Indholdsfortegnelse Indhold Login... 2 Registrér komme / gå tider... 4 Flere arbejdsperioder på samme dag?... 5 Frokostpause / ret Frokostpause... 7 Sletning... 8 Afslut måned... 9 Godkendte/afviste måneder... 11 Indtaste timer på projekter... 15 Slet indtastede timer på projekter... 15 Indsætte kommentar til timer på projekter... 15 Se din saldo for dit time-, ferie- osv. forbrug... 17 Ugeseddel... 18 1
Login Der er to måder du kommer ind i TimeOut systemet: 1) Via intranettet klik på ikonet TimeOut Tidsregistrering 2) Via din browser indtast https://outzource.dk/tec På intranettet klikker du på dette ikon: I din browser (på internettet) skriver du https://outzource.dk/tec i adressefeltet således: 2
Nu fremkommer nedenstående skærmbillede, hvor du skal logge dig på med brugernavn i Login og password. Første gang du logger dig på er det dine initialer som både er brugernavn og password. Dette ændrer du herefter selv under Medarbejdere. 3
Registrér komme / gå tider Din startside vil altid se således ud som underviser: Her skal du indtaste dit møde tidspunkt, helst når du ankommer på job. Det kan dog også ændres senere i systemet, indtil din nærmeste leder har afsluttet måneden med dine registreringer ved månedsskift. Man indtaster i følgende format: 00:00 så kl. 8:15 16:10 står således: Du kan i feltet længst ude til højre, som du ser ud for en dato, evt. indtaste en kommentar til, hvorfor du er mødt tidligere/senere end den aftalte tid med din nærmeste leder. F.eks. busforsinkelse. 4
Når du har indtastet dine komme-/gå-tider, så klik på knappen hvorefter du i den røde kasse vil kunne se antal samlede timer pr. dag samt timer i alt for denne uge. Samtidig vil du nederst i skærmbilledet under Saldo Komme/ Gå tid Uge 34: se de beregnede timer, hvorfra der vil fratrækkes en ½ times frokostpause. Såfremt der er tillæg eller andre fradrag af tid vil det også blive medtaget. På linjen saldo ser du, om du for den pågældende dato har mer-/undertid og i kolonnen længst til højre under Total vil du se ugens totaler. Systemet udregner dine samlede timer for dagen og fører disse over i dit tidsforbrug skema. Flere arbejdsperioder på samme dag? Såfremt du har aftalt med nærmeste leder, at der er mulighed for hjemmearbejde, kan man på den pågældende dag indsætte et ekstra tidsrum, hvori man har arbejdet. 5
Det gør du ved at klikke på knappen og så fremkommer følgende skærmbillede: Her indtaster du den dato, du skal tilføje ekstra tid samt Komme /gå tidspunktet og trykker på og du vil nu kunne se den nye linje lægge sig ind i kronologisk orden. 6
Frokostpause / ret Frokostpause Der indsættes automatisk en Frokostpause på 30 min. når du registrerer din komme/gå tid. Såfremt du har brugt mere eller mindre tid på Frokostpausen, kan du rette tiden ved at klikke på datoen på Pause-linjen: Herefter fremkommer følgende skærmbillede, hvor du kan se at dagens komme/gå tider er gemt i databasen. Nederste del benyttes til at ændre tiden på Frokostpausen: Her vælger du antallet af minutter din pause har varet og skriver en kommentar. Her efter trykker du på knappen og du vil kunne se tiden har ændret sig i oversigten. 7
Sletning Sletning af indtastede linjer med komme/gå-tider og pauser kan kun ske med linjer med rødt kryds. Du har mulighed for eksempelvis at slette en dato med indtastede komme-/gå-tider eller pauser ved at trykke på det røde og herefter fremkommer følgende skærmbillede. Og her vælger du for at slette linjen (Det er ikke dit logind, du sletter, men kun linjen) 8
Afslut måned Når du har registret alle komme/gå tider for måneden, skal du Lukke måneden. Du lukke altid den seneste måned, dvs. alle dage i den pågældende måned på én gang. Du vælger knappen øverst til venstre Afslut måned : Herefter fremkommer følgende skærmbillede, hvor du sætter flueben her efterfulgt af afslut nu : 9
Herefter fremkommer følgende skærmbillede Afsluttede men ikke endnu ikke lukkede måneder er markeret med følgende: 10
Afsluttede og lukkede måneder er markeret med følgende: Afsluttede og afviste måneder er markeret med følgende: Godkendte/afviste måneder Når din leder har lukket/afvist en måned vil du kunne se dette under punktet Luk måned(er) i venstre menu, som du finder her: 11
Nu fremkommer følgende skærmbillede, hvis måneden er afvist. Se i den røde kasse. Der er et rødt udråbstegn, og når du klikker på udråbstegnet får du en forklaring, som din leder har givet. Du modtager også en mail, hvori der står, at din måned er afvist samt forklaringen fra din leder. Herefter skal du tilrette dine komme-/gå-tider eller projekter (se mere herom senere) og men dog ikke afslutte måneden igen. Du kan sende din leder en besked om, at du er færdig med dine rettelser, hvorefter din leder kan afslutte måneden. Er ugesedlen godkendt = markeret med GRØNT flueben i den røde boks. Hvis du finder fejl i en afsluttet måned, skal du rette henvendelse til din leder, som kontakter budget- og controller-afdelingen. Det er kun her, at måneden kan genåbnes. 12
Indtastning af timer på Projekter - SPS Hvis du er med på projekter, som skolen får tilskud til, skal disse registreres i TimeOut. Bemærk du skal også stadig for EU-projekter udfylde deres blanketter. Du fremfinder dine aktuelle projekter således: Vælg at gå ind i menuen med uret og vælg Indtastning af timer og fravær Nu fremkommer følgende skærmbillede Jobbanken: Når Du skal tidsregistrere i TimeOut skal du først vælge det /de job du vil registrere tid på. Det gør du ved at søge i Jobbanken, der indeholder alle aktive job i virksomheden. Jeg kan søge på projekter eller SPS. Du udvælger første gang du er her eller når du indgår i nye projekter de projekter, der er aktuelle ved at sætte flueben ud for projekterne her vælges ved at klikke på den lille firkant, så du ser et flueben. 13
Herefter vælger du knappen Tilføj til aktiv-joblisten, hvorefter du under den Personlige aktiv-joblistekan se de projekter, der er aktuelle for dig. Hvis du klikker på plustegnet ud for SPS udfolder alle de projekter som pt. er tilgængelige under denne type projekter. Du kan indtaste timer på alle de job der ligger på din Personlig aktive jobliste. Din aktive jobliste bruges til at holde alle de job du arbejder på åbne, så man ikke behøver søge dem ind hver gang man skal lave en tidsregistrering. Du kan nu indtaste antallet af timer for det projekt, din registrering drejer sig om. 14
Indtaste timer på projekter Man indtaster sine timer som tal, med maks 2 decimaler. En halv time indtastes som 0,5 og 45 min som som 0,75. Indtastede timer kaldes herefter Realiserede timer Slet indtastede timer på projekter Man sletter ved at skrive 0 nul oven i en indtastning og derefter indlæs. Indsætte kommentar til timer på projekter Man kan indsætte en kommentar til sine projekttimer ved at klikke på det lille plus ved siden af timefeltet. Nu fremkommer et vindue, hvori du kan skrive en kommentar. Afslut med Indlæs til Timereg Når du er færdig, vælger du knappen Indlæs for at få indlæst tallene på projektet i nederste UgeTotal. Bemærk: dette er ene og alene for at TEC kan dokumentere overfor ekstern part, som skal betale for disse timer, hvornår og på hvilke projekter, der er noteret timer. Det har INTET med dine komme/gå tider som skal registreres dagligt, medmindre du er syg, har ferie, omsorgsdage og lignende. Din leder sørger for at sygdom bliver registreret og resten sørger Lisbeth Ebert lee@tec.dk for bliver indtastet ultimo hver måned. Efter indtastning kan du se dine timer i kalenderen i øverste højre hjørne på denne side. 15
Du kan også klikke på de enkelte dage for at springe til en ny dato, som du gerne vil tidsregistrere på. Når du har indlæst tallene vil du allernederst kunne se en Ugetotal for projekterne, som er til brug for administrationen. 16
Se din saldo for dit time-, ferie- osv. forbrug Du kan nu følge med i dit timeforbrug, ferie, afspadsering, omsorgsdage osv. ved at gå ind under Afstemning (Saldo) her Nu fremkommer et skærmbillede hvor nuværende år vises. Du kan vælge andet år ved at klikke på det år du ønsker her. Opgørelsen viser indtil dagen før dagsdato: UGESEDDEL mangler 17
Ugeseddel Under Ugeseddel, som du finder her, kan du se alle de indtastninger der er, når du har indtastet dine timer sammen med evt. ferieregistreringer (disse er dog typisk med efter den 25.-26. i slutningen af en måned). Du kan se de timer der er registreret på projekter ved at vælge Timereg-fanen eller din ugeseddel for en bestemt uge. Her vil du under Saldo Komme / Gå tid Uge: xx kunne se dit forbrug af ferie, afspadsering, omsorgsdage mm, som er indtastet af budget- og controller afdelingen - se den røde boks. 18