Alt, hvad I skal vide som arrangører på Kulturnatten 2016 Vi forventer, at I som arrangør er indforstået med nedenstående deadlines og kriterier. Har I spørgsmål, så er I selvfølgelig velkomne til at kontakte os: info@kulturnatten.dk Vigtige datoer i 2016 Medio april Invitationer sendes ud, og hjemmesiden åbner for tilmelding. 17. juni Sidste frist for ansøgning om tilskud til særarrangementer. Svar kommer senest den 1. juli. 12. aug. Sidste frist for tilmelding og indtastning af arrangementer, der skal med i det trykte program, kl. 16. lukkes databasen og de der ikke har tastet arrangement slettes. Ønsker man derefter at være med i online programmet, skal man ansøge på ny efter 1. sept. 19. aug. Sidste frist for indsendelse af aftale om tilskud, for tilskudsmodtagere. 1. sep. Vi åbner databasen for arrangører, der ønsker at tilmelde sig og være en del af online programmet. 30. sep. Alle arrangører, der ikke er salgssted, skal mellem den 30. september og den 13. oktober fra kl. 10-15 afhente plakater, streamer og to Kulturpas hos Kulturnattens Sekretariat i Sankt Peders Stræde 28c, 1453 Kbh. K. 3. okt. Salg af Kulturpas starter, find jeres nærmeste salgssted på kulturnatten.dk 7. okt. Sidste frist for at tilføje og redigere arrangementer. 14. okt. Kulturnatten 28. okt. Sidste frist for indtastning af salgs- og besøgstal under rediger stamoplysninger på jeres profil. 18. nov. Sidste frist for indsendelse af udbetalingsanmodning, for tilskudsmodtagere. 1
Kulturnatskvalitet Når gæsterne betaler for at opleve noget særligt på Kulturnatten, skal det også være noget særligt, de får. Derfor skal alle arrangementer i Kulturnattens program være enestående og emme af omtanke og kvalitet. Vi kalder det Kulturnatskvalitet. Følgende kriterier skal ALLE være opfyldt når man er arrangør Der er krav om at gæster skal vise Kulturpas til alle arrangementer, der er offentliggjort i Kulturnattens program. Kulturnatten lever af salget af Kulturpas. Arrangører skal derfor afsætte personale til at tjekke gæsterne således, at de der ikke har købt Kulturpas bliver forment adgang. Vi er bevidste om, at der til arrangementer på offentlig vej og plads ikke kan tjekkes om gæsterne har Kulturpas. Al markedsføring af egne arrangementer skal ligeledes tydeliggøre, at der på Kulturnatten KUN er adgang for gæster med Kulturpas (fx på Facebook). Arrangementet skal foregå i Københavns- og Frederiksberg Kommune. Gæsterne ved, at de på Kulturnatten skal opleve noget, de ikke kan opleve andre dage. Åbne huse, steder der normalt er lukkede for publikum, f.eks. på offentlige institutioner er særarrangement nok i sig selv. Var I med sidste år? Alle der var med i 2015 har en profil gemt i databasen på hjemmesiden og kan nu logge på og indtaste jeres arrangementer. Vi har slettet alle arrangementer fra sidste år, så alle skal indtaste arrangementer på ny. Husk at opdatere jeres stamdata, så vi har de rigtige kontaktpersoner stående. Har I glemt jeres brugernavn eller kode, så skriv til os. Var I ikke med sidste år? Det er kun arrangører som var med i 2015, der har en profil i databasen. Deltagere fra tidligere år skal altså ansøge om at blive arrangør på ny på samme måde som helt nye arrangører. Der er to dele af tilmeldingen: 1) Ansøg om at blive arrangør her og afvent godkendelse fra Kulturnatten. Kulturnatten vurderer, om I kan deltage ud fra de fastlagte kriterier, der er skrevet i dokumentet Alt hvad I skal vide som arrangør i Kulturnatten 2016. 2) Husk, at ansøgningsteksten ikke er det samme som en indtastning af et arrangement! Først når I er godkendt, kan I logge på tilrette jeres profil og begynde indtastningen af arrangementer. Godkendelse Alle arrangører som ikke var med i 2015, skal via hjemmesiden ansøge om at blive arrangør og godkendes af Kulturnatten. Kulturnatten arbejder med A og B- grupper. Nedenfor kan I se, hvilken gruppe I tilhører. Hvis I bliver godkendt som arrangør, og der er tvist om hvilken gruppe I tilhører, bestemmer Kulturnatten. Gruppe A Museer og andre permanente udstillingsbygninger. Biblioteker samt statslige, kommunale og lokale arkiver. Ikke-kommercielle institutioner med faste åbningstider, der har en offentligt tilgængelig samling eller særligt enestående seværdigheder. Zoologisk Have Kirker og statsanerkendte trossamfund 2
Gruppe B Kultursteder, ikke-kommercielle (medborgerhuse, uddannelser, m.fl.). Øvrige ikke-kommercielle aktører (rådhuse, Folketinget og ministerier). Foreninger, anden offentlig administration, organisationer o.l., under forudsætning af, at de har til huse i bygninger af særlig arkitektonisk eller historisk interesse, og tager afsæt i dette i deres arrangement. Kommercielle aktører (f.eks. boghandlere, gallerier og kunsthåndværkere med arbejdende værksteder). Betaling af deltagergebyr har deadline 14. oktober - kun Gruppe B Alle i gruppe B skal inden den 14. oktober betale deltagergebyr på kr. 2000,- Gebyret indsættes på konto 3001 11584020 i Danske Bank. Det er meget vigtigt, at I skriver, hvem pengene er fra i overførslen. Hvis I skal bruge en faktura så skriv til mmy@kulturnatten.dk Deltagergebyret pålægges alle i arrangørgruppe B, uanset om man fremgår af både trykt og online programmet eller kun online. Ansøgning om tilskud har deadline er den 17. juni Kulturnatten uddeler hvert år op mod 3 millioner kr. i tilskud. Penge, der er øremærket til at højne kvaliteten af de arrangementer, der afholdes på Kulturnatten. Ansøgning skal foregå via ansøgningsskemaet Skema og vejledning til ansøgning om tilskud 2016 på her. Deadline for ansøgninger er den 17. juni kl. 16. Ansøgninger skal ligge med posten den 17. juni eller på mail som vedhæftet pdf fil til info@kulturnatten.dk senest kl. 12. den 17. juni. Deadline for indtastning er den 12. august Alle arrangementer, der er indtastet inden deadline kl. 16 den 12. august 2016 kommer med i det trykte program. Efter 12. august låser vi alle de indtastede arrangementer, og alle ændringer eller aflysninger til disse kan kun forekomme force majeure ved at kontakte Kulturnattens sekretariat. Sidste frist for at redigere og tilføje arrangementer online er 7. oktober Den 1. september åbner vi igen og arrangører, der kun ønsker at være med online og i app en kan melde sig til. Alle kan indtaste arrangementer indtil 7. oktober, hvor vi lukker for redigering og tilføjelser af arrangementer. De, der er med i det trykte program kan efter den 1. september tilføje flere arrangementer. Hjælp til indtastning af program Før I begynder at indtaste jeres arrangementer, kan I med fordel læse dokumentet Vejledning for indtastning af arrangementer. Dokumentet finder I under Arrangementer på oversigten for arrangører, når I er logget på. I 2016 har vi tilføjet ekstra kategorier i håbet om at imødekomme nogle af de gæster, der oplever at programmet er uoverskueligt. Kig kategorierne grundigt igennem og vælg kun de kategorier, hvor arrangementet passer ind. Billeder på ALLE arrangementer Alle arrangementer skal have billeder på. Find et godt billede til jeres arrangement, så vil der også være flere gæster, der klikker på det. den optimale størrelse er 644x500 pixels og i jpg. eller png. format. De billeder I bruger skal I være sikre på, at I har rettighederne til. 3
Det engelske program er kun online og på app De arrangører, som ønsker at fremgå i det engelske online program, skal selv huske at indtaste oversættelsen af arrangementet på engelsk. Det engelske online program er tiltænkt gæster, som ikke forstår dansk. Derfor er det kun arrangementer, der kan forstås af ikke-dansktalende, der skal indtastes i det engelske online program. Husk at oversætte al relevant info inkl. tilmeldingsinfo. Hvor meget må der stå? Der er forskel på programtekster til hjemmesiden og til det trykte program. På hjemmesiden kan I skrive lange programtekster ind (der er ikke et begrænset antal tegn). I det trykte program vil alle arrangører, der kun har et enkelt arrangement få mulighed for at skrive 150 tegn (inkl. mellemrum) i programteksten og 50 tegn (inkl. mellemrum) i overskriften. Har arrangøren mere end ét arrangement, må programteksten ikke overstige 100 tegn (inkl. mellemrum). Kulturnatten forbeholder sig ret til at redigere i teksterne. Arrangementer, der kræver tilmelding på Kulturnatten Kulturnatten modtager stadig klager fra gæster vedr. timebilletter og andre tilmeldingsformer på Kulturnatten. Arrangører må ikke kræve tilmelding uden forudgående aftale med Kulturnatten, og tilmelding skal så vidt muligt undgås helt. Hvis I laver en aftale med Kulturnatten om tilmelding, skal det fremgå tydeligt af programmet, at jeres arrangement afvikles på disse præmisser. Der skal også stå præcis, hvor og hvordan tilmeldingen skal foregå i feltet noter under arrangement. Tilmeldingen må tidligst begynde en uge før Kulturnatten. Vi anbefaler så vidt muligt at bruge Billetto som tilmeldingsmedie. Det er nemt og gratis. Afhentning af plakater og Kulturpas er obligatorisk Vi producerer streamere med teksten "Kun for gæster med Kulturpas", og arrangører skal tydeligt vise denne streamer sammen med årets Kulturnat plakat. Alle arrangører, der ikke sælger Kulturpas, skal selv afhente plakater, streamere og to eksemplarer af dette års Kulturpas og program på Kulturnattens kontor. Fra 30. september til og med 13. oktober er kontoret i Sankt Peders Stræde 28c, 1. sal åbent for afhentning mellem kl. 10.00 og 15.00 eller efter aftale. Salgssteder får tilsendt materialet sammen med de Kulturpas, de skal sælge mellem 26. september til 3. oktober. Kulturpasset koster 90,- kr. Ønsker gæsterne at købe det trykte program koster det 10,- kr. Husk at orientere jer om, hvor gæsterne kan købe Kulturpas i nærheden af jer. Oversigten over Kulturnattens salgssteder finder I på hjemmesiden fra 3. oktober, hvor salget starter. Kulturnattens app Kulturnatten har de sidste år med stor succes produceret en app, så gæsterne nemt kan navigere i programmet på mobilen. Kulturnattens program ligger gratis som app i App Store eller på Google Play fra ultimo september. Her kan gæsterne se det samlede opdatererede program eller lave deres eget og gå efter det på Kulturnatten. Det er muligt at søge på arrangementer efter område eller efter den præcise placering på selve natten. Ansvar Hver arrangør er ansvarlig for egne programførte arrangementer. Det er ligeledes arrangørernes ansvar, at myndighedskrav overholdes og at de nødvendige tilladelser bliver indhentet. 4
Læs vores dokumenter og kom helskinnet igennem processen Skema og vejledning til ansøgning om tilskud. Her står alt, hvad I skal vide for at søge om økonomisk støtte. Deadline for ansøgning er 17. juni. Vejledning for indtastning af arrangementer. Kortfattet vejledning med screendumps over de elementer, der kan forårsage problemer under indtastningen. Her er også gennemgang af alle kategorier, I skal tage stilling til under indtastningen. 5