Bestemmelser om udbud og tilbud - BUT Multifunktionelt målekøretøj til tilstandsregistrering af vejoverflader Februar 2018
Dokumentnr. <xx/xxxxx-x> 2 af 9 INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 3 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 3 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 5. Tilbud... 5 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 8
3 af 9 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Nærværende udbud omfatter fremstilling og levering af et målekøretøj, som skal kunne måle vejens tilstand samt optage frontview billeder af vejens forløb og omgivelser. Det er essentielt for Vejdirektoratet, at målekøretøjet: indeholder en løsning til tilstandsregistreringer af vejoverflader med robuste måleresultater, gør det nemt og enkelt for målekøretøjets fører og operatør (operatøren skal sidde forrest ved siden af føreren) at udføre målinger, er indrettet så der ikke er løse kabler eller andre udstyrsdele, der er til gene for målekøretøjets fører eller operatør, og indeholder en kameraløsning, der leverer gode billeder ved høje hastigheder og med skiftende lysindfald Det er en forudsætning, at køretøjet overholder gældende regler for at operere i Danmark. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Projektets rådgiverydelser er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration. Udbuddet er benævnt Udbud af multifunktionelt målekøretøj til tilstandsregistrering på vejoverflader. Der henvises til udkast til kontrakt inkl. bilag for en mere detaljeret beskrivelse af opgaven. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsloven (EU-udbud). 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT.
4 af 9 Udkast til kontrakt Bilag A inkl. bilag A.1 Bilag B (de dele af Leverandørens tilbud, som ikke er besvaret ved udfyldelse af Bilag A.1 og Bilag C) Bilag C Prisbilag Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.3 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en udvælgelse, hvor tilbud fra tilbudsgivere, der ikke opfylder minimumskrav, jf. afsnit 3.5, samt ukonditionsmæssige tilbud forkastes. Der sker en bedømmelse af prisen. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.4 Betingelser for deltagelse 3.4.1 Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1 3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af minimumskrav og/eller prækvalifikation. 3.4.2 Minimumskrav til egnethed Minimumskrav til egnethed fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1). 3.5 Tildeling 3.5.1 Generelt Kriterium for tildeling er pris. Tilbudsgivers pris vil blive vurderet på baggrund af den samlede sum af de i bilag B anførte priser, beregnet som summen af: Den tilbudte samlede pris for Leverandørens forpligtelser i henhold til kontrakten, eksklusiv forpligtelserne i henhold til afsnit 3.1.5.4 (afhjælpningsarbejder), og De tilbudte timepriser for forpligtelserne i henhold til afsnit 3.1.5.4 (afhjælpningsarbejder) vurderet ud fra det skønnede behov over en 4 års periode (det skønnede behov er fastsat til 150 timer og er alene til brug for tilbudsevalueringen)
5 af 9 3.6 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk http://mst.dk http://at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4.1 Spørgsmål pr. e-mail Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til nsd@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: Udbud af multifunktionelt målekøretøj til tilstandsregistrering på vejoverflader. Spørgsmål vedr. < > 5. TILBUD Tilbuddet udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast inklusive bilag. Tilbudsgiver skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er upræcise, og vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 0 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal være på dansk eller engelsk.
6 af 9 Tilbuddet bør indeholde et resumé. Følgende bilag skal tilbudsgiver udfylde som en del af tilbuddet: Bilag A.1 (kravspecifikation). Bilaget indeholder en oversigt over de ufravigelige krav (mindstekrav), der gælder for leverancen og svarskema som skal udfyldes af tilbudsgiver. Ved udfyldelse af bilag A.1 er det vigtigt, at tilbudsgiver tydeligt angiver om de ufravigelige krav er opfyldt eller ej. Hvis det ikke er angivet, at samtlige mindstekrav er opfyldt, vil dette således kunne føre til afvisning af tilbudsgiverens tilbud. Ligeledes skal tilbudsgiver udfylde feltet "Tilbudsgivers bemærkninger" for så vidt angår de ufravigelige krav, hvor Vejdirektoratet har bedt tilbudsgiver dokumentere, hvordan de ufravigelige krav vil blive opfyldt. Tilbudsgiver skal således dokumentere, at krav 4.8 og 4. 9 i bilag A.1 vil blive opfyldt. Tilbudsgiver kan indarbejde dokumentationen og separate bilag til brug for denne dokumentation i Bilag B. Bilag B I dette bilag kan tilbudsgiveren (Leverandøren) indsætte de dele af tilbuddet, som ikke er besvaret ved udfyldelse af Bilag A.1 og Bilag C, herunder dokumentation og bilag til dokumentation for opfyldelsen af 4.8 og 4.9 i Bilag A.1. Bilag C I dette bilag skal tilbudsgiver anføre priser og ligeledes underskrive den i bilaget indeholdte tro-og loveerklæring. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører skal bilag C underskrives af samtlige deltagende økonomiske aktører. Ved udfyldelse af bilag C er det vigtigt, at tilbudsgiver udfylder alle felter og sikrer at priserne er opdelt i relevante delkategorier i overensstemmelse med kontraktens afsnit 4.1. Bilagene bliver efter udbuddets afslutning en del af kontrakten. 5.1 Alternative tilbud Tilbudsgiver har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 5.2 Forbehold og mindstekrav Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav. I det følgende er angivet, hvorvidt krav og bestemmelser i udbudsmaterialet er mindstekrav, eller om tilbudsgiveren kan tage forbehold.
7 af 9 5.2.1 Kontrakten Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i kontrakten, der således er at betragte som et mindstekrav. 5.2.2 Bilag A og A.1 Ufravigelige krav Bilag A og A.1 indeholder en række mindstekrav (betegnet som et ufravigeligt krav). Det er vigtigt, at tilbudsgiverne udfylder de relevante felter i bilag A.1, dvs. tydeligt angiver om kravene er opfyldt eller ej. Hvis det ikke er angivet, at samtlige mindstekrav er opfyldt, vil dette således kunne føre til afvisning af tilbudsgiverens tilbud. Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket Udbud af multifunktionelt målekøretøj til tilstandsregistrering på vejoverflader. Kuverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet) som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet Att. Niels Skov Dujardin Guldalderen 12 2640 Hedehusene Danmark senest på tidspunktet anført på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud.
8 af 9 Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud som anført i udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.6. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Tjeklisten i dette punkt 6 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sit tilbud. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, jf. udbudsloven, 159, stk. 5. Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet: Underskrevet og dateret fremsendelsesbrev. Bilag vedr. udvælgelse, jf. punkt 3.4.2: Oplysninger om tilbudsgivers omsætning for de seneste tre regnskabsår. (revisorpåtegnet eller kopi af årsregnskab). For virksomheder, der har været etableret i mindre end 3 år, fremsendes oplysningerne for så lang en periode som muligt. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne gives for hver enkelt virksomhed, idet summen af virksomhedernes nettoomsætning skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Dette skal ske ved at fremlægge tilsagn fra disse enheder i form af en erklæring om solidarisk hæftelse. Referenceliste med tilsvarende ydelse indenfor de seneste 3 år. Referencelisten bør indeholde oplysninger om projektnavn, kontraktform, ordregiver, kontraktsum, udførelsestidspunkt samt kort beskrivelse af projektet. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal der fremsendes referenceliste for hver virksomhed, idet virksomhedernes samlede referencer skal opfylde minimumskravet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver råder over de nødvendige ressourcer hos disse enheder. Bilagene i udfyldt stand, i den udstrækning tilbudsgiver skal udfylde bilagene, jf. bl.a. punkt 5. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud.
9 af 9 Udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Xml-fil til udfyldelse er vedlagt udbudsmaterialet. Hvis flere i forening afgiver tilbud, skal der udfyldes et separat dokument for hver virksomhed. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen (fx underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal der vedlægges separat dokument for hver af disse enheder. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest eller tilsvarende dokumentation, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten eller tilsvarende dokumentation er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henledes på, at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2.
Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Havnegade 27 1058 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk