blev etableret forbindelse til internettet. Denne dag opsattes også New Neighbours- arrangementet og skranken til Mobil Marathon. Efter lukning kl. 22.30 søndag 2. juli blev alt udstyr pakket sammen i del lejede bil og kørt til København. Mandag 3. juli blev skranken fra Mobil Marathon kørt til opbevaring på festivalpladsen, teltet blev rengjort og leveret tilbage til Roskilde Festival. 2

4 Evaluering af delprojekter Netcafe Netcafeen havde åbent i perioden kl. 10-24 fra søndag 25. juni til onsdag 28. juni, 17-01 torsdag 29. juni, 10-01 fredag 20. juni og lørdag 1. juli, og 10-23 søndag 2. juli. I de dage hvor cafeen havde åbent, var der i hele åbningstiden fuldt besat ved alle terminaler, og ofte var der en kortere eller længere kø for at komme ind. Fra begyndelsn var der en tidsbegrænsning på 30 minutter for brug af computerne; denne nedsattes til 20 minutter fra fredag. Mange besøgende var glade for cafeen idet det var gratis at benytte computerne, og der var mange computere i forhold til festivalens øvrige netcafeer. Hvis man anslår en gennemsnitlig benyttelsestid på 12 minutter per besøgende i de 107 timer netcafeen havde åbent for sine 20 computere, får man et overslag på ca. 10000 gæster i cafeen over hele ugen. På intet tidspunkt var der optræk til ballade eller andre problemer med berusede gæster. Alle opførte sig pænt og fulgte medarbejdernes anvisninger. Der var under forløbet gentagne problemer med strøm iden HPFI-relææt ofte slog fra. Problemet skyldtes ikke bestemte defekte enheder, men sandsynligvis for mange tilkoblede enheder. 1 Problemet blev mindre, men dog ikke elimineret, da der blev etableret en ekstra el-tavle med separat HPFI-relæ. Heldigvis var der kun et strømudfald i åbningstiden resten foregik om natten eller om morgenen. Det ene strømudfald blev dog særdeles dårligt modtaget af de besøgende i netcafeen. New Neighbours Afviklingen af projektet forløb problemfrit. New Neighbours-standen var placeret i netcafeen som en selvstændig enhed. For at undgå misforståelser omkring hvor der var adgang til internettet, var standen udformet således at den visuelt adskilte sig fra de andre computere i netcafeen. Dette fungerede fint. Standen har været ubemandet og er blevet tændt og slukket af netcafeens medarbejdere i forbindelse med åbning og lukning af netcafeen hvilket har været uproblematisk. Der har heller ikke været problemer med fulde mennesker eller hårdhændet behandling af standen. Ifølge netcafeens vagter og projektansvarlig Stine Lofts egne observationer under festivalen har standen været velbesøgt, og den har virket underholdende. Men eftersom standen ikke har været bemandet og der ikke har været etableret systematisk brugsovervågning, er det svært at sige præcist hvor velbesøgt. Det kan overvejes i forbindelse med fremtidige projekter af samme type om den ventetid netcafeens besøgende bruger på at stå i kø, kan udnyttes således at de bliver underholdt bedre og projektet får større eksponering. Dette kunne eventuelt ske ved enten at placere standen i forlængelse af køen til computerne eller ved at benytte et mere fleksibelt køsystem. (i)scream Arbejdet under festivalen gik ud på at indsamle skrig. Til det formål var der konstrueret en stor tipi hvor festivaldeltagerne kunne gå ind og skrige foran et videokamera. Tipien flyttede i 1 Vurdering fra en elektriker tilknyttet Roskilde Festival. 3

dagenes løb rundt på campingarealerne ved de åbne pladser, agoraerne. Målet var at indsamle 365 skrig til et års forbrug. I alt blev der indsamlet over 800 skrig. Projektet nåede dermed fuldt ud sit mål og blev afviklet uden problemer. (i)scream fik en del mediebevågenhed fra såvel danske som udenlandske medier. Mpoint Feltarbejdet for projektet gik ud på at observere koncertgængere i aktion (til koncerten, og efter koncerten - hvad gør de, hvor går de hen, hvem kontakter de m.m) samt at i kontakte koncertgængere som reagerer på følelsen og interviewe dem. Desuden blev der lavet spørgeskemaundersøgelser. Der blev indsamlet tilstrækkelige mængder data, og projektet blev gennemført tilfredsstillende. Mobil Marathon Mobil Marathon-boden havde samme åbningstider som netcafeen. Generelt fungerede det ikke særligt godt med standen; den var ikke særlig meget besøgt af folk som ville høre noget om mobil marathon. Der var til gengæld en del spørgsmål om netcafeen hovedsagelig hvorvidt det var gratis. Formålet med standen var at informere om Mobil Marathon-projektet, få folk til at lave historier på siden www.mobilmarathon.dk, samt at give dem mulighed for at uploade billeder til deres historier. Enkelte benyttede sig af denne mulighed. Hvis projektet skal gentages, anbefales det at tænke lidt mere over om man skal have en stand og hvordan man kan få det benyttet mere. Vagterne som gik rundt på pladsen og informerede om projektet, havde væsentlig mere succes. Under festivalen blev der tilmeldt 300 personer til konkurrencen og der blev i alt uploadet 1200 billeder under selve festivalen. I ugen efter festivalen blev der uploadet flere billeder og festivalgængerne begyndte at lave deres historier da de kom hjem. 5 Samarbejde Internt på ITU I forhold til det tilsvarende arrangement i 2005 har der denne gang været tale om et væsentlig større projekt. Koordineringen har i nogen grad været præget af at der har været to projektledere, Flemming Lindblad og Søren Mørk Petersen. Selv om samarbejdet på tværs er foregået fuldstændig upåklageligt og i god stemning, er der ingen tvivl om at projektet ville kunne være gennemført mere glat med en enkelt overordnet projektleder. Internt på ITU her der også været imødekommenhed. Det har dog ikke været en udbredt opfattelse at ITU s optræden på Roskilde Festival er et samlet ITU-projekt, men nærmere et Itafdelings-projekt. Fx kan man overveje det resursemæssigt forsvarlige i at det er it-medarbejdere der skal slæbe og opsætte borde og stole samt pakke bil. 4

Netcafeen Samarbejdet internt blandt medhjælperne i netcafeen er overordnet set gået godt. Det meste gik som planlagt, og mange har udtrykt tilfredshed med arrangementet og ønske om at deltage igen ved en eventuel gentagelse. Det har nogle gange givet anledning til forvirring blandt vagterne at man ikke kendte alle projektdeltagere, og at der derfor var tvivl om hvem det måtte opholde sig i baglokalet, herunder oplagre bagage og ejendele. Projektdeltageres opladning af mobiltelefoner har skabt nogen uorden og givet anledning til bekymring, specielt set i lyset af de ustabile elforhold. New Neighbours Samarbejdet med New Neighbours har fungeret fint. Flemming Lindblad var tidligt i kontakt med Stine Loft der var ansvarlig for delprojektet, og der blev testet software, lavet aftaler om materialer, indkøb og transport. Projektet blev afviklet uden problemer. (i)scream Projektet har overordnet været selvkørende. Et enkelt problem opstod da de grene der skulle bruges til projektets tipi ikke kunne være i den lejede ITU-bil. Aftalen var ikke klar på forhånd, og det var ikke klart hvordan problemet skulle løses. Der blev lejet en større bil til formålet, og materialerne kom frem. Mpoint Mpoint blev afviklet problemfrit. Projektdeltagerne var tidligt i kontakt med Flemming Lindblad, og der blev lavet aftaler om udstyr, computere og transport. Her var det en stor fordel at FL havde en rolle både i It-afdelingen og som projektleder. Mobil Marathon Mobil Marathon blev i sin tid placeret under ITU fordi festivalen og ITU ønskede dette. Mobil Marathon blev primært arrangeret af FLOC og Søren Mørk fra InC. Denne konstellation mellem FLOC, ITU (InC og It-afdelingen) og tre kontaktpersoner fra Roskilde Festival (Esben Danielsen, Peter Hvilsom og Riem Zouzou) gav somme tider anledning til forvirring om hvilke aftaler der var lavet og hvem der stod for hvad (herunder bla. presse for Mobil Maraton). Hvis der en anden gang skal laves et projekt med eksterne partnere, skal det fra starten af defineres hvad samarbejdet består i, hvem der gør hvad osv. Generelt har samarbejdet dog forløbet fint, specielt samarbejdet mellem Søren Mørk og It-afdelingen har fungeret upåklageligt. Roskilde Festival Samarbejde med Roskilde Festival har fungeret fint. Fra festivalens side har Peter Hvilsom Larsen været områdekoordinator for Pavilion-området, og Esben Danielsen har været kontaktperson 5

for projekterne. Fra festivalens side har vi kun oplevet imødekommenhed og bortset fra en hektisk periode i maj hurtige, nyttige svar på henvendelser. Ansvarsdelingen på ITU har dog givet anledning til nogen parallel koordination; Søren Mørk med Esben Danielsen og Flemming Lindblad med Peter Hvilsom. Her kunne også opnås hurtigere og mere utvetydige resultater hvis ITU havde haft en enkelt projektleder. TDC I år var internetforbindelsen fra TDC etableret allerede lørdag 24. juni; modem og skillefilter sat op, og forbindelsen virkede fra starten. 6 Økonomi Regnskabet er afsluttet. De samlede udgifter beløb sig til kr. 48804,68 for alle materialer, annoncering m.v. Hertil kommer et antal timer for projektledelse (Søren Mørk 158 timer, Flemming Lindblad 120 timer), bemanding af it-vagter i netcafeen (120 timer) samt installation af computere, opsætning, nedtagning, pakning af bil osv. (anslået 100 timer). 7 Projekter som 4/12/16-ugers projekter De studerende bag to af projekterne, (i)scream og Mpoint, integrerede deres Roskildeprojekt i deres fire-ugers projekt; forløbet gik rigtig godt. Det var en klar fordel at de studerendes vejledere, Søren Mørk ((i)scream) og John Paulin (Mpoint), var så tæt involveret i den generelle planlægning af ITU s forskellige arrangementer på Roskilde Festival. Hvis denne form skal gentages, bør informationsmødet ligge i slutningen af september og ikke i starten af januar. De studerende skal endvidere informeres mere specifikt om hvor krævende det er at lave et projekt på Roskilde Festival samtidig med at de har eksamener. Dette vil også i høj grad være gældende for Roskilde-projekter der ikke er 4-ugers-projekter idet der ud over projektforbedelsen ligeledes er eksamener at tænke på; også her vil det være en stor fordel hvis informationsmødet lægges i efteråret. 8 Punkter til overvejelse ved evt. gentagelse Fra årets arrangement er der høstet en del erfaringer som bør tages med i overvejelserne ved en eventuel gentagelse. Der bør udpeges en enkelt ansvatlig projektleder fra ITU s side. Denne skal stå for al kontakt til projektdeltagerne såvel som Roskilde Festival. Da mange af projekterne kræver it-støtte, bør denne komme fra It-afdelingen, eller som minimum have et tæt samarbejde med It-afdelingen. Det skal overvejes om de studerendes projekter skal køre som ITU-projekter eller om de studerende skal integreres mere direkte i Roskilde Festivalen i de forskellige afdelinger 6

som de falder ind under, typisk Event og Mobilgruppen. Fordelen ved det første er at ITU får presseomtalen, som eksempelvis i forbindelse med (i)scream-projektet. Ulempen er at det er enormt ressourcekrævende for projektlederen på ITU. Da projektet set fra ITU s side afvikles for at promovere ITU over for omverdenen, anbefales det at alle projekter skal være ITU-projekter og at der afsættes resurser (projektledelse) til dette. Informationsmøder med deltagelse af projektledere fra Roskilde Festival bør ligge tidligt i efteråret så der er bedre tid til at planlægge projekterne. ITU s deltagelse bør fra ledelsens side afklares tidligt om foråret så formalia som budget og øvrigt resurseforbrug er på plads i god tid. Strømproblemet skal i god tid afklares i samarbejde med en el-installatør. Det kan overvejes om der skal anskaffes nødstrømforsyning til formålet så nedetid for besøgende kan undgås. Vagttiderne bør genovervejes. Det har været vanskeligt for nogle vagter at nå frem før kl. 8. Dette skal sammenholdes med at nattevagten ikke må være for lang eller gå for langt op ad formiddagen. Fordele og ulemper skal afvejes. Der bør etableres en service så alle projektdeltagere kan få opladet deres mobiltelefon. 9 Konklusion Med ca. 10000 besøgende på en uge må formålet med at eksponere ITU for offentligheden siges at være opfyldt. IT-Universitetet hr slået sit navn fast som medspiller i et progressivt og attraktivt miljø, og såfremt der er mulighed for at gentage arrangementet, bør det gennemføres med nye projekter for festivalens deltagere. 7