Projekter Indhold: Projekter generelt...3.2 Oprettelse af projekt...3.2 Master- og SubProjects...3.3 Oprettelse af SupProjects...3.5 Kundeteam...3.5 Tekniske data...3.5 Forespørgsler, rekvisitioner...3.6 Tryktilbud...3.8 Korrespondance/referater...3.9 Budgettering og fakturering... 3.11 Eksterne filer og mapper... 3.11 Kreative dokumenter... 3.12 Planlægning - Milestones... 3.12 Status oversigt... 3.13 Denne brugervejledning er gældende for TeamPlanner Version 6.0 og nyere. Der kan derfor være forskelle i funktioner og faciliteter i forhold til tidligere versioner. For yderligere detaljer omkring fakturering henvises til hjælpesystemet i TeamPlanner. 3. 1
3 - Projekter Team Planner Projekter generelt Projektmodulet er det centrale element i TeamPlanner systemet. Herfra oprettes og tilgås alle projektrelaterede aktiviteter fra projektet igangsættes og til det er endeligt faktureret. Menu i projektmodulet. Herfra oprettes nye projekter som MasterProjects, hvortil der kan tilknyttes SubProjects. Skærmen viser det senest aktive projekt. Dette kan tilgås ved klik på beskrivelsesfeltet. Knapper til oprettelse af nyt MasterProject. Projekt- og produktionsledelsen kan planlægge, kalkulere, styre og oprette diverse dokumenter og informationer omkring projektet, og øvrige medarbejdere kan finde alle relavante projektdata, der tilsammen er med til at optimere og styre projektforløbet. Oprettelse af nyt projekt Oprettelse af et projekt kræver, at der forefindes en gyldig kunde som basis for oprettelse af projektet. Er dette ikke tilfældet, skal kunden først oprettes i kundedatabasen. Gå til Projekter fra Link-menue. Har Projekter ikke tidligere været åbnet, vil skærmbilledet vise menuen i projektmodulet. Der er mulighed for at oprette projekter på basis af Alle kunder og Egne kunder. Ved Egne kunder forstås kunder, hvorpå du selv er oprettet som en af de 3 mulige kundeansvarlige. Er du i tvivl, om du er oprettet som ansvarlig på kunden, der skal oprettes et nyt projekt på, så anvend Alle kunder. Klik på Opret projekt... - Du står nu på oprettelseslayoutet. Vælg kunde fra rullemenuen og tildel kontaktperson. Skal projektet ikke tildeles en kontaktperson, kan der indtastes et mellemrum i feltet. Alle felter mærket med * skal have indhold. Når alle nødvendige data er indtastede klikkes Opret projekt, og der skiftes til projektkortet. 3. 2
Oprettelses layout. Vælg kunde fra drop down menu. Listen viser kun kunder, der er aktive. Alle felter mærket med * skal have indhold. Er der tilknyttet webportal til kunden, kann projektet gøres aktivt på denne ved at markere dette her. TeamPlanner kan stilles til at forlange et estimat ved oprettelse af Projektet har automatisk fået tildelt et jobnummer. Øvrige data kan nu inddateres, og projektet er klar til brug. Master- og SubProjects Sagskortet. Navigation til øvrige TeamPlanner moduler. Via faneblade kan der nanvigeres til allle funktioner på projektkortet. Projekter opretter fra projektmenuen, oprettes som MasterProject, hvortil der efterfølgende kan tilknyttes SubProjects. 3. 3
3 - Projekter Team Planner Funktionsmæssigt er der ikke forskel på et Master- og SubProject. Der kan oprettes, registreres og faktures ens på begge projekttyper. Forskellen består i at der til et MasterProject kan tilknyttes et antal SubProjects, så man på den måde får bedre overblik over eksempelvis et kampagneprojekt, hvor hver enkelt kampagnedel oprettes som et selvstændigt SubProject under et MasterProject. Fra MasterProject et kan der eksempelvis udskrives samlet faktura for alle tilknyttede SubProjects. SubProject. Der kan navigeres direkte til MasterProject ved klik her. MasterProject. Tilknyttede SubProjects fremgår af listen. SubProject knan åbnes ved klik på det ønskede projekt. Opret nyt SubProject. 3. 4
Oprettelse af SubProject Find det MasterProject, hvorpå der skal oprettes et SubProject og vælg fanebladet Sub- Projects. Klik på Opret SubProject. Herved oprettes et nyt projekt med et selvstændigt jobnummer. Sagsbeskrivelsen fra MasterProject et overføres det nye projekt. Denne kan herefter frit redigeres sammen med øvrige stamdata. Når der klikkes fra Sagskort fanebladet, til et andet faneblad og retur til Sagskort er SubProject et opdateret, således at man fra dette nu kan tilgå MasterProject et direkte fra linket Gå til MasterProject. Det nye SubProject er nu tilgængeligt fra SubProject-listen på MasterProject et. Kundeteam. Kundeteamet fra kundedatabasen overføres til projektkortet. Her kan der redigeres og tilføjes til teamet, uden at dette har indflydelse på kundens stamdata. Er der oprettet data på kundens stamkort angående farver, typografi m.v., kan disse ses og reidgere her. Kundeteam Er der oprettet kundeteam på kundens stamkort i kundedatabasen, overføres dette, når der oprettes et nyt projekt på kunden. Kundeteamet kan frit redigeres på det enkelte projekt. Kundeteamet anvendes ved planlægning/milestones, kalkulkation m.v. Tekniske data Der kan oprettes tekniske stamdata på tryksager og annoncer på projektkortet. Vælg fanebladet: Tekniske data. Der kan oprettes et ubegrænset antal tekniske data på projektet. Et sæt data kan dubleres og kopieres til et andet projekt. 3. 5
3 - Projekter Team Planner Tekniske data - Trykstamdata Når trykstamdata oprettes her, kan de anvendes til forespørgsler, rekvisitioner, tryktilbud og budgetter. Tekniske data kan dubleres og kopieres til andet projekt. Dropdown menuer på annoncedata oprettes og redigeres under DBmanagement. Trykstamdata anvendes på forespørgsler, rekvisitioner og tryktilbud og som generel information om projektets tekniske data. Forespørgsler, rekvisitioner. Oversigt over valgte leverandører og oprettede dokumenter fås ved klik her. Opret forespørsel, rekvisition eller tryktilbud ved at klikke her Overfør tryksatamdata til formular ved at klikke på disse. Forespørgsler, rekvisitioner og tryktilbud Vælg fanebladet: Forespørgsler og rekvisitioner. Start med at anvende knappen: Opret forespørgsel; rekvisition, tryktilbud. Du bliver spurgt, hvilken type du vil oprette. Standard er en generel formular, der kan 3. 6
anvendes til at forespørge/rekvirere på alt andet end tryksager. Tryk giver dig mulighed for at vælge fra listen af oprettede trykstamdata. Ved valg af Tryk, kan du ved et klik på de ønskede trykstamdata overføre disse til forespørgselsformularen. Når dette er gjort vælges: Leverandørvalg. Der kan oprettes en standard eller en tryk forespørgsel og rekvisition. Vælg leverandørtype. Vælg leverandør ved klik på liste. Angiv aktivitetstype. Leverandørvalg skærmbilledet anvendes til at overføre leverandøradresse oprettet i adressedatabasen. Der kan ikke overføres leverandør med mindre denne er oprettet i adressedatabasen. Vælg leverandørtype og klik på den ønskede leverandør fra listen, der fremkommer ved valg af leveradørtype. Herved overføres leverandørens data til formularen. Vælg aktivitetstype fra dropdown menu og opret herefter Forespørgsel. Når en rekvisition er korrekt oprettet skal den godkendes. Klik her for godkendelse - herved oprettes en rekvisitionslinie på projektets saldokort. Alle rekvisiotionsdata kan redigeres på den enkelte rekvisition. 3. 7
3 - Projekter Team Planner Den enkelte forespørgsel kan individuelt redigeres. Skal der forespørges hos flere leverandører klikkes Ny leverandør og der kan herefter oprettes nye formularer på en ny leverandør. Når pris fra leverandør foreligger, indtastes denne eventuelt med angivelse af leverandøren tilbudsnummer. Opret Rekvisition. Leverandør, priser og tekniske data overføres til rekvisionsformularen. Denne kan redigeres individulet. Før en rekvisition kan printes, skal denne godkendes. Denne procedure opretter en rekvisitionslinie på projektets saldokort, så der altid er fuldt overblik over udestående rekvisitioner på et projekt ved eksempelvis fakturering. Når der modtages leverandørfaktura på en rekvireret opgave, kan rekvisitionen markeres OK på rekvisitionslisten på projektkortet. Ud over at markerer, at faktura er modtaget, fjernes rekvisitionslinien på saldokortet. Denne skal erstattes med leverandørfakturaen, der inddateres inder Link -> Administration -> Finans -> Fremmedkøb. OBS! Forespørgsler, rekvisitioner og tryktilbud kan oprettes i vilkårlig rækkefølge. Når en faktura modtages markeres rekvisitionen OK her. Åben en forespørgsel eller rekvisition ved at klikke på linie. Tryktilbud Et tryktilbud kan anvendes som et selvstændigt tilbud til kunden på opgaver, hvori der ikke indgår tid eller andre omkostninger. Tryktilbuddet kan ligeledes anvendes til at skabe alternative tilbud på tryksager med varierende omfang. Herudover kan tryktilbud anvendes som bilag til projektbudgetter (se Kalkuklation/ Budget). Herved undgår man at skulle taste tekniske specifikationer mere end en gang. 3. 8
Tryktilbud. Opret evt. ønsket pris der overskriver kalkuleret pris her. Alle data kan redigeres på det enkelte tryktilbud. Tryktilbud anvendes blandt andet ved overførsel til budgetter som bilag med tekniske data og følgende pris.. Hvis en leverandørpris skal overføres til en kalkulation/budget, skal der være oprettet et tryktilbud. Er der oprettet kundeaftalt avance på trykaktiviteten på den aktuelle kunde, vil tryktilbuddet tage højde for dette. Herudover giver tryktilbuddet mulighed for at tilføje en ønsket pris samt at tillægge eventuelle reproomkostninger. Tryktilbuddet viser følgende pris tillagt avance eller som ønsket pris. Korrespondance og referater Der kan tilknyttes korrespondance og referater til projektkortet. Dette kan ske som integrerede dokumenter i databasen eller som tilknyttede Word-dokumenter. For at oprette korrespondance skal klikke på fanebladet: Dokumenter. 3. 9
3 - Projekter Team Planner Oprettelse af TeamWrite korrespondance: TeamWrite korrespondance er integreret i TeamPlanner databasen og tilbyder standard tekstbehandlingsfunktioner, der er tilstrækkelige til langt det meste korrespondance. Ved oprettelse af TeamWrite korrespondance, oprettes brevet i TeamWrite databasen. Der kan på den måde søges efter korrespondance på sammen måde, som der søges i alle andre TeamPlanner moduler. For yderligere information om korrespondancemodulet: Se hjælpefunktionene i dette modul. Oprettelse af korrespondance i MS Word: Word-dokumenter oprettes under fanebladet Dokumenter -> Word-dokumenter. Før der kan oprettes Word-dokumenter, kræves at der er oprettet templates (standard skabeloner) på TeamPlanner serveren. Kontakt eventuelt din TeamPlanner administrator angående dette. Oprettede Word-dokumenter arkiveres automatisk på filserveren i den tilhørende projektmappe, og disse kan åbnes direkte fra TeamPlanner ved at klikke på linien for den ønskede dokument. 3. 10
Budgettering og fakturering Se selvstændige brugervejledninger for disse funktioner. Eksterne filer og mapper Eksterne filer og mappe kan tilknyttes til projektkortet under fanebladet: Filer og mapper. Klik på Link til ekstern fil eller Link til ekstern mappe for at oprette link. Fra dialogboksen vælges det ønskede emne, der skal linkes til projektet. OBS! 3. 11
3 - Projekter Team Planner Det er vigtigt, at det valgte emne er placeret på en server/harddisk, hvortil alle brugere har adgang, da linket ellers ikke vil fungere for alle. Flyttes det valgte emne fra den oprindelige placering, vil linket ikke længere fungere. Et linket dokument eller mappe kna åbnes direkte fra projektkortet i TeamPlanner ved at klikke på linien for emnet. Kreative dokumenter Kreative briefings og tekstforslag oprettes fra fanebladet Kreative dokumenter. Gå til den valgte funktion og klik på plus-knappen for at oprette. Briefings og tekstforlag oprettes som en del af databasen med begrænsede tekstbehandlingsfunktioner. Er dette ikke tilstrækkeligt, skal disse oprettes som tilknyttede Worddokumenter genenm selvstændige templates (se afsnit om dette), eller som linkede eksterne filer. Øvrige faciliteter under fanebladet er tilknyttet TeamPlanner Webportal (se brugervejledningen for denne - (under udarbejdelse)). Planlægning - MileStones Før der kan oprettes MileStones (planlægning) på et projekt, skal der være oprettet MileStones lister til den pågældende projekttype i TeamPlanner s stamdata under DBmangement. Kontakt eventuelt din TeamPlanner administrator for dette. Er projektet ikke tildelt en projekttype under Stamdata, kan der ikke oprettes Mile- Stones. MileStones oprettes for en given dato og kan samtidig tildeles til personer fra kundeteamet. MileStones kan vises/printes som en liste eller kalender. Ved visning/print vælges Intern eller Extern. Vælges Intgern vises alle MileStones. Vælges Extern vises kun MileStones der i stamdata er markere til at blive vist for kunde. 3. 12
Er det aktuelle projekt et MasterProject med tilknyttede SubProjects, kna man vælge at vise/printe MileStones fra SubProjects sammen med det aktuelle MasterProject. Status oversigt Status oversigten viser den øjblikkellige økonomiske status på projektet. Hver gang statusoversigten aktiveres opdateres med aktuelle tal. Statusoversigten findes under fanebladet: Budget/Faktura Status oversigt Statusoversigten viser fælgende sum-tal fordelt på timer/materialer, fremmedkøb og totaler: Sum alle registreringer Sum alle ordrer/etsimater (se afsnit om dette) Afvigelse mellem registreringer og ordrer/ estimater Afgang - fakturerede eller nedskrevne registreringer Aktuelt beholdning (igangværende) Aconto saldo Netto beholdning (igangværende - aconto) Faktureret sum 3. 13