Opgavebeskrivelse Reimplementering af Prophix Maj 2014
2 Opgavebeskrivelse Indhold Indhold 1 Indledning 3 1.1 Generelt om Trafikstyrelsen 3 1.2 Opgavens omfang 3 2 Baggrund og forventninger 5 3 Økonomistyringsmodel 6 3.1 Økonomistyringsmodel 6 4 Budgettering 7 4.1 Begreber 7 4.2 Rapporthierarki 7 4.3 Budgetproces 8 4.4 Budgetopfølgning 9 4.5 Omkostningsfordelingsmodel 9 4.6 Registreringsramme 10 4.7 Øvrige funktionelle krav 10 5 Datakonvertering, test og uddannelse 11 5.1 Datakonvertering 11 5.2 Test 11 5.3 Uddannelse 11 5.4 Dokumentation 12 6 Integrationer 13 6.1 Systemoversigt 13 6.2 Indtægter 13 6.3 Løn 14 6.4 Timer 14 6.5 Øvrig drift 14 6.6 Anlæg/investeringer 14 6.7 Projekter/særbevillinger 14 6.8 Rapportering og analyse 15 7 Trafikstyrelsens IT miljø 16 7.1 Trafikstyrelsens IT-driftsmiljø 16 7.2 Brugere og licenser 17 7.3 Udviklingsmiljø 17 7.4 Driftsoverdragelse 18 7.5 Support og tilkald 18 8 Tidsplan og ressourcer 19 8.1 Tidsplan 19 8.2 Ressourcer 19
3 Opgavebeskrivelse Indledning 1 Indledning 1.1 Generelt om Trafikstyrelsen Trafikstyrelsen er en styrelse under Transportministeriet. Styrelsen er myndighed for tilsyn og regulering inden for transportområdet (biler, bane, havne og luftfart). Styrelsen driver endvidere Bornholm Lufthavn. Styrelsen har en kompleks driftsøkonomi med mange forskellige indtægtstyper og decentral rammebaseret styring af omkostninger. Det stiller store krav til økonomistyringen, som Center for Ressourcestyring har det overordnede ansvar for. Trafikstyrelsen består af en direktion, der understøttes af et direktionssekretariat, syv centre, samt Bornholms lufthavn. 1.2 Opgavens omfang Opgaven vedrører reimplementering af Prophix til aktivitetsbaseret budgettering og budgetopfølgning, herunder opsætning, udvikling af integrationer, test, uddannelse, datakonvertering og overdragelse til drift. Der er ikke tale om grundlæggende ændringer i anvendelsen af Prophix, men mere om en effektivisering og forbedring. Systemet skal dække følgende nøgleprocesser og områder hos Trafikstyrelsen: Budgettering Budgetopfølgning Rapporter og views Omkostningsfordelingsmodel For yderligere beskrivelse henvises til de efterfølgende afsnit. Systemet skal være integreret med øvrige systemer, som anvendes i Trafikstyrelsen. Der henvises til beskrivelse af integrationer i afsnit 6. I det efterfølgende er fokus på styring af det omkostningsbaserede regnskab, men Prophix indeholder også tabeller og information om det udgiftsbaserede regnskab.
4 Opgavebeskrivelse Indledning Systemet skal, når det er udviklet, leveres til brug i Trafikstyrelsens driftsmiljø på baggrund af gældende licenser, herunder systemintegration og datakonvertering fra Trafikstyrelsens nuværende budgetsystem. Opsætning vedrører bl.a. tilrettelæggelse af workflow, udformning af dataviews/templates og diverse skabeloner samt øvrig konfiguration, som er nødvendig for idriftsættelse af Prophix budgetsystem, samt rettighedsadministration, rettighedsbegrænsning og log af ændringer. Implementeringen skal ske ved brug af agile metoder i tæt samarbejde med relevante medarbejdere fra Trafikstyrelsen. Der skal afsættes nødvendig tid i projektplanen til test af løsningen. Opgaven omfatter endvidere uddannelse af brugere, samt test, overdragelse og dokumentation af Prophix løsningen til Trafikstyrelsens godkendelse. Endelig skal leverandøren sørge for den nødvendige tilpasning af integrationer i forhold til andre systemer. Trafikstyrelsen ønsker, at det nye system skal baseres på standard funktionalitet, således at eventuelle specialtilretninger og udviklingsaktiviteter holdes på et minimum. Efter at systemet er udviklet, skal det testes, og der skal gennemføres overdragelses- og driftsprøve. Systemet skal være klar til ibrugtagning den 1.december 2014, således at systemet kan anvendes i forbindelse med budgetopfølgning for 2015. Systemet skal være tilgængeligt for brugere, som er placeret hos Trafikstyrelsen og Bornholms Lufthavn.
5 Opgavebeskrivelse Baggrund og forventninger 2 Baggrund og forventninger Budgettering og budgetopfølgning løses i dag hos Trafikstyrelsen ved brug af budgetsystemet Prophix. Trafikstyrelsen blev etableret i 2010 ved sammenlægning af flere styrelser med hver deres kultur. Fagcentrene har forskellige arbejdsområder med forskellige styringsbehov. Reimplementeringen er en del af et samlet projekt, hvis formål er dels at styrke tilliden til de tal, budgetter og rapporter, som Trafikstyrelsens budgetopfølgning bygger på, dels at få en hurtigere rapportering i den løbende opfølgning. Disse formål opnås dels ved organisatoriske og processuelle tiltag, dels ved en forbedret IT systemunderstøttelse. Det er besluttet, at der som led heri skal ske en reimplementering af Prophix. Der er ikke tale om grundlæggende ændringer, men mere om en præcisering af styring, processer, organisation og ansvar, således at retningslinjer for hvem, der gør hvad hvornår bliver mere konkrete og håndfaste. Der er derudover foreslået en mere enkel fordelingsmodel og en mere struktureret rapporteringsform. Der skal ske en optimering af systemer og integrationer, men de anbefalede systemændringer holdes indenfor eksisterende systemer. Det nye system skal kunne håndtere de i udbudsmaterialet angivne processer samt opfylde en række krav, som nærmere anført i underbilag 1.1, Kravspecifikation. Systemet skal herudover kunne medvirke til en række konkrete forbedringer i forhold til budgettering og budgetopfølgning, som nævnt nedenfor: Større gennemsigtighed i rapporteringen Større sammenhæng i rapporteringen Forenklet omkostningsfordeling Optimeret anvendelse af Prophix Optimerede grænseflader til omgivende systemer, der leverer og modtager data, herunder NavisionStat, ØSLDV, SOL, TimeSag og Data Ware House.
6 Opgavebeskrivelse Økonomistyringsmodel 3 Økonomistyringsmodel 3.1 Økonomistyringsmodel Trafikstyrelsen har besluttet at implementere en ny økonomistyringsmodel. Formålet er at skabe en tættere kobling mellem styrelsens ressourceforbrug og de ydelser styrelsen leverer samt at sikre, at der er en sammenhæng i de økonomidata der gøres tilgængelig på de forskellige niveauer i organisationen. Den nye økonomistyringsmodel skal derfor understøtte følgende behov: Kunne håndtere mange forskellige finansieringskilder, produkter og en kompliceret omkostningsfordeling Mulighed for aktivitetsbaseret styring der kobler ressourcer, aktiviteter og resultater. Opstille råderum og handlemuligheder ved omprioriteringer eller igangsættelse af nye aktiviteter Sikre sammenhæng i den økonomiske rapportering på alle niveauer i organisationen Løbende økonomiopfølgning mellem Center for ressourcestyring og de faglige centre, baseret på aktuelle tal. Adressere modtagerens styringsbehov Flerårigt perspektiv på udviklingen i styrelsens økonomi (sammenhæng til finansloven)
7 Opgavebeskrivelse Budgettering 4 Budgettering 4.1 Begreber Der anvendes følgende grundbegreber i forbindelse med budgettering og budgetopfølgning: Ved starten af året er der fastlagt et ankerbudget. Dette kan ændres i løbet af budgetåret, f.eks. ved bevillingsændringer, nytilkomne aktiviteter, omplaceringer af budget, mv. Det opdaterede budget kaldes herefter godkendt budget. Prognosen indeholder det forventede resultat for hele budgetåret. Prognose opdateres løbende i forbindelse med budgetopfølgning, hvis der sker ændring i aktiviteter m.v. Budget og prognose sammenholdes løbende med realiseret forbrug til dato og ved årsafslutning med det endelige regnskab. 4.2 Rapporthierarki Hierarkiet i økonomistyringen omfatter følgende niveauer: Departement, Direktion, Vicedirektørniveau og Fagcentre. Dette er illustreret i nedenstående figur:
8 Opgavebeskrivelse Budgettering Der skal være en tydelig sammenhæng i den rapportering, som foretages på de forskellige niveauer. 4.3 Budgetproces Som led i økonomistyringsprojektet er det besluttet, at der skal udarbejdes en ny model for den årlige budgetlægningsproces samt den løbende budgetopfølgning. Den nye model for budgetlægningsprocessen gælder fra og med budgettet for 2016, mens den nye budgetopfølgningsproces vil gælde fra 2015. En væsentlig nyskabelse i udarbejdelsen af de årlige budgetter for Trafikstyrelsen er en tættere kobling mellem ressourcer og aktiviteter. Modellen indebærer en større involvering af de faglige centre og ledelsen i budgetlægningsprocessen. Nedenstående figur illustrerer budgetprocessen frem til godkendt ankerbudget. I forbindelse med fastlæggelse af budget skal der kunne trækkes følgende rapporter fra systemet. Det bemærkes generelt, at en rapport kan indeholde flere tabeller: Råbudget, Trafikstyrelsen Grundramme på centerniveau Centrets budgetforslag på aktivitetsniveau Samlet prioriteringsoplæg Ankerbudget (vedtaget budget) Ankerbudget på centerniveau Budgetrevision Krav til budgetproces og rapporter fremgår af underbilag 1.1 Kravspecifikation.
9 Opgavebeskrivelse Budgettering 4.4 Budgetopfølgning De to væsentligste produkter i den løbende økonomistyring: Månedlig budgetopfølgning til centre og direktionen Kvartalsvis budgetopfølgning til departementet Hertil kommer særlige rapporter og analyser som det enkelte center eller direktionen måtte efterspørge løbende. Nedenstående figur illustrerer budgetopfølgningen: I forbindelse med budgetopfølgning skal der kunne trækkes rapporter, der for forskellige organisatoriske niveauer økonomiområder viser periodiseret budget, forbrug og prognose for: Indtægter Løn Øvrig drift investeringer Udover ovenstående kan der være behov for særlige rapporter for fx opgaver med særlig finansiering, Investeringer og Gebyrberegning Krav til budgetopfølgning og rapporter fremgår af underbilag 1.1 Kravspecifikation. 4.5 Omkostningsfordelingsmodel Fordelingsmodellen fordeler alle omkostninger til ledelses, administration, hjælpefunktioner, IT-systemer m.v. ud på de produkter, Trafikstyrelsens leverer. Fordelingsmodellen bruges både i forbindelse med prisfastsættelse af opgaver, herunder
10 Opgavebeskrivelse Budgettering gebyr og afgifter, samt til fordeling af omkostningerne mellem ordninger (delregnskaber). Modellen arbejder med ét step til direkte fordeling og ét step til fordeling af overhead mv.: Step 1 fordeler lønomkostninger ud på produkter, finansieringskilder og delregnskaber. Der fordeles på baggrund af medarbejdernes timekontering ganget med gennemsnitlønnen i medarbejderens center. Step 2 fordeler omkostninger til generel ledelse og administration samt ITsystemer, der bruges af alle. Der fordeles på baggrund af tidskontering. Løn og øvrig drift fordeles på baggrund af to nøgler, én for løn og én for øvrig drift. Beskrivelsen er en overordnet principbeskrivelse. Modellen beskrives nærmere i forbindelse med designfasen. Der er etableret en kube i det nuværende Prophix, hvor fordelingsmodellen er opsat for budget 2015. Denne kube (den såkaldte TS 4.0) har ingen systemintegration Prophix skal understøtte ovennævnte fordelingsmodel. 4.6 Registreringsramme Der skal kunne anvendes følgende registreringsramme til budgettering og budgetopfølgning: Finanskonti Delregnskab Finansiering Organisering Medarbejder Produkt/Sag Anlæg Dimensionerne delregnskab, finansiering og produkt/sag er sammenkædet via en alias tabel, som vedligeholdes i Navision. Aktivitetsbudgettering foregår som udgangspunkt på finansieringsdimensionen. 4.7 Øvrige funktionelle krav Løsningen skal især understøtte controllere, som er centralt placeret i økonomicenteret (CfR). Hver af controllerne har ansvaret for løbende at følge op på 2-3 fagcentres økonomi, herunder at udføre quality checks, budgetopfølgning, prognose og formidling. Løsningen skal understøtte workflow funktionalitet, således at der gives besked til relevante personer i forbindelse med godkendelse af budget, budgetopfølgning m.v. Derudover skal der være rettighedsadministration, herunder liste med oversigt over tildelte rettigheder, log over ændringer, samt systematiske advarsler om fejl (f.eks. fejl ved indlæsninger).
11 Opgavebeskrivelse Datakonvertering, test og uddannelse 5 Datakonvertering, test og uddannelse 5.1 Datakonvertering Leverandøren skal konvertere følgende data fra det eksisterende budgetsystem (Prophix) til det nye budgetsystem: Brugere Kontoplan og dimensioner Historiske data fra 2011, 2012, 2013 og 2014 (både budget og regnskab fra TS 3.0) Budget 2015 (TS 4.0) Budget og regnskab skal konverteres på fuld kontostreng. Der skal konverteres både udgiftsbaseret og omkostningsbaseret budget og regnskab. Leverandøren skal udarbejde en plan for konverteringen af data fra det eksisterende budgetsystem, indlæsning i det nye budgetsystem, samt kontrol af, at det stemmer. Trafikstyrelsen etablerer en ny server, der skal benyttes til testmiljø og senere til drift således, at data ved konverteringen flyttes fra den nuværende server til det nye miljø. 5.2 Test Leverandøren skal i forbindelse med tilbudsafgivelse aflevere en teststrategi, overordnet testplan og metode, som beskrevet i udbudsbetingelsernes afsnit 4.3. En mere detaljeret testplan skal udarbejdes i løbet af projektet, indeholdende testscenarier, drejebog for gennemførelse af test, testcases samt beskrivelser af testdata, unittest og øvrige elementer, der indgår i testen. Trafikstyrelsen stiller testmiljø til rådighed, jf. afsnit 7. Leverandøren skal anvende it-værktøj(er) til gennemførelse, styring og dokumentation af prøver og test. Testværktøjer skal være tilgængelige for projektdeltagere fra Trafikstyrelsen. Alle fejl der identificeres under testen skal registreres i testværktøjet. Registreringen skal indeholde alle de oplysninger, der er nødvendige for at behandle fejlen. En fejl forbliver åben, til fejlen er udbedret, gentestet og testen er godkendt af Trafikstyrelsen, eller Trafikstyrelsen vælger at lukke fejlen. 5.3 Uddannelse Leverandøren skal udarbejde en uddannelsesplan og stå for uddannelse af brugere hos Trafikstyrelsen. Der forventes at være følgende antal brugere: 15 brugere i CfR (Center for Ressourcestyring), som skal have en mere grundig uddannelse i brug af værktøjet
12 Opgavebeskrivelse Datakonvertering, test og uddannelse 25 ledere og medarbejdere i Trafikstyrelsen, som skal have en overordnet uddannelse i brug af systemet og rapporter 3 IT-medarbejdere, som skal have en overordnet teknisk uddannelse i Prophix. Leverandøren skal udarbejde en uddannelsesplan, som skal godkendes af Trafikstyrelsen. Leverandøren skal forestå uddannelsen. Uddannelsen skal sikre, at brugerne umiddelbart herefter skal kunne tage systemet i brug samt at Trafikstyrelsens tekniske support kan fungere fra ibrugtagning. Uddannelsesplanen skal endvidere omfatte rettighedsadministration, inkl. oversigter over tildelte rettigheder. 5.4 Dokumentation Leverandøren skal levere brugervejledninger/instrukser til alle relevante transaktioner i systemet, som skal kunne betjenes af brugerne hos Trafikstyrelsen. Leverandøren skal desuden levere relevant systemdokumentation, herunder især for de specialtilpasninger som er foretaget til standardsystemet. Leverandøren skal dokumentere, at systemet opfylder alle sædvanlige krav til sporbarhed af transaktioner. Leverandøren skal levere en teknisk installationsvejledning, som kan anvendes i forbindelse med ibrugtagning af systemet. Uddannelse og brugervejledninger skal være på dansk. Systemdokumentation skal være på dansk eller engelsk. Al dokumentation skal levereres elektronisk. Udover ovennævnte skal leverandøren udarbejde et samlet overblik over systemet, der som minimum angiver systemsammenhænge, og grænseflader til interne og eksterne systemer.
13 Opgavebeskrivelse Integrationer 6 Integrationer 6.1 Systemoversigt Det fremtidige system skal integreres med følgende omkringliggende systemer: NavisionStat/ØSLDV SOL (lønbudget) TimeSag (tidsregistrering) Data Ware House (rapporter og analyse) Nedenstående figur illustrerer dette: Nedenfor er en kort beskrivelse af de enkelte integrationer opdelt på hovedområder (indtægter, løn, øvrig drift m.v.). Det forventes, at leverandøren i samarbejde med Trafikstyrelsen foretager en mere detaljeret gennemgang af integrationer i afklaringsfasen (analyse og design) med henblik på at opnå en hensigtsmæssig og effektiv integration. 6.2 Indtægter Faktiske bogførte indtægter Der skal være integration, hvor faktisk bogførte indtægter hentes fra NavisionStat til Prophix (via ØSLDV). Eksisterende integration kan genanvendes. Budget og prognose Registreres manuelt i Prophix på baggrund af information fra fagsystemer (esyn, BAT, T-system m.v.). Analyse og simulering foretages i Data Ware House, hvorefter det endelige budget og prognose registreres i Prophix med antal, sats og beløb.
14 Opgavebeskrivelse Integrationer 6.3 Løn Faktisk bogførte løn overføres fra SLS til ØSLDV og herefter til Prophix. Eksisterende integration kan genanvendes. Budget og prognose udarbejdes i SOL og overføres til Prophix. Integration skal ændres således, at det ikke er nødvendigt at mappe budgetversion mellem SOL og Prophix i Excel, før det indlæses i Prophix. Mapning skal foretages som del af integration. 6.4 Timer Timer overføres fra TimeSag til Prophix. I forbindelse med overførsel af timer påføres finansieringskilde og delregnskab ud fra aliastabel. I dag vedligeholdes aliastabel manuelt flere steder (både NavisionStat, Prophix og TimeSag). Integration skal ændres, så aliastabel kun vedligeholdes i NavisionStat, og så der i forbindelse med integration automatisk påføres de yderligere oplysninger fra aliastabel i NavisionStat. Skyldig frihed skal kvartalsvis ind i budgetprognosen. Løses via proces, og ikke via et system. 6.5 Øvrig drift Faktisk bogførte udgifter overføres fra NavisionStat til Prophix (via ØSLDV). NavisionStat modtager oplysninger bl.a. fra IndFak og RejsUd. Eksisterende integrationer kan genanvendes. Budget og prognose registreres manuelt i Prophix. 6.6 Anlæg/investeringer Der er behov for at udvide integration til ØSLDV, så der også overføres oplysninger om anlæg til Prophix. Tilbuddet skal indeholde forslag til, hvordan de afledte driftsomkostninger systematisk fanges og lægges i Prophix. Forbrugstal (f. eks. Løbende licensafgifter) kommer via Navision. 6.7 Projekter/særbevillinger Registrering af budget og budgetopfølgning på projekter og særbevillinger forventes løst via den nye registreringsramme.
15 Opgavebeskrivelse Integrationer 6.8 Rapportering og analyse Data Ware House skal fremadrettet primært anvendes til rapportering, analyse og simulering på data. Data Ware House skal trække data der er behov for fra Prophix. Det kan f.eks. være i form af en kopi, som overføres hver nat, så der ikke sker træk i dagtimerne.
16 Opgavebeskrivelse Trafikstyrelsens IT miljø 7 Trafikstyrelsens IT miljø 7.1 Trafikstyrelsens IT-driftsmiljø Trafikstyrelsen drifter IT in-house. Trafikstyrelsens driftsmiljø er fysisk placeret på Trafikstyrelsens adresse. Serverrummet er udstyret med redundant UPS, brandslukning, sensorer til overvågning af temperatur med sms-alarm, derudover er der en nødgenerator til længerevarende strømafbrydelser. Trafikstyrelsens it-infrastruktur Trafikstyrelsen har opbygget sit server- og storage-miljø som vist i ovenstående figur. Dette udbygges løbende, så det altid sikres, at der er mulighed for at tilføje ressourcer til de servere, som er i produktion. Alle servere er virtualiserede, hvilket sikrer, at de er uafhængige af den underliggende hardware og problemfrit kan opgraderes. Det virtuelle miljø er baseret på VM Ware 5.x. IT-driftsmiljøet er bygget op omkring Microsoft System Center produkter (Configuration Manager (SCCM), Operation Manager (SCOM) og Service Manager (SCSM)) hvilket giver mulighed for en hurtig implementering af henholdsvis desktop og serverprodukter.
17 Opgavebeskrivelse Trafikstyrelsens IT miljø Der er lavet skabeloner for en standard server, der leveres i en konfiguration med 8 GB RAM, 4 processorkerner og med operativsystemet MS Windows 2008 R2 eller MS SQL 2008 R2. Nye servere er konfigureret med Windows 2012 R2. Overvågning af driften foretages med hjælp fra SCOM serveren, som sender alarmer til den ansvarshavende systemadministrator. Der foretages dagligt backup både internt via NetApp applikationer direkte til disk og eksternt til Backup leverandør, for at sikre redundans og maksimal sikkerhed for genetablering af data. Netværksinfrastrukturen er baseret på et 20 GB fiberbackbone, med kabling på 1 GB ud til den enkelte medarbejder. Ekstern kommunikation foretages på en redundant internetforbindelse på 1 Gbit (upload/download), som kan tilgås via VPN adgang for navngivne brugere. Til dataudveksling mellem Trafikstyrelsen og eksterne leverandører eller kunder er der etableret et FTP-site med mulighed for sikker udveksling af data. Trafikstyrelsens forretning understøttes af en mailløsning baseret på Exchange 2010 SP2, men opgraderes i efteråret til Exchange 2013. 7.2 Brugere og licenser Trafikstyrelsen har licenser til Prophix, der i 3 år har kørt virtuelt på den eksisterende platform. Trafikstyrelsen anvender i dag Prophix version 10.4.27.0 August 04 2011. Der er købt licenser til 70 brugere, fordelt med 1 administrations licens, ca. 10 avancerede brugere og ca. 60 almindelige brugere. Det forventes, at der vil være færre brugere i forbindelse med reimplementeringen og de øvrige tiltag som led i det samlede projekt. Der forventes fremadrettet at være følgende antal brugere: 15 brugere i CfR (Center for Ressourcestyring) 25 ledere og medarbejdere i Trafikstyrelsen 3 IT-medarbejdere. Brugerne er fysisk placeret hos Trafikstyrelsen, Edward Thomsens Vej 14, 2300 København S, samt i Bornholms Lufthavn. 7.3 Udviklingsmiljø Det forudsættes, at leverandøren har sit eget udviklings- og supportmiljø. Det er et krav, at leverandøren opbygger en prototype i eget miljø, som er tilgængeligt for projektdeltagerne i løbet af implementeringen. Trafikstyrelsen stiller i styrelsens almindelige arbejdstid fysisk adgang til Trafikstyrelsens lokaler, udstyr og systemer i det omfang, det er nødvendigt for Kontraktens gennemførelse, og forudsat Trafikstyrelsens til enhver tid værende sikkerhedsforskrifter overholdes.
18 Opgavebeskrivelse Trafikstyrelsens IT miljø Trafikstyrelsen stiller i sædvanligt omfang kontorfaciliteter til rådighed for Leverandørens personale i forbindelse med udførelse af arbejde hos Trafikstyrelsen. Såfremt Leverancen forudsætter særlige krav til de fysiske forhold, herunder indretning af lokaler, el, temperatur/udluftning, kommunikationsfaciliteter m.v., skal sådanne krav fremgå af tilbuddet. 7.4 Driftsoverdragelse Ved driftsoverdragelse skal der foreligge tilstrækkelig dokumentation for løsning, både teknisk og processer, og nedskrevne aftaler om alle driftsforhold. Trafikstyrelsen skal godkende løsning og dokumentation. Leverandøren skal beskrive, hvorledes driftsoverdragelse tænkes gennemført, samt hvilken dokumentation der leveres i forbindelse med driftsoverdragelse. 7.5 Support og tilkald Leverandøren skal yde support i form af ad hoc bistand på Trafikstyrelsens anmodning, jf. Kontraktens afsnit 3.1.
19 Opgavebeskrivelse Tidsplan og ressourcer 8 Tidsplan og ressourcer 8.1 Tidsplan Systemet skal være færdigudviklet, testet og godkendt af Trafikstyrelsen, så det er klar til ibrugtagning 1. december 2014, og således at systemet kan anvendes til budgetopfølgning for 2015. Der skal inden udgangen af november 2014 være gennemført datakonvertering, test, undervisning m.v. Vigtige milepæle: Dato Juni 2014 Juli 2014 August 2014 September 2014 Oktober 2014 November 2014 Kort beskrivelse Kontraktindgåelse med leverandør Sommerferie Kick-off på projektet, afklaringsfase Design og udvikling Udvikling, fortsat Test, uddannelse og konvertering December 2014 Overdragelse og ibrugtagning af nyt budgetsystem den 1.december 2014 8.2 Ressourcer Trafikstyrelsen vil stille medarbejderressourcer til rådighed i forbindelse med afholdelse af workshops, besvarelse af spørgsmål, brugertest m.v. i det omfang, det er nødvendigt. Trafikstyrelsen stiller følgende ressourcer til rådighed for projektet: Henning L. Kristensen, projektleder, 2-3 dage om ugen i projektperioden Charlotte Burgess, budgetkoordinator, 1 dag om ugen i projektperioden Tina Henriksen, regnskabskoordinator, deltagelse i workshops Dorthe Laursen, på ad hoc basis i projektperioden Lasse Vestergaard, på ad hoc basis i projektperioden Christina Steiner Vedel, IT support og testansvarlig, 3 dage om ugen i testperioden Derudover vil der løbende under projektet være deltagelse af relevante it-drift ressourcer, når det kræves.
Trafikstyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S info@trafikstyrelsen.dk www.trafikstyrelsen.dk Opgavebeskrivelse