Brugervejledning til Køre-Slutseddel i Notes
Indhold Prøvekørsel:... 3 Oprettelse af nyt Tilbud/Slutseddel:... 5 Bilinformation / Priskonfigurator... 6 Vigtige funktioner i priskonfiguratoren... 7 Skruerabat og avanceberegning... 8 Tilføjelse af fabriksmonteret ekstraudstyr... 8 Overførsel data fra konfigurator til Tilbud eller Slutseddel... 10 Undtagelser for udstyr som ikke kan vælges til en given model.... 10 Undtagelser hvor prisen ikke kan beregnes på en bilmodel... 10 Tilføjelse af forhandlermonteret udstyr... 11 Byttebil... 12 Oprettelse af tilbud og slutsedler på brugte og lagerbiler... 13 Indhold af selve tilbuddet eller slutsedlen... 14 Send Tilbud... 15 Opret tilbud... 16 Udskrive tilbud / slutsedler... 17 Administration af databasen... 18 Vedligeholdelse af forhandlerens prøve nummerplader... 19
Billedet kan ikke vises. Computeren har muligvis ikke hukommelse nok til at åbne billedet, eller billedet er muligvis blevet beskadiget. Genstart computeren, og åbn derefter filen igen. Hvis det røde x stadig vises, skal du muligvis slette billedet og indsætte det igen. Billedet kan ikke vises. Computeren har muligvis ikke hukommelse nok til at åbne billedet, eller billedet er muligvis blevet beskadiget. Genstart computeren, og åbn derefter filen igen. Hvis det røde x stadig vises, skal du muligvis slette billedet og indsætte det igen. Prøvekørsel: Formularen Prøvekørsel oprettes når en kunde ønsker at prøvekøre en bil. I denne formular er der integration til Onlinesystemet, TDC og Lotus Notes kalender. Hvis man i feltet 'Telefon' indtaster en gyldigt telefonnummer, kan man ved hjælp af handlingsknappen 'Kundeinformation ->Kundedata efter telefon' hente adresseoplysninger fra TDC på det pågældende telefonnummer. Med integrationen til Onlinesystemet, har man mulighed for at hente hele sin lagerliste af demo, nye eller brugte biler (Dette er nærmere beskrevet i afsnittet om formularen 'Demo/Brugt bil'). Man kan også søge efter stamdata på den enkelte bil, ved at angive et reg.nr. eller et vognkortnr. Nedenstående billede viser en bil oprettet til prøvekørsel, hvor man enten har søgt på vognkortnr., regnr. eller markeret bilen på listen fra Onlinesystemet.
På formularen 'Prøvekørsel', findes der seks handlingsknapper: Gem Ved klik på denne knap, gemmes dokumentet. Gem & Luk Ved klik på denne knap, gemmes og lukkes dokumentet Annuller Ved klik på denne knap, lukkes dokumentet. Udskriv formular Ved klik på denne knap, udskrives der en prøvekørselsformular indeholdende de angivne oplysninger fra dokumentet. Kundeinformation ->Kundedata efter telefon Ved klik på denne knap, hentes kundedata hos TDC, på baggrund af det telefonnummer, der er indtastet i feltet 'Telefon'. Bilinformation -> Bilstamdata efter indreg. nr. Ved klik på denne knap, hentes bilstamdata i Onlinesystemet, på baggrund af det indtastede regnr. i feltet Reg.nr. Bilinformation -> Bilstamdata efter vogn nr. Ved klik på denne knap, hentes bilstamdata i Onlinesystemet, på baggrund af det indtastede vognkortnr. i feltet Vognkortnr.
Oprettelse af nyt Tilbud/Slutseddel: Når det ny tilbud eller slutseddel åbnes fra VW CRM er kundedata pre-udfyldt. Herefter skal der vælges om der skal sælges en personbil, en varebil inkl. eller ekskl. moms eller f.eks. en hyrevogn. Efter dette vælges mærke og model. Se nedenstående billede. Ovenstående billede tager udgangspunkt i salg af fabriksny bil, hvor data på bilen vælges i Notes og prisberegnes i AutoCore. Det er også muligt manuelt at indtaste bildata og/eller hente data på lagerbiler og brugte biler fra AutoCore (dog uden priser som skal tastes manuelt) Denne mulighed vil blive gennemgået i et efterfølgende afsnit. På næste side gennemgås priskonfiguratoren.
Bilinformation / Priskonfigurator Når du skal tilføje en bil med tilhørende udstyr og priser på dit tilbud / slutseddel skal du følge nedenstående vejledning. 1. Vælg biltype (f.eks. personvogn eller varevogn ex. moms) 2. Vælg mærke og model (vælg først mærke og herefter ønsket model) 3. Åbn konfiguratoren (klik på knappen konfigurer for at åbne priskonfiguratoren) Priskonfiguratoren åbner nu et nyt vindue. Her kan du tilføje/fjerne fabriksmonteret ekstraudstyr, beregne skruerabat og se din endelige avance på bilen. Beregningsmotoren, som regner priserne, ligger i AutoCore og det betyder i praksis at alle beregninger på priser foretages der. Priskonfiguratoren sender den 6 cifrede model kode og PR-koder på udstyr til AutoCore, som herefter returnerer priserne.
Vigtige funktioner i priskonfiguratoren I nedenstående skærmbillede vises en oversigt over de vigtigste funktioner i startbilledet på priskonfiguratoren: 1. Genberegn - Ved at klikke på Genberegn knappen beregner konfiguratoren prisen på den valgte model + evt. udstyr og skruerabat. Det er ikke muligt at tilføre priser til tilbud eller slutseddel uden først at klikke på denne knap. 2. Tilføj / Slet - Her tilføjes eller slettes fabriksmonteret udstyr. Ved at klikke på tilføj knappen åbnes der op for en liste over det udstyr som er tilgængeligt for den valgte model. I det efterfølgende beskrives denne funktion nærmere. 3. Farvekode - I dette felt indtastes den 4-cifrede farvekode, f.eks. 8E8E. Ved efterfølgende at klikke på Genberegn vil farven blive tilføjet til ekstraudstyrslisten med tilhørende pris. 4. Ekstraudstyr / Standardudstyr - Ved at skifte mellem de to faner er det muligt at få vist ekstraudstyr som er valgt til bilen, samt en oversigt over det udstyr som er standard på bilen. 5. Kampagnekoder - Dette felt bruges til at indtaste 3-cifrede PR-koder til beregning af kampagnemodeller. F.eks. skal visse hyrevogne have en SK2 kode tilføjet for at kunne beregne den rigtige pris. 6. Pile - Ved at klikke på pilene åbnes der en oversigt hvor det er muligt at indtaste og vise skruerabat og avance på den valgte model. 7. Inkl. eller ekskl. registreringsafgift - Her vælges om bilen skal beregnes med eller uden afgift. 8. Gem Klik på gem for at returnere priserne på tilbuddet / slutsedlen I det følgende beskrives funktionen til skruerabat, samt mere om tilføjelse af ekstraudstyr.
Skruerabat og avanceberegning Ved at klikke på pilene (se nedenstående billede) gives der mulighed for at indtaste beløb til skruerabat. Ved klik på Max knappen vil konfiguratoren vise den maksimale rabat, der kan gives på den pågældende model. Det er ikke muligt at beregne en pris med et rabatbeløb højere end maksimumrabatten. Værd at vide om skruerabat funktionen. - Rabatten som udregnes er enten inklusiv eller eksklusiv moms afhængigt af hvilken type bil der beregnes (personvogn, varebil ekskl. moms etc.) - Rabatten udregnes altid ekskl. Afgift - Kunderabat vil blive vist på forsiden af tilbuddet / slutsedlen og er den rabat inkl. afgift som kunden oplever den. - Kunderabat tager højde for den afgift bilen beregnes ud fra. Se nedenstående eksempel på en Touran 1T2C52 som henholdsvis personvogn og van. Tilføjelse af fabriksmonteret ekstraudstyr Ekstraudstyr tilføjes ved klik på Tilføj udstyr som åbner et pop-up vindue. Her markeres det udstyr som skal med i prisberegningen og efterfølgende klikkes OK. Samme funktion bruges til at fjerne valgt ekstraudstyr. Når udstyr er tilføjet eller fjernet skal der altid klikkes på Genberegn knappen for at opdatere prisen. Nedenstående skærmbilleder viser hvordan du tilføjer udstyr. Klik på Tilføj :
Vælg udstyr og klik OK : Klik på Genberegn for at opdatere prisen: Når man har valgt udstyret og klikker 'OK', har man efterfølgende to muligheder: 1. Overfør udstyret til en 'side 3' Her har man mulighed for at tilføje/fjerne udstyr efterfølgende. Der er 35 linjer at gøre godt med. På side 3 kan man desuden tilføje 15 linjer med eftermonteret fabriksudstyr. 2. Lad udstyret 'blive' på forsiden af tilbuddet/slutsedlen. Der er kun plads til 2/3 beskrivelser af udstyret, hvilket er en begrænsning. På næste side kan du læse hvordan data overføres til tilbuddet eller slutsedlen.
Overførsel data fra konfigurator til Tilbud eller Slutseddel Når konfigurationen er afsluttet klikkes på knappen Gem. Priserne vil herefter blive overført til side 1 på tilbuddet. Undtagelser for udstyr som ikke kan vælges til en given model. Der kan være tilfælde, hvor der er udstyr, som vil være tilgængeligt på listen, men som ikke kan bestilles til den valgte model. I sådanne tilfælde vil følgende pop-up vindue med fejlbesked fremkomme. PR-koden på det stykke udstyr, som ikke kan bestilles til bilen vises i fejlbeskeden og kan herefter fjernes ved at klikke på knappen Slet udstyr. Undtagelser hvor prisen ikke kan beregnes på en bilmodel Der kan være modeller, hvor priskonfiguratoren ikke kan beregne prisen, fordi nødvendige oplysninger ikke er tilgængelige. I sådanne tilfælde vil følgende fejlbesked fremkomme i et pop-up vindue. Hvis der skulle opstå en situation, hvor du mangler en bilmodel eller specifikt udstyr til indtastning, bedes du sende en email til vognfordelingen: Personbiler: vds@vw.dk og Erhvervsbiler: vwe@vw.dk
Tilføjelse af forhandlermonteret udstyr Det er muligt at indtaste og specificere evt. forhandlermonteret udstyr på tilbuddet / slutsedlen. Ved at oprette en side 3 til udstyr, enten i forbindelse med at indsætte fabriksmonteret udstyr fra konfiguratoren eller ved at vælge funktionen Indsæt side til ekstraudstyr under menupunktet Funktioner. Se billede nedenfor: Her indtastes forhandlermonteret udstyr og priser. Husk at hvis der er valgt en bil ekskl. moms skal priserne indtastes ekskl. og modsat, hvis bilen er valgt inkl. moms. Se nedenstående: Herefter vælges side 1 - priserne vil blive opdateret på forhandler monteret udstyr når der klikkes på Genberegn.
Byttebil Hvis der er en byttebil involveret i sagen tilføjes denne på tilbuddet i området reserveret hertil: Oplysninger på bilen kan hentes ved opslag i Central Registret for Motorkøretøjer eller hvis bilen er kendt i vores system, via vogndatabasen. Oplysningerne hentes ved opslag på registreringsnummer og er: - Modelbeskrivelse - Stelnr. - 1. Indregistreringsdato - Model årgang (kun for VW, AUDI, SEAT og SKODA) For at hente oplysninger bruges funktionen Byttevogn efter inreg. nr Når de økonomiske forhold omkring byttebilen er indtastet skal der klikkes på Genberegn herefter opdateres prisen. Se ovenstående billede.
Oprettelse af tilbud og slutsedler på brugte og lagerbiler Ønsker man at oprette et tilbud eller slutseddel på en eksisterende bil (brugt, lagerbil e.l.) kan man hente bildata fra AutoCore eller CRM (centralregistret for motorkøretøjer). Dette kan gøre via chassisnummer, vognkort, eller registreringsnummer. En af disse tre oplysninger skal indtastes på tilbuddet og herefter skal man bruge handlingsknappen bilinformation: Herefter hentes: - Stelnummer - Modelinformation - Vogntype - indregistreringsdato Priser, specifikation af udstyr, etc. skal indtastes manuelt. Som tidligere beskrevet kan der oprettes en side 3 til at udspecificere fabriksmonteret og forhandlermonteret udstyr på bilen.
Indhold af selve tilbuddet eller slutsedlen Et tilbud består af to sider, selve tilbuddet (side 1) og specifikation af evt. fabriksmonteret og/eller forhandlermonteret udstyr (side 3). En slutseddel indeholder også en side 2, som er de 'Almindelige betingelser' for tilbuddet/slutsedlen. Emails viser en oversigt over sendte tilbud via email og Tilbud viser en oversigt over oprettede tilbud (word-dokumenter som henter bil og kundeinformation fra tilbuddet / side 1). Disse to funktioner vil blive gennemgået nærmere nedenfor. Statuslog viser en liste over evt. ændringer foretaget på tilbuddet.
Send Tilbud Via funktionen send tilbud er det muligt at sende et tilbud til en kunde via email. Emailen indeholder: - Kundeoplysninger (Navn + adresse) - Information om ny bil - Evt. information om byttebil - Priser / økonomi Ønsker man at se emailen inden man sender den til kunden, kan man først sende mailen til sig selv ved at indtaste sin egen emailadresse i modtagerfeltet.
Opret tilbud Det er også muligt at oprette tilbud med wordskabeloner. Klik på funktionen Opret Tilbud. Herefter åbner et pop-up vindue, hvor du kan vælge en skabelon at basere tilbuddet ud fra. Det er muligt at oprette egne skabeloner eller bruge en skabelon stillet til rådighed fra VW. Når skabelonen er valgt og der klikkes OK vil Word automatisk åbne, hvorefter der kan arbejdes med tilbuddet.
Udskrive tilbud / slutsedler For at udskrive et tilbud eller slutseddel vælges funktionen Udskriv Sag Herefter åbnes print-dialog boksen (se billede nedenfor) hvor der kan vælges printer, antal kopier eller om dokumentet skal gemmes som pdf. Ved at vælge Preview funktionen vises det færdige resultat inden udskrift.
Billedet kan ikke vises. Computeren har muligvis ikke hukommelse nok til at åbne billedet, eller billedet er muligvis blevet beskadiget. Genstart computeren, og åbn derefter filen igen. Hvis det røde x stadig vises, skal du muligvis slette billedet og indsætte det igen. Billedet kan ikke vises. Computeren har muligvis ikke hukommelse nok til at åbne billedet, eller billedet er muligvis blevet beskadiget. Genstart computeren, og åbn derefter filen igen. Hvis det røde x stadig vises, skal du muligvis slette billedet og indsætte det igen. Administration af databasen Brugere af denne database, kan have to forskellige 'roller', som hver især definerer, hvilken rettighed den enkelte bruger har. Man kan enten være 'SuperUser' eller 'User'. Superbrugere er som standard sat op til at være medlemmer af notesgruppen XXX Administration (f.eks. 081 Administration). Hvis man har rollen 'SuperUser' kan man redigere databasens opsætningsdokumenter, som vises på nedenstående billede: Opsætningsdokumenterne vises ved at klikke på linket 'Superbruger nøgleord' i navigationen til venstre på skærmen, som er vist på nedenstående billede: Opsætningsdokumenterne er kategoriserede således: Contract (her vedligeholdes bla. adresse og bankoplysninger) Disse opsætningsdokumenter refererer til selve tilbuddet/slutsedlen Contract New Customer Disse opsætningsdokumenter refererer til funktionen 'Opret ny kunde', som aktiveres ved at klikke på handlingsknappen 'Funktioner' på tilbuddet/slutsedlen
Email Disse opsætningsdokumenter refererer til funktionen 'Send Tilbud' som aktiveres ved at klikke på handlingsknappen 'Funktioner' på tilbuddet Email New Customer Disse opsætningsdokumenter refererer til funktionen 'Opret ny kunde', som aktiveres ved at klikke på handlingsknappen 'Funktioner' på tilbuddet/slutsedlen Equipment Dette opsætningsdokument refererer til den beregning, som finder sted på det oprettede forhandlermonterede ekstraudstyr i den tilsvarende database Vedligeholdelse af forhandlerens prøve nummerplader TestDrive Dette opsætningsdokument refererer til formularen Prøvekørsel. Bemærk at forretningens prøveplader opdateres og vedligeholdes i dette nøgleord.