Københavns Universitetshospitals GCP-enhed Årsrapport 2010
Indhold Indhold... 2 Mission... 3 Organisation... 4 Organisatorisk tilknytning... 4 Styregruppe... 4 Finansiering... 4 Personale... 5 Aktiviteter... 6 Monitorering... 6 Årsmøde... 8 Konferencer... 8 Datamanagement... 8 Forskningsprojekt... 9 Hjemmeside... 9 Undervisning... 10 Intern Kvalitetssikring... 11 Kvalitetsmål... 11 Bruger tilfredshedsundersøgelse... 12 Audit... 13 Inspektioner... 13 Skriftlige Instruktioner... 13 Netværk... 14 Øvrige GCP-enheder... 14 Internationale netværk... 14 2
Mission Formålet med Københavns Universitetshospitals GCP-enhed er at varetage den lovpligtige monitorering af kliniske forsøg med lægemidler og medicinsk udstyr, således at disse får mulighed for at leve op til GCP og gældende lovgivning. Monitoreringen dækker også den ansvarlige forskers lovpligtige funktioner. GCP-enheden vejleder personalet omkring planlægning og gennemførelse af disse forsøg. Funktionen omfatter alle nonkommercielle forskerinitierede kliniske forsøg, der udgår fra og gennemføres ved Københavns Universitetshospital. GCP-enheden udvikler kompetencer omkring GCP og tilknyttet lovgivning hos det forskningsaktive personale ved at tilbyde kurser, informationsmøder og øvrig undervisning. Enheden arbejder for at lette forskningen generelt og søge at finde tværgående løsninger, både nationalt og internationalt, på de problemstillinger, forskerne støder på i forbindelse med GCP-efterlevelsen af deres projekter. Dette sker i samarbejde med de øvrige GCPenheder og andre relevante parter. Som en del af en indtægtsdækket virksomhed tilbyder GCP-enheden endvidere monitorering og andre serviceydelser for forskere, som ikke er omfattet af basisydelsen. Godkendt på møde i GCP-enhedens Styregruppe d. 19. maj 2010 3
Organisation Organisatorisk tilknytning Københavns Universitetshospitals GCP-enhed er organisatorisk placeret under Københavns Universitetshospitals bestyrelse. Enheden er oprettet mhp. at servicere forskere, der er tilknyttet Københavns Universitetshospital, dvs. alle forskere ansat i Region Hovedstaden, Region Sjælland eller ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Københavns Universitet (SUND). Privatpraktiserende læger indenfor Region Hovedstaden og Region Sjælland er også dækket af GCP-enhedens ydelser. Styregruppe Der er nedsat en styregruppe, som har det overordnede ansvar for GCP-enhedens drift og økonomi. Styregruppen bestod i 2010 af to medlemmer fra SUND, 3 medlemmer fra Region Hovedstaden og 2 medlemmer fra Region Sjælland. Styregruppen holdt i 2010 tre møder, hhv. d. 6. januar, d. 19. maj og d. 1. september. Referaterne fra disse møder er tilgængelige på Enhedens hjemmeside. Styregruppens medlemmer i 2010: Prodekan for forskning, Birthe Høgh, SUND (Formand) Professor Henrik Enghusen Poulsen, Københavns Universitet Specialkonsulent Anders Lundbergh, Koncern Regional Udvikling, Region Hovedstaden Lægelig direktør Jannik Hilsted, Rigshospitalet Vicedirektør Steen Werner Hansen, Bispebjerg Hospital Forskningsleder Knud Rasmussen, Roskilde Sygehus Konsulent Hans Okkels Birk, Kvalitet og Udvikling, Region Sjælland Finansiering GCP-enheden havde i 2010 et budget på i alt kr. 7,87 mio. kr. Finansieringen af dette var planlagt således: Tilskud fra Region Hovedstaden Tilskud fra Region Sjælland Tilskud fra Københavns Universitet Indtægter Overførsel fra 2009 4,39 mio. kr. 0,88 mio. kr. 0,58 mio. kr. 2,00 mio. kr. 0,13 mio. kr. 7,98 mio. kr. Der har således været et forventet overskud på godt kr. 100.000. Årets resultat blev et overskud på kr. 259.489. til trods for, at årets indtægter blev væsentlig lavere end forventet. 4
Personale GCP-enheden havde ved udgangen af 2010 nedenstående personer ansat, svarende til i alt 13,7 årsværk ved udgangen af året, heraf 0.9 årsværk på barselsorlov. Leder, cand. pharm. Karin Friis Bach Souschef og GCP-koordinator, bioanalytiker Birgitte Vilsbøll Hansen Kvalitetschef og GCP-koordinator, cand. pharm. Kristina Devantier GCP-koordinator, projektsygeplejerske Anne Mette Budde GCP-koordinator, projektsygeplejerske Jeanette Blom GCP-koordinator, cand.scient. Ellen Due Horup GCP-koordinator, cand. scient. ph.d. Birgitte Grøn GCP-koordinator, radiograf Kristian Juul GCP-koordinator, projektsygeplejerske Christina Pihl Jensen fra 1.feb. GCP-koordinator, projektsygeplejerske Carsten Nielsen GCP-koordinator, cand.pharm. Helle Maach-Møller GCP-koordinator, projektsygeplejerske Lene Palfelt Barselsorlov GCP-koordinator, projektsygeplejerske Stine Kjær Hovgaard GCP-koordinator, cand. scient. Lotte Skoulund Laursen Ph.d. studerende, cand.pharm. Louise Berendt Lægesekretær Bente Kjær Kontorassistent, Michael Budde (timelønnet) fra 22. nov Herudover har datamanager Janus Engstrøm, Copenhagen Trial Unit, været tilknyttet som fast konsulent hele året. Leder Souchef Kvalitetschef Sekretær Fig. 1. Organisationsdiagram, GCP-enheden 5
Aktiviteter Monitorering I 2010 modtog GCP-enheden 64 nye forsøg, der skulle monitoreres, hvilket er en stigning på 11 forsøg i forhold til 2009 (fig. 2). Tre af de modtagne forsøg kommer fra og skal udføres på institutioner uden for Københavns Universitetshospital. I 2010 blev der i alt afsluttet 48 forsøg i Enheden. GCP-enheden er således stadig i en vækstfase, hvor der modtages væsentlig flere forsøg end der afsluttes og den samlede monitoreringsopgave er derfor fortsat stigende. Samlet set blev der ved udgangen af 2010 monitoreret 179 forsøg mod 163 forsøg ved udgangen af 2009. Cirka halvdelen af de forsøg, GCP-enheden monitorerer, er multicenterforsøg, og antallet af centre, der reelt monitoreres, er derfor væsentlig flere end antallet af forsøg - og er ligeledes i fortsat stigning (fig. 2). I 2010 blev der således monitoreret 295 centre. Af de 64 forsøg, der blev modtaget i 2010, har GCP-enheden frem til 1. Maj 2011 hjulpet 29 med en protokolgennemgang, dvs. en vejledning omkring udformningen af protokol og øvrige forsøgsdokumenter og evt. anmeldelse til myndighederne (fig. 3). En sådan gennemgang er ikke et lovkrav, men en ydelse GCP-enheden tilbyder. Af de 64 forsøg er der endvidere 7 forsøg, som er afsluttet uden at være gået i gang pr. 1. Maj 2011. 6
Af fig. 4 fremgår det, hvordan de 295 centre, som GCP-enheden monitorerer forsøg på, fordeler sig på hospitaler og øvrige institutioner. Fig. 4. Antal forsøg på hvert center, 2010 7
Årsmøde Den 29. september afholdt GCP-enheden sit andet Årsmøde. Titlen på mødet var Ændring af kravene til kliniske lægemiddelforsøg? med særligt fokus på mulighederne i den kommende ændring af Clinical Trials Directive. Der blev holdt indlæg af Formand for VEK-Komité, professor Henrik Enghusen Poulsen, Rigshospitalet Overlæge, Leder af Forskningsenheden Lise Tarnow, Steno Diabetes Center Sektionsleder Karina Markersen, Lægemiddelstyrelsen Formand for European Forum for GCP, dr. Med. Ingrid Klingmann Oplæggene blev efterfulgt af debat blandt de godt 100 fremmødte. Præsentationerne kan ses på GCP-enhedens hjemmeside: www.gcp-enhed.dk. Konferencer GCP-enheden har i 2010 stået for planlægning af Preconference A: GCP-Monitoring and Research Quality, der blev afholdt som en del af den nordiske konference 5th Nordic University Hospital Research (NRC) Conference i Bergen, 10-12 maj. GCP-enheden er repræsenteret i Advisory Group i det etablerede NRC-netværk. GCP-enheden har desuden været medarrangør af konferencen Clinical Trials in the Nordic Region - challenges and opportunities. Konferencen blev afholdt af Lif Uddannelse & PharmaDanmark. København d. 3-4. Juni. Datamanagement GCP-enheden havde i 2010 en medarbejder fra Copenhagen Trial Unit (CTU) ansat som datamanager på konsulentbasis. Det har derfor været muligt at tilbyde hjælp til datamanagement som en fast del af de ydelser, offentlige forskere fra Københavns Universitetshospital kan få. Tilbuddet består i installering af et open-source datamanagementprogram (Phosco eller OpenClinica) hos forskeren samt opbygning af indtastningssider i dette program, således at der på en sikker og brugervenlig måde kan tastes forsøgsdata ind i forsøgets database enten løbende, eller når forsøget er overstået. I 2010 har forskere fra i alt 3 forsøg benyttet sig af ovenstående tilbud. I november 2010 blev det besluttet at lukke GCP-enhedens tilbud om hjælp til etablering af en datamanagementløsning med virkning fra 1. Feb. 2011. Årsagen var manglende mulighed for fortsat at finansiere tilbuddet. 8
Forskningsprojekt I samarbejde med Lægemiddelstyrelsen, Klinisk Farmakologisk Laboratorium, Rigshospitalet og Klinisk Farmakologisk Afdeling, Bispebjerg Hospital har GCP-enheden igangsat et ph.d. projekt med titlen Gennemførelse og publikation af akademisk lægemiddelforskning. Projektet er delt i to delforsøg: Propub: En kvantitativ undersøgelse, hvis formål er at vurdere overensstemmelsen mellem protokoller og publikationer fra publicerede forskerinitierede kliniske lægemiddelforsøg i Danmark Aco: En deskriptiv undersøgelse, hvis formål er at karakterisere og kvantificere barrierer for publikation af forskerinitierede kliniske lægemiddelforsøg i Danmark. Undersøgelsen udføres af ph.d. studerende cand. pharm. Louise Berendt, der har en delt ansættelse i GCP-enheden og Lægemiddelstyrelsen. Hovedvejleder er klinisk lektor, overlæge dr.med. Kim Dalhoff, Klinisk Farmakologisk Afdeling, Bispebjerg Hospital. Tidsrummet for ph.d. projektet er fra 1. april 2009 til 31. marts 2012. Projektet er støttet med 1/3 stipendium fra ph.d. skolen ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, KU, og af Lundbeckfonden. Herudover finansieres projektet af Lægemiddelstyrelsen, Klinisk Farmakologisk Laboratorium, Rigshospitalet, og GCPenheden. Hjemmeside I 2010 lancerede de tre offentlige GCP-enheder i Danmark en fælles hjemmeside, med de oplysninger og vejledninger, som forskere, der står for at skulle udføre deres egne kliniske lægemiddelforsøg, kan få brug for. Hjemmesiden indeholder bl.a. korte forklaringer til de regler og procedurer, der er gældende på området, samt forslag til skabeloner, som frit kan downloades og link til myndighedernes vejledninger, hvor der kan hentes yderligere informationer. Herudover annonceres GCP-enhedernes samlede kursusaktivitet, og der oplyses om aktuelle nyheder inden for området. Der er endvidere indført et fælles nyhedsbrev fra GCP-enhederne, således at projektsygeplejersker og læger, der ønsker nyheder sendt direkte til deres mailbox, kan tilmelde sig denne service. Fra den fælles hjemmeside er der link til de individuelle hjemmesider for hver af de 3 GCPenheder, hvor man kan få oplysninger om forhold som fx organisation og opbygning af hver enhed. Ideen bag dette initiativ bygger på en erkendelse af, at mange offentlige forskere har brug for ét sted, hvor det er muligt at få hjælp til løsning af en stor del af de praktiske problemer, frem for at skulle skifte rundt mellem mange hjemmesider og føle sig usikker på, om man har fået alle relevante oplysninger med. 9
Undervisning GCP-enheden afholdt i 2010 følgende kurser: Introduktionskursus i klinisk lægemiddelforskning. Et 1-dags kursus for projektsygeplejersker på begynderniveau. Afholdt 19. januar. 28 kursister. GCP and investigator-initiated Clinical Trials. Et 3-dages ph.d. kursus, der udbydes af Københavns Universitet (SUND). Afholdt 8.-10. november. 30 kursister. GCP og forskerinitierede lægemiddelforsøg. Et 1-dags kursus for forskere, der skal have ansvar som sponsor eller investigator i et forskerinitieret klinisk lægemiddelforsøg. Afholdt 3 gange; 24. marts, 18. juni og 4. oktober. 34 kursister. Udover GCP-enhedens egne kurser, har personale fra GCP-enheden i 2010 undervist i GCP og GCP-relaterede emner ved følgende kurser/møder: Møder: Kurser: Temadag for Dansk Multiple Sclerose Center, Rigshospitalet, 29. januar. Investigatormøde, hæmatologisk afdeling, Rigshospitalet, 10. november. Medlemsmøde, Netværket af Yngre Forskere på Herlev Hospital, 11. november. Fagligt møde, børne og ungdomspsykiatrien, Bispebjerg Hospital, 26. august. Avanceret klinisk forskningstræning for studerende, WHO Collaborating Centre, Bispebjerg Hospital, 16. september. Ph.D kursus, Psykiatrisk afdeling, Bispebjerg Hospital, 8. oktober. GCP og forskerinitierede lægemiddelforsøg. Ph.d. kursus, Århus Universitet. 11.juni. Klinisk Evaluering af Lægemidler, Ph.d.kursus, Det Farmaceutiske Fakultet, Københavns Universitet. 17. juni Undervisning i klinisk lægemiddeludvikling og GCP ved Cand.Scient. San. uddannelsen, 3. Semester.Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet,KU 15 + 23. november Lif kurserne: - Diplomkursus i GCP for projektsygeplejersker, 15-18. april. - Introduktionskursus for nyansatte i medicinalindustrien, 16. november. - ICH-GCP 5.18 monitoreringsopgaver ved start af forsøg, 17. juni. GCP ved klinisk kræftforskning, 30. november. SKA, Sammenslutningen af Kræft Afdelinger i Danmark. Udover ovennævnte undervisning har GCP-enheden i løbet af 2010 modtaget 3 praktikanter fra hhv. Klinisk Farmakologisk Afd. (Bispebjerg Hosp.), Institut for Samfundsfarmaci (FARMA) samt en 9.-klasses folkeskole praktikant. 10
Intern Kvalitetssikring Kvalitetsmål GCP-enheden arbejder i henhold til en kvalitetshåndbog, der blandt andet har til formål at sikre en høj kvalitetsstandard i det daglige arbejde. I kvalitetshåndbogen er defineret flere kvalitetsmål, der årligt opgøres med henblik på at vurdere efterlevelsen. Kvalitetsmål Målbare krav Det faktiske Efterlevelse Kvaliteten i det enkelte forsøg skal hæves så meget som muligt GCP-enheden fastlægger audit program for hvert år. Der afholdes mindst 2 Der er i 2010 afholdt 2 interne audits Opfyldt interne audits GCP-enheden skal videreformidle myndighedernes krav til forskeren og hverken stille krav om mere eller mindre. GCP-enhedens ydelser skal leve op til gældende lovgivning, inkl. ICH- GCP Medarbejdere fra GCP-enheden skal opfattes som venlige og servicemindede af det personale, som har brug for vores hjælp. Medarbejderne fra GCP-enheden skal være - og opfattes - som fagligt kompetente GCP-enhedens leder udfører hvert år et projekt review pr. GCP-koordinator Alle er fungerer både som primær og sekundær koordinator på et forsøg, der kræver to er Der udarbejdes løbende planer for videreudvikling af medarbejdernes kompetencer inden for nuværende og potentielt nye arbejdsområder i henhold til de udviklingsniveauer, der er beskrevet for GCP-koordinatorer Der er siden kravet om projekt review blev indført i juni 2010 afholdt 5 projekt review. Pr. 1. januar 2011 er alle er sekundær koordinator på et forsøg. Tre GCP-koordinatorer er pr. 1. januar 2011 ikke primær, heraf har de to været primær GCP-koordinator i løbet af 2010. Alle medarbejder har været til MUS samtale i løbet af 2010. Se resultater for brugertilfredshedsundersøgelsen i nedenstående afsnit. Der har i år 2010 været afholdt 3 sponsor-investigator kurser, et introduktionskursus for projektsygeplejersker og et ph.d. kursus, alle med en samlet evaluering over middel. Opfyldt Delvist opfyldt Opfyldt 11
Procent Bruger tilfredshedsundersøgelse I perioden juni 2009 til december 2010 udsendte GCP-enheden 39 spørgeskemaer til forskere lige efter at deres forsøg var blevet initieret. Der blev i alt returneret 36 spørgeskemaer, hvilket svarer til en svarprocent på 93 %. De væsentligste resultater fra dette spørgeskema præsenteres nedenfor. I perioden juni 2009 til december 2010 udsendte GCP-enheden 33 spørgeskemaer til forskere lige efter at deres forsøg var blevet afsluttet. Der blev i alt returneret 28 spørgeskemaer, hvilket svarer til en svarprocent på 85 %. De væsentligste resultater fra dette spørgeskema præsenteres nedenfor: 80 60 40 20 0 meget dårligt dårligt godt meget godt Samarbejdet 12
Audit GCP-enheden har indgået en aftale med de to øvrige GCP-enheder ved hhv. Århus og Odense Universitetshospital om gensidig auditering af hinandens forsøg. Der er derfor blevet uddannet auditorer internt i hver GCP-enhed. Formålet har været at foretage en systematisk og uafhængig gennemgang af forsøgsaktiviteterne. Auditorerne har udvalgt hvilke forsøg, der skulle auditeres ud fra en liste over samtlige mulige forsøg. På baggrund af dette blev der i foråret 2010 udført intern audit af 3 forskellige forsøg med fokus på biobankerne i forsøgene, mens der i efteråret blev udført audit af 3 forskellige forsøg med fokus på initiering af forsøget. De centre der blev auditeret var geografisk fordelt over hele landet. Hver af de 3 GCP-enheder stillede med en lead-auditor i foråret og i efterfåret. Under de 6 audits blev der konstateret hhv. 33 minor afvigelser samt 3 major hos forskerne. Hos GCP-enhederne blev der konstateret hhv. 15 minor afvigelser samt 1 major. Kvalitetschefen i GCP-enheden i København sørger for, at der bliver fulgt op på alle afvigelser der er relevante for GCP-enheden i Københavns arbejde. Ved alle 6 audits blev det vurderet, at der ikke var behov for opfølgende audit. Inspektioner Lægemiddelstyrelsen inspicerede i 2010 ikke noget forsøg, som GCP-enheden monitorerede. Skriftlige Instruktioner GCP-enheden arbejder sammen med de to øvrige GCP-enheder ved hhv. Århus og Odense Universitetshospital, efter et sæt skriftlige instruktioner, Standard Operating Procedures (SOPs), der fastlægger procedurer for alt arbejde relateret til vejlednings- og monitoreringsopgaverne. SOPs indeholder tillige skabeloner for de rapporter, der anvendes i arbejdet. SOPs er med til at sikre, at monitoreringen udføres på et passende og ensartet niveau, såvel internt i GCP-enhederne som mellem de tre enheder. SOPs omfatter i alt 20 skriftlige instruktioner og 20 formularer. De er oprindeligt baseret på et system, som GCP-enheden i Århus har udviklet. Instruktionerne bliver løbende opdateret, således at de hele tiden er i overensstemmelse med gældende lovgivning og praksis på området. Opdateringen af SOP-systemet styres af en nedsat SOP-komité med repræsentanter fra ledelsen i de tre GCP-enheder. Der blev i 2010 afholdt i alt 14 møder i SOP-komiteen, de fleste af disse som telefonkonferencer. I løbet af 2010 blev 15 af instruktionerne med tilhørende formularer revideret. GCP-enheden i København har udover de nævnte SOPs en kvalitetshåndbog, der en samlet beskrivelse af de overordnede mål, funktioner og procedurer, der udgør GCPenhedens kvalitetsstyringssystem. Kvalitetshåndbogen er i løbet af 2010 blevet revideret med tilhørende bilag. 13
Netværk Øvrige GCP-enheder GCP-enheden i København har et tæt samarbejde med de to øvrige offentlige GCPenheder i Danmark ved hhv. Odense og Århus Universitets-hospitaler. Til at varetage det løbende samarbejde mellem de tre GCP-enheder er der nedsat et fælles Forretningsudvalg (FU) bestående af lederne fra hver af de tre enheder. Der er i 2010 blevet afholdt 4 møder i FU, og der har været arbejdet sammen om monitorering af multicenterforsøg, ensartede kvalitetssikringsprocedurer, herunder enhedernes SOPs, udførelse af audits, varetagelse af undervisningsopgaver, fælles hjemmeside samt øvrige tværgående tiltag. De tre GCP-enheder har endvidere i fællesskab inviteret Lægemiddelstyrelsen til en workshop med det formål at diskutere fælles interesseområder og problemstillinger vedr. offentlige forsøg. Workshoppen blev holdt på Hotel Storebælt, Nyborg, d.15. september. I workshoppen deltog i fire medarbejdere fra Lægemiddelstyrelsen fra hhv. afdelingerne for inspektion af lægemiddelforsøg, samt godkendelse af protokoller. Der har i løbet af 2010 været afholdt en fælles workshop for samtlige medarbejdere ved de tre enheder. Workshoppen blev afholdt d. 31. Maj 1. juni. Den 22. November var de tre GCP-enheder sammen inviteret til møde i Indenrigs- og Sundhedsministeriet mhp. at kommentere et nye forslag til en håndbog for klinisk forskning ( grøntspættebog ), samt at komme med ideer til forenkling af ansøgningsprocedurer i forbindelse med klinisk forskning. Internationale netværk GCP-enheden har i løbet af 2010 været en del af det internationale netværk ECRIN (European Clinical Research Infrastructures Network) et netværk af europæiske kliniske forskningsenheder, der arbejder for at støtte vilkårene for offentlig lægemiddelforskning i Europa samt etablere mulighed for selv at igangsætte større kliniske lægemiddelforsøg på tværs af flere europæiske lande. GCP-enheden har i løbet af 2010 bl.a. deltaget i ECRIN s brugermøde d. 21. juni i Bruxelles samt modtaget studiebesøg fra en polsk samarbejdspartner d. 7. december. Herudover har GCP-enheden modtaget studiebesøg af en monitor fra Innovest, Bergen, d. 7-8. September samt to læger fra Kina d. 24. november GCP-enheden har d. 17. marts 2010 endvidere deltaget i en workshop afholdt i regi af det fælleseuropæiske projekt ICREL, Impact on Clinical Research of European Legislation, vedr. mulige ændringer til Clinical Trials Directive. 14