Budgettering for bedre resultater Sådan tager du kontrol over budgetplanlægningsprocessen i Microsoft Dynamics GP, NAV og 365 Business Central www.jetglobal.com
BUDGET Ordet "budgettering" står enten for en spændende tid, hvor der planlægges med henblik på profitablitet, eller mere sandsynligt, minder det dig om uendelig talknusning, utallige timers afstemning, regnearkskaos og en konstant jagt på dine kolleger for at få fat i manglende oplysninger. Uanset hvordan du har det med det, er det at forstå årets udgifter og omsætning en nødvendig byggesten i en virksomheds strategiske finansielle forretningsplan, styring af resultater og i sidste ende virksomhedens vækst. Budgetter er et værktøj, der bruges af ledelsen, og påvirker hele organisationen, og det er vigtigt at have mål, processer og deadlines klart identificeret og kommunikeret til alle implicerede parter. I dette whitepaper deler vi den nuværende opfattelse af budgettering. Vi gennemgår typiske problemområder i budgetteringsprocessen og, hvordan man løser dem med budgetteringsteknologi designet til Microsoft Dynamics GP, NAV og 365 Business Central. JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Budgettering for bedre resultater 2
Budgetter som det ser ud i dag Et budget er ikke bare en almindelig opgave, som en CFO giver sit administrationsteam sådan er det ihvertfald ikke ment som. Det er et langsigtet planlægningsværktøj, der tilskynder alle dele af en virksomhed til at blive mere effektive og nå målene hurtigere. Budgetter er retningslinjer for, hvordan en virksomhed planlægger at bruge sine ressourcer til at opnå årets finansielle og driftsmæssige målsætninger. Ved at tilpasse hver afdelings aktivitet til disse strategiske planer, kan en hel organisation arbejde mod det samme mål og have en bedre chance for at opnå det. Et korrekt struktureret budget bør vise, hvor mange penge der kræves til at understøtte driften, og hvordan de skal allokeres, hvilket presser ledelsen til at tænke over, hvordan virksomheden skaber omsætning og bruger penge. Det giver også en måleenhed til at vurdere, hvordan virksomheden klarer sig. For at tage de bedst mulige beslutninger vedrørende virksomhedens drift deles budgetteringscyklussen i fire dele: Design, samarbejde, godkendelse og eksekvering. Hvert af disse trin kræver input for budgetlæggere, bidragydere til budgettet og dem, der skal godkende budgettet. Her er en oversigt over, hvordan hvert trin interagerer med det næste: DESIGN Hovedbudgetskabeloner og bidragsformularer undersøges, oprettes og afsluttes af budgetlæggeren, før de tildeles til godkendere og bidragydere. SAMARBEJDE Budgetforespørgsler sendes til alle budgetgodkendere og -bidragydere med instruktioner til formularer og tildelte deadlines. Bidragydere forventes at tage historiske data i betragtning og anmode om de midler, de har brug for til deres respektive afdeling. GODKENDELSE Når alle bidragyderes budgetter er godkendte, og der ikke er anmodet om nye ændringer til basisbudgettet, sendes det endelige budget til CEO'en eller bestyrelsen til godkendelse. EKSEKVERING Hver leder forventes at følge op på omsætning og omkostninger i løbet af året og levere inden for de grænser, der er angivet i det endelige budget. Som du kan se, er der mange involverede elementer og et stort behov for samarbejde i hele virksomheden, før, under og efter budgetteringsprocessen. For at budgetteringen kan være fuldt effektiv, er det vigtigt, at mål, ansvar og deadlines er klart definerede og kommunikerede til alle involverede parter. Det er nok ikke nogen overraskelse, men det mest brugte budgetteringsværktøj i dag er Microsoft Excel. Budgettering for bedre resultater 3
Når en virksomhed starter, er Excel-baseret budgettering en let tilgængelig mulighed. Det er et kendt værktøj og med få elementer at administrere, forsøger mange ledere at oprette, følge op og godkende deres årlige og kvartalsvise budgetter i flere regneark. Men efterhånden som tiden går, er dette ikke en holdbar model. På et tidspunkt vil den voksende bunke af ineffektivitet, forvirring og generel frustration få dig til at erkende, at ukontrollerede regneark forhindrer dig i at strømline dine processer og udføre nogen som helst strategisk analyse eller opfølgning i dit Dynamics ERP-system. Ved at have denne ukontrollerede Excel-helvede -tilgang, bliver budgettering en tidskrævende og uorganiseret udøvelse, der sætter den succes, som det egentligt var budgetplanens hensigt at opnå, i fare som at justere og regulere udgifterne for at maksimere omsætningen og forbedre resultaterne. Sig farvel til ukontrollerede regneark Den gennemsnitlige forretningsbruger er meget fortrolig med Excel. Som produktivitetsværktøj tilbyder Excel stor fleksibilitet. Alt fra formularer til pivottabeller og regneark udgør en meget lille omkostning! Det er en logisk beslutning for en virksomhed at begynde at administrere deres budgetter med Excel, men problemerne viser sig, når flere af de regneark, de opretter, ikke er styret. Tag nu den indledende formulardistribution ved starten af en budgetperiode. En budgetlægger skal levere et regneark til hver bidragyder med en oversigt over standarder og procedurer. Disse omfatter typisk en forklaring på, hvordan bestemte beregninger blev lavet, så medarbejderen kan indtaste de rigtige tal. Selvom dette er designet til at styre hvilke oplysninger, der indtastes i regnearket, er der ikke rigtig nogen måde at implementere det på i Excel. Manuel indtastning af data medfører risiko for fejl, og giver godkenderen, der skal undersøge hvert indsendt budget, mere arbejde. Derudover, hvis der er flere ledelseslag, hvilket der for det meste er, vil forskellige udgaver eller dele af budgettet for en enkelt afdeling blive spredt mellem mange personer. Selvfølgelig skal disse til sidst samles, så de kan godkendes, organiseres og importeres igen i Microsoft Dynamics GP, NAV eller Business Central, hvilket kræver det rigtige format. Dette kan, og tager ofte, endeløse frustrerende timers afstemning. Ofte skaber Excelarkene nye og inkonsistente versioner. De behandles forskelligt af hver bruger, og som tidligere nævnt, er der ingen måde at implementere de strikse retningslinjer for formatering og beregning i selve Excel. Tallene i hvert regneark kommunikerer heller ikke med hinanden. Så hvis du er over eller under budgetmålene i forskellige kategorier på tværs af to afdelinger, ved du det ikke, før det er for sent, og du er så nødt til at adressere dele af budgetteringsprocessen helt forfra for at revidere det. Dette sker på hvert niveau af budgetter hele vejen op gennem kæden, hvilket bare forværrer problemerne. Få at forstå disse Excel-baserede budgetteringsproblemer bedre i situationer fra virkeligheden undersøgte vi det nærmere og gennemførte interviews med flere budgetlæggere, -bidragydere og -godkendere fra 15 forskellige virksomheder. Mens kompleksiteten af budgetteringsprocessen afhænger af organisationen, bruger 100 % af de adspurgte deltagere flere regneark i Excel i øjeblikket. Budgettering for bedre resultater 4
Her er de 6 mest almindelige frustrationer, som budgetejere, der bruger flere, uintegrerede regneark til at administrere deres budgetteringsprocesser, udsættes for: 1. Spildt tid Det er stressende at administrere flere regneark og samarbejdspartnere. Den gennemsnitlige virksomhed, der blev interviewet i vores undersøgelse, bruger 2-3 måneder på budgetteringsprocesser. Da vi talte specifikt med budgetejere, såsom CFO'er eller regnskabsledere, angav de, at de brugte 100-250 timer af deres tid på budgetteringsprocessen. Fra tiden brugt på at validere tal i mange revisioner, til timerne brugt i telefonen i et forsøg på at få fat i ledere, indvirker denne tabte produktivitet kraftigt på driftseffektiviteten og din bundlinje. 2. Uregelmæssig manuel indtastning af data De fleste virksomheder, der blev interviewet, begrænser budgettering til blot én gang om året på grund de nuværende ressourcekrævende processer. Selv med flere Excel-filer og -skabeloner, som forskellige bidragydere til budgettet leverer, har budgetejere ikke nogen kontrol over fejlberegninger og fejl lavet af bidragyderne i øvrigt. 3. Manglende gennemskuelighed Den gennemsnitlig adspurgte virksomhed har mellem 7 og 15 hoveddeltagere i budgetteringsprocessen. En typisk klage blandt dem er, at de er tvunget til at budgettere i siloer og ikke får nogen indsigt i, hvad andre budgetansvarlige ledere og direktører tildeler. Den manglende tilpasning af regneark og kommunikationsfunktionalitet begrænser deres evne til at forudsige nøjagtigt og se det store billede. 4. Upræcis datakonsolidering Firmaer arbejder typisk med 30 til over 100 Excel-filer, med mange versioner af hver fil gennem hele budgetteringsprocessen. Budgetejeren er ansvarlig for at konsolidere alle disse filer for at skabe ét enkelt budget, og kæmper i den forbindelse med at få budgetterne tilbage til tiden og løse uforudsete manuelle ændringer af budgetelementerne fra bidragyderne. 5. At sammensætte budgetterede og realiserede tal 8 ud af 15 virksomheder overfører deres Excel-baserede budgetter til Dynamics for at få forretningsværdi ud af disse tal. At indlæse tilbage til NAV, GP eller Business Central er meget vigtigt, så budgetoplysningerne kan bruges til rapportering og andre af disse systemers funktioner, men det udgør en stor risiko, hvis der er usikkerhed vedrørende de budgettal, der overføres. 6. Manglende skabelonfleksibilitet Standardisering er vigtig, når du har flere bidragydere, der er ansvarlige for at udfylde de samme typer oplysninger. Hvis en budgetlægger møder restriktioner eller begrænsninger, når han laver det oprindelige regneark, har bidragyderne som regel svært ved at give de præcise svar, der er behov for, for at samle budgettet effektivt og fejlfrit. Budgettering for bedre resultater 5
Budgetteringsteknologi til Microsoft Dynamics Selvom dette af én eller anden grund ikke er offentligt kendt, tilbyder Dynamics 365 Business Central, Dynamics GP og Dynamics NAV et out-ofthe-box-budgetteringsværktøj, der kan integreres med Excel. Ved at bruge Budgetguide til Excel kan brugerne kopiere budgetter, oprette skabeloner og eksportere til og fra Excel. Ulempen er, at der er begrænsninger på, hvor mange dimensioner du kan have, og hvordan du tilpasser formularer. Budgetguiden understøtter heller ikke samarbejde og kommentering, hvilket er ét af de største problemer med Excel-baseret budgettering i dag. Som et resultat af disse begrænsninger og generelt manglende oplysning skal de fleste Dynamics-kunder vælge mellem at prøve lykken med hjemmelavet Excelbaseret budgettering eller implementere en separat budgetteringsteknologi. De fleste virksomheder vælger regneark-vejen. Der er to overordnede grunde til, at virksomheder holder sig tilbage fra at implementere budgetteringsteknologi: Omkostninger og opstart (dvs. installation og oplæring). Standard Excel som en budgetterings-"løsning" er så populært, fordi Excel er branchestandarden indenfor regnearkssoftware, og er økonomisk for små og mellemstore virksomheder. Og sammenlignet med målrettet budgetteringssoftware, som er rettet mod store virksomheder, er der en stor prisforskel. Budgetteringsløsninger til store virksomheder er typisk en del af en større Corporate Performance Management-pakke (CPM) og indeholder alt fra strategiudvikling og målsætning til prognosticering og modellering af hvad-nu-hvis-scenarier. Selvom de er robuste, kræver de meget mere implementering og oplæring end Excel, og indeholder ofte besværlig, unødvendig funktionalitet. Så hvad vælger du? Et gratis værktøj, der er nemt at bruge, men med begrænsede samarbejdsmuligheder, ingen rapporteringsfunktioner og ingen styring, eller en dyr og kompleks budgetteringsløsning, der har mere, end det du har brug for, og som overvælder din brugere? Når alt kommer til alt, ønsker budgetejere og -bidragydere en bedre løsning, men de har ikke tid eller ressourcer til at give sig i kast med at udrulle et stort budgetteringsprojekt. Især når du tager i betragtning, at de fleste økonomiafdelinger er fokuserede på at finde nye måder at spare penge på, ikke bruge dem. Det du har brug for, er en budgetteringsløsning, der imødekommer dine behov. Hos Jet Global har vi anerkendt dette og udviklet en løsning, der udfylder gabet mellem komplicerede, dyre CPM'er og meget ukontrollerede regneark. Det nyligt udgivne Jet Budgets er designet til budgetejere i større virksomheder, der lige nu oplever stigende produktivitetsudfordringer, når de styrer flere regneark. I det næste afsnit vil vi vise dig, hvordan det kan hjælpe med at forenkle dine budgetteringsprocesser og forbedre samarbejde og produktivitet på kortere tid, end det tager blot at implementere disse traditionelle, overdrevet store budgetterings- og CPM-produkter. Budgettering for bedre resultater 6
Lær mere om Jet Budgets Release KLIK HER www.jetglobal.com
Jet Budgets: Løsningen til Excel-baseret budgettering Jet Budgets er et webbaseret produkt, der giver en komplet arbejdsgang for budgettering og administration af indtastning fra ethvert sted. Jet Budgets, der er kompatibelt med Dynamics GP, Dynamics NAV og Dynamics 365 Business Central, er designet til at hjælpe dig med at oprette og styre budgetter, der omfatter samarbejde, forbedrer præcisionen og sparer tid. Efterom én af hovedbarrierne i forbindelse med at indføre budgetteringsteknologi er brugervenlighed, har Jet samarbejdet med budgetejere og -bidragydere verden over for at gøre Jet Budgets til en intuitiv, brugervenlig løsning. Jet Budgets, der er integreret med Excel, tilbyder dig en oplevelse, der ligner den, du er vant til men med de knapper og den samarbejdsfunktionalitet, der samler ukurante regneark og laver dem til et særdeles brugbart budget med rapportering og den gnidningsfrie evne til at uploade tilbage til Dynamics. Budgettering for bedre resultater 8
For at give dig en oversigt over hvordan Jet Budgets kan hjælpe dig med at forbedre dine nuværende budgetteringsprocesser, kan du her se, hvordan det løser de seks smertepunkter ved administration af flere regneark, der er nævnt ovenfor. EXCEL-BASERET BUDGETTERING Spildt tid Uregelmæssig manuel indtastning af data Manglende gennemskuelighed Upræcis datakonsolidering At sammenholde budgetterede og realiserede tal Manglende skabelonfleksibilitet JET BUDGETS Jet Budgets giver en intuitiv, moderne webgrænsefalde til oprettelse, styring, kontrol og administration af budgetteringsprocessen fra ethvert sted. Ledere er i stand til at spore budgetteringsbrugerne og oprette budgetter med en hierarkisk struktur for let at samle forskellige budgetniveauer og give indblik i den overordnede budgetteringsproces. Jet Budgets er tilgængelig fra ethvert sted eller enhver enhed med en internetforbindelse. For at sikre præcise dataindtastninger fra bidragydere til budgetterne kan budgetejerne på forhånd angive oplysninger, såsom tal fra tidligere år. Kontrollerede Excel-regnearksskabeloner kan bruges sammen med Jet-funktionerne for at give en ubegrænset mængde af forhåndsgivne muligheder. Den intuitive indbyggede samarbejdsfunktionalitet sporer nemt brugernes kommunikation, hvilket giver forbedrede arbejdsgange og gennemgang i fremtiden. Gennem kommentering af arbejdsgange og sporing af indsendelse har alle en oversigt over justeringer, og hvorfor et budget blev godkendt eller afvist. Jet Budgets er fuldt integreret med Excel, så processen med at hente en skabelon, bygge den ind i Excel og udgive den er automatiseret og ukompliceret. Budgetejere kan nemt importere de afsluttede Jet Budgets-tal direkte til deres Dynamics GP, NAV eller Business Central ERP-systemer for at følge op og rapportere, om planerne overholdes. Budgetrapportering i Jet Budgets giver brugerne mulighed for hurtigt at se, hvordan budgettet sættes sammen, og sammenligne med realiserede og historiske budgettal i ethvert format, du måtte ønske. Ved at bruge denne funktion kan du dykke ned i Excel for at se, hvilke budgetindsendelser der bidrager til et budgettal og tage intelligente afgørelser vedrørende godkendelser. De fleksible og brugervenlige formularer og skabeloner i Jet Budgets giver gentagelighed og reducerer arbejdsbyrden for budgetadministratorerne. Budgetadministratorerne kan styre skabelonernes og formularernes layout og tilpasse hver formular til dets specifikationer med enhver kombination af konti og dimensioner. Budgettering for bedre resultater 9
En stor barriere for kunder, der ønsker at købe en budgetteringsløsning i dag, er implementering. I modsætning til en CPM-løsning giver Jet Budgets dig de funktioner, du har brug for til at budgettere og rapportere effektivt med en hurtig opsætning og konfiguration. Jet Budgets kræver ikke omfattende professionelle eller administrative ressourcer. I realiteten skal du bare vælge hvilke brugere, der skal have adgang til at deltage i budgetteringsprocessen, hvorefter du kan komme i gang meget hurtigt. Lav om på måden du budgetterer Virkningen af dårlig budgetteringspraksis og rodede regneark kan have en ødelæggende effekt på en virksomheds ydeevne, produktivitet og bundlinje. Som en Dynamics GP-, NAV- eller Business Central-kunde, føltes det nok ikke som om, du havde mange muligheder før men det har du nu. Jet Budgets er en fleksibel budgetteringsløsning, der er til at betale. Den bruges til at oprette, administrere og samarbejde igennem hele budgetteringsforløbet. Som den eneste alt-i-én-løsning til budgettering og rapportering i Dynamics-branchen er Jet Budgets det næste trin op fra Excel-baseret budgettering, og overgangen vil være hurtig og nem. Se hvordan det virker ved at bestille tid til en demo af Jet Budgets. Spar tid og styr budgetteringsprocessen med Jet Budgets! FÅ EN DEMO 2019 Jet Global Data Technologies Inc. Alle rettigheder forbeholdes.