NATURERHVERVSTYRELSEN. Udbudsbetingelser. Implementering af Prophix budgetsystem

Transkript

1 NATURERHVERVSTYRELSEN Udbudsbetingelser Implementering af Prophix budgetsystem

2 Indhold Introduktion... 2 Den ordregivende myndighed... 2 Udbudsmaterialets bestanddele... 2 Beskrivelse af den udbudte ydelse... 3 Den udbudte aftales omfang... 3 Udbudsprocedure... 4 Tilbudsgivers egnethed... 4 Personlige forhold... 4 Arbejdspladsforhold... 5 Oplysning om konsortiedannelse... 5 Serviceattest... 5 Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen... 5 Den økonomiske formåen... 5 Den tekniske formåen... 6 Tildeling af kontrakt... 6 Tildelingskriterier... 6 Afgivelse af tilbud... 7 Tilbudsfrist... 7 Formkrav... 8 Sprog... 8 Afleveringssted... 8 Vedståelsesfrist... 8 Spørgsmål om udbuddet... 9 Øvrige forhold... 9 Meddelelse om ordretildeling... 9 Tidsplan for udbud Aflysning Forbehold Forhandling Fortrolighed

3 Introduktion NaturErhvervstyrelsen skal have implementeret Prophix budgetsystem. NaturErhvervstyrelsen udbyder derfor konsulentbistand i form af teknologispecifikke itkompetencer samt projektledelse, til teknisk installation og forretningsmæssig opsætning af Prophix modul til finansiel budgetting, på baggrund af NaturErhvervstyrelsens gældende licenser. Opgaven omfatter alene implementering af finansiel budgettering, og ikke opsætning af øvrige separate standardmoduler i Prophix, f.eks. lønbudgettering og omkostningsfordeling. Udover implementering af finansiel budgettering, ønskes option på levering af yderligere klippekort af 50 konsulenttimer for tilretninger og lign., samt option på senere implementering af moduler til hhv. lønbudgettering, investering/anlæg og omkostningsfordeling. NaturErhvervstyrelsen ser gerne, at kontrakten indgås medio februar og gennemføres så idriftsættelse kan ske inden udgangen af april. Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Kontaktperson: Rene Birch, okonomi@naturerhverv.dk I det følgende kaldet Ordregiver. Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1: Opgavebeskrivelse Bilag 2: Kravspecifikation og tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 3: Tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld Bilag 4: Tro- og loveerklæring vedr. arbejdspladsforhold Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. 2

4 Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. Beskrivelse af den udbudte ydelse NAER udbyder konsulentbistand i form af teknologispecifikke it-kompetencer på timebasis, til teknisk installation og forretningsmæssig opsætning af Prophix modul til finansiel budgetting, herunder foranalyse af behov for finansiel budgettering, inklusiv formulering af forretningsmæssige behov og gennemgang af datakvalitet. Teknisk installation og opsætning af Prophix i NaturErhvervstyrelsens driftsmiljø skal ske på baggrund af gældende licenser. Herunder systemintegration ift. resultat af foranalysen og datakonvertering fra Civitas Budgetsystem til Prophix. Opsætning vedrører bl.a. tilrettelæggelse af workflow, udformning af dataviews og diverse skabeloner samt øvrig konfiguration som er nødvendig for idriftsættelse af Prophix budgetsystem. Tilbudsgiver skal ligeledes forestå uddannelse af brugere og foretage test, herunder sikre overdragelse og dokumentation af Prophix-installationen til NaturErhvervstyrelsens godkendelse. Dette skal ske da efterfølgende support ikke er en del af opgaven Endelig skal tilbudsgiver sørge for den nødvendige tilpasning af kuber til brug for analyser og rapporter ift. Prophix budgetløsning samt redigere eksisterende TARGIT-rapporter og analyser ift. nye kuber. Der ønskes herudover mulighed for option på tillægsinstallation og opsætning af moduler vedr. lønbudgettering, investering/anlæg og omkostningsfordeling, samt option på klippekort af 50 konsulenttimer for tilretninger o. lign. NaturErhvervstyrelsen ser gerne, at kontrakten indgås medio februar og gennemføres så idriftsættelse kan ske inden udgangen af april. Den udbudte aftales omfang Den udbudte ydelse vedrører tilvejebringelse af relevante it-specifikke kompetencer inden for implementering af Prophix til udførelse af nødvendige aktiviteter i forbindelse med den konkrete tekniske installation og forretningsmæssige opsætning af Prophix finansiel budgetterings software. Til implementeringen af Prophix i NaturErhvervstyrelsen efterspørges således rette kompetencer og referencer til at sikre at gennemførelsen af såvel den tekniske installation samt forretningsmæssige opsætning og uddannelsesforløb mm. sker i en tilfredsstillende kvalitet, herunder overensstemmelse 3

5 med NaturErhvervstyrelsens eksisterende it-miljø og forretningsgange samt ønsker til tidsplan for gennemførelse. Det påtænkes, at løsningen af opgaven kræver tilbud på følgende ressourceprofiler: 1. Forretnings- og BI-konsulenter 2. Tekniske konsulenter 3. Projektledelse En oversigt over de relevante aktiviteter findes i Bilag 1: Opgavebeskrivelse Der ønskes et samlet tilbud på opgaven, og det anslås, at opgaven bør kunne løses inden for ca. 400 konsulenttimer svarende til en samlet pris på ca kr. ex moms. Optioner: Option på klippekort af 50 konsulenttimer for tilretninger o. lign. Option på installation og opsætning af tillægsmoduler vedr. lønbudgettering, investering/anlæg og omkostningsfordeling Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et nationalt udbud i overensstemmelse med Tilbudsloven, LBK nr af 07/12/2007 Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver kan anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring på at tilbudsgiver ikke har gæld til det offentlige på over kr., hvilket skal ske ved anvendelse af den i Bilag 3 vedlagte skabelon. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. 4

6 Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal vedlægge tro og love erklæring vedrørende arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, sammenholdt med udbudsdirektivets artikel 27, hvilket skal ske ved anvendelsen af den i Bilag 4 vedlagte tro og love erklæring. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Oplysning om konsortiedannelse Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige konsortiemedlemmer udfylder hver deres sæt af tro og love erklæringer. Tilbud fra sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal yderligere vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget, som overfor Ordregiver er tegningsberettiget, og som hæfter samt solidarisk direkte og ubegrænset hæftelse. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Serviceattest Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter, at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat) over for ordregiver fremlægger dokumentation for ovenstående i form af serviceattest eller tilsvarende indenfor en fastsat tidsfrist. Serviceattesten må ikke være ældre end 3 måneder. Såfremt den vindende tilbudsgiver udgøres af et konsortium, skal hver enkelt konsortiedeltager kunne præstere en serviceattest eller tilsvarende. Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen Den økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning, præsteret indenfor de seneste 2 regnskabsår. 5

7 Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af erklæring fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium vedlægger hver enkelt konsortiedeltager dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring. Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste på de fem mest betydningsfulde leverancer, til forskellige kunder, de seneste 3 år, indenfor lignende opgaver som tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på. Ønsker tilbudsgiver at afgive tilbud på flere delaftaler, er det et krav, at der fremsendes en liste med de fem mest betydningsfulde leverancer til forskellige kunder pr. delaftale. Leverancen skal beskrives for så vidt angår type, mængde, kvalitet og leveringstidspunkt. Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante leverancer, og ordregiver forbeholder sig ret til uden videre varsel, at kontakte den pågældende reference. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal tilbudsgiver fremsende fem referencer samlet for alle konsortiedeltagere. Såfremt tilbudsgiver fremsender mere end fem referencer vil ordregiver udelukkende forholde sig til de fem øverste på listen. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og /eller moderselskabers referencer. Såfremt tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: 6

8 Underkriterier Vægtning i procent 1. Kvalitet af tilbudsgivers 60 % ressourceprofiler 2. Samlet pris på tilbud 30 % 3. Kvalitet af projektplan mht. 10 % overensstemmelse med opgavebeskrivelse og tidsplan. De enkelte underkriterier vurderes bl.a. ud fra følgende elementer: 1. Ressourceprofiler: i. Dokumenteret erfaring/certificering af og i Prophix ii. Dokumenteret erfaring med statslig økonomistyring iii. Dokumenteret erfaring med Navision Stat, mtid, SLS, ØSLDV og kuber iv. Erfaring med konvertering fra Civitas Budgetsystem til Prophix v. TARGIT-certificering og erfaringer 2. Pris på tilbud: i. Pris for samlet implementering (80 %) ii. Pris for optioner vedr. tillægsmoduler (15 %) iii. Pris på option vedr. klippekortsordning til tilretninger (5 %) 3. Øvrige forhold: i. Kvalitet af tids- og leveranceplan, herunder hvornår tilbudsgiver forventer at Prophix er klar til idriftsættelse i NaturErhvervstyrelsen, samt overensstemmelse mellem tilbudte leverancer og opgavebeskrivelse i Bilag 1. Samlet set, tildeles kontrakten ud fra et hensyn om, at sikre NaturErhvervstyrelsen de rette kompetencer og referencer, til at sikre at gennemførelsen af såvel den tekniske installation samt forretningsmæssige opsætning og uddannelsesforløb mm. sker i en tilfredsstillende kvalitet, herunder i overensstemmelse med eksisterende it-miljø og forretningsgange samt ønsket tidsplan og forventet omkostningsniveau. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: 7

9 Den 31. januar 2014, kl Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for at tilbuddet er modtaget i rette tid og til rette sted. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at præsentere sit tilbud. Formkrav Tilbud skal afgives i 4 eksemplarer (1 original og 3 kopier) og 1 elektronisk udgave i PDF format på et USB-stik eller tilsvarende med alle nødvendige dokumenter. De originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Sprog Tilbud skal være på dansk. Regnskabsmateriale og anden dokumentation kan dog evt. afleveres på engelsk. Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev) til: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Danmark Att: Emil Keis Mortensen Mrk: Implementering af Prophix MÅ IKKE ÅBNES Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. 8

10 Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Emil Keis Mortensen Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: Rettelsesblad om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelsen af tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. Meddelelse om ordretildeling Efter tilbudsvurderingen vil ordregiver kontakte såvel den tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt den obligatoriske stand-still periode på 10 dage, inden der underskrives kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt den 14. februar Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet og forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 6 måneder. Omkostninger i forbindelse med udbuddet er ordregiver uvedkommende, herunder såfremt ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 9

11 Tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale 24. januar 2014 Frist for spørgsmål 29. januar 2014 Tilbudsfrist 31. januar 2014 Underretning om tildelingsbeslutning 4. februar 2014 Kontraktunderskrivelse 14. februar 2014 Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prisfastsættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Ordregiveren er berettiget, men ikke forpligtet, til at tage tilbud med øvrige forbehold i betragtning, når de prissættes ud fra betragtninger om, hvordan forbeholdet forventes at påvirke benyttelsen af den pågældende ydelse målt som en sum i DKK. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontrakts udkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 10

12 Forhandling Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver. Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgivere, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. 11