Deltagere: Niels Højberg, Ingelise Hosszu, Kirsten Skjødt, Per Møller Madsen, Svend Larsen. Poul Bonde, Torben Jensen, Orla Hoppe, Anders Frølund, Kirsten Jensen, Ole Olsen, Afbud: Eva Teilmann, Søren Aggergaard Mikkelsen, Flemming Larsen Vedr.: Kontorchefmøde Dato: 2008.06.02, kl. 13.00 15.00 Sted: Mødelokale 011 Referat Dato: 2008.06.02 Reference: BBE/KJ Direkte tlf: 8942 1957 E-post: bbe@adm.au.dk E-post: kj@adm.au.dk NH indledte mødet med orientering om, at Søren E. Frandsen samme dag havde første arbejdsdag som prorektor. Punkt 1: Den fremtidige mødefrekvens NH indledte med at indbyde til drøftelse af, hvordan mødefrekvensen skal være fremover, om der fortsat skal være to administrative mødeforaer, og hvordan kredsene kan hjælpe rektorat, sig selv og andre med at blive mindre stresset via maksimalt informationsniveau, tilbagemelding på spørgsmål mm. NH opfordrede til drøftelse i den kommende tid af erfaringerne fra det seneste år, så disse anvendes i det fremadrettede arbejde. Det er udfordrende at håndtere de høje ambitioner, som ofte er uprioriterede og foregår i et hurtigt tempo og med travlhed. Alle arbejder hårdt, men der er behov for at flytte på kulturen på de felter, hvor der ikke har været tradition for at bruge tid på tilbagemelding til rektorat mm. Det blev drøftet, at forventninger også skal afklares den anden vej. Ofte er der travlhed i rektorat og omegn, hvorfor man foretager de bedst mulige handlinger decentralt, men Universitetsdirektøren Aarhus Universitet Bygning 1430 Nordre Ringgade 1 8000 Århus C Tlf: 8942 1111 Fax: 8619 7029 E-post: direktor@au.dk Web: www.au.dk/led
risikerer utilfredshed, fordi man ikke ramte plet, men alternativet havde været passivitet. Der trækkes store veksler på decentrale medarbejdere, der er med i mange projekter. NH nævnte, at der i de seneste måneder er blevet systematiseret meget, men der skal nok tages yderligere skridt med projektoversigt med deadlines mm. Det blev drøftet, at det er en mulighed at etablere sharepoint, hvor man kan se, hvor langt projekter er henne i processen. Det blev aftalt, at OO/KJ (sammen med rektors PA Anette Juhl) tager initiativ til drøftelse med AF af en simpel model for vigtige projekter for rektoratet. Det blev drøftet, at der er mange skibe i søen og ofte flere, end organisationen har ressourcer til. Pt mangler en autoritativ database med konsoliderede tal. En sådan base kunne minimere antallet af fejl. AF nævnte arbejdsmiljøundersøgelsen på det fællesadministrative område, hvor det psykiske arbejdsmiljø kommer godt ud, hvilket tyder på, at medarbejderne finder arbejdet interessant på trods af travlhed mm. Det er vigtigt, at lederne er opmærksomme på at motivere medarbejdere, vende kritik til konstruktiv dialog mm. NH runddelte mulige tidspunkter til MUS-samtaler, som kredsen melder tilbage til Winnie (wfj@adm.au.dk) om efter først-til-mølle princippet. Efter MUS-runden tages en opsamlende drøftelse i kredsen. Herunder drøftes der også mødeform (f.eks. temamøder), mødefrekvens, relation til sekretariatschefkredsen mm. 2
Punkt 2: Den administrative forandringsproces Se http://www.au.dk/da/politik/strategi/admforandring It : Der er 20 ansøgere til it-vicedirektørstillingen. Der holdes samtaler den 12. juni. Økonomi : KS orienterede om, at den nye Navisionversion og workflowsystemet er udsat fra centralt hold. Der skal via drøftelse i dekankredsen tages beslutning. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der skal se på overlap mellem PØS, ARS mv. Der er behov for kontakt mellem sporlederne, da der er en del overlapningsfelter. STADS : AU s projektorganisation er på plads, men er afhængig af KU s fremdrift. HR : Er igang med de indledende faser. Bygning: Går igang med rengøringsområdet, er ved at finde et fælles system. Kommunikation : er igang med afgrænsning ift it-sporet. International taskforce og arbejdsgruppe forventes samlet til møde ultimo juni. Punkt 3: Mobilnumre og medarbejderdatabase Det blev drøftet, at AU-mobiltelefonnumre bør være synlige på hjemmesider og i medarbejderbasen. Det er op til den enkelte leder at finde løsninger omkring vagttelefoner mm. Emnet drøftes også på kommende 3
møde i sekretariatschefkredsen. Oplysning om medarbejderes placering på bygningsnumre blev også drøftet. AF nævnte, at afdelingsleder skal melde ind, hvilket vist fremgår af institutleder-vejledningen. Punkt 4: Bestyrelsesmøde 2008.06.09 Hovedpunktet er status på 1. kvartal-regnskabet. Derudover blev nævnt: principper for den fremadrettede budgetlægning, overheadsituationen, flow i eksterne bevillinger, finansiering af den fysiske udbygningsplan, AU s ønske om at blive et selvstændigt administrativt center, orientering om forskningsfonden mm. Punkt 5: Koordination af aktuelle udbudsopgaver TJ orienterede om, at der for et stykke tid siden er blevet nedsat en indkøbsarbejdsgruppe, der skal se på feltet. DJF har et konkret problem, som skal håndteres via arbejdsgruppen. TJ kontakter DJF. IH gjorde opmærksom på, at der skal koordineres mellem indkøbs- og bygningsgrupperne. Punkt 6: Faste punkter Nyt fra UDU Udvalget holder næste møde ultimo juni men har været på studiebesøg i Irland. NH pointerede vigtigheden i større kontaktflade til VTU, hvilket i nogen grad afhjælpes af, at rektoratet har planer om at etablere et fast kontor på DPU, hvilket giver bedre 4
arbejdsmulighed i hovedstadsområdet. Kursusdeltagelse KS orienterede fra kursus i Økonomistyrelsen om servicecentre, hvor det blev pointeret, at ansvaret fortsat ligger hos institution/rektor. Der vil også blive placeret servicecentre uden for København. Punkt 7: Ad hoc Elektroniske visitkort. OH orienterede om, at der arbejdes på at finde en løsning, der baserer sig på telefondatabasen suppleret af oplysninger andre steder fra. Derefter køres der et pilotprojekt med henblik på at etablere en fælles model. KS spurgte til digital signatur, som kræves af forskningsrådene. OH orienterede kort om feltet. Sommervagtplan Første udkast blev uddelt med opfordring til at aflevere eventuelle kommentarer til KJ, hvorefter ny version udarbejdes og rundsendes. Rektoratets majmøder med hovedområder NH orienterede kort fra møderne. Punkt 8: Eventuelt SL orienterede fra lønrunden, som er i fuld gang. SL orienterer kredsen, når aftalerne er på plads. Referent: Kirsten Jensen 5