Fase 0 Planlægning Skabe overblik og planlægge hele forløbet inkl. opfølgning Vigtigt at synliggøre, informere og motivere om processen både fra leders og AMiR s side Inddrage erfaringer fra sidste APV + overveje nytilkomne udfordringer Gøre formålet for udarbejdelse af APV en klart for medarbejderne APV er forebyggende i f.t. arbejdsklima og specielt trivsel Metodevalg med fokus på målgruppe og hvad der skal afdækkes Planlæg at medarbejderne skal have tid til udfyldelse af APV Vær OBS på MED årshjul i forbindelse med planlægning af APV Lav en plan for hvornår der udarbejdes APV ud over de store 3-årlige undersøgelser Tidsplan koordinering Vigtigt at kunne afvige/justere fra planen ved behov Succeskriterier bl.a. mål for svarprocent hvi der anvendes spørgeskemaundersøgelse Information til medarbejdere husk alle personalegrupper Afsæt forberedelsestid til AMiR og leder sammen Afklar rollefordeling Inddrage hængepartier fra sidste APV Medarbejderinddragelse i hele processen Der skal afsættes budget til at arbejde med de arbejdsmiljøproblemer APV en viser Særligt fokus på medarbejdergrupper der kan have svært ved at udfylde elektroniske spørgeskemaer Fase 1 Kortlægning (se desuden dokument med fordele og ulemper ved forskellige metoder til kortlægning) Valg af metode eller kombinere flere metoder alt efter medarbejdergruppen og arbejdsområder Vælge om kortlægningen af arbejdsmiljøet skal være anonymt elle ej Passende tidsramme for undersøgelsen Skriftlig undersøgelse ud fra egne spørgsmål som er målrettet målgruppen Vigtigt at planlægge for at opnå o Størst mulig svarprocent 1
o God kvalitet i besvarelser o Afdække alle emner Vigtigt at formulere spørgsmål så konkret, så de er til at svare på Alle medarbejdere skal inddrages Præcisering af hvad der er et arbejdsmiljøproblem Appellere til fornuft i forhold til bagatelgrænser Gør plads til medarbejdernes løsningsforslag i spørgeskemaet Inddrag spørgsmål der fokuserer på, hvad der gør arbejdsmiljøet godt? Behov for at opdele identifikation og kortlægning i forhold til emnerne: o Opgavefællesskaber o Geografisk o Fysiske rammer o Arbejdsopgaven Vigtigt med løbende kortlægning af problematikker fx via en postkasse eller elektronisk forum. Disse info tages med i APV er Inddrage MED-organisationen Der skal arbejdes for en høj svarprocent Fase 2 Beskrivelse og vurdering Overvejelse omkring hvem der læser besvarelserne sikre diskretion hvis APV en ikke er anonym. System og struktur på beskrivelse og vurdering det er en hjælp i det efterfølgende arbejde Kort og præcis beskrivelse af problemet, dets omfang samt konsekvenser Kan løsningen ske ved en enkel indsats eller er det en løbende proces der skal sættes på dagsorden Alle medarbejdere skal høres Anerkende og tage problemerne alvorligt Vurder alle svar som vigtige Medarbejdere involveres i prioriteringen af hvad der skal løses (skal også ske allerede i forbindelse med undersøgelsen) Få overblik prøve at være objektiv Skab overblik via skemaer og diagrammer Den enkelte medarbejder skal beskrive årsag til problem og komme med forslag til løsninger. Gerne flere løsningsforslag 2
Nogle arbejdsmiljøproblemer kræver nærmere undersøgelse - fx. kan støj-problemer kræve undersøgelse/planlægning i forhold til ressourcer og bygningsindretning Evt. inddrage konsulenter, det kan være ekstern arbejdsmiljørådgiver, HR-konsulenter, teknisk afdeling m. fl. Arbejdsmiljøproblemer der kræver større investeringer kan løses / bogføres over flere år Fase 3 Inddragelse af sygefravær Vurdering af om sygefraværet har med forhold i arbejdsmiljøet at gøre hvis ja, nærmere udredning Anvend fraværsstatistik, analyse af sygefravær lange/korte perioder Diskutere behov for detaljeringsgrad i sygefraværsstatistikker Analyse af sygefravær i MED Fokus på sygefravær i forbindelse med arbejdsskader Overveje sammenhængen mellem sygefravær og arbejdsrelateret lidelser herunder stress Se regelmæssigt på sygefraværs procent er der en forklaring i relation til arbejdsmiljøforhold på udsving i tallene? Ved sygefraværssamtaler spørge til om der er noget i arbejdsmiljøet der er medvirkende til sygefravær hvad kan der gøres fra arbejdspladsens side for at nedbringe sygefraværet bringes med i APV i anonymiseret form Følge sygefraværet med arbejdsmiljø-briller også imellem APV erne. Fokus på langtidsfriske Fokus på arbejdspladsen og ikke den enkelte Fokus på psykisk sygefravær og fysisk sygefravær Dialog om hvornår er man syg? Når man er syg er man syg! Sundhedsfremmende tilbud til medarbejderne som tiltag Dialog om hvordan sygefravær kan forebygges skabe dialog om f.eks forskellen mellem stress / travlhed og kan / skal opgaver Ved fravær klare retningslinjer som alle kender Fokus på det samlede fravær (sygdom, barsel + planlagt fravær) hvordan hænger det sammen med ressourcer i forhold til opgavemængde. Fase 4 Prioritering og handleplan Prioritering Vigtigt med høj ledelses- og medarbejderprioritering ejerskab og ansvarlighed 3
Klar og tydelig prioritering inddrag overvejelser om effekt og økonomi Vigtight at prioritere tid til at foretage en prioritering af indsatser i fællesskab især omkring det psykiske arbejdsmiljø Prioritering både ud fra antal besvarelser og tyngde i de enkelte besvarelser Risikovurdering hvilke problemer giver den største arbejdsmiljøbelastning - sikkerhed og sundhed prioriteres først (rød, gul, grøn) Inddrag MED-udvalg i prioritering Der er 2 faktorer at tage hensyn til i prioriteringen medarbejdersikkerhed og økonomi Alle de kortlagte arbejdsmiljøproblemer skal tages med i prioriteret rækkefølge Alle respekterer den fælles beslutning Handleplan Små, nemme problemstillinger skal løses umiddelbart og ikke nødvendigvis med i handleplanen Medarbejdernes forslag/ideer til løsningsforslag skal inddrages Højt informationsniveau til medarbejdere omkring proces og tidsplan Handleplanen skal være realistisk og konkret hvem gør hvad og hvornår gerne i skemaform, så det er nemt at overskue Rimelig tidsplan, kronologi Det skal være tydeligt hvem der er ansvarlig for udførelsen af handleplanen Succeskriterier - stillingtagen til: hvilke, hvordan de måles, hvem der opstiller succeskriterierne Afgiv budgetønsker i forbindelse med handleplan (vejen bør allerede være banet i planlægningsfasen) Fase 5 - Opfølgning på handleplan Ledelsesprioritering er igen vigtig Fordele ansvar for de enkelte handlinger i handleplanen (personligt ejerskab) Fast plan for opfølgning fx faste opfølgningsmøder, fase kalendertider, elektronisk påmindelse min. 4 årlige møder Løbende revision af tidsplan Opfølgning med automatisk elektronisk påmindelse Vigtigt at aftaler og deadlines overholdes Tilbagevendende evaluering af indsatser Dialog i den enkelte afdeling / team 4
Opfølgning via ½-årlige arbejdsmiljøgennemgange Rulleplan for deltagelse i medarbejdernes møder, så arbejdsmiljøgruppen kommer omkring alle personalegrupper i opfølgning på handleplanen Forholde sig som arbejdsmiljøgruppe til om man følger op på den mest hensigtsmæssige måde Vigtigt med formidling til alle medarbejdere status, hvor langt er processen, hvad er næste skridt Fokus på positive resultater / anerkendelse af arbejdsindsats APV og handleplaner skal være tilgængelige for alle medarbejdere Sendes videre hvis nødvendigt til overliggende MED-niveauer Inddrage ekspertviden i særlige tilfælde Evt. inddrage løbende APV 5