EXCEL VIDEREGÅENDE VERSIONER

Transkript

1 EXCEL VIDEREGÅENDE VERSIONER

2

3 VELKOMMEN PÅ KURSUS Vi håber, at du vil finde dig godt tilrette på kurset og at du vil få mange gode og konkrete ting med dig herfra. Du kan være sikker på, at underviseren vil være klar til at give dig en grundig og fyldestgørende gennemgang af Excel. Råd til kursisten Efter kurset opfordrer vi dig til at læse materialet igennem. Det vil medføre, at du har langt bedre mulighed for at huske de på kurset gennemgåede emner, og herved bliver dit udbytte af kurset langt større. Husk Det er dig, der er på kursus og det er dig der skal hjem og arbejde med dette produkt. Derfor er det DIG der skal spørge, når der er noget, som er uklart for dig. Det er ikke usandsynligt, at der er andre end dig, som finder det gennemgåede uklart. Vi ønsker dig et godt kursus og held og lykke med materialet - og dit videre arbejde med Excel. Spørgsmål efter kurset Efter kursets afslutning har du fortsat mulighed for at få svar på dine spørgsmål, klik blot ind på Herfra vil du kunne kontakte os med dine spørgsmål. Denne service er en del af kursusprisen. Firma kurser Hvis der er flere i jeres virksomhed der ønsker et kursus, kunne det være en mulighed at tage en dialog med os omkring mulighederne for at afholde et internt kursus i jeres virksomhed. På firmakurser kan vi målrette indholdet, så det passer direkte til jeres behov, således får I et udbytte der oftest med det samme kan overføres til det daglige arbejde. Se mere på Rettigheder til dette materiale: Rettighederne til dette materiale tilhører Officekursus.dk. ApS Nogen former for gengivelse af dette materiale, uden forudgående aftale, er ikke tilladt. COPYRIGHT OFFICEKURSUS.DK Version August 2016 Side 1

4 Indholdsfortegnelse 1. Tips til indtastning Skriv på flere linjer i en celle Ændre tekstretning i en celle Flytte rundt i arket Markering af data Indtastning med indbyggede lister Det tredimensionale regneark Indskrive i flere ark samtidig Stop indskrivning i flere ark Tredimensionale formler Navngivning af ark Indsættelse af nye ark Flytning af rækkefølgen på arkene Kopiering af ark Farvelægning af ark Betinget formatering Fremhæv celleregler Top/bund-regler Ikonsæt Betinget formatering som du selv definerer Betingede formatering ud fra en formel Ændring af betingede formateringer Fjern betinget formatering Andre eksempler på betinget formatering Absolutte cellereferencer Navngivning af celler Funktioner Hvad er en funktion - og hvad kan den? Elementer i en funktion Hvad koster det at Låne (YDELSE) GENNEMSNIT, MIN og MAKS funktionerne AFRUND AFRUND.GULV og AFRUND.LOFT SUM.HVISER TÆL.HVISER Brug af Større end og Mindre end TÆL og TÆLV HVIS funktionen (Betingede sætninger) Flere HVIS funktioner i samme formel Funktionerne OG og ELLER Datofunktioner Ugedage Opslagsfunktioner (LOPSLAG og VOPSLAG) Datavalidering Side 2 Indholdsfortegnelse

5 8. Beskyttelse af regneark Hvad kan beskyttelse? Beskyttelse i to trin Beskyttelse af celler Fjernelse af beskyttelse Store datamængder Sorter Sortering på flere kolonner Speciel sorteringsrækkefølge Filtrering Fryse ruder Formater som tabel Import af Tekstfil Opdatering Pivottabel Oprette en Pivottabel Redigere en Pivottabel Filtrer data i Pivotabel Værdifeltindstillinger Grupper data Pivotdiagram Adskillelse af tekst og tal Makroer Opret Makro Test makro og tilføj knap til afspilning af makro Slet Makro Genveje i Excel Stikordsregister Indholdsfortegnelse Side 3

6 1. Tips til indtastning I dette kapitel vil du blive introduceret til metoder der vil kunne spare dig en del tid i forbindelse med at indtaste data i Excel 1.1. Skriv på flere linjer i en celle Normalt skrives der på en linje i en celle, er cellen ikke stor nok kan kolonnens bredde ændres. I eksemplet herunder er der tastet i celle A1, teksten er for bred til cellens størrelse, men fordeler sig hen over celle B1 Herunder ses et eksempel på hvor bredden på kolonne A er ændret, således bredden af kolonnen er tilpasset bredden af teksten i Celle A1 Men det er ikke altid er det er en god idé at ændre kolonnernes bredde, i stedet ønskes der at teksten fordeles på to linier i cellen, det kan gøres således som vist til højre Marker cellen Klik på dette ikon, som findes på fanen HJEM under gruppen Justering. Resultatet ses herunder: 1.2. Ændre tekstretning i en celle Hvis du vil ændre tekstens retning i en celle fra at stå vandret til lodret, kan du på Fanen Startside i gruppen Justering finde et retningsikon som giver nogle valgmuligheder som du ser her. Herunder ses resultatet af det valg der hedder Tekstrotation opad Herefter kan kolonner med fordel gøre smallere. Side 4 Tips til indtastning

7 1.3. Flytte rundt i arket Når man skal indtaste data i Excel er det nødvendigt at kunne bevæge sig rundt i regnearket. Dette kan gøres ved hjælp af musen eller tastaturet. Benyttes musen, klikker man på den celle, markøren skal flyttes til. Kan man ikke se den ønskede celle kan man bruge det vandrette og/eller lodrette rullepanel, for at flytte skærmbilledet. I nedenstående skema er vist nogle af de tastaturgenveje der kan anvendes: Genvejstaster / / / Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+Home Ctrl+End Gør følgende Beskrivelse Piletasterne flytter til den celle som pilens retning udviser Flytter til slutning af det indtastede i rækken Flytter til den første celle med indtastet data Flytter op til den første celle med indtastet data Flytter til slutningen af det indtastede i kolonnen Flytter til celle A1 Flytter til det nederste højre hjørne af de indtastede celler 1.4. Markering af data Skal der markeres celler kan du vælge at bruge musen eller tastaturet til dette formål, hvornår du vælger at bruge den ene måde frem for den anden vil kommen an på de arbejdshandlinger du er i gang med. Nogle gange er tastaturet det letteste andre gange er det musen, nedenstående markeringsmåder kan være med til at lette dit arbejde når data skal markeres. Markering med musen Skal der markeres flere sammenhængende celler, placeres markøren i den første celle, venstre musetast holdes nede, og der trækkes med musen, til det ønskede område er markeret, eller placér markøren i øverste venstre hjørne af det område der skal markeres, hold Shift tasten ned og klik i den celle der skal være den nederste højre celle i området. Hvis det markerede område ikke har den rette størrelse, kan man ved at trykke på Shift tasten inden man atter trykker på musen, ændre størrelsen på det markerede område uden at skulle starte forfra. Skal der markeres en hel række eller kolonne, klikkes på række/- eller kolonne-overskriften. Skal der markeres flere rækker eller kolonner, trækkes gennem række/- eller kolonneoverskrifterne. Skal hele regnearket markeres, klikkes på den lille firkant, der er placeret over rækkeoverskrifterne, og til venstre for kolonneoverskrifterne. Tips til indtastning Side 5

8 Markering med tastatur Placér markøren i første celle, og benyt nedenstående tastetryk: Genvejstaster Shift+Piletast Ctrl+shift+Home Ctrl+ Shift+End Ctrl+Shift+Piletast Shift+Home Ctrl+ Mellemrum Shift+Mellemrum Ctrl+A Gør følgende Markere en celle ad gangen i pilens retning Udvider markeringen til begyndelsen af regnearket Markere hele det sammenhængende område du står i Udvider markeringen til slutningen af det indtastede Udvider markeringen til begyndelsen af rækken Markerer hele kolonnen Markerer hele rækken Markerer hele regnearket Markere flere usammenhængende celler med tastaturet Marker første område med Shift+Piletaster. Tryk Shift+F8. Flyt markøren til næste område. Marker næste område med Shift+Piletaster. Dette er ikke det nemmeste, og du vil nok hurtig indse at musen er effektiv når vi taler om at markere flere områder. Indtast de samme data i et markeret område Indtastning af data i et markeret område, foregår som indtastning i et område uden markering, Således er fastholder markøren inden for det markerede område. Ønskes samme data i hele det markerede område, indtastes de ønskede data i den aktive celle og der afsluttes med Ctrl+Enter. Side 6 Tips til indtastning

9 1.5. Indtastning med indbyggede lister Der findes nogle indbyggede lister som kan gøre det lettere når der skal indtastes måneds navne og uge dage. I eksemplet her til højre er der i en celle skrevet januar, markøren er efterfølgende trukket ned over den sorte fede firkant i cellens nederste højre hjørne, hvor udseendet skiftes et kryds. Når det sorte plus-tegn (fyldhåndtaget) er fremme klikkes der på venstre musetast, og klikket holdes nede, herefter trækkes der i den retning der ønskes, en lille gul label viser hvor langt du er kommet i månederne. Når du har de måneder du ønsker, slipper du venstre klikket og du har en række månedsnavne stående. Det samme er gældende med ugedagene Opret dine egne lister der kan lette dine indtastninger Klik på Hjem Indstillinger Avanceret Rediger brugerdefineret listeer og en dialogboks som vist herunder kommer frem: I vinduet listeelementer skriver du navnene i den rækkefølge du ønsker at sorterer på Klik på Tilføj Listen kan nu ses i venstre side sammen med andre indbyggede lister. Klik på OK. Inden vi sorterer efter denne liste, skal vi lige kontrollere at den virker. Find en tom celle og skriv Hansen (eller et andet af navnene), flyt markøren ned i cellens nederste højre hjørne, når du får et sort fed plus-tegn, klikker du og trækker ned af, træk min 4 celler ned. Når du slipper vil der stå Hansen, Sørensen, Jensen, Koch, som vist her Tips til indtastning Side 7

10 Anvendelse af logiske lister til opstilling af tal og datoer Hvis der ønskes en logisk opstillet talrække, som f.eks. to tabellen, kan du skrive tallet 2 i en celle og tallet 4 i cellen ved siden/under, herefter markerer du de to tal, går i højre hjørne på markeringen og får krydset (fyldhåndtaget) frem. Herefter trækkes du til højre, den gule label orienterer dig om hvor langt du er kommet i 2 tabellen. Når du slipper musetasten, har du resultatet Når du markerer 2 tal og trækker i dem med fyldehåndtaget forøges de efterfølgende tal med det mellemrum der er mellem de to markerede tal. Meget smart. Vedr. datoer kan fyldehåndtaget også hjælpe os her. Som du kan se i eksemplet her til højre, er der skrevet datoen , ved at trække i Fyldehåndtaget bliver denne dato til , osv. Resultatet kan ses her. Side 8 Tips til indtastning

11 2. Det tredimensionale regneark Son nævnt indledningsvis er der i dag tre dimensioner i regnearket. Dette kan være en stor fordel når der arbejdes med de lidt mere komplekse modeller, hvor det kan være interessant at holde visse ting lidt adskilt. Dette kan illustreres ved nærværende eksempel. Woldic og søster har etableret et selskab, der brænder diverse sprøjt. Nogle af deres produkter er mere succesrige end andre. Specielt har de succes med at drive alkohol ud af kirsebær. De har valgt at lave et separat budget for hvert produkt de arbejder med. Det sikrer at de kan forholde sig til de enkelte produkter. Imidlertid er deres omsætning ikke af en sådan størrelse at banken på nuværende tidspunkt har den ringeste interesse for de enkelte produkter de siger blot - Er der penge i det eller er der ikke? - Se for at svare på det skal vi ikke se på de enkelte produkter men på en samlet oversigt. Her er det genialt med de tre dimensioner. Ved at lave et ark til hvert produkt kan vi til sidst lægge det hele sammen og der er så svaret til banken Indskrive i flere ark samtidig Når vi nu ved at de har 4 produkter og at det hele skal samles til sidst (konsolideres) kunne det være interessant at arbejde med 5 ark og så indskrive samme tekster i alle på en gang, men kan det dog lade sig gøre? Ja, det kræver blot at arkene markeres inden skrivning og formatering påbegyndes. Du markerer flere sammenhængende ark ved at klikke på første ark, holde skift tasten nede og så klikke på sidste ark. Herved bliver de mellemliggende ark markeret. Det betyder at alt hvad der foretages nu, foretages i samtlige markerede ark. Du kan nu lave de indskrivninger og formateringer som er generelle. Du kan indlægge formler mens du arbejder med flere ark. Herved skal du ikke senere til at oprette formler for de enkelte produkter. Det kan spare megen tid og sikre større ensartethed. Når du er færdig med at arbejde med de generelle retningslinjer skal du igen slippe din markering af flere regneark. Hvordan gøres så det? 2.2. Stop indskrivning i flere ark Når du ikke længere skal indskrive i flere samtidige ark skal du blot klikke på et ark der ligger uden for din gruppe af markerede ark. Herved afsluttes denne facilitet. Når du har slået fællesfaciliteten fra kan du begynde at lægge relevante tal ind for de enkelte produkter eller afdelinger. Det tredimensionale regneark Side 9

12 Sådan skriver du på flere ark på engang 1. Klik på første faneblad der skal arbejdes med 2. Hold Shift nede og 3. Klik på sidste faneblad der skal arbejdes med Bemærk I Toppen af vinduet advarer Excel, ved at skrive Gruppe. Det betyder at der er ark der er grupperet, og det der skrives på det ark der er vist på skærmen, vil slå igennem på de andre markerede ark. Herunder kan ses at Ark 1, Ark 2 og Ark 3 er grupperet, det kan ses ved at de har hvid baggrund, Ark4 er ikke grupperet, hvilket ses ved at den har en mørk baggrund. Det ark der vises på skærmen er det ark hvor ark teksten er markeret med FED, i eksemplet herunder Ark1 Stop indskrivning i flere ark 1. Klik på et faneblad der ikke er med i gruppen. Det aktuelle faneblad bliver herved hvidt, de øvrige der før var med i grupperingen er nu ikke længere grupperet. Det kan bla. ses ved at [GRUPPE] ikke længere ses i venstre øverste hjørne. 2. Er alle arkene Grupperet, skal du blot klikke på et af dem for at ophæve grupperingen. Når du fravælger denne facilitet forsvinder [Gruppe] fra Excels titellinje I eksemplet herunder er grupperingen blevet ophævet ved at klikke på Ark4, de før markerede ark (Ark1, Ark2 og Ark3) er nu ikke længere med hvid baggrund, hvilket betyder at de ikke længere er grupperet: 2.3. Tredimensionale formler Når der er etableret fire budgetter, et for hvert produkt skal vi have det hele lagt sammen. Dette gøres ved brug af sum formlen som vi kender dem, og dog ikke helt som vi kender dem. For nu er det ikke en sum af tal i det ark vi står i men summen af måske den celle vi står i 4 ark bagud: =SUM(Ark2:Ark5!B2). Denne sum formel er lavet ved at skrive =SUM (hvorefter der er klikket i det første ark der skulle med i formlen). Herefter holdes Skift nede og der klikkes i sidste ark der skal være med i formlen. Nu ved formlen hvilke ark der indgår, tilbage er blot hvilke(n) celle(r) der skal indgå. Dette markeres ved at klikke i de(n) relevante celler med musen. Denne formel kan kopieres som alle andre formler. Side 10 Det tredimensionale regneark

13 Et råd vedr. tredimensionale formler Når du laver disse formler er der ingen grund til at hente de summerede tal for hvert produkt. Det er en god ide at hente de tal der er tastet og lægge disse sammen på total arket. I stedet for at hente summen af resultatet for de fire produkter kan det beregnes i det skema hvortil data hentes. Ved at gøre dette sikres at der er overensstemmelse mellem de tal der vises som omsætnings og omkostnings tal på total niveau og de viste resultater. Henter du også resultaterne fra de enkelte afdelinger vil en regnefejl i en afdeling blive vist og medføre at en kontrolregning på totalniveau vil afsløre denne fejl. Sådan laver du tredimensionale formler 1. Marker den celle som skal indeholde formlen (På det ønskede ark) 2. Skriv så =Sum( 3. Marker første ark der skal indgå i summationen 4. Hold skift nede 5. Marker sidste ark som har tal der skal indgå i summationen 6. Klik på den eller de celler der skal summeres 7. Afslut med at trykke Retur 2.4. Navngivning af ark En projektmappe fødes standard med 3 ark. Disse kaldes Ark 1, Ark 2 og Ark3. Meget genialt men også meget lidt sigende. Det er imidlertid op til dig hvad disse faneblade skal hedde. Du kan frit skifte deres navn til et mere sigende navn. F.eks. kan det være at Ark 1 indeholder vores samlede resultat. Er dette tilfældet kunne dette faneblad passende hedde Resultat i stedet for Ark 1. Sådan navngiver du ark 1. Dobbeltklik på det faneblad der skal skifte navn 2. Skriv det navn du ønsker arket skal have 3. Afslut med retur Maksimal navnelængde er her 31 tegn Det tredimensionale regneark Side 11

14 2.5. Indsættelse af nye ark Antallet af ark i en projektmappe, er som før nævnt 3. Har du brug for at arbejde med flere ark, kan disse meget nemt indsættes. Sådan Indsætter du nye ark 1. Højre klik på et ark 2. Vælg punktet Indsæt 3. En dialogboks kommer frem, hvor Regneark er markeret, dette klikker du OK til Som vist herunder vil det ny indsatte ark blive placeret til venstre for det ark der blev højre-klikket på. En anden måde at indsætte ark på kan være på dette ikon: Et nye ark blive indsat til højre for det markerede ark, som det ses her: 2.6. Flytning af rækkefølgen på arkene Det er ikke altid at det lykkes fra starten at lægge de enkelte faneblade i den ønskede rækkefølge. Dette kan heldigvis ændres let og elegant. Det er faktisk således at de enkelte faneblade kan trækkes frit rundt for så at blive smidt hvor som helst. Det lyder nemt og det er det faktisk også, men lige en ADVARSEL. Hvis du flytter et regneark der indeholder celler som tilfældigvis danner yderpunktet i en sum formel kan denne formel lide overlast ved en flytning af regnearket. Hvis du er heldig opstår der en fejl, men hvis du er uheldig ændres tallet til noget nyt - og sikkert forkert -. Et eksempel: Der er lavet en model i hvilke der i ark A er en formel der summerer B2 fra ark 2 og ark 3. Hvis ark 3 flyttes og lægges efter ark 6 vil formlen stadig hedde =SUM(Ark2:Ark3!B2), med de ark der ligger mellem ark2 og ark3 vil indgå i summationen. Side 12 Det tredimensionale regneark

15 Flytning af ark 1. Peg på arket der ønskes flyttet og tryk venstre musetast i bund - og hold den nede - 2. Træk Arket til ønsket ny placering 3. Slip så venstre musetast I eksemplet herover, flyttes Ark4 hen til højre for Resultatet Kopiering af ark Når man er godt i gang med at arbejde med sin projektmappe, finder man måske ud af at der er indsat for få ark og lige nøjagtig mangler et ark, som egentligt skal have samme udseende som et af de andre ark. I stedet for at indsætte et nyt tomt ark, kan vi i stedet kopiere et af de andre ark, som har de data vi ønsker. Sådan kopieres ark 1. Peg på det ark der ønskes kopieret og tryk venstre musetast i bund - og hold den nede - 2. Samtidigt trykker du Ctrl tasten i venstre nederste hjørne på tastaturet og hold den nede. 3. Ligesom da du flyttede ark, trækker du nu markøren derhen hvor du ønsker at indsætte det kopierede ark, den fede pil indikerer hvor du indsætter det. Læg mærke til at der på papir ikonet ved muse pilen nu fremkommer et + tegn 4 Slip nu musetasten, og derefter Ctrl tasten I eksemplet herunder er der venstre-klikket på Arket Resultat, samtidigt er der trykket på Ctrl tasten, placeringen skal være efter Ark4, hvilket den sorte pil indikerer. Herunder er resultatet af kopieringen, det kopierede ark får samme navn som det der blev kopieret, dog efterfulgt af (2), dette kan du nu blot omdøbe. Det tredimensionale regneark Side 13

16 2.8. Farvelægning af ark For at lette overskueligheden, kan arkene som forklaret herover, navngives. Men det er muligt også at give de enkelte ark forskellige farver og på den måde kan man lette overskueligheden Farvelægning af Ark 1. Højre-klik på det ark du ønsker skal have en anden baggrundsfarve - 2. Vælg fanefarve 3. I farveboksen der kommer frem, vælger du blot den ønskede farve Herover er der valg forskellige ark farver Side 14 Det tredimensionale regneark

17 3. Betinget formatering Med betinget formatering kan der skabes visuelle effekter (grafisk billede), der kan anvendes til at fremhæve talværdier i forhold til hinanden med farver, ikon sæt m.m Fremhæv celleregler Med den første regel»større end «fremhæves celler der er større end en angivet værdi (talområdet skal være markeret først, inden reglen anvendes). Eksemplet herunder er værdien sat til : Bemærk at det er»større end«, og ikke»større end eller lig med«. De første fire celleregler er også at finde i»flere regler «, hvor der er endnu flere regler at vælge imellem: Betinget formatering Side 15

18 3.2. Top/bund-regler I det første eksempel formateres de talværdier som ligger inden for grænsen af de øverste 25 procent: 1. Markér tallene. 2. Vælg under fanen HJEM, Betinget formatering og Top/bund-regler. 3. Vælg Øveste 10 %... og ændre standardværdien 10 til 25. (evt. ændre formateringen med drop-down pilen) Resultatet ses her til højre: I det næste eksempel, er der lavet en betinget formatering som formaterer de tal som er større end gennemsnittet, dette gøres stort set på samme måde som i ovenstående eksempel, blot vælges der punktet Over middel Resultatet ses her til højre: Side 16 Betinget formatering

19 3.3. Ikonsæt Med ikonsæt kan værdierne opdeles i 3, 4 eller 5 grupper, som ses på billedet her til højre. For forståelsens skyld, tages der udgang i en simpel talrækkefølge fra 1 til 20, og med formateringen»tre symboler (uden cirkler)«: Formateret direkte med standard indstillingerne Formateret og indstillet i én arbejdsgang 1. Markerer cellerne med tallene. 2. For ikke efterfølgende at skulle indstille reglen når den er valgt, vælges på fanen HJEM, Betinget formatering Ny regel. 3. Vælg følgende indstillinger: a. Formattypografi: Ikonsæt b. Ikontype: Tre symboler (uden cirkel). c. Type til Tal. d. Værdien for først ikon (godkendt: grøn check-mærke): 16 e: Værdien for andet og trejde ikon: 4. Når værdien er under 4 formateres cellen med et rødt kryds, og værdier der ligger imellem 4 og 15 (inklusiv tal-værdierne) formateres cellerne med et udråbstegn. Betinget formatering Side 17

20 3.4. Betinget formatering som du selv definerer Der er ikke noget loft for hvor mange betingelser man kan have på en celle. I eksemplet herunder, vil vi formatere tallene efter 3 regler (dynamisk, dvs. efter værdier fra celler) således: 0 0,2 0,5 0, Markér tallene. 2. Første regel. Vælg Betinget formatering Fremhæv celleregler Mindre end a. Angiv cellereferencen (I1) til cellen med grænseværdien. b. Vælg en»rød«fyldfarve. 3. Anden regel. Vælg Betinget formatering Fremhæv celleregler Mellem a. Angiv cellereferencerne (I1 og K1) til cellerne med grænseværdierne. b. Vælg en»gul«fyldfarve. 4. Tredje regel. Vælg Betinget formatering Fremhæv celleregler Større end a. Angiv cellereferencen (K1) til cellen med grænseværdien. b. Vælg en»grøn«fyldfarve. Side 18 Betinget formatering

21 3.5. Betingede formatering ud fra en formel Med en formel (gælder også de indbyggede funktioner) som betingelse, er der rige muligheder for at kunne lave en regel efter eget ønsket. Betingelsen for at cellen formateres er at»udtrykket«med formlen bliver sandt. Eksemplet her til højre, skal hele rækker farvelægges (bestående af to kolonner) når antal solgte enheder overstiger målet, som er angivet i celle C2: 1. Markerer celleområdet (fra B5 til sidste celle med data i række C) der skal formateres. 2. Vælg Betinget formatering Ny regel 3. Vælg Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formaters. 4. Klik på den øverste cellen i den markerede liste, der skal sammenlignes med, og bemærk at der automatisk indsættes et lighedstegn (hvilket reglen altid skal starte med): 5. Bemærk at referencen er absolut ($-tegn), hvilket den ikke skal være for rækken, da den skal kunne»se«de andre værdier i rækkerne. Fjern $-tegnet foran rækkenummeret, hvilket nemt kan udføres med gentagene tryk på F4. 6. Indtast efter reference, sammenligningsoperatorerne»størrende eller lig med«: >=. 7. Afslut formlen med hvilket tal den skal sammenlignes med, som skal væres cellen C2: 8. Husk at vælge et ønsket format, f.eks. en fyldfarve: 9. Resultatet kan ses her til højre: (prøv at ændre sammenligningsværdien 600, til et andet tal, og se hvordan farvelægningen af rækkerne ændres) Betinget formatering Side 19

22 3.6. Ændring af betingede formateringer Vil man ændre udseendet eller de betingelser der ligger bag det/de valgte formateringer kan det gøres som angivet herunder. 1. Markerer cellerne med formateringsreglerne. 2. Vælg på fanen HJEM, Betinget formatering Administrer regler Med denne dialogboks»regelstyring for betinget formatering«kan reglerne udover redigering, slettes og oprette nye regler: 3.7. Fjern betinget formatering Celler med betinget formateringer kan fjernes ved at vælge på fanen HJEM, Betinget formatering Ryd regler: Som det kan ses her til højre, har du to valgmuligheder, den ene at fjerner den betingede formatering fra de markerede celler eller den anden som fjerne alt betinget formatering der måtte være på arket. Side 20 Betinget formatering

23 3.8. Andre eksempler på betinget formatering Datalinjer: Ikonsæt: Sammensætning af to forskellige betingede formateringer: Betinget formatering Side 21

24 4. Absolutte cellereferencer De formler du hidtil har brugt har været det man i Excel sprog kalder for relative cellereferencer, eksemplet herunder viser formler der er lavet vha. relative cellereferencer, når vi har set hav der kan ske når vi bruger relative referencer, vi se på hvad vi kan bruge absolutte referencer til. I eksemplet til højre er der anvendt relative referencer. Resultatet af formlen B2+C2 vil give tallet 120. Herefter kan formlen der er i celle D2 kopieres ned over D3, D4, D5 osv. Når formlen kopieres ned flytter referencerne lige så langt ned som formlen kopieres. Dvs. sige, efter kopieringen vil formlen i celle D3 hedde =B3+C3. Resultatet af at kopiere celle D2 ned til andre celler vil se således ud: Vi arbejder lidt videre med sidste eksempel hvor vi nu skal beregne moms beløbet. Nu er der i celle E2 anvendt relative referencer, men da vi jo fra sidste eksempel ved at det betyder at celle referencerne flyttes lige så langt ned som formelen kopieres, kan vi jo se at det vil gå galt hvis celle E2 kopieres ned til E3, se resultatet herunder: Ved at kopiere formlen i celle E2 til E3 går det galt. Det der før var D2 bliver til D3 (meget godt) men det der før var B9 bliver til B10 (meget skidt da der jo faktisk står et nul her). Side 22 Absolutte cellereferencer

25 Relative cellereferencer betyder altså at referencerne ændres hvis den formel de indgår i kopieres. Alternativet til Relative cellereferencer er Absolutte referencer, som har den egenskab at den låses fast til den pågældende celle, og dermed ikke flyttes når den formel den indgår i kopieres et andet sted hen. Vi går lige tilbage til den formel vi lavede i celle E2 og ændre lidt på formlen. Det der ændres er at, når markøren står i eller lige ved siden af referencen B9, trykkes på tasten f4 (øverste række på tastaturet) hvilket betyder at der kommer dollartegn i referencen B9. Dollartegnene betyder at den er gjort absolut, hvilket bevirker at den altid vil pege på denne celle, uanset hvor langt ned den kopieres. Resultatet er nu meget anderledes vha. at lave referencen B9 om til $B$9 (som betyder absolut) kan formlen i celle E2 nu uden problemer kopieres ned over de underliggende celler.. Absolutte cellereferencer Side 23

26 5. Navngivning af celler Det er muligt at navngive celler, men hvorfor skulle vi dog det? Jo hvorfor navngives mennesker? For at kunne holde styr på dem. Det er praktisk at vide at en person hedder Peter Nielsen. Så kan vi (med lidt held) finde ham igen 10 år efter vi er holdt op med at gå i skole, når vi blot ved lidt om ham, f.eks. at han bor omkring Vejle. Og hvad har det så med regneark at gøre? Jo vi har hidtil refereret til en celle ved brug af celleadressering som B1. Men hvad sker der hvis B1 flytter til B2 så hedder den ikke B1 men B2. Dette kan være besværligt. Hvis vi i stedet havde givet denne celle et navn kunne vi referere til navnet i stedet for at referere til celle adressen. Indeholder celle B2 f.eks. moms satsen kan vi jo passende kalde B2 for moms og så bruge referencen Moms i stedet for B2. Det gør til tider også formlerne lettere at forstå, specielt i meget store modeller. Nedenstående er en lille pris kalkulation, som vi skal arbejde lidt med. Inden vi springer ud med navngivningen, laver vi lige beregningen med absolutte cellereferencer ($ tegnet). Avancen for vare 1 findes ved at gange B3 med $B$8 (husk at dollartegnene er sat for at sikre sig at når formlen senere kopieres ned, altid vil pege på cellen med de 40 %) hvilket vil give resultatet 40. Salgsprisen inkl. moms findes ved at plusse B3 og C3, dette gøres i en parentes for at få resultatet inden der gås videre for at gange med $B$7 (husk at dollartegnene er sat for at sikre sig at når formlen senere kopieres ned, altid vil pege på cellen med de 40 %), dette plusses med resultatet af B3 plus C3 (igen i en parentes) hvilket vil give resultatet 175. Her er formlerne i celle C3 og D3 kopieret ned over de tilsvarende celler derunder. Alle er glade, og det er gjort forholdsvist smertefrit, især fordi vi nu har lært at bruge dollar tegnene til at låse os fast på bestemte celler. Side 24 Navngivning af celler

27 Her er en af formlerne blevet aktiveret, alt ser rigtigt ud, men vi kan få det til at se mere overskueligt ud, nemlig ved at bruge Navne. Dvs. at i stedet for at bruge $B$7, vil vi bruge et navn som er givet til celle B7, dette kunne meget nærliggende være navnet Moms, men det kunne være hvad som helst. Forestil dig at du arbejdede med en større model, hvor nogle satser blev brugt flere steder i formler, så kunne det være meget overskueligt hvis den celle satsen stod i havde en meget sigende navn, som f. eks Moms eller Momssats. Herunder vil vi nu til at bruge Navne i formlerne. Men inden vi kan bruge navne i formler, skal vi have navngivet cellerne med moms og avance, dvs. B7 skal hedde Moms (Husk på at den kan hedde hvad som helst), B8 skal hedde Avance. Cellerne A7:B8 markeres, Herefter vælges der på fanen Formler I gruppen Definerede navne Opret udfra markering, boksen Opret navne ud fra markering kommer frem. I boksen er der 4 valgmuligheder, og den vi skal bruge er Venstre kolonne, som er markeret. Det betyder at vi i den markering der er lavet i selve arket, vil bruge navnene fra den venstre kolonne i markeringen som navne på tallene. Dvs. når vi herefter klikker på OK, så vil celle B7 ikke længere hedde B7 men i stedet Moms. Celle B8 vil ikke længere hedde B8 men i stedet Avance Resultatet af navngivningen kan nu kontrolleres ved at klikke på henholdsvis celle B7 og B8, til venstre for formellinjen kan navnet aflæses. I dette tilfælde er det navnet på den markerede celle Moms. Navngivning af celler Side 25

28 Nu vil vi genberegne priskalkulationen, således at den nuværende formel, hvor der refereres til henholdsvis B7 og B8, i stedet refereres til Moms og Avance. Aktiverer formelen i celle C3, og slet referencen $B$8, og klik engang på cellen (B8), formlen vil nu hedde B3*Avance. Skal der så indsættes dollartegn i denne? Nej en navngivning er med det samme låst fast til den pågældende celle. Formlen kan nu kopieres ned over de nedenstående celler. Kontrollerer engang ved at aktivere de andre celler som du har kopieret formlen ned over, om det ser korrekt ud. Det burde det gøre. Aktiverer formlen i celle D3, og slet referencen $B$7, og klik engang på cellen (B7), formlen vil nu hedde (B3+C3)*Moms+(B3+C3). Som nævnt tidligere er det ikke nødvendigt at tænke på dollartegn, når der anvendes navngivning af celler. Formlen kan nu kopieres ned over de nedenstående celler. Kontrollerer engang ved at aktivere de andre celler som du har kopieret formlen ned over, om det ser korrekt ud. Tip Et lille tip til arbejdet med navne, hvis cellerne ikke står på samme ark, kan man let i forbindelse med formelopbygningen finde den pågældende navngivende celle ved at trykke på tasten F3 Side 26 Navngivning af celler

29 6. Funktioner 6.1. Hvad er en funktion - og hvad kan den? Det første er lettere at svare på end det andet. En funktion er en indbygget formel i Excel, der har til formål at løse en given problemstilling, som du selv kunne løse ved brug af megen matematik og formel samlinger. Disse ting er kogt sammen i funktioner, så du ikke selv skal opfinde den dybe tallerken hver gang du skal regne disse ting ud, du skal blot fylde de rigtige ting ind de rigtige steder. Da der er et hav af funktioner er det ligeledes svært entydigt at besvare, hvad de kan, faktisk er der i dag funktioner til at løse stort set alt - og dog - det er muligt at du har specifikke behov der ikke er dækket af de standardfunktioner der i dag kommer med Excel. Hvis dette ikke er tilfældet er det muligt at du er heldig, nemlig at der er udviklet flere funktioner inden for det område du arbejder. Disse kan købes som tillægsfunktioner Elementer i en funktion Funktioner er af naturlige grunde forskellige, men der er alligevel store fællestræk i disse. Nedenfor bliver disse gennemgået for at give brugeren et indblik i hvad en funktion kan, og hvorledes den er strikket sammen. Et eksempel på en funktion Her er vist et klip af funktionen ydelse, en finansiel funktion der udmærker sig ved at kunne beregne ydelsen på et annuitetslån (et almindeligt kreditforeningslån) når du blot giver oplysninger om hvor lang tid lånet skal afvikles over, hvilken rente der skal betales pr periode samt hvilket beløb der er lånt til at begynde med. Det viste billede er fremkommet ved at vælge Guiden funktion og herefter valgt funktionen Ydelse. Standarden i disse Funktionsbokse er at felter der har en fed markeret tekst, som f.eks. Rente, de skal indeholde data, de andre behøves ikke. Funktioner Side 27

30 Fællestræk for funktioner: 1. Starter med = 2. Funktionsnavn Gennem funktionsnavnet beskrives hvilken funktion der arbejdes med 3. Parentes begynd ( Indikerer at funktionsnavnet er slut og at der herefter kommer argumenter) 3. Argumenter En funktion tager fra ingen argumenter til mange argumenter. Hvis der er mere end et argument skal disse adskilles med argument separatorer. Normalt vil argumentseparator være semikolon ;, men det afhænger af hvorledes maskinen er sat op i Windows. Der kan være andre årsager. 4. Parentes slut ) Indikerer at nu er argumentlisten slut og funktionen skal til at beregne værdien af udtrykket. Funktion som argument Når et argument skal være et tal kan dette tal fremkomme på alle tænkelige måder. Det er således muligt at skrive tal direkte ind i en funktion - men det er ikke anbefalelsesværdigt. Normalt benyttes indholdet af en enkelt celle som argument, men det kan også være en formel eller en funktion der benyttes som argument. Dette gør det muligt at sammensætte ganske komplekse udtryk. Hvis en funktion tager et argument der skal resultere i en tekst er det ligeledes muligt at tage dette argument direkte som indtastet værdi - eller som en cellereference - eller som en funktion der returnerer en tekst. Guiden Indsæt funktion Som altid kan vi bruge en guide til at finde funktionerne, Guiden har til formål på let og overskuelig vis at opstille funktioner således at det er muligt at indsætte funktioner i regnearket uden det store besvær. Guiden funktion opdeler funktioner i kategorier for at etablere bedre mulighed for at finde ønskede funktioner. Endvidere viser Guiden funktionen hvilke argumenter der indgår i en konkret funktion, påkrævede såvel som valgfrie. Nedenfor gennemgås Guiden funktion i dens enkelte trin. Guiden funktion aktiveres ved enten at vælge Indsæt Funktion eller klik på ikonet, placeret i standardværktøjslinjen eller til venstre for formellinjen. Uanset hvilke af disse metoder der vælges fremkommer viste dialogboks: I rubrikken Søg efter en funktion kan der skrives en søgetekst, f.eks. lån, når der klikkes på udfør vil der fremkomme funktioner der kan bruges i forbindelse med beregning af lån. Side 28 Funktioner

31 I rubrikken Eller vælg en Kategori kan der vælges mellem forskellige kategorier, standarden er Senest anvendt, vælges der alle, så kan alle funktionerne der er installeret ses. I vinduet Vælg funktion kan funktionerne til den enkelte kategori vælges Ved at marker en given funktion, kan der nederst i vinduet ses en lille beskrivelse af funktionen. Yderligere informationer om de enkelte funktioner kan fås ved at klikke på Hjælp til denne funktion, hvilket er en god måde at lærer mere om de enkelte funktioner, da der her vises nogle eksempler til den valgte funktion. Fanen Formler På fanen Formler er alle kategorierne som også findes i Guiden listet på en meget overskuelig måde, hvis der klikkes på en af kategorierne vises de funktioner der ligger tilgængelig ved den pågældende: Hvis en funktion vælges her fremkommer funktionsargument boksen. Hvordan skrives en funktion? Det er muligt at indskrive funktioner direkte fra tastaturet, og i Excel fra og med version 2010, er det blevet lettere at skrive funktionerne selv. Når man starter med at skrive f.eks.: =sum Så fremkommer der en lille boks med en række forskellige funktionsnavne der tilsvar det du er startet med at skrive. Der kommen en lille hjælpetekst som med får ord beskriver den markerede funktion Her en lille forklaring til sum.hvis Hvis man ønsker at bruge den enkelte funktion dobbeltklikkes der på funktionsnavnet, og funktionens syntaks(opbygning) fremkommer under cellen: Funktioner Side 29

32 I eksemplet herunder en funktion sum.hvis skrevet færdig, resultatet af funktionen ses i eksemplet til højre: 6.3. Hvad koster det at Låne (YDELSE) Eksemplet tager udgangspunkt i følgende hverdagsbillede. Ole har valgt at omlægge sine lån i huset. Han har derfor opsagt de gamle lån og går nu og venter på hvordan renten bliver på det nye lån. Dette skal beregnes i et regneark. Det er vist muligt at gøre på papiret - men sidst Ole prøvede var for 12 år siden på HD faget Erhvervsøkonomi og da var det besværligt. Vi tager udgangspunkt i ovenstående lille eksempel, funktionsboksen Ydelse udfyldes som vis herover. Stil markøren i celle B6 inden du starter. Bemærk forneden i boksen hvorledes der er forklaring til det enkelte punkt når det er det aktive. Her ses punktet Rente forklaret. Eksemplet ovenfor viser at det er muligt at udfylde de enkelte delelementer med formler. Således er det års rente, der er oplyst i celle B2 - og ikke renten pr termin. Denne er så fundet ved at dividere års renten med antallet af terminer, alias B2/B4. På lignende vis er antallet af betalinger beregnet som løbetiden i år ganget med antal terminer pr år. Alias B3*B4. Side 30 Funktioner

33 6.4. GENNEMSNIT, MIN og MAKS funktionerne Autosum funktionen har stort set alle der har haft Excel åbent, stiftet bekendtskab med. Middel, Min og Maks funktionerne, ligner denne meget i sin opbygning, dog summerer de ikke tal sammen. GENNEMSNIT finder gennemsnittet af de markerede tal. MAKS finder det største tal i et område. MIN finder det mindste tal i et område. For at starte Middel funktionen skal man klikke på den pil der er til højre for Sum ikonet. Ikonet findes på fanen startside i højre side af vinduet. Den kan også findes på fanen Formler Når funktionen aktiveres, markeres de tal der stå ovenfor, men dette er ikke nok, vi skal have alle tallene med, derfor fattes musen og der klikkes der i celle A1 og trækkes ned til celle D5. Her er området med tallene inkluderet i Middel funktionen. Tast Enter på tastaturet, og gennemsnittet vil kunne ses. Gennemsnittet af de markerede tal er 776,25 MIN og MAKS funktionerne vises ikke her i materialet, da de i deres virkemåde og opbygning virker på nøjagtig samme måde som MIDDEL funktionen. Funktioner Side 31

34 6.5. AFRUND Når man laver en beregning af et resultat i Excel, vil Excel altid fremkomme med det rigtige resultat, vist med det antal decimaler cellen er formateret til. Når du ønsker at styre, hvor mange decimaler, tallet skal have som værdi (og som der vil blive regnet videre på, hvis tallet indgår i efterfølgende beregninger), skal du bruge funktionen AFRUND. Denne benytter sig af de almindelige regler for afrunding, altså skal det første tal, der forsvinder, bestemme, hvad der sker med det foregående. 5 eller højere skal forøge den foregående værdi med 1, mens 4 eller derunder efterlader det foranstående tal uændret. Således vil 10,5 afrundet til heltal blive 11, mens 10,4 bliver til 10 Funktionen AFRUND benytter sig af to argumenter, det første er tallet, der skal afrundes, det andet argument hedder Antal_cifre, hermed menes cifre efter kommaet. Bruges 0, afrundes til heltal, 2 afrunder til 2 decimaler (for eksempel kr og øre), mens -2 vil afrunde til hele hundreder AFRUND.GULV og AFRUND.LOFT I visse situationer bruger man ikke de almindelige regler for op- og nedrunding, men ønsker at afrunde altid enten ned eller op, uafhængigt af de cifre, der fjernes. Dette gælder for eksempel ved beregning af skat, hvor ørene altid fjernes, dvs. der rundes altid ned. Skylder du for eksempel kr. 99,99, skal du kun betale de 99 kroner AFRUND.GULV og AFRUND.LOFT har ikke samme argumenter som AFRUND: Det første er godt nok tallet, men det andet er Betydning. Hermed menes det tætteste tal, der skal rammes. Er betydning 0,25, vil der blive rundet af til 25 øre, 1 er til 1 krone og 100 er til 100 kroner. Kan AFRUND så ikke bruges til at runde af til 25 øre? Jo. Du skal blot 4-doble tallet før du afrunder det, og derefter dividere det igen med 4. Se nedenstående eksempler Mange af de funktioner der efterfølgende beskrives kan indsættes i feltet tal i afrund funktionen. Side 32 Funktioner

35 6.7. SUM.HVISER Dette er en ny funktion, som erstatter den tidligere SUM.HVIS (som naturligvis stadig virker). Vi bruger den i en liste, hvor vi gerne vil have summen af nogle tal, forudsat de står ud for en bestemt afdeling, varenavn, medarbejder eller andet kendetegnende. Det smarte ved SUM.HVISER i forhold til SUM.HVIS er, at vi kan have flere kriterier på en gang. SUM.HVISER har følgende kriterier: (Sumområde;Kriterieområde1;Kriterium1 ). Herefter kan tilføjes flere Kriterieområder og tilsvarende Kriterier. I nedenstående eksempel er Sumområdet kolonne C, hvor salget er listet, og med følgende to kriteriesæt: Kriterieområde1 er kolonne A, hvor datoerne står, og Kriterie1 er cellen med datoen i kolonne G. Kriterieområde2 er kolonne E, hvor sælgerne står, og Kriterie2 er cellen med sælgernavnet i kolonne H. Funktioner Side 33

36 6.8. TÆL.HVISER Når vi ønsker antallet af forekomster ud fra en bestemt forudsætning, bruger vi TÆL.HVISER, der i sin opbygning er magen til SUM.HVISER. Her er dog intet Sumområdet, idet der ikke skal summeres, men kun tælles antal forekomster: Side 34 Funktioner

37 6.9. Brug af Større end og Mindre end I forbindelse med SUM.HVISER og TÆL.HVISER har vi kun set på kriterier, der er nøjagtig mage til forekomster i kriterieområdet. Det kan også lade sig gøre at sammenligne med værdier større eller mindre end en opgiven værdi. Det pudsige er dog, at sammenligningen her skal stå i anførselstegn, for eksempel >20 Her vil vi gerne have talt, hvor mange gange sælgeren har tjent mere end på en dag: Funktioner Side 35

38 6.10. TÆL og TÆLV Nå vi blot ønsker at få vist antallet af udfyldte celler i et givent område, bruger vil henholdsvis TÆL og TÆLV. Argumenterne er ganske enkelt cellereferencerne på samme måde som SUM. TÆL giver kun antallet af celler, der indeholder tal, men TÆLV tæller alle celler, der er udfyldt. Eksempel på TÆLV I ovenstående eksempel skal vi vide hvor mange sælgere der er i alt. Dette kan gøres med TÆLV funktionen. Funktionsboksen udfyldes således: Værdi 1 er de celler hvor det det skal kontrolleres om der er tal eller tekst i Værdi 2 behøves ikke udfyldt, men kan anvendes, hvis man vil tilføje celler der er uafhængig af de celler der er angivet i Værdi 1. Side 36 Funktioner

39 6.11. HVIS funktionen (Betingede sætninger) I regneark anvendes ofte betingede sætninger. Ved hjælp af disse er det muligt at få regnearket til at give forskellige svar/beregninger - afhængig af indholdet af en given celle. Betingede sætninger kan i deres grundform være meget enkle, uden brug af komplekse formler. De kan til gengæld også være særdeles komplekse. Her et eksempel fra hver skuffe. Hvis det samlede køb er større end kroner ydes 10% rabat. Og så i den anden skuffe: Hvis Peter har bestået sin eksamen både med hensyn til 13 tals reglen og 6 tals reglen skal følgende meddeles Tillykke med din eksamen Peter, du bestod med et gennemsnit på (beregnet værdi). Hvis Peter derimod er dumpet skal dette beklages og der skal være en synlig identifikation af, hvilken regel Peter er dumpet på! En betinget sætning har følgende syntaks: =HVIS(Betingelse;Sand;Falsk) Betingelse er en logisk matematisk test. Den skal altid kunne valideres og ende med enten sand eller falsk. Sand og falsk. Her anføres hvad der skal stå i cellen hvis betingelsen er hhv. opfyldt eller ikke opfyldt. Sand og falsk kan være: En formel B1 10% Bemærk intet lighedstegn foran Et tal 0 En tekst Ingen rabat Bemærk tekst skal stå i anførselstegn Sådan bruger du HVIS funktionen Her vises en betinget sætning der skal beregne om et givet køb udløser rabat eller ej. Hvis det udløser rabat skal rabatten beregnes og påvirke feltet I alt. I eksemplet gives der rabat hvis der købes for : Den logiske test består af om det der står i celle B1 er større end (B1>50,000). Er dette tilfældet, så er resultatet af testen Sand og dermed beregnes rabatten til 10% af B1 (B1*10%) i modsat fald, altså hvis testen er Falsk ydes der ingen rabat (0). Her til højre funktionsboksen i udfyldt stand, som altså returnerer resultatet 5.500, den finder ud af at værdien i celle B1 er større end , som så ganges med 10%, havde værdien i celle B1 derimod været mindre end , var værdien 0 blevet returneret. Funktioner Side 37

40 Det kan midlertidigt i større og komplekse modeller være en fordel, at de værdier indgår i HVIS formlen, ikke tastes direkte i formlen, men i stedet i en celle som der i formlen refereres til. Det vil i så fald være lettere og hurtigere at ændre en værdi ved at ændre værdien i en celle, frem for at skulle ind og ændre i en måske meget kompleks formel. Eksemplet herunder, vil resultatmæssig give samme resultat som det herover, værdierne der indgår, er i stedet tastet i separate celler, som i stedet vil indgå i funktionen. Eksemplet herover viser hvordan celle B5 til B7 indgår i HVIS funktionen Flere HVIS funktioner i samme formel Vi vil igen tage udgangspunkt i det sidste eksempel med købet på , hvor der blev givet 10% i rabat hvis købet oversteg Nu vil vi til at se på hvordan vi med flere hvis funktioner bygget ind i hinanden, vil kunne returnere 3 værdier, nemlig hvis salget er under , så skal der returneres 0, hvis det er over , så skal der returneres 20%, og er der købt for over , men for under så skal der være rabat på 10% af det beløb der købes for. Side 38 Funktioner

41 Sådan bruger du flere HVIS funktioner i samme funktion Resultatet skal fortsat vises i celle B2, hvor vi igen vælger at starte HVIS funktionen, og angiver det viste i de to første vinduer. Dvs. vi laver igen en logisk test ved at spørge om B1 er større end B6, som er værdien (B1>B6), hvis det er korrekt, så skal B1 ganges med B8, som er værdien 20% (B1*B8). Vi mangler nu at kunne få returneret de to sidste værdier, nemlig NUL og 10%. Det gøres ved at stille markøren ned i det tomme felt (Værdi_hvis_falsk) og i venstre hjørne ved siden af formellinjen klikkes på HVIS. Du vil nu få en hel tom HVIS funktionsboks frem, som vi nu skal fylde med data. I den nye tomme funktionsboks der kommer frem (bare rolig der er ikke noget der er slettet, vi bygger blot videre på funktionen, hvilket kan ses i formellinjen hvor en HVIS er bygget inden i den anden HVIS), skal vi nu igen lave en test, denne test lyder sådan, er B1 mindre end B7, cellen med (B1<B7), hvis det er korrekt, så skal værdien i celle B10 returneres, cellen med 0 (B10), er testen ikke sand, så er den falsk, og så skal B1 ganges med B9, cellen med 10% (B1*B9) Resultatet her giver 5.500, ligesom før. Funktioner Side 39

42 Resultatet i det sidste eksempel er jo identisk med det i det første, men ændres tallet i celle B1 til f.eks , så skal der jo meget gerne gives 20% i rabat heraf, se resultatet herunder Ændres tallet i B1 til f.eks , så skal man have nul kroner i rabat, se resultatet herunder B1 er ændret til og rabatten bliver , hvilket er 20%. B1 er ændret til og rabatten bliver Funktionerne OG og ELLER I forbindelse med HVIS-funktionen kan vi bruge funktionerne OG og ELLER til at udvide den logiske test. Ved brug af OG skal flere betingelser være opfyldt, mens ELLER kun kræver, at en af betingelserne er opfyldt. =OG(3=4;2=2) forudsætter, at begge påstande er sande, og vil derfor give FALSK =ELLER(3=4;2=2) kræver blot, at en af påstandene er sande, og vil derfor give SAND Brugt i en HVIS-funktion, kan det se således ud: =HVIS(OG(3=4;2=2);1;0) vil give 0 =HVIS(ELLER(3=4;2=2);1;0) vil give 1 Eksempel på brug af OG og ELLER Side 40 Funktioner

43 6.14. Datofunktioner Indledningsvis skal det nævnes at datofunktionen er en sjov størrelse idet en dato i et regneark beskriver hvor mange dage der er gået siden 1/1/1900. Dette giver et sjovt tal. Således er tallet den Ved brug af denne metodik kan regnearket helt præcist beregne afstanden mellem to tidspunkter, udtrykt i dage. Dette udtryk kan imidlertid ikke entydigt omformes til et udtryk som måneder og dage, idet f.eks. 92 dage kan være netop 3 måneder, eller det kan være 3 måneder og? dage. Det afhænger af hvad der er udgangspunktet for de to datoer der skal sættes i forhold til hinanden. Hvis du ved brug af denne funktion ikke får en dato men et tal skal du blot formatere denne celle til en dato. Du kan selv prøve ved at skrive en dato i en celle, og herefter formaterer den til et tal. Dags dato Den mest anvendte datofunktion er nok funktionen IDAG(). Denne funktion indsætter dags dato i regnearket. Du kan selv vælge hvilket datoformat du vil underlægge denne funktion. Dags dato indeholder kun information om dato men ikke om hvad klokken er. Dags dato inkl. klokkeslæt Du kan også få indsat dags dato samt tidspunkt i regnearket. Dette gøres ved brug af funktionen NU(). Her vil heltalsværdien udtrykke datoen mens decimaldelen udtrykker klokkeslættet. Således er X,5 altså klokken tolv middag den pågældende dag. Dette kan give lidt problemer idet et givet klokkeslæt ikke skal forveksles med tid. Der er ikke tid i Excel kun klokkeslæt. Da dette format typisk fylder en del skal du være opmærksom på at Excel selv tilpasser kolonnebredden til det indtastede. Regning med tid Det er muligt at formatere celler til at benytte tid. Således kan laves en lønseddel som specificerer hvornår arbejdstid er påbegyndt og hvornår den er afsluttet. For at indtaste noget som tid skal anvendes: (kolon) som separator. Bemærk at det ikke er tid men klokkeslæt der bliver lagret. Her ses et udsnit af en arbejdsseddel med møde tid og gå hjem tid. Bemærk her at det står pænt og der er minutter såvel som timer. Hvis disse timer lægges sammen vil vi være tilbøjelig til at forvente at det skulle give 40 timer. Det gør det også. Imidlertid har vi nævnt at timer ikke eksisterer i Excel, derimod kun klokkeslæt. Da decimaldelen udtrykker tiden - og heltalsværdien udtrykker antallet af dage - betyder dette at 1 dag netop er 24 timer. 1 time er således 1/24 dag. Beregnes ovenstående som summen af de timer der er arbejdet vil tallet være 1,66 (dage). Formateres dette til et klokkeslæt vil den hele dag forsvinde og timetallet vil blive til 16 timer (0,66 dag). Det rigtige tal kan imidlertid opnås ved blot Funktioner Side 41

44 at formatere svaret til et normalt tal og gange dette med 24. Herved fås svaret i dets naturlige form. Ønskes andre faciliteter, benyttes funktioner som Dag, Time og Minut. Disse kan så kombineres efter nærmere kreative regler hvis dette er ønskeligt. Vi arbejder videre med arbejdssedlen fra før. Imellem Timer i alt og fredag er der indsat to kolonner (de celler der er grå skal ikke anvendes) I Celle G5 er der lavet en autosum af det der står i celle B5:F5, hvilket jo burde give 40:00. Men da vi nu er oversteget 24 timer, viser Excel os det der ligger ud over, altså 16 timer. For at komme til det rigtige resultat (40) skal cellen formateres til at vis alle timer, også dem, der overstiger et døgn. Her bruges den brugerdefinerede formateringskode [tt]:mm. Brugerdefineret tidsformatering: 1. Højreklik i cellen og vælg Formater celler. 2. På fanen Tal vælger du Brugerdefineret 3. I ruden Type skriver du [tt]:mm ([] skrives ved at taste AltGr+8 og 9) Side 42 Funktioner

45 6.15. Ugedage Excel ved hvilken ugedag en given dato er. Derfor kan vi bruge funktionen UGEDAG til at få nummeret på en dato i ugen. Der bruges 3 forskellige typer af nummerering, alt efter om vi ønsker at 1: søndag skal være nummer 1, 2: mandag skal være nummer 1 eller om 3: mandag skal være nummer 0. Funktionen ser således ud: =UGEDAG(Serienr;Type) Serienummeret er datoen og Type er som nævnt ovenfor. (I Danmark foretrækker vi 2, da vi starter om mandagen) Ligeledes kan Excel beregne, hvor mange arbejdsdage (mandag til fredag), der er mellem to datoer. Funktionen hedder ANTAL.ARBEJDSDAGE Eksempel: Funktioner Side 43

46 6.16. Opslagsfunktioner (LOPSLAG og VOPSLAG) Vi skal nu arbejde med to opslags funktioner, nemlig VOPSLAG og LOPSLAG, som bruges til at slå en værdi op i en liste, og derefter returnere en anden værdi, f. eks. som når man slår op i en telefonbog, hvor man slår navnet op og ønsker at returnere telefonnummeret. Funktionen bruges ofte i forbindelse med opslag i prislister eller valutakurstabeller. LOPSLAG (Lodret opslag) Med denne funktion er det muligt at lede efter en given værdi i et givet område. Når den ønskede værdi er fundet, er det muligt at returnere information fra det område i hvilket den er fundet. Dette kan være særdeles anvendeligt når der skal udarbejdes større modeller hvor flere brugere let skal kunne anvende en model uden det store regneark kendskab. Som ordet indikerer skal der slås op lodret. Det betyder at funktionen søger lodret i det angivne søgeområde. Funktionen returnerer største værdi der er mindre end eller lig med den værdi der søges efter. Det er derfor et must at søgeområdet er sorteret hvis der arbejdes med tal. Arbejdes med tekst kan anføres om listen er sorteret eller ej. Dette anføres som et fjerde argument i funktionen. Dette argument er valgfrit, og undladt i nedenstående eksempel. Er første værdi i søgeområdet større end det der søges efter vil funktionen returnere en fejl. Der ledes kun i første kolonne af søgeområdet. Funktionen kunne anføres som følger: =LOPSLAG(Søgeværdi;Søgeområde;Svarkolonne) Sådan bruger du LOPSLAG I det eksempel vi herunder skal arbejde med, tages der udgangspunkt i en lille virksomhed med 10 ansatte. Informationer om personerne er tastet i Excel. Med disse data skal vi lave en lønseddel, hvilket vi kan gøre med LOPSLAG funktionen. Med LOPSLAG funktionen skal vi tage udgangspunkt i det nr. der bliver tastet i celle B16 (kaldet søgeværdi), det tal der står i B16 skal funktionen finde i celleområdet (kaldet matrix) A3:E12 i den første kolonne (dvs. i kolonne A), når den finder det pågældende nr. i den første kolonne, skal vi definere fra hvilken kolonne vi vil have returneret data, som angives som enten kolonne 1,2,3,4 eller 5 (kaldet svar kolonne). I dette eksempel skal vi ud fra medarbejder nr. der tastes i celle B16, finde henholdsvis Fornavn, Efternavn, Stilling samt Grundlønnen, dvs. at vi i alt skal lave 4 opslag for at kunne få returneret det ønskede. Side 44 Funktioner

47 LOPSLAG der finder fornavn ud fra medarbejder nr. For at få fornavn returneret ud fra medarbejder nr. skal celle B18 markeres, herefter startes LOPSLAG funktionen. Udfyldelse af Funktionsboksen: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B16. Tabelmatrix: Kolonneindeks_nr: er det område vi vil have data fra, her er det Celle B4:F13. er den kolonne i den givne matrix (B4:F13) som værdien skal returneres fra, her er det kolonne 2 der skal angives. Resultatet af dette opslag bliver Camilla. Lopslag der finder efternavn ud fra medarbejder nr. For at få efternavn returneret ud fra medarbejder nr. skal celle B19 markeres, herefter startes LOPSLAG funktionen. Col_index_num skal her være 3 (efternavn) og resten af felterne som angivet ovenover med fornavn. De andre oplysninger (Stilling og Løn) findes på tilsvarende måde. Nu har vi med VLOOKUP funktionen genereret en lønseddel, hvor vi blot skal taste et medarbejder nr, og så returneres den respektive medarbejders data. Her et par eksempler med forskellige medarbejdernr: Funktioner Side 45

48 Vi vender lige tilbage til selve funktionsboksen, for vi har sprunget det sidste felt over, dette felt er som nævnt tidligere i materialet valgfrit at udfylde, da dens tekst ikke er skrevet med FED. Vi ser ganske kort på betydningen af at udfylde feltet med ordet Falsk, eller at lade det være tomt, som vi har gjort hidtil. Eksemplet her til højre viser hvad det betyder når det sidste felt i OPSLAGS boksen ikke er udfyldt med FALSK. Hvis den opslagsværdi der tastes i celle D16 ikke kan findes i matrixen / Opslagsområdets første kolonne, så returneres den sidste værdi på listen. Derfor angives Petri Hakkinens data når tallet 15 (eller et andet tal der ikke er på listen) skrives. Det er ikke så smart, især ikke hvis der er tale om en meget kompleks model. Vi kalder nu Opslagsdialogboksen frem, hvilket gøres ved at stille sig på cellen med formlen, og derefter klikke på knappen Indsæt Funktion, der ligger til venstre for formel linjen. Når dialogboksen er fremme skrives falsk i det nederste tomme felt Lig_med. Dette gøres ligeledes for de 3 andre LOPSLAG i celle D19, D20 og D22. Resultatet ved angivelse af FALSK i det nederste felt i OPSLAGS funktionsboksen, ses tydeligt på billedet her til højre. Falsk betyder at hvis opslagsværdien der er tastet i D16 ikke kan findes i matrixen / opslagsområdets første kolonne. Så skal den komme med fejlbeskeden #I/T. I eksemplet herover anvendte vi FALSK i det sidste felt fordi vi ikke ønskede at få vist et resultat når vi skrev et nummer der ikke stod på listen. Hvis nu listen ikke havde været sorteret i logisk rækkefølge efter nr. (kolonne A), så blev vi nød til at skrive FALSK, idet opslaget ellers kan blive fejlagtigt. Side 46 Funktioner

49 VOPSLAG (Vandret opslag) VOPSLAG er bygget op på samme måde som LOPSLAG, i stedet for at se lodret ned i en kolonne, så ser VOPSLAG vandret hen i en række, og returnerer værdien fra en anden række i Matrixen/opslagsområdet =VOPSLAG(Søgeværdi;Søgeområde;Svarrække) I det eksempel vi herunder skal arbejde med, tages der udgangspunkt i en lille bonusopgørelses liste som er tastet i Excel. Ud fra disse data skal vi lave en opgørelse over om hvor meget provision et givent salg giver. Dette gør vi med VOPSLAG funktionen. Med VOPSALG funktionen skal vi tage udgangspunkt i det tal der bliver tastet i celle B5 (kaldet søgeværdi), det tal der står i B5 skal findes i celleområdet (kaldet matrix) B2:F3 i den første række (dvs. i række 2), når den finder det tal. i den første række i det givne område, skal vi definere fra hvilken række vi vil have returneret provisions tallet, som angives som enten række 1 eller 2 (kaldet svar række). I eksemplet her skal vi ud fra et givent salg, som tastes i celle B5, finde ud af hvor meget provision der skal udbetales. Markøren sættes i celle B6, og funktionen VOPSLAG hentes og udfyldes således: Opslagsværdi: er den celle hvor vi angiver det vi vil søge efter, her er det B5. Tabelmatrix: er det område vi vil have data fra, her er det Celle B2:F3 Rækkeindeks_nr: er den række i den givne matrix (B2:F3) som værdien skal returneres fra, her er det række 2 der skal angives. Resultatet af dette opslag bliver 200 Funktioner Side 47

50 Hvis salgstallet i celle B5 ændres til f. eks , så ændres provisionen til 250. Hvad så hvis der tastes for eksempel (altså et tal der ikke står på listen), hvad sker der så? Hvis Salgstallet ændres til , så opnås der provision på 150, dvs. hvis den opslagsværdi der søges efter ikke findes, så går den tilbage til den nærmeste fællesnævner i nedadgående retning altså i dette tilfælde. I LOPSLAG funktionen udfyldte vi det sidste vindue i funktionsboksen med FALSK, det bør vi ikke gøre i dette eksempel, da et salg på i så fald vil komme med en fejl. Side 48 Funktioner

51 7. Datavalidering For at tilsikre os at der i inputceller kun indtastes præcist det vi ønsker, så kan vi bruge funktionaliteten datavalidering, her kan angives en liste over gyldige indtastninger eller begrænse antallet af tegn i indtastningerne. Vi vender tilbage til vores eksempel fra LOPSLAG gennemgangen, idet vi vil være sikre på at det medarbejder nr. der tastes i celle D16, kun er et medarbejder der eksisterer. Vi vil altså prøve at forhindre at der som vist til højre kan tastes f.eks. tallet 15. Vi skal have lagt data validering på celle D16, og vi vil have at de tal der skal kunne tastes, skal være et af de medarbejder nr. der indgår i listen. Marker celle D16 og på fanen Data vælges Datavalidering der findes under gruppen Dataværktøjer Datavalideringsboksen kommer frem. I feltet Tillad, vælges liste Feltet Kilde bliver nu aktiv, og der angives de celler der indeholder medarbejder nr. i selve arket, $B$4:$B$13. Klik på arket Meddelelse. Datavalidering Side 49

52 På fanebladet meddelelse, skrives en hjælpe tekst. Ordlyden er som sådan lige meget. Klik på fanebladet Fejlmeddelelse På fanebladet Fejl meddelelse, skrives en tekst der vil komme på en fejl dialogboks, såfremt der måtte blive tastet et forkert tal i cellen.. Ordlyden er som sådan lige meget. Klik på OK Ved cellen D16 er der nu kommet en lille hjælpetekst. Side 50 Datavalidering

53 Klikkes der på pilen, kan der ses en del numre, som alle er taget fra den liste med medarbejder nr, Vælg et af dem. Selv om der er lagt datavalidering på, hindre det ikke at der kan dobbeltklikkes i cellen, og tastes et tilfældigt tal. Indgår tallet ikke i listen, kommer den viste fejlboks frem. Datavalidering Side 51

54 8. Beskyttelse af regneark Det er muligt at beskytte data i et regneark mod utilsigtet overskrivning. Denne facilitet bør benyttes ikke mindst når der skal udarbejdes modeller som andre (mindre regnearksvante) brugere skal benytte. Det skal for god ordens skyld nævnes at alle kan lave fejl. Således kan formler let blive slettet ved en fejl. Dette kan undgås ved brug af beskyttelse. Det er ikke så svært når man først får det lært Hvad kan beskyttelse? Overordnet er det muligt at beskytte celler. Celle beskyttelse sikrer mod utilsigtet overskrivning. Selvom celler er beskyttede er det muligt at ændre på regnearkets udseende, f.eks. flytte rundt på de enkelte faneblade i projektmappen. Det er også muligt at beskytte selve projektmappens udseende, så det ikke er muligt at flytte, slette eller indsætte ark. Det er muligt at slå beskyttelse til så der kun kan rettes i de celler som du ønsker. Ligeledes kan regnearket beskyttes så der ikke kan sættes flere ark ind i en eksisterende projektmappe. Det er muligt at slå en beskyttelse til der blot kan fjernes af enhver eller der kan lægges kodeord ind. Det skal bemærkes at brug af kodeord stiller visse krav til hukommelsen. Når der skal arbejdes med beskyttelse er det muligt både at låse celler så der ikke kan tastes i dem og skjule cellers formel indhold, så formlen ikke er synlig i redigeringslinjen. Hvis du har beskyttet en model, eller evt. overtaget en fra en anden person, og denne er beskyttet med password, ja så skal passwordet altså indtastes inden der gives adgang til at redigere. Prøver du at taste i et låst ark, kommer fejlboksen frem. Det er dog muligt at låse dette op med en specielt indkøbt program, kontakt en kyndig superbruger/it medarbejder herfor Beskyttelse i to trin Det at beskytte information i et regneark kan godt virke spejlvendt til at begynde med. Men faktisk er der logik i tingene. Blot det første ark i en projektmappe indeholder over 16 millioner celler. Det er de færreste af disse celler der må tastes i, når modellen er færdig. Derfor er alle celler som standard låst så der ikke kan tastes i dem - og dog. Det at arbejde med beskyttelse er en form for to trins raket. Først skal der på celle niveau tages stilling til hvilke celler der skal kunne modtage input. Disse celler skal så have slået beskyttelsesstatus fra. Når beskyttelsen er slået fra på de celler der skal kunne modtage data skal den globale beskyttelse slås til, dvs. at alle de andre celle skal væres låste. Side 52 Beskyttelse af regneark

55 8.3. Beskyttelse af celler 1. Marker de celler der indeholder, data der ikke skal være beskyttede. 2. På fanen HJEM vælges Formatér der findes under gruppen Celler. Vælg Lås celle, så baggrundsfarven til hængelåsen er væk (betyder at låsen ikke er aktiv når arket beskyttes): 3. På fanen HJEM vælges Formatér Beskyt ark Dialogboksen Beskyt ark kommer frem: I dialogboksen kan det markeres hvad brugerne må når arket er låst. Indtast valgfrit kodeord eller klik blot OK for at afslutte uden kodeord Et password kan ikke nulstilles via IT afdelingen!!!!!! Så husk det derfor Fjernelse af beskyttelse 1. På fanen HJEM vælges Formatér der findes under gruppen Celler. Vælg Fjern arkbeskyttelse 2. Ret eventuelt celler til ikke at være beskyttede eller beskyttede. 3, Slå eventuelt beskyttelsen til igen. Beskyttelse af regneark Side 53

56 9. Store datamængder I dette kapitel gennemgår vi nogle af de værktøjer der er gode at have ved hånden når der arbejdes med store data mængder Sorter Når man arbejder med lister, hvad enten det en adresseliste eller en oversigt over forskellige produkter, er det ofte hensigtsmæssigt, eller nødvendigt, at sortere listen, enten efter ét eller flere kriterier. Skal der kun sorteres efter ét kriterium, kan sorteringen foretages fra værktøjslinien. Skal der sorteres efter flere kriterier er det nødvendigt at anvende en Dialogboks her til. Sorteringen kan foretages to steder fra i programmet, det ene via fanen Startside under gruppen redigering, den anden måde er via fanen Data under gruppen Sorter og filtrer. Nedenstående liste skal vi bruge til at sortere. Vi vil starte med at sortere efter et kriterium, dvs. sortering efter en kolonne: Den kolonne vi vil sorterer efter markerer vi ved blot at klikke på en af cellerne i kolonnen. (man skal ikke markere hele kolonnen) Side 54 Store datamængder

57 Se resultatet af sorteringen herunder: Her klikkes på Sortér fra A til Å for at sorterer kolonnen by i stigende rækkefølge. Her er sorteringen af Kolonnen by foretaget, Holstebro kommer først og Odense ligger til sidst. Stigende Faldende Hvis der ønskes en ny sortering i en anden kolonne, så klik på en celle i den pågældende kolonne, og vælg enten Sortér fra A til Å for at sortere stigende, eller klikke på Sortér fra Å til A for at sorterer faldende Sortering på flere kolonner Nu bliver vi lidt mere kritiske. Vi vil nu have listen sorteret efter Sælger, og dernæst efter By og til sidst Varetype. Dvs. i alt 3 forskellige sorteringsnøgler (Excel kan sortere 64 kolonner samtidig, mon ikke også det er nok?) Stil markøren et eller andet sted i listen (det er lige meget hvor). På fanen Data under gruppen Sortér og filtrer klikkes der på knappen Sortér Store datamængder Side 55

58 Selve listen bliver herefter automatisk markeret, og dialogboksen Sortér kommer frem. I feltet Kolonne vælges der hvilken kolonne der skal sorteres efter. I Eksemplet til venstre sorteres der efter kolonnen med sælgers navne Hvis sælgernes navne er ens (og det er de) ønsker vi at sortere efter by. Klik på knappen Tilføj Niveau Her vises dialogboksen Sortér med tre forskellige kolonner defineret, startende med Kolonnen med Sælgernes navne, dernæst efter kolonnen med By og tilslut kolonnen med varetype Resultatet af denne sortering ser således ud: Side 56 Store datamængder

59 9.3. Speciel sorteringsrækkefølge Som det ses i ovenstående eksempel, er sorteringsrækkefølgen for første nøgle alfabetisk, hvilket giver en sorteringsrækkefølge der hedder: Jensen, Johanson, Koch og Sørensen. Vi ønsker nu at få navnene sorteret i en ikke logisk rækkefølge, dvs. på følgende måde: Johansson, Sørensen, Jensen og Koch. Dette er der ikke meget logik i. For at vi kan sorterer på den ønskede måde, kræver dette at der laves en indbygget liste. Klik på Filer Indstillinger Avanceret Brugerdefineret Liste og en dialogboks som vist herunder kommer frem: I vinduet listeelementer skriver du navnene i den rækkefølge du ønsker at sorterer på Herefter klikker du på Tilføj Listen kan nu ses i venstre side sammen med andre indbyggede lister. Klik på OK. Inden vi sorterer efter denne liste, skal vi lige kontrollere at den virker. Find en tom celle og skriv Johansson, flyt markøren ned i højre nederste hjørne, når du får et sort fed plus, klikke du og trækker ned af, træk min 4 celler ned. Når du slipper vil der stå Hansen, Sørensen, Jensen, Koch, som vist herunder: Store datamængder Side 57

60 Nu skal vi bruge den indbyggede liste til at sorterer efter. Klik igen et tilfældigt sted i listen, og På fanen Data under gruppen sorter og filtrer klikkes der på knappen Sorter Dialogboksen Sorter kommer frem. I dialogboksen Sorter vælger du at sorter efter kolonnen med sælgernes navne I vinduet med sorteringsrækkefølgen vælger du Brugerdefineret liste. Vælg den liste der skal være styrende for sorteringen Klik på OK. Klik på OK til den næste boks, og sorteringen er udført. I eksemplet sorteres kolonnen nu med Johansson, Sørensen, Jensen og Koch, en rækkefølge der kun kan lade sig gøre fordi vi har brugt en liste til at søge efter. Et andet eksempel kunne være at lave en sortering efter månederne i korrekt rækkefølge, dvs Januar, Februar, Marts osv., her er det samme gældende omkring sortering efter en indbygget liste (listen medmånederne er standard indbygget) Side 58 Store datamængder

61 9.4. Filtrering Når man arbejder med meget store lister i Excel, vil det ofte være ønskeligt at skjule de poster der ikke indeholder de data der skal arbejdes med. Det kan være i forbindelse med udskrifter af dele af listen, eller beregninger der skal foretages på dele af listen. Der findes to former for filtrering, et såkaldt Autofilter, og et Avanceret filter. Her gennemgås kun autofilteret, hvilket i langt de fleste tilfælde er tilstrækkeligt, specielt i Excel 2010 hvor der er sket en del forandringer med filteret. Vi vil nu se på hvordan vi laver en filtrering af data. Vha. autofiltret Hvis man ønsker at se en del af en liste med et simpelt kriterium som filter, f.eks. en bestemt værdi eller en værdi der er større end eller mindre end en bestemt værdi, er Autofilter en hurtig måde at lave en filtrering på. Hvis man i eksemplet som er vist herunder kun ønsker at se data der i kolonnen med datoer ligger i henholdsvis Januar og februar måneder, kan det gøres på følgende måde: For at starte autofiltret skal der startes med en markering af en tilfældig celle i listen, herefter vælges der på fanen Data knappen Filtrer i gruppen. Bemærk at der ved alle feltnavne, er kommet en pil Filteret tilbyder dig forskellige filtreringsværktøjer alt efter hvilke data der måtte stå i den kolonne du vil filtrerer efter. Store datamængder Side 59

62 I eksemplet til venstre er der klikket på filter knappen ved kolonne overskriften Dato I vinduet viser den månedernes navne, selvom der i kolonnen står datoer, men her grupper den datoerne, således at alle datoer der indgår i januar vil kunne vælges let osv. med de andre måneders datoer. I eksemplet til venstre der kun udvalgt data for januar og februar måneder, dvs. alle de datoer der ikke er i de nævnte måneder ikke vil blive vist når der klikkes på OK. Læg mærke til i vinduet der er vist her til højre at der er kommet en filterknap der hedder Dato filter, da Excel kan se at den kolonne vi arbejder med indeholder datoer, her vil der kunne udvælges meget præcise dato intervaller. Side 60 Store datamængder

63 I eksemplet til venstre er der lavet et filter der kun udviser poster der i kolonnen By er lig med Ålborg og Holstebro. Man kan se at der er filtreret på en kolonne ved at der vises en tragt på filterknappen. Ud over en filtrering efter de nævnte byer er der klikket på filterknappen ved overskriften Omsætning. Denne kolonne indeholder tal, og derfor er der kommet en filtermenu der hedder Tal filter. Her ønskes der et filter der kun udviser de der har en omsætning der er større end gennemsnittet (Over middel). Resultatet af filtreringen giver resultatet som vist herunder, hvor kun de poster hvor Omsætningen i Holstebro og Ålborg er større end gennemsnittet vises: Som det kan ses nederst i skærmbilledet, er der vist 65 ud af 400 poster. Læg mærke til at de kolonner der er filtreret efter, har en tydelig tragt-indikator på filtreringsknappen. De poster der ikke bliver vist efter vi har filtreret bliver skjult. Se på rækketallene, der er spring i disse tal. Store datamængder Side 61

64 For at ophæve filteret, skal du klikke på den pågældende filterknap som du ønsker at ophæve filteret for. I eksemplet her til højre ønskes filtret fra Omsætnings kolonnen fjernet, der for er der klikket på den og i menuen der kommer frem klikkes der på Fjern filter fra Omsætning, og herefter er der ingen filtrering på omsætningskolonnen. Hvis man har filtreret efter mange kolonner på en gang, kan man ophæve alle på én gang, ved at vælge Ryd. Side 62 Store datamængder

65 9.5. Fryse ruder Måske kender du problematikken med at når der arbejdes i større regneark, så kan det være irriterende at man evt. ikke altid kan se den første række, som oftest vil være her overskrifterne til de enkelte data i kolonnerne står. I billedet her er alt i orden, men så snart der rulles lidt ned i arket, så kan overskriften ikke længere ses: Her kan overskriften ikke længere ses: Det skal vi have ændret på, hvilket let kan gøres ved at vælge fanen Vis og i gruppen Vindue klikkes der på ikonet Frys ruder og her vælges Frys øverste rækker: Her ses en lille tynd kant der adskiller række 1 og 2, som indikerer at alt her ovenover er frosset fast: Herunder er der rullet ned i arket (det kan ses på række numrene), men overskriften kan hele tiden ses: Den venstre kolonne kan fryses på samme måde som den øverste række. For at frigøre ruderne igen, skal du klikke på Frigør ruder med samme knap hvor du valgte Frys ruder. Store datamængder Side 63

66 10. Formater som tabel Når du arbejder med lister i Excel er det vigtigt, at du organiserer data i kolonner med overskrifter. Det vil give dig mulighed for at benytte de funktionaliteter, der er til rådighed. Du skal sørge for, at listen ikke har tomme rækker eller kolonner, for så kan Excel holde styr på, at du opfatter det som et samlet område. Her kan det være en fordel at formatere området som en tabel, for så vil Excel være opmærksom på, at det hele hører sammen. Visuelt bliver du tilbudt forskellige sæt af formater, som gør dig opmærksom på, hvad der hører til listen. Lav en liste Sørg for at der er overskrifter på alle kolonner: Race Navn Født Køn Far Mor Bulldog Buller m Pierrot Colombine Puddel Peggy f Brutus Pussy Shæffer King m Hermod Kate Bulldog Yrsa f Pierrot Luna 1. Markér en celle i listen. 2. Vælg fanen Indsæt og Tabel i gruppen Tabeller: Sørg for at der er valgt Tabellen indeholder overskrifter. 3. Klik OK Side 64 Formater som tabel

67 Nu har du en tabel: Under fanen Design kan der vælges forskellige tabeltypografier: Tilføj endnu en hund, bemærk, at tabelområdet udvider sig: Tilføj en ny kolonne med overskriften Alder, til højre for tabellen: Opret en formel (=(IDAG()-C2)/365,25), der beregner alderen for den første hund, tast ENTER, og se, at formlen automatisk kopieres til de underliggende rækker, i kolonnen Alder: Formater som tabel Side 65

68 11. Import af Tekstfil En meget anvendt filtype ved overførsel fra et program til et andet program, er, tekstfiler. Disse kan optræde som forskellige filtyper; typis ke er *.txt, *.csv eller *.prn. Vi skal nu se på hvordan vi importerer disse til Excel. Den fil vi nu skal se på ser forholdsvis uoverskueligt ud, idet tingene ikke står så de umiddelbart kan bruges i Excel. Filen er en oversigt over nogle valutakurser. Men med få klik med musen kan vi få selv det mest uoverskuelige udtræk til at se pænt ud i Excel. For at importere en tekstfil, skal du under fanen Data, vælge Fra tekst, som du finder i gruppen Hent eksterne data: Dialogboksen du ser i skærmbilledet til højre vil komme frem, og du skal finde frem til placeringen af den fil du ønsker at importere. Marker den valgte fil, og klik på Importer. En Guide med tre trin startes. Side 66 Import af Tekstfil

69 Trin 1: Her finder Excel ud af at den valgte fils felter (kolonner) er opdelt af et bestemt tegn; i eksemplet ses det at tegnet er et semikolon. Klik på Næste Trin 2: Nu skal der vinkes af ved den afgrænser der adskiller dataene i tekstfilen, I dette eksempel er det semikolon. Marker derfor semikolon og klik på næste. Trin3: Næste vindue viser det næsten færdige resultat, dvs. at der nu tydeligt kan ses hvad der står i de enkelte kolonner. Ser det ikke godt nok ud, så kan du klikke tilbage, og evt. vælge en anden separator adskillelse. Klik på Udfør Import af Tekstfil Side 67

70 Herefter skal du angive for det importerede ønskes placeret. Her vælges der på et eksisterende ark, og øverste venstre celle skal være celle A1. Klik på OK Det færdige resultat ser nu således ud, dataene er opdelt i tre kolonner, og er nu til at arbejde med Opdatering Hvis du senere ønsker at opdatere det importerede med en ny udgave, kan der vælges en af følgende to muligheder: Højre-klikke i det importerede og i den menu der kommer frem vælges Opdater: Vælg knappen Opdater alle i fanen Data: Herefter skal du vælge den nye fil der skal importeres. Alle de tidligere angivne indstillinger i Import guiden bliver husket. Side 68 Import af Tekstfil

71 12. Pivottabel Pivottabel er et analyseværktøj, der kan opsummere informationer fra en eller flere Excel-lister, eller fra en ekstern datakilde, som f.eks. Access, eller med andre ord, en interaktiv tabel, som summere eller krydstabulerer store mængder data. I dette kapitel gennemgås kun de grundlæggende funktioner i Pivottabeller. Eksemplerne i kapitlet tager udgangspunkt i nedenstående Excel-liste, der indeholder salgsoversigt over 6 forskellige produkter, som er solgt af forskellige sælgere forskellige stedet i landet. Salgstallene er udtrukket fra et ERP system, og viser salget for de enkelte produkter fordelt på sælger og regioner. En del af listen ser således ud, læg specielt mærke til kolonne overskrifterne i række 1, dem vil du i opbygningen af Pivottabellen stifte bekendtskab med: Som det ses er listen ikke særlig overskuelig, men ved at lave en Pivottabel, kan man hurtigt danne sig et overblik over, hvordan salget har udviklet sig. Det kunne f.eks. se således ud: I ovenstående Pivot tabel ses sælgernes omsætning, fordelt på de forskellige produkttyper. Pivottabel Side 69

72 Ønsker man i stedet at se omsætningen fordelt på varetype pr. by, kunne det se ud som vist herunder: Side 70 Pivottabel

73 12.1. Oprette en Pivottabel Start med at markere en vilkårlig celle i listen af data som skal indgå i pivottabellen, På fanen Indsæt vælger du i venstre side af båndet ikonet Pivottabel Herefter kommer dialogboksen der ses til venstre frem. I feltet Tabel/område skal du konstatere at det er det rigtige celleområde der er markeret, er det ikke det, så lav den rigtige markering. Klik herefter på OK, og Pivottabellen vil blive oprettet på et nyt ark i projektmappen. Som det ses herunder har Excel lavet en blank pivottabel, samt et panel i højreside af skærmen der indeholder alle overskrifterne fra selve listen med data som var vores udgangspunkt inden vi startede. Læg også mærke til de to kontekstafhængige faner der er fremme når vi arbejder med Pivotabeller, dem vender vi tilbage til. Pivottabel Side 71

74 Kunsten er nu at placere felterne (dem med overskrifternes navne) på den måde vi ønsker at analysere tallene. Felterne skal placeres i en af de nederste fire vinduer i højresiden, dette kan gøres ved at trække et af felterne ned i det vindue det ønskes. I eksemplet herover er følgende felter blevet valgt: Feltet Varetype er trukket ned i vinduet KOLONNER. Feltet Sælger er trukket ned i vinduet RÆKKER. Feltet Omsætning er trukket ned i vinduet VÆRDIER. I vinduer hvor der allerede lægger felter i forvejen, kan der uden problemer indlægges flere felter, i eksemplet herunder er feltet By lagt ind under feltet Sælger i vinduet RÆKKER: Side 72 Pivottabel

75 12.2. Redigere en Pivottabel Er man ikke helt tilfreds med resultatet, er det meget nemt at ændre udseendet af pivottabellen. Hvis et felt trækkes et forkert sted hen, eller man fortryder valget af feltet kan det fjernes ved at trække det væk eller ved at fjerne tjek tegnet i felt vinduet i den øverste del af højresiden. I eksemplet her under er feltet Varetype fjernet og feltet Sælger er flyttet til vinduet KOLONNER: Du bestemmer altså fuldstændigt selv hvordan felterne skal ligge. Dog er det ikke alle felter der gør sig lige godt alle steder, felter med tal, ligesom i dette eksempel hvor feltet omsætning indeholder tal, vil det bedst passe ind i vinduet Værdier, men er du i tvivl, så prøv dig frem, laver du fejl er det let at ændre tilbage. Pivottabel Side 73

76 12.3. Filtrer data i Pivotabel Ved de enkelte felter er der vist en drop-down knap med en pil. Med denne knap kan elementer fra et felt skjules: Klik f.eks. på pilen til højre for Rækkenavne, så vil du i eksemplet her have mulighed for at vælge kun at fokusere på enkelte af byerne. Et fravalg af henholdsvis Holstebro, Næstved og Ålborg vil give nedenstående billede, og læg mærke til at de felter der er sat filtre på har fået tilføjet et tragt-ikon: For at få vist alle byerne igen, klikkes der igen på pilen, og i drop-down listen vælges Fjern filter fra "By". Alle data bliver nu igen vist. Side 74 Pivottabel

77 12.4. Værdifeltindstillinger Tal der er placeret i værdifeltet vises som standard som en summering af tallene, således kan det også konstateres i eksemplet herunder: Men ønskes tallene set på en anden måde kan det let gøres, f.eks. ønsker vi i stedet at se gemmemsnits omsætningen i stedet for summen. Sæt markøren ind et sted blandt tallene (dette er gjort i eksemplet herunder), på den kontekstafhængige fane ANALYSÈR der er fremkommet, og klik på knappen Feltindstillinger: Du vil herefter se dialogboksen Værdifeltindstillinger. Her vælger du den type beregning du ønsker at få tallene vist som, i eksemplet til venstre er Gennemsnit valgt, og efter at have klikket på OK, vil tallene i værdifeltet blive vist som gennemsnit. Her ses tallene vist som gennemsnittet, hvilket er meget fint, men tallene vises præcis som gennemsnittet er, dvs. med forholdsvis stor udsving på antallet af decimaler, det får vi styr på nu: Pivottabel Side 75

78 Sæt igen markøren ind et sted blandt tallene, og på den kontekstafhængige fane ANALYSÈR der er fremkommet, vælges igen Feltindstillinger. Klik i dialogboksens nederste venstre hjørne på knappen Talformat. Den velkendte dialogboks Formatér celler kommer frem, klik på Tal i dialogboksens venstre side (eller den kategori der ønskes) og fin justerer formatet, (i eksemplet her er der valgt tusindetalsseperator og 0 decimaler). Klik på OK til denne og den efterfølgende dialogboks. Herunder ses det formaterede eksempel af pivotabellen, tallene vist med tusindetals seperator samt 0 decimaler: Side 76 Pivottabel

79 I det næste eksempel er værdi feltet ændret tilbage til at vise summen af tallene i stedet for gennemsnittet. For at blive ved den måde tallene i værdifeltet ses på kunne det være interessant at vide hvor mange procent af salget af Produkt1 i holstebro har udgjor af den samlede omsætning, dvs. vi kan se tallene som procenter i stedet for almindelige tal. Sæt igen markøren ind et sted blandt tallene, på den kontekstafhængige fane ANALYSÉR, vælges Feltindstillinger. Skift til fanen Vis værdier som og vælg i dropdown listen % af hovedtotal. Klik på OK. En ændring af visningen til % af hovedtotal vil give nedenstående udseende: Men nu mangler vi at se de tal der lægger bagved, vi ser dem som procenter, men vi ønsker samtidig at vise dem som de oprigtige værdier samtidig. For at gøre dette trækker du feltet Omsætning ned i VÆRDIER vinduet en gang til, således det lægger der to gange, det vil give nedenstående udseende: Pivottabel Side 77

80 Nu ser vi både procenterne samt de summerede værdier. Men overskridten til henholdsvis kolonnerne med sum og procenterne ser lidt mærkelige ud, men ved at sætte markøren i et af felterne hvor der f.eks. står Sum af omsætning, kan du skrive det du ønsker (i eksemplet herunder SUM OMS), straks efter du har skrevet vil alle kolonne etiketter i samme kolonne kategori ændres. Herunder kan ændringen af teksterne som forklare kolonnernes tal ses som ændret: Grupper data Man kan sige at gruppere data betyder at samle alle med samme fællesnævner under en hat, f.eks. kan man tage datoer og grupper således man kun ser de måneder eller kvartaler som de indgår i, det kan være en meget brugbar ting i Pivottabeller. I eksemplet herunder er der i vinduet rækkeetiketter placeret et dato felt samt sælgerfeltet, da det ønskes at se i hvilke perioder salget er fordelt. Men som du nok også kan se herunder kommer der lige så mange linjer som der er forskellige datoer, og dem er der en del af, således skal man for at se salget for januar rulle en del ned i pivottabellen: Men ved at gruppere datoerne til måneder eller kvartaler kan det give et meget bedre overblik. For at gruppere datoerne skal du sætte markøren på en af datoerne. På den kontekstafhængige fane ANALYSÉR klikkes på Gruppemarkering, og følgende dialogboks fremkommer: Da det var en celle med datoer vi stod i, tager den udgangspunkt i at det er datoer vi vil gruppér. Vælg i boksen den gruppering du ønsker, her er der valgt måneder: Side 78 Pivottabel

81 Nu ses det tydeligt at den valgte gruppering af datoer til måneder nu meget præcis udviser sælgernes salg på de enkelte måneder. Men vi kan gruppér dato felterne yderligere, således at datoerne nu opdeles i kvartaler og under kvartalerne har vi månederne. Sæt igen cellemarkøren på et af dato-cellerne, og vælg Gruppemarkering. Markér Kvartaler så både Måneder og Kvartaler er markeret. Klik på OK. Herunder ses resultatet af grupperingen af datofeltet efter kvartaler og måneder: For at fjerne grupperingerne igen, kan du i felt-vinduet, i højre side af skærmen, fjerne felterne ved at trække dem væk herfra. Pivottabel Side 79

82 12.6. Pivotdiagram Et Pivotdiagram, er ganske enkelt at lave, det kan laves i den Guide vi tidligere var igennem, her skal der blot i Guidens trin 1 vælges Pivotdiagram, fremgangsmåden er den samme, dvs. at de enkelte felter skal placeres på nøjagtigt samme måde som ved Pivottabellen. Vi springer dog over hvor gærdet er lavest, og tager udgangspunkt i at oprette diagrammet ud fra nedenstående Pivotabel: For at lave et Pivotdiagram, skal du vælge under den kontekst afhængige fane ANALYSÉR, i gruppen Funktioner, Pivotdiagram: Dialogboksen Indsæt diagram fremkommer hvor du kan vælge hvilken diagramtype du. Når typen er valgt klikkes der på OK: Diagrammet vil blive oprettet ud fra de felter der var blevet anvendt i pivottabellen: Side 80 Pivottabel

83 De ændringer du efterfølgende foretager i Pivotdiagrammet, vil nu påvirke både Pivot tabellen samt diagrammet: Hvis du ønsker at ændre på farverne på søjlerne i diagrammet vil du på den kontekstafhængige fane Design se mange spændende muligheder for at vælge andre farver, Diagramtypografier. De farve forslag der vises her hænger sammen med det valgte tema, temaer kan vælges på fanen Sidelayout. Pivotdiagrammet bliver som standard placeret i det samme ark som pivottabellen. Men ønsker du at flytte diagrammet til et andet ark, kan det gøres ved på den kontekstafhængige fane DESIGN i båndets højre side, klikke på ikonet Flyt diagram. Flyt diagram dialogboksen som er vist her til venstre, kan der foretages forskellige valg. I eksemplet bliver diagrammet flyttet til et nyt ark navngivet til Pivot Diagram. Pivottabel Side 81

84 13. Adskillelse af tekst og tal Mange virksomheder har store ERP programmer som C5, Navision, SAP mfl. til at styre økonomi mm. i. Men ofte har man behov for at trække data ud til f.eks. Excel. Mange af programmerne har en glimrende integration med Excel, men der kan forekomme udtræk som rent faktisk ikke kan bruges til noget. Dette har Excel forudset, og har derfor mange værktøjer til at rette op på uoverskuelige udtræk. Vi har tidligere set på Import af tekstfiler, nu skal vi se på et udtræk af en saldobalance fra SAP til Excel, men hvor tal og tekst står i samme kolonne, hvilket vi ikke kan bruge til noget. Her kan vi se at i Kolonne A står konto nr. sammen med kontoteksten, dette skal vi have adskilt. Dette kan vi gøre med Excels funktion Tekst til Kolonner. Inden vi starter med at adskille teksten og tallene, skal de tal der står i kolonne B flyttes over i kolonne C (da de ellers vil blive slettet). Side 82 Adskillelse af tekst og tal

85 Marker de data der skal adskilles I eksemplet her er det de data der står i kolonne A, denne kolonne markeres, herefter vælges der på fanen Data på båndet under Gruppen Dataværktøjer knappen Tekst til kolonner, og nedenstående Guide startes: Dialogboksen kender vi fra Import af tekstfilter. Fast bredde skal være markeret. Klik på Næste. Hvis der mellem konto nr og konto tekst ikke er en sort lodret streg, så klik i mellemrummet her imellem, for at sætte en sort lodret streg, som viser hvordan Excel skal skille tingene ad. Kommer du til at klikke et forkert sted, og dermed sættes en streg det forkerte sted, så klikker du på stregen og trækker det ud af billedet. Klik på Næste. I dette billede kan vi ses at teksten er adskilt fra tallene. Klik På Udfør. Resultatet kan ses på næste side. Adskillelse af tekst og tal Side 83

86 Konto numrene er adskilt fra konto teksten, og efter lidt tilretning af kolonne størrelserne, vil resultatet se således ud: Side 84 Adskillelse af tekst og tal

87 14. Makroer Hvor ofte laver du ikke de samme ting igen og igen i Excel? Mange af de ting du ofte foretager dig kunne automatiseres med en Makro. En Makro er et element der kan afspille nogle handlinger som du har fortalt den. Et eksempel kunne være hvor man har en»formular«med felter på ét ark, der ønskes flyttet til en liste på et andet ark: Dette kan automatiseres ved hjælp af en makro, som aktiveres med en knap placeret i båndet eller i regnearket Opret Makro Vi ønsker nu at lave en Makro, der kan udfører opgaven med at flytte celleværdierne over i en liste. 1. Vælg under fanen Vis, knappen Makroer Indspil makro : 2. Dialogboksen Record Macro vises: I feltet Makronavn: gives makroen et navn (der må ikke være mellemrum i navnet, brug evt. underscore-tegnet _ i stedet). I feltet Gem makro i: skal du vælge Personlig makroprojektmappe, da du så altid vil have adgang til denne makro, også når du åbner nye projektmapper (Excel filer). Vælges Denne projektmappe er den kun tilgængelig i den aktuelle projektmappe. Klik på OK, og de ting vi foretager os bliver optaget. Makroer Side 85

88 3. Inden vi går i gang med at lave nogle handlinger i arket, er der en vigtig indstilling at forholde sig til. Under knappen Makroer er der indstillingen Anvend relative referencer: Er indstillingen ikke valgt (ingen farvede kant omkring ikonet) kan makroen kun bruges på de celler som du arbejder med under optagelsen. Det betyder at hvis du foretager en handling i celle B12, så kan du godt markér en anden celle men det er stadigvæk celle B12 der bliver behandlet af makroen. Er indstillingen aktiveret (vises en svag farvet kant omkring ikonet) kan makroen bruges overalt i regnearket, man kan sige den er dynamisk. Det betyder at hvis du foretager en handling i celle B12 så vil den også virke i andre celler du har markeret: I vores eksempel skal der arbejdes med absolut referencer på arket med formularen, og på arket hvor dataene skal indsættes med relativ referencer (indstillingen skal skiftet flere gange under optagelsen af makroen). Alt hvad vi foretager os nu, optages. 4. Udfør handlingerne som makroen skal optage (Anvend relative referencer ikke valgt): a. Markér cellen udfor Dato, og vælg kopier (Ctrl+C): b. Skift til arket hvor du har tabellen, og klik på den øveste celle i tabellens første kolonne, og vælg Anvend relative referencer: c. Sæt nu markøren under den første tomme række under tabellen, ved at holde tasten Ctrl ned og trykke på tasten Pil-Ned, og efterfølgende tryk igen på tasten Pil-Ned. d. Indsæt kopien (Ctrl+V): e. Fravælg Anvend relative referencer, og skift tilbage til arket med»formularen«, og markér cellen udfor Produkt, og kopier cellen: f. Skift igen til arket hvor du har tabellen, og klik på den øverste celle i tabellens anden kolonne, vælg Anvend relative referencer, og hop ned til den tomme række (Ctrl+Pil Ned Side 86 Makroer

89 og Pil Ned) og indsæt kopien (Ctrl+V): g. Fravælg Anvend relative referencer og Skift tilbage til arket med»formularen«, markér de to celler for felterne Kunde og Timer, og kopier cellerne: h. Skift til arket hvor du har tabellen, og klik på den øverste celle i tabellens tredje kolonne, vælg Anvend relative referencer og hop til den tomme række: i. De to kopierede celler skal nu roteres således at de kan indsættes som en række. Vælg under fanen HJEM, Sæt ind Indsæt speciel Vælg i dialogboksen Indsæt speciel, handlingen Transponer og klik OK: j. Fravælg Anvend relative referencer og skift tilbage til arket med»formularen«, tryk på tasten Delete, og slet også indholdet af de to andre celler, så den er klar til nye data: Makroer Side 87

90 5. For at stoppe makro indspildningen, vælges enten stop-knappen i Excels statuslinje (nederst til venstre) eller under knappen Macros: Test makro og tilføj knap til afspilning af makro Makroen er nu indspillet, og vi skal se om den virker. Først udfyldes»formularen«med test-data. For at finde frem til den indspillede makro skal du klikke på fanen Vis og vælge Vis makroer: Dialogboksen her til venstre kommer så frem, den viser alle de makroer der er tilgængelige, vi har lige nu kun en. Markér makroen og klik på knappen Afspil. Makro = Tidsbesparelse!!! Ser det midlertidigt ikke rigtig ud, ja så er sagen enkel, du har lavet en fejl. Den letteste måde for almindelige brugere at rette fejl på, er at slette makroen og oprette en ny. Er det nu en større og meget kompleks makro, kan du få en meget dygtig superbruger eller en fra din virksomheds Helpdesk til at hjælpe, denne vil så ændre lidt på den Visual basic kode som ligger bag. Denne måde at rette fejl på, gennemgås ikke her. Tilføje knap i båndet 1. Højre-klik et vilkårlig sted i båndet og vælg på den fremkommende liste Tilpas båndet : Side 88 Makroer

91 2. Vælg knappen Ny gruppe, og flyt den op som nummer et i fanen Hjem. Vælg Omdøb og giv den et navn, f.eks. Værktøjer: 3. Vælg Makroer i listen Vælg kommandoer fra, markér makroen og vælg Tilføj så markoen placeres under den nye gruppe Værktøjer: 4. Med knappen Rename kan der angives hvad der skal stå under knappen i båndet, og eventuelt også vælge et ikon til den: Makroer Side 89

92 Er det en makro som er gemt i den aktuelle projektmappe, og ikke Personlig, kan makroen for eksempel aktiveres med en knap placeret i regnearket: 1. Først skal fanen Udvikler vises. Højre-klik et sted i båndet og vælg Tilpas båndet. Markér udfor Udvikler: 2. Vælg i fanen Udvikler, Indsæt og knappen Knap: 3. Nu er markøren skiftet til et tegne-værktøj (plus-teg) hvor du nu tegner knappens størrelse i arket. Holder du under denne tegneproces Alt-tasten nede, vil knappens kanter gribe fat i cellekanterne. 4. Efter knappens størrelse er tegnet fremkommen der dialogboksen Tilddel makro, hvor du vælger makroen og trykke OK. 5. Nu skal teksten i knappen ændres. Højre-klik på knappen og vælg Rediger tekst. 6. Klik nu udenfor knappen og den er klar til brug: Side 90 Makroer

93 14.3. Slet Makro Har du lavet en fejl, så kan det nemmeste være at slette makroen, eller måske bare indspille en ny, og lade den fejlagtige makro ligge. Vi skal nu se på hvordan en Makro slettes, og vi vil slette den Makro vi lige har indspillet. For at finde frem til den indspillede makro skal du vælge Vis Makroer Vis makroer. Denne dialogboks brugte vi før til at afspille den indspillede makro med, og måske så du lidt nærmere på de andre knapper der lå i højre siden. Umiddelbart skulle man tro at makroen kan slettes herfra ved at klikke på knappen Slet, men det kan vi ikke. Årsagen er at vi valgte at indspille makroen i den personlige makro mappe, hvilket betød at den altid var tilgængelig for os, også i nye projektmapper vi ville åbne. Dette betyder at vi egentligt har gemt den i en skabelon der ligger bag ved Excel. For at slette makroen skal vi have fundet denne skabelon frem. Skabelonen hedder Personal.xlsb. Denne får vi frem ved på fanen Vis under gruppen Vindue, at klikke på knappen Vis, hvorefter dialogboksen herunder kommer frem: Makroer Side 91

94 Når Personal.xlsb er markeret og der er valgt knappen OK, åbner sig en helt ny projektmappe med et tomt ark: For at finde frem til den indspillede makro skal du som tidligere klikke på Vis Makroer. Dialogboksen Makro vises. Markér den makro der skal slettes og klik på Slet. Du bliver bedt om at bekræfte sletningen, hvilket du svarer Ja til. VIGTIGT Personal.xlsb filen som vi tidligere kaldte frem skal skjules igen. Dette gøres ved på fanen Vis under gruppen Vindue at klikke på knappen Skjul, og du vil være tilbage i det oprindelige ark, hvor du kan optage en helt ny makro. Side 92 Makroer

95 15. Genveje i Excel Genvejstaster til arbejdet med Indtastning Begynde på en ny linje i samme celle Alt + Enter Fylde det markerede celleområde med den aktuelle indtastning Ctrl + Enter Fuldføre en celleindtastning og flytte opad i det markerede område Skift + Enter Fuldføre en celleindtastning og flytte mod højre Tab Annullere en celleindtastning Esc Fylde nedad Ctrl + D Fylde mod højre Ctrl + R Definere et navn Ctrl + F3 Indsætte dollartegn i Formler (Absolutte referencer) F4 Skifte mellem at få vist celleværdier og få vist celleformler Ctrl + Skift + ` (accent grave) Skjule rækker Ctrl + 9 (alfanumeriske tastat.) Genvejstaster til brug ved navigation Flytte til kanten af det aktuelle dataområde Ctrl + piletast Flytte til begyndelsen af rækken Home Flytte til begyndelsen af regnearket Ctrl + Home Flytter markøren til den sidste anvendte celle i arket Ctrl + End Flytte ét skærmbillede ned PageDown Flytte ét skærmbillede op PageUp Flytte ét skærmbillede mod højre Alt + PageDown Flytte ét skærmbillede mod venstre Alt + PageUp Flytte til næste ark i en projektmappe Ctrl + PageDown Flytte til det foregående ark i en projektmappe Ctrl + PageUp Indsætte et nyt regneark Skift + F11 Genvejstaster til brug ved markering Udvider markeringen til begyndelsen af regnearket (celle A1) Ctrl+shift+Home Udvider markeringen til slutningen af den aktuelle datablok Ctrl+ Shift+End Udvider markeringen til slutningen af de indtastede data, eller til start på et nyt dataområde. Ctrl+Shift+Piletast Udvider markeringen til begyndelsen af rækken Shift+Home Markerer hele kolonnen Ctrl+ Mellemrum Markerer hele rækken Shift+Mellemrum Markerer hele regnearket Ctrl+A Anvendes til aktivering af båndet Alt Genveje i Excel Side 93

96 Genvejstaster til Formel arbejdet Få vist Funktionsargument boksen, når der er indtastet et funktionsnavn i en formel Ctrl + A Redigere indholdet af den markerede celle F2 Indsætte et defineret navn i en formel F3 Gå til et navngivet område F5 Indsætte funktionen Autosum Alt + Skift + = Indsætte dags dato Ctrl + Skift + ; Få vist listen Autofuldførelse Alt + Pil ned Genvejstaster til det generelle arbejde Fuldføre en indtastning, og flytter markøren ned Enter Indsætte en funktion i en formel Skift + F3 Ctrl + Skift + 9 (alfanumeriske Vise rækker tastat.) Skjule kolonner Ctrl + 0 (nul) (alfanumeriske tastat.) Ctrl + Skift + 0 (nul)(alfanumeriske Vise kolonner tastat.) Rydde indholdet af det markerede område Del Slette det markerede Ctrl + - (minus tegn) Fortryde den seneste handling Ctrl + Z Sætte tomme celler ind Ctrl + + (plus tegn) Annuller fortryd Ctrl + Y Søg Ctrl+B Erstat Ctrl+H Markere en celle ad gangen i pilens retning Shift+Piletast Side 94 Genveje i Excel

97 16. Stikordsregister Adskillelse af tekst og tal Ark Farvelægning Flytning Indsætte Kopiering Navngivning Beskyttelse af regneark Betinget formatering Cellereferencer, Absolutte Datavalidering Filtrering...59 Fryse ruder...63 Funktioner AFRUND AFRUND.GULV, AFRUND.LOFT GENNEMSNIT, MIN, MAKS HVIS IDAG, NU LOPSLAG OG, ELLER SUM.HVISER TÆL, TÆLV...36 TÆL.HVISER UGEDAG VOPSLAG YDELSE Genvejstaster Flytte markør... 5 Genvejstaster i Excel Markering... 6 Guiden funktion Import af Tekstfil Indlejrede funktioner Lister... 7 Makroer Navngivning af celler Pivotdiagram Pivottabel...69 Sorter Sorter, speciel rækkefølge Tabel Tidsberegning Tredimensionale formler Tredimensionale regneark... 9 Stikordsregister Side 95

98 H. P. Christensensvej Helsingør Tlf.: