Brugervejledning NIV Indberetning af fremadrettede ventetider Version 1.3
Kolofon Brugervejledning NIV Udgiver: Sundhedsdatastyrelsen Ansvarlig institution: Sundhedsdatastyrelsen Design: Sundhedsdatastyrelsen Copyright: Sundhedsdatastyrelsen, 2016. (Rapporten kan frit refereres med tydelig kildeangivelse) Version: 1.2 Versionsdato: 01032016 Format: PDF www.sundhedsdatastyrelsen.dk Sundhedsdatastyrelsen Side 2 af 19
Indholdsfortegnelse Introduktion... 4 1.1 Hvad sker der når data er indberetttet til NIV?... 4 1.2 Kontaktadresse ved spørgsmål... 4 Grundlæggende forudsætninger for anvendelse af NIV... 5 Indberetning... 7 3.1 Forside... 7 3.2 Trin 1 - Valg af organisation... 8 3.3 Trin 2 Valg af behandlinger... 9 3.4 Trin 3 Valg af behandlinger... 11 3.4.1 Adgang for udenregionspatienter... 13 3.4.2 Gem... 13 3.5 Trin 4 Kvitteringsside... 14 Favoritfunktionen... 15 4.1 Oprettelse... 15 4.2 Brug af favoritfunktionen... 16 4.3 Slet favoritfunktion... 16 Udtræk af data... 17 5.1 Første gang der laves udtræk... 17 5.2 Trin 1 Valg af behandlinger... 17 5.3 Trin 2 Valg af organisation og periode... 17 5.4 Oprettelse af favorit udtræk... 18 5.5 Brug af favorit udtræk... 19 5.6 Slet favorit udtræk... 19 Sundhedsdatastyrelsen Side 3 af 19
Introduktion 1.1 Hvad sker der når data er indberettet til NIV? Jævnfør proceduren i dag, så vil indberettede data i NIV overføres til visningssiden ved en daglig automatiseret kørsel omkring midnat. Således vil data på visningssiden altid være opdateret senest ét døgn efter at en given ventetid er opdateret i NIV. 1.2 Kontaktadresse ved spørgsmål Ved spørgsmål til indberetningen i NIV, kontakt da venteinfo@ssi.dk Sundhedsdatastyrelsen Side 4 af 19
Grundlæggende forudsætninger for anvendelse af NIV For at kunne anvende NIV skal følgende grundlæggende forudsætninger være opfyldt. Brugere skal have en digital medarbejdersignatur Bruger skal oprettes i Sundhedsministeriets Elektroniske Brugerstyringssystem(SEB) se Bilag 2 Adgang til NIV Ved almindelig indberetning gå til siden https://indberetventeinfo.sst.dk/niv/ i din browser. Her vil du se indgangssiden til Det offentlige log-in-fællesskab - NEMLOG-IN, som log-in foregår igennem. Først klikkes på fanen Log på med Digital Signatur Sundhedsdatastyrelsen Side 5 af 19
Er det første gang du anvender systemet, så se bilag 2 Adgang til NIV for vejledning i forbindelse med adgang til NIV Har du anvendt systemet tidligere, så skal du logge på ved at klikke OK. Der dukker en boks op, hvor du skal indtaste dit password til din digitale signatur og klikke OK. Sundhedsdatastyrelsen Side 6 af 19
Indberetning 3.1 Forside Når du har logget på, omdirigeres du automatisk til indberetningssystemets indgangsside. Her er et antal faneblade afhængig af hvilke adgange du er blevet oprettet med. Det vil typisk være følgende faneblade: Udtræk af ventetider Indberetning For at indberette klik Gå til indberetning. Sundhedsdatastyrelsen Side 7 af 19
3.2 Trin 1 - Valg af organisation Du ser nu indberetningstrin 1 af 4. Her vælger du i drop-down menuen det sygehus du ønsker at oprette ventetider for. De sygehuse, du kan se i drop-down menuen, afhænger af, hvilke sygehuse du er oprettet med adgang til i SEB. Mangler der sygehuse, skal du derfor kontakte din SEB-administrator for at få udvidet din adgang. Se bilag 2. Klik herefter Fortsæt Sundhedsdatastyrelsen Side 8 af 19
3.3 Trin 2 Valg af behandlinger Her kan du se de behandlinger, som den valgte organisationstype som udgangspunkt er oprettet til at kunne indberette på. Derfor vil du sandsynligvis, første gang du indberetter, se mange flere behandlinger, end hvad der er relevant for dig. Denne oversigt vil efterfølgende kunne målrettes via favoritfunktionen, så man kun ser de behandlinger, man normalt indberetter ventetid for (se afsnit 4). 1. Man kan finde frem til behandlinger inden for en bestemt behandlingsgruppe ved at klikke på denne i listen af behandlingsgrupper øverst på siden. Herefter vil man automatisk blive dirigeret nedad på siden, hvor de pågældende behandlinger findes. 2. Man kan også søge efter en given behandling ved at indtaste minimum 3 tegn i feltet under søgefaciliteten. Alle behandlinger, der ligger inden for søgeteksten, vil blive vist. Sæt flueben ved den/de behandlinger der skal indberettes på. Sundhedsdatastyrelsen Side 9 af 19
Man kan skjule panelerne på siden, med hhv. 1) behandlingsgrupper og 2) søgefacilitet, ved at klikke på de røde pile-knapper helt til højre på siden. Når de ønskede behandlinger er valgt klik fortsæt. Dette kan gøres enten øverst til højre på siden eller under hver behandlingsgruppe. Det er lige meget, hvilken Fortsæt - knap der benyttes. Sundhedsdatastyrelsen Side 10 af 19
3.4 Trin 3 Valg af behandlinger Her vises de behandlinger, som blev valgt på foregående side. 1. Fluebenet ud for behandlingstitlen betyder, at der indberettes for pågældende behandling. Skemaet bliver dermed valideret for indtastning under denne behandling. Man kan fravælge en behandling i indberetningen ved at fjerne fluebenet, og dermed fjerne ventetiden fra visningssiden. 2. Fluebenet valgt ud for de forskellige ventetidstyper (fx Udredning, Behandling ved indlæggelse mv.) betyder, at der indberettes for pågældende ventetidstyper. Som default er alle ventetidstyper valgt under behandlingerne og vil dermed også blive valideret, når systemet validerer indberetningen. Man kan fravælge en ventetidstype i indberetningen ved at fjerne fluebenet. Når man har fravalgt de irrelevante ventetidstyper, kan man indtaste ventetiden (indberettes som hele antal uger jf. definition af forventet ventetid, beskrevet i introduktions-afsnittet). Når man har udfyldt ventetiderne, forsvinder det røde X- symbol. Hvis en indtastet ventetid afviger markant fra andre organisationers indberettede ventetider indenfor samme kategori, så dukker der en gul advarselstrekant op ud for den givne ventetidstype. Advarselstrekanten bliver vist både ved afvigende meget lave eller meget høje ventetider. Man kan dog godt gennemføre indberetning af en ventetid, selvom der er en advarsel. Sundhedsdatastyrelsen Side 11 af 19
3. Øverst på siden kan man indsætte Generel afdelingsinformation. Denne afdelingsinformation sættes automatisk på alle behandlinger. Det er kun muligt at vælge mellem afdelinger, der er underliggende den SOR- organisation (sygehus), som man indberetter for. 4. Hvis en behandling, ikke udføres på den afdeling som er valgt under Generel afdelingsinformation - så kan man ud for den givne behandling overskrive den generelle afdelingsinformation ved at klikke på Overskriv generel afdelingsinfo. 5. I listen af SKS- og/eller ICPC-koder kan du sætte flueben ved hvilke koder ventetiderne indenfor den givne behandling dækker over i jeres organisation. 6. Hvis man ønsker en påmindelse om manglende opdatering kan man sætte et flueben ved dette punkt. Mailadressen der bliver brugt er den der er tilknyttet SEB brugeren der indberetter. 7. Har man bemærkninger til organisationens ventetider indenfor den givne behandling, så tilføjes de i bemærkningsfeltet. Bemærkningerne vil blive vist sammen med de indberettede ventetider på visningssiden. Det kunne f.eks. være at patienter i pakkeforløb har kortere ventetid, at der må påregnes længere ventetid i ferier, at ventetiden til robotoperation er x antal uger osv. Dette felt er ikke til reklame! Klinikkens forhold eller parkeringsmuligheder er ikke tiltænkt dette felt og indberetninger der overtræder denne regel vil blive fjernet fra visningssiden. Sundhedsdatastyrelsen Side 12 af 19
3.4.1 Adgang for udenregionspatienter Fluebenet Ja under adgang for udenregionspatienter indikerer, om der for den givne behandling er lukket for udenregionspatienter eller ej. Ønsker man at indberette, at der er lukket for udenregionspatienter, fjernes fluebenet således. Hvis ventetiden ikke umiddelbart giver anledning til at lukke for udenregionspatienter, skal årsagen til lukningen angives i et fritekstfelt, der vises når man fjerner krydset i Adgang for udenregionspatienter 3.4.2 Gem Når skemaet er udfyldt, så klik Gem på siden øverst til højre. Er skemaet ikke korrekt udfyldt, dukker der en fejlmeddelelse op. Ret fejlen og klik Gem igen. Derefter dirigeres videre til kvitteringssiden. Sundhedsdatastyrelsen Side 13 af 19
3.5 Trin 4 Kvitteringsside På kvitteringssiden man se alle de indberettede oplysninger. Der er mulighed for at udskrive kvitteringen at trykke på udskriv kvittering Man kan vælge at trykke ny indberetning og gå direkte til Trin 1 for at lave nye indberetninger Sundhedsdatastyrelsen Side 14 af 19
Favoritfunktionen En favorit gør din indberetning nemmere og husker valg af organisation og behandlinger. Således kan man springe trin 1 ( Vælg organisation ) og trin 2 ( Vælg behandlinger ) over i indberetningen. Det vil sige man fra NIV s forside springer direkte til trin 3 ( Udfyld indberetning ). Hver bruger kan have flere favoritter, f.eks. hvis brugeren ønsker f.eks. at have én eller flere favoritter pr. organisation, som brugeren har rettighed til at indberette for. Når man skal oprette en favorit skal man således vælge favoritorganisation og favoritbehandlinger. 4.1 Oprettelse Der logges på NIV som sædvanlig og fanebladet Indberetning vælges. Organisationen til den ønskede favoritfunktion vælges dernæst under trin 1. I trin 2 vælges de behandlinger man vil indberette for i sin favorit. Når de ønskede behandlinger er valgt, klikkes der på Favoritter i stedet for Fortsæt og punktet rediger favoritter vælges. Dernæst skal du navngive favoritten ved at indtaste det ønskede navn i tekstfeltet. Da man ude fra forsiden vil have adgang til alle sine favoritter uanset, hvilken organisation de er tilknyttet, anbefales det i favoritnavnet at angive, hvilke organisation det drejer sig om ligesom i det viste eksempel. Hvis man både anvender favoritter til indberetning og udtræk af ventetider anbefales det også at angive, om der er tale om en udtræksfavorit eller en indberetningsfavorit. Klik dernæst OK for at gemme favoritten. Herefter vil systemet give en besked om at favoritfunktionen er oprettet. Sundhedsdatastyrelsen Side 15 af 19
4.2 Brug af favoritfunktionen Når du fremover vil lette din indberetning af ventetider ved at benytte dine favoritter, skal du gøre som nedenfor beskrevet. Der logges på NIV som sædvanlig. Dernæst vælger du din favorit under menupunktet Favoritter på forsiden. I eksemplet nedenfor har brugeren oprettet to favoritter. Vælg den ønskede favorit ved at klikke på denne. Herefter vil du automatisk blive dirigeret til trin 3 ( Udfyld indberetning ), og kan her se de senest indberettede ventetider under denne favorit. 4.3 Slet favoritfunktion Hvis man vil slette en favorit funktion gøres dette inde under Rediger favoritter (se 4.1) som kan tilgås i enten trin 2 eller 3 under indberetning eller udtræk. Dette betyder at man fra forsiden har muligheden for enten at gå til indberetning -> vælg organisation og så Rediger favorit eller at bruge en favorit og så tilgå Rediger favoritter på samme måde herfra. Sundhedsdatastyrelsen Side 16 af 19
Udtræk af data 5.1 Første gang der laves udtræk Log på NIV som sædvanlig via SEB. Hvis du ønsker at lave et udtræk af ventetider, så vælger du på forsiden fanebladet Udtræk af venteliste 5.2 Trin 1 Valg af behandlinger Trin 1 i udtræk af ventetider ligner Trin 2 under indberetning (se 3.2) og her vælges de behandlinger man har lyst til at lave udtræk for på samme måde som ved indberetning. 5.3 Trin 2 Valg af organisation og periode 1. Her vælges behandlingsregi for det udtræk man vil lave (offentligt/privat). 2. Her vælges hvilke regioner man vil lave udtrækket for. 3. Til sidst vælges den periode man vil lave udtrækket for. Hvis man vælger historiske data kan perioden specificeres. 4. Her trykkes på generer udtræk og efter en ventetid får man muligheden for at vælge hvad udtrækket skal gemmes som ved enten at vælge Gem som XML, Gem som CSV eller Gem som semikolonsepareret Sundhedsdatastyrelsen Side 17 af 19
5.4 Oprettelse af favorit udtræk En såkaldt favorit gør dit udtræk nemmere, hvis du har brug for ofte at lave det samme udtræk. Din favorit husker dine udtræksindstillinger (behandlinger, organisationer og periode), og man kan således springe trin 1 og trin 2 over og gå direkte til Generer udtræk. Oprettelsen foretages ved at man gennemgår trin 1 og 2 for at lave udtræk, med de valg som man vil lave sit favoritudtræk for. I stedet for at afslutte ved at trykke Generer Udtræk så klikkes der på Favoritter og Rediger Favoritter vælges. Der afsluttes ved at navn skrives i tekstboksen inden der trykkes OK Sundhedsdatastyrelsen Side 18 af 19
5.5 Brug af favorit udtræk Brug af favoritudtræk fungerer på samme måde som favoritindberetninger, ved at man på forsiden klikker på Favoritter og vælger den favorit man vil bruge. 5.6 Slet favorit udtræk Hvis man vil slette en favorit gøres dette under trin 2 på udtrækssiden. Den kan tilgås enten ved at gå igennem trin 1 for udtræk eller ved at bruge en favorit for at komme til trin 2. Sundhedsdatastyrelsen Side 19 af 19