Bestyrelsesmøde Mødedato: 26. september 2019 Mødet påbegyndt: kl. 15.00 Mødet afsluttet: kl. 18.00 Mødested: Kontoret, Arsenalvej 20 Deltagere: Bidstrup Hansen, Britta Larsen, Svend Aage Hansen, Peter Clemmensen, Keld Sørensen, Tina Sørensen samt Thorkild Bækkelund. Administrationen: Direktør Bendix Jensen Torben Fisker Charlotte Risager (ref.) Dagsorden 1. Godkendelse af referater 2. Godkendelse af budget 2020 hovedforeningen 3. Godkendelse af budget 2020 afdelinger a. Tilskud dispositionsfond b. Evaluering afdelingsmøder 4. Budgetopfølgning 31.08.2019 5. Godkendelser a. Byggeregnskab Seatower b. Salg af jordareal, Vrå (20 kvm.) 6. Orientering a. Status Hune b. Havgaarden, Løkken c. Udviklingssager i. Vestre Skole, Hjørring ii. Aars iii. Brovst d. Projekt vild natur e. Andet 7. Udlejningssituationen 8. Eventuelt
Formand Bidstrup-Hansen bød velkommen. Velkommen til de to nye medlemmer Tina Sørensen og Svend Aage Hansen. 1. Godkendelse af referat Referat fra bestyrelsesmødet den 16. maj og 13. juni 2019 blev godkendt. 2. Godkendelse af budget 2020 - hovedforeningen Charlotte gennemgik hovedposterne i budget 2020 med særlig vægt på: - Uændret administrationsbidrag i 2020-212 flere administrationsenheder i 2020 - Uændret antal medarbejder - Almindelig fremskrivning af budgetposter Bestyrelsen godkender det fremlagte budget for hovedforeningen 3. Godkendelse af budget 2020 - afdelinger Charlotte gennemgik oversigt over afdelingernes budgetter for 2020. med hovedvægt på udvikling i huslejeniveau og de samlede henlæggelser. Der er forsat fokus på, at øge henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Svend Aage gjorde opmærksom på, at Alstrupparken er registreret med 0% - men det er faktisk en stigning på 1,22%. Bendix Jensen gennemgik afdelinger uden fremmøde til afdelingsmøde: stigning - Afdeling 21, Åbrinken 0% - Afdeling 26, Nørrebro 0% - Afdeling 82, Engparken 1,98% - Afdeling 84, Søparken 0% - Afdeling 88, bofællesskab 4,97% - Afdeling 97, Kronhjorten 0% Bestyrelsen godkender budgetterne for 2020.
a) Tilskud dispositionsfonden Tilskud til afdeling 50, Frederikshavn kr. 200.000. Tilskud til afdeling 21, Uggerby kr. 20.000 Huslejetilskud afd. 63, Toftevej tilskud til kr. 600 pr. 1.1.2020 Alle afdelingerne individuelle tilskud ved udlejningstræghed. Bestyrelsen ønsker, at administrationen skal undersøges hvad aftalegrundlaget er for tilskuddet til afdeling 50. Bestyrelsen godkender ovennævnte tilskud fra dispositionsfonden. b) Evaluering afdelingsmøder Bendix Jensen fortalte, at der har været god stemning på møderne. Der er størst fremmøde på de nye afdelinger i Frederikshavn, Brønderslev samt Støvring. Der er kommet en afdelingsbestyrelse i afdeling 71, Hadsundvej. Husorden og vedligeholdelsesreglement er blevet godkendt alle steder. Dog er husorden ikke godkendt i afdeling 53 Seatower, hvor der skal udarbejdes en i samarbejde med ejerne. Bestyrelsen tager punktet til efterretning. 4. Budgetopfølgning pr. 31.08.2019 Bendix Jensen gennemgår budgetopfølgning. Der er gået 2/3 af året og der er på nuværende ingen overskridelse i forhold til budgettet. Bestyrelsen tager budgetopfølgningen til efterretning. 5. Godkendelser a) Byggeregnskab Seatower Skema B Skema C Grundudgifter 14.037.000 11.362.863 Håndværkerudgifter 47.210.000 52.071.678 Omkostninger 8.465.000 6.689.152 Anskaffelsessum i alt 69.712.000 70.123.693 Overskridelsen skyldes godkendt indexregulering.
Bidstrup gør opmærksom på, at posten advokat omkostninger i regnskabet også indeholder udgifter til stempel m.v. Bidstrup spørger til om de afsatte midler til legeplads og cykel skur er brugt? Torben Fisker oplyser at det snarest bliver igangsat. Bestyrelsen godkender skema C for Seatower. b) Salg af jordareal Vrå Henvendelse fra Hjørring kommune om salg af grund på hjørnet af Sdr. Vråvej og Møllevej. Hjørring skal bruge det omtalte stykke jord til at øge trafiksikkerheden. Det drejer sig om 20 m² á 100 kr./m² Eventuelle udgifter afholdes af Hjørring Kommune. Lejer er informeret og har ingen indvendinger I forbindelse med frasalg ønsker lejeren en flisebelægning. Dette gives som tilskud fra dispositionsfonden svarende til indtægten for salg af jordarealet. Bestyrelsen godkender grundsalg og tilskud fra dispositionsfonden. Øster Hornum I forbindelse med opførelse af 14 boliger i Øster Hornum erhverves det kommunal nabo areal, således at lokalplanes krav om friareal ved boligerne kan opfyldes. Køb af grund til kr. 50.000 Til information sendes sagen i udbud den 2/10 og der er licitation ultimo oktober. Bestyrelsen godkender grundkøb. 6. Orientering Lukket del Punkt a- d: Lukket del. e. Andet Bendix informerede omkring åbent hus i Vrå på de nye boliger på den gamle slagterigrund. Der kom ca. 100 personer. Boligerne tages i brug 1. februar 2020. Udlejningen går lidt trægt men der er god interesse for boligerne. Bendix gjorde reklame for det kommende BoiNord arrangement i Aalborg. Alle er velkommen sidste tilmelding i dag men meld endelige til.
Bendix spurgte til det kommende års fællesmøder med afdelingsbestyrelserne. Der har tidligere været tale om et Møde med ny i afdelingsbestyrelserne i løbet af november samt et fællesmøde på Hvide hus i januar måned. Bendix beder bestyrelsen komme med input til møderne. Bidstrup foreslår en ekstern foredragsholder. Sven Aage og Keld syntes det skal være fagligt indhold. Evt. ny lovgrundlag - hvad sker det i fremtiden i de almene boliger? Thorkild foreslår der bliver først et fælles oplæg og så eventuelt sideløbende workshops hvor der køres en for formanden nye i afdelingsbestyrelsen osv. Der blev diskuteret frem og tilbage hvor mange møder der skal afholdes. Bestyrelsen beslutter, at Bidstup og Bendix udarbejder et oplæg på det kommende års mødeformer. Oplægget fremsendes til bestyrelsen. Bendix informerede om, at der har været en brand i en lejlighed i Pandrup. f. Udlejningssituation Bendix orienterede om udlejningssituationen. Der er 5 tomme boliger, hvilket er historisk lavt. g. Eventuelt Næste bestyrelsesmøde den 11. november. Bestyrelsen skal rundt i bebyggelserne i Rebild primært den ældre del af bebyggelserne. Dagen starter kl. 12 og administrationen lejer en minibus. Derefter skal der afholdes møde på Årshotel, hvor middagen også vil blive indtaget. Ref. Charlotte Risager