Formandens årsberetning 2011. I 2010 har bestyrelsen arbejdede med interne procedure og vedligeholdelse, samt ansvars fordelinger som blev opdateret løbende og forbedret i bl.a. systematisering. Dette var tiltag som allerede var begyndt i 2005. Siden er nye udfordringer kommet til, og bestyrelsen har arbejdet med flere projekter, som som en del af drift og vedligeholdelses rapporten samt energimærkningen. Bestyrelsen har styr på interne såvel som eksterne procedure, men jeg har ønske om, at udbygge og stramme op på nogle emner, ligesom vi ønsker, at fast holde en hård kredit og inkasso politik. Dette er bl.a. for at undgå, folk bruger vores hovedkonto, som Deres private private kassekredit. - Efter GF 2006 efterlevede bestyrelsens EFHs medlemmer ønske om, bestyrelsens synlighed. Dette passede umiddelbart godt, da de fleste og mest kritiske interne ting var ved at være på plads, og dermed skulle skabe rum til eksterne procedure og fremgangsmåde. - Jeg mener, bestyrelsen forsat fremstår synligt, tros vi har fortaget væsenlige procedure ændringer som hjælper vores medlemmer, med at finde information og vejledning. En stor del af dette, er via vores hjemmeside som vi har fået kørt op igen, efter TDC lukkede den gamle ned i okt. 2009. - Vi modtager også en del mails. Dette hjælper os til lettere, at administrer de enkelte problemstillinger og forespørgsler, ved vi direkte kan sende mail til det relevante bestyrelsesmedlem. Således er det tidliger mellemled fjernet. På GF 2010 kunne ejerforeninge fremvise endnu et flot regnskab til dato. I år har vi også et flot regnskab, tros budget overskridelse. Denne overskridelse er på baggrund af nogle forsikringssager, hvor ejerforeningen har betalt regninger direkte til kreditor, en væsenlig del er dog kommet tilbage igen via Tryg. Dette vil kassereren komme ind på senere. Vi har i 2010 også startet på fasade renovering. Dette er en del fra vores drift og vedligeholdelses rapport. Disse projekter er med til at fastholde værdien på Hasletoppen som helhed, og måske gøre det endnu mere atraktivet at bo på Hasletoppen. Vi forventer, den sidste del af fasaden udimod Ryvej afsluttes i foråret, hvor vi får malet og opsat de sidste ledninger og husnummere. - En kort bemærkning vedr. Fjernvarme for 34 & 36 bygningerne. Så er vi blevet forsinket af Århus komune grundet sygdom og antageligvis underbemanding. Vi har fået tilsagn om, de rabat ordninger som sluttede d. 31.12.10., vil stadig være gældende for os. Siden februar sidste år, er der blevet fokuseret på fastholdelse af: - Renovation, over fyldning af containere - Storskrald - Regnskabs styring - Inddrivelse af udestående - Vaskehus (som helhed, herunder sammenhæng mellem indtægter og udgifter, rengøring, orden m.v.) - Havedag (-e) - Tilflyttere, herunder både interne og eksterne ejere. - Bestyrelsesmedlemmers ansvar og fokus på den almindelig daglige drift af Hasletoppen. - EFHs medlemmers ansvar og fokus på det almindelige daglige ansvar for hver enkelt ejers ansvar overfor Hasletoppen og foreningens øvrige medlemmer. Herunder indbetaling til rettidig betalings dato.
Siden februar sidste år, er der blevet fokuseret særlig meget på: - Renovation, Sortering af affald Pap slås sammen, byggeaffald, herunder gratis aviser. - Storskrald, Optimalsering - Regnskabs styring, herunder fond i vores interne regnskab. - Inddrivelse af udestående - Vaskehus håndtering af maskiner, drift, belysning (arbejdsmiljø), reparation. - Havedag (-e), Hvordan holder vi fokus, og får hasletopperne til at deltage. - Tilflyttere, herunder både interne og eksterne ejere. - Bestyrelsesmedlemmers ansvar og fokus på den almindelig daglige drift af Hasletoppen. - Bebor og ekstern ejers ansvar i forhold til ejerforeningen og afhjælpning af bestyrelsens work flow - EFHs medlemmers ansvar, og fokus på det almindelige daglige ansvar af hver enkelt ejers ansvar overfor Hasletoppen og dennes, andre medlemmer. Herunder indbetaling til rettidig betalings dato. - EHCN, procedure og fremtidig drift løsninger - Oliefyr, forsikringssager samt lækage - Forsikrings sager/ Vandskader efterslæb fra 2009. - Forsikring skifte - Indhent tilbud og udførelse af energimærkning. - Hindring af muligt hærværk og indbrud - Renovation af 36G gangen, projekt startet i 2005 og bugtet godkendelse samt handleplan forstår i samarbejde af bestyrelsens bygnings ansvarlig. - Dialog med Alboa, tidligere kendt som Ungbo, vedr. nedklipning af hæk ud mod Ryhavevej - Fjernvarme og facader Udover dette har bestyrelsen også set på følgende: - EHCN vedligehold. - Renovation af indgangspartiet v/ 34 bygningen, opstartet, undersøgelse til omfang og budget godkendelse er udfærdigelse af Torben som også er bestyrelsens kontakt person i dette Project. - Div. Forsikringssager - Blokering v/ indkørsel efter snefald - Henvisninger til rette bestyrelsesmedlem, samt dokumentation. - Cykler på gang areal - Indbrud, og indbruds forsøg Dette dog ikke alarmerende. - Favekoder samt ansvar ved plet maling af husmuren. - Almindelig daglig drift. - Hærværk på postkasser - Internet - Opdatering af forsikringspapir vedr. renovation af Hasletoppens værdier - Indhente tilbud for fjernvarme - Opført havelåge m/ smæklås - Ny hjemmeside - Husorden for husdyr skal respekteres, og dette er indskærpet - Drift forstyrrelser vedr. Internet Er løst, således der ikke har været væsenligt drift svigt. - Projekters afslutning fra tidligere år, herunder - Mulighed for plast døre/ vinduer
- Opdatering af folder og pjeser, herunder velkomstfolder samt internet pjese - Energimærkning - Aftræk fra tørretumbler - Ekstra p-plads bag cykelskuret - Sikrings udfald i vaskehuset til fælles belysning - Postkassers vedligehold - Sætningsskader formodentligt i forbindelse med ungdomsboliger v/ Ryhavevej. - Ejendomsmæler med ukorrekt salgs information Hasletoppen har i mange år lidt under tidligere bestyrelser beslutningr fra før 2004. Dette grundet manglende handlekraft eller manglende interesse og kortsigtede beslutninger. Hasletoppen lider stadig med et efterslæb, men vi er i dag kommet et rigtig godt stykke af vejen og har fundet løsninger som ikke økonomisk straffer nuværende ejere for tidligere bestyrelses manglende indsigt/ handlekraft. Hasletoppen er i dag kommet langt, siden vi begyndte dette store og omfattende projekt i 2004. Og det er vigtigt at vi i Hasletoppens bestyrelse, såvel som Hasletoppens ørige ejere, fastholder denne kurs. Ikke mindst for at bevar Hasletoppens værdier og dejlige miljø. Vi har stadig meget at gøre både internt og eksternt, og vi gør det bedre for hvert år. Vores (bestyrelsens) opfattelse er, vores medlemmer (ejere) føler, at der er en bestyrelse som tager spørgsmål, forespørgsler, klager m.v. alvorligt, og der sker noget. Dog vil det være en hjælp, at man kontakter de rigtige personer ved spørgsmål eller sender e- mail. Mails vil automatis blive vidersendt til det ansvarlige bestyrelsesmedlem. Det er dog en forudsætning, at bestyrelsen hele tiden får nye input og reformere sig selv. Dette giver et stærkt incitament til forsat, at kunne være positivt handlekraftig og forbedre Hasletoppen til glæde for både ejere og beboer. Resultatet af den siddende bestyrelse, først med Bankrådgiver Lars Bogbjerg som kasserer 2004, herefter hundefører og politi assistent Torben Thorson i 2005/ 2006 og Ask i 3 år, hvorefter han efterlod Peter på posten i 2010, kan igen fremvise, et flot regnskab for Hasletoppen. Det er også det 5. år, hvor der ikke budgetteret noget nævneværdigt til renter. Vi har pt. d.d. et plus på vores konto, hvilket kun er set i nyere bestyrelses tid siden 2005. Det er på denne tid af året, bliver vores største udgifter til bl.a. forsikring, vand m.v. betalt. I Januar og februar betales både kvartals, halvårs og årlige udgifter. Derfor er det stort, vi har plus på vores konto. I løbet af år 2006/2007 fik bestyrelsen mulighed for, at se langt flere informationer i stamkort databasen end tidligere. Dette har været med henblik på, at fjerne en del af papir gangen. Desværre må det konstateres, at vores medlemmer ikke er så gode til at opdatere os med nye informationer som f.eks. salg, overtagelse af lejlighed/ nye ejere, såvel som lejere. Forældede kontakt informationer som f.eks. e-mails som ikke længere benyttes eller eksistere, mobil og tlf. nr. Dette er et problem, da det giver ekstra administrations tid, samt dyr forsendelse. I visse tilfælde forsinker det også sikring af lejligheden, hvis der f.eks. har været indbrud eller vandskade. Bestyrelsen har derfor indført, et nyt e-mail system, som alle ejer og lejere har modtaget info omkring sidste år. Vi forventer, at dette bliver helt implementeret som en del af bestyrelses daglige drift omkring marts/ april. Der er også sket en væsenlig opdatering af stamkort skemaerne som gives, når nye ejere eller lejere flytter ind. Der er en væsenlig mere overskugelig service side med til og fra valg.
Bestyrelsen arbejder medhenblik på, at lave så meget som muligt elektronisk, da dette letter administrationen, samt spare i udgifter. Herunder forsendelse derfor vil alt post på sigt, blive sendt via mail, såvidt det er muligt. Fremtidens udfordringer byder på interne som eksterne administrations lettelser samt - Fastholdes af positive udvikling bestyrelsen internt - Tilbyde sublianter, at deltage i bestyrelsens møder. - Samt inddragelse af EFHs medlemmer til bl.a. havedag m.v. - Opfodre EFHs medlemmer til at tage initiativ selv, til egen og alles fordel. - Fin pudsning af hjemmesiden - Fastholdelse af stram økonomistyring. - Netværksstyring og procedure. - Bedre og bredere netværk mellem Hasletoppens bebor. Med henblik på større forståelse og hjælp til og fastholde Hasletoppen og dennes værdier. Både menneskelig som økonomiske. - Til hjælp af eksterne ejere er der opstillet lejekontrakt, som kan rekvireres ved bestyrelsens formand sådan, at Hasletoppens vedtægter og husorden overholdes og respekteres. Samt eksterne ejere ikke selv står med udgiften af hævning af havedags vederlag, stigninger af fælles udgifter m.v. - Det skal dog pointeres, at det altid i sidste ende vil være ejer som hæfter overfor EFH, og lejekontrakten kun er et redskab, til afhjælpe evt. ansvars placering mellem ejer og lejer. Hvilket er EFH uvedkommende. Jeg vil takke den siddende bestyrelse for et rigtig godt og stort arbejde sidste år. Vi har haft mange store og tidskrævende projekter, og i har alle har ydet en kæmpe indsats. Det har også været et år, hvor flere af jer har haft persolige ting, som også har krævet tid og kræfter. Alligevel har i alle bidraget med en stor indsats, og rigtig rigtig mange timer. Flere af jer, har burgt flere hundrede timer på bestyrelses opgaver og projekter. Det er rigtig godt gået, og jeg personligt takker jer for jeres arbejde og tid. Både på egne og medlemmernes vegne. Skal vi give dem en hånd, for den store indsats! Afslutningsvis skal jeg også takke et par stykker som har valgt IKKE, at genopstille. Det er altid sundt med udskiftning, så der kommer plads til nye ider og imput. Det er en nødvendighed for at skabe dynamik og at få set tingende i nye perspektiver. Det er med til vi heletiden bevæger os frem og ikke står i stampe. Dog er det med en hvis søgmodighed, jeg vil tage afsked med nogle mennesker jeg har haft et tæt samarbejde med gennem årende. Peter. Du kom ind som første subliant i 2008, hvor du blev konstitueret nestyrelsesmedlem og er efterfølgende genvalgt først som bestyrelsesmedlem og siden 2010 konstitueret til kasserer. Du har altid leveret, både i de opgaver som er dig påtaget eller pålagt. Du er fuld af ideér, og har en arkuratesse som kun få besider. Du er den som jeg personligt, har modtaget flest henvendelser om. Faktisk begynte jeg at blive små mobset over, at jeg ikke kunne komme hjem fra arbejde eller gå over for at handle, uden at blive stoppet. Aldrig har jeg modtaget så meget ros. Beborerne var imponeret over både plæneklipning og snerydning. Siden blev det også internet. Og det forsatte i måneder!
Så på tros af du har valgt, delvis at rejse fra os, så er jeg glad for, du stadig ønsker, at varetage netop disse nævne opgaver. Det er godt nok ikke i bestyrelse regi, men jeg tager dit ord for, at jeg kan misbruge dig, når du er hjemme. Og det vil jeg gøre. For du er en mand som holder sit ord. Tak for nogle gode år, hvor jeg håber på, vil kan lokke dig i bestyrelses igen, når du engang vender tilbage til Hasletoppen permenet. Lene og Peter som tak for jeres engement vil jeg gerne på vegne af egne, foreningen og medlemmer give jer et lille minde om jeres tid i Hasletoppens bestyrelse. Tak for jeres indsats. Spørgsmål..