AFDELINGSBESTYRELSEN Avedøre Boligselskab Avedøre Stationsby, Syd, afdeling 3501 Bymuren 105 1. th, 2650 Hvidovre E-mail: absydmail@gmail.com Referat af ordinært afdelingsmøde den 19. september 2016 i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Dagsorden 1. Formalia a. Valg af dirigent b. Valg af referent c. Godkendelse af dagsorden d. Godkendelse af forretningsorden e. Valg af stemmetællere 2. Aktuel orientering fra afdelingsbestyrelsen 3. Forelæggelse og godkendelse af afdelingens budget for 2017, herunder langtidsplanen 4. Indkomne forslag 5. Valg af medlemmer og suppleanter til Miljørådet 6. Orientering om byggesager m.v. 7. Eventuelt Resume af væsentligste beslutninger på afdelingsmødet: Afdelingens budget for 2017 blev godkendt med en stigning på 1,7%. Medlemmer og suppleanter blev valgt til Miljørådet. Forslag om ansøgning om dispensation for opsætning af varmefordelingsmålene blev godkendt. Nye vedtægter for Miljørådet blev godkendt. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016 Side 1 af 8
Bjarne Kristensen, næstformand for afdelingsbestyrelsen, bød velkommen til de fremmødte beboere og de ansatte fra Ejendomskontoret Jan Allentoft, Hanne Taulo og Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen. Der forelå afbud fra formanden Jan Lemser. Han håbede på et godt og konstruktivt møde og foreslog Flemming Bagge-Nielsen som dirigent. Ad. 1a Valg af dirigent Som dirigent valgtes Flemming Bagge-Nielsen. Dirigenten takkede for valget og kunne konstatere, at mødet var lovmæssigt indkaldt med varslingsdatoerne 15. august 2016 og 12. september 2016. Der var i alt uddelt 68 stemmesedler, svarende til fremmøde af 34 husstande. Ad. 1b Valg af referent Hanne Taulo fra Ejendomskontoret valgtes som referent. Ad. 1c Godkendelse af dagsordenen Forsamlingen godkendte dagsordenen enstemmigt. Ad. 1d Godkendelse af forretningsordenen Forsamlingen godkendte forretningsordenen enstemmigt. Ad. 1e Valg af stemmetællere/-udvalg Til stemmetællere valgtes Vilhelm Nygård og Teddy Merkelsen. Ad. 2 Aktuel orientering fra afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsens næstformand Bjarne Kristensen orienterede kort om, at der pågår udskiftning af køkkener i de boliger, der absolut er de mest tiltrængte og at der fortsat blev arbejdet på en generel løsning for udskiftningen af køkkener. Afdelingsbestyrelsen havde endvidere arbejdet med en opfriskning af selskabslokalet. Der var således udført malerbehandling og der arbejdes videre med udskiftning af inventar m.m. Afdelingsbestyrelsen arbejdede endvidere med renovering af det 5. rum i rækkehusene, herunder isolering og betonrenovering. Næstformandens orientering blev herefter taget til efterretning. Ad. 3 Forelæggelse og godkendelse af afdelingens budget for 2017 Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen forelagde budgettet og påpegede de væsentligste ændringer, som tilsammen resulterede i en huslejestigning på 1,7% i forhold til gældende budget for 2016. Hovedparten af budgettet indeholdte kun mindre ændringer. Henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse var nedsat igen efter at have været midlertidigt øget væsentligt i 2016. I forhold til budgettet for 2015 var henlæggelserne øget en lille smule, udover den generelle værdisikring. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen påpegede, at huslejeudviklingen fra 2012 til 2017 havde været relativ lille som følge af flere år uden huslejestigninger. Dette er selvfølgelig uholdbart på længere sigt, da alene pris og lønudviklingen betyder øgede udgifter år for år. Henrik Bjørn Hansen gjorde endvidere opmærksom på, at boligafdelingen var mere end 40 år gammel, hvorfor der var behov for større renoveringer indenfor de kommende år. Dette kunne betyde, at afdelingen vil være stærkt afhængig af støtte med midler fra Landsbyggefonden. Der var et par enkelte spørgsmål fra salen. Side 2 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016
Herefter godkendte forsamlingen enstemmig afdelingens budget for 2017, der udløser en huslejestigning på 1,7%. Ad. 4 Indkomne forslag Forslag 1: Ansøgning om dispensation for installation af varmefordelingsmålere Stillet af afdelingsbestyrelsen (se bilag 1, side 5) Afstemningstema Såfremt afdelingsmødet stemmer Ja til forslaget, vil der blive fremsendt en ansøgning til Hvidovre Kommune, hvor der ansøges om dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere. Hvidovre Kommune vil formentlig forlange nye beregninger for at dokumentere, at opsætningen af varmefordelingsmålere ikke er rentabelt, hvorfor dette arbejde i så fald vil blive iværksat. Såfremt der stemmes Nej, bortfalder forslaget og der vil blive opsat varmefordelingsmålere i afdelingen inden den 1. juni 2017 med de ekstra følgeomkostninger, som dette arbejde giver. Efter en konstruktiv drøftelse om fordele og ulemper om installation af varmefordelingsmålere satte dirigenten forslaget under afstemning og konstaterede, at forslaget blev enstemmigt vedtaget med 68 stemmer. Administrationen sørger for, at der igen ansøges Hvidovre Kommune om dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere. Forslag 2: Nye vedtægter for Miljørådet. Stillet af: Miljørådet (se bilag 2, side 7) Begrundelse: Afdelingsbestyrelsen og Miljørådet har i enighed besluttet at revidere vedtægter og forretningsorden til at afspejle de aktuelle rammer for Miljørådets virke. Indstilling: Afdelingsbestyrelsen anbefaler, at der stemmes JA til forslaget. Afstemningstema: Såfremt der stemmes JA til forslaget vil ovenstående være fastsat som Miljørådets vedtægter. Såfremt der stemmes NEJ vil de forældede regler blive revideret og behandlet på et kommende afdelingsmøde. Dirigenten satte forslaget om revidering af vedtægter og forretningsorden for Miljørådet til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Ad. 5 Valg af medlemmer og suppleanter til Miljørådet Der skal vælges 4 kandidater til Miljørådet for en 2-årig periode og 1 for 1 år samt suppleanter. Dirigenten konstaterede, at der rettidigt var afleveret 1 gyldig fuldmagt fra Kjeld Jacobsen. Pinar Okumus og Teddy Merkelsen er ikke på valg i år. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016 Side 3 af 8
Følgende blev valgt for 2 år: Kjeld Jacobsen Lene Hogg Herdis Konradsen Heidi Olesen For 1 år blev valgt: Mette Frost Som suppleanter for 1 år valgtes: Palle Frydendahl Karsten Lynge 47 stemmer 43 stemmer 40 stemmer 37 stemmer 27 stemmer 18 stemmer (1. suppleant) 13 stemmer (2. suppleant) Dirigenten oplyste, at der var modtaget 65 stemmesedler, 4 var blanke, ingen ugyldige. Miljørådet består herefter af: Pinar Okumus, Teddy Merkelsen, Kjeld Jacobsen, Lene Hogg, Herdis Konradsen, Heidi Olesen, Mette Frost. Suppleanter Palle Frydendahl og Karsten Lynge. Ad. 6 Orientering om byggesager m.v. Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen orienterede om status omkring Depot- og materialepladsen, plantearbejder, boldgårde, omlægning af P-pladser, P-pladser Bymuren, andre belægningsarbejder, beplantning af søjletræer ved hvert rækkehusområde, overdækning af trapper ved Hovedstihusene, etablering af vand/varmemålere m.m. Ad. 7- Eventuelt Af helbredsmæssige årsager har Ebbe Merkelsen valgt at udtræde af afdelingsbestyrelsen. Næstformanden takkede Ebbe Merkelsen for godt bestyrelsesarbejde igennem alle årene. Herefter takkede dirigenten for god ro og orden. September 2016 Hanne Taulo Referent Flemming Bagge-Nielsen Dirigent Side 4 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016
Bilag 1: Forslag 1: Ansøgning om dispensation for installation af varmefordelingsmålere Stillet af afdelingsbestyrelsen Siden vedtagelse af Bygge- og Boligstyrelsens bekendtgørelse nr. 891 af 9. oktober 1996, har der været krav om at alle boliger skal have installeret varmefordelingsmålere inden den 1. januar 1999. Bekendtgørelsen indeholder dog mulighed for at man kan fritages for dette krav såfremt den enkelte forbruger ikke vil få nogen økonomisk fordel, eller hvor den privatøkonomiske rentabilitet vil blive negativ ved installation af målere. Boligafdelingerne har som en række andre boligafdelinger, ansøgt og fået dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere i perioder af 4 år siden bekendtgørelsen trådte i kraft. Men på et møde 31. maj 2010 i Teknik- og Miljøudvalget i Hvidovre kommune blev det besluttet ikke længere at give dispensationer. Uagtet dette har boligafdelingen sammen med Nordafsnittet ansøgt og fået dispensation frem til den 1. januar 2016 under henvisning til at man var i gang med projekteringsarbejdet. Det er dog ikke lykkedes at blive færdigt med arbejdet som oprindeligt planlagt, hvorfor en ny plan er fremlagt for Hvidovre kommune. Afdelingsbestyrelsen er blevet bekendt med, at Hvidovre Kommune på trods af sin beslutning i Teknik- og Miljøudvalget om ikke at give dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere, fortsat har givet to relativt store boligafdelinger dispensation. Som følge heraf mener afdelingsbestyrelsen at man fortsat bør forsøge at opnå dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere, såfremt forudsætningerne for dette fortsat er tilstede. Beregninger om rentabilitet For at kunne opnå dispensation for opsætning af varmefordelingsmålere skal der foretages beregninger som kan dokumentere at den enkelte forbruger ikke vil få nogen økonomisk fordel, eller hvor den privatøkonomiske rentabilitet vil blive negativ ved installation af målere. I forbindelse med de tidligere fremsendte ansøgninger er der foretaget beregninger af det rådgivende ingeniørfirma Henrik Larsen. Disse beregninger har hver gang vist, at det ikke er økonomisk rentabelt at installere varmefordelingsmålere i afdelingen. Udgifterne til varmefordelingsmålere ville svare til at man skulle sænke gennemsnitstemperaturen med ca. 1,5 grad for at modsvare omkostningerne ved opsætning af varmefordelingsmålere. Formålet med opsætning af varmefordelingsmålere er at reducere energiforbruget og dermed CO2-udslippet. Ved udarbejdelse af bekendtgørelsen i 1996 forudsattes det, at man kunne opnå en besparelse på 10%. Dette var heller ikke helt umuligt i en stor del af de ældre ejendomme, hvor man ikke havde avanceret energistyring på varmeanlægget. Tekniske forhold I afdelingen styres varmeanlægget af et såkaldt CTS-anlæg. Anlægget sikrer, at der kun sendes den varme ud som er nødvendigt på det givne tidspunkt. Fremløbstemperaturen justeres i forhold til udendørstemperaturen og vindforhold. Herved opnås det blandt andet at mindske varmetab fra distributionsnettet. Til gengæld kan den enkelte beboer ikke altid bare skrue op for varme. Teknisk set er varmeforbruget ikke individuelt. En stor del af den varme der forbruges i boligerne kommer også naboerne til gavn. Eksempelvis udgør hele Bymuren 1-175 med over 700 boliger en isoleringskerne, idet der ikke er isolering mellem nogen af boligerne. Det vil derfor påvirke en ovenbo's varmeforbrug, hvis en underbo ikke har åbnet for varmen. Alle afdelingens bygninger som indeholder beboelse er bygget som et såkaldt modulbyggeri. Det bevirkede at man hurtigt og rationelt kunne opbygge boligafdelingen. Til gengæld bevirker opbygningen at isolerings- Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016 Side 5 af 8
metoden langt fra er optimal og sammenholdt med en middelmådig isolering er der stor risiko for skimmelvækst såfremt bygningerne ikke varmes tilstrækkeligt op. En begrænsning i varmeforbruget vil derfor kunne give anledning til store ekstraomkostninger til bekæmpelse af skimmel. Denne problematik forstærkes yderlige i takt med øget udbredelse af energibesparende apparater med videre i boligerne, hvorved varmebidraget fra øvrige varmekilder reduceres. Vand og varme Næsten 30% af varmeforbruget anvendes til varmt vand. Denne del af varmeforbruget vil derfor ikke være omfattet en eventuel installation af varmefordelingsmålere. Når afdelingen i 2017 får opsat vandmålere forventes besparelsen på vandforbruget at medvirke til en større besparelse på varmeforbruget end ved opsætning af varmefordelingsmålere. Der vil efter afdelingsbestyrelsens vurdering være følgende fordele og ulemper ved installation af varmefordelingsmålere i afdelingen: Fordele Ulemper Tilpasning for individuelt varmebehov Øget bevidsthed om forbruget Risiko for øget varmeforbrug Risiko for øget rørtab/ekstra rørisolering Store administrative omkostninger Øget risiko for skimmel og fugtskader Side 6 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016
Bilag 2: Forslag 2: Vedtægter og forretningsorden for Miljørådet i Syd 1. Grundlag for Miljørådet i afdeling 3501, Syd Miljørådet har hjemsted i Avedøre Boligselskab, afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd. Rådet virker i henhold til Lov om almene boliger 34 stk. 5 og vedtægterne for Avedøre Boligselskab 16 stk. 7, hvori det fremgår at: "Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets kompetence på en række områder til en eller flere beboergrupper" Afdelingsmødet godkendte den 13. september 1999 uddelegering af ansvar og kompetence til Miljørådet efter nedenstående retningslinjer (revideret 10. september 2008 og 19. september 2016). 2. Miljørådets kompetence- og ansvarsområder Miljørådet står til ansvar over for beboerne i afdeling 3501 efter de rammer og retningslinjer, som besluttes for rådet på ordinære såvel som ekstraordinære afdelingsmøder. Miljørådet har en økonomisk ramme til møder, ekskursioner og repræsentation, som godkendes hvert år som en del af afdelingens budget for det kommende år. Miljørådet skal deltage i miljøforbedringer og forskønnelser i afdelingens legepladser og gårdrum samt på afdelingens fællesarealer. 3. Miljørådets formål Miljørådet i Syd har til hovedopgave: at fremme og koordinere beboernes lyst til at deltage i miljø- og forbedringsprojekter i deres egne nærområder at mindske hærværk og fremme beboernes ansvar og glæde over deres egne nærmiljøer at fremme økologisk og miljøvenlig tankegang og adfærd blandt beboerne og den lokale drift gennem information, oplysning og kampagner at fremme besparelser og genbrug i forhold til renovation, el, og vand at fremme beboerdemokratiet og beboernes deltagelse heri 4. Afholdelse af afdelingsmøder og organisation Det årlige afdelingsmøde i september er højeste besluttende myndighed for Miljørådet. Dette møde afholdes efter lovgivningens regler for afdelingsmøder. 5. Valg til Miljørådet Valg til Miljørådet sker på det ordinære afdelingsmøde i efteråret eller på ekstraordinære afdelingsmøder såfremt der er behov herfor. Alle over 18 år og med fast bopæl i afdelingen kan lade sig opstille til Miljørådet. Så længe man sidder i Miljørådet er man pligtig til at bo i et lejemål i boligafdelingen Avedøre Stationsby Syd. Miljørådet består af 7 medlemmer og 2 suppleanter. I lige år vælges 4 medlemmer plus suppleanter. I ulige år 3 medlemmer plus suppleanter. Medlemmerne vælges for 2 år ad gangen, suppleanter for 1 år ad gangen. Miljørådet vælger herefter af sin midte formand, næstformand og sekretær. Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016 Side 7 af 8
Disse 3 personer udgør forretningsudvalget, der står for kontakten udadtil og for forberedelse og indkaldelse af møder i Miljørådet. 6. Miljørådets forretningsorden Miljørådet afholder mindst 6 årlige møder. Forretningsudvalget er ansvarligt for indkaldelse til rådets møder. For at Miljørådet kan være beslutningsdygtig skal mindst 5 medlemmer være til stede. Ved stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. Udvalgets møder er åbne for alle beboere. Beboerne har taleret, men ikke stemmeret. Miljørådets dagsorden indeholder følgende standardpunkter: Valg af referent Godkendelse af seneste referat Behandling af løbende sager Behandling af nye og/eller indkomne forslag Fastlæggelse af næste møde Eventuelt Der føres beslutningsreferat. Miljørådets forretningsudvalg skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftlig henvendelse fra beboere give skriftligt svar på, hvad der vil blive gjort i sagen, og hvornår henvendelse vil blive taget op i Miljørådet. 7. Vedtægtsændringer Vedtægtsændringer sker ved almindelig stemmeflerhed på ordinære eller ekstraordinære forsamlinger i Miljørådet. Vedtægtsændringerne skal herefter godkendes på ordinære eller ekstraordinære afdelingsmøder, inden de kan træde i kraft. 8. Miljørådets opløsning Miljørådet kan opløses ved beslutning på et afdelingsmøde, hvor punktet er på dagsordenen, eller I tilfælde af Miljørådets opløsning tilfalder tildelte kompetencer den til enhver tid siddende afdelingsbestyrelse og tildelte midler til afdelingen. Side 8 af 8 Referat af ordinært afdelingsmøde i afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd, 19. september 2016