Abstract. Side 1 af 20

Abstract Opgaven tager udgangspunkt i opbygningen af en database over Knud Pedersens privatarkiv. Til udviklingen af basen benyttes Soft Systems Methodology. Først fremstilles der en prototype på databasen, heri registreres et antal udvalgte dokumenter, hvorefter der overvejes, hvad der kan forbedres til den endelige udgave af databasen. Herefter udarbejdes en endelig kravspecifikation, der udgør produktet. I sidste del af opgaven, vil der være en refleksion over de anvendte arbejdsmetoder og projektets forløb. Det konkluderes, at det lykkedes at lave en kravspecifkation til en database, der kan rumme Knud Pedersens privatarkiv, om end det ville være ønskeligt med nogle flere detaljer i databasen. Side 1 af 20

Indholdsfortegnelse Abstract... 1 Indledning...3 Problemformulering... 4 Metode... 4 Præsentation af metode og arbejdsproces... 5 Soft Systems Methodology... 5 Arbejdsproces... 5 Analyser og overvejelser omkring kravspecifikation... 7 Rich picture og roddefinition... 7 Ordning af arkivet efter indhold.... 9 Bibliografiske relationer... 10 Hvilke felter der indgår i de forskellige formater... 11 Diskussion af testresultater... 13 Åbning af Knud Pedersens privatarkiv... 15 Refleksion over Projektets forløb... 16 Konklusion... 18 Litteraturliste... 20 Side 2 af 20

Indledning I gennem de sidste 50 år har Knud Pedersen (herefter KP) drevet Kunstbiblioteket / Byens billede i det indre København. Idéen med biblioteket har været, at formidle og udlåne god kunst til almindelige mennesker. Billeder fra statens forårs- og efterårsudstillinger er dermed flittigt blevet lånt ud til borgere i hele landet. Biblioteket har åbent dagligt og kunder kommer forbi i en jævn strøm og erhverver sig et nyt billede eller to. Ligeledes kører billedbussen med jævne mellemrum en tur til Jylland, for at pleje det jyske publikum. Håbet er så, at sælge de udlånte billeder så kunstneren og biblioteket kan overleve. Ved siden af sin udlånsvirksomhed har KP været initiativ tager til alverdens kunstprojekter. Den kunstform KP bedriver, er fluxus kunst, en antikunst bevægelse, der beskæftiger sig meget med happenings og performance. I forbindelse med disse projekter har KP gennem årene fået oparbejdet en stor privat samling, dels af fluxus kunst, men hovedsagligt med dokumenter af privat karakter. Fluxus kunsten er ved et tidligere projekt sorteret fra. Tilbage ligger så alle dokumenter af privat karakter, samt nogle kunst projekter, der ikke rigtig kan kategoriseres som fluxus kunst. Den resterende samling, som i denne opgave kaldes KPs privatarkiv, bliver genstand for vores opgave. Vores udfordring er, at fremstille en database, der kan håndtere disse mangeartede dokumenttyper. Mere specifikt består samlingen af ca. 1000 dokumenter, der meget omhyggeligt er blevet pakket i nummererede kasser og ført ind i katalogen med en kort beskrivelse og en kategori 1. Som arkivet er vokset er beskrivelsen dog blevet mindre, for til sidst næsten undladt. Med andre ord virker det, som om arkivet er vokset KP over hovedet. Det er der, som sådan ikke noget at sige til, efter et nærmere syn på arkivet, der fysisk befinder sig i en gammel garage i indre by, ser vi hvor omfattende det er. En ting er at det indeholder 1000 dokumenter, det er i sig selv ikke skræmmende, men forskelligheden i disse dokumenttyper er slående. Ved et hurtigt gennemsyn både i katalogen og i det fysiske arkiv, ses det at vi har, at gøre med alt fra børnetegninger, korrespondancer med diverse ministre, beskrivelser af ikke realiserede projekter, dokumentation af projekter, skønlitterære manuskripter udgivet og ikke udgivet og alverdens fotos. Som udgangspunkt er der to måder at betragte samlingen på, man kan se samlingen som en privat mands værk, 1 Kategori fungerer som KPs emneindeksering Side 3 af 20

uden større interesse for andre end ham selv. En anden måde er, at se samlingen som et stykke kulturhistorie, der udvikler sig sammen med skiftende kulturpolitikker gennem de sidste 50 år. Måske bliver det en slags antikultur politisk fortælling om, hvad der i en periode er Hot eller Not. Vi vælger naturligvis at se arkivet, som et stykke antikulturhistorie der har offentlig interesse. Efter dette gennemsyn står det klart, at en af de vigtigste opgaver bliver, at skabe overblik over dokumenterne. KPs høje alder (83 år) gør, at han ikke har den store mulighed for, at sætte sig ind i et alt for kompliceret system og databasen må derfor ikke blive for teknisk. Samtidig er det vigtig, at basen bliver forholdsvis billig at lave, da den til en start kun er et privat foretagende. Det bringer os frem til følgende problemformulering. (JG og SF) Opgaven og produktet er lavet i fællesskab af Jens Gram (JG) og Siv Fredriksen (SF) Problemformulering Hvordan konstruerer vi en database, der giver Knud Pedersen et overblik over hans privatarkiv. (JG og SF) Metode Det er vigtigt først, at få defineret KPs behov og problemsituationen. Metodisk er valget derfor faldet på Soft Systems Methodology (herefter SSM) som beskrevet i Checkland og Poulters Learning for action : a short definitive account of soft systems methodology and its use for practitioner, teachers, and students (Checkland og Poulter 2006). Mange systemudviklingsmetodologier tager udgangspunkt i et veldefineret system i form af en kravspecifikation. De omfatter dermed ikke, eller kun i begrænset omfang en egentlig problemanalyse. Struktureret systemudvikling og objektorienterede systemudviklingsmetodologier er to metoder, hvor problemanalysen primært fokuserer på aspekter, der beskæftiger sig med implementering af computerbaserede systemer (Nicolaisen 2007, side 1). SSM omfatter derimod detaljeret analyse af organisatoriske, sociale og politiske aspekter. Problemerne omkring KPs privatarkiv er ikke detaljeret afklaret, og det er således hensigtsmæssigt, at systemudviklingsforløbet omfatter en analyse af de problemer der er omkring arkivet. En sådan generel analyse udarbejder vi Side 4 af 20

ved hjælp af Rich Pictures (Checkland og Poulter 2006, side 24) og en roddefinition. Der indhentes litteratur til at belyse projektet og opgavens forskellige aspekter. (JG og SF) Præsentation af metode og arbejdsproces I dette afsnit vil der være en kort præsentation af de elementer af SSM der bliver anvendt i opgaven, samt en gennemgang af og overvejelser omkring, arbejdsprocessen Soft Systems Methodology SSM er en organiseret, fleksibel proces som kan hjælpe med, at finde problemstillingen i uafklarede problemsituationer (Checkland og Poulter 2006, side 4). Ved hjælp af en række metodiske værktøjer, analyserer man sig frem til en løsning. Blandt de mange mulige værktøjer, har vi valgt, at begrænse os til Rich Pictures og en roddefinition. Rich Pictures anvendes typisk på et tidligt tidspunkt i processen, som et værktøj der skaber overblik over problemsituationen. Uddybende er det en uformel tegning af vigtige aspekter ved problemsituationen, problemets omverden og aktører. Eller som Checkland og Poulter udtrykker det: In making a Rich Picture the aim is to capture, informally, the main entities, structures and viewpoints in the situation, the processes going on, the current issues and any potential ones (Checkland og Poulter 2006, side 25 ). Billedet er intuitivt forståeligt og kan danne grundlag for en dialog med de involverede personer. Roddefinitionen beskriver formålet med et nyt system, og de rammer systemet er underlagt. Formålet med systemet besluttes efter, at alle syn på sagen er gjort eksplicitte, ved hjælp af en såkaldt CATWOE. (SF) Arbejdsproces Rent praktisk flytter vi i den indledende fase ind i et kontor på Kunstbiblioteket. Efter udarbejdelse af et Rich picture og en roddefiniton foretager vi i samarbejde med KP en overfladisk dokumentanalyse, af et repræsentativt 2 udvalg af dokumenter fra arkivet. Analysen foregår på to niveauer, det ene niveau er med udgangspunkt i mappen (katalogen), det andet er med udgangspunkt i det fysiske arkiv. Dette skulle sammen med 2 Det repræsentative udvalg er foretaget på baggrund af en gennemgang af katalogen. Først er der valgt 30 poster, der fordeler sig jævnt over hele tidsperioden, ligeledes berører de samtlige kategorier. Derudover er der lavet 20 tilfældige nedslag i den fysiske katalog. Side 5 af 20

et overblik over de mange forskellige dokumenttyper, gerne give os et indblik i KPs terminologi. På baggrund af disse analyser fremstilles der en kravspecifikation og der laves en prototype på databasen. I den prototype indtastes, der så et repræsentativt udvalg af samlingens dokumenter, hvorefter resultaterne diskuteres med KP. Eventuelle fejl rettes til den endelige udgave af kravspecifikationen. Denne sidste version af kravspecifikationen, vil sammen med en vejledning i brug af systemet udgøre hovedelementerne i vores produkt (se bilag 3, Produkt). Det kan diskuteres hvorvidt det er hensigtsmæssigt, at vi evaluerer vores eget arbejde, men vi vurderer, at det er i orden da evalueringen foregår i samarbejde med KP. Det skal nævnes her, at vi under hele processen med prototypen har en hotline til det it firma der skal fremstille databasen. Det er en stor fordel, da konkrete problemer og problemstillinger kan diskuteres når de opstår. (SF) Da den endelige arbejdsproces skulle fastlægges søgte vi inspiration i velegnede modeller, så vi nemt kunne overskue, hvilke trin der var i arbejdsprocessen. Modellen var ligeledes nyttig, da arbejdsprocessen skulle formidles til KP. Ved hjælp af modellen kunne vi nemt og pædagogisk vise ham, hvor i processen vi befandt os. Som inspirationskilde bruges Figur nr. 8.1 i Hans Kysters Mennske-Maskine-Samspil (Kyster 1993, side 132). Det skal dog siges, at denne model ikke er henvendt til udvikling af databaser, men til udvikling af brugergrænseflader. Ikke desto mindre, kan den fungere som en inspiration og formidlings værktøj i vores projekt. Vi vælger at lave en afskrift af modellen, da den fungerer fint i formidlings sammenhæng. En afskrift af modellen ser således ud: Analyse af formål Analyse af domænet Analyse af brugerne Fremstilling af prototyper Afprøvning af prototyper Fremstilling af produktet Analyse af færdigt produkt Udarbejdelse af Usability Statement. De første tre punkter, dækkes af SSM. Punkt fire - fremstilling af prototyper - svarer til vores arbejdsgang, ligeledes gør punkt fem, Afprøvning af prototyper. I den sidste del af modellen foretages en ændring, vi laver en analyse af de test der kommer ud af afprøvning af prototypen, før vi får fremstillet det endelige produkt. Det er vigtigt at slå fast, at modellen ikke bliver anvendt direkte med kun som inspirationskilde og som formidlingsværktøj. (JG) Side 6 af 20

Analyser og overvejelser omkring kravspecifikation Følgende kapitel har underoverskrifterne: Rich picture og roddefinition, Organisering af arkivet efter indhold, Bibliografiske relationer og Hvilke felter der skal indgå i de forskellige formater. Rich picture og roddefinition er de to værktøjer fra SSM vi har valgt, at anvende. Afsnittet Organisering af arkivet efter indhold, handler om valg af emneord og udfordringer i emneindekseringsprocessen. De bibliografiske relationer er generelt vigtige i arkiver, fordi arkiver i højere grad end biblioteker samler på grupper af relaterede dokumenter. I det sidste afsnit bruger vi blandt andet Cutters tre katalogkrav til, at belyse vore til- og fravalg af felter i de forskellige formater. (JG) Rich picture og roddefinition For indledningsvis, at skabe os et overblik, lavede vi et Rich Picture (Checkland og Poulter 2006, side 24). Billedet skulle gerne tale for sig selv og vi vil derfor ikke kommentere det skriftligt. Vores Rich Picture er vedlagt, som Bilag 2. Videre kom vi frem til følgende roddefinition: Databasen skal på en overskuelig måde tilgængeliggøre privatarkivets indhold. Kravspecifikationen må ikke være for kompliceret og tidskrævende, at omsætte til en prototype på en database, da der er begrænsede midler til it firmaet. Målgruppen er i første omgang Knud Pedersen. KP har flere roller, han er aftager af systemet, han financierer det og er ophavsmand til arkivets dokumenter. I tilfælde af at arkivet bliver åbent for offentligheden, vil målgruppen ændre sig. Vi kom frem til roddefinitionen gennem dialog med KP, samt udfærdigelse af en CATWOE for henholdsvis KP og os. (Vi har skønnet at it firmaets vinkel var irrelevant i forhold til vores roddefinition). (SF) CATWOE for KP Customers: (hvem har direkte udbytte af systemet?). Knud Pedersen. Actors: (hvem udfører Transformationen eller dele af Transformationen?). Knud Pedersen og de studerende laver sammen en database og registrerer dokumenter i den. It firmaet laver prototypen på databasen. Side 7 af 20

Transformation: (hvilke processer forandrer input til output). Ved hjælp af SSM laves analyser som sammen med afprøvning af databaseprototypen danner grundlaget for konstruktion af en endelig kravspecifikation. Weltanschaung: (hvorfor udføre Transformation?, hvilke antagelser gør systemet meningsfyldt?). Systemet vil forbedre Knud Pedersen overblik over arkivet, samt gøre det mere brugbart. Knud Pedersen er 83 år, og vil gerne have sit livsværk ordnet og bevaret for eftertiden, inden han dør. Owner: (ansvarlig). Knud Pedersen Environment: (betingelser fastsat af omgivelserne). Der er ikke sat mange penge af til projektet og it firmaet koster penge. Projektet er tidkrævende og kommer oveni de daglige gøremål. Roddefinition: Om projektets formål skriver Knud Pedersen blandt andet: Arkivet skal omdannes så papirer med offentlig interesse, herunder opstart af Kunstbiblioteket og årene i Nikolaj Kirke, bliver ordnet efter indhold og kronologi (se bilag 1, Projektinformation) CATWOE for de studerende. Customers: (hvem har direkte udbytte af systemet?). Studerende. Actors: (hvem udfører T eller dele af T?). De studerende er ansvarlige for konstruktion af det nye system. Beslutningerne tages blandt andet på baggrund af dialog med Knud Pedersen. It firmaet laver databaseprototypen. Transformation: (hvilke processer forandrer input til output). Ved hjælp af SSM laves analyser som sammen med afprøvning af databaseprototypen danner grundlaget for konstruktion af en endelig kravspecifikation. Weltanschaung: (hvorfor udføre T?, hvilke antagelser gør systemet meningsfyldt?). De studerende lærer noget, samt består deres eksamen. Mere præcist får de en anden vinkel på kunsthistorien, samt afprøver deres vidensorganisatoriske kunnen i praksis. Owner: (ansvarlig). Knud Pedersen. Environment: (betingelser fastsat af omgivelserne). Kravspecifikationen skal hurtigt på banen, og databaseprototypen må ikke tage for lang tid, at lave da it firmaet koster penge. De studerende skal overholde studieordningens krav. Side 8 af 20

Roddefinition: Systemet skal give Knud Pedersen et overblik over hans arkiv, samt gøre det mere tilgængeligt. (JG) Ordning af arkivet efter indhold. KP ønsker, at arkivet skal ordnes efter indhold og kronologi (se bilag 1). Med indhold forstår vi det samme som emne, og dette afsnit handler derfor om valg af emneord og udfordringer ved emneindekseringsprocessen. Efter de indledende analyser og et gennemsyn af samlingen, kom vi sammen med KP frem til nogle kategorier, som dækker hele arkivet indholdsmæssigt. Kategorierne, eller emneorderne er: Ansøgningsprocesser og svar, Avisartikler, Breve, Bogprojekter, Dokumentation, Events / Begivenheder, Kunstværk, Personlig & Familieanliggende, samt Projekter. Det er i høj grad KPs sprog, der går igen i disse emneord. Det er en fordel i og med, at KP i første omgang er den primære målgruppe. Kategorierne er søgbare, men hvis databasen med tiden skal offentliggøres, er det ikke sikkert, at de eksisterende emneord (Kategorier) vil være de mest indlysende for den udvidede målgruppe. Kategorierne kan minde om materialetyper eller genre, men grundet dokumenternes natur og forskellighed, ser vi dem som vigtige udtryk for dokumenternes emne. Med udgangspunkt i Jens Erik Mais inddeling af emneindekseringsprocessen (Mai 1999, side 14), kan vi forestille os, at der vil opstå nogle forskellige udfordringer på de tre trin. I det første trin; dokumentanalyseprocessen, undersøges dokumentet for at finde emnet. I denne fase kan vi ikke følge en ensartet procedure, på grund af dokumenternes meget forskellige karakter. En analyse af et maleri må nødvendigvis udføres anderledes end en analyse af et brev, og emnebestemmelse af billeder er desuden en udfordring i sig selv. Det specielle ved emnebeskrivelsen i denne sammenhæng er, at ophavsmanden er med til at fastlægge hvad dokumenterne handler om. Ved oprettelsen af Fluxusarkivet har KP fortalt om et dokuments tilblivelsesproces og kontekst i øvrigt. Dette er også en mulig fremgangsmåde ved rekonstruktionen af privatarkivet, da det er en god måde, at udnytte den fordel det er, at arkivmaterialets ophavsmand er i live. Men det er også en meget tidskrævende metode. Det tredje trin i emneindekseringsprocessen er emneanalyseprocessen, hvor emnebeskrivelsen oversættes til indekseringstermer. Her kan det potentielt blive en udfordring, at enes om nogle få indekseringstermer, der skal udtrykke dokumentets emne fyldestgørende, da der uundgåeligt skæres en masse information fra i processen. (SF) Side 9 af 20

Bibliografiske relationer Mange arkiver registrerer dokumenter i grupper, vi regner dog med at de ca. 1000 akter hovedsagligt skal katalogiseres enkeltvis, hvilket kræver, at de både kan skelnes fra hinanden og at man kan se relationerne mellem dem. Eftersom vi har beskæftiget os mere med biblioteker end arkiver på Biblioteksskolen, er Gregory Hunters kapitel om forskelle på biblioteker og arkiver (Hunter 2003, side 7) interessant. Der skriver han blandt andet, at bøger primært vurderes individuelt på biblioteker og, at de fleste genstande også er tilgængelige på flere biblioteker. I modsætning hertil samler arkiver på grupper af relaterede genstande. Disse genstande står ikke alene, de får sin betydning gennem forholdet til andre genstande. I det lys bliver krydshenvisninger i databasen vigtige. I mange tilfælde vil der være flere dokumenter, som kun giver mening samlet. Der findes enkelte se også henvisninger i det nuværende fysiske katalog, men det er ikke gennemført og mange dokumenter er blevet flyttet rundt, uden at der har været tid til, at ajourføre katalogen. For at kunne præsentere og formidle arkivets indhold på en god og interessant måde vil vi overveje, hvordan vi bedst muligt får skabt en sammenhæng dokumenterne imellem. Formidlingen af et dokuments kontekst, bliver endnu mere relevant ved en eventuel offentliggørelse af databasen. Flere dokumenter vil også typisk have en relation til Fluxus arkivet, men de fleste Fluxus værker er på forhånd taget ud af samlingen. Nogle af dokumenterne i privatarkivet belyser forskellige Fluxus projekter og KP skriver for eksempel: De tidlige Fluxuskoncerter har imidlertid fået en legendarisk status i dansk kunsthistorie. Dette stykke dansk kunsthistorie er dokumenteret i korrespondancen mellem kommunen og Kunstbiblioteket, som er bevaret i arkivet (se bilag 1, Projektinformation). Sammenhængen mellem dokumenterne i privat arkivet og fluxus arkivet, ville på sigt være givtige at få synliggjort. Som før nævnt samler arkiver på grupper af relaterede genstande som får sin betydning gennem forholdet til de andre genstande. De bibliografiske relationer bliver for eksempel vigtige, når indholdet af et dokument bedre - eller kun - kan forstås, hvis man samtidig har adgang til et andet dokument. Tydeliggørelse af de bibliografiske relationer kan forbedre navigationsmulighederne, skabe oversigt og grupperinger, samt vise vej til mere relevante enheder end dem man har fundet. (Thorlund Jepsen 2007, Funktionalitet (2) Bibliografiske relationer og lænkning, side2-3). Derfor har vi valgt, at oprette et Se også felt, som vil være det oplagte sted at angive relationer. Relationer der trænger til en uddybende forklaring, eller Side 10 af 20

relationer der ikke fremgår af andre felter, kan omtales i Beskrivelse feltet. Her kan Tilletts taksonomi (Strunck 2002, side 19) eventuelt bruges som afsæt til at forklare relationens natur. Uden at komme nærmere ind på det, vil vi nævne at Tillett opererer med en ækvivalens-, afledt-, beskrivende-, del-helheds-, ledsagende-eller sekventiel relation, samt fælles karakteristika. Det er tidkrævende at udrede alle relationerne på kryds og tværs, men KP vil søge om midler, til ansættelse af, et par kunsthistoriestuderende til at færdiggøre registreringen. Til de helt komplekse eller ekstra interessante - dokumenter har vi oprettet et lydfilfelt. Her er det meningen, at vedhæfte lydfiler hvor KP fortæller om et dokuments tilblivelsesproces eller kontekst i øvrigt. (JG) Hvilke felter der indgår i de forskellige formater. I dette afsnit bruger vi Cutters tre katalogkrav (Taylor 2004, side 34) til en perspektivering af til- og fravalg af felter i ind- og uddataene. Ifølge Cutter (Taylor 2004, side 34), skal katalogen for det første, muliggøre søgning på: titel, forfatter (ophav) og emne. Vores indledende dokumentanalyse viste, at titlerne ikke nødvendigvis siger noget om dokumentets indhold. Vores opfattelse er desuden, at man i forbindelse med denne database, sjældent vil kende titlen på det dokument man søger. Ophav er heller ikke interessant, da det overvejende er KP som er ophav. I enkelte situationer er ophavet et andet end KP, til dem mangler der en søgefunktion. De kontrollerede emneord under Kategori, ser vi som en væsentlig beskrivelse af dokumenternes emne og vi har valgt at gøre dem søgbare sammen med År. Kronologien eller årstallet kan dog ses som et emne i sig selv, en form for inddeling i forskellige kunstneriske perioder. For det andet skal katalogen ifølge Cutter, muliggøre identifikation af værker, som: har samme ophav, har samme emne, har samme form og som er udtryk for det samme værk. Ophav har vi frasorteret i denne sammenhæng, men emnet vægter vi som før nævnt højt. Dokumenter med samme emne kan samles ved, at vælge en af kategorierne fra rullegardinmenuen. I registreringsformatet findes der imidlertid andre felter, som også kan være med til at angive dokumentets emne. For eksempel Geografisk og kunstnerisk sammenhæng. Disse andre emnefelter er ikke gjort søgbare, grundet it firmaets korte frist. Side 11 af 20

Det kontrollerede vokabular, som det er meningen, løbende skal udbygges i for eksempel Geografisk og Kunstnerisk sammenhæng, vil først rigtig komme til sin ret når man kan samle alle dokumenter, der for eksempel har fået tildelt emneordet Københavns Museum for Moderne Lovgivning. Arkivet vokser ikke, så når de ca. 1000 dokumenter i arkivet er katalogiseret, vil man have de færdige emneordslister under henholdsvis Kategori, Geografisk og Kunstnerisk sammenhæng og Medie. Efter endt katalogisering, vil være et godt tidspunkt, at overveje udvikling af interne lænker. Det samme gælder muligheden for at danne søgesæt med dokumenter der har samme form. Form svarer til det felt med kontrollerede emneord vi har kaldt Medie. Det er kun mulighed for at tildele formemneordene, de er ikke søgbare. Arkivets dokumenter er unika, derfor er behovet for at få samlet et værk ikke så stort. Relationer mellem dokumenterne, for eksempel en delhelhedsrelation kommer vi tilbage til. Cutters tredje katalogkrav siger, at katalogen skal understøtte valg mellem værker. Hver post har et Beskrivelse felt, hvor indeksøren i fri tekst kan uddybe dokumentets emne eller forklare, hvad der eventuelt ellers er karakteristisk ved dokumentet. Beskrivelsen er sammen med den valgte kategori desuden medtaget i visformat for søgesæt, sådan så brugeren får mulighed for, at vælge, uden nødvendigvis, at klikke sig ind på den enkelte post. (SF) I første omgang er registreringsformatet henvendt til KP. Han påtænker dog, at ansætte nogle kunsthistoriestuderende til videre registrering, derfor skal formatet også kunne forstås og bruges af andre end KP. Registreringsformatet indeholder felterne: År, Kategori, Titel, Omfang, Beskrivelse, Geografisk og kunstnerisk sammenhæng, Involverede person(er) og institution(er), Medie, samt Se også. Posten tildeles derudover automatisk et nummer, når den lægges ind i databasen. Vi mener dette er en tilstrækkelig exhaustiv registrering. Derudover har vi valgt, at give mulighed for høj specificitet i indekseringen og det er derfor flere felter, der kan ses som et udtryk for dokumentets emne. Den relativt høje emnespecificitet, bliver ikke et problem for eventuelle fremtidige kunsthistoriestuderende, da de efter al sandsynlighed, vil foretage emnebestemmelsen sammen med KP. I visformatet for søgesæt, karakteriseres hver post ved hjælp af: År, Nummer, Kategori, samt Beskrivelse-feltet. Beskrivelse feltet skal i denne sammenhæng Side 12 af 20

gøre det nemmere at vælge, og skelne posterne fra hinanden. Søgemulighederne udgøres af to felter, Kategori og År, som brugeren kombinerer på forskellig vis. Det giver en meget enkel og intuitivt forståelig brugergrænseflade og det tilfredsstiller KPs ønske om, at ordne dokumenterne efter indhold og kronologi. Denne form for søgning, kræver dog et vist kendskab til kategoriernes indhold, og i tilfælde af en åbning, eller offentliggørelse af arkivet, bør søgemulighederne tages op til revision. En offentliggørelse af arkivet vil også medføre overvejelser om systemets kompatibilitet med andre formater, eventuelt Dublin Core. (JG) Diskussion af testresultater I dette afsnit, vil vi samle op på de test vi foretog af prototypen. Testen foregår rent praktisk ved, at vi katalogiserer 50 dokumenter. Vi vil diskutere de ændringer, der blev foretaget, ligesom vi vil omtale nogle af de forbedringer, der kunne være ønskelige at justere, men som der umiddelbart ikke er råd til. Vurderingerne af testresultaterne bygger på den viden vi har opnået på biblioteksskolens bachelor uddannelse, men er også foretaget ud fra en mere praktisk vinkel, hvor vi løbende vurderer, hvad der virker fornuftigt og ufornuftigt i den konkrete situation. I de første mange tests, var der et rent praktisk problem, der bestod i, at vi som indeksører blev logget af inden en post var oprettet. Ligeledes var der problemer med, at katalogisere dokumenter, der ikke kunne dateres. Disse praktiske problemer og mangler viser meget godt, hvad vi var oppe imod, da vi skulle udvikle systemet. Umiddelbart virkede det som småting, men det var enormt tidskrævende at få rette alle disse ting. Under udviklingen, var vi opmærksomme på om databasen levede op til vores krav, om at skabe overblik. Efter katalogiseringen af de 50 udvalgte poster stod det klart, at det faktisk var muligt at danne sig et kronologisk overblik. Man kunne uden videre søge på et bestemt år, og alle poster fra det år kom frem. Ligesom det var tydelig af visformatet (år, kategori og beskrivelsen) hvilken post, der var tale om. Registreringen af de 50 dokumenter gav os ikke umiddelbart svar på, hvorvidt overblikket vil forsvinde når hele arkivet er katalogiseret. Dette havde vi dog taget højde for gennem analyse af katalogen, hvor det fremgår, at dokumenter fordeler sig jævnt over hele perioden fra 1950 til 2008. Derfor Side 13 af 20

antages det, at dette ikke vil blive et problem, ligesom det står klart, at arkivet ikke vokser voldsomt. En anden ting vi var særligt opmærksomme på, var om vores anden samle funktion (Kategori) virkede. Teoretisk fungerer det, men det viser sig meget vanskeligt at emne bestemme alle dokumenttyperne. Mange af kunstværkerne har mere end et emne, og hører lige meget hjemme i flere af vores kategorier. Det vanskeliggør i høj grad denne samle funktion, men det må stadig siges at give et overblik, da posterne i de søge sæt man får frem, har indbyrdes relationer. Spørgsmålet er så om de har lige så meget tilfældes, med nogle af de poster, der ikke blev fundet? En ting vi blev gjort opmærksomme på af de ansatte på Kunstbiblioteket var muligheden for, at søge på Nummer (Det nummer posten automatisk bliver tildelt ved katalogisering). Hvis man står med det fysiske dokument i hånden og er i tvivl om, hvor det stammer fra eller hvilken sammenhæng det indgår i, vil det være bekvemt med en nummer søgning. Den forholdsvis simple ting, kan uden problemer tilføjes den endelige base. (SF) Fra starten bestræbte vi os på at basen skulle være nem at håndtere. Det gælder for både ind- og uddataene. Det viser sig, at det er enkelt at registrere i databasen. Det er ikke den store tvivl, når man sidder med skærm billedet og dokumenternes data kan hurtig fyldes ind. Efter at have registreret omkring 50 dokumenter, var der poster nok til en egentlig analyse af, basens funktioner. Som tidligere nævnt, virker den efterstræbte kronologiske oversigt upåklageligt. Ligeledes antages det, at vores anden samle funktion også vil virke efter hensigten. Samtidig står det dog også klart, at hvis der var penge nok, kunne man skabe en mere funktionel base. Nogle af de forbedringer kommer ikke med på den endelige kravspecifikation, men skal alligevel nævnes her. Det ville være en forbedring, hvis man kunne samle nogle flere forskellige søgesæt, for eksempel alle dokumenter lagret i samme medie. Ligeledes kunne man forstille sig med andre felter. Men grunden til databasen ikke indeholder en sådan funktion er fordi, det er tidskrævende for it firmaet at fremstille og dermed for dyrt. Ligeledes ville det være værdifuldt med et felt til fritekst søgning, da det giver brugerne mulighed for, at anvende deres egne terminologi. Det medfører at et kendskab til kategorierne ikke er så nødvendigt. En fritekstsøgning vil muligvis give støj. Side 14 af 20

Skulle vi så have lagt fokus et andet sted? Det er svært at sige, hvad det mest samlende ved KPs arkiv er, men et er sikkert, målet var at skabe overblik og det gøres i dette tilfælde bedst ved en kronologisk sammenhæng. Ligeledes giver det også overblik, at kunne samle alle dokumenter inden for de forskellige kategorier. Men andre søge sæt ville givetvis være lige så brugbare. Når alt andet er nævnt, må det siges at databasen virkede som forventet. Det var nemt og hurtigt at katalogisere dokumenterne i databasen. Ligesom det var nemt at anvende basens funktioner. Der var dog nogle tekniske problemer så som, at det i starten ikke var muligt at opdaterere posterne. Disse problemer havde vi ikke nogen indflydelse på, men det var dog stadig tidkrævende at få styr på. Da det var os der stod for alt kontakt med it firmaet, der skulle løse problemet. (JG) Åbning af Knud Pedersens privatarkiv Som før nævnt skriver KP om projektets formål, blandt andet, at: Arkivet skal omdannes så papirer med offentlig interesse, herunder opstart af Kunstbiblioteket og årene i Nikolaj Kirke, bliver ordnet efter indhold og kronologi, så det kunne være umiddelbart tilgængeligt for offentligheden (se bilag 1, Projektinformation). Man kan åbne arkivet på flere måder eller niveauer. Hvis der ønskes en grad af kontrol med, hvem der bruger databasen, kan KP nøjes med, at give adgang til databasen fra Kunstbiblioteket. Her har brugeren også den fordel, at der er adgang til dokumenterne. En anden model er, at gøre databasen frit tilgængelig på internettet. En tredje mulighed er, at digitalisere relevante dele af samlingen og dermed både give offentligheden elektroniske søgemuligheder, samt adgang til de digitaliserede dokumenter. Digitalisering vil øge tilgængeligheden yderligere, men også løse nogle praktiske problemer omkring bevaring og konservering. Dokumenterne opbevares pt. i en fugtig garage. Men ikke mere om det her, da det vil kræve en selvstændig opgave. KP kan vurdere hvilken af disse tre grader af offentliggørelse han på sigt ønsker at gennemføre, men de forskellige alternativer kan også ses som en proces, der over tid åbner arkivet mere og mere op. Altså først giver man adgang via Kunstbibliotekets computere, derefter lægger man databasen på internettet, for til sidst også, at give adgang til en del af dokumenterne via internet. Digitalisering er i høj grad et spørgsmål om, man har ressourcerne til at gennemfører det. (SF) Side 15 af 20

Ved en offentliggørelse af databasen vil det være hensigtsmæssigt blandt andet, at gøre sig nogle overvejelser omkring målgruppe, brugergrænsefladen og kompatibilitet. Søgemulighederne som de ser ud nu, er ret skrabede, og kræver forhånds kendskab til samlingen. Ved øget tilgængelighed bør nogen derfor kigge på, og eventuelt redesigne brugergrænsefladen. Præcis hvordan søgemulighederne skal ændres vil afhænge af hvem den udvidede målgruppe skønnes at blive. (JG) Refleksion over Projektets forløb Da der skulle vælges projekt lød en rekonstruktion af KPs privatarkiv spændende, og der var stor mulighed for selv at præge projektet. Ligeledes var der flere indgangs vinkler til projektet, det kunne skubbes i en kunsthistorisk retning, ligesom det kunne holdes inden for systemudviklings området. Begge ting tiltalte os. Det stod dog også hurtigt klart, at den frihed, der var i projektet kunne blive den største udfordring. Og efter nogle indledende møder i Kunstbiblioteket var ideerne så mange, at det var svært, at finde tilbage til det oprindelige projekt. KP var meget åben overfor vores ideèr og vi var ligeså åbne over for hans. Men i et tilbage blik står det klart, at vi talte forbi hinanden, hvad angår den konkrete arbejdsopgave. Efter den første vejledning og et ekstra eftersyn i studieordningen stod det klart, at vi måtte kommunikerer vores arbejdsområder tydeligere overfor KP. Og at nogle af de planlagte tiltag måtte revurderes. Dette medførte, at vi måtte skære kraftigt ned i antallet af dokumenter vi registrerede. Hvilket igen betød, at de dokumenter vi så registrerede skulle være repræsentative i forhold til hele samlingen. I forhold til vores projektplan betød det en del ændringer i vores tidsplan (milepæle). Vi havde sat uforholdsvis megen tid af til registrering, denne tid kunne nu bruges til analyse af testresultaterne. Det viste sig at være meget fordelagtigt, da der var en del små problemer med basen. Disse problemer burde vi havde forudset, når en database laves på så kort tid, vil der altid opstå nogle indkørselsproblemer. Vi var dog så heldige, at der var tid til at rette problemerne og komme med alternative løsninger ligesom det var godt, at vi havde en hotline til it firmaet. Side 16 af 20

Fra et Soft Systems Methodology perspektiv, blev der sat relativt lidt tid af til de indledende analyser. Spørgsmålet er så om produktet i sidste ende var blevet bedre, hvis vi havde brugt mere tid på for eksempel den sociale analyse og dokumentanalysen. Problematikken nævnes af Osborne og Nakamura i kapitlet Problems in Systems Analysis: Whatever the cause, rushing a systems analysis project usually results in a system design that requires constant modification after implementation and massive amounts of longterm maintenance.(osborne og Nakamura 2000, side 11). Vi mener ikke, at databasen vil kræve meget vedligehold på lang sigt. De forholdsvis hurtige indledende analyser har imidlertid ført til flere modifikationer efter konstruktionen af prototypen, men det havde vi også forudset. (SF) Vi valgte uden betænkning at takke ja, til at flytte ind hos Kunstbiblioteket, hvilket medførte megen kontakt med KP og de øvrige ansatte på Kunstbiblioteket. Det havde sine fordele, for det første havde vi adgang til det materiale, der skulle udgøre indholdet i databasen. Ligeledes kunne vi tilkalde KP, hvis der var ting i materialet, der var uforståeligt. Disse ting betragtede vi som udelukkende fordele. Men set i bakspejlet, var der en del ulemper vi ikke havde forstillet os. For det første var det til tider vanskeligt at forholde sig kritisk til KPs materiale, da han selv sad med ved diskussioner omkring sit materiale og var meget følsom omkring dette. Hvis vi havde siddet med materialer et andet sted, kunne vi bedre have vurderet materialet kritisk. Det skal dog siges, at vi vurderede materialet kritisk, men det forløb bare ikke gnidnings frit. Så det kan konkluderes, at indflytning på Kunstbiblioteket, gav de fordele vi regnede med, men der var også forbundet nogle ulemper vi ikke havde med i vores overvejelser da vi takkede ja. Da udviklingen af databasen er i opstarts fasen, støder vi hurtigt på et væsentligt problem. KPs forventninger til projektet harmonerer på ingen måde med de krav, vi skal efterleve ifølge studieordningen. Problemet opstår da vi slår helt fast, at vi ikke kan registrere alle 1000 dokumenter, men derimod kun kan registrere nogle få dokumenter (50) i en prototype. Det faktum har KP svært ved at acceptere, da han forestiller og forventer sig en færdig database med alt registreret. Vi fortæller KP, at vi står for den teoretiske del af opgaven og at selve registrerings delen ligger uden for vores arrangement. Efter længere Side 17 af 20

tids diskussion kommer vi frem til, at vi afleverer en kravspecifikation, der er lavet på baggrund af prototypen og testresultaterne. Sammen med den afleverer vi en vejledning til databasen. Udover det skriver vi et brev, som KP kan bruge, som vedlæg i ansøgninger til fonde. Idéen er, at få lønudgifter til to studentermedhjælpere betalt. De studerende, fortrinsvis kunsthistoriestuderende, skal så registrere arkivets ca. 1000 dokumenter. Det vil sige, at vi prioriterer udvikling af kravspecifikation frem for registrering af dokumenter. I denne proces går der flere ting galt, for det første, har KP lagt et projekt ud, der ud fra studieordningens principper ikke kan realiseres, da det er for praktisk. For det andet får vi ikke hurtigt og klart nok kommunikeret, hvad vores opgave er. Denne uklare kommunikation medfører at KP ikke ved, hvad han kan forvente sig af os. For det tredje er KP en vanskelig mand, at samarbejde med, eksempelvis nægtede han at læse vores projektplan, da den var udtryk for en alt for bureaukratisk tilgang til et fælles projekt. Da konflikten bryder ud mener KP, at skolen skal inddrages og stilles til regnskab, da de har accepteret hans projekt uden redigering. Det ender dog med, at vi løser det internt. Hvad skulle man så have gjort for, at undgå den uheldige situation? Der er uden tvivl flere muligheder, nogle vi havde aktiv indflydelse på, og nogle vi ikke kunne gøre noget ved. KP modstand for bureaukratiske arbejdsformer og hans syn på en database, var ikke noget vi kunne ændre på. Men vi burde have kommunikeret klarere fra starten af, hvad vores arbejdsområder var, og hvad forskellen på at designe en database og at registrere ting i en database er. De vigtigste erfaringer vi gjorde under dette projekt var uden tvivl, hvor vigtig det er med en klar og entydig kommunikation omkring de forestående arbejdsopgaver. (JG) Konklusion Det var vigtigt først at få defineret KPs behov og problemsituationen. Metodisk faldt valget derfor på SSM. Denne metode lægger op til detaljeret analyse af organisatoriske, sociale og politiske aspekter, samt et tæt samarbejde med de forskellige aktører omkring systemet. I vores tilfælde betød det et tæt samarbejde med KP. Det gav en god forståelse for arkivets indhold, men til tider også en del samarbejdsvanskeligheder, hovedsagligt på grund af kommunikationsproblemer. Men samarbejdsproblemerne ændrede dog ikke på, at SSM var Side 18 af 20

en god metodisk tilgang til det problem vi skulle løse. I forhold til traditionel SSM, har vi brugt forholdsvis lidt tid på de indledende analyser og i stedet prioriteret at få lavet en prototype hurtigt. Tiden brugte vi så på at teste prototypen. Det var mere hensigtsmæssigt, at kommunikere med KP om noget konkret (prototypen) i stedet for, at skulle gå i dialog omkring flere SSM analyser. Testen af prototypen har dannet et godt grundlag for debat omkring udvikling af databasen. For at skabe et overblik over de mange forskellige dokumenttyper valgte vi, at samle dokumenterne efter år og kategori. År er den mest entydige beskrivelse af dokumenterne, men udfordringen var også at organisere dokumenterne efter indhold, det gøres ved at inddele samlingen i et sæt kategorier. Da kategorierne først var veldefinerede, kunne det lade sig gøre, at efterleve ønsket om en database, der er organiseret kronologisk og efter indhold. Samlet kan det konkluderes, at vi ved hjælp af SSM fik fremstillet en database, der kan indeholde de mange forskellige dokumenttyper i KPs privatarkiv, om end det ville være ønskeligt med nogle flere detaljer i databasen. (JG og SF) Side 19 af 20

Litteraturliste Biering-Sørensen, S. et.al. (1988). Struktureret programudvikling. Kbh.: Teknisk Forlag. Kap. Vejledning i kravspecifikation. s. 71-96. Checkland, Peter og John Poulter. (2006). Learning for Action: A Short Definitive Account of Soft Systems Methodology and its use for Practioners, Teachers and Students. West Sussex: John Wiley & Sons. Clausen, Hasse (2000) Informationsteknologiens menneskelige grundlag (1.udgave) Kbh. Teknisk forlag A/S Hunter, Gregory, S. (2003). Developing and maintaining practical archives (2.udgave). New York: Neal-Schuman Publishers. (How-to-do-it manuals for librarians; no. 122). Kyster, Hans (1993) Menneske-Maskin-samspil. (1. udgave) Kbh. Teknisk forlag A/S Mai, Jens-Erik. (1999). Deconstructing the Indexing Process. Advances in Librarianship. 23:269-298. Nicolaisen, Jeppe. (2007). Vidensorganisation III: 2. holdtime. Handout, Danmarks Biblioteksskole, Uge 7, 2007. Osborne, Larry N.; Nakamura, M. (2000). Systems Analysis for Librarians and Information Professionals. Englewood, Colo.: Libraries Unlimited. Strunck, Kirsten. (2002). Katalogiseringsteori. (2. udgave i samarbejde med Erik Thorlund Jepsen og Haakon Lund) København: Danmarks Biblioteksskole. Taylor, Arlene G. (2004). The organization of information (2. edition). Westport: Libraries Unlimited. Thorlund Jepsen, Erik. (2007). Formater. Forelæsning og handout, Danmarks Biblioteksskole, Uge 16, 2007. Thorlund Jepsen, Erik. (2007). Funktionalitet (2) Bibliografiske relationer og lænkning. Forelæsning og handout Danmarks Biblioteksskole Uge 11, 2007. Thorlund Jepsen, Erik. (2007). Tilgange til systemudvikling. Forelæsning og handout, Danmarks Biblioteksskole, Uge 8, 2007. Underwood, Peter G. (1996). Soft Systems Analysis and the management of libraries, information services and resource centres. (Kapitel 6). London: Library Association Publishing. Side 20 af 20