Vejledende skitse til løsning af opgaven og bedømmelse af besvarelserne vedr. eksamensopgaven i organisation, januar 2004. I teksten er A/S KØKKENUDSTYR forkortet til ASK, ligesom lederne er angivet ved deres initialer. OPGAVE 1: Opgaveteksten indeholder et afsnit om både strategi og kultur og lægger således ikke op til en beskrivelse eller identifikation af disse. En del studerende vil sikkert forsøge sig med en beskrivelse af strategiplanen, men det er ikke umiddelbart at overføre den aktuelle strategi på en af fagets modeller. Man kan dog forestille sig den nye strategi diskuteret i forhold til fx Ansoff eller Porter. Ligeledes kan kulturen i ASK knyttes til en eller flere modeller. Se relevante teoretiske referencer nedenfor. Mest centralt er det imidlertid at beskrive påvirkningen af kulturen under anvendelse af relevante kulturbegreber. Minimumskravet må være en diskussion af, hvordan relevante elementer af strategien 1 påvirker kulturen i ASK. Det er vigtigt, at opgaveløser kan adskille kultur fra fagets øvrige emner og i sin besvarelse finder aktuelle kulturfænomener fra ASK. Virksomhedskulturens begreber skal indgå i et rimeligt omfang (værdier, normer, traditioner, holdninger etc.). Teorianvendelse i forbindelse med kultur og strategi vil løfte besvarelsen. Eksempler på kulturpåvirkninger fra strategien: De 6 punkter i afsnit 2.2 har stor indflydelse på kulturen. Flere af dem passer godt på Peters & Watermanns værdifulde karaktertræk og kan jf. dette studium betragtes som væsentlige. Eksempler herpå er kravet om en større evne til at tilpasse sig, hvilket vil være i strid med holdninger og værdier hos fabriksdirektøren og udviklingschefen, mens det til gengæld støtter salgsafdelingerne. Ledelsen (pkt. 2.3) skal have en drejning i retning af mere tillid og mindre kontrol. Dette vil være i konflikt med den fremherskende holdning om en vis magtdistance i organisationen Etablering af selvstyrende grupper vil i visse dele af organisationen konflikte med den eksisterende lederstil og grundholdning. Endvidere vil det konflikte med den fremherskende holdning om at neddysse konflikter og holdningen til det at enhver passer sit. 1 Opgavetekstens punkt 2 1
Anvendelige teoretiske referencer vedr. kultur: Scheins kulturniveauer; Peters & Watermann værdifulde karaktertræk ; Geert Hofstede; Generelle kulturbegreber Anvendelige teoretiske referencer vedr. strategi: Ansoffs vækstmodel, Porters konkurrencestrategi. Eventuelt kan elementer fra ledelsesstrategier(balanced Scorecard eller lign.) komme i spil. OPGAVE 2: Opgaven bør ses som en invitation til på baggrund af en interessentanalyse at knytte an til en forskellig relevant teori omkring de enkelte interessegrupper. Det er en af opgavens muligheder for at anvende værktøjer fra individualpsykologien, gruppepsykologien og ledelsesteorierne. Minimumskravet til løsning af denne opgave er en diskussion af bidrag og belønning for de i opgaveteksten nævnte interessegrupper. Besvarelsen skal påvise, at opgaveløser forstår mangfoldigheden omkring belønning. Desuden skal påvirkningen fra den nye strategi diskuteres. Den gode besvarelse har tilknyttet en række relevante værktøjer fra faget og naturligvis gerne fra ovennævnte tre områder, der ellers kan have vanskeligt ved at komme i spil i besvarelsen. Dette kan især ske ved interessentgrupper som medarbejdere og ledelse. Opgaveløser kan også diskutere, om strategien skaber konflikt mellem interessegrupperne. Man kan forestille sig en skematisk løsningsmodel som den efterfølgende, men besvarelsen kan også have andre former. Efterfølgende checkliste kan anvendes ved vurderingen: Medarbejderne: BIDRAG: Der er tale om en mekanistisk orienteret produktionsvirksomhed med en klar funktionsopdeling og mange rutineprægede jobs. Organisationen har brug for fleksibilitet omkring arbejdstid og stabilitet i arbejdsprocesserne, hvilket personalet som helhed yder. BELØNNING: Fortrinsvis vedligeholdelsesfaktorer, herunder sikkerhed og personalegoder. Teoretiske referencer: Herzberg; Maslow; (jobkarakteristikmodellen; personlighedsfaktorer; arbejdsmiljø). INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: Grundlæggende er organisationen stadig præget af mekanistisk opbygning, men der kommer elementer af noget mere organisk, hvilket vil påvirke medarbejderne. Planerne om en fabrik i Polen kan skabe usikkerhed i produktionsafdelingen. De nye ledelsestanker stiller krav om større jobmodenhed. Medarbejderne skal involveres i beslutningerne, hvilket er et udtryk for jobberigelse, ligesom tankerne om teams peger i retning af 2
såvel jobberigelse som jobudvikling. Der er mulighed for at skabe personlig udvikling gennem nye jobs i fx detaildivisionen. Der vil således blive mulighed for at udvikle sig for de medarbejdere, som er parate til dette. Omvendt vil de nye tider (teams, beslutningskompetence, omstillingsevne) Teoretiske referencer: Motivationsteorier (behovs- og procesteorier); personlighedsfaktorer; frustration; psykisk arbejdsmiljø; gruppepsykologi. Familien Hansson BIDRAG: Egenkapital, forsonende holdning til ledelse og medarbejdere (de gør det så godt, de kan. BELØNNING: Resultat, konsolidering, omdømme INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: At vende stagnationen til vækst og sikre fremtiden for ASK. Ledergruppen BIDRAG: Engagement, viden og lederegenskaber BELØNNING: Såvel motivations- som vedligeholdelsesfaktorer. Lederne er ganske forskellige og har derfor forskellige behov, interesser og personlige drivkræfter. INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: Det nye strategioplæg stiller en række krav, som for nogle chefers vedkommende er i konflikt med deres nuværende holdning og lederstil. Det gælder især de kulturmæssige læresætninger, som på den ene side lægger vægt på omstillingsevne, nytænkning og handlekraft, men på den anden maner til, at man ikke bliver for vidtløftig 2. Desuden vil etablering af selvstyrende grupper og fokus på tillid konflikte med grundholdningen hos flere ledere, ligesom etablering af netværk også stiller nye krav. Et element i løsningen af denne opgave kunne være at vurdere enkelte ledere. Relevante teoretiske referencer om ledelse: Menneskeopfattelser (Schein, McGregor X/Y); lederkompetencer; autoritet; ledergitteret (krav om demokratisk ledelse); Adizes (krav om styrkelse af især entrepreneur- og integratorrollen, men også producentrollen); Hersey & Blanchards model om situationsbestemt ledelse. Relevante teoretiske referencer i øvrigt: Motivationsteorier (behovs- og procesteorier); personligheds-faktorer; frustration; psykisk arbejdsmiljø; gruppepsykologi. 2 Opgaveteksten, side 2 øverst 3
Leverandørerne BIDRAG: Gode kreditter, præcis levering, få reklamationer. BELØNNING: Stabile og store ordrer, fornuftige betalingsbetingelser og nært samarbejde. Herved sikres indflydelse og muligheder for effektiv produktionsplanlægning. INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: Planerne om 20% vækst giver mulighed for større salgsvolumen. Desuden vil indflydelsen på ASK kunne udbygges gennem planerne om netværkssamarbejde omkring produktudvikling. Finansieringskilder BIDRAG: Sikre ASK den nødvendige likviditet, rådgive FS i økonomiske spørgsmål samt hjælpe ASK over krisen, risikovillighed i forbindelse med strategiplan 2004 2008 BELØNNING: Rente, nødvendig sikkerhed. INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: Vækst og øget overskud BIDRAG: Køb af produkter fra ASK Kunder BELØNNING: Kvalitet, leveringssikkerhed, markedsføringstilskud etc. INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: Produktudvikling i netværk, KF tilsigter en kultur, hvor man holder mere end man lover og er produkt- og markedsmæssig innovativ. BIDRAG: Infrastruktur Offentlige myndigheder BELØNNING: Skat, arbejdspladser, grundlag for andre aktiviteter INDFLYDELSE FRA NY STRATEGI: Etablering af butikker, risiko for tab af arbejdspladser til Polen 4
OPGAVE 3 Minimumskrav til besvarelsen er tegning af en ny organisationsplan samt en begrundelse for den løsning, der er valgt. Kvaliteten af besvarelsen er afhængig af, om løsningen fremtræder velbegrundet, om strukturen overholder de formelle regler og om der er taget højde for de forskellige forhold, som er beskrevet i strategiplanen. Det er endvidere af betydning, at opgaveløser holder sig til strukturbegreberne og ikke sammenblander dette med fx styring. Det vil være oplagt at lave en karakteristik af organisationen med angivelse af forskelle på den eksisterende og den nye struktur. Følgende punkter er relevante for besvarelsen. Punkt 1 6 skal indgå i organisationsplanen tillige med indholdet i den eksisterende plan. Punkt 7 10 bør kommenteres. 1. Der etableres 5 detailforretninger i DK 2. Organisationen skal fremtræde enkel 3. Der skal være klare kommandolinier 4. Kontrolspænd for KF max. 5 5. Funktionsopdeling 6. Funktionelt princip anvendes ved logistikchefen, som refererer til produktionschef og salgschef 7. Fabrik etableres i Polen 8. Produktionsudvikling skal ske i netværksorganisation 9. Selvstyrende grupper etableres som generelt princip, hvor dette er muligt 10. Der etableres nye salgsorganisationer i Tyskland og England Teoretiske referencer om struktur: Karakteristik af organisationsplan (Princip for fordeling af myndighed og ansvar, arbejdsdeling, niveauer, kontrolspænd); mekanistisk/organisk; koordineringsprincipper (Minzberg); forudsætninger for selvstyrende grupper; netværksorganisation. Herudover kan det være relevant at diskutere styringsprocessernes vilkår i den nye struktur. Under indtryk af strategien vil informationsprocesser og beslutningsteori være mulige emner. 5
OPGAVE 4 Besvarelsen skal indeholde en plan for implementering af de vedtagne ændringer inkl. den af opgaveløser foreslåede struktur. Besvarelsen bør indeholde et antal elementer fra følgende plan: Ydre forandringspres Indre forandringspres Forandringsevne Forandringsvilje Mål med forandringen Lewins model Forandringsmodel Forandringsstruktur Læring Påvirkning af organisationen 6
Minimumskravet for besvarelsen af sp. 4 er et valg af forandringsmodel inkl. begrundelse. Endvidere skal det diskuteres, hvad konsekvenserne for valget af forandringsmodel er. Her kan fokuseres på adskillige forhold fx påvirkningen af de enkelte delsystemer eller forhold omkring personalet i ASK. Det må anses for tilstrækkeligt, hvis opgaveløser koncentrerer sin besvarelse om dele af den samlede forandringsproces i ASK. Under alle omstændigheder er det tvivlsomt, om hele forandringen i ASK kan gennemføres under samme koncept.. 7