Referat for: Hedensted Provstiudvalg PU møde 9. september 2015. Kl. 16.00 Mødested: Mødepunkt 1 Godkendelse af referat Referatet er godkendt Referatet ligger på provstiudvalgsportalen 2 Intern drøftelse Sag: Energitekniker - Hedensted VVS (2059) Energi orientering om energitekniker, nye energitiltag status på kirker m. fugtproblemer eller højt varmeforbrug ny energimærkning HBK telefonnotat om fugt og grundvarme 3 Ansøgning Sag: Ansøgning til ungdomskor (2081) - Barrit Sogn Organist har med start i august oprettet ungdomskor, da der i børnekoret var en gruppe ældre piger, der er svære at udfordre. Der er lavet udregning med timer og honorar, der er godkendt af Jacob Lysemose, samt øvrige udgifter for skoleåret 2015-2016, i alt 40.000 kr. Ansøgning modtaget på mødedato og drøftet kort. Pu vil tage stilling på oktober mødet. Inden da bedes kasserer og mr. forholde sig til budget 2015 og -16 mhp at se, hvor meget der kan finansieres indenfor budgetterne. Det indsendte dækker kun 1. halvår af -16 og der vil sandsynligvis være tilsvarende udgift i 2. halvår. Mr. bør forholde sig til, i hvilken grad det 3. kor kan indarbejdes i budget 2017 og frem Ansøgning Løntillæg kristian 2015 ungdomskor 4 Nedrivningstilladelse og endeligt udbudsmateriale Sag: Salg af jord - køb af ejendom (2042) - Glud Sogn Modtaget nedrivningstilladelse vedr. Glud Kirkevej 46. Overtagelsesdato udskudt til 15. september jf. tillægsaftale. Tilbud på nedrivning afventes. Herefter igangsættes nedrivning af huset. Tillige endeligt udbudsmateriale vedr. salg af skov og jord. Salgsforventningerne til skoven faldt nogle grader, da vi erfarede via en konsulent hos Seges P/S - landbrugets videncenter, at skoven bliver pålagt Glæde over nedrivningstilladelse. Såfremt der bliver mindre provenu end forventet er pu villig til at kompensere differencen via 5% midlerne, dog er det vigtigt at pu konsulteres inden indgåelse af salgsaftale, da salgsprisen kan blive så lav, at et salg ikke er hensigtsmæssigt. Ulrik Dige forlod mødet Referat,09-09-2015 Side: 1
Mødepunkt landbrugspligt ved frasalg. Nedrivningstilladelse og endeligt udbudsmateriale 5 Omprioritering af synsmidler Sag: Omprioritering af synsmidler (2084) - Hedensted Sogn Ansøgning om tilladelse til at bruge midler afsat til synsopgaver 2015 på kirkegården, ialt 35.000 kr. til Nødvendig udvidelse af urneafdelingen. Det meste arbejde laves selv, men der tilkøbes entreprenørhjælp til stubfræsning af gl. hæk samt indkøb af nye planter. Resten bruges til at ændre hovedstierne til rollatorvenlige stier PU godkendte omprioritering af synsmidlerne jf. beskrivelse Kjell Laursen forlod mødet Omprioritering af synsmidler 6 Ansøgning, defekt stophane Sag: Skade på vandledning, Evt. forsikring (2028) - Hvirring Sogn I forbindelse med reparation af skade på vandledning har det været nødvendigt at reparere defekt stophane. Dette var ikke med i den oprindelige ansøgning, hvorfor der søges om yderligere 9.719,66 kr. Bevilliget af 5% midlerne Ansøgning, defekt stophane 7 Nyt gulv i midtergang Sag: Problemer med gulvet der forvitrer (1658) - Langskov Sogn Projekt for nyt murstensgulv i midtergang er sendt i stilftet til udtalelse ved konsulenterne Samlet pris 182.500 kr. incl. moms, Heraf tekniske omkostninger 7.5% PU skal tage stilling til finansiering Bevilliget af 5% midlerne Arbejdet igangsættes 1672_Langskov_projekt nyt gulv_2015-08-12 89551-15_v1_Mr. - kvittering 96115-15_v1_Mr. - stø. godkender 8 Midler til opretning af tomme gravpladser Sag: Omlægning af kirkegård (1920) - Langskov Sogn Tilbud fra Grønne anlæg på opretning af tomme De ønskede ændringer på kirkegården godkendes. Bevilliges 13.400 af kirkegårdspuljen (reguleres for moms-procent) Referat,09-09-2015 Side: 2
Mødepunkt gravsteder m.v. 13.400 kr. På grund af gravers sygdom skal der hentes fremmed hjælp Midler til opretning af tomme gravpladser 9 Ansøgning vedr. Lamper ved p-areal Sag: P-pladsudvidelse ved Løsning Kirkegård - 5% midler (2056) - Løsning Sogn Fremsendt tilbud på lamper og arbejdet ifm. etablering af belysning ved kommende p-areal. Da vi kun har haft meget kort tid, har det ikke været muligt at indhente flere tilbud. Tilbud på gravearbejde er givet under forudsætning af, at det kan gøres i forbindelse med etablering af parkeringsarealet. Lamper 51.250 kr. incl. moms Graverarbejde m.v. 17.812,50 kr. incl. moms Bevilliget Ansøgning vedr. Lamper ved p-areal 10 Varmeanlæg Sag: Nyt varmeanlæg (1532) - Sindbjerg Sogn Stø beder mr. genoverveje etablering af elvarmeanlæg jf. varmekonsulent Poul Klenz Larsens bemærkninger. Han mener ikke, at der er besparelse ved elektrisk opvarmning, hvis man ønsker at beholde grundtemperatur. Etableringsomkostningerne, 782.000 kr., er alt for høje ift. besparelsen, hvilket giver en meget høj tilbagebetalingstid Projektet samt varmekonsulentens bemærkninger er sendt til Carsten Vejborg, Energitjenesten, for at få hans kommentar Evt. anbefaling fra pu drøftes Hvis mr. skal i en regulær dialog med stift/varmekonsulent omkring varmeanlæg, skal der argumenteres på det tekniske plan, og det er hensigtsmæssigt, at Mogens Svenning hjælper med at skrive brev. Svar fra Vium og stift Udtalelser fra konsulenter og stift 11 Fjernelse af kirkebænke, montering af flygel Sag: Fjernelse af kirkebænke, placering af flygel (1968) - Stenderup Sogn Stiftet godkender projektet vedr. fjernelse af bænke i Stenderup kirke. Det henstilles til, at der i første omgang kun fjernes 3 stolestader i sydsiden for ikke at skabe for stor forskel mellem syd- og nordsidens stolestader Såfremt man ønsker at opsætte flygel skal mr. forholde sig til, at der vil være problemer med stemningen, og at kirken ikke fremover kan holdes ekstra opvarmet pga. flygel eller opvarmes til ekstra øvetimer. Det anbefales at montere system til vedligeholdelse jf. brev fra orgelkonsulent Torben Krebs. Betales af opsparede midler. Torben Krebs anbefaler montering af "Piano Life Saver System" til regulering af temperatur og luftfugtighed i selve flygelet. Referat,09-09-2015 Side: 3
Mødepunkt Udtalelse fra konsulenter og godkendelse fra stift 12 Nyt slidlag på p-plads Sag: Nyt slidlag på P-plads (2066) - Ølsted Sogn Brev fra mr.: Mr. påpeger, at der har været en misforståelse, idet det var mr. indtryk, at pu ved bevilling af synsudsatte arbejder havde accepteret, at der kun blev taget tilbud fra COLAS Allerede inden sommerferien blev der lavet aftale med COLAS, da det skulle indpasses i arbejdsplanlægning for efteråret. Arbejdet med asfaltering af parkeringspladsen er udført 20.8. Derfor ansøges om dispensation fra kravet om yderligere tilbud. Pu tager til efterretning, at der kun er det ene tilbud, da der har været tale om en misforståelse. Det ene tilbud samt nærværende brev vedlægges regnskab 2015 til revisor. Henning Nielsen forlod mødet Svar fra mr. 13 Underskrevet Lejekontrakt Sag: Lejekontrakt 2015 (2074) Huslejen er reguleret i forhold til kontor til kirke-skole medarbejder samt brug af kopimaskine. Tidligere leje jf. kontrakt 2011: Ialt 33.000 kr. pr. år, pristalsreguleres, dog mindst 2% Fremtidig leje jf. ny kontrakt: Ialt 42.000 kr. pr. år, pristalsregulere, dog mindst 2% Godkendt Underskrevet Lejekontrakt 14 Aftale om mødedatoer 1. halvår 2016 Husk kalender Incl. 2 rammefordelingsmøder i april og 2 budgetmøder i juni 15 Bevilling af timer til efteruddannelse af skole-kirkemedarbejder Det går rigtigt godt med kontakten til skolerne for den nye skole-kirkemedarbejder. Der er mange projekter i gang ude på skolerne. I stillingens 25 timer er der derfor ikke tid til den ønskede opkvalificering af skolekirkemedarbejderen. I budgettet for skolekirkearbejdet er indregnet kørsel til efteruddannelse. Kan der bevilliges ekstra timer 20.1. kl. 9 25.2. kl. 9 31.3. kl. 9 26. + 28.4. 9-15 26.5. kl. 9 2.6. kl. 9-18 + evt. 6.6. PU godkendte timer til efteruddannelse og kørsel i efteråret 2015 og forår og efterår 2016, i alt 3 moduler. Referat,09-09-2015 Side: 4
Mødepunkt til efteruddannelse på diakonhøjskolen el.l.? Referat,09-09-2015 Side: 5
Orientering 16 Meromkostninger ved gravers sygdom På lukket dagsorden 17 Skaarups referat fra møde 28.5.2015 Sag: Omlægning af kirkegård (1920) - Langskov Sogn Jf: notat fra Skaarup * anbefales nyopmåling af kirkegården inden endelig reguleringsplan, da nuværende er misvisende. * frarådes udjævning af skråning mellem gammel og ny kirkegård, den vil sløre historisk spor i kirkegårdens udvikling. * anbefales sortering og nyordning af sten i lapidarium i enkelt række, enten i græs eller bunddække. Flyttes evt. Skaarups referat fra møde 28.5.2015 18 Aftale med Mogens Svenning vedr. skimmelsvamp Sag: Skimmelsvamp i Løsning gamle kirke (1610) - Løsning Sogn Det er aftalt, at MS 1. måler fugten i murene, kigger på muligheder for at reducere fugt i kælderen, samt kigger på inventaret ift. evt. tegn på skader 2. kontakter Natmus for aftale mht. om det er nødvendigt at foretage sig noget nu ift. inventaret. 3. hurtigst muligt udarbejde projekt med punkterne 1-4 i stiftets mødereferat dog uden automatisk lem, da der ikke skal være automatisk udluftning, når der er affugtning 4.Hvis Natmus anbefaler tiltag ift. inventar, eller fugtighed i murene er faldet markant, kontaktes HBK mht aftale om udarbejdelse af del 2 i projektet (afrensning, kalkning?, inventar?) Ellers afventes, at fugtigheden i murene er faldet tilstrækkeligt forventeligt et par år. Aftale med Mogens Svenning 19 Konsulentudtalelser og godkendelse Sag: AV-udstyr Øster Snede Kirke (2009) - Øster Snede Sogn På baggrund af konsulentudtalelser godkender stiftet opsætning af AV udstyr Konsulentudtalelser og godkendelse Referat,09-09-2015 Side: 6
Orientering 20 Moms, parkeringspladser Sag: Momsregler (1765) Indhentede oplysninger vedr. moms på parkeringspladser: Som hovedregel kan man bruge samme sats som kirkegården, idet den tager udgangspunkt i blandet anvendelse. Hvis det kan dokumenteres, at anvendelsesmønsteret er anderledes, f.eks. alene momspligtig aktivitet, kan der anvendes anden fordelingsnøgle Moms, parkeringspladser Moms, parkeringspladser, uddybning 21 Siden sidst Budgetsamråd 22 Eventuelt Referat,09-09-2015 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 09-09-2015 Hanne-Birgitte Beyer Kristiansen Hanne-Birgitte Beyer Kristiansen Hans Ulrik Dige Henning Nielsen Jette Claudi Heller Kjell Palmelund Laursen Søren Kallestrup Verner Rud Nielsen Referat,09-09-2015 Side: 8