Udbudsbetingelser. Processering af VHR satellitbilleder

Transkript

1 Udbudsbetingelser Processering af VHR satellitbilleder af 11

2 Indhold Introduktion... 2 Den ordregivende myndighed... 2 Udbudsmaterialets bestanddele... 2 Beskrivelse af den udbudte ydelse... 3 Den udbudte aftales omfang... 3 Optioner... 3 Udbudsprocedure... 4 Tilbudsgivers egnethed... 4 Personlige forhold... 4 Arbejdspladsforhold... 4 Erklæring om tavshedspligt... 4 Oplysning om konsortiedannelse... 4 Serviceattest... 5 Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen... 5 Den økonomiske formåen... 5 Den tekniske formåen... 6 Tildeling af kontrakt... 6 Tildelingskriterier... 6 Afgivelse af tilbud... 7 Tilbudsfrist... 7 Formkrav... 7 Sprog... 7 Afleveringssted... 7 Vedståelsesfrist... 7 Alternative tilbud... 8 Spørgsmål om udbuddet... 8 Øvrige forhold... 8 Meddelelse om ordretildeling... 8 Tidsplan for udbud... 9 Aflysning af 11

3 Forbehold... 9 Forhandling Fortrolighed Introduktion Opgaven omfatter preprocessering af VHR (Very High Resolution) Satellitdata for et areal på i alt km 2 fordelt på 9 delområder, og for 2 forskellige tidspunkter i Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade København V Kontaktperson: Peter Viskum Jørgensen I det følgende kaldet Ordregiver. NaturErhvervstyrelsen administrerer og udbetaler landbrugsstøtten i Danmark. De nævnte satellitdata skal importeres til styrelsens IT/GIS systemer og anvendes til kontrolformål i Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast med følgende bilag Bilag 1 CSR Bilag 2 Kravspecifikation og tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Bilag 3 Tro og loveerklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Bilag 4 tro og love erklæring om arbejdspladsforhold Bilag 5 Erklæring om tavshedspligt Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at bilag 3 og 4 i forbindelse med kontraktindgåelse udskiftes med serviceattest eller lign, der skal levres af tilbudsgiver. Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: 2 af 11

4 Og på: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. Beskrivelse af den udbudte ydelse De rå satellitbilleder optages af WorldView2, GeoEye og Quickbird satelliterne, og indkøbes af EUkommissionen. Billeddistributøren er European Space Imaging. Opgaven består i at lave geometrisk orto-opretning af de leverede delbilleder fra Europan Space Imaging, og efterfølgende mosaicdannelse for hvert delområde. Delbillederne kommer i tif-format i 10x10 km tiles (delområder), men et antal spektrale kanaler, der kan variere fra 4 til 8 kanaler afhængigt af hvilken satellit der er anvendt for det givne område. I alt 9 områder kaldes telezoner og optages i perioden 15. april 15. juni, og 2 af disse optages igen i perioden 20. juni- 20. juli. Telezonerne er lidt forskellige i størrelse. Minimumsstørrelsen er 10 x 10 km, mens maksimum størrelsen er på 20 x 40 km. Den udbudte aftales omfang Det arealmæssige omfang er beskrevet ovenfor. Det forventes at tilbudsgiver udfører den geometriske opretning af billederne med meget stor nøjagtighed, svarende til max 1 pixels gennemsnitlig unøjagtighed (dvs bedre end 0,45 meter). Dette opnås ved et passende antal opmålte terrestriske GCP punkter i kombination med et antal paspunkter der indmåles på f.eks nyere ortofoto. De kan eventuelt anvendes et sekundært ortofoto som supplement, og desuden samme til et antal checkpunkter. Der er tale om store datamængder, og tidsplanen for leveringen til NAER er stram. Hvert delområde skal leveres oprettet tilbage indenfor 10 dage fra modtagelse af data. Der skal leveres både et RGB billede og et CIR billede for hvert delområde, og begge disse leveres både som komprimeret ECW (faktor10) og i et ukomprimeret billedformat (enten PCI, ENVI eller Erdas - dette kan aftalte nærmere). Optioner Aftalen udbydes for en periode af et år, med en option på forlængelse i yderligere et år. 3 af 11

5 Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et nationalt udbud efter tilbudsloven, LBK nr af 07/12/2007 Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver kan anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over kr., hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 3. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal afgive tro og loveerklæring om arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, hvilket skal ske ved anvendelse af bilag 4. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Erklæring om tavshedspligt Det datagrundlag som tilbudsgiver skal bearbejde er at betragte som fortroligt, og må ikke komme uvedkommende til kendskab. Tilbudsgiver skal afgive tro og loveerklæring vedrørende tavshedspligt. Hvilket sker ved anvendelsen af bilag 5. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Oplysning om konsortiedannelse 4 af 11

6 Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige oplysninger om ubetalt forfalden gæld samt arbejdspladsforhold og tavshedspligt angives for alle deltagere i sammenslutningen. Det er ikke påkrævet, at hver enkelt økonomisk aktør opfylder ovenstående krav men alene, at sammenslutningen gør. Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget, som overfor Ordregiver er tegningsberettiget, samt om solidarisk direkte og ubegrænset hæftelse. Erklæringen må ikke være ældre end 3 måneder regnet fra tilbudsfristen. Serviceattest Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter, at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat) over for ordregiver fremlægger dokumentation for ovenstående i form af serviceattest eller tilsvarende indenfor en fastsat tidsfrist. Serviceattesten må ikke være ældre end 3 måneder. Såfremt den vindende tilbudsgiver udgøres af et konsortium, skal hver enkelt konsortiedeltager kunne præstere en serviceattest eller tilsvarende. Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen Den økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning indenfor tilsvarende ydelser, præsteret indenfor de seneste 2 regnskabsår. Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af erklæring fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. 5 af 11

7 Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium vedlægger hver enkelt konsortiedeltager dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring. Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste med de fem mest betydningsfulde leverancer indenfor det relevante område, eller indenfor beslægtede områder i forhold til leverancen. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancen for så vidt angår type, mængde, kvalitet, leveringstidspunkt og kunde. Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante leverancer, og ordregiver forbeholder sig ret til uden videre varsel, at kontakte den pågældende reference. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal tilbudsgiver fremsende fem referencer samlet for alle konsortiedeltagere. Såfremt tilbudsgiver fremsender mere end fem referencer vil ordregiver udelukkende forholde sig til de fem øverste på listen. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og /eller moderselskabers referencer. Såfremt tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige bud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent Pris 70 Kvalitet og design af løsning 30 Pris vægtes højt ved evalueringen. Derudover vægtes kvalitet og design af det tekniske setup til løsningen af opgaven som det beskrives af tilbudsgiver under de specifikke krav. I bedømmelsen af kvalitet og design indgår en risiko-bedømmelse af tilbudsgiver i.f.t. hvor mange medarbejdere der involveres. Der bør f.eks være backup ift sygdom og ferie, men for mange involverede kan på den anden side give inhomogenitet. Der skal hvilken hardware/software der anvendes, hvilke erfaringer tilbudsgiver har med lignende opgaver, hvordan dataudvekslingen håndteres mv. Se yderligere detaljer i Bilag 2: Kravspecifikation og tilbudsgiver løsningsbeskrivelse. 6 af 11

8 Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: Den 3. marts 2014 kl. 12 Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for at tilbuddet er modtaget i rette tid og til rette sted. Tilbudsgiver har hvis ønsket mulighed for derudover, at præsentere sit tilbud mundligt man. d.10. marts eller tir d.11. marts efter nærmere aftale med styrelsen. Formkrav Tilbud skal afgives elektronisk i PDF format (en pdf-fil pr relevant dokument), enten pr eller på en USB-stik. Tilbuddet skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Sprog Tilbud skal være på dansk. Afleveringssted Tilbuddet sendes pr til: Kort@naturerhverv.dk Tilbuddet stiles til: NaturErhvervstyrelsen, Nyropsgade 30, Kbh V. Att: Peter Viskum Jørgensen Mrk: Processering af VHR satellitbilleder 2014 Vedståelsesfrist 7 af 11

9 Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud. De anvendte workflows til at løse opgaven kan dog være forskellige afhængigt af den anvendte software. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Peter Viskum Jørgensen via fællespostkassen: kort@naturerhverv.dk Spørgsmål der stilles senere end den 24. februar 2014, vil alene blive besvaret i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: Rettelsesblad om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil også blive offentliggjort på samme hjemmeside. Øvrige forhold Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelsen af tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. Meddelelse om ordretildeling Efter tilbudsvurderingen vil ordregiver kontakte såvel den tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. 8 af 11

10 Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt den obligatoriske stand-still periode på 10 dage, inden der underskrives kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt den 18. marts 2014 Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet, og ordregiver forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 2 måneder. Tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale 17. februar 2014 Frist for spørgsmål 24. februar 2014 Tilbudsfrist 3. marts 2014 Underretning om tildelingsbeslutning 6. marts 2014 Kontraktunderskrivelse 18. marts 2014 Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage ændringer i tidsplanen. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud vil af udbudsgiver blive tolket som forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prisfastsættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. 9 af 11

11 Ordregiveren er berettiget, men ikke forpligtet, til at tage tilbud med øvrige forbehold i betragtning, når de prissættes ud fra betragtninger om, hvordan forbeholdet forventes at påvirke benyttelsen af den pågældende ydelse målt som en sum i DKK. Kontrakten skal indgås på grundlag af det vedlagte kontrakts udkast, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige kontraktbestemmelser vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Forhandling Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver, idet ordregiver skal holde sig indenfor de rammer for forhandling, der er givet i vejledningen i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplerer indholdet af deres bud eller de ordregivendes myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgivere, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet at tilintetgjort/slettet. Tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at slette enhver kopi, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. 10 af 11