TRUS - TR-udviklingssamtale Guide Oktober 2010 (revideret 12.12.11) Denne guide sendes til TR i god tid forud for TRUS
Indholdsfortegnelse 1. Velkommen til TR-udviklingssamtalen (TRUS)... 3 2. Formål... 4 3. Forberedelse til samtalen.... 4 3.1 Forslag til dagsorden men aftal konkret ved mødestart... 4 3.2 Særligt til TR om forberedelse til samtalen... 5 3.2.1 Overblik over TR-opgaver... 6 3.3 Særligt til konsulenten om forberedelse til samtalen... 7 4. Udviklingssamtalens gennemførelse... 8 4.1 Særligt til TR om udviklingssamtalens gennemførelse... 8 4.2 Særligt til konsulent om udviklingssamtalens gennemførelse... 9 5. Afslutning af samtalen... 10 5.1 Særligt til TR om afslutning af samtalen... 10 5.2 Særligt til konsulent om afslutning af samtalen... 10 5.3 Aftaler TR-udviklingssamtalen... 11 2
1. Velkommen til TR-udviklingssamtalen (TRUS) TR udfører et stort og frivilligt arbejde i DS med det mål at skaffe medlemmerne de bedste forhold og få størst mulig indflydelse på arbejdspladsen. I hverdagen er der mange krav, og TR skal trække på mange forskellige kompetencer. Alle TR i DS tilbydes derfor en årlig udviklingssamtale. Samtalen skal sikre tid og rum til at tale om det der er væsentligt for TR lige nu. Den 1. samtale som dermed også er en intro-samtale - aftales hurtigst muligt efter at TR er valgt, og afholdes inden for de første 3 uger efter at TR er valgt. Denne guide giver forhåbentlig både TR og konsulent et godt udgangspunkt for at gennemføre samtalerne. Guiden indeholder anbefalinger til forberedelse, afholdelse og opfølgning på samtalen. Der er både fælles anbefalinger (sort skrift) og særlige anbefalinger til TR (med rød skrift) og til konsulenten (med blå skrift). Men uanset om I er TR eller konsulent kan I med fordel læse det hele. TRUS er et fællesprojekt! Hvis der er emner/spørgsmål som I ikke finder relevante eller noget i savner, så husk, at I selv bestemmer hvor I vil lægge vægten i samtalen! Da denne guide er et nyt redskab, vil vi i foråret 2011 vurdere, om der skal ske justeringer. Så hvis du har forslag eller bemærkninger hertil, så send en mail til Bjarne Trier Andersen bta@socialrdg.dk senest 31. marts 2011. God fornøjelse! Dansk Socialrådgiverforening 3
2. Formål Formålet med at afholde en årlig udviklingssamtale mellem TR og konsulent er 1. At sikre, at TR løbende kan udvikle og dygtiggøre sig i forhold til at varetage de mangeartede TR-opgaver. 2. At afdække evt. akutte uddannelsesbehov i forhold til TR-opgaverne og lægge en plan for hvordan behovene kan søges tilgodeset. 3. At I som TR og konsulent har en struktureret samtale og dialog om jeres samarbejde så I sikrer at I er på sporet. 4. At I bliver klogere på hinandens synspunkter og opfattelser, og at I afstemmer fremtidige udviklingspunkter. 5. At I i fællesskab kigger i krystalkuglen i forhold til den konkrete arbejdsplads, opgaver, sikring af TR-dækning, arvefølgen mv. 6. At DS via samtalerne får generel erfaringsopsamling som kan bruges i forhold til at udvikle TR-uddannelsen og støtten til TR. 3. Forberedelse til samtalen. Det er en god idé at aftale mødet i så god tid som muligt. Der må højst være et år mellem møderne. I kan begge tage initiativ til at aftale tid og sted, men det er konsulentens ansvar at det sker. Aflysning bør absolut være undtagelsen. I har begge en travl hverdag, men erfaringen viser, at både TR og konsulent finder, at TR-udviklingssamtalen er en god investering. Vi anbefaler at I afsætter 2 timer til samtalen. I bør sikre at I har et godt og uforstyrret lokale til rådighed. Forbered jer til samtalen. Fx ved at besvare relevante spørgsmål i denne guide samt overveje hvilke emner der er vigtigst for jer. Og husk at TR-udviklingssamtalen ikke skal bruges til at sagsbehandle. Det er ikke her, at I skal klare konkrete lønsager eller andet. Det må I aftale at ordn på andre møder/måder. 3.1 Forslag til dagsorden men aftal konkret ved mødestart 1. Dit TR-arbejde lige nu hvad synes du fungerer godt og hvad kunne du ønske dig bedre? 2. Hvad vil du gerne i det næste års tid udvikle yderligere som TR? 3. Andre punkter (fx punkter fra sidste samtale der skal følges op på, TR-dækning på arbejdspladsen, TR-vilkår eller andet). 4. Opsummering - hvad har vi konkret aftalt? 5. Evaluering af samtalen 4
3.2 Særligt til TR om forberedelse til samtalen Sørg for at du har tid til både forberedelse og gennemførelse af samtalen. Sig ikke ja til et mødetidspunkt hvor du på forhånd ved du er presset eller er i fare for at måtte aflyse. Gør det evt. til en vane i løbet af året at notere noget du særligt har overvejet, været i tvivl om eller lignende og som kunne være mulige emner for samtalen. Du kan også tjekke, om du har noteret noget du kan bruge i din logbog fra TRkurserne. Samtalen vil normalt foregå på regionskontoret, men det er ikke nogen naturlov. Så hvis du har lyst, et lokale med fred og ro til rådighed og det passer dig bedre, så kan du foreslå at samtalen holdes hos dig. Noter de punkter du gerne vil have på dagsordenen. (se eksempel på foregående side). Du kan bruge nedenstående spørgsmål som inspiration til din forberedelse. Hvad gør dit TR-arbejde meningsfyldt? Hvad er du god til som TR? Hvordan vil du gerne udvikle/uddanne dig yderligere? Hvornår føler du dig anerkendt for dit TR-arbejde? Hvem bruger du som støtte og sparringspart i dit TR-arbejde? Hvordan prioriterer du og klubben dine arbejdsopgaver? Hvad er forventningerne til arbejdsopgaverne næste år? Hvad anser du for den største udfordring for dig det næste år? Hvor godt føler du dig klædt på i forhold til dine TR-opgaver? (Hvor er du stærk og hvor oplever du især at mangle viden/færdigheder. (Se hjælpeskemaet Overblik over TR-opgaver. Hvordan oplever du samarbejdet mellem dig og øvrige TR på din arbejdsplads? Din og klubbens rolle i forhold til eventuelle ikke-medlemmer på arbejdspladsen? Hvornår fungerer samarbejdet mellem dig og din konsulent bedst? (giv evt. eksempel) Hvordan kan du og din konsulent gøre jeres samarbejde endnu bedre? Hvis du påtænker at stoppe som TR inden for det næste år, hvilke overvejelser har du og klubben så i forhold til at vælge en efterfølger. Hvis du er nyvalgt, og det er din første samtale, så kan du tage udgangspunkt i de forestillinger/ønsker du har til, hvordan du gerne vil udvikle dig som TR. Hvis der er noget du er usikker på i forhold til samtalen, så kontakt din konsulent, så I kan få det afklaret inden I mødes. 5
3.2.1 Overblik over TR-opgaver Nedenstående oversigt kan du bruge som hjælp til at afklare, hvor godt du føler dig klædt på til forskellige TR-opgaver. Opgave Har jeg arbejdet med (sæt x) Skal jeg snart arbejde med (sæt x) Sådan føler jeg mig klædt på til opgaven (skala 1 3) 1 = slet ikke 2= nogenlunde 3 = OK Forhandlingsopgaver Lønpolitik og lønstrategi Rådgivning af medlemmer Ansættelser og ansættelsesvilkår Arbejdstid Kompetenceudvikling og efter/videreuddannelse Fri/Ferie/Orlov Sygefravær Samarbejdsproblemer Lobbyarbejde overfor ledelsen Ledelse af klubben Mødeledelse (klubmøder) Samarbejde med andre organisationer FTF-K, HK-K, SL, m.v. Formidling og kommunikation Kontakt med pressen SU/MED-arbejde og personalepolitik Det sociale arbejdes organisering Budget/regnskab og lønmidler Arbejdsmiljø Ulovlig praksis Konflikter på arbejdspladsen Andet 6
3.3 Særligt til konsulenten om forberedelse til samtalen Husk at det er dig som konsulent der har ansvaret for at du og din TR får aftalt og gennemført udviklingssamtalen. Sørg for, at du har tid til både forberedelse og gennemførelse af samtalen. Aftal ikke et mødetidspunkt, hvor du på forhånd ved du er presset eller er i fare for at måtte aflyse. Gennemfør max. 2 TRUS-samtaler på samme dag og sørg da for at der er et par timer mellem samtalerne. Samtalen er en investering i TR s arbejde og udvikling som TR. Hvis TR trives, oplever at blive dygtigere og får nogle succeser i forhold til såvel arbejdsgivere som klubben, så er det til gavn for alle parter og måske også give TR på at forblive TR i en længere periode. Der vil altid være situationer, hvor du skal levere ekspertviden til klubben. Men målet er at du ved at yde sparring og konsulentbistand er med til at motivere og dygtiggøre TR. Alt andet lige vil frigøre ressourcer, som du kan bruge målrettet på fx støtte til nyvalgte TR, personsager mv. Samtalen vil normalt foregå på regionskontoret, men det er ikke nogen naturlov. Hvis TR inviterer til det og der er et uforstyrret lokale til rådighed, kan samtalen foregå på arbejdspladsen. Du kan bruge nedenstående punkter som udgangspunkt for din forberedelse: Anerkend TR for at yde det store stykke frivillige arbejde det er at være TR. Informer om, at TR bør tilmelde sig både kursus A og B samtidigt, og vente f.eks. 6 måneder med at tilmelde sig kursus C. 'TR forhandler'. De har brug for at de første kurser bundfælder sig og afprøves inden de deltager i forhandlerkurset. Arbejdsmiljø og MED-kurserne er også vigtige, men her er tidspunktet mere op til dem. Vær obs på ved en intro-samtale, at der sandsynligvis skal bruges mere tid på at tale om overtagelse af opgaver fra tidligere TR, MED, TRuddannelse, klubarbejdet, redskaber for TR, arbejdsdeling mv. Italesæt gerne, at TR på det første kursus TR i DS får en forudgående hjemmeopgave, hvor der bl.a. spørges til, hvad hun særligt glæder sig til og hvad der evt. bekymrer. Du kender formentlig den konkrete arbejdsplads og har overblik over hvad der især kan komme på dagsordenen/være af skal-opgaver den kommende periode. Giver det anledning til noget der skal på jeres dagsorden? Inddrag jeres referat fra sidste samtale i din forberedelse Hvornår fungerer samarbejdet med dig og TR bedst giv et eksempel Hvad kunne du have af idéer til at gøre jeres samarbejde endnu bedre? 7
Mind dig selv om, at din hovedopgave er at lytte og medvirke til refleksion. Du skal ikke kunne svare på alle spørgsmål eller gå ind i konkret sagsbehandling. Hvis du er vært for samtalen, så sørg for at lokalet er klart og vær klar til at modtage og byde TR velkommen. 4. Udviklingssamtalens gennemførelse Det er vigtigt at I møder op så forberedte og så lidt stressede som muligt da I så får mest ud af det. TRUS-samtalen er et fælles projekt! Snak om det, hvis I synes det er en lidt kunstig situation. Og husk at slutte af med dels at opsummere evt. aftaler og en kort snak om hvad der har været godt ved samtalen og hvad I måske skal gøre lidt anderledes næste gang. Udarbejd ved mødets start i fællesskab en dagsorden. Den skal naturligvis tage udgangspunkt i det I har forberedt jer på, og kan fx se ud som nævnt på side 4. 4.1 Særligt til TR om udviklingssamtalens gennemførelse Se samtalen som chancen til i rolige og trygge rammer at tage op lige hvad du vil i forhold til din TR-funktion. Ingen spørgsmål er for dumme og ingen tanker eller bekymringer er for banale at snakke om. Hold dig heller ikke tilbage, hvis du har ønsker eller idéer til hvordan jeres samarbejde skal udvikles eller justeres. Undgå personlig kritik og sig i stedet hvad du gerne vil have (mere af). Konsulenten styrer tid og proces under samtalen, og skal nok sige til hvis du taler uden for dagsordenen, eller hvis I bliver nødt til at parkere emner. Det kan ske, hvis I bliver for konkret sagsbehandlende. Så må det ordnes på anden måde eller ved et andet møde. Du skal alene koncentrere dig om at få det på dagsordenen, som du har på hjerte. 8
4.2 Særligt til konsulent om udviklingssamtalens gennemførelse Som konsulent skal du huske At det er dig der har hovedansvaret for processen i samtalen At I får aftalt en dagsorden (se eksempel side 4) At tjekke efter, hvis du er i tvivl om det er det rigtige i taler om. Spørg, hvis du er i tvivl! At holde tidsrammen og disponerer tiden At opsummere og få en god afslutning på samtalen. Det er vigtigt med en god start, og der kan være mange måder at komme godt i gang på. Et indledende spørgsmål kunne fx være: Hvad gør dit TR-hverv meningsfuldt? Hvornår er det du synes det er spændende, sjovt eller meningsfuldt at være TR? Nyttige spørgsmålstyper: Hvis man har tendens til at tale overordnet og generelt, kan det være hjælpsomt at få det konkretiseret og komme lidt bagom udsagnet: - Giv et eksempel.. - Er det altid sådan? - Hvornår er det anderledes? - Hvad tænker du om det? Hvis man har tendens til at være meget konkret eller kategorisk kan det være hjælpsomt at undersøge, hvad det kan være udtryk for og komme et spadestik dybere. - Hvad tænker du det kan være udtryk for? - I hvilke situationer forekommer det især? - Er der nogen gange hvor det ikke sker? - Hvad kan årsagen være til det? Osv. I forhold til en vanskelig opgave kan man fx spørge: - Hvad har du undersøgt eller gjort indtil nu? - Hvad oplever du fremmer eller hæmmer i forhold til opgaven? - Hvad er du mest i tvivl om? Osv. 9
5. Afslutning af samtalen Det er vigtigt at få en god og rolig afslutning på samtalen. Afsæt de sidste 15 minutter til at lande samtalen. Brug evt. lige et par minutter til hver især at reflektere over Er der noget, vi har glemt/mangler at tale om? Hvad skal med i opsummeringen og referatet Hvordan gik samtalen? 5.1 Særligt til TR om afslutning af samtalen Tjek dine noter fra forberedelsen. Har I nået det væsentlige og er der klarhed over jeres aftaler. Det er kun positivt, hvis du bringer uklarheder eller noget I har glemt op. Det er udtryk for, at du tager samtalen alvorligt og ønsker at I begge får mest muligt udbytte. Hvis I ikke kan nå at behandle emnet inden for tidsrammen, kan I enten aftale at komme omkring det på anden måde (nyt møde, telefon eller andet) eller notere det som noget I skal snakke videre om næste gang. Sørg for at få formuleret opsummeringen/referatet så præcist som muligt og at du er enig i konklusionen. Vær konstruktiv men ærlig i evalueringen det er en investering i at det bliver endnu bedre næste gang! 5.2 Særligt til konsulent om afslutning af samtalen Som processtyrer af samtalen skal du sikre at I har tid til at runde samtalen af på en god måde, skabe overblik og klarhed over det aftalte. Husk: At tjekke at I er kommet rundt om de spørgsmål/punkter TR havde sat på dagsordenen. At få skrevet aftalerne ned, så I senere kan følge op på dem. At aftale hvordan og hvornår I følger op på aftalte punkter hvem gør hvad? At evaluere samtalen hvad har været fremmende for samtalen og hvad kan I evt. overveje at gøre anderledes næste gang? 10
5.3 Aftaler TR-udviklingssamtalen (Tag evt. kopi af denne side og udfyld/underskriv med kopi til jer begge). Vi har aftalt at.. (husk også hvem gør hvad og hvornår). TR (navn) Konsulent (navn) Dato og underskrifter 11
12