Udvikling og Kommunikation Implementering af borgerinddragelsespolitikken i Assens Kommune
Implementering af borgerinddragelsespolitikken i Assens Kommune 1. Indledning Det fremgår af Assens Kommunes borgerinddragelsespolitik, at borgerinddragelsen fremover skal forankres i den daglige drift, og at der udarbejdes en årlig demokratiberetning til byrådet. I demokratiberetningen sammenfattes status og udvikling i borgerinddragelsen på de politiske udvalgsområder. Nedenfor redegøres nærmere for processen bag tilblivelsen af demokratiberetningen. Der redegøres desuden for forskellige værktøjer og metoder, som kan medtænkes i den konkrete udmøntning af borgerinddragelsespolitikken. 2. Drejebøger og demokratiberetning Hvert direktørområde og de fælles stabe udarbejder en drejebog, der beskriver hvordan borgerinddragelsespolitikken udmøntes på udvalgsområderne. En gang årligt sammenfattes de fire drejebøger i en Demokratiberetning for Assens Kommune. Demokratiberetningen beskriver status og fremdrift i Assens Kommunes borgerinddragelsespolitik. Beretningen skal sikre, at politikker, metoder og resultater løbende kan evalueres. Beretningen behandles første gang i Byrådet i 2008, og kravet om dokumentation i 2010 betyder, at borgerinddragelsespolitikken skal evalueres første gang primo 2009. Demokratiberetningen udformes af Udvikling og Kommunikation på baggrund af tilbagemeldinger fra udvalgsområderne (i form af drejebøgerne). Fagområdernes bidrag til drejebøgerne Det er fagområderne, der kender lovreglerne og den nuværende praksis, og det er således fagområderne, der kan redegøre for den nuværende borger og brugerinddragelse. Redegørelsen omfatter en oversigt over de lovpligtige høringsregler og en oversigt over de øvrige former for borger og brugerinddragelse. De politiske udvalg og direktørområdernes bidrag til drejebøgerne Det er de politiske udvalg som udpeger fokusområderne og foretager prioriteringerne, og det er direktørområderne, der koordinerer handlingsplaner og indsatsområder med udgangspunkt i de politiske signaler. Med udgangspunkt i fagområdernes redegørelser, godkender de politiske udvalg således en handlingsplan for implementering af den nye borgerinddragelsespolitik. Handlingsplanen indeholder en oversigt over særlige indsatsområder. Drejebogen inden for hvert udvalgsområde omfatter således: 1. En redegørelse som beskriver den nuværende praksis for borger og brugerinddragelse på de enkelte ansvarsområder. 2. En handlingssplan som beskriver hvordan kommunens nye borgerinddragelsespolitik forankres i de enkelte fagområder, samt en oversigt over de indsatsområder og tiltag som ønskes prioriteret. Til støtte til udformning af drejebøgerne er der udarbejdet to skabeloner (bilag 1 og 2). Den ene skabelon er målrettet de enkelte fagområder og den anden er målrettet udvalgsniveauet, hvor der samles op i forhold til fagområderne. 3. Målgrupper og metoder I forbindelse med den konkrete inddragelse er der især gennem de senere år opsamlet en del erfaringer. Det fremgår af disse, at der er forskel på, hvor meget de forskellige borgergrupper ønsker at deltage i den lokalpolitiske debat. Det fremgår også, at borgerne har forskellige præferencer i forhold til de spørgsmål, som de ønsker at involvere sig i, og i forhold til hvilke former for inddragelse de foretrækker. 2
Det er således hensigtsmæssigt, når det planlægges at inddrage kommunens borgere i en beslutningsproces, nøje at overveje sammenhængene mellem målgruppe og måden at inddrage borgerne på. For yderligere uddybning af disse sammenhænge henvises til bilag 3. Med hensyn til inddragelsesformer er der især i de senere år udviklet et betydeligt antal. De kan imidlertid inddeles i fire hovedgrupper alt efter hvilket spillerum, og dermed hvilke forventninger til processen, borgerne kan påregne i forhold til det aktuelle sagsforhold. Det første trin er den rene information, hvor kommunen oplyser borgerne om et bestemt emne. Næste trin er høringer, hvor kommunen ønsker at høre borgernes mening om et sagsforhold. På tredje trin ønsker kommunen en nærmere dialog med borgerne og på fjerde trin åbnes der for egentlig medbestemmelse. For yderligere uddybning af de forskellige muligheder for borgerinddragelse henvises til bilag 4. 4. Afslutning Den nye borgerinddragelsespolitik og de fem overordnede grundprincipper for borgerinddragelsen tager udgangspunkt i de politiske visioner og i de politiske målsætninger for Assens Kommune. Den nye borgerinddragelsespolitik omfatter desuden nærværende retningslinier for hvorledes den overordnede politik udmøntes på de enkelte politikområder og i de administrative fagområder. I princippet og i virkeligheden skal den konkrete borgerinddragelse tilpasses den enkelte opgave på baggrund af den overordnede politik. Borgerinddragelsen i Assens Kommune er med andre ord både politisk forankret og situationsbestemt. Det er Byrådets opfattelse at borgerinddragelsespolitikken imødekommer de politiske visioner og målsætninger for borgerinddragelse i Assens Kommune, som der er lagt op til i Vision 2010 og i Målsætninger for Ny Assens Kommunes etablering og drift. Det er ligeledes Byrådets opfattelse, at de overordnede principper bedst forankres som beskrevet i nærværende dokument. 3
Bilag 1 Skabelon til implementering fagområderne Fagområde XXX Redegørelse Lovbestemt borger og brugerinddragelse Beskrivelse af de lovbestemte (kan/skal) områder inden for fagområde XXXX s ansvarsområder. Praksis for borger og brugerinddragelse Beskrivelse af den aktuelle praksis på området, med fokus på områder, der ikke er lovbestemte. 4
Bilag 2 Skabelon til implementering direktørområderne /udvalgsområderne Handlingsplan for direktørområdet/udvalgsområderne Indledning En kort beskrivelse af hvordan kommunens nye borgerinddragelsespolitik implementeres på udvalgsområdet Vurdering af udfordringer Baggrund og særlige udfordringer på udvalgsområdet Indsatsområder Udpegede indsatsområder indenfor udvalgsområdet Kort beskrivelse af hvert indsatsområde 5
Bilag 3 Målgrupper og inddragelsesformer Hovedkonklusionerne på undersøgelser om emnet 1 er: at borgerne generelt ønsker at blive inddraget i kommunalpolitiske forhold i et par timer om ugen, at borgere i beskæftigelse oplever lokalpolitikerne som lydhøre og er mere motiverede for at deltage i den lokalpolitiske debat end borgere, der står uden for arbejdsmarkedet, at borgernes interesse i de forskellige kommunalpolitiske områder, afhænger af alder. Yngre borgere er især interesserede i spørgsmål vedrørende skole og børnepasning og i mindre grad i kultur og fritid. Ældre borgere interesserer sig mest for spørgsmål vedrørende ældreforhold, at alderen har betydning for hvilke inddragelsesformer og samarbejdsformer borgerne finder mest interessante og derfor mest hensigtsmæssige, at den foretrukne inddragelsesmåde er spørgeskemaundersøgelsen, og her vil de ældre helst inddrages på den traditionelle måde via brev, mens de yngre foretrækker email. 1 bl.a. Udviklingsudvalgets studietur til Slagelse og Holbæk i marts 2007 har inspireret til overvejelserne om sammenhængen mellem sagsområde, målgrupper og inddragelsesformer. 6
Bilag 4 Metoder og værktøjer Information Det første trin på stigen er den rene information eller oplysning fra kommunen til borgerne. Det kan være om forskellige ydelser, takster, indkaldelser m.v. Det kan være i form af pressemeddelelser, annoncering af forskellig art, offentliggørelse af dagsorden og referater fra politiske møder m.v. De midler der anvendes kan være annoncer i lokalaviser, tvspots, elektroniske og andre nyhedsbreve og information på kommunens hjemmeside. Høring Næste trin på stigen er høringer. Ved en høring ønsker kommunen, at kende borgernes mening om et bestemt sagsforhold. For end del høringers vedkommende foreskriver loven direkte hvorledes den skal gennemføres. Det er fx høringer om fysiske planer og tilladelser, sagshøring/partshøringer og høringer angående oplæg til bestemte politikker m.v. Der kan også gennemføres andre former for høringer. Det kan fx ske i forbindelse med kommunens planlægning og i konkrete projekter. Kendetegnende for disse frivillige høringer er, at borgerne får mulighed for at tilkendegive deres mening uden at de nødvendigvis involveres direkte i en dialog. Høringer kan fx gennemføres gennem borgerundersøgelser, fx gennem elektroniske borgerpaneler, borgermøder, på kommunens hjemmeside, annoncering i de lokale medier mv. Mere direkte medbestemmelse ad hoc udvalg og lokale udvalg På det fjerde trin i stigen åbnes for den direkte medbestemmelse. Selvom det altid er Byrådet der træffer afgørelsen og har ansvaret for beslutningen, så kan borgerne inddrages både i beslutningsprocessen og i formuleringen af løsninger. Det kan ske gennem vejledende afstemninger, gennem inddragelse af borgere, borgergrupper, virksomheder og foreninger i konkrete projekter, gennem inddragelse af centralt udpegede eller valgte råd, som repræsenterer en særlig gruppe mennesker. Det kan også ske gennem de udvalg, som den kommunale styrelseslov foreskriver at Byrådet kan nedsætte, nemlig 17,stk. 4udvalg og 65dudvalg. 17, stk. 4. udvalg også kaldet ad hoc udvalg. Byrådet kan nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv, til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner eller kan tillægges afgrænsede administrative funktioner. Byrådet bestemmer udvalgets sammensætning og fastsætter reglerne for dets virksomhed. Der kan indvælges ikkebyrådsmedlemmer og kommunalt ansatte. 65d udvalg også kaldet lokaludvalg. Byrådet kan henlægge beslutningskompetence til lokaludvalg i nærmere angivne kommunale anliggender. Lokaludvalgenes medlemmer vælges af Byrådet og der kan deltage observatører i udvalgenes møder. Lokaludvalg med selvstændig beslutningskompetence betyder, at opgaver, som i lovgivningen er henlagt til Byrådet, overlades til selvstændig forvaltning af lokaludvalg inden for geografisk afgrænsede dele af kommunen. I loven er det fastlagt hvilke opgaver der kan henlægges til et 65dudvalg. Dialog Skal borgerne involveres mere direkte lægges der op til den gensidige dialog. Tredje trin på stigen er dér hvor kommunen inviterer direkte til dialog med borgerne. Her ønsker kommunen ikke kun at kende borgernes synspunkter, men at der foregår en egentlig drøftelse af holdninger og løsninger. Der er plads til at forskellige synspunkter kan begrundes nærmere, ligesom der er rum for nye synspunkter, holdninger og løsninger. Dialogformerne kan være borgermøder, cafémøder, fokusgrupper og fokusgruppeinterview, fremtidsværksteder og workshops, dialogrum på hjemmesider for konkrete projekter, webloggs, spørgetid på de politiske møder, foretræde for borgmester, udvalgsformand og de politiske udvalg. 7
Implementering af borgerinddragelsespolitikken i Assens Kommune [Tekst] 1. Indledning 2. Drejebøger og demokratiberetning 3. Målgrupper og metoder 4. Afslutning Bilag 1. Skabelon til implementering fagområderne Bilag 2. Skabelon til implementering direktørområderne/udvalgsområderne Bilag 3. Målgrupper og inddragelsesformer Bilag 4. Metoder og værktøjer Udvikling og Kommunikation Willemoesgade 15 5610 Assens