Igangsættelse af Anskaffelsesfase I dette dokument kan du læse om resultaterne af ERP - projektets analysefase, og hvad der kommer til at ske i Anskaffelsesfasen Beslutningsgrundlag for igangsættelse af fase 2 Juni 2014 Udarbejdet af Det fællesoffentlige ERP-sekretariat August 2013 Side 1 af 6
1. Kort opsummering... 3 2. Baggrund... 3 3. Afslutning af Analysefase... 4 3. Platformsvalg og Anskaffelsesfase... 5 Valg af platform... 5 Gevinster... 5 Igangsættelse af Anskaffelsesfase... 5 4. Økonomi... 6 Overordnet Budget... 6 Side 2 af 6
1. Kort opsummering Styregruppen har afsluttet Analysefasen og igangsat Anskaffelsesfasen i ERP-projektet. I Analysefasen har vi identificeret og dokumenteret de processer der gennemføres i organisationerne, og de krav der stilles til et nyt system, samt valgt at pege på et egnet system. I Anskaffelsesfasen skal vi dels forberede os på et udbud og sidenhen gennemføre udbuddet. Anskaffelsesfasen forventes afsluttet den 1. maj 2015 og er budgetteret til ca. kr. 4 mio. i alt. 2. Baggrund Projektet startede i 2011 med en foranalyse, der konkluderede at behovet for øget og bedre styring i kommunerne og Selvstyret umiddelbart havde et stort overlap. I juni 2012 satte man derfor en politisk godkendt analysefase i gang. Med dette dokument afsluttes Analysefasen og den 1. august 2014 indledes Anskaffelsesfasen jf. den Fællesoffentlige Projektmodel illustreret ved den røde ring, herunder. Et af Naalakkersuisuts overordnede politiske mål er at mindske afhængigheden af bloktilskud fra Danmark. Kommunernes mål, er at sikre en sund økonomisk situation, hvor der er fokus på at producere serviceydelser af høj kvalitet til borgerne hver dag. Disse mål er sammenfaldende ikke modstridende. Løsningen er også sammenfaldende, idet målene kræver, at økonomien styres ansvarligt og stabilt, samtidig med at den offentlige sektor effektiviseres. Gode rammer for prioritering kræver overblik over, hvor meget man får for pengene og om det virker. Fokus på øget omkostningsbevidsthed og effektmåling i den samlede offentlige sektor stiller store krav til organisationernes og enhedernes overblik over igangsatte aktiviteter. Hvad koster de? Hvad får vi ud af det? God registreringspraksis, veltilrettelagte arbejdsgange, kompetente medarbejdere og brugervenlige systemer er nødvendige forudsætninger for at skabe dette overblik. Det har vi ikke i dag. Udvikling af medarbejdernes og beslutningstagernes kompetencer samt optimering af processerne kombineret med implementeringen af et fællesoffentligt økonomistyringssystem (ERP-system 1 ) er nogle af de ingredienser der skal til 2. Alt dette kan forsimples og illustreres i ét billede: 1 ERP: Enterprise Ressource Planning bruges som betegnelse for det system, der bruges til at styre en eller flere organisationers samlede ressourcer. 2 For en uddybning af disse centrale områder og principperne bag Pisariillisaaneq-projektet henvises til bilaget Fællesoffentlig ERP-strategi. Side 3 af 6
Vi arbejder i det offentlige med tunge og komplekse problemstillinger. Vores værktøjer er ikke tilpasset opgaverne, og slet ikke den demografiske virkelighed, der tegner sig i en nær fremtid. Nu handler det om at stoppe op og tage sig tid til at sætte påhængsmotoren på og tilføre ekstra hestekræfter. 3. Afslutning af Analysefase Analysefasen har afdækket brugernes behov, ønsker og prioriteringer. Det er sket igennem mere end 250 kvalitative interviews i kommunerne og i Selvstyret, en række spørgeskemaundersøgelser fordelt over analysens emner samt en række afprøvningsworkshops. Et fokusområde har været, at analysere hvor det går godt, og hvor er der plads til forbedringer. Arbejdet er dokumenteret i et antal underliggende faglige analyserapporter 3. Der er peget på en række områder der kan optimeres. De mest markante fællesoffentlige optimeringsområder er: Værdiskabelse i budgettering og budgetopfølgningsprocesserne Optimering af godkendelse og anvisning af faktura Udrydde tidsrøvere i afstemningsprocedurerne Særligt processerne omkring budgettering og budgetopfølgning er væsentlige, hvis målet om en effektiv og effektmålende organisation skal nås. De nuværende økonomisystemer i kommunerne og Selvstyret kan ikke understøtte en mere moderne tilgang til økonomistyring, som omfatter aktivitetsstyring og mål- og resultatstyring på udvalgte områder, jf. Budgetsamarbejdsaftalen og det igangværende arbejde omkring den fællesoffentlige kontoplan. 3 Se bilagene: 1) Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i Selvstyret 2) Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i kommunerne 3) Metode- og analyserapport om fællesoffentlig kontoplan 4) Aquut Personale 5) Analyserapport om Finanslovsprocessen Side 4 af 6
3. Platformsvalg og Anskaffelsesfase Valg af platform Styregruppen har peget på, at platformen Microsoft AX2012 er den mest hensigtsmæssige for et fællesoffentligt økonomistyringssystem. Beslutningen er taget i samarbejde med det uvildige ERPkonsulenthus, Herbert Nathan og Co., der i mange år har beskæftiget sig med det nordiske ERP-marked. Kriterierne for valg af platform var understøttelsesgrad af vores fælles og specifikke behov, pris i indkøb og drift, fleksibilitet, afhængighed af enkeltleverandører, sammenhæng med vores nuværende lønsystem, brugervenlighed, sprogversionering samt sammenhæng med vores øvrige systemer i det offentlige. Det kan man læse mere om i de understøttende dokumenter. 4 Gevinster Med én fællesoffentlig platform for økonomistyring og ledelsesinformation forventes gevinster inden for en lang række områder, herunder: Bedre ledelsesinformation om økonomi, ressourcer og aktiviteter. Samling, præsentation og kvalitetsforøgelse af relevant data. Den politiske debat skal være på baggrund af data ikke om data. Fælles registre. Herunder fælles vedligeholdelse af kreditorer og debitorer. Fælles indhold. Herunder fælles vedligeholdelse af takster, lovgrundlag, koder mv. Fælles viden. Viden forankret i organisationerne ikke hos enkeltpersoner og ikke hos leverandører. Højere effektivitet. Økonomistyring og ressourceoptimering via systemsammenhænge og dataintegration. Øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forvaltning. Øget digitalisering. Større ensartethed i borgerbetjeningen. Øget kontrol og dokumentation. Kompetenceudvikling indenfor økonomistyring. Både hos økonomimedarbejdere og på ledelsesniveau. Igangsættelse af Anskaffelsesfase Ved at afslutte Analysefase med en beslutning om at arbejde videre med Microsoft Dynamics AX2012, følger naturligt igangsættelse af Anskaffelsesfasen, der har som mål at 1) at udarbejde udbudsmaterialet, og 2) at gennemføre udbuddet, således den rigtige leverandør af den valgte platform, kan findes. Anskaffelsesfasen indledes med Del 1 den 01. august 2014 og forventes tilendebragt den 1. november 2014 med et kvalitetssikret udbudsmateriale, som skal godkendes politisk, før vi gennemfører selve udbuddet i 2. del af fasen. Således er det igen muligt at stoppe op i projektet og sikre at der er konsensus og at alle interesser er varetaget. Udbuddet forventes gennemført, således der foreligger en kontrakt til underskrift den 1. maj 2015. Med denne tidsplan er det realistisk af gå i drift med 1. del af projektet den 1. januar 2016. Tidsplanen kan i grove træk illustreres således, hvor de røde streger markerer en politisk beslutning for at gå videre: 4 Se bilag: Anbefaling af fællesoffentlig ERP-platform Side 5 af 6
Anskaffelsesfasen kommer i høj grad til at sætte fokus på samarbejdet og organiseringen imellem de deltagende organisationer og enheder. I fasen skal vi sammen skærpe projektets omfang og tidsplan samt aftale forløbet for implementering. Dette stiller som tidligere store krav til kommunikation for alle parter. Det understreges, at dette projekt omhandler både kommunerne og Selvstyret og vi sammen kan spille hinanden stærke. Endvidere skal der i anskaffelsesfasen på trods af den tekniske karakter have fokus på organisationerne og individerne i dem. Pisariillisaaneq-projektet er et organisationsprojekt og ikke et itprojekt. 4. Økonomi Herunder vises et overordnet budget for hele projektet. Overordnet Budget Overordnet budget Omkostninger Finansiering (hele mio.) Foranalyse og Analyse (2012 2014) 10 mio. Anskaffelsesfase (2014-2015) 4 mio. Gennemførelsesfasen (2015-2018) 50 mio. Interne ressourcer (46 årsværk fordelt på kommuner og Selvstyre) 14 mio. Uforudsete udgifter og kompetenceudvikling 27 mio. Afsat på FL 2014 (2011-2017) 64 mio. Kommunalt bidrag (2014-2017) 27 mio. Interne ressourcer (Finansieret via driften af den enkelte organisation) 14 mio. I alt 105 mio. 105 mio. Anskaffelsesfasen er budgetteret til kr. 4 mio. og finansieres ligeligt mellem KANUKOKA og Selvstyret. Side 6 af 6