ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Telefon 39 69 25 44 Kontortid 09-13 (torsdag også 16-17.30) 2860 Søborg E-mail: abg@abg.dk Udlejning 10-13 (torsdag også 16-17.30) www.abg.dk Søborg, den 4. april 2019 Referat fra møde i Organisationsbestyrelsen Torsdag den 28. marts 2019 kl.17:00 Mødet afholdtes i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2B, 2. Deltagere: Administrationen: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Mogens Bentsen, Mirsad Crneta, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith DAGSORDEN Sag 9371 Godkendelse af referat Sag 9372 Revisionsprotokol Sag 9373 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9374 Udlejningsforhold Sag 9375 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9376 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9377 Repræsentantskabsmøde den 18. marts 2019 Sag 9378 Evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb Sag 9379 Styringsdialog 2019 Sag 9380 Det årlige møde med Byrådet Sag 9381 Gladsaxe Kommunes køb af institutioner Sag 9382 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9383 Effektiviseringspotentialer Sag 9384 Orientering fra administrationen Sag 9385 Kredsudvalget Sag 9386 Fritidsudvalget Sag 9387 BL orientering Sag 9388 Eventuelt Sag 9389 Næste møde Sag 9390 Øvrige datoer Sag 9391 Eventuelle sager til behandling
9371 Godkendelse af referat, B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 28. februar 2019 var tilgængelig i Prepare 7. marts 2019. Godkendt. b. Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde Referat fra ekstraordinært bestyrelsesmøde 18. marts 2019 var tilgængelig i Prepare 21. marts 2019. Godkendt. 9372 Revisionsprotokol, E-sag Revisionsprotokollatet af 28. februar 2019 vedrørende regnskabet for 2017/18, siderne 687 703 er godkendt på bestyrelsesmødet 28. februar 2019. 9373 De før mødet udsendte skrivelser, E-sag Ingen udsendte skrivelser. 2
9374 Udlejningsforhold, E-sag a. Aftale om ændring af ventelistesystemet for udlejning Regeringen og Dansk Folkeparti har fremsendt forslag om at ændre ventelistesystemet for udlejning af almene familieboliger, hvor hver anden ledige almene bolig fordeles direkte til boligsøgende på den eksterne venteliste. Vedhæftede artikler fra Fagbladet Boligen, som beskriver aftalen og selve aftalen. Herudover vedhæftet artikel som beskriver, at det bliver svære at få en egnet bolig. Der henvises også til udsendte BL-politik nr. 2 "Udlejningsforslag gør det ikke lettere at få en almen bolig" Til efterretning b. Parallelsamfund - Ghettokriterier og venteliste Vedhæftet oversigt over ghettokriterier for almene boligområder 2018 for områderne i Gladsaxe Kommune. På mødet vil der være en orientering herom. Herudover vedhæftes artikel fra Fagbladet Boligen om ventelisten og sortering af beboere efter etnicitet, hvilket ikke er muligt. På mødet vil der være en dialog herom. 9375 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål, E-sag a. Afdeling - Pileparkerne - Dialogmøde social balance i Mørkhøj Vedhæftet program for dialogmøde 9. april 2019 mellem Gladsaxe Kommune og Pileparkerne. Der vil på mødet være en orientering herom. 3
9376 Støtte til visse boligafdelinger, B-sag Ingen sager til behandling. 9377 Repræsentantskabsmøde den 18. marts 2019, E-sag a. Bestyrelsens sammensætning, B-sag På Repræsentantskabsmødet den 18. marts 2019 genvalgtes Erik Bengtsson, Lars Ulrik Hansen, Majbrit Jørming, Palle Nielsen, Mogens Bentsen. Organisationsbestyrelsen består herefter af: Ryno Scheil Finn Sørensen Carsten Petersen Flemming Larsen Erik Bengtsson Majbrit Jørming Palle Nielsen Lars Ulrik Hansen Alice Christiansen Mogens Bentsen Mirsad Crneta Anne Schiøler Michael Kristensen Valgt af de ansatte i administrationen Valg af ejendomsfunktionærerne På Repræsentantskabsmødet den 21. april 1997 vedtoges, at valg af bestyrelsesformand og næstformand sker af bestyrelsen, dvs. bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Der skal således på mødet ske valg af formand og næstformand for bestyrelsen. Ryno Scheil genvalgtes uden modkandidat til formand for bestyrelsen. Finn Sørensen genvalgtes uden modkandidat til næstformand for bestyrelsen. 4
b. Dagsordenens pkt. 4 bestyrelsens beretning 2017/18, E-sag Såvel bestyrelsens skriftlige som mundtlige beretning 2017/18 godkendtes enstemmigt. c. Dagsordenens pkt. 7 indkomne forslag, E-sag Fra Peter Lawrence Brooker afdelingsbestyrelsesformand i Egeparken 1 Det foreslås, at selskabet som hidtil godkender de budgetter, der er vedtaget på afdelingsmøderne, medmindre disse åbenlyst er ulovlige eller ikke hænger økonomisk sammen. Baggrund: I forbindelse med spareplanerne har det været nævnt, at man muligvis fra selskabet ville bestemme niveauet på bemandingen i de forskellige afdelinger. I forvejen er det således, at afdelingsbestyrelsernes deltagelse i klagebehandling er stærkt reduceret, ligesom man nu ikke må få at vide, hvem der flytter ind. Hvis afdelingsmødet mister den faktiske ret man har haft til at bestemme serviceniveauet, er der ikke meget tilbage af beboerdemokratiet. Behandling Forslaget blev uddybet af forslagsstiller Peter Lawrence Brooker og herefter kommenteret af Ryno Scheil. Forslagsstilleren trak efterfølgende forslaget. d. Dagsordenens pkt. 8 Valg til Fritidsudvalget, B-sag I henhold til udvalgets kommissorium består udvalget af 7 medlemmer samt 3 suppleanter valgt således: Udvalgsmedlemmer Suppleanter 4 2 (3) Bestyrelsen 3 1 7 3 (4) 5
Som medlem af Fritidsudvalget - valgt af Repræsentantskabet 2019 valgtes: Bent Poul Johansson Lyngparken 2 frem til 2021 (genvalg Claus Rydstrøm Torveparken frem til 2021 (genvalg) Endvidere valgtes som suppleanter (1-årige valg): Mette Kjærgaard Pedersen Mølleparken 1 frem til 2020 (genvalg) Vakant - frem til 2020 Vakant - frem til 2020 Fra bestyrelsen er tidligere udpeget: Per Helligkilde Lyngparken 1 Karin Månsson Stationsparken 1 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken Til mødet skal foretages udpegning af 3 udvalgsmedlemmer. På mødet genudpegedes: Per Helligkilde, Karin Månsson og Hans-Jørgen Jørgensen. Fritidsudvalgets sammensætning er herefter: 2019 Bent Poul Johansson Lyngparken 2 2 år (genvalg) Claus Rydstrøm Torveparken 2 år (genvalg) 2018 Palle Nielsen Skoleparken 1 2 år Torben Jensen Lyngparken 1 2 år Udpeget af bestyrelsen: Per Helligkilde Lyngparken 1 1 år Karin Månsson Stationsparken 1 1 år Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken 1 år 6
Suppleanter valgt af Repræsentantskabet Mette Kjærgaard Pedersen Mølleparken 1 1 år (genvalg) Vakant - - Vakant - - e. Dagsordenens pkt. 9 Valg til Kredsudvalget, B-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Valgt af Repræsentantskabet Kredsdelegerede Suppleanter Lige år Ulige år Lige år Ulige år 6 5 2 2 Udpege af bestyrelsen 4 5 1 1 10 10 3 3 Valgperioden er 2 år. På Repræsentantskabsmødet den 18. marts 2019 foretoges valg således: Kredsdelegerede: Torben Nielsen Pileparken 1 frem til 2021 (genvalg) Steen Løfqvist Torveparken frem til 2021 (genvalg) Mogens Bentsen Torveparken frem til 2021 (genvalg) Peter Weng Skoleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Henrik Forchhammer Kildeparken 3 - tidligere suppleant frem til 2021 Suppleanter valgt af Repræsentantskabet: Da ingen umiddelbart ønskede at opstille, foresloges det, at finde to suppleanter for et år i stedet for to år. Claus Lundbæk Kildeparken 1 frem til 2020 (nyvalg) Vakant - frem til 2020 Fra bestyrelsen er tidligere udpeget som Kredsdelegerede: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2019 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2019 7
Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2019 Ryno Scheil Stationsparken 1 frem til 2020 Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2020 Henning J. Hovmand Administrationen frem til 2020 Vakant - frem til 2020 Suppleanter udpeget af bestyrelsen: Magnus Petersen Ejendomsfunktionær frem til 2019 Vakant - frem til 2020 Til mødet skal der ske udpegning af 5 kredsdelegerede samt 1 suppleant frem til 2021. Herudover skal der udpeges 1 kredsdelegeret samt 1 suppleant frem til 2020. På mødet genudpegedes: Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Erik Bengtsson, Jesper Loose Smith, Christian Jensen. Herudover blev også Mirsad Crneta udpeget. Som suppleant genvalgtes Magnus Petersen. Herudover blev også Carsten Petersen udpeget. Kredsudvalgets sammensætning er herefter: Kredsdelegerede valgt af Repræsentantskabet 2019: Torben Nielsen Pileparken 1 frem til 2021 (genvalg) Steen Løfqvist Torveparken frem til 2021 (genvalg) Mogens Bentsen Torveparken frem til 2021 (genvalg) Peter Weng Skoleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Henrik Forchhammer Kildeparken 3 frem til 2021 (tidl. sup.) Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2020 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2020 John Bjarnø Petersen Pileparken 1 frem til 2020 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2020 Inge Binder Kildeparken 3 frem til 2020 Anne Baillais Clausen Tinghøjparken frem til 2020 8
Suppleanter valgt af Repræsentantskabet: Claus Lundbæk Kildeparken 1 frem til 2020 (nyvalg) Vakant - frem til 2020 Vakant - frem til 2021 Vakant - frem til 2021 Kredsdelegerede udpeget af bestyrelsen: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2021 (genvalg) Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2021 (genvalg) Christian Jensen Ejendomsfunktionær frem til 2021 (tidl. sup.) Ryno Scheil Stationsparken 1 frem til 2020 Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2020 (tidl. sup.) Mirsad Crneta Pileparken 3 frem til 2020 (nyvalg) Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2020 Suppleanter udpeget af bestyrelsen: Magnus Petersen Ejendomsfunktionær frem til 2021 (genvalg) Carsten Petersen Mølleparken 2 frem til 2020 (nyvalg) f. Dagsordenens pkt. 10 Valg til bestyrelsen, E-sag På Repræsentantskabsmødet den 18. marts 2019 valgtes: Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2021 (genvalg) Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2021 (genvalg) Mogens Bentsen Torveparken frem til 2021 (genvalg) 9
Endvidere valgtes som suppleanter (1-årige valg): 1. suppleant Maks Jørgensen Toftegården 89 stemmer 2. suppleant Claus Lundbæk Kildeparken 1 86 stemmer 3. suppleant Steen Løfqvist Torveparken 84 stemmer 4. suppleant Peter Brooker Egeparken 1 23 stemmer g. Dagsordenens pkt. 11 Valg af revisor, E-sag Repræsentantskabsmødet den 18. marts 2019 fulgtes bestyrelsens indstilling om genvalg af Revisionsfirmaet Ri som revisor for selskabet og dets afdelinger. 9378 Evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb, E-sag På mødet skal der ske en evaluering af Repræsentantskabsmødets forløb. Der vedhæftes til orientering udkast til referat fra mødet. På mødet var der en meget positiv evaluering. Det var et rigtig godt sted med god plads, og forplejningen var også rigtig god. Der var enighed om at prøve, om der er mulighed for, at afholde det samme sted i fremtiden. Der arbejdes videre med mandag den 16. marts 2020 9379 Styringsdialog 2019, E-sag Der henvises til Organisationsbestyrelsens møde 28. februar 2019 sag 9357, hvor planen for Styringsdialog 2019 blev behandlet. Tidsplanen herfor følges. 10
Gladsaxe Kommune har fremsendt brev (vedhæftet) om temaerne for den kommende Styringsdialog, som er, Gladsaxestrategien og Fremtidssikring af de almene boliger. Herudover inviterer de til evaluering dialogmøderne 2019. Yderligere orientering og dialog på mødet. 9380 Det årlige møde med Byrådet, E-sag Vi har modtaget invitation til Fællesmøde for boligorganisationerne i Gladsaxe Kommune (vedhæftet), som afholdes 7. maj 2019. Invitationen er samme dag udsendt til afdelingsbestyrelserne og Organisationsbestyrelsen, med oplysning om at spørgsmål som ønskes fremsendt til Gladsaxe Kommune skal være administrationen i hænde senest onsdag den 27. marts 2019, således at disse kan behandles på Organisationsbestyrelsens møde torsdag den 28. marts 2019. Indtil videre har vi modtaget spørgsmål fra Torveparken, som vedhæftes. På mødet kan der deltage to repræsentanter fra hver afdeling. I ovennævnte mail oplyste vi, at tilmeldingen skal være administrationen i hænde senest onsdag den 24. april 2019. På mødet var der en opdateret status - herunder status på spørgsmål der ønskes fremsendt. 9381 Gladsaxe Kommunes køb af institutioner, E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 22. november og 13. december 2018 samt 17. januar 2019. På mødet vil der blive givet en status. 11
9382 Skoleparken 1 - renoveringssag / helhedsplan, E-sag Status på projektet fremgår af vedhæftet referat fra Byggeudvalgsmødet 13. marts 2019. De vigtigst punkter i referatet er: Der arbejdes på optimering af tidsplanen, således at nedrivningen af erhvervsbygningen på Triumfvej starter medio juli 2019, og de næste blokke 5 og 7 på Halbjørnsvej sker oktober 2019. MTH arbejder med renoveringstidsplan på 5 mdr. pr. bolig. Der er blevet arbejdet med tilvalgs- og tilkøbskataloger Nybyggeriet skema B er godkendt i Økonomiudvalget og forventes godkendt i Byrådet 27. marts 2019. På mødet vil der være en yderligere orientering herom samt en opdateret status. Til efterretning med yderligere information om at skema B for nybyggeri er godkendt af Byrådet, og der arbejdes rigtig meget med optimering af tidsplanen. 9383 Effektiviseringspotentialer, E-sag Arbejdsplanerne er færdigudviklede, og tirsdag den 5. marts 2019 blev de præsenteret på et afdelingsbestyrelsesformandsmøde. Arbejdsplanerne anvendes af administrationen som ledelsesværktøj, af driften som planlægnings- og styringsværktøj og af afdelingsbestyrelserne som strategisk værktøj. Værktøjet gennemgås for varmemestrene 10. og 11. april 2019 sammen med dronefotos. Vedrørende indkøb har Bolind afsluttet indkøbsanalysen for prøveafdelingerne. Analysen afrapporteres 28. marts 2019. Mere herom på mødet. Næste nyhedsbrev udarbejdes, så det kan offentliggøres inden medarbejderseminaret 9. april 2019. Vedrørende arbejdstøj har vi sammensat jubilæumspakker og startpakker for arbejdstøj. Jubilæumspakkerne udleveres til alle medarbejdere op til jubilæet, og startpakken er til nye medarbejdere. Der indhentes nu priser på tøjpakkerne. Ligeledes indhentes der priser på startpakker til sikkerhed og værktøj. 12
9384 Orientering fra administrationen, O-sag a. BoligBladet BoligBladet marts 2019 er uddelt til beboerne omkring 5. marts 2019. På mødet ønskes der en tilbagemelding herpå. b. Medarbejderseminar Der afholdes medarbejderseminar tirsdag den 9. april 2019 - invitationen er vedhæftet til orientering. Administration og varmemesterkontorene vil være lukket denne dag, hvilket vil blive oplyst til beboerne. 9385 Kredsudvalget, E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 27. februar 2019. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes 11. april 2019. 9386 Fritidsudvalget, E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget er afholdt 25. februar 2019. Referat herfra er vedhæftet. 13
Næste ordinære møde afholdes 25. marts 2019. 9387 BL orientering, E-sag Ingen udsendelser. BL-politik Udsendt via mail BL-politik nr. 2 "Udlejningsforslag gør det ikke lettere at få en almen bolig" BL-politik nr. 3 "Nationalmuseet giver ridderslag til almene boligers betydning" 9388 Eventuelt, O-sag På mødet skal bestyrelsens arrangementsudvalg nedsættes, og datoer for sommerudflugt og julemiddag afklares. Arrangementsudvalget for sommerskovtur og julemiddag blev nedsat, og består af Alice Christiansen, Erik Bengtsson, Lars Ulrik Hansen, Ryno Scheil, Mogens Bentsen og Jesper Loose Smith. Sommerskovturen er foreløbig fastlagt til lørdag den 22. juni 2019 og julemiddagen til fredag den 29. november 2019. 14
9389 Næste møde, O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 25. april 2019. 9390 Øvrige datoer, O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 28. marts 2019 er tilgængelig i Prepare 21. marts 2019. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 28. marts 2019 er tilgængelig i Prepare 4. april 2019 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 11. april 2019. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 12. april 2019. 15
Lukket del 9391 Eventuelle sager til behandling, E-sag Ingen sager til behandling. 16