Diagrammer visualiser dine tal Indledning På de efterfølgende sider vil du blive præsenteret for effektive måder til at indtaste data på i Excel. Vejledningen herunder er vist i Excel 2007 versionen, og vil kun i lille grad kunne anvendes i Excel 2003, Men i PowerPoint vil det meste af det viste herunder kunne anvendes når du ønsker et diagram indsat. Forslag til indtastning Når man indtaster tekst i en kolonne, vil Excel forsøge at gætte sig til hvad der skal stå i den celle man er i gang med at udfylde. Har man f.eks. indtastet Hansen, Jensen og Petersen i kolonnen over den celle man skal udfylde, og man starter med J vil Excel gætte på, at der skal stå Jensen. Er dette korrekt trykkes der på Enter, og cellen vil blive udfyldt. Er det ikke korrekt skrives videre som normalt. Men hvis der skal skrives relativ mange karakterer før der kommer et forslag er dette ikke tidsbesparende, så heldigvis findes der en genvejstast til at hente en liste med valgmuligheder frem. Stil markøren i den celle hvor der skal indsættes en tekst tryk på derefter på tastaturet på ALT+ derefter vil du se en liste som i eksemplet her til højre hvor du kan bruge musen til at udvælge det navn du vil have til at stå i cellen. Begge af de ovenstående eksempler virker fordi at listen der er indtastet er sammenhængende, springes der en celle over vil det ikke fungere, ligesom det ikke vil fungere hvis det prøves i en anden kolonne. Skriv på flere linjer i en celle Normalt skrives der på en linje i en celle, er cellen ikke stor nok kan kolonnens bredde ændres I eksemplet herunder er der tastet i celle A1, teksten er for bred til cellens størrelse, men fordeler sig hen over celle B1 Herunder ses et eksempel på hvor bredden på kolonne A er ændret, således bredden af kolonnen er tilpasset bredden af teksten i Celle A1 Men det er ikke altid er det er en god idé at ændre kolonnernes bredde, i stedet ønskes der at teksten fordeles på to linier i cellen, det kan gøres således som vist til højre Marker cellen Klik på dette ikon, som findes på fanen Startside under gruppen Justering. Resultatet ses herunder:
Ændring af tekstretning Normalt skrives når der skrives i celler i Excel, og den tekst man skriver er for bred, så ændres kolonne bredden. Men med et større antal kolonner med en bredde der er defineret ud fra kolonne overskrifterne skal du meget hurtigt til at flytte ud til højre i skærmen for at overskue de data der ligger der. Men ved at tænke sig lidt om og bruge Excels værktøjer kan dette gøres meget overskueligt, ved blot at dreje tekstens retning: Når teksten er skrevet markere du cellen igen og vælger på fanen Startside ikonet der hedder Tekstretning som ligger i gruppen justering, i oversigten vælger du et af forslagene. Herunder er tekstretningen ændret, og kolonne A bredden er gjort mindre. Med flere overskrifter vil denne proces betyde at du kan overskue flere ting på den samme skærm når vi taler om bredden. Indtast i et sammenhængende område Når du indtaster i Excel kan du med fordel markere de celler du vil taste i, på den måde kan du uden at skulle flytte markøren de rigtige steder hen blot lade Excel flytte markøren det rigtige sted hen. Marker det område du vil taste i og påbegynd indtastningen. Tryk Enter efter hver indtastning for på den måde at komme ned i cellen nedenunder. Når du som i billedet her til højre er kommet ned i den sidste celle skal du blot trykke Enter, og du vil automatisk skrive videre i den næste kolonne der er i markeringen. Kommer du til at trykke på enter en gang for meget, og gerne vil baglæns, kan du trykke Shift+Enter. Indtast de samme data i et markeret område Hvis du ønsker at indtaste de samme data i samme celler kan du gøre følgende. Marker området der skal indtastes i Indtast data og tryk på Ctrl+Enter
Resultatet ses til højre Ovenstående principper gælder også for celler der er markeret forskellige steder i arket (Brug Ctrl+Enter til at markere flere usammenhængende celler med) Indtastning med indbyggede lister Der findes nogle indbyggede lister som kan gøre det lettere når der skal indtastes måneds navne og uge dage. I eksemplet her til højre er der i en celle skrevet januar, markøren er efterfølgende trukket ned over den sorte fede firkant i cellens nederste højre hjørne, hvor den skifter udseende til et sort kryds. Når det sorte kryds (fyldehåndtaget) er fremme klikkes der på venstre musetast, og klikket holdes nede, herefter trækkes der i den retning der ønskes, en lille gul label viser hvor langt du er komet i månederne. Når du har de måneder du ønsker, slipper du venstre klikket og du har en række månedsnavne stående. Det samme er gældende med ugedagene
Opret dine egne lister der kan lette dine indtastninger Klik på Officeknappen Excel Indstillinger fanen Populær Brugerdefineret Liste og en dialogboks som vist herunder kommer frem:: I vinduet listeelementer skriver du navnene i den rækkefølge du ønsker at sorterer på Herefter klikker du på Tilføj Listen kan nu ses i venstre side sammen med andre indbyggede lister. Klik på OK. Inden vi sorterer efter denne liste, skal vi lige kontrollere at den virker. Find en tom celle og skriv Johansson (eller et andet af navnene), kør markøren ned i cellens nederste højre hjørne, når du får et sort fed kryds, klikker du og trækker ned af, træk min 4 celler ned. Når du slipper vil der stå Johansson, Sørensen, Jensen, Koch, som vist herunder. Anvendelse af logiske lister til opstilling af tal og datoer Hvis der ønskes en logisk opstillet talrække, som f.eks to tabellen, kan du skrive tallet 2 i en celle og tallet 4 i cellen ved siden/under, herefter markerer du de to tal, går i højre hjørne på markeringen og får krydset (fyldehåndtaget) frem. Herefter trækkes du til højre, den gule label orienterer dig om hvor langt du er kommet i 2 tabellen. Når du slipper musetasten, har du resultatet Når du markerer 2 tal og trækker i dem med fyldehåndtaget forøges de efterfølgende tal med det mellemrum der er mellem de to markerede tal. Meget smart.
Vedr. datoer kan fyldehåndtaget også hjælpe os her. Som du kan se i eksemplet her til højre, er der skrevet datoen 01-03-2009, ved at trække i Fyldehåndtaget bliver denne dato til 02-03-2009, 03-03-2009 osv. Resultatet kan ses her. Indskrive i flere ark samtidig For mange år tilbage da det var en blok papir man skrev på kunne der anvendes kalkerpapir til at opnå gennemslag på de bagved liggende ark Du kan nu lave de indskrivninger og formateringer som er generelle. Du kan indlægge formler mens du arbejder med flere ark. Herved skal du ikke senere til at oprette formler for de enkelte produkter. Det kan spare megen tid og sikre større ensartethed. 1. Klik på første faneblad der skal arbejdes med 2. Hold Shift nede og klik på sidste faneblad der skal arbejdes med Bemærk I Toppen af vinduet advarer Excel, ved at skrive Gruppe. Det betyder at der er ark der er grupperet, og det der skrives på det ark der er vist på skærmen, vil slå igennem på de andre markerede ark. Stop indskrivning i flere ark Herunder kan ses at Ark 1, Ark 2 og Ark 3 er grupperet, det kan ses ved at de har hvid baggrund, Ark4 er ikke grupperet, hvilket ses ved at den har en mørk baggrund. Det ark der vises på skærmen er det ark hvor ark teksten er skrevet med FED, i eksemplet herunder Ark1 Når du ikke længere skal indskrive i flere samtidige ark skal du blot klikke på et ark der ligger udenfor din gruppe af markerede ark. Herved afsluttes denne facilitet. Når du har slået fællesfaciliteten fra kan du begynde at lægge relevante tal ind for de enkelte produkter eller afdelinger. 1. Klik på et faneblad der ikke er med i gruppen. Det aktuelle faneblad bliver herved hvidt, de øvrige der før var med i grupperingen er nu ikke længere grupperet. I eksemplet herunder er grupperingen blevet ophævet ved at klikke på Ark4, de før markerede ark (Ark1, Ark2 og Ark3) er nu
Det kan bla. ses ved at [GRUPPE] ikke længere ses i venstre øverste hjørne. 2. Er alle arkene Grupperet, skal du blot klikke på et af dem for at ophæve grupperingen ikke længere med hvid baggrund, hvilket betyder at de ikke længere er grupperet. Når du fravælger denne facilitet forsvinder [Gruppe] fra Excels titellinje