Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014-2018 Version 2.0 (bemærkninger fra Strategi & Analyse)
Indhold 1. Baggrund... 3 2. Opbygning... 3 3. Forretningsmæssige målsætninger... 4 4. Vision, pejlemærker og principper... 4 4.1 Vision... 4 4.2 Pejlemærker... 5 4.2.1 Implementering... 5 4.2.2 Kompetencer... 6 4.2.3 Kvalitet... 7 4.2.4 Ledelse... 7 5. Organisering... 8 Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 2
1. Baggrund Byrådet i Holbæk Kommune vedtog i 2011 en digitaliseringsstrategi for årene 2011-2015. Til strategien blev knyttet en ambitiøs økonomisk målsætning og en række pejlemærker. Vi er nu nået så langt, at den økonomiske målsætning er tæt på at være nået, og vi er kommet langt i forhold til at nå de vedtagne pejlemærker. Der er således behov for at nytænke strategien og øge ambitionerne på det økonomiske område og herunder at revurdere de pejlemærker og principper, der knytter sig til strategien. I oplægget til Byrådet om Holbæk i Fællesskab er digitalisering tænkt ind som et meget væsentligt element både i forhold til at skabe det nødvendige økonomiske råderum og som en kilde til fortsat innovation og udvikling af kommunens kerneopgaver. Den reviderede digitaliseringsstrategi skal sætte retning på dette arbejde og bidrage til, at den fortsat kraftige digitale udvikling indarbejdes i rammerne for digitaliseringsarbejdet i Holbæk Kommune. Der vil være behov for fortsat at følge udviklingen tæt og løbende vurdere behovet for at revidere strategien. Den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi, der rækker frem til 2015, forventes afløst af en ny fælles digitaliseringsstrategi. Så snart den foreligger, vil der eventuelt være behov for at revurdere kommunens digitaliseringsstrategi for så vidt angår rammer og retning. Holbæk Kommune gennemfører desuden i øjeblikket i samarbejde med 13 andre sjællandske kommuner en analyse af et muligt tættere samarbejde om IT og digitalisering. Hvis dette samarbejde bliver konkret må det forventes, at det vil få betydelig indflydelse på de deltagende kommuners digitaliseringsstrategier og på udmøntningen af disse. 2. Opbygning Digitaliseringsstrategien dækker den overordnede digitalisering i Holbæk Kommune og består af 3 dele: Vision rummer den overordnede retning og ambitionsniveau for IT og digitalisering. Visionen beskrives nærmere i afsnit 4.1. Pejlemærker uddyber og konkretiserer visionen, og kan opfattes som delvisioner for strategiarbejdet. Pejlemærkerne beskrives nærmere i afsnit 4.2. Principper udtrykker de konkrete retningslinjer i forhold til digitaliseringen med henblik på at sikre en ramme for udviklingen i retning af vision og pejlemærker. Principperne beskrives ligeledes i afsnit 4.2. Visionen og pejlemærkerne er langsigtede. Der arbejdes mod år 2018 som en konkret tidshorisont det vil sige 4 år frem. Såfremt der kommer nye fælles offentlige/kommunale digitaliseringsstrategier skal det vurderes, om de skal indarbejdes i nærværende strategi. Vision, pejlemærker og principper revideres senest i 2016. En samlet oversigt over vision, pejlemærker og principper er vist herunder. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 3
Principper Pejlemærker Vision Digitalisering skal effektivisere vores opgaveløsning Implementering Vi arbejder med digitalisering, der hvor det giver størst effekt i forhold til indsatsen, og vi gevinstrealiserer via business cases Optimal systemanvendelse i forhold til løsning af kerneopgaven Lederne sikrer og understøtter organisatorisk implementering af digitaliseringstiltag Data kan tilgås på tværs af systemer og fagområder Kompetencer Vi løfter vores digitale kompetencer, så vi formår at udnytte de digitale muligheder maksimalt Alle har relevante digitale kompetencer til effektivt at løse deres kerneopgaver Digitale kompetencer udnyttes og udvikles i forhold til kerneopgaven Borgere og virksomheder har kompetencer til at anvende de digitale services Kvalitet Vi har øje for, at digitalisering samtidigt kan give både kvalitetsløft og effektivisering Relevante digitale data gøres let tilgængelig for borgere og virksomheder Standardiserede løsninger anvendes hvor det er optimalt Innovative løsninger udvikles i samarbejde med andre Ledelse Vi har fokus på den digitale ledelsesopgave og sikrer, at vores ledere varetager deres rolle i digitaliseringen Vores ledere går forrest og er digitalt kompetente Ledelsen skaber mulighed for initiativ, der fremmer innovation i fagområderne Styringsgrundlaget sikres via effektiv anvendelse af projektog porteføljesystemet 3. Forretningsmæssige målsætninger Det primære formål med digitalisering i Holbæk Kommune er, at effektivisere kommunens opgaveløsning og understøtte såvel kommunens overordnede vision som den vedtagne effektiviseringsstrategi. Holbæk Kommune ønsker at have særligt fokus på at realisere både de økonomiske og andre gevinster af de nye digitale løsninger. Omdrejningspunktet for gevinstrealiseringen vil være en bred og dybdegående implementering med særligt fokus på at gennemføre automatisering på fagområderne samt på de tværgående løsninger. Ovenstående er i god overensstemmelse med Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi som løber frem til 2015. Holbæk Kommunes digitaliseringsstrategi danner rammerne for, hvordan vi arbejder med digitalisering og understøtter implementering af de nationale strategier. 4. Vision, pejlemærker og principper I dette afsnit uddybes vision, pejlemærker og principper. 4.1 Vision Vores overordnede mål med digitalisering er, at: Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 4
Digitalisering er ikke et mål i sig selv. Digitalisering skal kun foretages og prioriteres, hvor der forventes et godt udbytte i forhold til opgaveløsningen, hvad enten denne er af administrativeller servicemæssig karakter. Det betyder også, at vores primære formål med digitalisering er effektivisering. Digitalisering kan samtidig give andre positive gevinster som fx højere kvalitet, bedre service, øget medarbejdertilfredshed. Vores overordnede mål med at effektivisere opgaveløsningen gennem digitalisering er at sikre, at løsning af kerneopgaven fremadrettet kan ske med færre ressourcer. Strategien er således en naturlig forlængelse af vores effektiviseringsstrategi, og understøtter dermed også dennes målsætninger. Denne strategi skal bidrage til en effektivisering af opgaveløsningen i Holbæk Kommune med kr. 25 mio. om året fra 2018. 4.2 Pejlemærker Vores vision konkretiseres gennem fire pejlemærker, der kan opfattes som delvisioner i forhold til udmøntning af visionen. For hvert pejlemærke er der formuleret et antal principper, som skal bidrage til at understøtte vores retning og realisering af visionen og pejlemærkerne. Principperne, der også kan opfattes som et sæt leveregler, skal holdes op mod vores digitaliseringsprogrammer og digitaliseringsinitiativer for at sikre, at vi er på rette vej i forhold til at realisere visionen. 4.2.1 Implementering Vi arbejder med digitalisering, der hvor det giver størst effekt i forhold til indsatsen, og vi gevinstrealiserer via business cases For at sikre, at midlerne til digitalisering anvendes bedst muligt, skal de initiativer, vi forventer giver den største effekt, prioriteres højest i forhold til såvel økonomisk som ressourcemæssig investering. For at få det bedst mulige afsæt for implementering involverer vi relevante beslutningstagere til kvalitetssikring både i forarbejdet, men også løbende. For efterfølgende at sikre, at de gennemførte digitaliseringsinitiativer reelt har bidraget med den forventede effektivisering, følger vi via bl.a. business cases op på, om alle de forventede gevinster er realiseret. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 5
Principper for pejlemærket implementering Optimal systemanvendelse i forhold til løsning af kerneopgaven Det betyder, at vi fokuserer på at forbedre udnyttelse af funktionaliteten i eksisterende itløsninger samt at vi løbende tilpasser og forbedrer arbejdsgangene omkring vores itløsninger Det er vigtigt, fordi der er et uudnyttet potentiale i at optimere anvendelsen af eksisterende it-løsninger Lederne sikrer og understøtter organisatorisk implementering af digitaliseringstiltag Det betyder, at vi i forbindelse med alle digitaliseringsprojekter sikrer, at organisering og processer tilpasses i forhold til it-løsningerne Det er vigtigt, fordi der i effektivisering af arbejdsgange forventes et stort gevinstpotentiale Data kan tilgås på tværs af systemer og fagområder Det betyder, at vi ser Holbæk Kommune som en enhedsforvaltning, hvor vi skaber sammenhæng mellem it-løsningerne og på tværs af organisationen deler relevante data til brug for opgaveløsningen Det er vigtigt, for at kunne arbejde helhedsorienteret 4.2.2 Kompetencer Vi løfter vores digitale kompetencer, så vi formår at udnytte de digitale muligheder maksimalt En forudsætning for gevinstrealisering er, at såvel medarbejdere som borgere og virksomheder er bekendt med de digitale muligheder, som kommunen tilbyder, og at alle forstår at anvende dem. Det er derfor vigtigt, at vores medarbejdere kender de digitale muligheder, som kommunen råder over og påtager sig opgaven med at være digitale ambassadører. Borgernes og virksomhedernes viden om og evne til at anvende de digitale muligheder er nøglen til vores succes. Principper for pejlemærket Kompetence Alle ansatte har relevante digitale kompetencer til effektivt at løse deres kerneopgaver Det betyder, at vi løbende uddanner ledere og medarbejdere i både nuværende og nye systemer, der er relevante i forhold til løsning af kerneopgaven Det er vigtigt, fordi vi skal løse opgaverne hurtigt og effektivt Digitale kompetencer udnyttes og udvikles i forhold til kerneopgaven Det betyder, at opgaverne løses af medarbejdere, der besidder de rette kompetencer og at disse øges i takt med behovet. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 6
Det er vigtigt for medarbejdernes trivsel, at der er sammenhæng mellem opgaver og kompetencer Borgere og virksomheder har kompetencer til at anvende de digitale services Det betyder, at vi udvikler borgernes og virksomhedernes digitale kompetencer ved at træne og støtte dem i anvendelsen af de digitale muligheder Det er vigtigt, fordi det øger anvendelsen af de digitale muligheder, og er en forudsætning for at kunne høste de ønskede gevinster 4.2.3 Kvalitet Vi mener at, at digitalisering kan give både kvalitetsløft og effektivisering. I forlængelse af Holbæk Kommunes effektiviseringsstrategi skal vi sikre, at digitalisering ikke resulterer i faldende kvalitet. Kvaliteten skal med andre ord som minimum holdes på det nuværende niveau, medens den i mange tilfælde direkte kan løftes som følge af digitalisering. Vores primære formål med digitalisering er dog fortsat effektivisering og ikke kvalitetsløft. Principper for pejlemærket Kvalitet Relevante digitale data gøres let tilgængelig for borgere og virksomheder Det betyder, at vi skaber sammenhængende løsninger og giver borgere og virksomheder adgang til selvbetjeningsløsninger, hvor relevante data kan tilgås Det er vigtigt, fordi borger og virksomheder i takt med udviklingen forventer at kunne tilgå data 24/7 Standardiserede løsninger anvendes, hvor det er optimalt Det betyder, at vi vælger standardløsninger, når de kan opfylde vores behov Det er vigtigt fordi, vi skal være omkostningsbevidste i vores løsningsvalg Nye innovative løsninger udvikles i samarbejde med andre Det betyder, at vi søger udviklingssamarbejde med andre, som har samme udviklingsbehov som vi Det er vigtigt, fordi vi mener, at det er for dyrt at udvikle løsninger selv 4.2.4 Ledelse Vi har fokus på den digitale ledelsesopgave og sikrer, at vores ledere varetager deres rolle i digitaliseringen. Digital ledelse er en forudsætning for positiv digital forretningsudvikling, hvad enten det drejer sig om digitalisering af kerneopgaver eller af administrative støtteopgaver. Vores ledere skal have forståelse for deres opgave som rollemodeller og for deres ansvar i forhold til digitaliseringsinitiativer. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 7
Principper for pejlemærket Ledelse Vores ledere går forrest og er digitalt kompetente Det betyder, at vores ledere har kompetencer, der gør dem i stand til at gennemføre digitalisering i samarbejde med medarbejderne og borgerne Det er vigtigt, fordi det er forudsætningen for at løfte organisationens digitaliseringsgrad Ledelsen skaber mulighed for initiativ, der fremmer innovation i Holbæk Kommune Det betyder, at lederne skal skabe råderum til innovation som understøtter løsning af kommunens kerneopgaver. Det er vigtigt, fordi det er medarbejderne, der kan se de innovative løsninger Styringsgrundlaget sikres via effektiv anvendelse af projekt- og porteføljesystemet Det betyder, at alle projekter gennemføres og afrapporteres i forhold til Holbæk Kommunes projektmodel. Det er vigtigt for at kunne følge porteføljens retning og fremdrift. 5. Organisering Digitaliseringsstrategien skal spille sammen med kommunens Strategi for Velfærdsteknologi og IT strategi og skal understøtte forretningsområdernes udvikling af kerneopgaven. Holbæk Kommunes beslutningsstruktur for it og digitalisering og styregruppen for digitalisering og velfærdsteknologi sikrer retningen og fremdriften i digitaliseringsarbejdet. Holbæk Kommune Digitaliseringsstrategi 2014 2018 8