REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 3. februar 2014, 18:00 København N

REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 3. februar 2014, 18:00 København N Formalia Til stede: Lars Kristoffersen (LK), Christoffer Halken (CH), Sussi Askler (SA) Fraværende: Dirigent: LK Referent: CH Vicevært 1. Vaskemaskiner. Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. Tager problemstillingen op på generalforsamling: Om det skal leases eller om man skal købe ny vaskemaskine. Der skal tage højde for lydisolering. Vi har fået 2 tilbud. Printeboks er gået i stykker samt gasregulator. Bestyrelsen har besluttet, at Martin får lavet gasregulator. Printboks og gasregulator er repareret. Martin har indhentet endnu et tilbud. Bestyrelsen vil forud for den forestående generalforsamling danne sig et overblik, og stiller et endeligt forslag om udskiftning af vaskemaskiner. Martin og Lars har kigget diverse tilbud igennem og er kommet frem til at det bedste er at vi køber nye maskiner. Det skal dertil siges at der skal være en langsigtet planlægning af reinvestering. Fx at vi over 6 år afskriver indkøbet med kr. 45.000 og derefter de næste 6 år opspare kr. 45.000,- så man har hensat kr. 270.000,- til nye maskiner. For at dette skal kunne lade sig gør skal vaskeprisen sættes op fra de nuværende 14,- til 17,- som stadig er billigt. Beregningen er lavet på et cirka tal for vaske pr. år som er sat til 8000. Martin og LK har møde med Service Centralen om et mere specifikt tilbud som omfatter 5 stk. maskiner af 6,5 kg og 1 stk. 9,5 kg samt støjnedsættelse af soklen. Møde er den 22/8 kl. 9.00-10.15. Lars og Martin skal mødes den 18/09 i Service Centralen for at se på vaskemaskiner. Mødet er afholdt 4 timer, og der er kommet tilbud ind som bliver fremlagt på GF. Martin og LK indhenter tilbud fra maler til vaskeriet, samt LK venter på det endelige Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 1 af 8

tilbud så arbejdet kan sættes arbejdet i gang. Det nye vaskeri forventes at stå færdig ultimo december. LK bestiller også en IP-adresse til vaskeriet samt el som skal sidde bagved betjeningspanelet. LK sørger for opsigelse af TDC-abonnement. Martin forestår kontakten med elektriker og maler. SC forestår alt øvrigt arbejde. Købsaftale samt serviceaftale er underskrevet af bestyrelsen, hvorefter arbejdet er sat i gang. Håndværkerne fra Servicecentralen har ved en fejl boret igennem et profil-jern. Martin kontakter Thomas (Servicecentralen) og aftaler nærmere og evt. udbedring. LK har kontaktet Thomas, der bliver skrevet og der skal laves en teknisk beregning om det har indflydelse på ejendommens stabilitet. LK og Thomas er enige om vi ikke kan ligge vores lid til en vurdering fra håndværkere. Thomas skriver til Service Centralen. ServiceCentralen har haft tilkaldt ingeniør, der har vurderet skaden. ServiceCentralen har herefter udbedret skaden på baggrund af ingeniørens rapport, og arbejdet er accepteret af foreningens vicevært. Regning for det nye vaskeri kan herefter sættes til betaling. Lister foran vaskemaskiner slutter ikke helt tæt. Leverandør foretager udbedring efter aftale. (AFSLUTTET) 2. Etablering af cykelkælder med cykelstativer og et arbejdsrum til cykler. Det skal være de billigste cykelstativer. Martin indhenter to tilbud og laver tegning over stativer. Martin har indhentet to tilbud. Bestyrelsen har besluttet at acceptere tilbud fra Hista-Hejls A/S. Tilbuddet indeholder levering af cykelstativer til 69 cykler samt 8 espaliere. Tilbuddet er ekskl. montering. Martin vil forestå arbejdet omkring montering. Beløbet henføres til det på tidligere generalforsamling afsatte beløb. Grundet levering af forkerte espaliere. Levering af korrekte espaliere er nu sket mod en merpris på kr. 13.000 (MN har godkendt). Brædder til montering er indkøbt og malet. Espalierer og cykelstativer forventes etableret ultimo marts. Indkøb af udstyr til cykelværksted (i kælderen mellem BA 25 og 27); kroge til loft, etablering af belysning. (Fortsættes) 3. Martin indhenter tilbud på tilslutning af tre ekstra kameraer til overvågning af skraldesug. Grundet travlhed hos leverandøren afventer vi fortsat det efterspurgte tilbud. CH kontakter Thomas (Grubbe) vedr. redegørelse for håndtering af evt. videomateriale. Tilbud modtaget fra leverandør. Beslutning om eventuel accept af tilbud udsættes til efter afholdelse af ekstraordinær generalforsamling. Vær opmærksom på, at installation først foretages efter altaner er blevet etableret. 4. Martin indhenter tilbud på snedker og maler til BA 33, 3.th. Martin har indhentet tilbud. Andelshavere koordinerer selv det fortsatte arbejde. Maler kommer og maler døren i uge 6. Herefter er der ikke flere udeståender. Udgift af reperation af døren forsøges at blive Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 2 af 8

omfattet af indtægter fra tvangsauktion. Hvis udgiften ikke dækes af indtægt fra salg, vil kravet blive rettet mod køber. (FORTSÆTTER) 5. Radiator ifm. altanprojekt. Martin og LK har møde den 18/10 kl. 9-10. Arbejdet omkring opsætning/udskiftning er påbegyndt. Alle radiatorer er blevet udskiftet, og arbejdet betragtes herefter som afsluttet. (AFSLUTTET) 6. Udskiftning af lås til port (til motoriseret åbner) da der har været gentagende hændelser, hvor låsen har været uanvendelig. Lås udskiftet. (AFSLUTTET) 7. Installation af BEKEY-enheder (se særskilt punkt under afsnittet Ejendom, vedligeholdelsessager ). Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne. 8. Indbrudssikring af port. LK har informeret Martin. 9. Indkøb af ca. 170 lithium-batterier til røgalarmer. Bestyrelsen sender accept til Martin om indkøb heraf jf. tilbud fremsendt 14/1-2014. Økonomi 1. (LK) Omlægning af lån. Etablering af lån til altanprojekt. Vi burde undersøge om vi kan få vores egen bankrådgiver, så vi slipper for at skulle bruge Thomas, i økonomiske spørgsmål. Nordea tilbyder det til andelsforeninger har EP set i en reklame i andelsbladet, mon ikke også Danske Bank gør. Thomas har bedt tre realkredit foreninger om nyt lån og de vil gerne samle det hele inklusiv altan. Lånet vil kunne omprioriteres pr 1. okt. 2013 og skal opsiges ved udgangen af juli måned. Lars kontakter Thomas hvornår lånet til altanerne skal optages ift. processen. Deadline 1. juli. LK har skrevet om deadline den 1. juli den 4/6-2013 til Thomas, LK har rykket Thomas for opfølgning den 20/8-13. Dokumenter for omlægning af foreningens lån er underskrevet. Kontrakt om honorar til Grubbe, såvel som optagelse af lån til altankontrakten underskrives. Lån er optaget og relevante lån er omprioriteret. Grubbe fremsender oversigt over andelshavere, der skal have en stigning i deres husleje. (AFSLUTTET) Ejendom, vedligeholdelsessager 1. (MNN) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning over for Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 3 af 8

kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grubbe (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå videre med den til Thomas. Hun skriver til info@aagade.dk, så snart hun har svar.) Bestyrelsen ønsker dagens dato denne sag afsluttet hurtigst muligt. MNN har fulgt op med Thomas den 28 maj, han har ikke vendt tilbage. MN har igen fulgt op telefonisk, hvor Thomas sekretær forklarede, at hun ville anmode Thomas om at vende tilbage. Nedenstående er hvad Københavns Kommune oplyste til mig vedrørende refusion af omkostningen til tv-inspektion af kloakken under fortovet. Informationen blev sendt til Nadia Boufercha d. 8. oktober 2013, men jeg kan umiddelbart ikke se at jeg også informerede bestyrelsen, hvilket jeg skal beklage. Min anbefaling var at foreningen ikke gjorde mere ved det, da omkostningen til tv-inspektionen var så beskeden (ca. kr. 6.000,00) at en retssag herom ikke kan svare sig. Ja, jeg har talt med Københavns Kommune. De afviser refusion af udgiften til tv-inspektion. Ejendommens matrikelgrænsen er sammenfaldende med facaden, da de gamle bygninger er bygget helt ud til skel. Fortovet er derfor kommunalt, men A/B afleder vand fra ejendommen til fortovsaraelet, ligesom foreningen har kloakledninger som ligger under fortovet, og som foreningen skal vedligeholde. Kommunen oplyser at de har billeder af fortovet med sætninger, og at de derfor henvise foreningen til at anlægge retssag for at få dom for at kommunen var uberettiget til at forlange en tv-inspektion. Bestyrelsen har besluttet, at vi ikke ønsker at gå videre med et søgsmål mod Københavns Kommune pga. kravets ringe størrelse. (AFSLUTTET) 2. (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 58 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet. Altaner, der er nu skrevet under på fuldmagten og der skulle være ansøgt til Københavns Kommune om byggetilladelsen. LK har bedt Per fra Altan.dk om at skrive til de beboere som ikke har haft ham på besøg til opmåling af dørene, om hvilken dør man ønsker at åbne først. Listerne om ønsker om altan og ønske om hvordan døren skal åbne findes på hjemmeside. Opdateringer på hjemmesiden. Møde med Grubbe og Altan.dk torsdag den 10. oktober kl. 9.30. Mødet er afhold mellem Per fra Altan.dk og Martin, Thomas og LK. Uoverensstemmelserne mellem Altan.dk og LK er nu afklaret. Produktionen er sat i gang og monteringen forventes at starte op i januar 2014. Der er ikke planlagt en første byggemøde endnu. Thomas rykker Altan.dk (FORTSÆTTER) Skattemæssig konsekvens af korrigeret ejendomsvurdering fra SKAT? CH beder Grubbe om redegørelse. Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 4 af 8

3. Der er lavet en ny rengøringsordning, hvor rengøringspersonalet skal notere når de har gjort rent på en liste, som hænger ved indgangen. Bestyrelsen skal holde øje med, om det ser pænt ud efter de har skrevet, at de har gjort rent. Bagtrapperne er ikke rengjort og Jørgen Friis skal underrettes. Lars har haft møde med Jørgen Friis og at Jørgen forklarede at der bliver givet en rabat som Lars forhandler hjem. Bestyrelsesmedlemmerne vil i perioden til næste bestyrelsesmøde være ekstra opmærksomme på om rengøring udføres tilfredsstillende. Det diskuteres på næstkommende bestyrelsesmøde om der evt. skal indhentes tilbud fra eksternt rengøringsfirma (udskydes til et senere tidspunkt, da bestyrelsens arbejdsbyrde er høj. Bestyrelsen har besluttet, at vi ikke er tilfredse med den nye rengøringsordning. LK vil derfor anmode Jørgen Friis om, at Martin igen varetager opgaven. LK aftaler, at trappevask bliver udført uden for den i viceværtkontrakten anførte arbejdstid. LK har skrevet til Jørgen Friiis om godkendelsen af Martin skal overtage det igen, med bestyrelsen forbehold. LK arbejder stadig på at få rabat i den periode hvor Martin ikke har haft rengøringen. Betalinger af hovedrengøring sættes til betaling. LK og Jørgen Friis blev enige om refusion af kr. 7.500,- for ej udført trappevask af bagtrapper. (AFSLUTTET) 4. LK har hørt Asbjørn om at han kan lave en fejlmelding link på hjemmesiden så beboerne kan fejlmelde lys, røgalarmer, rengøring eller andet evt. fra hjemmesiden pris kr. 1.100,- (3 timer). Der skal også udarbejdes link til det nye vaskeri. Bestyrelsen godkender, at det bliver gjort. Der er nogle tekniske problemer med hjemmesiden, når siden forsøgs tilgået via en smartphone. LK beder Asbjørn om at udbedre fejlen. LK har d.d. anmodet Asbjørn om, at han udbedrer fejlen på mobiludgaven af hjemmesiden. (FORTSÆTTER) 5. DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/- WC. Inge vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Punktet rykkes over under afsnittet vedr. Gård. (AFSLUTTET) 6. Trækvogn til ejendommen. Bestyrelsen har godkendt indkøb af trækvogn til i alt kr. 5.900 inkl. moms. plus evt. leveringsomkostninger. CH har udarbejdet vilkår for udlån af vogn til beboere. Martin forestår håndtering af udlån af trækvogn. 7. Endelig godkendelse af arbejdet med tætning af dørene. Tilbuddet er nu delt op og det er rettet til. EP sætter arbejdet i gang når han bliver bedt om det, yderligere sørger han for at arbejdet er udført korrekt, evt. i samarbejde med Martin. Bestyrelsen godkender den del af tilbuddet, der vedrører tætning af døre. Når listerne om en måneds tid har sat sig, vil bestyrelsen vurdere behovet for installation af tvangslukkere på dørene (se hertil tidligere fremsendte tilbud fra Jørgen Friis). LK beder Jørgen Friis fremsende udspecificeret tilbud på 18 stk. Dictator dørlukkere. Beslutning om køb træffes på et tidspunkt efter afholdelsen af den ekstraordinære generalforsamling. 8. Henvendelse fra BEKEY vedr. installation af elektronisk lås til brug for omdeling af reklamer og gratis aviser mm. BEKEY præsenterede på bestyrelsesmødet d. 2/12-13 deres gratis løsning, hvor deres installeres en automatisk oplåsningsenhed, således at omdelere af lokalaviser, reklameomdelere, bude fra Årstiderne samt Københavns Kommunes hjemmehjælp kan få adgang til foreningens opgange uden brug af nøgle. Flere Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 5 af 8

leverandører tilføjes løbende, dog kun med bestyrelsens eksplicitte accept. Systemet fungerer ved hjælp af digitale nøgler, der fremsendes til mobiltelefonen og kun er brugbare i et begrænset tidsrum og er beskyttet med meget høj digital kryptering. Bestyrelsen har accepteret installationen BEKEY-produktet. Martin koordinerer arbejdet omkring installation af enhederne (se særskilt punkt under afsnittet Vicevært ). 9. Da de bærende bjælker under vaskeriet er gennemtæret, skal vi have et ingeniørfirmaet A4 til at vurdere tilstanden og udarbejde rapport for eventuelle tiltag, der bør gennemføres. Gård 1. (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre). Inge har haft Envac (foreningens leverandør af kloak og skraldesug) til at vurdere nødvendigheden af at udbedre gruben. Vi har konstatereret på tegning af skraldesug at der er monteret en svanehals. Inge undersøger Inge og Martin har udarbejdet en plan for gården og reetablering af planter, svanehalse mv. se mail, bestyrelsen skal godkende planen. Det fremsendte referat/plan fra Inge og Martin godkendes. Bestyrelsen godkender at der bruges de anslået ca. 30.000 på arbejdet med genplantning, bestyrelsen ønsker at godkende den endelige genbeplantningsplan, når den er færdig og prisen er fastlagt. Bestyrelsen godkender, at der laves dræn fra græs og rundbedet i alt kr. 28.500 inkl. moms. Vi kontakter Inge med hensyn til at hun skal deltage i næste uge. Bestyrelsen forhåndsgodkender foreløbigt tilbud fra Envac til udarbejdelse af svanehalse, renovering af skraldetanke (indvendig container) samt tætning af gruber, i alt kr. 109.000 inkl. moms. (FORTSÆTTER). 2. DCC har gjort opmærksom på, at der bør etableres rottespær i kloakledning fra fællesbad/- WC. Inge vurderer om dette bør udføres (evt. U/B hvis arbejdet burde have været udført jf. kontrakt). Erhverv 1. (LK) Renovering af facader for butikker: Vores nye frisør og caféen har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved Ivan M s butik. Han har fået at vide, at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 6 af 8

jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste 21000 + 30000 = 51000 + moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. Der er skrevet til http://www.hardenberger.dk/ om tilbud om fremstilling af 6 stk. skilte. Bestyrelsen har besluttet, at der etableres skilte (med belysning) for alle seks butikker, til en samlet pris på kr. 117.000 inkl. moms (nedrivning af eksisterende facade, maling af facader, opsætning af skilte med belysning, etablering af elektriske installationer til lys. Der skal følges op på om arbejdet er lavet ordenligt, inden vi betaler. Indtil videre er det ikke særlig kønt, de nye lister rundt om vinduerne er ikke skåret i vinkel, og malerarbejdet er heller ikke for kønt. LK følger op med Martin om status på udbedring af farve. Butikkerne er nu malet igen og derfor godkendes malerarbejdet. NU mangler der kun at sætte belysning og blomsterkummer. Der er ankommet en lampe som bestyrelsen skal kigge på til næste møde. Forslaget bliver taget op på GF den 8/10-13. Montering af lamper er gennemført. Murerarbejde efter elektrikkeren afventer. Arbejdet skrider frem og nu mangler bare mureren færdiggøre arbejdet. Renovering omkring dørene skal der påpeges at der skal være rengjort efter muren. Mureren mangler endu at udskifte enkelte mursten samt øverste del af indgangsport på BA 29, jf. aftale.martin og LK gennemgår det udførte arbejde. (FORTSÆTTER) 2. (CH) BA 33, St.tv, (Oliver) mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til Sara om etableringen af blænding af dør er lovlig. Koordinering af malerarbejde med de pågældende butikker, mail fra Sara om at arbejde er foretaget uden de har været informeret. Martin har fortalt Oliver at han selv skal betale for vedligeholdelse af toilettet der løber, Martin taler med Oliver om han har udskiftet det. (FORTSÆTTER) 3. (CH) Genudlejning af lejemålet BA 31 pr. 28/2-2014. Erhvervslejer Jens (BA 27, st.th) har en bekendt der muligvis kunne være interesseret i at leje erhvervslejemålet. Beboersager -- FJERNET FRA EKSTERNT REFERAT -- Salg Ågade 1. (CH) ÅG 140, 4.tv. Sælger: Abdol Amir Fazli. Køber: Kirstine Gellert (gellert1@hotmail.com). Køber er godkendt. Overdragelse: 15/01/2014. (AFSLUTTET) 2. (LK) ÅG 144, 1.th. Sælger: Erling Mogensen. Købsaftale underskrevet af Christina Lykke Noor Ørgaard. Nøglerne overdrages onsdag den 27-11, hvis Sælger godkender dette. EP udføre overdragelsen og sørger for at ny andelshaver skriver under for nøglerne. Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 7 af 8

(AFSLUTTET). 3. (SA) ÅG 138, st.tv Sælger: Morten Pries Strandby. Køber: Stine Buch Iven. Overdragelse pr. 1/1-2014. Borups Alle 1. (LK) BA 25, 4th. Dødsbo efter (andelshaver) Brian Mortensen. 2. (CH) BA 31, 2.th. Sælger: Camilla Troskie. Køber: Anne Holm Koch. Overdragelse pr. 1/3-2014. 3. (SA) BA 31, 1. TV. Sælger: Anton Hartwich Olsen. Skotterupgade 1. (LK) SK 22, 3.th. (AFSLUTTET) 2. (CH) SK 22, st.th. Sælger: Enver Pedersen. Vurderingsrapport modtaget. 3. (CH) SK 22, 1.th. Sælger: Michael Nielsen. Lejligheden er solgt til overtagelse pr. 1/1-2014. Køber er godkendt af bestyrelsen. (AFSLUTTET) 4. (SA) SK 20, 1.th. Sælger: Nina Vedel Sørensen. Køber: Pauline Schultz og Jeppe Troels Berger. Overdragelse pr. 01/02/2014. 5. (SA) SK 22, st.tv. Sælger: Tanja Olsson & Julie K. Jensen. Borups Plads 1. (CH) BP 7, 3. sal. Sælger: Christine Schmidt Nielsen. 2. (SA) BP 7, 4.tv. Eventuelt 1. Josefine Lykke er udtrådt af bestyrelsen pr. 19/12-2013, da hun er blevet tilbudt en anden bestyrelsespost. Idet alle generalforsamlingsvalgte suppleanter er indtrådt reduceres antallet af bestyrelsesmedlemmer til fire. 2. Julie Hansen er udtrådt af bestyrelsen pr. 1/1-2014. 3. Lars Jægerfeld Kristoffersen udtræder af bestyrelsen pr. 13/3-2014. Der er på baggrund heraf blevet indkaldt til en ekstraordinær generalforsamling, da der skal etableres en ny bestyrelse. Næste bestyrelsesmøde Dato: Mandag d. 3. marts 2014, 18:00 Referat af bestyrelsesmøde 3. februar 2014 Side 8 af 8