Referat af ordinær generalforsamling d. 14/03 2013. Vestervang d. 19-03-2013 Generalforsamlingen blev afholdt i Lokalcenter Vestervang. Der var tilmeldt 74 og 72 deltog plus 6 gæster. En stemmeberettiget repræsentation inklusiv modtagne fuldmagter på 64 medlemmer og 1.100 fordelingstal ud af 2012. Kl. 18.00 bød formand Jørgen Leth velkommen og traditionen tro blev generalforsamlingen indledt med en buffet. Som noget nyt blev maden i år leveret af lokalcentret, og der blev efterfølgende, fra flere medlemmer, udtrykt stor tilfredshed med maden. Kl. ca. 19.15 bød formanden velkommen til den egentlige generalforsamling og tog hul på den fastlagte dagsorden. 1. Valg af dirigent, stemmetællere og referent. Bestyrelsen foreslog følgende kandidater, som blev valgt: Dirigent: Carsten Henriksen, LETT Advokatfirma (ejerforeningens advokat) Stemmetællere: Poul Erik Nielsen, lej. 722 Linda Stendorff, lej. 2001 Finn Nystrøm Fick lej. 3001 Jacob Venning lej. 852 Referent: Casper Meldgaard lej. 863 Dirigenten takkede for valget og gennemgik formalier vedr. generalforsamling. Han konstaterede, at generalforsamlingen - i henhold til vedtægten blev afholdt inden 31. maj, og var lovligt varslet med udsendelse af indkaldelse/dagsorden ved omdeling og e-mail, mindst 4 uger før afholdelsen. Det blev ligeledes konstateret at der ikke var indkommet forslag til afstemning på generalforsamlingen fra hverken medlemmer eller bestyrelsen. 2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år 2012. Formanden indledte med at takke for godt samarbejde med den øvrige bestyrelse. Han rettede en særlig tak til Bent Grøn for arbejdet som kasserer og arbejdet med ejerforeningens hjemmeside. Ligeledes en særlig tak til Casper Meldgaard for deltagelse i arbejdsforløbet vedr. facadeændringer. Der blev herefter også rettet en tak til medlemmerne for stor forståelse i forbindelse med udskiftning af døre og vinduer og til slut en tak til Vest og Afsnit 1 for godt samarbejde. Bestyrelsens skriftlige beretning er forinden generalforsamlingen udsendt til alle medlemmer, og formanden havde følgende supplerende bemærkninger til beretningen: a. Formanden konstaterede at en af årets større og forholdsvis uforudsete begivenheder, var vores vicevært, Søren Rasmussens, afsked. Der blev afholdt en god og velbesøgt afskedsreception for Søren, Søren havde været meget glad for det store fremmøde. Sørens afløser er ejendomsassistent Ivan Pedersen, og formanden tilføjede at Ivan, efter hans vurdering, og efter den forholdsvis korte periode er en rigtig god afløser. Ivan har I sin egenskab som tømrer mulighed for at udføre mindre håndværksmæssige opgaver i ejerforeningen, som tidligere krævede rekvirering af eksterne håndværkere. I den sammenhæng rettede formanden en tak til Lene Jensen, formand for afd. Vest, for samarbejdet i forbindelse med udvælgelsen af ny ejendomsassistent. Til den ændrede stillingsbetegnelse (vicevært til ejendomsassistent), tilkendegav formanden, at hovedprioriteten i arbejdet skal ligge i ejendommens fællesarealer. Arbejdsopgaver for beboere skal reduceres, og kun udføres hvis der er overskydende tid. b. Vi har også måttet tage afsked med Frederiksen, der har forestået trappevask med mere, for ejerforeningen i mange år. Firmaet Billes Eliteservice der overtog Frederiksens kunder tilbød sig som afløser, der blev aftalt en prøveperiode for opgaverne i ejerforeningen. Prøveperioden forløb ikke tilfredsstillende, og der blev derfor indhentet 3 tilbud på opgaven, herunder også fra Billes Eliteservice, hvor det blev præciseret hvilken standard vi forventede. Billes Eliteservice havde den bedste pris, og fik derfor opgaven. Det blev pointeret at niveauet skulle være bedre end tidligere, og der blev lavet en aftale om endnu 1
en prøveperiode. Kvaliteten af arbejdet er ikke helt på plads endnu, men det er blevet bedre. c. I forbindelse med de omfattende udskiftninger af facadepartier er der kommet rigtig mange positive tilbagemeldinger fra medlemmerne om væsentlige komfortmæssige forbedringer i lejlighederne. Trækgener fra de gamle utætte døre er forsvundet, og der kan spares på varmen. Udskiftninger af facadepartierne vil fortsætte de kommende år. d. Vedrørende regnskabet udtrykte formanden stor tilfredshed med resultatet. Der har i 2012 ikke været så mange akutte renoveringsopgaver på rørinstallationer og lignende, hvilket kan ses på resultatet. Til gengæld er bestyrelsen ikke så tilfredse med energiopgørelsen. Budgettet har været for optimistisk og der kommer desværre en ekstrabetaling. Efterbetalingen skyldes dels det optimistiske budget, men især de store prisstigninger på varme, som ikke var kendte da budgettet blev lagt. Efterbetalingen opkræves sammen med den normale betaling i maj mdr. Herefter tilkendegav formanden, at han ikke havde yderligere at berette, men tilkendegav, at han havde noget orientering, der ville blive givet under eventuelt. Formanden gav dermed ordet videre til dirigenten, der efterlyste eventuelle spørgsmål eller kommentarer til formandens beretning fra de fremmødte medlemmer. Der var følgende kommentarer/spørgsmål: Poul Sørensen, lej. 775 Tilkendegav at han var meget positivt overrasket over den store isoleringsmæssige forbedring der var kommet ud af at udskifte facadepartiet i lejligheden. Stor tilfredshed med resultatet. Herefter blev beretningen godkendt. 2. Forelæggelse af årsregnskab m. revisorpåtegning til godkendelse. Revisor Peter Vinstrup Henriksen fra AP Revision konstaterede først at regnskabet er underskrevet af bestyrelsen og godkendt uden forbehold af revisionsselskabet. Herefter gennemgik han årets regnskab, og gav uddybende forklaring til en del af posterne. Revisoren konstaterede at resultatopgørelsen med få afvigelser følger budgettet. Der er lidt større udgifter til administrator end budgetteret, men dette hænger sammen med formandens ekstra honorar for arbejde for afd. Vest i forbindelse med udskiftning af facadepartier i vest. Dette punkt opvejes af en ekstra indtægt fra afd. Vest. Regnskabet udviser et overskud på 327.000,-kr, som overføres til reserverne. Dirigenten efterlyste eventuelle spørgsmål vedr. regnskabet. Der var ingen spørgsmål Herefter blev driftsregnskabet godkendt. Formanden tilføjede, at det pæne resultat skyldes dels færre akutte renoveringsudgifter til bl.a. de fælles rørinstallationer og dels større indtægter end budgetteret. Herunder bl.a. bonus fra vinduesfabrikant og tømrer i forbindelse med udskiftning af facadepartier, energirenoveringstilskud fra kommunen samt en præmietilbagebetaling fra forsikringsselskabet vedr. en sag fra 2007. I forsikringssagen har formanden anket mod en stigning i præmien som følge af en skadessag ved en vandskade, hvor ansvaret lå hos en håndværker rekvireret af en lejlighedsejer. Efter længere tids korrespondance erkendte forsikringsselskabet, at sagen ikke skulle belaste ejerforeningens skadesprocent og deraf følgende præmiestigninger. Den forhøjede præmiestigning på ca. 11.000,-kr. er tilbagebetalt og indgået i 2012 regnskabet. Formanden udtrykte igen beklagelse over at det lagte energibudget desværre ikke kunne holde, og dermed medfører den oplyste efterbetaling. Herudover bemærkede formanden, at der havde været behov for at indkøbe en ny PC til administrationen for foreningen. 2
3. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. På trods af at der ikke kan forventes noget energirenoveringstilskud i indeværende år, følges langtidsvedligeholdelsesplanen i 2013. Der kan ske få ændringer i løbet af året i forhold til økonomien. Formanden havde ikke yderligere kommentarer at knytte til den fremsendte vedligeholdelsesplan, som blev indstillet til godkendelse. Der var ingen spørgsmål fra forsamlingen. Vedligeholdelsesplanen blev godkendt. 4. Forslag. Der var ingen forslag stillet til behandling på generalforsamlingen. 6. a. Forelæggelse af fælles driftsbidragssats og budget for 2013 til godkendelse b. Forelæggelse af fælles energibidragssats og budget for 2013 til godkendelse (energibidragssatsen er a conto sats) Formanden lagde ud med en kort kommentar vedr. det udsendte driftsbidragsbudget. Der er nogle få udgiftsposter som bliver større for det kommende regnskabsår end i det forrige. Herunder bl.a. udgifter til istandsættelse af funktionærlejligheden i forbindelse med beboer skiftet, ligeledes vil afskedsreceptionen for Søren Rasmussen påvirke regnskabet i negativ retning. Ny rengøringskontrakt vedr. rengøring af de fælles indendørs arealer vil blive lidt højere end budgetteret. Ligeledes, som tingene ser ud på nuværende tidspunkt, hvor det formentlig ikke Ikke bliver muligt at få et energirenoveringstilskud, kan vedligeholdelsesudgifterne blive større end budgetteret. Vedr. energibidragsbudgettet konstaterede formanden at det måske også i år er lidt for optimistisk. Der er nemlig allerede udmeldt nye stigninger på varmepriserne, men endnu ikke hvor meget det drejer sig om. Budgetterne blev indstillet til godkendelse. Drifts- og energibudget blev godkendt uden spørgsmål eller kommentarer fra de fremmødte. 7. Valg af formand. (Formandsvalg ikke aktuel i indeværende år) 8. Valg af to bestyrelsesmedlemmer: På valg er næstformand Bent Grøn (1001) og Jan Kerstein Jensen (854) Der var ikke yderligere kandidater til posterne. Bent Grøn (1001) og Jan Kerstein Jensen (854) blev genvalgt. 9. Valg af to suppleanter: Begge suppleanter blev valgt. 10. Valg af revisor. Bestyrelsen foreslog: 1. suppleant Jørgen Krog, lej. 211 2. suppleant Svend Bech Kristensen, lej. 742 Bestyrelsen foreslog genvalg af revisionsfirmaet A P Revision. A P Revision blev genvalgt. 11. Eventuelt. Som meddelt ved afslutningen af beretningen havde formanden følgende orienterende meddelelser: Der er i årets forløb modtaget 2 ide forslag. Herunder fra et medlem fremsat ønske om anskaffelse af en trampolin til legepladsen. Der arbejdes med forslaget og formanden undersøger i øjeblikket de ansvars- og forsikringsmæssige forhold i forbindelse med opsætning af en sådan. Der arbejdes videre med det i bestyrelse og kontaktudvalg. 3
Der er fra en hundeejer foreslået opsætning af fodtøjsbørster. Specielt i perioder med græsklipning og fugtigt vejr hænger der meget fugtigt græs ved fodtøjet. Ifølge den pågældende vil det blive nemmere at holde trapperne og opgangene fri for græs. Der er indkøbt to fodtøjsbørster som vil blive opsat, hvor de pågældende hundeejere mener, at placeringen er bedst. Yderlig orienterede formanden om følgende emner: Der er desværre observeret rotter i ejendommen. Både i et affaldsrum og i blomsterbedene mellem husene. I et tilfælde er der observeret rotter i en toiletkumme og i et andet tilfælde i en køkkenfaldstamme, begge i nederste lejligheder i terrassehuset. Ejendomsassistenten har fanget en rotte i affaldsrummet med klapfælde. Yderlig er der, efter henvendelse til kommunen, af Rentokil, blevet udlagt gift i affaldsrummet. Samtidig er der igangsat en undersøgelse af rottespærrerne i kloakkerne. Undersøgelsen skal afklare om rottespærrerne fungerer. Der henstilles til medlemmerne om at være opmærksommes på problemet, herunder Indskærpes at undlade at fodre fugle i bedene mellem husene. Det er ikke kun fuglene der nyder den udlagte mad det gør rotterne i høj grad også. Nogle medlemmer har ytret ønske om at høre noget om den tilbagekøbsklausul Aarhus Kommune har på grunden. Formanden forklarede derfor lidt om klausulen. Der er to væsentlige punkter i problematikken. Der er selve klausulen om tilbagekøb, og så muligheden for frikøb af klausulen. Klausulens indhold er kort fortalt en aftale som kommunen lavede med bygherrerne af Vestervang i 1967 om at kommunen kunne købe grunden tilbage i 2067 for den samme pris som de købte den til (1.235.000,-kr.), plus en pris for bygningerne. Af klausulen fremgår det, at der i beregning af værdien af bygningerne ikke må tages hensyn til bygningernes beliggenhed. Muligheden for frikøb er også problematisk. Der foreligger ikke noget klart svar på hvordan en frikøbspris skal beregnes. Kommunen har på et tidspunkt udmeldt at prisen på grunden skulle vurderes som en fri byggegrund, og med denne beliggenhed har den en meget høj værdi. Formandens orientering og især den her refererede er kortfattet. Hvis nogen medlemmer ønsker nærmere, kan man henvende sig til formanden for uddybende forklaringer. 2 beboere i opgang 7 har klaget over tobakslugt fra ventilationskanalerne. Begge ejere er tilkoblet samme ventilationsskakt. Formanden har undersøgt forholdene, men har måttet konstatere at der ikke er rygere i nogen af lejlighederne tilkoblet denne skakt. Det har derfor endnu ikke været muligt at finde årsagen til røglugten. En af de pågældende beboere har ytret ønske om et forbud mod tobaksrygning i ejerforeningen, men det vurderes ikke muligt/lovligt at lave sådan et forbud. Herefter var der kommentarer/spørgsmål fra forsamlingen: Hanne Bowman, lej. 871 Tilbagekøbsklausulen. Ønskede at få uddybet om der kun er bygningen som helhed der kan frikøbes eller om det kan gøres enkeltvis pr. lejlighed. Formanden forklarede, at da korrespondancen med kommunen startede, kunne der kun være tale om et samlet frikøb af grunden, men senere er der åbnet mulighed for at lejlighederne kan frikøbes enkeltvis. Dog stadig uden nogen konkret frikøbspris. Hertil tilføjede Carsten Henriksen at kommunen på havnen sælger grunde med en pris der er beregnet efter hvor mange etagekvadratmeter der kan opføres. Vestervangs grund vurderes ikke, Umiddelbart, at kunne være dyrere end dette. På havnen sælges grundene, efter det oplyste, til priser niveau 4000,-kr + moms pr mulig etagekvadratmeter. 4
Flere kommentarer/spørgsmål fra forsamlingen: Hanne Bowman, lej. 871 Poul Lorensen, lej. 753 Der blev udtrykt ros til ejerforeningens hjemmeside og ytret et ønske om bestyrelsesreferater og generalforsamlings referater blev tilgængelige på siden. Samtidig kunne en søgefunktion på siden, være til hjælp. Tilkendegav at det var en god ide at få bestyrelsesmødereferaterne på hjemmesiden og også deklarationerne på grunden samt generalforsamlings referaterne. Formanden understregede at generalforsamlings referater allerede er at finde på siden, og at bestyrelsen vil tage det til efterretning og drøfte om også bestyrelsesmødereferater skal forefindes på siden. Ligeledes om der kan oprettes en søgefunktion på siden. Flere kommentarer/spørgsmål fra forsamlingen: Elin Kristiansen lej. 772 Tilkendegav at medlemmer burde undlade at smide brød ud til fuglene i bedene mellem husene. Ligeledes bør beboere undlade ophængning af foderkugler eller lignende i træerne. Når fuglene spiser af sådanne kugler, drysser foderet ned på jorden. Hvilket tiltrækker rotterne i bedene. Formanden tilkendegav at han var meget enig i betragtningerne. Herefter var der ikke flere kommentarer fra medlemmerne og dirigenten afsluttede generalforsamlingen, og takkede for god ro og orden. Han gav ordet videre til formanden som havde et par afsluttende kommentarer. Formanden takkede revisoren for fremlægning af regnskabet, og dirigenten for god ledelse af generalforsamlingen. Til sidst takkede formanden medlemmerne for input og for en god aften. Generalforsamlingen kunne afsluttes kl. ca. 20.45. Casper Meldgaard Carsten Henriksen Jørgen Leth Referent Dirigent Formand 5