KØBENHAVNS KOMMUNE Teknik- og Miljøforvaltningen 01.08.2013 Sagsnr. 2013-0162445 Dokumentnr. 2013-0162445-11 Udbudsbetingelser
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregivende myndighed... 3 3. Udbudsmaterialet... 3 4. Udbuddets omfang... 4 5. Tidsplan for udbud... 4 6. Besigtigelse af Svaleø... 5 7. Spørgsmål om udbuddet... 5 8. Tilbudsgivers egnethed... 5 8.1. Personlige forhold... 5 8.2. Oplysning om konsortiedannelse og underleverandører... 6 9. Tildeling af Entrepriseaftale... 6 9.1. Pris... 6 9.2. Løsningsforslag... 7 9.3. Organisation... 7 9.4. Miljø... 8 10. Afgivelse af tilbud... 8 10.1. Formkrav... 8 10.2. Tilbudsfrist... 8 10.3. Afleveringssted... 9 10.4. Vedståelsesfrist... 9 10.5. Alternative tilbud... 9 11. Åbning af tilbud... 9 12. Forbehold... 9 13. Fortrolighed... 10 14. Øvrige forhold... 10 15. Underretning om tildelingsbeslutning... 10 16. Aflysning... 10 Side 2 af 10
1. INDLEDNING Københavns Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen inviterer hermed alle interesserede virksomheder til at afgive tilbud på. Udbuddet gennemføres i henhold til Lovbekendtgørelse 2007-12-07 nr. 1410 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede Entrepriseaftaleer (Tilbudsloven). Udbuddet gennemføres som offentligt licitation i henhold til Tilbudslovens kapitel 3, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 2. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Islands Brygge 37, 4 Postboks 449 2300 København S Danmark i det følgende kaldet Ordregiver. 3. UDBUDSMATERIALET Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter med tilhørende bilag: Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Bilag E: Bilag F: Teknisk specifikation Entrepriseaftaleudkast med tilhørende bilag Tilbudsformular Tro og love erklæring vedr. gæld til det offentlige Erklæring vedr. fælles befuldmægtiget samt solidarisk, direkte og ubegrænset hæftelse Erklæring vedr. andre virksomheders ressourcer Bilag G: Retablering af Fugleøer i Utterslev Mose - Rapport af 31. januar 2007 Bilag H: Retablering af Fugleøer i Utterslev Mose - Overvågning for 2009 Bilag I: Retablering af Fugleøer i Utterslev Mose - Opbygning af forsøgsparceller og Nedskæring af rørskov udført i december 2008 Bilag J: Optælling af ynglende hættemåger i Utterslev Mose 2009 Bilag K: Særlige Betingelser (SB) med tilhørende bilag Side 3 af 10
Bilag L: Særlige Arbejdsbetingelser (SAB) med tilhørende bilag Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på Københavns Kommunes hjemmeside: http://www.kk.dk/da/erhverv/indkoeb-og-udbud Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. 4. UDBUDDETS OMFANG Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på aftale om totalentreprise om retablering af en eroderet fugleø i Utterslev Mose, Svaleø, for at sikre en god platform for ynglefugle i Utterslev Mose. Opgaven omfatter således både projektering og anlægsvirksomhed. Baggrundsmateriale vedr. den nødvendige retablering er vedlagt som bilag G, H, I og J. Ordregiver har afsat en økonomisk ramme på DKK 500.000 eksklusive moms, der omfatter alle omkostninger i forbindelse med opgavens løsning. Den økonomiske ramme omfatter ikke Ordregivers interne omkostninger i forbindelse med opgavens løsning. Ordregivers krav til ydelsen er detaljeret beskrevet i den tekniske specifikation (bilag A), mens Ordregivers krav til aftalevilkår er detaljeret beskrevet i Entrepriseaftaleudkastet med tilhørende bilag (bilag B), de særlige betingelser (SB) (bilag K) og de særlige arbejdsbetingelser (SAB) (bilag L). 5. TIDSPLAN FOR UDBUD Offentliggørelse af udbudsmateriale 01.08.2013 Besigtigelse af Svaleø uge 32-33 Tilbudsfrist 02.09.2013 Underretning om tildelingsbeslutning 09.09.2013 Forventet aftaleindgåelse 11.09.2013 Side 4 af 10
Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen. 6. BESIGTIGELSE AF SVALEØ Ordregiver vil i uge 32 og 33 stille båd og mandskab til rådighed, så interesserede tilbudsgivere har mulighed for at besigtige Svaleø forud for afgivelse af tilbud. Tilbudsgivere skal selv medbringe nødvendigt udstyr. Tilbudsgivere, som ønsker at besigtige Svaleø, skal rette henvendelse til Ordregivers udpegede kontaktperson, jf. afsnit 7, senest tirsdag den 06.08.2013 kl. 15:30. Det endelige tidspunkt for besigtigelse oplyses herefter til de tilbudsgivere, som har rettet henvendelse herom. Der vil ikke blive besvaret spørgsmål under besigtigelsen. 7. SPØRGSMÅL OM UDBUDDET Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregiverens udpegede kontaktperson, som er: Biolog og Naturforvalter Ayla Nurkan Gretoft E-mail: aylgre@tmf.kk.dk Spørgsmål, der stilles senere end den 19.08.2013, vil alene blive besvaret i det omfang, at besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på Københavns Kommunes hjemmeside: http://www.kk.dk/da/erhverv/indkoeb-og-udbud Rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. 8. TILBUDSGIVERS EGNETHED Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver kan anses som værende egnet og for, at tilbuddet vil blive taget i betragtning. 8.1. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag C vedlagte formular. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige på over DKK 100.000, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag D vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Side 5 af 10
8.2. Oplysning om konsortiedannelse og underleverandører Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige oplysninger i punkt 8.1 angives for alle deltagere i sammenslutningen. Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget samt solidarisk, direkte og ubegrænset hæftelse, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag E vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Såfremt tilbudsgiver baserer sit tilbud på andre økonomiske aktørers formåen, herunder samarbejdspartnere, koncerninterne selskaber og underleverandører, til udførelsen af den udbudte opgave, skal tilbudsgiver afgive dokumentation for at kunne råde over disse andre økonomiske aktørers ressourcer, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag F vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Hvis tilbudsgiver baserer sit tilbud på andre virksomheders formåen, kan virksomhederne ikke uden Ordregivers godkendelse udskiftes, og disse skal forestå de leverancer, som de er angivet til. 9. TILDELING AF ENTREPRISEAFTALE 9.1. Pris Tildeling af Entrepriseaftale vil ske ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: Pris 20 % Løsningsforslag 50 % Organisation 15 % Miljø 15 % Ved evalueringen anvendes ikke indeksregulerede priser. Der gives point på en skala fra 0 til 10 med 2 decimaler. Ordregiver har forud for tilbudsfristen angivet sin forventning til spredningen i procent mellem laveste pris og højeste pris. Priser, som afviger fra laveste pris med den forudsatte spredning i procent, opnår 0 point, mens laveste pris opnår 10 point. De øvrige tilbuds priser opnår point i overensstemmelse med deres relative afvigelse (lineær interpolation) fra laveste pris. I det tilfælde, hvor en eller flere tilbudspriser overstiger Ordregivers forventede spredning i procent, anvendes en alternativ model. Underkriteriet Pris bedømmes ud fra nedenstående dokument, som tilbudsgiver skal vedlægge: Tilbudsformular (bilag C), hvori tilbudsgiver skal have udfyldt enhedspriser og summer eksklusive moms i danske kroner (DKK). Side 6 af 10
9.2. Løsningsforslag 9.3. Organisation I underkriteriet Løsningsforslag, der vægter 50 %, vurderes tilbudsgivers forslag til, hvordan fugleøen retableres, så der kan udgøre en funktionsduelig platform for ynglende vandfugle i så lang tid som muligt. Der lægges vægt på antal kvadratmeter fugleø, som kan retableres, og at der opnås en stabil og holdbar ø med behov for så lidt nødvendigt vedligehold som muligt. Løsningsforslaget skal tage udgangspunkt i det vedlagte baggrundsmateriale vedr. den nødvendige retablering (bilag G, H, I og J). Det tillægges positiv betydning, at fugleøen får så meget kant som muligt, bliver irregulær på bagsiden af strømretningen, at bølgebryderen laves som en halvmåne af store sten og kan fungere som frøskjul. Herudover tillægges det positiv betydning, at tilbudsgivers tidsplan for projektering og anlægsarbejder afspejler en rimelig disponering af opgaven, hvor der er afsat den påkrævede tid til både projektering og anlægsarbejder samt taget højde for den nødvendige myndighedsbehandling indenfor den afsatte tidsramme. Derudover lægges vægt på, at tilbudsgivers tidsplan planlægger de enkelte aktiviteter, så der sikres et kontinuerligt flow i arbejdsgangen med få ophold i arbejdet samt alternative aktiviteter, hvis der skulle opstå flaskehalse. For underkriteriet Løsningsforslag tildeles tilbuddene et antal point på en skala fra 0 til 10 uden decimaler. Underkriteriet bedømmes ud fra nedenstående dokumenter, som tilbudsgiver skal vedlægge: Beskrivelse af retableringen af Svaleø med angivelse af: antal kvadratmeter fugleø, som vil blive retableret, metodevalg til sikring af stabilitet og holdbarhed, herunder materialevalg og arbejdsmetoder, behov for efterfølgende vedligeholdelse, udformning af kant på fugleø, og udformning af bølgebryder. Tidsplan for gennemførelsen af projektering og anlægsarbejder med angivelse af: hovedaktiviteter i kronologisk rækkefølge, kritisk sti og vise indbyrdes afhængigheder mellem aktiviteter i tidsplanen, og aktiviteter, der kan være flaskehalse for opgavens gennemførelse. I underkriteriet Organisation, der vægter 15 %, vurderes det i hvor høj grad, der tilbydes en optimal organisation, hvilket vil sige en organisation med nøglemedarbejdere med rette kvalifikationer placeret på rette positioner i forhold til opgaverne samt klare kommunikationsveje internt og i forhold til Ordregiver. For underkriteriet Organisation tildeles tilbuddene et antal point på en skala fra 0 til 10 uden decimaler. Delkriteriet bedømmes ud fra nedenstående dokumenter, som tilbudsgiver skal vedlægge: Organisationsplan med angivelse af: tilbudte nøglemedarbejdere, Side 7 af 10
9.4. Miljø nøglemedarbejderes arbejdsopgaver, og kommunikationsveje internt og til Ordregivers organisation. CV er for nøglemedarbejdere med angivelse af: kvalifikationer og erfaring, og liste over tilsvarende opgaver, som den pågældende person har været tilknyttet med angivelse af medarbejderens konkrete arbejdsopgaver/ansvarsområder. I underkriteriet Miljø, der vægter 15 %, vurderes det i hvor høj grad, at tilbudsgiver under anlægsarbejdet tager hensyn til omgivelserne, idet Utterslev Mose er fredet område. For underkriteriet Miljø tildeles tilbuddene et antal point på en skala fra 0 til 10 uden decimaler. Delkriteriet bedømmes ud fra nedenstående dokumenter, som tilbudsgiver skal vedlægge: Beskrivelse af arbejdsmetoder med angivelse af: anvendt materiel, valg af arbejdsmetoder, og hensyntagen til omgivelserne og dyrelivet under anlægsarbejdet. 10. AFGIVELSE AF TILBUD 10.1. Formkrav 10.2. Tilbudsfrist Tilbud skal være mærket: og afleveres i 1 samlet kuvert/pakke. Tilbud skal afgives i 3 papireksemplarer (1 original og 2 kopier) og 1 elektronisk udgave i Portable Document Format (PDF) på et USB-stik eller tilsvarende med alle nødvendige dokumenter, jf. afsnit 8 og 9.1 til 9.4. Tilbud skal være på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller tilsvarende må desuden gerne være på engelsk, svensk og norsk. De originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbuddet skal for at være rettidigt og kunne tages i betragtning være Ordregiveren i hænde senest: Mandag den 02.09.2013 kl. 12:00. Side 8 af 10
10.3. Afleveringssted 10.4. Vedståelsesfrist Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev eller pakke) til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Center for Park og Natur Att.: Biolog og Naturforvalter Ayla Nurkan Gretoft Islands Brygge 37, receptionen 2300 København S Danmark Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. 10.5. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 11. ÅBNING AF TILBUD 12. FORBEHOLD Indkomne tilbud vil blive åbnet mandag den 02.09.2013 kl. 12:30 på følgende adresse: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Mødelokale Ballonparken Islands Brygge 37 2300 København S Danmark Tilbudsgivere er berettiget til at overvåge åbningen af bud og til at blive bekendt med budsummer og eventuelle forbehold. Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller Entrepriseaftaleudkastet. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prisfastsættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Side 9 af 10
13. FORTROLIGHED Ordregiveren er berettiget, men ikke forpligtet, til at tage tilbud med øvrige forbehold i betragtning, når de prissættes ud fra betragtninger om, hvordan forbeholdet forventes at påvirke benyttelsen af den pågældende ydelse målt som en sum i DKK. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som tilbudsgiver har angivet som fortrolige forretningsmæssige forhold. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til nærværende udbud. 14. ØVRIGE FORHOLD Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiveren, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. Entrepriseaftale skal indgås på grundlag af det vedlagte Entrepriseaftaleudkast (bilag B). 15. UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING 16. AFLYSNING Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt modtage skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå aftale med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel Entrepriseaftale er underskrevet af begge parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen. Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af Entrepriseaftale, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. Side 10 af 10