Regionsledermøde den 7 Okt. 2007 i Sorø. Der var fremmødt deltagere fra alle udvalg og regioner i alt 21 fremmødte. Gruppe 1 Gruppe 2 (udvalg/bestyrelse) Nina (Dressur) Aase (March) Annette (Magasin) Lotte (Bestyrelse) Aage (web-udvalg) Rikke (Schweiss) Lone (Ag-udvalg) () Lene Marie (Norjylland) Henning (Midt-øst) Aase (Bornholm) Thjelde (Nordsjælland) Michael (Fyn) Per (Sydjylland) Benta (Bestyrelse) Gruppe 3 () Henrik (Midt-vest) Kirsten (Midt-øst) Maja (Nordsjælland) Marianne (vest/mift/syd-sj) Else-Marie (Fyn) Mogens () Morten (UHM) Morten Johansson ledte deltagerne igennem dagen ud fra følgende dagsorden: 1. Gennemgang af klubbens websystem, der gør det muligt for regioner, udvalg og andre med tillidshverv selv at oploade informationer på www.beagleclub.dk. 2. Deltagerne blev fordelt i 3 grupper, som fik til opgave at komme med 5 skarpe bud på indsatsområder for de næste 2 år. 3. Evt.,opsamling og evaluering på konceptet. Til pkt. 1, vejledning i brug af websystemet til at ligge oplysninger direkte på klubbens hjemmeside: Klubbens webteam fremviste og gennemgik systemet til opload direkte til hjemmesiden via www.beagleclub.dk/administration Efter gennemgangen, blev det nye design fremvist. Der var delte meninger om farvevalget. Enkelte mente at det skulle være i de gamle farver, hvor andre mente at det er dejligt med et friskt pust både i farvevalg og design. Det blev indstillet til bestyrelsen at der indtænkes en mulighed for tilbagemelding fra medlemmerne på designet.
Til pkt. 2 indsatsliste: Deltagerne blev nedsat i 3 grupper, og fik til opgave at formulere 5 skarpe indsatsområder, som skal være sigtelinierne for de næste 2 års arbejde i regionerne, udvalgene og evt. gode råd/indstillinger til bestyrelsen. Alle deltagerne indgik aktivt diskussionerne og det blev hurtigt til mere end 5 punkter for hver gruppe. Følgende punkter blev resultatet, listet som de blev fremlagt med beskrivelse af hvem, der kan forventes at tage aktion på indsatsområderne. Indsatsområder Beskriv det positive ved tiltagene (hvordan ganvner det medlemmerne) Beskriv hvordan, evt. hvornår, m.v. Økonomi Pengene er derud hvor de skal arbejde. Ændre ordlyden underskudsdækning til tilskud. Rådighedsbeløb forhøjes - Tilhørsforhold, effekter En måde at skabe et tilhørsforhold, og få god reklame for klubben Onlineshop, brugbare ting. Badgeting Tøj m.v. ala DKK Hvem skal tage aktion på de nævnte tiltag: (f.eks samarbejde med opdrættere, udvalg, bestyrelse, andre specialklubber m.v.). Opfølgning på årsag til udmelding af klubben Kommunikation generelt Viden om hvorfor medlemmerne melder sig ud. Tilgængelighed af materiale, alle de for regioner og udvalg vigtige papirer skal være tilgængeligt. Hvilket gør arbejdet lettere. Skrivelse (frankeret?), mail m.v. med håbet om at få tilbagemelding på hvorfor folk melder sig ud. Hjemmeside, magasin, m.v., Udvalg og Bestyrelse. Synliggørelse af BeK fællesskabsfølelsen PR Materiale, Klistermærker, visitkort m.v. Værdien af medlemskab hvad får jeg ud af det Medlemskort, eller lign. Bruges til køb af BeK for det enkelte af div. Varer evt. online shops, eller medlem beaglerelaterede ting, forsikringer, andre aftaler. Langtidsmedlemskab
Forskellige typer af medlemskab. Ungdomsudvalg i Bek. For at aktivtere de unge i klubben Alá DKK s, Magasinet, webteam. Temabaserede Flere deltagere, både med og uden hunde Mere ud af det når man kommer Alle regioner og udvalg aktiviteter Opdrætterkontakt Tæt kontakt til de nye hvalpekøbere Nyhedsbreve fra regioner sendes til opdrætterne som så kan give disse til deres hvalpekøbere. 2 kerneaktiviteter markedsføres Større samspil mellem opdrættere og Kontaktbreve For at komme bredt ud til medlemmerne Opdrætterne har brug for at deres hvalpekøbere fåe en god start. for at kunne tilbyde div. Arrangementer og Kontakten til medlemmerne i lokal området. PR materiale (evt. folder til de enkelte aktiviteter). sælger ved at fortælle, Opdrættere ligeså. Evt. nyt udvalg/arbejdsgruppe. Enten mail eller fysiske breve. Der har været delte erfaringer, dog også flere rigtig gode. Kræver samarbejde og udnyttelse af Brug udvalg kan få udvalgsmedlemmer til at deltage med temaarrangementer udvalgenes viden i regionerne. Spørgeskema At nye medlemmer fornyer medlemskab Spørg opdrætterindmeldte medlemmer (ca. efter 10mdr. dvs. inden de skal forlæbge deres medlemskab) Magasin mere attr. Hjemmesiden Magasinet kan så være med til at holde på nogle af de medlemmer, der måske ikke føler de får så meget andet ud af medlemskab af BeK. At gøre klubben hjemmeside mere nærværende også for medlemmer, der måske ikke går så meget op i udstillinger, dressur, Ag m.v. Brevkasse, fagligt indhold, mere aktivt at opsøge indhold. Genoptryk, stafet, m.v. Hente f.eks. fra debat/internet Interaktiv debatforum Fotoalbum for alle, Evt. underweb for medlemmer (betalt/gratis). Opdrættere / regioner/ bestyrelsens opdrætterkontakt., Udvalg og Bestyrelse., Udvalg og Bestyrelse og opdrættere. / udvalg Evt. nyt udvalg Kan indtænkes i det nye koncept Webteamet kommer med. Skue / Funday m.v. Familier kommer, uformelt, hyggeligt, samvær Alternative aktiviteter
AG-weekend AG-interesserede får gode oplevelser i samarbejde med AGudvalget. Intro God start for nye beagleejere / Rustur, med hund, intro til aktiviteter, Jeg har fået beagle medlemmer. kursus AG-udvalg, opdrættere Kaninslæb Ny aktivitet nyt tilbud Spor på kanin Region Schweiss udvalget belønning af medlemmer der arrangerer f.eks. gåture. For at gøre det attraktivt at tilbyde sin hjælp F.eks. en kurv, vin, m.v. Konceptet har været brugt med Succes i Nordjylland. Gåture sammen med andre aktiviteter Gøre det mere attraktivt at samles, når man kan lave flere ting i samme omgang. Listen gav en masse gode input, ud fra hvilke de næste års arbejde i regionerne tænkes fokuseret. får til opgave at melde retur på de indsatsområder, hvor de er nævnt. Til pkt. 3 Evt.: I løbet af dagen kom der flere gode kommentarer og diskussioner frem, og disse blev samlet op her under evt. Der blev talt om følgende: Det blev foreslået at regionsaktiviteter også blev synlige under de regioner de foregår i. Der var enighed om at det er vigtigt at man koordinerer mellem de enkelte udvalg/regioner, således der ikke arrangeres aktiviteter der overlapper hinanden i samme områder. Det nye hjemmeside koncept gør det muligt at der automatisk ikke vises mere end 1 side med gamle aktiviteter. Der blev spurgt til hvorfor sidste nyt ikke altid der det sidste der er lagt på hjemmesiden. Aage meddelte at der sker en ramdom visning af de sidste 5 oprettede emner, for at tilgodese bredere. Det nye hjemmeside koncept vil give mulighed for at man kan lave differentieret adgang på hjemmesiden, altså at der vil være tilbud som vil kræve man indtaster sit medlemsnummer, ala det man gør i dag med beaglekartoteket. I den forbindelse påregner bestyrelsen at bestyrelsesmappen vil blive tilgængelig for alle medlemmer (indeholder div. Retningslinier, formålsbeskrivelser m.v.). Der blev forespurgt efter opdaterede retningslinier for. Det blev orienteret at disse var blevet sendt til alle regioner/udvalg over flere gange, sidst i forbindelse med indkaldelsen til regionsledermødet. Retninglinierne vil også være til at hente på hjemmesiden, når det nye koncept er oppe. Der kom en ytring om at det virker forkert når der ved klubbens arrangementer laves et VIP bord. orienterede om at skam selv betaler for deres mad, jf. omkostningsinstrukserne, men at årsagen til at bestyrelsesmedlemmerne skalsidde ved et VIP-bord, er at de officials der deltager i evt. festlige lejligheder ikke skal sidde alene, så det er mere en pligt end et specielt ønske om at blive udskilt fra
resten af deltagerne. Indtil nu har det ikke været muligt at slippe uden om så opgaven er fordelt på ligeligt mellem alle bestyrelsens medlemmer. Punktet tages dog med videre til næste bestyrelsesmøde. Der blev også fra samme medlem fremhævet at bestyrelsesreferater kunne afspejle de enkelte bestyrelsesmedlemmers holdninger. Morten forklarede at referater er beslutningsreferater, og at der er skabes konsensus i de fleste tilfælde, således står der at en enig bestyrelse beslutter. Ved uenighed står der at et flertal i bestyrelsen beslutter, og at såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at fremhæve et direkte uenighed i en beslutning, så vil det være fremhævet med det enkelte bestyrelsesmedlems navn. Dog er de fleste beslutninger som nævnt taget i enighed. Der var blandt andre deltagere i regionsledermødet enighed om at det var dejligt at der nu er en god og konstruktiv tone og dialog i bestyrelsen, hvilket blandt medlemmer i gennem mange år, opfattes som virkelig positivt. Der er enighed om at udgangspunktet for tilbud i Beagleklubben, må være set fra medlemmernes syn. Kunsten er at finde ud af hvad medlemmerne vil have, og i tilfælde af at det ikke vides, så at være proaktive og prøve sig frem. Evalueringen: Der var enighed om at det var en god ide at dele deltagerne op i mindre grupper, da det fik skabt en bedre snak og alle fik mulighed for at få deres meninger luftet. Evt. Power Points må godt have neutral baggrund, idet mange af deltagerne havde udskrevet de grønne sider, hvilket betød meget farvespild. Der var generel fokus på at de mange gode ideer ikke måtte blive mistet, og at det var vigtigt at bestyrelsen følger op på de tiltag der vil kunne styrkes ved fælles beslutninger/fokus. Ligeledes at de enkelte regioner/udvalg vil bruge materialet i deres arbejde. Konceptet med 2 år imellem regionsledermøderne og med en blanding af oplæg og konkret diskussion var positivt, og kan godt gentages. Morten sluttede af med at takke for god aktivitet og engagement, og fortalte at deltagerne kunne få refunderet kørselsudgifter jf. omkostningsinstrukserne. Dette med en lille hentydning til, at vi for at kunne afholde lignende arrangementer, er nødt til at have en fælles kasse, som også regioner og udvalg bidrager til, når og hvis der er overskud.