CQ finans, postering i kassekladden CQ s kassekladde kan benyttes manuelt og automatisk eller i kombinationer af disse. Automatisk postering opstår når der overføres posteringslinier fra fakturadelen, hvor alle nødvendige informationer allerede ligger. Den manuelle postering kan foretages med alle posteringer der ikke er defineret i CQ. Først vises en delvist automatisk postering. Posteringen drejer sig om en vare fra varelageret, hvor alle nødvendige informationer er givet. TIP: Når varelageret benyttes, når der posteres, vil posteringerne altid blive foretaget ens! TIP: Bemærk at når knappen TAP (tabulator) benyttes, bliver det felt der tappes ind i blåt (highlightet). Dermed kan man blot skrive det ønskede i feltet, uden at skulle benytte musen. Klik Kassekladden består af resultat-, knap og filterområdet. Manuel Postering Eksemplet viser først et salg af 1 compact disk, der er oprettet i lageret som CD-R Compact disk. Klik på ny. Dermed indsættes en linje i kassekladden. Dato og tidspunkt indsættes automatisk. TAP til bilagsnummer-kolonnen og skriv bilagsnummeret eller blot ENTER for at generere bilagsnummeret automatisk. Skriv efterfølgende evt. fakturanummer 1
Varelager har finans informationer Varelageret åbnes ved at HØJREKLIKKE på varenr. feltet. I varelagertabellen søges efter CD-R compact disk ved først at højreklikke på kolonnehovedet i Varetekst 1 kolonnen for at få søgevinduet op og skrive CD-R com. Tryk ENTER for at finde varen. Nu skal der blot dobbeltklikkes på for at overføre varen til kassekladden, men først vil vi se på de informationer der ligger på vareenheden. HØJREKLIK på varenummeret for at få varedetaljerne frem. 2
Varedetaljer Finanskonti Felterne viser de kontonumre, der benyttes - samt momsen på selve varen. Disse numre kan hentes fra kontoplanen ved at højreklikke på felterne. Hvis varen sælges benyttes kontonummer 4 for varesalg og pengene går til kontonummer 5902, der er kassen. Hvis varen indkøbes benyttes kontonummer 403 for varekøb og igen kontonummer 5902 for kassen. I varelageret vises fra venstre mod højre salgsprisen 15,75-, salgspris med moms.19,68- og til sidst fortjenesten beregnet ud fra salgsprisen 16,67% Varedetaljer lukkes ned og der dobbeltklikkes på vareteksten for at indsætte varen i kassekladden. Hermed er alle informationer givet, således at linjen kan bogføres. 3
For eksemplets skyld for at få lidt flere linjer, indsættes salget af en ventilator komplet CPU - og en ventilatorstator CPU. Desuden kopierer vi CD-R linjen ved at stå på linjen med CD-R compact disk og klikke på kopiknappen. Nu er der 4 linjer og hvis man vil have et overblik over posteringerne kan man klikke på balanceknappen Her ses at kun 2 konti er i aktion (ud over momskonti der indsættes automatisk, når der bogføres). Nu kan posterne bogføres, dvs. overføres til det egentlige regnskab ved at klikke på BOGFØR knappen Når der svares Ja, overføres kassekladdens linjer til regnskabet. Klik for at gå til regnskabsvinduet. Bogførte regnskab Klik på for at se resultatet på alle konti i kontoplanen. 4
Kontoplan Her er for overskuelighedens skyld fjernet de konti, der ikke indeholder beløb vha. markering i filterfeltet Bemærk at beregningerne foregår i det datoområde der er angivet i datofeltet. Tryk eks. SHIFT + Klik på for at stille datoen på det aktuelle år (herefter kan der HØJRE- eller VENSTRE klikkes for at gå TILBAGE eller FREM 1 år af gangen). Transaktionerne har medført at vi har 170,48- i kassen. Vi skylder 34,10 i moms. og at årets resultat indtil nu er 136,38. Manuel indsættelse af udgift Herefter indsætter vi en udgift, der ikke er defineret i varelageret. Først vises hvordan et kontonummer man ikke kan huske, kan hentes ved at højreklikke i kontonummerfeltet. Derefter vises hvordan genvejene kan benyttes ved at trykke genvejsbogstavet som f.eks. v for varesalgskonto og m for materialer eller Varekøbskontoen. Det er også muligt at skrive kontonumrene direkte i feltet. Hvis man ønsker momskontonumre indsat skal der trykkes ENTER, når kontonummeret er skrevet. Klik NY Tryk ENTER ENTER skriv fakturanummeret FAK-00699 5
Når posteringstekstkolonnen nås, vises tekster der tidligere har været skrevet ind. Disse kan vælges, eller der kan skrives en ny ind, som derefter vil kunne vælges efterfølgende. Her skal indkøb af printerpapir bogføres. I kontonummerkolonnen højreklikkes for at åbne kontoplanen - for at hente et kontonummer. Kontoplan Her skal der søges efter varekøbskontonummeret. Dette gøres ved at højreklikke på NAVN kolonnen og skrive Varekøb i søgefeltet. 6
Varekøbskontonummer fundet Varekøbskontoen findes og der dobbeltklikkes på for at indsætte kontoinformationerne. Bemærk at momskonto også indsættes. I kontoplanen kan der indsættes genveje til kontonumrene. Hvis der trykkes på V indsættes varesalgskontonummeret. Hvis der trykkes på M tasten på tastaturet indsættes Varekøbskontonummeret. Hvis der trykkes K indsættes kontonummeret for kassebeholdningen. Vi trykker K i modkontofeltet: Derved indsættes kassebeholdningskontonummeret. 7
Varekøbskontoen debiteres det beløb som papiret kostede, her 100.- Posteringen overføres til regnskabet (bogføres). Herefter kan resultatet ses i kontoplanen. Nye kontoplan Gamle kontoplan Kassebeholdningen er faldet fra 170,48 til 70,48 fordi vi har købt for 100.- Med det nye køb på 100- fik vi 20- kr. til gode ved Told & Skat, - men da vi i forvejen skyldte 34,10 skylder vi nu kun 14,10. Årets resultat er faldet fra 136,38- til 56,38- pga. vare indkøbet. 8
Fuldautomatisk postering Her gennemgås et salg, der overføres til fakturadelen og til sidst til finansdelen. Klik i hovedmenuen. Klik på for at finde kunden. Dobbelt klik på kundens navn salgsordrevinduet. for at overføre kundens informationer til 9
Hent den vare der skal sælges ved at klikke på her Søg varen ved at højreklikke på Når varen er fundet dobbeltklikkes på og skrive cd-r i søgefeltet. for at overføre varen til salgsordren. Salgsordren låses ved at klikke på Klik på. Nu er salgsordren låst. (Den kan Låses op igen ved igen at klikke på salgsordrenummer). igen. Derved fås salgsordren også et nyt Klik på for at afsende og oprette en faktura eller gå ind i for at afsende med dertil hørende papirer og oprettelse af fakturaer. 10
Afsendelse- og færdigmeldingsvindue Klik på klik på klik på for at åbne faktura vinduet. 11
Fakturavindue Her kan fakturaen overføres til finansdelen ved at klikke på. Klik på for at overføre posten til finansregnskabet. Når posten er overført markeres den i fakturadelen, således at den ikke kan overføres igen, uden at der bliver taget stilling til det. Luk fakturavinduet ned for at komme tilbage til Afsendelse og færdigmelding, der nu er tomt fordi varen er afsendt. Luk afsendelse vinduet ned og åbn kassekladden for at bogføre den netop overførte faktura. Klik i hovedmenuen. I kassekladden ligger fakturaen klar til at blive bogført. Der mangler kun at indholdet bliver kontrolleret og tilført et bilagsnr. 12
TAP fra datofeltet ind i bilagsnummerfeltet bilagsnummer. Tryk ENTER på tastaturet eller skriv det ønskede Nu kan fakturaen bogføres ved at klikke på Vinduet for kontoplanen åbnes for at se resultatet af salget. Klik på Tryk på for at beregne kontoplanen og derefter marker for kun at vise konti med indhold. 13
Nye kontoplan Gamle kontoplan Vi solgte en vare for 21,32 (17,06 u. moms.) Aktiverne er på 91,81 og skyldig moms er 18,37 Årets resultat steg fra 56,38 til 56,38 + 17,06 = 73,44 14