Principsamling: Det gode webprojekt

Principsamling: Det gode webprojekt

Indhold Indledning... 3 Kommunen skal have en ny hjemmeside... 5 Manglende fokus på hjemmesiden... 5 For mange sider på hjemmesiden... 5 De klassiske hjemmesidekomponenter... 6 Anvisning til handling... 6 Konkretisering af webprojektet... 7 Målsætninger for hjemmesiden skal defineres... 7 Nytteværdier opstilles... 8 Udarbejdelse af KPI er... 8 Business case og dokumentation... 9 Organisering af webprojektet... 10 Kravspecificering og udbud af hjemmesiden... 11 Kravsspecifikation... 11 Udbud... 13 Produktion og prioritering af indhold... 13 Opsamling... 15 2

Indledning Med op mod 50 millioner årlige besøg på de danske kommuners hjemmesider er internettet den primære indgang for borgerne, når de skal i kontakt med den offentlige sektor. Hjemmesiden spiller en central rolle i kommunernes betjening af borgerne. Mere interessant end antallet af besøgende er dog, om borgerne finder den information, de søger på hjemmesiden og får konverteret denne kontakt til handling. Med andre ord - får borgeren løst sit ærinde og erstatter besøget på hjemmesiden en henvendelse via en anden henvendelseskanal? De kommunale hjemmesider skal tilfredsstille mange behov. Det gør det komplekst og udfordrende at arbejde med webprojekter i kommunerne. Denne principsamling indeholder anbefalinger til, hvordan kommunens webansvarlige kan lede webprojekter via konkrete mål. Med konkrete mål i hånden kan de webansvarlige håndtere de forskelligartede behov og dermed i sidste ende lave en mere brugervenlig onlineplatform for brugerne. Formålet med principsamlingen er at give en række anbefalinger til, hvad kommunen skal overveje, når den sætter et webprojekt i gang Principsamlingen er et inspirationspapir, der sætter fokus på en række nedslagspunkter, der er vigtige at overveje, når webprojekter skal gennemføres. Målgruppen for principsamlingen er kommunale projektledere og webkonsulenter, der skal opbygge en ny eller delvist ny hjemmeside Baggrunden for principsamlingen er en temadag afholdt i KL d. 26. februar 2014 med overskriften: Det gode webprojekt. En vigtig brik i det kanalstrategiske arbejde At gennemføre et webprojekt succesfuldt stiller store krav til webteamets og projektlederens evner til at kunne oversætte begreber, idéer og data mellem forskellige kontekster og modtagere i kommunen. Et eksempel er evnen til at oversætte visionerne i kommunens kanal- og servicestrategi til en online tilstedeværelse, der er konkret og brugbar i praksis og har den ønskede effekt. Det er vigtigt at forstå, at kommunens hjemmeside er en vigtig brik i kommunens samlede udbud af kommunikationskanaler. En klar kobling til kanalstrategien legitimerer webarbejdet, men det er også via kanalstrategien og de forventede gevinster, at webarbejdet finder opbakning hos ledelsen i kommunen. Hjemmesiden er gået fra at være en selvstændig platform til at være det sted, hvor borgere og virksomheder oftest starter deres rejse ind i kommunens service, når 3

behovet opstår. Som det gælder for detailbranchen starter kommunens kunder typisk også på nettet, når de har brug for fx et EU-sygesikringskort. Det kan være på borger.dk, kommunens hjemmeside, via google eller måske en app. Andre ringer måske først til kommunen eller møder fysisk op. Udfaldet skal dog være det samme: Målet er, at langt de fleste borgere selv gennemfører bestillingen af kortet i en selvbetjeningsløsning, mens en lille gruppe får en medarbejder til at gøre det. Vejen til selvbetjening sker for kunderne via forskellige kanaler, og det stiller krav til sammenhæng i servicen på tværs af kanalerne: Cross channel service er en disciplin som kommunerne i stigende grad skal kunne mestre. Det er målsætningen i Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, at ansøgninger og anmeldelser fra borgere og virksomheder i stigende grad sker via digital selvbetjening. Herudover er det forventningen, at flere borgere i fremtiden selv finder informationerne online i stedet for at henvende sig til kommunen på analog vis. Samarbejde med andre kommuner Det kommunale weblandskab udvikler sig på mange områder. Ole Nørgaard gennemgik på temadagen i KL en række trends på webområdet, der kan læses her. Følgende trends kan fremhæves: Brugerne/borgerne i centrum, ikke myndighedens eget behov Øget vidensdeling (fx med OS2) men stadig for lidt vidensdeling Enkelhed Det enkle design vinder frem. Se råd fra gov.uk her Øget pragmatisme ift. at arbejdsgange tilpasses IT fremfor omvendt, dvs. at kommunerne i stigende grad anvender standardløsninger Afvikling af services på tværs af platforme responsive designs og cross channel tænkning Lavere priser på teknisk udvikling Drupal og Umbraco vinder frem, men Sitecore står stadigt stærkt i kommunerne. Open source er fremtiden. Via plenumdrøftelser blev disse trends yderligere fremhævet: Kommunens hjemmeside går fra portal til vejviser en del af et samlet udbud af kanaler Mere professionel håndtering af webprojekter og bedre samarbejde med leverandører Massekommunikationen er død mere én til én kommunikation Principsamlingen tager udgangspunkt i deltagernes indspil og erfaringer fra Sorø og Roskilde. Her har de på hver deres måde gjort sig gode erfaringer med at gennemføre webprojekter. Det gode webprojekt afgrænses i denne principsamling tidsmæssigt til at gælde fra ideen om projektet opstår, og indtil projektet er i drift. Principsamlingen er bygget op omkring disse faser: 4

Kommunen skal have en ny hjemmeside Ønsket om en ny hjemmeside kan være foranlediget af mange faktorer. Oftest skyldes ønsket om en ny hjemmeside en utidssvarende online platform, der ikke længere dækker kommunens og ikke mindst borgernes behov. I dette afsnit gennemgår vi nogle af de hyppigste årsager til, at en kommune ønsker sig en ny online platform. Manglende fokus på hjemmesiden Kommunens hjemmeside skal dække mange behov og ønsker i kommunen, og mange forvaltninger vil naturligvis argumentere for, at lige netop deres emne er det vigtigste på hjemmesiden. Her ligger en vigtig opgave for webteamet, for lykkes det ikke at prioritere de forskellige emner, ender kommunens hjemmeside med at have alle emner i fokus. Det betyder, at intet er i fokus. Når der er manglende fokus på hjemmesiden, har brugerne sværere ved at finde de oplysninger, de søger. Dermed går brugerne ofte forgæves på kommunens hjemmeside. Har din kommunens hjemmeside en klar prioritering? For mange sider på hjemmesiden Med de mange behov, der skal tilfredsstilles på en kommunal hjemmeside, kan der let komme langt over 1.000 undersider på en kommunes hjemmeside. Dette er mange 5

artikel- og handlingssider at opdatere løbende og samtidig holde overblik over for at sikre en rød tråd på tværs. En konsekvens ved for mange sider er ofte, at de mest relevante sider for borgerne ikke får den redaktørmæssige opmærksomhed, som sidernes besøgstal berettiger til. De drukner med andre ord i mængden. Undersøgelser viser, at ca. 20 % af undersiderne står for 80-90 % af trafikken på en hjemmeside. Dette stiller større krav til, at de 20 % mest besøgte sider præcist leverer den information, som brugerne søger. Derfor bør disse sider også få ekstra opmærksomhed ift. de mindre benyttede undersider. Måske skal de bare fjernes? Sorø Kommune har skåret indholdet til på kommunens nye hjemmeside og er gået fra over 2.000 sider til 370 sider. Ved at have færre sider, hvor indholdet er klart og præcist, er det desuden nemmere både at holde siderne opdateret samt at holde overblikket. Hvor mange sider er der på din kommunens hjemmeside? Og hvordan prioriterer I indholdsopdateringer på siderne? De klassiske hjemmesidekomponenter Sorø Kommune har taget et opgør med de klassiske hjemmesidekomponenter. Her nåede web-teamet frem til, at komponenterne ofte ikke gav mening for brugerne. Derfor blev de droppet på Sorøs nye hjemmeside. De klassiske komponenter er fx: Topbaren med klassiske emner Venstremenuen Nyhedskarrusellen Selvbetjeningskassen Et eksempel er selvbetjeningskassen, som for mange borgere ikke giver intuitiv mening. Det er svært at regne ud, hvornår den er relevant. Fælles for de klassiske komponenter er, at de tager afsæt i traditionelle opdelinger, hvor der er taget højde for kommunens organisering og behov og ikke brugerens naturlige, intuitive vej ind til den relevante information eller service. Bidrager de klassiske hjemmesidekomponenter på din kommunes hjemmeside til, at borgeren nemt kan klare sit ærinde? Anvisning til handling Brugere klikker ind på kommunens hjemmeside, fordi de skal have klaret et ærinde. Dette skal indholdet på kommunens hjemmeside understøtte ved at anvise til handling. 6

En kommunal hjemmeside, der ikke henviser til handling, er en dårlig side for brugeren, da brugeren skal bruge mere tid på sit besøg og måske ender med at opgive og kontakter kommunens på anden vis. At anvise til handling vil sige, at indholdet på en side direkte leder brugeren hen imod at få ordnet sit ærinde. En hovedforudsætning for, at brugeren kan blive anvist til handling og få ordnet sit ærinde, er et letforståeligt sprog. Derudover er det vigtigt, at forudsætninger for handling er tydeligt beskrevet. Dette kan man fx gøre som i Sorø, der indleder alle sider med 3-4 bullets, der beskriver forudsætningerne for den handling, som med stor sandsynlighed skal være udfaldet af brugerens besøg. Sorø Kommune har på hjemmesiden indført en grøn call to action-farve, der gør det let for brugeren at blive opmærksom på, hvilke knapper der leder til handling.. Opfordrer din kommunens hjemmeside til handling? Konkretisering af webprojektet Dette afsnit handler om fasen fra beslutning om en ny hjemmeside til kravspecificering og udbud. Denne planlægningsfase er utrolig vigtig for en vellykket hjemmeside, fordi den støber fundamentet for den nye hjemmeside. Til sidst i afsnittet giver vi anbefalinger til organiseringen af webprojektet. Målsætninger for hjemmesiden skal defineres Første skridt i udviklingen af en ny hjemmeside er at definere hjemmesidens målsætninger. Med andre ord - hvad er det, hjemmesiden skal bidrage til? Veldefinerede målsætninger er nødvendige for et godt webprojekt, da de løbende guider valg og prioriteringer i projektet. Målsætningerne bør spille op imod kommunens forretnings- og servicemål. Dette sikrer, at kursen for projektet bliver holdt, men er også nødvendigt for at kunne overbevise ledelsen om, at hjemmesideprojektet har sin berettigelse og skal prioriteres. I Sorø Kommune styrer følgende målsætninger webprojektet: En bedre og billigere service til borgerne samt effektiv digital branding Sæt hjemmesidens målsætninger ind i en kontekst om, hvordan hjemmesiden spiller sammen med kommunens service som helhed. 7

Nytteværdier opstilles Nytteværdier er de konkrete gevinster, webprojektet skal føre med sig. Begrebet svarer dermed til gevinstrealiseringsbegrebet. I Sorø valgte man at bruge nytteværdibegrebet i stedet, da gevinstrealisering i mange medarbejderes øjne forbindes med yderligere besparelser og derfor har en negativ klang. En nytteværdi er også ikke-økonomiske gevinster. Nytteværdier kan opstilles centralt i webprojektgruppen eller decentralt i samarbejde med medarbejderne i de enkelte forvaltninger. Der er fordele og ulemper ved begge metoder. Den centrale tilgang er hurtig og effektiv på kort sigt, men den inddrager ikke medarbejderne. Det kan betyde, at innovation og ejerskab hos medarbejderne går tabt. Sorø Kommune gik den decentrale vej og inddrog medarbejderne i de enkelte forvaltninger i arbejdet med at opstille nytteværdier. Erfaringerne herfra viser, at inddragelse af medarbejdere giver et ejerskab hos medarbejderne, der er meget værd senere hen i projektet og i driften af hjemmesiden. Denne proces kan nemt blive diffus og abstrakt, og derfor er det vigtigt at støtte medarbejderne mest muligt. Sorø Kommune nåede via nytteværdi-workshops i forvaltningerne frem til 16 nytteværdier. De blev efterfølgende prioriteret ud fra sandsynlighed for realisering samt mulig grad af værdi. Herefter blev de nødvendige forandringer for opnåelse af nytteværdierne drøftet. På workshopperne blev der taget udgangspunkt i den specifikke nytte, der ønskes frembragt, og tilhørende leverancer blev defineret derudfra. Læs mere om nytteværdier/gevinstrealisering her. Udarbejdelse af KPI er KPI er står for key performance indicators og er som oftest kvantitative mål for, hvor godt kommunen klarer sig ift. de opstillede målsætninger. I webprojekter er KPI er vigtige for at kunne se om opstillede mål og målsætninger bliver nået. Dermed er KPI erne en form for succeskriterier, der ønskes opnået. Det er vigtigt at holde sig for øje, at KPI erne ikke altid fortæller hele sandheden, men de giver en god indikation på, om udviklingen går i den rigtige retning. Sorø Kommune har opstillet tre KPI er: Bedre og billigere service, effektiv digital branding og tillid til hjemmesiden Hver enkelt KPI har tre bidragende målepunkter, der vægter forskelligt: 8

For KPI en Bedre og billigere service er et af målepunkterne bl.a., hvor mange borgere kommunen får konverteret til selvbetjening via den grønne handlingsknap på emnesiderne. For Effektiv digital branding er målepunkterne bl.a. hits på udvalgte erhvervsog bosætningssider på hjemmesiden, samt hvor mange der henvises fra facebook til soroe.dk. For KPI en Tillid til hjemmesiden udgøres målepunkterne bl.a. af pagefreshness, der siger noget om brugernes tillid til siderne. Det er svært at generalisere KPI er på webområdet fra kommune til kommune, fordi kommunernes hjemmesider er meget forskelligt bygget op. At opstille KPI er kræver en proces, hvor kommunen finder ud af, hvad der skaber værdi på det kommunale site. Til at holde styr på KPI erne har Sorø Kommune etableret et såkaldt performance dashboard, hvor kommunen løbende følger KPI erne. Dashboardet giver værdifuld information til ledelse og webgruppe om status på kommunens kommunikation med borgerne/virksomheder. I Sorø bruges dashboardet derudover af webgruppen som et dialogværktøj med centerlederne til at italesætte arbejdet med web. Selve dashboardet findes på kommunens intranet og opdateres automatisk på månedsbasis, da der er lavet integration til relevante systemer som fx: Cisco database med alle indgående og udgående telefonopkald Exchange serveren med alle indgående og udgående mails Exchange serveren med alle Digital Post beskeder NemoQ databasen - der viser personlige henvendelser i Borgerservice Udtræk fra borger.dk og virk.dk med statistik på selvbetjeningsløsninger Active Directory (AD) Udtræk fra hjemmesiden - der viser content freshness (herunder pagefreshness) Cost fastsættelse (priser pr. henvendelse) Business case og dokumentation Business casen spiller en vigtig rolle ift. at igangsætte projektet og sikre ressourcer til webarbejdet. En business case er en måde at skabe troværdighed for et projekt, da den tydeliggør fordele og ulemper samt risici i projektet. Disse bliver præsenteret for ledelsen. Business casen indeholder økonomiske og kvalitetsmæssige rationaler for at iværksætte webprojektet. For projektlederen er business casen et vigtigt redskab i webprojektet, da den giver råderum i projektet overfor ledelsen. Justering og accept af en business case foregår i samarbejde med relevante chefer. Sorø Kommune udarbejdede en todelt business case: Hjemmesiden skal minimere antallet af henvendelser, 9

kommunens medarbejder manuelt håndterer, og intranettet skal være mere effektivt. En forudsætning for at lave en business case er viden om, hvordan den nuværende tilstand er. Til dette skal bruges en nulpunktsmåling, der dokumenterer alle relevante elementer ift. de opstillede målsætninger. Nulpunktsmålingen spiller dermed en vigtig rolle i at dokumentere, at de ønskede effekter som hjemmesideprojektet skal tilvejebringe, opnås. Sorø Kommune brugte KOMHEN 2.0 som redskab til at lave nulpunktsmålingen. Denne viden bruger Sorø i dag til at måle effekten af deres webprojekt og gå fra tro til viden. Dokumentation spiller en central rolle i webprojekter både før, under og efter projektets levetid. Det er vigtigt at måle alt fysisk og digitalt for at vide hvilke indsatser, der har effekt. Gør du ikke dette, kan det sammenlignes med at køre bil med bind for øjnene. Læs mere om KL s KOMHEN-projekt her. Tiltræk ressourcer til projektet ved at lave en business case, der overfor ledelsen tydeliggør hjemmesidens rationaler. Organisering af webprojektet Når et webprojekt skal gennemføres, er det vigtigt, at organiseringen understøtter projektets formål. Størrelsen af projektgruppen afhænger af det enkelte webprojekts bredde og dybde. I spidsen for projektet er projektlederen, der er overordnet tovholder og koordinator. Projektlederen rapporterer typisk til en styregruppe, der består af de vigtigste interessenter internt i kommunen. Det er vigtigt, at de enkelte fagområder også bliver inddraget for at skabe ejerskab til hjemmesiden, men også for at blive bevidste om de valg, der bliver truffet i forbindelse med prioriteringen af indholdet. IT-afdelingen skal også være repræsenteret i projektet, da hjemmesiden fx kan have tekniske snitflader til kommunens ESDH-løsning, interne portaler, AD (brugerrettighedsstyring) og kan være ansvarlige for at hoste hjemmesiden. For yderligere information henviser vi til principsamlingen organisering af kommunens webarbejde, der giver gode råd til en hensigtsmæssig organisering, når projektet overgår til drift. 10

Kravspecificering og udbud af hjemmesiden Denne fase igangsættes, når målsætninger, nytteværdier, KPI er og business case er opstillet. Det er vigtigt at vide, hvad man vil med den nye hjemmeside og hvilke succeskriterier, der gælder for hjemmesiden, inden kommunen sætter processen med kravsspecifikation og udbud i gang. Kravsspecifikation Kravsspecifikationen skal understøtte kommunens målsætninger og snævrer markedet ind for mulige leverandører. Hvis kommunen fx ønsker at deltage i OS2-samarbejdet i form af teknisk samarbejde, bør det skrives ind, at kommunen ønsker en løsning baseret på platformen Drupal. Det er helt centralt, at kravsspecifikationen tager udgangspunkt i brugernes perspektiv. Roskilde Kommune gennemførte derfor en forundersøgelse, hvor brugernes ønsker og behov til hjemmesiden blev afdækket. Formålet var at afklare brugernes holdninger og skabe en fælles forståelse i kommunen omkring projektet. Til at støtte brugerperspektivet kan der derudover anvendes brugerscenarier de steder, hvor det giver mening i kravsspecifikationen. Roskilde Kommune anvendte brugerscenarier i kravsspecifikationen til at give leverandørerne eksempler på kommunens ambitionsniveau til løsningen. Her er et eksempel fra Roskilde Kommunes kravsspecifikation ift. responsivt design: 11

Læs hele Roskilde Kommunes kravsspecifikation og udbudsmateriale på lancering.dk. I udarbejdelse af kravsspecifikationen kan følgende tiltag fra temadagen anbefales: Skriv kravsspecifikationen ud fra, hvad brugerne i sidste ende har brug for Ofte bliver kravsspecifikationer for detaljerede, hvilket kan spænde ben for samarbejdet med leverandøren og derudover holde potentielle leverandører fra at byde på opgaven. Et godt samarbejde med en leverandør handler om, at leverandør får mulighed for at udnytte sine spidskompetencer, være innovativ og tænke på slutbrugeren. Undgå derfor, at kravsspecifikationen bliver ufleksibel ved at beskrive, hvilken oplevelse brugerne skal have og ikke, om knappen i venstre hjørne skal have skarpe hjørner og i øvrigt være have en bestemt RGB-farve. Vær åben over for en agil kravspecificeringsproces, hvor den endelige aftale bliver udarbejdet i dialog med potentielle leverandører. Fokusér på de elementer, der giver forretningsmæssig værdi Gør det tydeligt for leverandøren, hvilke elementer i kravsspecifikationen, der har den største forretningsmæssige værdi for kommunen. Stil krav om tilgængelighedsspørgsmål i kravsspecifikationen Tilgængelighed er en forudsætning for brugernes oplevelser på hjemmesiden. Læs mere om tilgængelighed på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside her. Udviklingsvejledning for selvbetjeningsløsninger giver ligeledes gode råd om tilgængelighed og processen ved udvikling af digitale services. Den finder du her. 12

Udbud Ved at sende kravsspecifikationen i udbud, får kommunen flere input til, hvordan den fremtidige hjemmeside kan se ud. Husk, at jo mere kravsspecifikationen splittes op mellem indhold og design, jo større koordineringsarbejde vil der være i projektet. Før webprojektet sendes i udbud, er det en fordel at se markedet an og snakke med leverandører for at finde ud af, hvad der rører sig på markedet. På udbudsportalen findes råd og vejledninger til, hvordan I kan sætte it-projekter i udbud. Læs mere her. Når du sammenholder de forskellige tilbud, er det ifølge Ole Nørskov (www.noerskov.com) klogt at se på, hvor mange timer der er afsat til de bløde elementer, som fx brugertest og afdækning af brugersegmenterne. Det er godt, når leverandøren sætter mange timer af til de bløde elementer fremfor de tekniske krav. Dermed er det nemmere for kommunen at holde leverandøren op på levere de brugerrettede opgaver, som handler om brugernes oplevelse af den nye hjemmeside. I Danmark er grænsen for, hvornår en kontrakt skal i udbud 500.000 kr., mens det for EU-udbud er 1.500.000 kr. (200.000 euro). Det dækker over den samlede værdi af aftalen over fire år som udgangspunkt. Læs mere om kontrakter her. Valg af leverandør til hjemmesideprojektet er en afvejning af bl.a. pris, om leverandører har forståelse for kommunens (og brugernes) behov og det samlede indtryk af det afgivne tilbud. Husk at det ikke altid er det laveste bud, der er mest attraktivt. Hjemmesiden har en funktion, som giver nogle afledte gevinster for fx anvendelse af selvbetjening, færre telefonopkald til kommunen, ressourceforbrug hos redaktørerne ved produktion/redigering af indhold, mulighed for statistikker, etc. Leverandørernes bud skal ses i den fulde kontekst, og en billig løsning kan blive dyr i længden, hvis den ikke opfylder de opstillede behov. Netop derfor er de indledende faser, som er beskrevet i denne principsamling, vigtige at bruge ressourcer på. Produktion og prioritering af indhold Det er vigtigt, at indholdsproduktionen påbegyndes tidligt i processen. Denne opgave er svær og krævende, da mange personers faglighed skal spille ind og koordineres. Ledelsesopbakning er derfor vigtig i denne fase. I Sorø brugte man denne fire-trins model til at styre produktionen og prioriteringen af indhold på soroe.dk. Trin 1 Top 5-lister Trin 2 Skriv, skriv, skriv Trin 3 Årshjul Trin 4 Flyt til intranet 13

Trin 1 Top 5-lister Top 5-listerne skal bruges til at prioritere, hvilket indhold der skal være fremtrædende på hjemmesiden. Sorø Kommune brugte nulpunktsmålingen, der viser, hvilke sider borgerne klikkede ind på, til at skabe top 5-listerne for de enkelte fagområder. Til hver opgave på top 5-listen skulle medarbejderne på de enkelte fagområder argumentere for, hvorfor opgaven skulle prioriteres højt. En grad af sund fornuft er derfor ej at forglemme i indholdsprioriteringen. Når top 5-listerne er udarbejdet, skal hver enkelt opgave gennemgås for at klarlægge, hvilke informationer der er nødvendige for brugeren for at udføre handlingen. Trin 2 Skriv, skriv, skriv! I andet trin starter selve skriveprocessen, hvor webredaktørerne og fagpersonerne i de enkelte forvaltninger producerer tekstindhold. Det er i denne proces, at kommunen forenkler, hvad der er vigtigt for borgeren. Til at understøtte denne proces kan der anvendes personaer i artikelskrivningen. Læs mere om personaer på borger.dk her. Til at få inspiration kan der kigges på eksisterende tekster fra borger.dk, hvis kommunen ikke ønsker at lave direkte tekstimport fra borger.dk. KL anbefaler, at kommunerne anvender artikelimport, hvor det giver mening, men det er naturligvis også muligt blot at linke til andre steder, hvor den relevante information er tilgængelig. Læs mere om artikelimport her. Trin 3 Årshjul Et årshjul kortlægger sæsonudsving for de enkelte opgaver. Dermed bliver det muligt for web-teamet at prioritere opgaver til forskellige perioder. Et årshjul understøtter dermed, at borgeren finder de relevante informationer på det rette tidspunkt i løbet af året. I udarbejdelsen af årshjulet skal de enkelte forvaltninger overveje, om der er perioder, hvor der er flere af en bestemt type henvendelser. Web-teamet udarbejder til sidst et samlet årshjul baseret på forvaltningernes input. Trin 4 Flyt til intranet Det sidste trin i Sorø Kommunes indholdsproces var at flytte medarbejderorienteret indhold fra hjemmesiden over til intranettet. Dette trin understøtter, at borgeren kun ser det indhold, som er relevant for borgeren. 14

Helt centralt for Sorø Kommunes proces for indholdsproduktion er, at det er målsætningerne, der dikterer, hvad der kommer på hjemmesiden. Opsamling Denne rapport giver en række gode råd til processen for et webprojekt. Rådene kan genbruges for andre typer af projekter, fx når kommunen overvejer at udvikle en app, hvis der opstartes et projekt med kommunens intranet, etc. Såfremt du har spørgsmål til rapportens indhold eller andre forespørgsler til emnet, er du velkommen til at kontakte konsulent i KL, Jacob Poulsby Andersen (jas@kl.dk tlf.: 40337004). Rapporten er udarbejdet som opsamling på en temadag om det gode webprojekt i KL i februar måned. Rapporten er skrevet af Martin Tveden Jensen og Jacob Poulsby Andersen ud fra input fra deltagerne og oplægsholderne. På www.kl.dk/web finder du flere principsamlinger, der kan være inspiration for din kommunes arbejde med online-aktiviteter, fx: Principper for organisering af kommunernes web-arbejde Principper for kommunernes onlineaktiviteter 2013 Principper for den gode hjemmeside God fornøjelse med arbejdet! 15